for kintone 操作マニュアル Ver.1.6.1
目次 1 章はじめに... 1 1.1 本書の利用について... 1 1.2 Web ブラウザーについて... 1 2 章 kintone でタイムスタンプに対応したアプリを作成する... 2 2.1 kintone にログインする... 2 2.2 kintone でアプリを作成する... 2 2.2.1 作成するアプリに最低限必要なフィールド... 2 2.2.3 作成するアプリに最低限必要なプロセス管理設定... 2 2.2.4 API トークンを発行する... 3 3 章タイムスタンプ for kintone( 以下 本サービス ) の設定を行う... 4 3.1 本サービスにログインする... 4 3.2 接続先の kintone 情報を入力する... 4 3.3 タイムスタンプの付与条件を登録する... 5 3.3.1 タイムスタンプ付与条件の管理名の設定... 5 3.3.2 kintone アプリの設定... 5 3.3.3 タイムスタンプの付与条件に関する設定... 5 3.3.4 タイムスタンプ付与後の保存設定... 5 3.3.5 レコードのロック条件に関する設定... 6 3.3.6 まとめてレコードロックに関する設定... 6 3.4 JavaScript を kintone にアップロードする... 6 4 章タイムスタンプの付与方法... 7 4.1 プロセス管理を実行し タイムスタンプを付与する... 7 4.2 本サービスの管理画面内からタイムスタンプを付与する... 8 4.3 タイムスタンプの付与履歴を確認する... 8 5 章レコードのロック方法... 9 5.1 プロセス管理を実行し レコードをロックする... 9 5.2 本サービスの管理画面から 一括してロックを行う... 9 6 章タイムスタンプファイルの一括ダウンロード... 11 7 章タイムスタンプの一括検証... 12 8 章アカウント情報を設定する... 13 8.1 アカウント情報... 13 8.2 セキュリティ設定... 13 8.3 接続先の kintone 情報... 14
1 章はじめに 1.1 本書の利用について 本書では タイムスタンプ for kintone ( 以下 本サービスと呼びます ) の操作方法と機能について説明 しています 1.2 Web ブラウザーについて 本サービスは Web サービスを利用したシステムです 次の Web ブラウザーに対応しています Internet Explorer 10/11 Windows Mozilla Firefox Google Chrome Safari 6/7 Macintosh Mozilla Firefox Google Chrome Mozilla Firefox, Google Chrome は最新版を動作保証といたします 1
2 章 kintone でタイムスタンプに対応したアプリを作成する 2.1 kintone にログインする kintone には web ブラウザーでアクセスします kintone のログイン URL は各社異なりますので わか らない場合は社内の管理者にご確認ください 2.2 kintone でアプリを作成する kintone でタイムスタンプ済ファイルを管理するアプリを作成します アプリの作成権限は制限されてい る場合があります アプリが作成出来ない場合は社内の管理者にご確認ください 2.2.1 作成するアプリに最低限必要なフィールド 本サービスでは 少なくとも下記のフィールドを持ったアプリでの運用を前提としております その他フ ィールドは任意で追加してください フィールドタイプ添付ファイル添付ファイルユーザー選択日時日付 用途タイムスタンプ付与前 PDF を添付するためタイムスタンプ付与後 PDF を添付するため承認者として登録するためタイムスタンプを付与した日時を登録するため一括ロックの区切りの日付とするため 2.2.3 作成するアプリに最低限必要なプロセス管理設定 本サービスはプロセス管理を使用することを前提としております 少なくとも下記のプロセス管理内アク ション ステータスを用意してください いずれも名称は任意で決めていただいて問題ありません ステータス 承認ステータス ロックステータス 用途 kintone の詳細画面でタイムスタンプを付与するため kintone の詳細画面でレコードのロックを行うため 2
アクション 承認アクション ロックアクション 用途 承認ステータスに移行するため タイムスタンプ管理画面から一括ロックを行うため 承認アクション ロックアクションともに 実行できるユーザーを限定している場合 グループ Administrators を追加してください 2.2.4 API トークンを発行する 本サービスでは kintone アプリの API トークンを使用します レコード閲覧 と レコード編集 の アクセス権を持つ API トークンを発行してください 3
3 章タイムスタンプ for kintone( 以下 本サービス ) の設定を行う 3.1 本サービスにログインする 本サービスには web ブラウザーでアクセスします 下記 URL に事前に設定した ID/ パスワードでログイ ンします ログイン URL:https://timestamp.kintoneapp.com/login 3.2 接続先の kintone 情報を入力する 接続する kintone の URL を入力します cybozu.com で Basic 認証の設定を行っている場合は ここに 入力します また cybozu.com のアクセス制限で IP アドレスの制限を行っている場合には 新たに 123.45.678.9 を許可してください 4
3.3 タイムスタンプの付与条件を登録する タイムスタンプの付与条件を登録する に進み 各種設定を行います 3.3.1 タイムスタンプ付与条件の管理名の設定 管理名です 管理者のみ閲覧可能な名称となりますので 任意で設定してください 3.3.2 kintone アプリの設定 アプリの URL: 上記で作成したアプリの URL を入力します 例 :https://.cybozu.com/k/ API トークン :2.2.4 で作成した API トークンを入力します 3.3.3 タイムスタンプの付与条件に関する設定 タイムスタンプ付与前の PDF フィールド ( 添付ファイルフィールド ): アプリ内に用意した添付ファイルフィールドを選択します 運用が始まると このフィールドに PDF を 添付する操作をすることになります ステータスがこの値となった時にタイムスタンプを付与する : 2.2.3 で設定した承認ステータスを記入します 3.3.4 タイムスタンプ付与後の保存設定 タイムスタンプ付与後の PDF を保存するフィールド ( 添付ファイルフィールド ): アプリ内に用意した添付ファイルフィールドを選択します タイムスタンプが付与された PDF ファイル が自動的に添付されるフィールドです タイムスタンプが付与された日時を保存するフィールド ( 日時フィールド ): アプリ内に用意した日時フィールドを選択します タイムスタンプを付与した日時を自動的に記録するフ ィールドです 5
タイムスタンプを付与したユーザーを保存するフィールド ( ユーザー選択フィールド ): アプリ内に用意したユーザー選択フィールドを選択します タイムスタンプを付与する操作をしたユーザーを自動的に記録するフィールドです xx 章の タイムスタンプ漏れチェック からタイムスタンプを付与した場合は Administrator が記録されます 3.3.5 レコードのロック条件に関する設定 ステータスがこの値となった時にレコードをロック ( 編集 削除の不可 ) する : 2.2.3 で設定したロックステータスを記入します 3.3.6 まとめてレコードロックに関する設定 まとめてレコードロックに使用する日付フィールド : アプリ内に用意した日付フィールドを選択します xx 章で解説する まとめてレコードロック の 期 間 の対象日付となります 3.4 JavaScript を kintone にアップロードする 設定が終わった タイムスタンプ付与条件 から JavaScript ファイルをダウンロードします 該当するアプリの設定へ進み JavaScript/CSS でカスタマイズ へ進みます PC 用の JavaScript ファイル として ダウンロードした JavaScript をアップロードします これで 事前の設定は完了です 6
4 章タイムスタンプの付与方法 本サービスでは kintone のプロセス管理実行時にタイムスタンプを付与する方法と 本サービス管理画面 から付与する方法があります 4.1 プロセス管理を実行し タイムスタンプを付与する kintone の該当アプリでプロセス管理を運用します 2.2.3 で設定した 承認ステータス になると タ イムスタンプを付与するか 確認のポップアップが表示されます タイムスタンプを付与する をクリ ックすることで このレコードに添付されている PDF にタイムスタンプが付与されます タイムスタンプを付与すると 2.2.1 で設定したそれぞれのフィールドに タイムスタンプ済の PDF ファ イル タイムスタンプを付与した承認者 タイムスタンプを付与した時間が自動的に登録されます 7
4.2 本サービスの管理画面内からタイムスタンプを付与する 本サービス内の タイムスタンプ漏れチェック を行うと現在タイムスタンプが付与されていないレコー ドが絞り込みされます この画面内からタイムスタンプを付与することが可能です ここでタイムスタンプを付与すると 承認者 は Administrator になります 4.3 タイムスタンプの付与履歴を確認する タイムスタンプを付与した履歴を確認できます 確認する は該当する kintone アプリ内のレコード詳細画面へのリンクとなっております 8
5 章レコードのロック方法 本サービスでは タイムスタンプ後 誤ってレコードの編集 削除をしないようにレコードのロックが可 能です kintone のプロセス管理実行時にロックする方法と 本サービス管理画面から一括してロックす る方法があります 5.1 プロセス管理を実行し レコードをロックする kintone の該当アプリでプロセス管理を運用します 2.2.3 で設定した ロックステータス になると レコードをロックします 以降 そのレコードは編集 削除ができなくなります 5.2 本サービスの管理画面から 一括してロックを行う 本サービス内の まとめてレコードロック を行うと ロックステータス直前のステータスであるレコー ドを一括してロックすることが可能です 対象となる タイムスタンプ付与条件 と 期間 を選択のうえ まとめてロックする をクリックし ます まとめてレコードロックは履歴が残ります ここでの 対象レコード数 はロックステータス以外のレコ ード数 ロックしたレコード数 は実際にレコードをロックしたレコードの数となります 実際にロッ 9
クできるのは ロックステータス直前ステータスであるレコードのみとなるので 差異が発生する場合が あります 10
6 章タイムスタンプファイルの一括ダウンロード 本サービスでは期間を指定して その間にタイムスタンプを付与された PDF ファイルを一括ダウンロー ドすることが可能です 対象となる タイムスタンプ付与条件 と 期間 を選択のうえ ダウンロードファイルを作成する をクリックします ダウンロードファイルが完成したら ダウンロードする から zip ファイル化された PDF ファイル群 がダウンロードできます ダウンロードできる期間は作成してから一週間です ここから zip 化したファイルのダウンロード履歴が確認できます 11
7 章タイムスタンプの一括検証 本サービスでは期間を指定して その間にファイルの改ざんの有無などタイムスタンプの付与状態を一括 して検証することが可能です 対象となる タイムスタンプ付与条件 と 期間 を選択のうえ チェックする をクリックします 一括検証が完了したら チェックしたユーザーにメールで通知がきます 検証結果を確認して問題のある ファイルを確認してください 問題のあるファイルがある場合は エラーファイルの欄に表示されます 12
8 章アカウント情報を設定する アカウントの情報やセキュリティ設定 接続先 kintone の編集を行うことができます 8.1 アカウント情報 担当者の情報となります 引き継ぎの際は こちらの情報を変更してください 8.2 セキュリティ設定 2 段階認証の設定が可能です 有効 / 無効を選択してください 13
有効にすると ログイン時に認証コードが必要となります ログイン時に登録メールアドレスに認証コー ドが送付されるので そのコードを入力することでログイン可能となります 8.3 接続先の kintone 情報 接続先の kintone で新たに Basic 認証を設定するなど 変更があった際にはこちらから編集してください 14
サイボウズスタートアップス タイムスタンプ for kintone 操作マニュアル Ver.1.6.1 作成 編集 サイボウズスタートアップス株式会社 141-0031 東京都品川区西五反田二丁目 27 番 3 号 A-Place 五反田 9 階 http://cstap.com/ Copyright(C) CybozuStartUps,Inc. 本マニュアルに記載されております内容はサービス改善のため予告なく変更させて頂く場合がございます 記載された会社名 各製品名は各社の登録商標または商標です 本マニュアルの全部または一部を無断で複写 / 転写することを禁じます 15