株式会社トヨタデジタルクルーズ 第 2.5 版 2015 年 2 月 2 日
変更履歴 項 版数 変更日付 変更内容 1 1.0 版 2009 年 8 月 21 日 新規作成 2 1.1 版 2009 年 9 月 21 日 ログイン手順に接続 URL 通知についての説明を追記 3 1.1 版 2009 年 9 月 21 日 ファイル フォルダの名前変更手順を追加 4 1.1 版 2009 年 9 月 21 日 メール通知設定の送信メールの説明を追記 5 1.1 版 2009 年 9 月 21 日 補足にメールソフトの設定方法を追加 6 1.1 版 2009 年 9 月 21 日 利用者向け機能一覧の検索機能についての注意事項を追加 7 1.1 版 2009 年 9 月 21 日 利用者向け機能一覧の操作履歴閲覧についての注意事項を修正 8 1.1 版 2009 年 9 月 21 日 動作環境を修正 9 1.2 版 2009 年 11 月 19 日直接編集の手順を修正 10 1.2 版 2009 年 11 月 19 日検索機能の説明を修正 11 1.2 版 2009 年 11 月 19 日メール通知の注意事項を追記 12 1.3 版 2009 年 12 月 3 日 利用者情報の E メールアドレスの指定について注意事項を追記 13 1.3 版 2009 年 12 月 3 日 Word ファイル作成の手順を追加 14 1.4 版 2009 年 12 月 18 日利用者向け機能一覧の操作履歴閲覧を修正 15 1.4 版 2009 年 12 月 18 日動作環境を修正 16 1.4 版 2009 年 12 月 18 日事前準備の更新プログラムの適用を修正 17 1.4 版 2009 年 12 月 18 日トラブルシューティングを削除 18 1.4 版 2009 年 12 月 18 日問い合わせ先を削除 19 1.5 版 2010 年 3 月 31 日 バージョン管理機能の説明を追記 20 1.5 版 2010 年 3 月 31 日 複数アップロード機能に注釈を追記 21 1.5 版 2010 年 5 月 19 日 掲示板の削除を追記 22 1.5 版 2010 年 9 月 15 日 掲示板関連を修正 23 2.0 版 2011 年 3 月 7 日 ファイル フォルダの権限設定の個別設定に上位フォルダの権限取得と全チェックボックスについて追記 24 2.0 版 2011 年 3 月 7 日 グループ管理機能 ( グループメンバーとグループ管理者の変更 ) について追加 25 2.1 版 2011 年 6 月 6 日 複数ファイルアップロード時の制限について追加 26 2.1 版 2011 年 6 月 6 日 動作環境をホームページを参照するように変更 27 2.2 版 2011 年 6 月 27 日 Windows7 と Office2003 利用時の制限を追記
28 2.3 版 2012 年 1 月 30 日 CSV ヘッダ出力機能を追記 29 2.4 版 2014 年 3 月 7 日ロゴ変更 30 2.5 版 2015 年 2 月 2 日システム更新に伴う修正
目次 1. はじめに... 1 2. サービス内容... 2 2.1 利用者向け機能一覧... 2 2.2 サービス提供時間... 5 2.3 動作環境... 5 3. 事前準備... 6 3.1 ID と仮パスワードの確認... 6 4. 画面説明... 7 4.1 Welcome 画面... 7 4.2 トップ画面... 8 4.3 ドキュメント画面... 9 5. 操作手順... 10 5.1 ログインする... 10 5.2 ログアウトする... 14 5.3 パスワード変更... 16 5.4 利用者情報を変更する... 18 5.5 ファイルをアップロードする... 20 5.6 ファイルをダウンロードする... 23 5.7 ファイルを直接編集する... 25 5.8 フォルダを作成する... 27 5.9 ファイルやフォルダの名前を変更する... 29 5.10 ファイルやフォルダを削除する... 31 5.11 ファイルやフォルダを復元する... 35 5.12 ファイルを検索する... 37 5.13 ファイルやフォルダの権限を設定する... 38 5.14 操作履歴を閲覧する... 45 5.15 メール通知を設定する... 47 5.16 ファイルのバージョンを管理する... 51 5.17 ドキュメントの表示を切り替える... 54 5.18 ファイルを排他制御する... 55 5.19 ディスカッション掲示板を利用する... 61 5.20 地域の設定をする... 69 5.21 Word ファイルを作成する... 71 5.22 グループのメンバーを変更する... 74
5.23 グループの管理者を追加する... 76 5.24 グループの管理者を削除する... 80 6. 補足... 83 6.1 言語設定... 83 6.2 用語説明... 85
1. はじめに このマニュアルは D.e-Share における利用者とサイト管理者で共通の機能 ( 利用者向け機能 ) について記載しています サイト管理者専用の機能 ( サイト管理者向け機能 ) については D.e-Share 利用マニュアル-サイト管理者向け機能編 - を参照ください 注意利用者画面の変更を行っている場合 マニュアルに記載している画面と実際の画面で表示内容が異なります また サイトの利用言語の設定やブラウザの設定により 一部表示が異なる場合があります 1/81
2. サービス内容 2.1 利用者向け機能一覧 D.e-Share における利用者向けの機能について説明します 機能 アップロード 概要 ファイルをアップロードします 複数のファイルを同時にアップロードすることができます ドラッグ & ドロップによるアップロードができます 注意 ドラッグ & ドロップによりアップロードする場合は 表示切替 が必要です アップロードできる最大のサイズは 1 ファイルあたり 2GB です ファイルをダウンロードします ダウンロード直接編集ファイル フォルダ削除ファイル フォルダ復元 ドラッグ & ドロップによるダウンロードができます 表示切替 が必要です ファイルをダウンロードせずに直接編集します 注意 直接編集できるファイルは以下の Office ファイルのみです Excel Word PowerPoint Visio ファイルやフォルダを削除します 削除したファイルやフォルダはごみ箱に移動されます ごみ箱から削除することで完全に削除され 復元できなくなります 削除 ( ごみ箱に移動 ) したファイルやフォルダを元のフォルダに戻します 注意 削除した利用者のみ復元できます 削除後 15 日で完全に削除されます サイト内のファイルをファイル名検索 全文検索 ( ファイル内文字列で検索 ) します ファイル検索 注意 複数のキーワードで検索した場合 その全てを含む検索 (AND 検索 ) を行います 全文検索の対象は以下のファイルです Excel Word PowerPoint Visio PDF テキスト 検索対象リストの更新は定期的に実施する為 アップロード後すぐには反映されません 2/81
表示切替 ドキュメントの表示方法を切り替えます 表示方法は以下の 2 種類があります - スタンダードビュー - エクスプローラビュー ヒント エクスプローラビューに切り替えることで Windows エクスプローラと同様の操作ができるようになります 例 ) ドラッグ & ドロップ コピー & ペースト フォルダやファイルに対して 利用者もしくはグループ単位でアクセス権を 設定します 権限には以下の種類があります ファイル フォルダ 権限設定 権限 View( 参照 ) Add( 追加 ) Edit( 編集 ) Delete( 削除 ) Permission( 管理 ) 内容ファイルやフォルダのダウンロードファイルやフォルダを開くファイルやフォルダのアップロードフォルダの作成ファイルの編集やファイル / フォルダ名の変更ファイルやフォルダの削除ファイルやフォルダのアクセス権限変更上記全ての操作 ファイルやフォルダの操作履歴を表示します 以下の内容を表示します 操作履歴閲覧 表示項目フォルダ名ファイル名操作の種類利用者名 E メールアドレス日時 内容操作対象のファイルが格納されているフォルダの名称もしくは操作対象のフォルダの名称操作対象のファイルの名称操作の種類 ( 更新 ( アップロード ) 削除 復元 閲覧 ( ダウンロード )) 操作した利用者の表示名操作した利用者の E メールアドレス操作した日時 注意 自分がアップロードもしくは更新したファイルに対する履歴のみ閲覧できます 過去 180 日の操作履歴が表示されます 3/81
メール通知バージョン管理ファイル排他制御 ファイルが追加 更新された時に ファイルやフォルダに設定した連絡先 タイミングでメールを送信します ファイルの更新履歴 ( バージョン ) を管理します 古いバージョンのファイルを確認 復元できます 注意 バージョン管理の設定はサイト管理者のみ可能です ファイルをロックし 他の利用者が変更できない状態にします ヒント 直接編集ができない場合の代替手段として利用できます ディスカッション 掲示板 掲示板を使ってサイト内の利用者とディスカッションを行います 注意 オプション機能のため サイトによっては利用できません 言語対応 表示される言語をブラウザの言語設定により自動で日本語もしくは英語に切り替えます ブラウザの言語設定の方法は補足を参照してください 注意 サイトの利用言語が日本語/ 英語の場合のみ切替可能です 日本語に切り替えた場合 一部の表示は英語になります グループのメンバーと管理者の変更を行います グループ管理 注意 グループ管理者に設定された利用者のみ利用できます 管理する( 管理者となった ) グループに対してのみ 操作することができます 4/81
2.2 サービス提供時間 月曜 6:00~ 日曜 18:00 但し 上記時間帯であっても緊急保守作業のためサービス停止する場合があります 2.3 動作環境 D.e-Share の利用にあたって必要な動作環境につきましては D.e-Share のホームページ ( 下記 URL) をご参照下さい D.e-Share ご利用環境 http://www.d-cruise.jp/deshare/customer-jp/howtouse-jp/supportedenv-jp/ 5/81
3. 事前準備 D.e-Share を利用する前に以下の準備が必要です 3.1 ID と仮パスワードの確認 D.e-Share を利用するためにはログイン ID と仮パスワードが必要です サイト管理者から 利用者情報登録完了通知 のメールが届いていることを確認し メール内に記載された ID と仮パスワードを確認してください ID が作成されていない場合はサイト管理者にお問い合わせください 6/81
4. 画面説明 D.e-Share の主な画面について説明します 4.1 Welcome 画面 ログインした後に表示されます 1 2 3 5 4 項目 概要 1 ヘルプメニュー サービスのヘルプ情報へのリンクです 2 ユーザ情報 ログインした利用者の情報が表示されます 3 トップページへ ボタン クリックするとトップページを表示します 4 利用者情報変更リンク 利用者情報変更画面へのリンクです 5 お知らせ TDC からのお知らせが表示されます 7/81
4.2 トップ画面 Welcome 画面で トップページへ ボタンをクリックすると表示されます 1 2 4 6 3 5 項目概要トップフォルダからのフォルダツリーが表示されます フォルダ名左の三角アイコンをクリックすると下位フォルダが 1 フォルダツリー表示されます フォルダ名をクリックすると対象フォルダのドキュメント画面が表示されます 2 お知らせサイト管理者もしくは利用者からのお知らせが表示されます 新着ファイルの一覧が表示されます 3 新着表示 新着ファイルとは 3 日間以内に新規追加されたファイル及び更新されたファイルです 4 リンクメニュー設定したリンクが表示されます 5 利用者メニュー利用者用のメニューが表示されます 6 ごみ箱クリックするとごみ箱の内容が表示されます 8/81
4.3 ドキュメント画面 トップ画面のフォルダツリーからフォルダをクリックすると表示されます 1 3 2 4 項目 概要 1 フォルダツリー トップフォルダからのフォルダツリーが表示されます トップ画面 と同様です 2 ドキュメント一覧 選択したフォルダ内のファイル フォルダが表示されます 3 ホーム(Home) ボタン クリックするとトップ画面へ移動します 4 ごみ箱 クリックするとごみ箱の内容が表示されます トップ画面 と同様です 9/81
5. 操作手順 5.1 ログインする D.e-Share のサイトにログインする手順について説明します ヒント D.e-Share に初めて接続する場合の URL とログイン ID 仮パスワードは利用者情報登録連絡のメール内に記載されています 2 回目以降に接続する場合の URL は初回ログイン後に送信される利用者情報更新連絡のメールに記載されています 利用者情報登録連絡メール本文 URL( 初回 ) ログイン ID 仮パスワード 注意 仮パスワードには有効期限があります 利用者情報更新連絡メール本文 URL(2 回目以降 ) 10/81
(1) URL の入力 ブラウザにサイトの URL を入力し D.e-Share に接続します 1 URL を入力 (2) 認証 初回ログイン及び仮パスワード再発行時 ログイン ID と 仮バスワード 新しいパスワード を入力し パスワードの確認 に再度 新しいパスワードを入力後 ログイン ボタンをクリックします 1 ログイン ID 仮パスワード 新しいパスワード パスワードの確認 を入力 2 ログイン ボタンをクリック 11/81
2 回目以降ログイン時 ログイン ID と パスワード を入力し ログイン ボタンをクリックします 1 ログイン ID と パスワード を入力 2 ログイン ボタンをクリック (3) ID 情報の確認 ID 情報を確認し トップページへ ボタンをクリックします 1 ID 情報を確認 2 トップページへ ボタンをクリック 12/81
(4) ログインの確認 ログインが完了し サイトのトップ画面が表示されます 13/81
5.2 ログアウトするログインしたサイトからログアウトする手順について説明します 注意 サービスの利用を終了する場合は 必ずログアウトしてください (1) ログアウトトップ画面もしくはドキュメント画面で ユーザー名 をクリックし 表示されたメニューから 別のユーザーとしてサインイン をクリックします ユーザー名 にはログインした ID の表示名が表示されます 1 ユーザー名 をクリック 2 別のユーザーとしてサインイン をクリック 14/81
(2) ログアウトの確認 ログアウトが完了し ログイン画面が表示されます 15/81
5.3 パスワード変更パスワードの変更手順について説明します 注意 パスワードの有効期限は 6 ヶ月です 有効期限が切れる前にパスワードを変更しなかった場合 ログインできなくなります 有効期限が切れた場合はサイト管理者に仮パスワードの再発行を依頼してください (1) URL の入力ブラウザにサイトの URL を入力し D.e-Share に接続します (2) 認証 ログイン ID と パスワード を入力し パスワード変更 ボタンをクリックします 1 ログイン ID と パスワード を入力 2 パスワード変更 ボタンをクリック 16/81
(3) パスワードの変更 現在のパスワード に変更前のパスワード 新しいパスワード と パスワードの確認 に新しいパスワードを入力し 更新 ボタンをクリックするとパスワードが変更されます 変更を中止する場合は 戻る ボタンをクリックしてください 1 現在のパスワード 新しいパスワード パスワードの確認 を入力 2 更新 ボタンをクリック 17/81
5.4 利用者情報を変更するログインしている利用者の情報を変更する手順について説明します ヒント 変更可能な項目は 表示名 メールアドレス 会社名 備考 です 変更後 メールで変更内容が通知されます (1) URL の入力ブラウザにサイトの URL を入力し D.e-Share に接続します (2) 認証 ログイン ID と パスワード を入力し ログイン ボタンをクリックします 1 ログイン ID と パスワード を入力 2 ログイン ボタンをクリック (3) ID 情報変更画面の表示 ID 情報変更の方はこちら をクリックします 1 利用者情報変更の方はこちら をクリック 18/81
(4) ID 情報の変更変更する ID 情報を修正し 更新 ボタンをクリックすると ID 情報が変更されます 登録しているメールアドレス宛に通知メールが届いていることを確認してください 注意 E メールアドレスを変更する場合 サイト内の他の利用者 ( ログイン ID) で登録されている E メールアドレスと同じ E メールアドレスを指定するとエラーとなります 1 ID 情報を修正 2 更新 ボタンをクリック 19/81
5.5 ファイルをアップロードするファイルをアップロードする手順について説明します ドラッグ & ドロップによるアップロードを行う場合は ドキュメントの表示を切り替える を参照ください 注意 アップロード先のフォルダに Add( 追加 ) 権限がある利用者のみアップロードできます 1 つのファイルをアップロードする場合と複数のファイルを同時にアップロードする場合で操作方法が異なります 単一ファイルをアップロードする 1 つのファイルをアップロードする手順について説明します (1) フォルダの移動フォルダツリーからアップロード先のフォルダをクリックします 1 アップロード先フォルダをクリック (2) アップロード方法の選択 アップロード ボタンをクリックします 1 アップロード ボタンをクリック 20/81
(3) アップロードファイルの選択 参照 ボタンをクリックし 表示される ファイル選択 ダイアログでアップロードするファイ ルを選択し 開く ボタンをクリックします 1 参照 ボタンをクリック 2 アップロードファイルを選択 3 開く ボタンをクリック (4) アップロードの実行 パスを含むファイル名が正しいことを確認し 追加方法の設定とコメントの入力を行い OK ボタンをクリックします ヒント 追加方法の設定はアップロード先のフォルダ内に同じ名前のファイルが存在する 場合に必要となります バージョン管理の設定により内容が異なります バージョン管理ありの場合 表示 : 既存のファイルに新バージョンとして追加する チェックあり : 新しいバージョンとしてアップロードします チェックなし : エラー ( アップロードできません ) バージョン管理なしの場合 ( 表示 : 既存のファイルを上書きする チェックあり : 既存のファイルに上書きしてアップロードします チェックなし : エラー ( アップロードできません ) コメントの入力は必須ではありません 必要な場合のみ入力してください 21/81
(4) アップロードの実行 ( 続き ) 1 ファイル名を確認 2 追加方法を設定 3 OK ボタンをクリック (5) アップロード結果の確認 ドキュメント画面でアップロードしたファイルが表示されていることを確認します ヒント 新規ファイルの場合はファイル名の横に NEW もしくは が表示されます 1 結果を確認 22/81
5.6 ファイルをダウンロードするファイルをダウンロードする手順について説明します 複数ファイルの同時ダウンロード及びフォルダのダウンロード ドラッグ & ドロップによるダウンロードを行う場合は ドキュメントの表示を切り替える を参照ください 注意 ダウンロードするファイルに View( 閲覧 ) 権限がある利用者のみダウンロードできます (1) フォルダの移動 フォルダツリーからダウンロードするファイルが格納されたフォルダをクリックします 1 対象ファイルの格納先フォルダをクリック (2) ダウンロードファイルの選択 ダウンロードするファイルのファイル名もしくはアイコンを右クリックし 表示されるメニューか ら 対象をファイルに保存 をクリックします 1 ファイル名もしくはアイコンを右クリック 2 対象をファイルに保存 をクリック 23/81
(3) ダウンロードの実行 ダウンロード先のフォルダとファイル名を指定し 保存 ボタンをクリックします 1 ダウンロード先を指定 2 ファイル名を指定 3 保存 ボタンをクリック (4) ダウンロード結果の確認 指定したフォルダにダウンロードしたファイルが存在することを確認します 24/81
5.7 ファイルを直接編集するファイルを D.e-Share 上で直接編集する手順について説明します 注意 編集するファイルに Edit( 編集 ) 権限がある利用者のみ編集できます (1) フォルダの移動 フォルダツリーから対象ファイルが格納されたフォルダをクリックします 1 対象ファイルの格納先フォルダをクリック (2) 対象ファイルの選択 編集するファイルのファイル名にマウスカーソルを合わせ をクリックし 表示されるメニ ューから 編集 をクリックします 2 編集 をクリック 1 対象ファイルの をクリック 25/81
(2) ファイルの編集 Office で開かれたファイルを編集します 編集は通常の Office と同様の操作になります 下画面は PowerPoint ファイルの開いた画面です 1 ファイルを編集 (3) 編集の終了ツールバーから ファイル をクリックし 上書き保存 を選択後 再度ツールバーから ファイル をクリックし 閉じる を選択します 下の画面は PowerPoint ファイルの開いた画面です 1 ファイル をクリック 2 上書き保存 をクリック 3 ファイル をクリック 4 閉じる をクリック 26/81
5.8 フォルダを作成するトップフォルダもしくはフォルダの中に新しいフォルダを作成する手順を説明します 注意 作成先のフォルダに Add( 追加 ) 権限がある利用者のみ作成できます (1) フォルダの移動 フォルダツリーからフォルダを作成するトップフォルダもしくはフォルダをクリックします 1 作成先フォルダをクリック (2) 作成画面の表示 新規 右の をクリックし 表示されたメニューから 新しいフォルダー をクリックしま す 1 新規 ボタン右の をクリック 2 新しいフォルダー をクリック 27/81
(3) フォルダの作成 作成するフォルダ名を入力し 保存 ボタンをクリックします 1 フォルダ名を入力 2 保存 ボタンをクリック (4) 作成結果の確認 作成したフォルダが表示されることを確認します 1 作成結果を確認 28/81
5.9 ファイルやフォルダの名前を変更する ファイルやフォルダの名前を変更する手順について説明します (1) フォルダの移動 フォルダツリーから変更するファイルもしくはフォルダが格納されたフォルダをクリックします 1 対象ファイル フォルダの格納先フォルダをクリック (2) ファイル フォルダの選択 変更するファイルもしくはフォルダの をクリックし さらに表示されるメニューの を クリックし プロパティの編集 (Edit Properties) をクリックします 1 対象ファイル フォルダの をクリック 2 をクリック 3 プロパティの編集 (Edit Properties) をクリック 29/81
(3) 名前の変更 名前を変更し 保存 ボタンをクリックすると変更が完了します 1 名前を変更 2 保存 ボタンをクリック 30/81
5.10 ファイルやフォルダを削除する ファイルやフォルダを削除する手順について説明します フォルダ内から削除 ( ごみ箱に移動 ) する場合とごみ箱から削除 ( 完全削除 ) する場合があります 注意 削除するファイルやフォルダに Delete( 削除 ) 権限がある利用者のみ削除できます フォルダ内から削除する (4) フォルダの移動 フォルダツリーから削除するファイルもしくはフォルダが格納されたフォルダをクリックします 1 対象ファイル フォルダの格納先フォルダをクリック (5) 削除の実行 削除するファイルもしくはフォルダの をクリックし 表示された画面でさらに をクリ ックし 一覧メニューから 削除 (Delete) をクリックします 1 対象ファイル フォルダの をクリック 2 詳細画面の をクリック 3 削除 (Delete) をクリック 31/81
(6) 削除実行の確認削除確認のメッセージが表示されるので OK ボタンをクリックします 削除しない場合は キャンセル ボタンをクリックしてください 1 OK ボタンをクリック (7) 削除結果の確認 削除したファイルもしくはフォルダが表示されないことを確認します 1 表示されないことを確認 32/81
ごみ箱から削除する (1) ごみ箱の表示 サイドメニューから ごみ箱 (Recycle Bin) をクリックします 1 ごみ箱 (Recycle Bin) をクリック (2) 削除の実行 削除したいファイルやフォルダにチェックを入れ 選択したアイテムの削除 (Delete Selection) をクリックします 1 削除する対象をチェック 2 選択したアイテムの削除 (Delete Selection) をクリック 33/81
(3) 削除実行の確認 削除確認のメッセージが表示されるので OK ボタンをクリックします 1 OK ボタンをクリック (4) 削除結果の確認 選択したファイルやフォルダがごみ箱から表示されないことを確認し 元のフォルダに復元されて いることを確認します 1 削除したファイルがないことを確認 34/81
5.11 ファイルやフォルダを復元する 削除したファイルやフォルダを元のフォルダに戻す手順について説明します 注意 ファイルやフォルダを削除した本人しか戻せません (1) ごみ箱の表示 サイドメニューから ごみ箱 (Recycle Bin) をクリックします 1 ごみ箱 (Recycle Bin) をクリック (2) 復元の実行 復元したいファイルやフォルダにチェックを入れ 選択したアイテムの復元 (Restore Selection) をクリックします 1 復元する対象をチェック 2 選択したアイテムの復元 (Restore Selection) をクリック 35/81
(3) 復元実行の確認 復元確認のメッセージが表示されるので OK ボタンをクリックします 1 OK ボタンをクリック (4) 復元結果の確認 復元したファイルやフォルダがごみ箱に表示されないことを確認し 元のフォルダに復元されてい ることを確認します 1 復元したファイルがないことを確認 2 復元したファイルが元のフォルダに存在することを確認 36/81
5.12 ファイルを検索する サイト内のファイルを検索する手順について説明します (1) 検索の実行 検索ボックスに検索する単語を入力し 検索開始 ボタンをクリックします 1 検索単語を入力 2 検索開始 ボタンをクリック ヒント 複数のキーワードを入力する場合は 空白で区 切ります (2) 検索結果の確認 検索結果を確認します 1 検索結果を確認 ヒント ファイル名をクリックすると ファイルを開きます 37/81
5.13 ファイルやフォルダの権限を設定する ファイルやフォルダに権限を設定する手順を説明します 設定方法として以下の方法があります 設定方法 親の権限継承 個別設定 親フォルダと同じ設定とする 内容 個別で対象のファイルやフォルダに権限を設定する 注意 権限を設定するファイルやフォルダに Permission( 管理 ) 権限がない利用者は設定 できません 親の権限継承 (1) フォルダの移動 フォルダツリーから権限を設定するファイルもしくはフォルダが格納されたフォルダをクリック します 1 設定対象の格納先フォルダをクリック 38/81
(2) 対象ファイル フォルダの選択 権限を設定するファイルもしくはフォルダの をクリックし 詳細画面で をクリックし Manage Permissions をクリックします 1 対象ファイル フォルダの をクリックします 2 詳細画面で をクリックします 3 Manage Permission をクリック (3) アクセス権の設定 権限を親から引き継ぐ を選択し 更新 をクリックします 更新後はドキュメント画面が表示されます 1 権限を親から引き継ぐ をクリック 2 更新 ボタンをクリック 39/81
個別設定 (1) フォルダの移動 フォルダツリーから権限を設定するファイルもしくはフォルダが格納されたフォルダをクリック します 1 設定対象の格納先フォルダをクリック (2) 対象ファイル フォルダの選択 権限を設定するファイルもしくはフォルダの をクリックし 詳細画面で をクリックし Manage Permissions をクリックします 1 対象ファイル フォルダの をクリック 2 対象ファイル フォルダの をクリック 3 Manage Permission をクリック 40/81
(3) 設定方法の選択 権限を編集する を選択します 1 権限の編集 をクリック (4) 利用者 グループの追加アクセス権を与える利用者とグループを追加します ヒント 既にアクセス権を設定している利用者やグループに対して設定内容を変更する場合は 追加する必要はありません 上位フォルダの権限取得 ボタンをクリックすると 上位のフォルダで設定されている権限が表示されます 編集中の権限は上位フォルダの権限で上書きされます 1 上位フォルダの権限取得 ボタンをクリック 2 上位フォルダの権限が表示 41/81
(4) 利用者 グループの追加 ( 続き ) 利用者個人にアクセス権を与える場合 利用者追加 ボタンをクリックします 1 利用者追加 ボタンをクリック 利用者選択画面で 検索条件 を入力後 検索 ボタンをクリックします 検索結果からアクセス権を与える利用者をチェックし 選択 ボタンをクリックします ヒント 検索条件 が未入力の場合 全ての利用者が検索結果に表示されます 2 検索条件 を入力 3 検索 ボタンをクリック 4 対象の利用者をチェック 5 選択 ボタンをクリック 42/81
(4) 利用者 グループの追加 ( 続き ) グループにアクセス権を与える場合 グループ追加 ボタンをクリックします アクセス権を与えるグループをチェックし 選択 ボタンをクリックします 1 グループ追加 ボタンをクリック 2 対象のグループをチェック 3 選択 ボタンをクリック 43/81
(5) アクセス権の設定アクセス権を設定する利用者及びグループをチェックし 各々に対して与えるアクセス権の種類を選択後 更新 ボタンをクリックします 注意 最低 1 名の利用者に Permission( 管理 ) 権限を付けてください ヒント 権限の下にあるチェックボックスをクリックすると それぞれの権限を選択した全ての利用者とグループに付けることができます 1 設定する対象をチェック 2 アクセス権の種類を選択 3 更新 ボタンをクリック (6) 設定更新の確認 確認メッセージで OK ボタンをクリックすると 設定を更新します 1 OK ボタンをクリック 44/81
5.14 操作履歴を閲覧する ファイルやフォルダの操作履歴を閲覧する手順について説明します (1) 操作履歴閲覧画面の表示 トップ画面の 利用者メニュー (User Menu) から 操作履歴閲覧 リンクをクリックします 1 操作履歴閲覧 をクリック (2) 操作履歴の検索 操作履歴閲覧 画面で以下の検索項目を入力し 検索 ボタンをクリックします 入力項目ヘッダ情報期間フォルダ名ファイル名 概要 ダウンロードする CSV ファイルのヘッダの有無 表示する履歴の開始日と終了日 ヒント カレンダーアイコンをクリックするとカレンダーが表示され 日付を選択できます 操作対象のファイルが格納されているフォルダの名称 もしくは操作対象のフォルダの名称 操作対象のファイルの名称 操作の種類操作の種類 ( 選択した全てのイベントを表示します ) 利用者名 利用者 ID 操作した利用者の表示名 操作した利用者の ID E メールアドレス操作した利用者の E メールアドレス 45/81
(2) 操作履歴の検索 ( 続き ) 1 検索項目を入力 2 検索 ボタンをクリック (3) 操作履歴の閲覧 検索結果が表示され 操作履歴を閲覧できます ヒント CSV ダウンロード ボタンをクリックすると 検索結果を CSV ファイルとし てダウンロードできます 1 検索結果を確認 46/81
5.15 メール通知を設定する メール通知の設定手順について説明します 注意 トップフォルダに設定する場合とファイル フォルダに設定する場合で手順が異なります (1) フォルダの移動 フォルダツリーから通知設定を行うトップフォルダもしくは設定するファイルやフォルダが格納 されたフォルダをクリックします 1 設定対象のトップフォルダもしくは格納先フォルダをクリック (2) 設定画面の表示 トップフォルダに設定する場合 操作 ボタンをクリックし 表示されるメニューから 通知 をクリックします 1 操作 ボタンをクリック 2 通知 をクリック 47/81
(2) 設定画面の表示 ( 続き ) ファイル フォルダに設定する場合設定するファイルもしくはフォルダの をクリックし 詳細画面の をクリックし 通知 (Alert Me) をクリックします 1 対象ファイル フォルダの をクリック 2 詳細画面の をクリック 3 通知 (Alert Me) をクリック 48/81
(3) 通知の設定 設定画面で以下の項目を指定し OK ボタンをクリックすると設定が完了します 項目 通知のタイトル (Alert Title) メールの件名に入れる内容 内容 通知の送信先 (Send Alerts To) メールを送信する利用者のメールアドレスもしくは利用者名 配信方法 (Delivery Method) 通知の対象 (Change Type) 指定の変更に関する通知の送信 (Send Alerts for These Changes) 通知をするタイミング (When to Send Alerts) 通知が送信されるはインチャネル 電子メール テキストメッセージ (SMS) 通知の対象とする種類 すべての変更 新しいアイテムの追加 既存アイテム アイテムの削除 次の場合に通知を送信する 変更があったとき 他のユーザーまたはグループがドキュメントを変更したとき 作成したドキュメントを他のユーザー / グループが変更したとき 最後に更新したドキュメントを他のユーザー / グループが変更したとき 通知を受ける頻度 すぐに通知する 日に一度通知する ( 時間を指定可能 ) 週に一度通知する ( 曜日と時間を指定可能 ) 49/81
(4) 設定画面の表示 ( 続き ) 1 各項目を指定 2 OK ボタンをクリック ヒント 設定内容に従ってメールが送信されます 例 ) ファイルがアップロードされた場合のメールのサンプル メールは HTML 形式で送信されるため 本文を表示するにはご利用のメールソフトで HTML 形式のメールを読み取れる設定にする必要があります 注意 通知メールはシステムから自動的に送信されます 送信アドレスはお問い合わせ窓口ではございませんのでご注意ください 50/81
5.16 ファイルのバージョンを管理するファイルのバージョンを管理する手順について説明します 注意トップフォルダに対して バージョン管理 機能が有効になっていない場合は 以下の機能を利用することは出来ません ( サイト管理者様でのみ設定 / 変更が可能です ) (1) フォルダの移動 フォルダツリーからバージョン管理を利用するファイルが格納されたフォルダをクリックします 1 対象ファイルの格納先フォルダをクリック (2) 設定画面の表示 設定するファイルの をクリックし 詳細画面の をクリックし バージョン履歴 (Version History) をクリックします 1 対象ファイルの をクリック 2 詳細画面の をクリック 3 バージョン履歴 (Version History) をクリック 51/81
(3) バージョン情報の確認 バージョンの情報が表示されていることを確認します 1 表示が切り替わったことを確認 最新バージョン 旧バージョン (4) 旧バージョンからの復元 1 復元する対象を選択します 2 復元 (Restore) をクリック 3 OK をクリック 4 復元されていることを確認 52/81
(5) 旧バージョンの削除 1 削除する対象を選択します 2 削除 をクリック 3 OK をクリック 4 削除されていることを確認 注意削除した旧バージョンをごみ箱から復元することは出来ません ヒント すべてのバージョンを削除 ( Delete All Versions ) を選択することで 現在のバージョン以外のすべての旧バージョンを一括で削除出来ます すべての旧バージョンを一括削除 53/81
5.17 ドキュメントの表示を切り替える ドキュメントの表示方法を切り替える手順について説明します (1) フォルダの移動 フォルダツリーから表示を切り替えるフォルダをクリックします 1 表示を切り替えるフォルダをクリック (2) 表示方法の選択 すべてのドキュメントの右の ボタンをクリックし 表示されるメニューから表示方法を選択 します 1 ビュー設定 ボタンをクリック 2 切り替える表示方法をクリック (3) 表示の切り替え 表示方法が切り替わったことを確認します 1 エクスプローラが起動します 54/81
5.18 ファイルを排他制御するファイルに対して排他制御を行う手順について説明します 排他制御を行うための操作には以下のものがあります 操作内容ファイルをロックし 他の利用者が変更できない状態にします チェックアウト 他の利用者がファイルを開くことは可能ですチェックインチェックアウトしたファイルに対して変更した内容を反映します ファイルのロックを解除し 変更可能な状態に戻します チェックアウト チェックインを行わずにチェックアウトを解除した場合 解除変更内容が反映されません チェックアウトする (1) チェックアウトの実行チェックアウトするファイルが格納されたフォルダに移動します チェックアウトするファイルの をクリックし 詳細画面の をクリックし チェックアウト をクリックします 1 対象ファイルの をクリック 2 詳細画面の をクリック 3 チェックアウト をクリック 55/81
(2) 結果の確認 チェックアウトしたファイルのアイコンに緑の矢印が表示されていることを確認します 1 対象ファイルの緑の矢印アイコンが表示されていることを確認 56/81
チェックインする ( アップロード時 ) チェックアウトしたファイルが格納されているフォルダに対して同一ファイル名のファイルをアップロード ( 上書きもしくは新規バージョンとして追加 ) する場合のチェックインの手順について説明します (1) アップロード画面の表示チェックアウトしたファイルが格納されたフォルダに移動します アップロード ボタンをクリックします 1 アップロード ボタンをクリック (2) アップロードの実行 アップロード画面で各項目を指定し OK ボタンをクリックします アップロード手順についてはファイルをアップロードするを参照ください 注意 ファイル名はチェックアウトしたファイルと同じ名前にしてください 追加方法の設定にチェックを入れてください 1 対象ファイルを指定 2 追加方法の設定にチェック 3 OK ボタンをクリック 57/81
(3) チェックインの実行 ファイル名とタイトルを入力し チェックイン をクリックします チェックインが行われ チェックアウトが解除されます 注意 キャンセル ボタンをクリックするとチェックインしないでアップロードします 別途チェックインの操作が必要になります ( チェックイン ( アップロード後 ) 参照 ) 1 ファイル名とタイトルを確認 2 チェックイン ボタンをクリック 58/81
チェックインする ( アップロード後 ) チェックインせずにアップロードしたファイルに対してチェックインを行う手順を説明します (1) ファイルの選択チェックインするファイルが格納されたフォルダに移動します チェックインするファイルの をクリックし ポップアップ画面の をクリックし 表示されるメニューから チェックイン (Check In) をクリックします 1 対象ファイルの をクリック 2 ポップアップ画面の をクリック 3 チェックイン (Check In) をクリック (2) チェックインの実行 チェックインした後のチェックアウトの状態を選択し コメントを記入後 OK ボタンを クリックします 1 チェックアウトの状態を選択 2 コメントを入力 3 OK ボタンをクリック 59/81
チェックアウトを解除する (1) 解除の実行チェックアウトを解除するファイルが格納されたフォルダに移動します チェックアウトを解除するファイルの をクリックし 表示されるポップアップ画面の をクリックし 表示されるメニューから チェックアウトの破棄 (Discard Check Out) をクリックします 1 対象ファイルの をクリック 2 ポップアップ画面の をクリック 3 チェックアウトの破棄 (Discard Check Out) をクリック (2) 解除実行の確認解除確認のメッセージが表示されるので OK ボタンをクリックします 解除しない場合は キャンセル ボタンをクリックしてください 1 OK ボタンをクリック (3) 結果の確認 チェックアウトを解除したファイルのアイコンから緑の矢印が消えていることを確認します 1 対象ファイルのアイコンから緑の矢印が消えていることを確認 60/81
5.19 ディスカッション掲示板を利用する ディスカッション掲示板を利用する手順について説明します ディスカッション掲示板の操作には以下のものがあります 操作 内容 作成 新しい掲示板を作成します 閲覧 掲示板を閲覧します 回答 掲示板に回答します 削除 掲示板を削除します ディスカッション掲示板を作成する (1) ディスカッション画面の表示 トップ画面で チームディスカッション をクリックします 1 チームディスカッション をクリック (2) 作成画面の表示 新しいディスカッション ボタンをクリックします 1 新しいディスカッション をクリック 61/81
(3) 掲示板の作成 件名 (Subject) と 本文 (Body) を入力し 保存 ボタンをクリックします 1 件名 (Subject) を入力 2 本文 (Body) を入力 3 保存 ボタンをクリック (4) 作成結果の確認 作成した掲示板が表示されることを確認します 62/81
ディスカッション掲示板を閲覧する (1) ディスカッション画面の表示 トップ画面で チームディスカッション をクリックします 1 チームディスカッション をクリック (2) 掲示板の選択 閲覧する掲示板の件名 (Subject) をクリックします 1 対象の掲示板の件名 (Subject) をクリック (3) 掲示板の閲覧 掲示板の内容が表示されるので 内容を確認します 1 内容を確認 63/81
ディスカッション掲示板へ回答する (1) ディスカッション画面の表示 トップ画面で チームディスカッション をクリックします 1 チームディスカッション をクリック (2) 掲示板の選択 回答する掲示板の件名 (Subject) をクリックします 1 対象の掲示板の件名 (Subject) をクリック (3) 回答画面の表示 返信 (Reply) ボタンをクリックします 1 返信 (Reply) ボタンをクリック 64/81
(4) 掲示板への回答 本文 (Body) に回答を記入し 返信 ボタンをクリックします 1 回答を記入 2 返信 ボタンをクリック (5) 回答の確認 トップ画面で回答した掲示板の件名 (Subject) をクリックします 1 回答が表示されたことを確認 65/81
ディスカッション掲示板を削除する (1) ディスカッション画面の表示 トップ画面で チームディスカッション をクリックします 1 チームディスカッション をクリック (2) 掲示板の選択 削除する掲示板の件名 (Subject) をクリックします 削除する掲示板の をクリックし 削除 をクリックします 1 対象の件名をクリック 2 をクリック 3 削除 をクリック (3) 削除の確認 確認メッセージで OK ボタンをクリックすると 掲示板が削除されます 1 OK ボタンをクリック 注意 自分で作成した掲示板のみ削除可能です 66/81
ディスカッション掲示板から記事を削除する (1) ディスカッション画面の表示 トップ画面で チームディスカッション をクリックします 1 チームディスカッション をクリック (2) 掲示板の選択 該当する掲示板の件名 (Subject) をクリックします 1 対象の掲示板の件名 (Subject) をクリック 67/81
(3) プロパティの表示 対象のアイテムの をクリックし 表示されるメニューの 削除 をクリックします 1 をクリック 2 削除 をクリック (4) 削除の確認 確認メッセージで OK ボタンをクリックすると 削除されます 1 OK ボタンをクリック 注意 自分の書き込んだ記事のみ削除可能です 先頭の記事を削除すると この処理を完了できません もう一度やり直してください というエラーメッセージが表示されますが 処理は問題なく完了しています 68/81
5.20 地域の設定をする 地域設定を行う手順について説明します 地域設定ではタイムゾーンや時刻形式を指定できます (1) 個人用設定画面の表示 トップ画面の右上にある アカウント名 をクリックし 表示されるメニューから 個人用設定 を クリックします 1 アカウント名 をクリック 2 個人用設定 をクリック (2) 地域設定画面の表示 個人用言語と地域 をクリックします 1 個人用言語と地域 を 69/81
(3) 設定 Web 設定を常に適用する のチェックを外し 各項目を指定して OK ボタンをクリックしま す 1 各項目を指定 2 OK ボタンをクリック 70/81
5.21 Word ファイルを作成する D.e-Share 上で直接 Word ファイルを作成する手順について説明します 注意 Word のみ対応しています (1) フォルダの移動 フォルダツリーからファイルを作成するフォルダをクリックします 1 ファイルを作成するフォルダをクリック (2) メニューの選択 新規 右の をクリックし 表示されたメニューから 新しいドキュメント をクリックし ます 1 新規 ボタン右の をクリック 2 新しいドキュメント をクリック (3) ファイルの編集 Word で開かれたファイルを編集します 編集は通常の Word と同様の操作になります 1 ファイルを編集 71/81
(4) ファイルの保存ツールバーから ファイル をクリックし 名前を付けて保存 をクリックします 保存先のフォルダとファイル名を指定し 保存 ボタンをクリックします 1 ファイル をクリック 2 名前を付けて保存 をクリック 3 フォルダを指定 4 ファイル名を指定 5 保存 をクリック 72/81
(5) 編集の終了 ツールバーから ファイル をクリックし 閉じる を選択します 1 ファイル をクリック 2 閉じる をクリック 73/81
5.22 グループのメンバーを変更する登録済みのグループのメンバーを変更 ( 追加 削除 ) する手順について説明します 注意 グループ管理者に設定された利用者のみ利用できます 管理する( 管理者となった ) グループに対してのみ 操作することができます (1) グループ管理画面の表示 トップ画面から グループ管理者メニュー (Manager menu) の グループ管理 をクリックしま す 1 グループ管理 ボタンをクリック 74/81
(2) グループ登録画面の表示 変更するグループにチェックし メンバー管理 ボタンをクリックします 1 変更するグループをチェック 2 メンバー管理 ボタンをクリック (3) メンバーの設定 グループのメンバーにする利用者にチェックし 登録 ボタンをクリックします 1 メンバーにする利用者をチェック 2 登録 ボタンをクリック (4) 変更の確認 確認メッセージで OK ボタンをクリックすると 変更が完了します 1 OK ボタンをクリック 75/81
5.23 グループの管理者を追加する登録済みのグループの管理者を追加する手順について説明します 注意 グループ管理者に設定された利用者のみ利用できます 管理する( 管理者となった ) グループに対してのみ 操作することができます 1 つのグループに追加できるグループ管理者は 50 人までです (1) グループ管理画面の表示 トップ画面から グループ管理者メニュー (Manager menu) の グループ管理 をクリックしま す 1 グループ管理 ボタンをクリック 76/81
(2) グループ登録画面の表示 管理者を追加するグループにチェックし メンバー管理 ボタンをクリックします 1 管理者を追加するグループをチェック 2 メンバー管理 ボタンをクリック (3) 利用者選択画面の表示 管理者追加 ボタンをクリックします 1 管理者追加 ボタンをクリック 77/81
(4) 利用者の検索 検索条件 にグループ管理者に設定する利用者の ID もしくは表示名の一部を入力し 検索 ボタンをクリックします 検索条件 に何も入力せずに 検索 ボタンをクリックした場合 すべての利用者が表示されます 1 検索条件を入力 2 検索 ボタンをクリック (5) グループ管理者の選択 検索結果からグループ管理者に設定する利用者にチェックし 選択 ボタンをクリックします 1 管理者に設定する利用者をチェック 2 選択 ボタンをクリック 78/81
(6) 管理者の追加 グループ管理者一覧 に選択した利用者が表示されていることを確認し 登録 ボタンをクリ ックします 1 追加した利用者が表示されていることを確認 2 登録 ボタンをクリック (7) 変更の確認 確認メッセージで OK ボタンをクリックすると 追加が完了します 1 OK ボタンをクリック 79/81
5.24 グループの管理者を削除する登録済みのグループの管理者を削除する手順について説明します 注意 グループ管理者に設定された利用者のみ利用できます 管理する( 管理者となった ) グループに対してのみ 操作することができます (1) グループ管理画面の表示トップ画面から グループ管理者メニュー (Manager menu) の グループ管理 をクリックします 1 グループ管理 ボタンをクリック 80/81
(2) グループ登録画面の表示 管理者を設定するグループにチェックし メンバー管理 ボタンをクリックします 1 管理者を設定するグループをチェック 2 メンバー管理 ボタンをクリック (3) 削除するグループ管理者の選択 グループ管理者一覧 で削除するグループ管理者の横にある 削除 ボタンをクリックします 1 削除するグループ管理者の 削除 ボタンをクリック 81/81
(4) グループ管理者の削除 グループ管理者一覧 に削除したグループ管理者が表示されていないことを確認し 登録 ボ タンをクリックします グループ管理者が 1 人もいない場合 グループ管理者一覧 は表示されません 1 削除した管理者が表示されていないことを確認 2 登録 ボタンをクリック (5) 削除の確認 確認メッセージで OK ボタンをクリックすると 変更が完了します 1 OK ボタンをクリック 82/81
6. 補足 6.1 言語設定サイトの利用言語が日本語 / 英語の場合 ブラウザの言語設定により表示言語が切り替わります ブラウザの言語設定を変更する場合は以下を参照ください 1 InternetExplorer のツールバーから ツール を クリックし インターネットオプション を選択 します 2 インターネットオプション ダイアログの 全 般 タグから 言語 ボタンをクリックします 3 言語の順位 ダイアログで 追加 ボタンをクリックします 設定する言語が既に追加されている場合は必要ありません 5から実施してください 83/81
4 言語の追加 ダイアログで追加する言語を選択 し OK ボタンをクリックします 日本語 と 英語 以外は未対応 5 言語の優先順位 ダイアログで 上へ もしく は 下へ ボタンをクリックし 設定する言語を 上位に移動した後 OK ボタンをクリックします 6 インターネットオプション ダイアログで OK ボタンをクリックします 84/81
6.2 用語説明 用語サイト契約者サイト管理者サイト管理者 ID サイト管理者パスワードサイトアカウント利用者利用者 ID 利用者パスワード利用者アカウント利用開始日 ID パスワード仮パスワードトップフォルダ 意味契約単位に割り当てられるホームページ / 共有スペース当社と D.e-Share サービス契約を締結している者契約者が選任したサイトを運用する者利用者の利用者 ID/ 利用者パスワードの発行をおこなう 利用者からの問合せ窓口をおこなう サイト管理者を識別するための英字および数字の組み合わせであって 当社がサイト管理者に割り当てるものサイト管理者を識別するための英字および数字の組み合わせであって 当社がサイト管理者毎に契約者に割り当てるものサイトにアクセスし 利用するために必要なサイト管理者 ID とサイト管理者パスワードの一組サイト管理者によって許可されたサイトの利用者利用者を識別するための英字および数字の組み合わせであって サイト管理者が利用者に割り当てるもの利用者を識別するための英字および数字の組み合わせであって サイト管理者が利用者毎に利用者に割り当てるものサイトにアクセスし 利用するために必要な利用者 ID と利用者パスワードの一組当社が本サービスに係る環境設定を完了させ本サービスの提供を開始した日サイト管理者 ID および利用者 ID サイト管理者パスワードおよび利用者パスワード ID 登録時に D.e-Share より自動生成されるパスワードサイト内の最上位にあるフォルダ 85/81