サイボウズマニュアル 2012/8/31 メディアセンター はじめに (1) サイボウズ とは サイボウズ は スケジュール管理 施設予約 文書ファイルの共有 掲示機能など 業務上の情報を共有する目的のソフトウェアで 一般にグループウェアと呼びます 本マニュアルではその導入とアプリケーションの概要を解説します 詳細はアプリケーション内のヘルプより閲覧可能ですのでご確認お願いします (2) 動作環境 Web ブラウザ (Internet Explorer など ) 上で動作しますので ご利用のパソコンにソフトウェアをインストールする必要はありません ツールを利用する場合はインストールが必要です (3) ネットワーク環境ご利用に際しては 敬愛大学 千葉敬愛短期大学で構築している教育用ネットワークへの接続する必要があります 敬愛大学 敬愛学園高校事務ネットワーク 千葉敬愛短期大学 法人事務局 敬愛サービスに関してはご利用のパソコンからそのまま接続可能です 千葉敬愛高校からもインターネット経由でそのまま接続可能です 千葉敬愛短期大学附属幼稚園に関しては VPN 接続をして頂く必要があります 1. 初回アクセス方法 (1) インターネットエクスプローラなどのブラウザを起動します (2)-1 サイボウズログイン画面へ下記アドレス部分をクリックしてください ブラウザが起動し サイボウズログイン画面が表示されます http://chiaki.u-keiai.ac.jp/cgi-bin/cbag/ag.cgi? 起動しない 表示されない場合は (2)-2 へ進んでください (2)-2 ページ経由でサイボウズログイン画面へ 検索サイト(yahoo google 等 ) にて 敬愛大学 で検索し 敬愛大学のトップページをブラウザに表示してください アドレスが http://www.u-keiai.ac.jp/(index.html) となっています これを http://www.u-keiai.ac.jp/cybozu に修正してください サイボウズ初回ログイン画面が表示されますので サイボウズログイン をクリックしてください 1
(3) 下記のようなサイボウズログイン画面が表示されますので お気に入り ブックマーク 等に登録してください 登録しておけば 次回よりアドレスの入力の必要はありません (4) ログイン名 には GraveMail のユーザ ID を入力してください パスワード はサイボウズのパスワードを入力してください 入力完了後 ログイン ボタンをクリックしてください (5) 下記のようなトップ画面が表示され 起動が完了します これで利用可能です 2
2. パスワードの変更 最初に設定されているパスワードを変更できます ログインすることで学内の共有情報にアクセス可能となりますので パスワードのフレーズは他人に推測されることのないものでお願いします パスワード変更方法 (1) トップページを表示します ( ログイン直後に表示される画面です ) (2) トップページ右上のユーザ名部分クリックし パスワードの変更 をクリックします (3) パスワードの を消してから 新しいパスワードを入力します 2 カ所の パスワード 入力欄には 同じパスワードを入力してください (4) 入力後 変更する ボタンをクリックします (5) 正しく入力した場合は トップページに戻ります 3
3. 機能ニュー概説 ここでは サイボウズで利用できる機能について メニューに沿って概要を説明します (1) トップページサイボウズログイン後 最初に開くページです 各種情報が見渡せます (2) 個人フォルダ個人フォルダとは メッセージ メール またはメモを管理するアプリケーションです 送受信したメッセージやメール 書き込んだメモは すべて個人フォルダに保存されます 受信したデータはフォルダに分類して管理し 受信時にメッセージやメールの振り分けもできます また 特定のフォルダに対して更新通知を設定すると データの追加や変更などの更新情報を随時チェックできます メッセージは 製品を利用しているユーザー同士でコミュニケーションするためのアプリケーションです 例えば グループの業務に関する情報をメッセージで送受信することで 各ユーザーが同じ情報を共有したり フォローを書き込むことでユーザー同士がお互いに意見を交換したりして 業務の効率化に役立ちます メッセージの内容を閲覧できるのは 宛先に設定されたユーザーだけです システム管理者も閲覧できません メモは 覚えておきたい情報をメモしたり 個人的なファイルを管理したりできるアプリケーションです 送信前のメッセージやメール 書き込む前の掲示を下書きのメモとして保存できます メール は本学で利用しません (3) スケジュールスケジュールとは 自分の予定を管理するアプリケーションです 個人の予定を登録または管理できるのはもとより 他のユーザーと予定を共有したり 打ち合わせの予定にあわせて施設を予約したりできます スケジュール画面からは 電話メモや ToDo も確認できます 登録した予定は グループやユーザーごとに閲覧できます グループは日または週 個人は日 週 月 または年と表示を切り替えられます (4) 設備予約施設予約とは 施設の予約状況を登録または閲覧するアプリケーションです 予定の調整機能を使用し 施設の空き時間を調べられます (5) 電話メモ ( 在席確認 ) 在席情報 は 在籍か否かなどのステータスを設定し公開します 本学では利用していません 電話メモ は 電話メモを登録できます 最新情報に電話メモがあることが表示されます 4
リマインダを導入している場合は パソコン上にポップアップメッセージで表示されます (6) タイムカードログインまたはログアウトの時刻を 出社または退社の時刻に書き込みます タイムカードに記録された出勤状況を CSV 形式のファイルに書き出して集計したり 月単位で印刷したりできます 公式なタイムカードではありません 個人管理用にご利用ください 出社時刻 : その日 最初に製品にアクセスまたはログインした時刻が記録されます 退社時刻 : 退社をクリックした時刻または 前日の最後に製品にアクセスした時刻が記録されます 退社時刻は 5 分ごとにアクセス時刻を確認して記録しているため 退社をクリックしていない場合 誤差が生じる可能性があります 正確な退社時刻を記録する場合は 退社をクリックします (7)ToDo リスト ToDo リストとは 日常業務で 行うべきこと を記録しておくアプリケーションです たとえば 月 日までにやらなければいけない仕事 など 仕事内容に期日を組み合わせて登録することで管理します また ToDo はカテゴリに分類でき 重要度による管理もできます ToDo の〆切日はスケジュールからも確認できます ToDo は 登録したユーザーだけが内容を閲覧できます (8) 掲示板掲示板とは 製品を利用しているユーザーに連絡事項を伝えるためのアプリケーションです メッセージが指定したユーザーだけに送信するのに対し 掲示板は 特定の部署やグループに情報を伝達します 掲示はカテゴリに分類され 通知先やアクセス権の設定により 情報を伝える範囲を限定できます また フォローを書き込むことで 掲示上での議論もできます (9) ファイル管理ファイル管理とは 社内で共有するファイルを管理するアプリケーションです システム管理者と管理権限を持つユーザーだけが フォルダーの作成やアクセス権の設定ができます ファイルを管理するだけでなく 次の機能も利用できます フォルダの更新通知: 任意のフォルダーに更新通知を設定し ファイルの更新を随時チェックできます ファイル編集中のロック機能: 自分が編集している間 他のユーザーがファイルを更新できないようにします バージョン管理: 現在のファイルから 指定する世代までのファイルを管理します 5
(10) アドレス帳アドレス帳とは 取引先などの社外のアドレス情報 ( 個人情報または会社情報 ) を管理し 他のユーザーと共有できるアプリケーションです アドレス情報は ブックごとに管理され 人名一覧と会社一覧の 2 種類のタブに分類されています 会社に所属する人や所属する会社のように それぞれのデータを紐付けて管理できます また アドレスデータは 個人用のアドレスグループ を設定して 自分の利用しやすいように分類できます 共有アドレス帳の個人情報は 非公開で登録することで ユーザー固有のアドレス帳として利用できます (11) ユーザー名簿ユーザー名簿とは 製品に登録されているユーザーの名簿です 他のユーザーに 電話メモ メッセージ メールを送信するときなどに利用できます また ユーザーごとに最近発信した情報をアプリケーションごとに閲覧できます 6
8. サイボウズリマインダー サイボウズ office7 リマインダー は サイボウズ の情報をデスクトップ上で通知するクライアント用アプリケーションです サイボウズ を起動していなくても 新着情報や予定の開始時間をポップアップで通知してくれます (1) 最新情報を定期的にポップアップでお知らせ サイボウズ の最新情報エリアに届く新着 未読情報を アラート音とポップアップウインドウで通知します ワンクリックで目的の情報へアクセスできるので Web ブラウザーを開く手間なく情報を確認できます (2) スケジュール開始時刻を事前に通知スケジュールの開始時刻が近づくと ポップアップウインドウで事前に通知します 何分前に予定を通知するかを設定できるので大切な会議に遅れる心配もありません (3) 電話メモや社内メールを手間なく送信できる各ユーザー宛の電話メモや社内メールを サイボウズ へログインする手間なく送信できます (4) ユーザーの在席状況を自動更新 リマインダー を利用しているユーザーのパソコン使用状況をチェックし ユーザーの在席状況を自動的に更新します 7
8.1. サイボウズリマインダーのインストール office9 用リマインダインストールの前に office6 用サイボウズリマインダーをアンインストールしてください (1) (1)-1 または(1)-2 どちらかやりやすい方を実施してください (1)-1 サイボウズのファイル管理からダウンロードする ファイル管理 > 全教職員 >サイボウズにてサイボウズ9 用リマインダの cbrm70ja.exe( バージョンが上がって名称変更があるかもしれません ) をクリックしてダウンロードしてください (1)-2 サイボウズのサイトからダウンロードする (a) インターネットエクスプローラなどの Web ブラウザで下記のアドレスにアクセスします http://kantan.cybozu.co.jp/office7/download/client/#reminder (b) サイボウズ Office7 リマインダー の Windows 版 Download ボタンをクリックしダウンロードしてください (2) ダウンロードしたファイルを実行してください cbrm70ja.exe( ファイル名は多少異なる場合があります ) (3) ユーザアカウント制御より変更の許可の回答を求められた場合は はい をクリックしてください 使用許諾契約に同意してください インストール先のフォルダを変更する必要はありません スタートアップにショートカットを登録してください 自動起動するので便利です (4) ご利用環境により リマインダーが起動し ログイン状態となっている場合があります ログインまでできていれば利用可能状態です 以降の設定の必要はありません 8
8.2. サイボウズリマインダーの設定 (1) メニューより 接続 - 設定 をクリックします (2) 基本設定 タブの ユーザー設定 の URL に以下のアドレスを入力し 貼り付けるなどします http://chiaki.u-keiai.ac.jp/cgi-bin/cbag/ag.cgi? サイボウズログイン画面を表示させるアドレスと同じです Web ブラウザでお気に入りからサイボウズを表示させたときのアドレスをコピーし リマインダーの URL に貼り付けてください (3) 名前 にユーザ名を パスワード にサイボウズのパスワードを入力し 起動時に自動でログインする にチェックを入れ OK ボタンをクリックします keiai 9
(4) メニューより 接続 - ログイン をクリックしてログインすると サイボウズリマインダー をお使いいただけるようになります (5) サイボウズリマインダーはタスクバーに常駐しますので ウィンドウの 印をクリックしてウィンドウを消去してください (6) パソコンの スタートアップ に登録し 自動でログインするよう設定しましたので パソコンの電源を入れた際に自動で機能します ユーザアカウント制御等で起動時に起動して良いか問い合わせがある場合がありますので許可してください 10