この章では キャビネットの利用方法などについて説明します キャビネットは 利用者同士が共有するデータ保管場所として利用できます ただし キャビネットは管理者のみが登録できます キャビネットの確認 26 新着データの確認 35 ごみ箱の確認 36 ファイルの検索 39 ファイルの管理 41 簡易クリップ 48 キャビネットの設定 49
キャビネットの確認 キャビネットの確認 登録権または参照権があるキャビネットでは キャビネットの登録データを確認できます 各利用者の権限は 管理者によって設定されます キャビネットとファイル送受信の違い それぞれの特徴を確認し お客様のニーズに合わせて利用してください ファイル送受信の操作方法 ファイル送受信 (P.51) 概要 キャビネット 複数のユーザー間で サーバー上のドキュメントやファイルなどを共有して利用できます ファイル送受信 送信先やファイルなどをサーバーに登録するだけで ユーザー同士はもちろん 外部の第三者ともデータを受け渡せます 使い方管理者が設定したアクセス権限に応じて キャビネットの登録データを確認 ダウンロードしたり 共有データを登録 変更 削除できます 送信者は 利用者画面で ファイルの送信 ファイルの受信 ファイルの往復 の 3 つのメニューを利用できます 受信者は 登録時に自動配信される通知メールの URL をクリックし 表示された受信者サイトからファイルのダウンロードや ファイルの返信を行います 送信者は 受信者用のパスワードを設定することもできます データの保管期限 使い分けの目安 保管期限は設定できません ユーザー同士で 長期間にわたって 多くのデータを共有したい場合などに便利です 最大 14 日間です メールでは扱いにくい大容量データを 一度だけ取引先と受け渡しする場合などに便利です キャビネット画面を表示する 1 キャビネット画面を表示し キャビネットの キャビネット をクリックします キャビネット画面の表示方法 利用者画面の画面説明 (P.17) キャビネットの一覧画面が表示されます 最初に表示されるキャビネットメニューで キャビネット をクリックした際に 任意のキャビネットのデータ一覧を表示するように設定できます 設定方法 最初に開くキャビネットの設定を変更する (P.49) 26
キャビネットの確認 キャビネットやフォルダの登録内容を確認する 1 キャビネットの一覧画面を表示し 登録内容を確認するキャビネットやフォルダ ( 以下 キャビネットと表記 ) をクリックします キャビネットの一覧画面の表示方法 キャビネット画面を表示する (P.26) キャビネットに登録されている内容が表示されます キャビネット フォルダの種類につい てキャビネット フォルダの種類は アイコンによって見分けることができます キャビネットです フォルダです 画面上部のパンくずリストには 登録内容を表示しているキャビネットまでの階層が > キャビネット名 の形式で表示されます パンくずリストの項目をクリックすると 該当のキャビネットやフォルダに移動できます 登録権と参照権各キャビネットに対する自分の権限は キャビネット名の横に表示されています 登録権 参照権 登録や確認ができます 確認のみ可能です 権限が 権利なし の場合は キャビネット自体が画面に表示されません 表示項目についてキャビネットの一覧画面に表示される項目は 管理者の設定によって異なります さらに読み込む ボタンが表示されたときにはクリックすると未表示のデータが表示されます 27
キャビネットの確認 フォルダを作成する 管理者が作成したキャビネットの階層下に フォルダを作成できます フォルダの階層下に さらにフォルダを作成することも可能です 作成したフォルダは 後からフォルダ名を変更したり フォルダ自体を削除したりできます 1 対象キャビネットの内容を表示します キャビネットの内容を表示する方法 キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 登録 ボタンをクリックし フォルダの作成 を選択します 3 フォルダ名を入力し Enter キーを押します フォルダが作成されます 入力制限について キャビネット (P.162) フォルダ名を変更する以下の方法でフォルダ名を変更できます フォルダのチェックボックスをチェックし 変更 ボタンをクリックする フォルダのをクリックし 変更 を選択する 28
キャビネットの確認 ファイルを登録する キャビネットやフォルダには 他のユーザーと共有するデータを登録できます データを登録できるのは 登録権のあるキャビネットやフォルダのみです 1 対象キャビネットの内容を表示します キャビネットの内容を表示する方法 キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 登録 ボタンをクリックし ファイルの登録 を選択します ファイルを変更する 3 登録するファイルを選択します メッセージが表示されます 登録しているファイルを新しいものに差し替えることができます 登録内容は 登録者本人 登録権のあるユーザー 管理者のみが変更できます ファイルを変更するときにはファイルの状態を編集中にすることで 同時に他のユーザーがそのファイルを変更できなくなります ファイルの状態を編集中にする手順については ファイルの編集を開始する (P.43) をご覧ください 1 変更対象を登録しているキャビネットの内容を表示します キャビネットの内容を表示する方法 キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 29
キャビネットの確認 2 変更するファイルのチェックボックスをチェックし 変更 ボタンをクリックします ファイルの変更画面が表示されます 同時に変更できるファイルは 1 つだけです 複数選択すると 変更 ボタンがグレーアウトします 変更するファイルのをクリックし 変更 を選択することでも ファイルの変更画面を表示できます 3 選択 ボタンをクリックし 変更するファイルを選択します 4 変更 ボタンをクリックします メッセージが表示されます ファイルをダウンロードする キャビネット内のファイルを 利用者のパソコンにダウンロードして保存できます 1 ダウンロード対象を登録しているキャビネットの内容を表示します キャビネットの内容を表示する方法 キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 30
キャビネットの確認 2 ダウンロードするファイルのチェックボックスをチェックし ダウンロード ボタンをクリックします 選択したファイルがダウンロードされます 複数のファイルのチェックボックスをチェックした場合 それらのファイルが zip 形式で圧縮されて ダウンロードされます ダウンロードするファイルのをクリックし ダウンロード を選択することでも ファイルをダウンロードできます ファイルの参照画面で ダウンロード ボタンをクリックすることでも ファイルをダウンロードできます ファイルの参照画面の表示方法 ファイルの管理 (P.41) ファイルを送信する 1 送信対象を登録しているキャビネットの内容を表示します キャビネットの内容を表示する方法 キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 送信するファイルのチェックボックスをチェックし ファイル送信 ボタンをクリックします ファイルを送信画面が表示されます 送信するファイルのをクリックし ファイル送信 を選択することでも ファイルを送信画面を表示できます 31
キャビネットの確認 3 ファイルの送信 ボタンか ファイルの往復 ボタンをクリックします 選択したファイルを送信するためにファイルの送信画面またはファイルの往復画面が表示されます ファイル送受信画面を別ウィンドウで開く場合は 別ウィンドウで開く を選択します ファイルの送信画面またはファイルの往復画面での操作方法 ファイル送受信を登録する (P.54) ファイルやフォルダを移動する 登録しているフォルダやファイルの移動は 登録者本人 登録権のあるユーザー 管理者のみが行えます 1 移動対象を登録しているキャビネットの内容を表示します キャビネットの内容を表示する方法 キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 移動対象のチェックボックスをチェックし 移動 ボタンをクリックします ファイル移動画面が表示されます 移動するファイルのをクリックし 移動 を選択することでも ファイル移動画面を表示できます 32
キャビネットの確認 3 移動先のキャビネットを選択し 移動する ボタンをクリックします メッセージが表示されます ファイルやフォルダを削除する フォルダを削除すると そのフォルダ内のファイルもすべて削除されます フォルダを削除する前に フォルダ内を確認してください 1 削除対象を登録しているキャビネットの内容を表示します キャビネットの内容を表示する方法 キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) キャビネットの削除は管理者のみ行えます 2 削除対象のチェックボックスをチェックし 削除 ボタンをクリックします 確認画面が表示されます 削除対象のをクリックし 削除 を選択することでも 確認画面を表示できます 3 削除してよければ OK ボタンをクリックします メッセージが表示されます 33
キャビネットを開く キャビネットの確認 1 キャビネット画面を表示し キャビネットの 階層構造から開く をクリックします キャビネット画面の表示方法 利用者画面の画面説明 (P.17) キャビネットを開く画面が表示されます 2 表示するキャビネットを選択し 開く ボタンをクリックします キャビネットの内容が一覧表示されます 34
新着データの確認 新着データの確認 新規に登録されたファイルは 新着の一覧画面で確認できます 新着の一覧画面には 管理者が設定した日付以内に登録されたファイルが表示されます 新着データを確認する 1 キャビネット画面を表示し キャビネットの 新着 をクリックします キャビネット画面の表示方法 利用者画面の画面説明 (P.17) 新着の一覧画面が表示されます 2 新着データを確認します 新着の一覧画面では データの確認のみが行えます データの削除や変更などは キャビネット内のデータに対して行ってください 新着データのキャビネット名をクリックすることで そのフォルダに移動します さらに読み込む ボタンが表示された ときにはクリックすると未表示のデータが表示されます 35
ごみ箱の確認 ごみ箱の確認 削除したファイルやフォルダは ごみ箱に入ります ごみ箱内のファイルやフォルダは 期限を過ぎるまではキャビネットやフォルダに戻すことができます ごみ箱の中身を確認する 1 キャビネット画面を表示し キャビネットの ごみ箱 をクリックします キャビネット画面の表示方法 利用者画面の画面説明 (P.17) 2 ごみ箱の一覧画面が表示されます 階層を表示する ボタンをクリックすると 削除前に属していたキャビネットやフォルダの階層構造が最上位のキャビネットから順にキャビネット名に表示されます また 階層を表示しない ボタンをクリックしたときには 削除前に属していたキャビネットやフォルダのみがキャビネット名に表示されます さらに読み込む ボタンが表示されたときにはクリックすると未表示のデータが表示されます 36
ごみ箱の確認 ごみ箱内からキャビネットやフォルダに戻す ごみ箱に入れたファイルやフォルダは 削除日より 14 日間以上経過すると自動的に削除されます ファイルの参照画面で削除した過去のファイルは その時点で完全に削除されます ごみ箱には保存されません 1 ごみ箱の一覧画面を表示します ごみ箱の一覧画面の表示方法 ごみ箱の中身を確認する (P.36) 2 ごみ箱から戻すファイルのチェックボックスをチェックし 戻す ボタンをクリックします ごみ箱から戻す画面が表示されます 3 ファイルを戻すキャビネットやフォルダを選択し 戻す ボタンをクリックします メッセージが表示されます ごみ箱から戻す画面には 登録権があるキャビネットやフォルダのみが表示されます ファイルを戻すキャビネットやフォルダに同一名のファイルが存在している場合 ファイルは戻せません 何らかの理由により処理できなかった場合には その理由が処理の状況画面に表示されます 37
ごみ箱の確認 ごみ箱内のファイルの詳細情報を表示する 1 ごみ箱の一覧画面を表示します 2 詳細情報を確認するファイルの名前をクリックします ファイルの参照画面について ファイルの詳細情報を表示する (P.41) ファイルの参照画面が表示されます 38
ファイルの検索 ファイルの検索 参照権があるキャビネットやフォルダでは 指定した文字を含むファイル名を検索できます 登録データを検索する 1 キャビネット画面を表示し キャビネットの ファイル検索 をクリックします キャビネット画面の表示方法 利用者画面の画面説明 (P.17) ファイル検索画面が表示されます 2 必要事項を入力し 検索する ボタンをクリックします ファイル名 更新日付 絞り込み条件 検索するファイル名を入力します 検索するファイルの更新日からの期間を選択します 利用者自身が編集中のファイルのみを検索する場合にチェックします 入力制限について キャビネット検索 (P.162) 英大文字と英小文字が区別して検索されます 全角文字と半角文字を区別して検索されます 複数の語句を指定した検索はできません 3 検索が完了すると 該当するファイルが検索結果画面に表示されます さらに読み込む ボタンが表示されたときにはクリックすると未表示のデータが表示されます 39
条件を変えて再検索する ファイルの検索 1 検索結果画面でをクリックします 再検索するための項目が表示されます 2 必要事項を入力し 再検索 ボタンをクリックします ファイル名 更新日付 絞り込み条件 再検索するファイル名を入力します 再検索するファイルの更新日からの期間を選択します 利用者自身が編集中のファイルのみを検索する場合に選択します 3 該当するファイルが検索結果画面に表示されます 40
ファイルの管理 ファイルの管理 ファイルの詳細情報を表示する 登録されているファイルの詳細情報を確認します 1 詳細情報を確認するファイルを登録しているキャビネットの内容を表示します キャビネットの内容を表示する方法 キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 詳細情報を確認するファイルの名前をクリックします ファイルの参照画面が表示されます 3 情報 タブで ファイルの詳細情報を確認します ファイル名キャビネット名サイズ登録者登録日時更新者更新日時 URL ファイル名が表示されます ファイルが登録されているキャビネット名が表示されます ファイルのサイズがキロバイト単位で表示されます ファイルの登録者名が表示されます ファイルの登録日時が表示されます ファイルの最終更新者名が表示されます ファイルの最終更新日時が表示されます 対象データを直接開くための URL が表示されます 41
ファイルの管理 ごみ箱にあるファイルの参照画面を表示した場合には 更新者 更新日時 URL の代わりに 削除者 削除日時 が表示されます 4 ファイルの変更履歴を確認する場合は バージョン タブをクリックします No. ファイル名操作操作情報有効期限 登録 変更 削除などの操作に対して割り振られた番号が表示されます 操作されたファイル名と ファイルサイズ ( キロバイト単位 ) が表示されます 該当ファイルの登録 変更 削除 過去ファイルの復元などの操作履歴が表示されます 操作を行った日時とユーザー名が表示されます 該当バージョンのファイルが自動的に削除される日が表示されます ファイルの変更履歴は ファイルの更新後 10 日間保存されます 保存期間を過ぎると 自動的に削除されます 復元 ボタンをクリックすると 該当のファイルを復元することができます 過去ファイルの復元方法 過去のファイルを復元する (P.45) 登録者本人 登録権のある人 管理者のみ 過去ファイルの復元が可能な 復元 ボタンが表示されます 過去のファイルが不要な場合は 削除 ボタンをクリックして削除することができます 過去ファイルの削除方法 過去のファイルを削除する (P.46) 登録者本人と管理者のみ 過去ファイルの削除が可能な 削除 ボタンが表示されます 5 をクリックします ファイルの参照画面が閉じます 42
ファイルの管理 ファイルをダウンロードする 参照しているファイルを 利用者のパソコンにダウンロードして保存できます 1 対象ファイルの名前をクリックし ファイルの参照画面を表示します ファイルの参照画面の表示方法 ファイルの詳細情報を表示する (P.41) 2 ダウンロード ボタンをクリックします ファイルの編集を開始する ファイルの参照画面では ファイルの状態を編集中に設定できます ファイルの状態を編集中にすることで 同時に他のユーザーがそのファイルを編集できなくなります ファイルを変更するときなど 1 つのファイルを 2 人以上のユーザーで変更したくない場合に便利です ファイルの状態は 登録者本人 登録権のあるユーザー 管理者のみが編集中にできます ファイルの登録内容を変更するにはファイルの変更内容を変更する手順については ファイルを変更する (P.29) をご覧ください 1 対象ファイルの名前をクリックし ファイルの参照画面を表示します ファイルの参照画面の表示方法 ファイルの詳細情報を表示する (P.41) 43
ファイルの管理 2 編集を開始する ボタンをクリックします メッセージが表示されます ファイルの編集を終了する方法については ファイルの編集を終了する (P.45) をご覧ください ファイル編集時の注意事項 キャビネット一覧画面での表示編集状態のファイルは 名前の横にが表示されます 編集中を設定した本人のみがファイルの登録内容を変更できます それ以外の利用者 ( 管理者も含む ) が変更しようとすると エラーメッセージが表示されます 利用者画面では 登録した本人のみがデータを削除できます 管理者は 管理者画面でデータを削除できます ファイルの参照画面での表示 ( 編集状態を設定した本人以外の利用者 ) ファイルを編集中の状態に設定した利用者の名前が表示されます ファイルの参照画面での表示 ( 編集状態を設定した本人 ) 編集を終了する ボタンが表示されます 44
ファイルの管理 ファイルの編集を終了する 利用者画面では 編集中に設定した本人のみが編集中の状態を解除できます ファイルの参照画面で 編集を終了する ボタンをクリックすることで ファイルの状態を編集中から解除できます 1 対象ファイルの名前をクリックしてファイルの参照画面を表示し 編集を終了する ボタンをクリックします ファイルの参照画面の表示方法 ファイルの詳細情報を表示する (P.41) メッセージが表示されます 過去のファイルを復元する 登録者本人 登録権のある人 管理者のみが過去のファイルを復元できます 他のユーザーが該当データを編集中の場合 ファイルを復元できません 1 対象ファイルの名前をクリックし ファイルの参照画面を表示します ファイルの参照画面の表示方法 ファイルの詳細情報を表示する (P.41) 2 バージョン タブをクリックします 45
ファイルの管理 3 復元 ボタンをクリックします 確認画面が表示されます 4 OK ボタンをクリックします 過去のファイルを削除する いったん削除した過去のファイルは復元できません 1 対象ファイルの名前をクリックし ファイルの参照画面を表示します ファイルの参照画面の表示方法 ファイルの詳細情報を表示する (P.41) 2 バージョン タブをクリックします 46
ファイルの管理 3 削除 ボタンをクリックします 確認画面が表示されます 4 OK ボタンをクリックします 47
簡易クリップ 簡易クリップ キャビネットやフォルダを簡易クリップに登録することで 1 回のクリックで登録したキャビネットやフォルダに移動できます 簡易クリップに登録する 1 対象フォルダを登録しているキャビネットの内容を表示します キャビネットの内容を表示する方法 キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 簡易クリップに登録するフォルダのをクリックし 簡易クリップに追加 を選択します フォルダが簡易クリップに登録されます 簡易クリップから外す 1 キャビネット画面を表示し 簡易クリップの [ 編集 ] をクリックします キャビネット画面の表示方法 利用者画面の画面説明 (P.17) 2 対象のキャビネットやフォルダのチェックボックスをチェックし 簡易クリップから外す ボタンをクリックします 選択したキャビネットやフォルダが簡易クリップが削除されます 48
キャビネットの設定 キャビネットの設定 管理者が許可している場合 キャビネットの設定を変更できます この設定は 利用者本人のみに有効です 管理者による設定変更について管理者は すべての利用者の設定内容を一括して変更できます 最初に開くキャビネットの設定を変更する メニューでキャビネットを選択したときに 最初に表示するキャビネットを設定します 1 設定画面を表示し キャビネットの 最初に開くキャビネット をクリックします 設定画面の表示方法 利用者画面の画面説明 (P.17) 最初に開くキャビネットの設定画面が表示されます キャビネットの利用が許可されている場合にのみ 機能メニューにキャビネットが表示されます 2 必要事項を選択し 変更を保存する ボタンをクリックします 指定しない 新着 指定したキャビネットを開く 最初に表示するキャビネットを設定しない場合に選択します 新着を表示する場合に選択します 表示された画面で 最初に表示するキャビネットを選択します キャビネットを選択 ボタンをクリックすることでも 画面を表示してキャビネットを選択できます メッセージが表示されます 49