外国人登録原票に係る開示請求について 平成 24 年 5 月法務省 1 本年 7 月 9 日, 出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律 が施行され, これに伴い, 外国人登録法が廃止され, 市区町村に保管されていた外国人登録原票は, 同日以後, 法務省に送付されることになります 2 同日以後, 外国人登録原票に係る開示手続は, 行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律の規定に基づき, 法務省において行うこととなります 法務省で保管する外国人登録原票は, 記載事項の更新はされません ただし, 中長期在留者や特別永住者等の外国人住民の方については, 同日以後, 住民基本台帳法の対象となり, 日本人と同様, 市区町村において住民票が作成されます したがって, お住まいの市区町村において住民票の写し等の交付を請求することにより, 最新の住民票の記載事項を証明する文書の交付を受けることができるようになります 3 法務省に対して外国人登録原票に係る開示請求をしようとする場合は, あらかじめ次の点に御留意ください (1) 開示請求をすることができるのは, 本人に限られます ただし, 本人が未成年者又は成年被後見人の場合は, 法定代理人が本人に代わって開示請求をすることができます (2) 開示請求をすることができるのは, 本人に係る外国人登録原票及び本人の個人情報を含む本人以外の方に係る外国人登録原票です (3) 法務省に対して開示請求がなされても, 開示決定までに一定の期間を要します 原則として, 開示請求から30 日以内に開示決定をすることとしていますが,1 市区町村から法務省に外国人登録原票が送付されるまでは開示決定ができないこと,2 現在, 法務省においてはコンピュータ機器によって外国人登録原票を抽出するシステムの構築を進めていますが, この作業が終了するまでの間 ( おおむね本年末まで ) は, 外国人登録原票の抽出を手作業によって行うため, 相応の時間を要することから, 本年末までは通常より期間がかかります 通常の場合の開示決定までの標準的な期間の目安は次のとおりです 複数の原票について開示請求があった場合 3~4 週間最後の原票のみ開示請求があった場合 2~3 週間実際の開示決定までの期間は, 外国人登録原票が容易に抽出できるか否か, 補正を必要とするか否か等により, 案件ごとに相違します 例えば, 最後の原票だけではなく, それ以前に書換え等した原票についても開示請求される場合は, 抽出に時間がかかります 特に, コンピュータ機器によ
る外国人登録原票の抽出システムが構築された平成 25 年 (2013 年 )1 月以降においても, 平成 10 年 (1998 年 ) 以前に書換え等した原票については, 電子化されないものもあり, 手作業による記録抽出になる可能性があるため, 調査に相当の日数がかかります また, 一度に大量の開示請求があった場合等は, 開示決定までに 30 日を超えることもあります (4) 開示請求は, 下記 4(2) の法務省の窓口に来庁して行うほか, 郵送により行うこともできます ただし, 窓口に来庁して開示請求を行う場合においても, 上記 (3) のとおり, 直ちにその場において開示することはできません なお, 地方入国管理局等の地方の入国管理官署において外国人登録原票の開示請求を行うことはできません 4 開示請求をしようとする場合は次の手続をとってください (1) 開示請求時に送付又は提出していただくものは次のとおりです 1 開示請求書及び開示請求書別紙記載例を参考に必要事項を記載してください 2 本人等確認書類具体的には, 別紙を参照願います 郵送による開示請求の場合は, 運転免許証等はコピーで差し支えありませんが, これに加えて, 住民票の写し等が必要になります 3 収入印紙開示請求書の所定の部分に300 円の収入印紙を貼ってください 消印はしないでください 地方自治体の発行する収入証紙 登記印紙により開示請求手数料の納付を行うことはできません 4 郵送により写しの交付を希望される場合は, 返信用封筒返信用封筒には送付先 を明記し,90 円分の郵便切手を貼ってください 速達や簡易書留による送付を希望する場合は, これらに応じた料金分の切手を貼ってください なお, 送付する記録の分量 ( 枚数 ) によっては, 追加の切手の送付をお願いする場合があります 郵送先は2で提出された住民票の写し等に記載された住所又は居所になります (2) 開示請求書等の送付 ( 提出 ) 先は次のとおりです 法務省秘書課個人情報保護係所在 : 100-8977 東京都千代田区霞が関 1-1-1 電話 :03-3580-4111( 内線 )2034 受付 : 午前 9 時 30 分から正午, 午後 1 時から午後 5 時 ( 土日祝日及び年末 年始 (12 月 29 日から1 月 3 日まで ) を除く )
開示請求において必要となる本人等確認書類 1 本人が請求する場合 2 法定代理人が請求する場合 請求方法 ア窓口に来庁して請求 イ郵送等による請求 ア窓口に来庁して請求 イ郵送等による請求 必要となる書類等 本人確認ができる書類 ( 注 1 参照 ) 本人確認ができる書類 ( 注 1 参照 ) のコピー 住民票の写し等 (30 日以内に作成されたものに限ります なお, コピーは認められません )( 注 2 参照 ) 法定代理人の本人確認ができる書類 ( 注 1 参照 ) 法定代理人の資格を証明する書類 (30 日以内に作成されたものに限ります なお, コピーは認められません )( 注 3 参照 ) 法定代理人の本人確認ができる書類 ( 注 1 参照 ) のコピー 法定代理人の住民票の写し等 (30 日以内に作成されたものに限ります なお, コピーは認められません ) ( 注 2 参照 ) 法定代理人の資格を証明する書類 (30 日以内に作成されたものに限ります なお, コピーは認められません )( 注 3 参照 ) 注 1 本人であることが確認できる書類とは, 運転免許証, 健康保険被保険者証, 住民基本台帳カード ( 住所記載のあるもの ), 在留カード, 特別永住者証明書等が該当します 注 2 やむを得ない理由により住民票の写しが提出できない場合, 開示請求窓口に事前に相談してください 注 3 法定代理人の資格を証明する書類とは, 戸籍謄本, 戸籍抄本, 家庭裁判所の証明書, 後見登記の登記事項証明書等が該当します 注 4 必要となる書類等に記載されている氏名及び住所が婚姻や転居等によって, 請求書に記載している氏名及び住所と異なる場合, 請求書と同一の氏名及び住所が記載されているほかの必要となる書類等を御用意ください
保有個人情報開示請求書 平成年月日 法務大臣殿 氏名 住所又は居所 ( ) 行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律第 13 条第 1 項の規定に基づき, 下記のとおり保有個人情報の開示を請求します 記 1 開示を請求する保有個人情報 ( 欄にチェックを入れてください ) 本人 ( 詳細別紙 ) に係る外国人登録原票 ( 最後の原票のみ 1999 年以降に書換え等された全ての原票 その他 ( 詳細別紙 )) 本人の個人情報を含む本人以外の者 ( 詳細別紙 ) に係る外国人登録原票 ( 最後の原票のみ 1999 年以降に書換え等された全ての原票 その他 ( 詳細別紙 )) 最後の原票のみ 以外を選択された場合には, 抽出に時間がかかります 特に,1998 年以前に書換え等した原票については, 電子化されていないものもあり, 手作業による記録抽出になる可能性があるため, 調査に相当の日数がかかります 2 求める開示の実施方法等 ( 本欄の記載は任意です ) ア又はイに 印を付してください アを選択した場合は, 実施の方法及び希望日を記載してください ア事務所における開示の実施を希望する < 実施の方法 > 閲覧 写しの交付 その他 ( ) < 実施の希望日 > 平成年月日 イ 写しの送付を希望する 郵送等での請求の場合, 送付先は住民票の写し等に記載されている住所となります 3 手数料 開示請求手数料 (1 件 300 円 ) ここに収入印紙を貼ってください ( 受付印 ) 4 本人確認等 ア 開示請求者 本人 法定代理人 イ 請求者本人確認書類 運転免許証 健康保険被保険者証 住民基本台帳カード ( 住所記載のあるもの ) 在留カード, 特別永住者証明書又はこれらの書類とみなされる外国人登録証明書 その他 ( ) 請求書を送付して請求をする場合には, 上記請求者本人確認書類のコピーに加えて住民票の写し等 ( 開示 請求の前 30 日以内に作成されたものに限る また, コピーによる提出は認められません ) を添付してく ださい ウ 本人の状況等 ( 法定代理人が請求する場合にのみ記載してください ) ( ア ) 本人の状況 未成年者 ( 年 月 日生 ) 成年被後見人 ( イ ) 本人の氏名 エ ( ウ ) 本人の住所又は居所 法定代理人が請求する場合, 次のいずれかの書類を提示又は提出してください 請求資格確認書類 戸籍謄本 登記事項証明書 その他 ( )
( 開示請求書別紙 ) 1 開示請求書の 1 開示を請求する保有個人情報 において, その他 ( 詳細別紙 ) を選択した場合について, 請求期間を記載してください 年月日 ~ 年月日 までに閉鎖 書換え等された原票 2 できるだけ速やかに回答できるよう, 分かる範囲で以下の事項を記載いただくよう御協力をお願いいたします (1) 本人に係る外国人登録原票の開示を請求する場合 ア本人の性別 ( 法定代理人が請求する場合のみ ) 男性 女性 イ本人の国籍 地域 ( 法定代理人が請求する場合のみ ) ウ 開示を請求する外国人登録原票に係る外国人登録番号 エ 開示を請求する外国人登録原票が作成された当時の住所又は居所 ( 現在の住所又は居所と異なる場合 ) オ 請求された外国人登録原票が作成された当時と現在の氏名が異なる場合は, 当時の氏名を記載いただいた上で変更の経緯が分かる書類を添付願います 当時の氏名 (2) 本人の個人情報を含む本人以外の者に係る外国人登録原票の開示を請求する場合 ア 当該本人以外の者の氏名 イ当該本人以外の者の生年月日年月日生 ウ当該本人以外の者の性別 男性 女性 エ オ カ 当該本人以外の者の外国人登録番号 当該本人以外の者の国籍 地域 当該本人以外の者の住所又は居所 キ開示を請求する外国人登録原票が作成された当時と現在で, 当該本人以外の者の氏名が異なる場合は, 当時の氏名を記載の上, 変更の経緯が分かる書類を添付願います 当時の氏名 ク開示を請求する外国人登録原票が作成された当時と現在で, 当該本人以外の者の住所又は居所が異なる場合は, 当時の住所又は居所
注 1. 郵送等で請求する場合には, 本人確認ができる書類のコピーに加えて, 住民票の写し等 (3 0 日以内に作成されたものに限ります コピーは認められません ) が必要となります やむを得ない理由により住民票の写しが提出できない場合, 開示請求窓口に事前に相談してください 注 2. 開示請求書を記載した日を記載してください 注 3. 開示請求者本人の氏名及び住所又は居所を記載してください また, 連絡を行う際に必要になりますので, 電話番号も記載してください ( 日中連絡がつくところであれば, 携帯電話番号, 勤務先の電話番号でも差し支えありません ) なお, 法定代理人による開示請求の場合には, 法定代理人の氏名及び住所又は居所, 電話番号を記載してください 本人確認書類, 住民票の写し等に記載されているとおりの氏名, 住所又は居所を記載してください 注 4. 本人に係る最後の外国人登録原票について開示請求する場合の記載例です ( 外国人登録法は, 平成 24 年 (2012 年 )7 月 9 日に廃止 ) 最後の外国人登録原票だけではなく, それ以前に書換え, 閉鎖等された外国人登録原票についても開示請求する場合には, 1999 年以降に書換え等された全ての原票 でよいならば, それをチェックし, その他の場合は, その他 ( 詳細別紙 ) をチェックの上, 開示請求書別紙の 1 に具体的な期間を記載してください また, 本人の個人情報を含む本人以外の者に係る外国人登録原票について開示請求する場合には, 本人の個人情報を含む本人以外の者 ( 詳細別紙 ) に係る外国人登録原票 をチェックしてください 注 5. 外国人登録原票の写しの送付を希望する場合の記載例です なお, 郵送等での請求の場合, 送付先は住民票の写し等に記載されている住所又は居所となります 法務省の窓口まで取りに来られる場合には, ア に をし, 写しの交付 にチェックしてください 注 6. 件数分の収入印紙を貼ってください なお,400 円分貼付など, 手数料過納付となる場合は, 過納付分について, 放棄する 旨を記載してください 注 7. 本人が開示請求する場合の記載例です 法定代理人が請求する場合には, 法定代理人 にチェックしてください 注 8. 本人確認書類として 在留カード 等を提示又はその写しを提出する場合の記載例です 本人確認書類として提示又は写しを提出するものにチェックをしてください 注 9. 法定代理人が請求する場合に記載してください 注 10. 法定代理人としての資格を証明するものとして提示又は提出するものにチェックしてください
注 11. 開示請求書の 1 開示を請求する保有個人情報 において, その他 ( 詳細別紙 ) を選択した場合について, 開示を請求する原票が書換え, 閉鎖等された期間を記載してください 注 12. 調査する上での参考となりますので法定代理人が請求する場合は, 本人の性別, 国籍 地域について記載してください 注 13. 調査する上での参考となりますので分かる範囲で記載してください 注 14. 調査する上での参考となりますので, 本人の個人情報を含む本人以外の者に係る外国人登録原票の開示を請求する場合について, 分かる範囲で当該本人以外の者に係る情報を記載ください