平成 28 年度 モータースポーツ振興イベント 総合プロデュース業務 概要仕様書 平成 28 年 6 月 沖縄市企画部プロジェクト推進室
平成 28 年度モータースポーツ振興イベント総合プロデュース業務概要仕様書 1. 業務の名称 モータースポーツ振興イベント総合プロデュース業務 2. 委託契約期間 ( 履行期間 ) 契約締結日の翌日から平成 29 年 1 月末日まで ( 予定 ) 3. 業務場所 ( イベント実施場所 ) 沖縄市コザ運動公園 4. 業務目的現在 本市において ( 仮称 ) 沖縄サーキット建設に向けた取り組みを推進しているが モータースポーツは多種多様にわたり サーキット施設がほとんど無い県内では モータースポーツに対する認知度も低く サーキット建設による滞在観光の推進を図るためには モータースポーツ振興への取り組みが重要である そこで モータースポーツに対する理解を高め モータースポーツの振興による地域活性化を広く発信し 本市が推進するサーキット建設に向けた機運を高めることを目的に モータースポーツ振興イベントを実施する 本イベントでは モータースポーツの魅力を広く発信するとともに 交通安全の普及啓発に繋げることを目的に 県内モータースポーツ関係団体をはじめ関係機関 関係企業等が連携し 様々なモータースポーツに関するコンテンツを実施することとし 本業務では 各関係者が実施する各コンテンツの総合プロデュース業務を行い イベントの総合企画 運営を行うことを目的とする 5. 契約予定上限額 25,000,000 円 ( 消費税含む ) 契約候補者の選定後 沖縄市並びにモータースポーツ関係団体等と具体的なイベント内容等について調整のうえ 予算の範囲内で契約仕様書を作成し 契約を締結するものとする 6. 業務内容 2016 モータースポーツ振興イベント KOZA MOTOR SPORT FESTIVAL の総合プロデュース業務として 以下の内容の業務を行う 1
イベント開催日 : 平成 28 年 11 月 5 日 ( 土 ) 6 日 ( 日 ) の 2 日間 イベント時間 : 両日ともに 9 時 30 分 ~17:00(9:00 開場 ) イベント場所 : 沖縄市コザ運動公園内 業務内容 (1) イベントの企画 ( 総合プロデュース業務 ) イベントでは 県内の各モータースポーツ競技団体をはじめ関係機関との連携により 以下のコンテンツの実施を予定しており これら各コンテンツについて 関係者と綿密な打ち合わせ等を行うなどして イベント全体の企画を行う 1 県内モータースポーツ競技団体によるデモンストレーション来場者に対し モータースポーツの魅力を感じ モータースポーツへの理解を高めてもらうことを目的に デモンストレーションをはじめとする高いレベルのパフォーマンスを実施する 現時点で想定する競技は以下のとおり ジムカーナ ドリフト レーシングカート ミニバイク 2
バイクジムカーナ トライアル 四駆トライアル ミニモトクロス ラジコン フリースタイルモトクロス その他モタード エクストリームバイク オートテストなどを予定 2こども向け競技体験などモータースポーツを通してモータースポーツの魅力を感じるとともに 交通安全への意識を高めるためのこども向け体験コンテンツを実施する おやこ二輪体験 カート体験など 3
3 自動車メーカー ( 四輪 二輪 ) の新車 カスタムカー クラシックカ ーなどの車両展示 4 警察車両の展示及び交通安全普及促進ブースの設置 5 飲食ブースの設置 6 自動車関連企業等による出店ブースの設置 7ステージの設置 ( 開会セレモニー ライブ トークショーなど ) 8その他本イベントの目的に合致する各種コンテンツ (2) イベントの事前告知業務イベント当日の集客効果を高めるため 各種媒体 方法により事前告知を行う チラシ ポスター ネット媒体 TVCM ラジオ 告知映像の製作 告知横断幕の製作等 イベントの実施にあたっては 周辺住民への配慮について対策を講ずるものとする (3) イベント当日におけるパンフレット ( フライヤー ) の製作 配布 イベント当日 来場者に対してイベント内容をはじめイベント目的 会場案内などを盛り込んだ パンフレットを製作 配布する 4
(4) 会場内の安全対策及び来場者の安全確保イベントの実施にあたっては 安全を第一に考え 競技会場内の安全対策をはじめ 会場内の安全対策を徹底し 来場者への安全を万全に確保する (5) 会場内サインの製作及び適正配置イベント会場は コザ運動公園内全体を活用し 様々なコンテンツを実施するため 来場者に対し分かりやすいサインを製作し 適切に会場内に配置する (6) 効果の測定 ( 来場者アンケートの実施 ) 本イベント実施の効果を定性的に把握するため 来場者アンケートを実施する アンケート調査実施にあたっては より多くの回答が得られるよう努めるものとする アンケート調査項目や回収サンプル数などについては 別途市と協議のうえ決定するものとします (7) 効果の測定 ( 来場者数の把握 ) 本業務の定量的な効果測定としてイベント来場者数の把握を行う (8) 交通誘導計画 ( シャトルバスの運行 ) イベント会場内には 来場者駐車場を設けないため 市内公共施設等を臨時駐車場として シャトルバスの運行を行う 来場者が気軽に会場へアクセスできるよう シャトルバスの運行計画を策定することとする 来場者への駐車場対策については シャトルバスによる輸送を基本としますが 公共交通機関の利用も促すなど (2) の事前告知業務において 確実に周知を行い イベント当日の車の乗り入れ等による周辺道路の渋滞や違法駐車を招かないよう対策を講じるものとする (9) 会場レイアウト及び導線計画イベントの集客効果をより高めるためには 会場内の各種コンテンツの適正配置をはじめ 来場者の導線確保など 会場全体のレイアウトが重要となる 各コンテンツの適正配置など 会場全体のレイアウト及び導線計画を作成する 5
( 参考 ) 会場レイアウト図別紙のとおり あくまで現段階での配置案となります 総合プロデュースを行 うなかで最終的なレイアウトを市と協議のうえ決定する (10) イベント当日における業務マニュアルの作成イベント当日は イベントスタッフとして 本市職員の動員を予定しています スタッフの業務割り振りを行うとともに イベントがスムーズに進行するよう 各業務におけるマニュアルを作成するものとする 職員の動員人数等については イベント企画内容に応じて本市と協議のうえ決定する (11) 業務実施報告書の作成本委託業務の成果物として 以下を作成し 業務完了報告とともに提出するものとする 1 業務実施報告書 1 部 2 報告書の電子データ (CD-R) 一式 3その他必要な資料一式 7. 市との調整本業務を遂行するにあたり 市との調整を行う責任者を明らかにし 進捗状況を適宜報告のうえ 調整を図ることとする (1) 資料提出の協力について本業務は 沖縄振興特別推進交付金を活用するものであり 交付金の適正な執行を確認するため 必要に応じて資料の作成及び提出を求める場合がある (2) 打合せ及び協議必要に応じて適宜打合せ 協議を行うものとし 都度 議事要旨等の整理を行うこと (3) イベント期間中に想定される事態に対応する体制をとること (4) その他 本業務の実施に際し 市の要請に速やかに応じること 6
8. 企画提案にあたっての留意事項契約候補者の選定後 業務の詳細について本市と協議のうえ 契約仕様書を別途作成し 契約を締結するものとします そのため 業務内容については 企画提案内容すべての実施を確約するものではありません プロポーザルの応募に際しての企画提案については 本概要仕様書に定める業務について 具体的な実施手法や考え方 その他本イベントをより効果的に行うための提案事項などを中心に 提案を行ってください また 本業務に係る経費 ( 契約金額 ) については 契約候補者の選定後に詳細な仕様について協議を行ったうえで決定するものとし プロポーザルの企画提案にあたっては 経費の見積書を提出する必要はありません 9. その他特記事項 (1) 受託者は 本業務に十分な知識と経験を有する専任の担当者を配置すること (2) 受託者は 業務上知り得た個人情報やその他の秘密を他人に漏らしてはならない (3) 本業務で取得したすべての財産は 本市へ帰属するものとする (4) 本業務の実施により生じた著作物に関するすべての著作権は 本市へ帰属するものとし 業務の実施による成果物は 著作権上の権利関係を済ませたうえで納入すること また それらに関する紛争が生じた場合は 受託者の責任において対応するものとし 本市は責任を負わないものとする (5) 業務完了後 受託者の責任に帰すべき理由による不良個所が発見された場合は 速やかに訂正や補足 その他必要な措置を講ずるものとし これに係る経費は 受託者の負担とする (6) 仕様書に記載のない事項や疑義が生じた場合は 別途協議を行うものとする 7
イベント会場レイアウト図 ( 主なコンテンツの配置案 ) 予定 別紙 開催日 : 平成 28 年 11 月 5 日 ( 土 ) 6 日 ( 日 ) 競技エリア ( カート ミニハ イク ハ イクシ ムカーナ ラシ コン ) 競技エリア ( ト リフト シ ムカーナ オートテスト ) 出店ブース ( 関連企業等 ) 競技エリア ( 四駆トライアル ) 競技エリア ( モタート その他 ) メイン会場 ( ステーシ トライアル エクストリーム ) 競技エリア ( ミニモト 親子体験など ) 現時点での案です このレイアウトで実施が決定しているということではありません