3 定款変更時に提出する書類及び書式例 定款の変更は 定款で定めるところにより 社員総会の議決を経なければなりません ( 法第 25 条第 1 項 第 2 項 ) また 法に定める軽微な事項に係る定款の変更を除き 所轄庁の認証を受けなければその効力を生じません ( 法第 25 条第 3 項 ) 所轄庁は 定款変更の認証申請があったときは 設立の認証申請を受理したときと同様に 公告 2 か月間の縦覧後 申請書を受理した日から 4 か月以内に 認証 不認証の決定を行います ( 法第 25 条第 5 項で準用する法第 10 条第 2 項 第 12 条 ) 軽微な事項とは 所轄庁の変更を伴わない事務所の所在地の変更 資産に関する事項 公告の方法の変更のことです この場合 所轄庁の認証は不要ですが 定款変更後に所轄庁への届け出が必要です また 定款変更について所轄庁の認証を受けた後 法第 29 条第 2 項の規定による閲覧の用に供するため 変更後の定款を所轄庁へ提出しなければなりません (1) 定款変更届出時に提出する書類 ( 軽微な変更の場合 )( 法第 25 条第 6 項 条例第 6 条 ) 提出書類 ( 届出用 ) 提出部数掲載頁定款変更届出書 ( 別記第 5 号様式 ) 1 部 20 (2) 定款変更認証申請時に提出する書類 ( 法第 25 条第 4 項 第 26 条 条例第 5 条 ) 提出書類 ( 申請用 ) 提出部数掲載頁 定款変更認証申請書 ( 別記第 4 号様式 ) 1 部 21 1 定款の変更を議決した社員総会の議事録の謄本 1 部 22 2 変更後の定款 3 部 添 付 書 類 以下 3~7 は該当がある場合に提出する書類 3 定款の変更の日の属する事業年度及び翌事業年度の事業計画書 事業の変更を伴う定款の変更である場合に限り 提出する 4 定款の変更の日の属する事業年度及び翌事業年度の収支予算書 事業の変更を伴う定款の変更である場合に限り 提出する 5 役員名簿 ( 役員の氏名及び住所又は居所並びに各役員についての報酬の有無を記載した名簿 ) ( 注 ) 所轄庁の変更を伴う定款の変更である場合に限り 提出する 6 確認書 ( 注 ) 所轄庁の変更を伴う定款の変更である場合に限り 提出する 7 前事業年度の事業報告書 財産目録 貸借対照表及び収支計算書 ( 設立後これらの書類が作成されるまでの間は設立の時の財産目録 ) ( 注 ) 所轄庁の変更を伴う定款の変更である場合に限り 提出する 3 部 3 部 3 部 1 部 各 1 部 添付書類については 手引 設立編 をご覧ください 4 5 6 7 事業の変更とは 特定非営利活動の種類及び当該特定非営利活動に係る事業の種類 ( 法第 11 条第 1 項第 3 号 ) その他の事業の種類の他 当該その他の事業に関する事項 ( 法第 11 条第 1 項第 11 号 ) に係る変更 ( 法第 25 条第 4 項 ) のことです 事業の変更 ( 追加 縮小を含む ) を伴う定款変更の場合 所轄庁は 設立時と同様に慎重に審査を行う必要があります 事業計画書 及び 収支予算書 については 団体の活動状況を判断する上で重要な書類であることから 設立時と同様に 2 事業年度の書類が申請書類として求められています (3) 定款変更認証後提出する書類 ( 法第 29 条第 2 項 条例第 8 条 ) 提出書類 ( 閲覧用 ) 提出部数 掲載頁 定款変更に関する閲覧に係る書類提出書 ( 別記第 5 号様式の3) 1 部 23 定款の変更の認証に係る変更後の定款 2 部 17
縦覧2か月4か月以内の決定 定款の変更を行う場合の流れ 団体所轄庁 ( 北海道 ) 一般道民 定款変更認証申請 定款変更認証申請書 変更後の定款 総会の議事録 事業計画書 ( 事業の変更を伴う場合 ) 収支予算書 ( 事業の変更を伴う場合 ) 受 理 公告 掲示板に掲示 縦覧書類 定款 事業計画書 ( 事業の変更を伴う場合 ) 収支予算書 ( 事業の変更を伴う場合 ) 不認証 書類審査 認 証 認証 不認証 登記事項 ( 目的 事業 名称等 ) に変更があった場合は登記が必要 2 週間以内 主たる事務所の所在地での登記 3 週間以内 提出 閲覧書類 変更後の定款 従たる事務所の所在地での登記 ( 注 1) 所轄庁の変更を伴わない定款の変更の場合を例示 ( 注 2) 法定の軽微な変更の場合については 次ページを参照 18
定款の変更が軽微な変更であった場合の流れ 団体所轄庁 ( 北海道 ) 一般道民 定款変更届出 定款変更届出書 軽微な事項とは 事務所の所在地の変更 ( 所轄庁の変更は伴わない場合 ) 資産に関する事項 公告の方法の変更 届出 事務所の変更は登記が必要 2 週間以内 主たる事務所の所在地での登記 3 週間以内 従たる事務所の所在地での登記 ( 注 ) 軽微な変更とは 事務所の所在地の変更 ( 所轄庁の変更を伴わない場合 ) 資産に関する事項及び公告の方法の変更のことです 19
別記第 5 号様式 ( 第 2 条関係 ) 年月日 北海道知事様 特定非営利活動法人の名称代表者の氏名電話番号 定款変更届出書次のとおり定款を変更したので 特定非営利活動促進法第 25 条第 6 項の規定により 届け出ます 記 1 変更の内容 2 変更の理由 ( 備考 ) 1 には 変更した定款の条文等について 変更後と変更前の記載の違いを明らかにした新旧条文等の対照表を記載し 併せて 変更した時期を記載すること ( 日本工業規格 A4) 20
記載例 別記第 4 号様式 ( 第 2 条関係 ) 年月日 北海道知事様 特定非営利活動法人の名称代表者の氏名電話番号 定款変更認証申請書次のとおり定款を変更することについて 特定非営利活動促進法第 25 条第 3 項の認証を受けたいので 申請します 記 1 変更の内容理事の定数の増員 ( 第 13 条 ) 変更後変更前 ( 種別及び定数 ) ( 種別及び定数 ) 第 13 条この法人に次の役員を置く 第 13 条この法人に次の役員を置く (1) 理事 3 人以上 7 人以内 (1) 理事 3 人以上 5 人以内 (2) 監事 1 人又は2 人 (2) 監事 1 人又は2 人 ( 以下 略 ) ( 以下 略 ) 2 変更の理由法人の活動範囲が広がったため 理事を増員する ( 備考 ) 1 上記 1には 変更しようとする定款の条文等について 変更後と現行の記載の違いを明らかにした新旧条文等の対照表を記載すること 変更しようとする時期を定めている場合には その旨も記載すること 2 当該定款の変更を議決した社員総会の議事録の謄本 ( 法第 25 条第 4 項 ) 1 部 変更後の定款 ( 法第 25 条第 4 項 ) 3 部 並びに当該定款の変更の日の属する事業年度及び翌事業年度の事業計画書及び収支予算書 ( 当該定款の変更が法第 11 条第 1 項第 3 号又は第 11 号に掲げる事項に係る変更を含むものであるときに限る )( 法第 25 条第 4 項 ) 3 部 を添付すること 3 所轄庁の変更を伴う定款の変更の場合には 2に掲げる書類のほか次の書類を添付すること (1) 役員名簿 ( 役員の氏名及び住所又は居所並びに各役員についての報酬の有無を記載した名簿をいう )( 法第 26 条第 2 項 ) 3 部 (2) 法第 2 条第 2 項第 2 号及び法第 12 条第 1 項第 3 号に該当することを確認したことを示す書面 ( 法第 26 条第 2 項 ) (3) 直近の法第 28 条第 1 項に規定する事業報告書等 ( 設立後当該書類が作成されるまでの間は法第 14 条の財産目録 合併後当該書類が作成されるまでの間は法第 35 条第 1 項の財産目録 )( 法第 26 条第 2 項 ) 21
( 書式例 ) 特定非営利活動法人 第 回総会議事録 1 日時 年 月 日 時 ~ 時 2 場所 住所及び会場名を記載する 3 出席者数社員総数 人のうち 人出席 ( うち書面表決者 人 表決委任者 人 ) 4 審議事項 社員総数及び定款変更議決に必要な定足数の確認 定款変更に関する事項 事業計画及び収支予算に関する事項 ( 行う事業の変更の場合 ) 特定非営利活動促進法第 2 条第 2 項第 2 号及び法第 12 条第 1 項第 3 号に該当することの確認 ( 所轄庁の変更を伴う場合 ) 等 5 議事の経過の概要及び議決の結果 6 議事録署名人の選任に関する事項 以上 この議事録が正確であることを証します 年 月 日 議 長 議事録署名人 同 ( 備考 ) 1 用紙の大きさは 日本工業規格 A 列 4 番とする 2 3 には 書面表決者又は表決委任者がある場合にあっては その数を付記する 22
別記第 5 号様式の 3( 第 2 条関係 ) 年月日 北海道知事様 特定非営利活動法人の名称代表者の氏名電話番号 定款変更に関する閲覧に係る書類提出書定款の変更の認証を受けたので 特定非営利活動促進法施行条例第 8 条第 1 項の表の第 2 号の規定により 次の閲覧に係る書類を提出します 記当該変更の認証に係る変更後の定款 2 部 ( 日本工業規格 A4) 23