個人情報保護に関する規定 ( 規定第 98 号 ) 第 1 章 総則 ( 目的 ) 第 1 条学校法人トヨタ学園および豊田工業大学 ( 以下, 総称して本学という ) は, 個人情報の保護に関する法律 ( 平成 15 年法律第 57 号, 以下, 法律という ) に定める個人情報取り扱い事業者 ( 以下, 取り扱い事業者という ) として, 本学が入手 保管 管理する個人情報 ( 以下, 個人情報という ) の取り扱いに関する基本的事項を定め, 個人情報の保護を図るとともに, 本学の運営を公正 適切に行うとともに, 法律に定められた取り扱い事業者の義務を果たすことを目的とする ( 適用範囲 ) 第 2 条本規定は, 本学の教職員等 ( 理事 監事 評議員 教育職員 事務職員 技術職員 その他の職員 ) 学生 研究員およびそれらに準ずる者( 嘱託職員 契約職員 派遣職員 業務委託者等 ) が, 学校法人の運営, 大学の教育研究活動その他本学の業務に伴い, もしくは関連して個人情報を取り扱うすべての場合に適用する ( 保護対象 ) 第 3 条本規定において保護の対象とする個人情報は, 入手の経緯, 利用目的, 対象者 ( 役員 評議員 教職員 学生 研究員 入学試験に係る資料請求者 取引先 その他本学に直接 間接の関係を有する者 ), 媒体 ( 電子媒体 紙媒体等 ) の種類, および情報の形態などを問わず, すべての個人情報とする ( 用語の定義等 ) 第 4 条 本規定で使用する用語については, 以下の各号のとおり定義する 1 個人情報 法律で定義される個人情報をいい, 個人を直接的に特定し, あるいは他の情報等との 組み合わせによって個人を容易に特定することができる情報を指す 2 本人 法律で定義される本人をいい, 個人情報によって識別される特定の個人を指す 3 個人情報統括管理責任者 ( 以下, 統括管理責任者という ) 本学における個人情報の取り扱いに関する最高責任者とし, 法律および関係の法令, ならびに本規定に定めるすべての責任と権限を有する 豊田工業大学学長が指名する者とし, 副学長または相当職にある者をもってこれに充てる 1
4 個人情報管理者統括管理責任者の指揮統率のもと, 各担当組織における個人情報の取り扱いを管理する 次の者とする 各研究室代表教員( ユニット責任者 ) 学生部長 総合情報センター長 工作実習工場長 共同利用クリーンルーム施設長 大学事務局各部部長 部長代理 副部長 第 2 章 管理運営組織 ( 組織 ) 第 5 条 本学は, 個人情報の保護に関して, 以下の各号に定めるとおり管理運営組織を構成する 1 個人情報の保護に関する管理運営の意思決定, および苦情に関する対処を担当する機 関は, 自己点検 評価委員会とする 2 統括管理責任者は個人情報の保護に関する管理運営の事務統括を担当する事務局 ( 以 下, 担当事務局という ) を指揮する 3 前項の担当事務局は, 大学事務局総務部とする なお, 本学が取り扱う個人情報の電子化処理, および電子化処理された個人情報の保護に係る技術的, 倫理的事項については, 統括管理責任者の指示の下, 総合情報センターがその実務を担当し, もしくは支援する 4 担当事務局は統括管理責任者の指揮の下, 個人情報管理者を通じて各担当組織の個人情報管理状況を管理し, 必要と認めるときは担当の個人情報管理者に対して注意 警告するものとする なお, 管理の状況については統括管理責任者を通じて定期的, もしくは随時に自己点検 評価委員会に報告しなければならない 5 統括管理責任者および担当事務局は前号のほか, 第 8 条の原則によらない個人情報の 入手, 本人以外の第三者 ( 収集の目的に照らして必要妥当な学内者を除く ) からの提 供 開示請求に対する許諾の可否について決定する ( 管理義務 ) 第 6 条個人情報管理者は, 個人情報が適正に入手, 利用, 管理, 廃棄されるように, それぞれ担当する各研究室 附置センター 事務局各部等において個人情報保護を行わなければならない 2
2 統括管理責任者および個人情報管理者は, それぞれ担当する部門, 各研究室 事務局各 部署等の構成員および個人情報の取り扱いを委託した事業者に対して, 個人情報の取り 扱いについて必要な指示や監督を行わなければならない 3 統括管理責任者および個人情報管理者は, 適正な管理 運営を行うために必要と判断さ れる場合, それぞれ担当する部門, 各研究室 事務局各部署等の単位で細部ルールを制 定して管理を実施しなければならない ( 組織構成員の権限 責任 ) 第 7 条統括管理責任者および個人情報管理者以外の学内構成員は, 法律および関係の法令, ならびに本規定の定めるところに従い, 個人情報を適正に取り扱う義務を負うとともに, 守秘義務を負うものとする また, 在籍期間の終了後も同様とする 第 3 章 個人情報の収集 ( 収集の条件 ) 第 8 条 個人情報は, 原則として本人から, 本人の直接の同意を得て入手しなければならない 2 前項にかかわらず, 以下の各号に該当する場合に限っては, 本人の同意なく家族その他 の第三者から個人情報を入手できるものとする 1 本人が所在不明, 心神喪失等の状況にあるため本人からの収集が困難な場合であって, かつ本人の生命, 身体, 健康または財産について緊急に個人情報を入手する必要がある と認められる場合 2 法令等において第三者からの個人情報の入手が認められている, あるいは第三者からの 入手が指定されている場合 ( 利用目的の特定 ) 第 9 条個人情報を入手する際には, 本学は, 本人 ( 前条第 2 項に該当する場合にあっては本人の個人情報を入手しようとする第三者 ) に対し利用目的を明確かつ具体的に提示しなければならない ( 利用目的の制限 ) 第 10 条本学は, 個人情報を入手する場合, あらかじめ明示 公開した利用目的を達成する範囲 を超えて個人情報を入手してはならない ( 本人への通知 ) 第 11 条本学は, 個人情報を入手したときは, あらかじめ本人の同意を得ている場合, あるいは利用目的を明示 公開している場合を除き, 個人情報を入手した旨を本人へ遅滞なく通知しなければならない 2 前項の場合において, 本学は, 特別な理由のある場合を除いて入手した個人情報の範 囲 内容についても本人へ遅滞なく通知しなければならない 3
第 4 章 個人情報の管理 ( 個人情報の廃棄 ) 第 12 条本学は, 入手した個人情報のうち本学の業務に必要のない情報については, 直ちにこれを廃棄しなければならない 2 本学は, 本学の業務上, 管理 保存する必要があると判断した個人情報以外の個人情報について, 利用後速やかに廃棄しなければならない ( 正確性の確保 ) 第 13 条本学は, 本学が保管 管理する個人情報について, 最新かつ正確に保つように努めなければならない ( 個人情報取り扱い原則の公開 ) 第 14 条本学が入手 保管 管理する個人情報に係る取り扱いの考え方, ルール等については, 本学は, プライバシーポリシーの公表等の手段を用いて, 学外に公開するものとする 2 本学が保有する個人情報については 必ず 個人への通知あるいは公表等の手段を用いて 利用目的を本人の知り得る状態におき 本人による開示 訂正 利用停止の要求があった場合は その要求に応じなければならない 第 5 章 個人情報の開示 ( 受付窓口 ) 第 15 条本学における情報開示の受付窓口は, 大学事務局総務部とする ( 個人情報開示の基準 ) 第 16 条本学が保管 管理する個人情報の開示は, 次条に定める学外第三者への提供の場合を除き, 以下の各号に定める基準に従って実施する 1 開示対象者原則として, 本人にのみ開示する 2 開示可否の判定本人から開示の請求があった個人情報については, 原則として開示しなければならない ただし, 守秘義務や教育上等の特別な理由があるものについては, 自己点検 評価委員会, もしくは統括管理責任者の承認を得ればこの限りではない ( 学外第三者への提供 ) 第 17 条本学が保管 管理する個人情報を学外の第三者へ提供する場合には, 本学において提供の可否を判定したうえ, 原則として事前に本人の同意を得なければならない 2 前項により本学が個人情報を学外の第三者に提供する場合は, 本学は当該第三者に対して, 文書により個人情報の取り扱いについての注意事項等を説明 指示しなければならない その際, 本学は, 当該個人情報の保管期間と破棄方法について, 必ず書面により確認を取らなければならない 4
第 6 章 苦情対応 ( 受付窓口 ) 第 18 条本学が取り扱う個人情報に関する苦情窓口は, 大学事務局総務部とする ( 対応 ) 第 19 条本人もしくは第三者から個人情報の取り扱いに関して苦情の申し出があったとき, その他個人情報の取り扱いについて疑義, 問題等が生じたときは, 本学は以下の各号のとおり対応するものとする 1 苦情に対する審査機関は自己点検 評価委員会とする ただし, 緊急に判断を要する場合は, 統括管理責任者が審査 判定することがあるものとする 2 前号ただし書きによる処理を行った場合, 統括管理責任者は可及的すみやかに自己点検 評価委員会に報告し, 承認を得なければならない 3 その他の疑義 問題等についても, 原則として前 2 号に準ずるものとする ただし, システム技術面の疑義 問題については, 総合情報センターがその解決にあたり, 原因 対処結果等について統括管理責任者を通じ自己点検 評価委員会に報告するものとする 第 7 章 規定の変更 ( 規定の変更 ) 第 20 条本規定の改廃は, 自己点検 評価委員会および教授会の審議を経て理事長が決定する 附則 1. 本規定は, 平成 17 年 4 月 1 日から施行する 制定 平成 17 年 5 月 23 日 5