申請者用操作マニュアル

公文書開示請求システム 申請者用操作マニュアル 生活文化局広報広聴部情報公開課 第 1.9 版 平成 29 年 10 月 30 日

目次 1 公文書開示請求システムについて... 4 1.1 概要... 4 1.2 ご利用上の注意点... 4 1.2.1 ユーザ ID について... 4 1.3 動作保証環境... 5 2 公文書の開示を請求する... 6 2.1 公文書件名を検索して電子申請サービスで開示請求を行う方法... 6 2.1.1 公文書を検索して 申請情報ファイルをダウンロードする... 6 2.1.2 開示請求を行う ( 申請書の作成及び送信 )... 10 3 請求内容を確認する... 19 4 申請を取り下げる... 23-1 -

本マニュアルの目的 このマニュアルは 知事が指定する電子情報処理組織を利用して行う開示請求に関する事務取扱要綱 ( 平成 15 年 6 月 2 日付 15 生広情報第 103 号 ) に基づき実施する公文書の開示請求に関する事務手続を定めたもので 申請者の操作方法を説明したものです 本マニュアルの用語集 このマニュアルにおいて 以下の名称を用いて説明します 名称 説明 条例東京都情報公開条例 ( 平成 11 年東京都条例第 5 号 ) 要綱公文書本システム電子申請サービス開示請求請求者開示請求書公文書開示請求システムトップページ 知事が指定する電子情報処理組織を利用して行う開示請求に関する事務取扱要綱 ( 平成 15 年 6 月 2 日付 15 生広情報第 103 号 ) 条例第 2 条第 2 項に規定する 公文書 公文書開示請求システム 要綱にもとづき インターネット上の電子申請サービスを利用して 公文書の開示請求を行うことができます 東京電子自治体共同運営電子申請サービスのことで 都庁総合ホームページ上において 東京共同電子申請 届出サービス として運用しているサービスを指します 電子申請サービスを利用して行う公文書の開示請求 なお このマニュアルでは 本システムの仕様上 申請 と表記します 電子申請サービスを利用し 公文書の請求を行う者 なお このマニュアルでは 本システムの仕様上 申請者 と表記します 条例における実施機関が定める開示請求書 [ 開示請求 ] の画面 http://www.johokokai.metro.tokyo.jp/kaijiseikyu/kobunsyo/index.html 東京都公式ホームページのトップページから 情報公開ポータル 公文書情報の入手 メニュ 開示請求 により 表示されます - 2 -

本システムを利用した公文書開示請求の流れ 公文書開示請求システムトップページ 公文書件名を検索してから請求 本マニュアル参照ページ トップページとは 2p 用語集 公文書目録検索メニュー 手順 1 公文書件名の検索 手順 2 申請書のダウンロード 手順 3 申請書情報ファイル読込 請求する公文書の内容を直接入力 ( 自由記載 ) 手順 4に進みます 手順 1~3 6p 2.1.1 電子申請サービス 手順 4 申請書作成 手順 5 申請書送信 手順 4 5 10p 2.1.2 受付 申請後 システムを利用して 請求内容を確認することが できます 請求に関する連絡がある場合にはメールが送付されます 請求内容の確認 19p 決定通知書の送付 受付以降の対応は 紙による開示請求書と同じです 決定通知書 ( 開示 非開示 ) が郵送で届きます < 注意 > 手順 4 以降は 電子申請サービスでのユーザ登録が必要です 登録後に操作を行ってください ユーザ登録 4p 1.2.1 へ - 3 -

1 公文書開示請求システムについて 公文書開示請求システムでは インターネットを経由して 公文書の検索 開示請求 を行うことができます 1.1 概要公文書開示請求システムで開示請求を行うには 公文書目録検索メニュー で 開示請求を行う公文書を検索し 電子申請サービス で 開示請求の手続きを行っていただきます 公文書を検索する必要がない場合は 電子申請サービスに直接アクセスして開示請求を行うこともできます その際 以下の 2 点についてご注意ください 1 本システムで開示請求を行うには 電子申請サービスでユーザ ID を取得していただく必要があります ( 詳細は 1.2.1 ユーザ ID について をご参照ください ) 公文書の検索には ユーザ ID は不要です 2 公文書目録検索メニューで公文書を検索し 電子申請サービスで開示請求を行うには セキュリティの 関係上 公文書の情報を持った申請情報ファイル (XML 形式 ) をダウンロードしていただく必要があります ( 詳細は 2 公文書の開示を請求する をご参照ください ) 以降の画面は サンプルにつき 実際の画面と若干異なる場合があります 1.2 ご利用上の注意点 1.2.1 ユーザ ID について 電子申請サービスでユーザ ID を取得していただく必要がありますので ユーザ ID をお持ちでない方は 下記手順で申請者情報管理メニューを表示し ユーザ ID パスワードを取得してください 電子申請サービスのポータル画面 ( ) を開き 申請 手続情報から [ 申請者情報登録 ] ボタンをクリックし 電子申請サービスの案内に沿って操作を行ってください ポータル画面 URL :http://www.shinsei.elg-front.jp/tokyo/navi/index.html - 4 -

1.3 動作保証環境動作環境を確認の上 操作を行って下さい < 公文書目録検索システム ( 公文書の検索用 )> Microsoft 社製 Windows 2000/XP Internet Explorer 6 以降 < 電子申請サービス ( 開示請求の申請 確認 取下用 )> 電子申請サービスの動作保証環境は 電子申請サービスのポータル画面の [ 動作環境について ] ボタンをクリックしてください - 5 -

2 公文書の開示を請求する 本章では 開示の請求を行います 開示請求の流れは 以下の2つの方法があります (1) 公文書目録検索メニューで公文書を検索し 電子申請サービスで開示請求を行う方法 ( 以下 2.1 へ ) (2) 請求する公文書の内容を直接入力 ( 自由記載 ) して 開示請求を行う方法 ( 以下 2.2 へ ) 2.1 公文書件名を検索して電子申請サービスで開示請求を行う方法 2.1.1 公文書を検索して 申請情報ファイルをダウンロードする本項では 目的とする公文書の検索を行い 開示請求に必要な申請情報ファイルのダウンロードを行います > 公文書情報の入手 > 開示請求 (1) 公文書開示請求システムトップページを開き [ 公文書検索画面へ ] ボタンをクリックしてください [ID 取得確認 ] 画面へ進みます 公文書開示請求システムトップページ http://www.johokokai.metro.tokyo.jp/kaijiseikyu/kobunsyo/index.html - 6 -

(2) [ 公文書の検索 ] 画面が開きます ここでは 申請を行いたい公文書を検索するための条件を入力します 検索キーワード 文書の決定年月日等 所管局部課を指定することができます (3) 検索条件を入力したら [ 検索開始 ] ボタンをクリックしてください [ 検索キーワード ] 同義語 類義語検索をチェックすると 同義語 類義語を含めて検索します 記号及びスペースは 検索キーワードとして指定できません [ 文書の決定年月日等 ] 決定年月日等で文書を絞り込みます [ 所管局部課 ] 所管局部課で文書を絞り込みます 例 : ここでは 以下の文書を検索します 文書記号番号 所管局部課 公開件名 29 生広情報第 68 号生活文化局広報広聴部情報公開課東京都情報公開審査会及び個人情報保護審査会の今後の日程 ( 平成 29 年 5 月から9 月まで ) について ( 通知 ) [1 ページの表示件数 ] 次の一覧画面で 1 ページに表示する件数を指定します 10 20 50 100 が選択できます 注意 表示できる検索結果は 1,000 件までです [ 検索開始 ] ボタンをクリックした時に右のようなダイアログが表示される場合は 条件を絞り込んで検索し直してください - 7 -

(4) [ 検索結果一覧表示 ] 画面が表示されます 一覧に探している公文書が見つかったら 件名をクリックしてください 新規ウィンドウが開いて [ 詳細結果 ] 画面が表示されます 検索結果の件数は結果一覧の右上に表示されます 検索結果件数が 1 ページの表示件数を超えている場合は < 次の 10 件へ > 結果一覧の下に [ 次の XX 件へ ] のリンクが表示されます 目的の文書が見つからないときは ここをクリックしてページ を移動してください (5)[ 詳細結果 ] 画面が表示されます ここでは 選択した文書の詳細な情報が表示されます ここで 開示請求受付で使用する 申請情報ファイル (XML 形式 ) をダウンロードします 目的の文書であることが確認できたら [ 上記文書の情報ファイルを保存する ] ボタンをクリックしてくださ い なお [ 詳細結果 ] 画面の [ 開示請求画面へ ] ボタンを 押すと 次項 2.1.2(2) の [ 手続詳細 ] 画面へ進みます - 8 -

以下 (6)~(8) で表示される画面や動作は お使いの環境によって異なる場合があります (6) [ ファイルのダウンロード ] ダイアログが表示されます [ 保存 ] ボタンをクリックしてください (7) [ 名前を付けて保存 ] ダイアログが表示されます ファイルを保存する場所を指定し [ 保存 ] ボタンをクリックしてください [ 保存 ] ボタンをクリックすると ダウンロードが開始されます (8) ダウンロードが終了すると [ ダウンロードの完了 ] ダイアログが表示されます [ 閉じる ] ボタンをクリックして ダイアログを閉じてください 開示請求を行うには ここでダウンロードした申請情報ファイル (XML 形式 ) が必要となります 次項 2.1.2 開示請求を行う では この申請情報ファイルをもとに 開示請求を行います 注意 申請情報ファイルには 選択した文書の文書記号番号 公開件名等の情報が含まれています 開示請求を 2 件以上行う場合には 請求を行う件数分 申請情報ファイルをダウンロードしてください - 9 -

2.1.2 開示請求を行う ( 申請書の作成及び送信 ) (1) 公文書開示請求システムトップページを開き [ 開示請求画面へ ( 外部サイトへリンク )] ボタンをクリックしてください 新規ウィンドウが開いて [ 手続詳細 ] 画面が表示されます > 公文書情報の入手 > 開示請求 注意 お使いのパソコンのセキュリティ設定によっては 右のようなメッセージが表示される場合があります その場合は [OK] ボタンをクリックしてください - 10 -

(2) [ 手続詳細 ] 画面が表示されます [ 電子申請 ( 画面入力 )] ボタンをクリックしてください 現在ログインしていない場合は [ ログイン ] 画面 ログイン中である場合は [ 申請内容の入力 ] 画面が表示されます 現在ログインしていない場合は [ ログイン ] 画面 < こちらからログイン > が表示されます お持ちのユーザ ID パスワードを入力して [ ログイン ] ボタンをクリックしてください また ユーザ ID をお持ちでない場合は 本マニュアル 1.2.1 の画面により手続をしてください - 11 -

(3) [ 申請内容の入力 ] 画面が表示されます 画面の構成は以下のようになっています 申請のあて先 開示請求者情報 連絡先 開示請求に係る公文書の件名又は内容 開示の区分 申請情報ファイルの読込 前項 2.1.1 公文書を検索して 申請情報ファイルをダウンロード した場合のみ読込を行います 公文書の検索を行い ダウンロードした申請情報ファイルを読み込む場合は [ 読込 ] ボタンをクリックしてください 注意 申請情報ファイルを読み込む際 これまで入力された内容は消去されます このまま処理を続けますか? とメッセージが表示されます [XML 指定 ] 画面が表示されます [ ファイルを選択 ] ボタンをクリックしてください - 12 -

[ アップロードするファイルの選択 ] 画面が表示されます 公文書の検索でダウンロードした申請情報ファイル (XML 形式 ) を選択し [ 開く ] ボタンをクリックしてください [XML 指定 ] 画面が表示されます [ ファイルを選択 ] ボタンの右隣に 選択した申請情報ファイル名が表示されていることを確認し 正しければ [ 次へ ] ボタンをクリックします 注意 申請情報ファイルを読み込んだ後 氏名等を入力していただく必要があります 申請のあて先 開示請求の申請先を指定する欄です 開示を希望する申請先を選択してください 開示請求者情報 開示請求を行うご本人様の情報を入力する欄です < 開示請求者が個人の場合 > ご本人様の氏名 郵便番号 住所 メールアドレスを入力してください 住所が国外である場合 郵便番号は省略して構いません 電話番号は 電話連絡が可能な場合に入力してください < 開示請求者が法人の場合 > ご本人様の属する企業 団体名 郵便番号 住所 電話番号 メールアドレスを入力してください 連絡先 - 13 -

開示請求者が法人の場合に 担当者様の連絡先 を入力する欄です 担当者様の氏名 電話番号を入力してください 開示請求に係る公文書の件名又は内容 公文書の検索を行った際に選択した 公文書の文書記号番号 公開件名が表示されます この欄への入力はできません 開示の区分 開示の区分を選択する欄です ご希望の開示の区分を選択してください ( 複数選択可 ) なお 閲覧 ( 紙 ) と視聴 ( 紙以外に記録された公文書 ) を同時に希望することはできません (4) 全て入力し終えたら [ 次へ ] ボタンをクリックしてください - 14 -

(5) [ 申請付帯情報入力 ] 画面が表示されます 必要事項を入力し [ 次へ ] ボタンをクリック してください 注意 入力されたメールアドレスには 申請到達 受付結果等の通知メールが送信されます 入力に間 違いのないよう ご注意ください (6) [ 送信確認 ] 画面が表示されます 入力した内容を確認してください 開示請求書の印刷が必要な方は [ 印刷用表示 ] ボタンをクリックしてください 開示請求書の印刷が不要な方は (8) に進んでください (7) [ プレビュー表示 ] 画面が表示されます 開示請求書を印刷する場合は [ 印刷 ] ボタンをクリックしてください 開示請求書を HTML 形式で保存する場合には - 15 -

[ 保存 ] ボタンをクリックしてください [ 送信確認 ] 画面に戻る場合には [ 閉じる ] ボタンをクリックしてください (8) [ 送信確認 ] 画面の入力した内容が正しければ [ 送信 ] ボタンをクリックしてください 入力したメールアドレスあてに 申請到達通知メールが送信されます [ 申請到達通知メール ] < 表題 > 開示請求受付完了のお知らせ < 本文 > 開示請求の受付手続きが完了しました (9) [ 到達確認 ] 画面が表示されます 以下 (16) に進んで [ 到達確認 ] 画面の内容を確認してください なお この画面の印刷が必要な場合は 以下 (10)(11) を行ってください また この画面の保存が必要な場合は 以下 (12)~(15) を行ってください (10) [ 到達確認 ] 画面の印刷が必要な方は [ 印刷 ] ボタンをクリックしてください - 16 -

(11) 印刷するプリンターを選択し [ 印刷 ] ボタンをクリックしてください (12) [ 到達確認 ] 画面の保存が必要な方は [ 保存 ] ボタンをクリックしてください (13) [ ファイルのダウンロード ] ダイアログが表示されます [ 保存 ] ボタンをクリックしてください (14) [ 名前を付けて保存 ] ダイアログが表示されます ファイルを保存する場所を指定し [ 保存 ] ボタンをクリックしてください [ 保存 ] ボタンをクリックすると ダウンロードが開始されます - 17 -

(15) ダウンロードが終了すると [ ダウンロードの完了 ] ダイアログが表示されます [ 閉じる ] ボタンをクリックして ダイアログを閉じてください (16) [ 到達確認 ] 画面の内容が正しければ [ 終了 ] ボタンをクリックしてください (17) [Web ページからのメッセージ ] ダイアログが表示されます [OK] ボタンをクリックしてください (18) [Windows Internet Explorer] ダイアログが表示されます [ はい ] ボタンをクリックしてください 注意 到達番号 問合せ番号は 申請内容を確認する際に必要になりますので 必ず控えてください 開示請求は 以上で終了です 審査状況はいつでも [ 状況照会 - 申請一覧 ] 画面で確認することができます 請求を行った時点の状況は 到達 審査が終了し 申請者に審査終了通知メールが送信されると 審査終了 全ての処理が終了すると 手続完了 となります 注意 一度行った申請を変更することはできません 取下げ (P.23 参照 ) を行った後 再度申請してください - 18 -

3 請求内容を確認する 本章では 過去に申請した開示請求の内容及び状況を確認します 請求内容確認の流れは 1 Web にて 確認する請求情報を検索する 2 請求内容を確認する となります (1) 公文書開示請求システムトップページを開き [ 開示請求画面へ ( 外部サイトへリンク )] ボタンをクリックしてください 新規ウィンドウが開いて [ 手続詳細 ] 画面が表示されます > 公文書情報の入手 > 開示請求 - 19 -

(2) [ 手続詳細 ] 画面が表示されます [ 状況照会 ] ボタンをクリックしてください 確認を行うには [ ユーザ ID で照会する ] 以下 (3) へ [ 到達番号で照会する ] 以下 (4) への 2 パターンがあります (1) ユーザ ID とパスワードにより照会する場合 < ユーザ ID で照会する > ログインを行っていない状態であれば [ ログイン ] 画面が表示されます お持ちのユーザ ID パスワードを入力して [ ログイン ] ボタンをクリックしてください 以下 (8) に進んでください (2) 請求情報の到達番号と問合せ番号により < 到達番号で照会する > 照会する場合 [ 到達番号で照会 ] ボタンを クリックしてください (3) [ 取扱状況照会 ] 画面が表示されます 確認を行う請求情報の到達番号 問合せ番号を 入力してください - 20 -

(4) 入力した内容を確認し [ 照会 ] ボタンをクリックしてください (5) [ 取扱状況詳細 ] 画面が表示されます 請求の取扱状況を確認できます 状況確認する場合には [ 申請書類一覧 ] ボタンをクリックし (10) に進んでください (6) [ 申請一覧 ] 画面が表示されます 一覧の主な申請状況は 以下のとおりです 到達 取下げ依頼中 開示請求後 最初の状態 申請者の取下げ依頼に対し て職員による確認待ち状態 審査終了 職員による審査処理が終了 し 申請者に審査終了通知が 発行された状態 手続終了 全ての処理が終了した状態 確認を行う請求情報の到達番号を確認し [ 詳細 ] ボタンをクリックしてください [ 取扱状況詳細 ] 画面が表示され 選択した請求情報の処理状況や申請内容 処理結果通知書の内容を確認することができます 一覧の件数が多い場合には 画面上部の検索機能をご利用ください - 21 -

[ 取扱状況詳細 ] 画面が表示されます 請求の処理状況や申請内容 処理結果通知書の内容を確認することができます 申請書の内容を確認する場合は [ 申請書類一覧 ] ボタンをクリックしてください (7) [ 申請書類一覧 ] 画面が表示され 申請書類の現在の申請状況を確認できます [ 取得 / 表示 ] ボタンをクリックして開示請求書の保存 表示を行うことができます 注意 開示請求を行った公文書の件名は [ 申請書類一覧 ] 画面では確認することができません [ 表示 ] ボタンをクリックすることで 請求した公文書の件名を確認できます (8) [ プレビュー表示 ] 画面が表示され 開示請求の内容を 確認することができます - 22 -

4 申請を取り下げる 本章では 申請した開示請求を取り下げます 審査終了 以降は 取下げを行うことはできません 取下げを行う流れは 1 本システムにて 取下げを行う請求情報を検索する 2 請求内容を確認する 3 請求を取り下げる 4 公文書開示請求システムより 取下受付完了のお知らせメールが送信される となります (1) 公文書開示請求システムトップページを開き [ 申請状況一覧 申請取下 ] ボタンをクリックしてください 新規ウィンドウが開いて [ 申請 届出メニュー ] 画面が表示されます > 公文書情報の入手 > 開示請求 - 23 -

3(1)~(9) の手順により 取下げを行う申請の [ 取扱状況詳細 ] 画面を表示します (2) 申請状況が 審査終了 になるまでは 申請を取り下げることができます [ 取扱状況詳細 ] が表示されます [ 取下げ ] ボタンをクリックしてください 申請を行った内容を確認するには [ 申請書類一覧 ] ボタンをクリックしてください (3) [ 取下げ依頼 ] 画面が表示されます 通信欄( 任意 ) に必要に応じて取下げ理由を入力してください (4) 通信欄 ( 任意 ) に取下げ理由を入力し [ 次へ ] ボタンをクリックしてください (5) 入力された内容を確認し 正しければ [ 送信 ] ボタンをクリックしてください - 24 -

(6) [ 処理終了 ] 画面が表示され 手続名称と到達番号が表示されます 表示される到達番号は申請時の到達番号と同一のものとなります [ 処理終了 ] 画面の印刷が必要な方は [ 印刷 ] ボタンをクリックしてください [ 処理終了 ] 画面の保存 (HTML 形式 ) が必要な方は [ 保存 ] ボタンをクリックしてください 申請の取下げを終了する場合は [ 終了 ] ボタンをクリックしてください (7) [ 取扱状況詳細 ] 画面が表示されます 申請 届出の流れに 取下げ依頼中 と表示されます 申請の取下げは 以上で終了です 申請の取下げ後 職員による取下げ処理が行われ 申請書に入力されているメールアドレスあてに 取下げ結果 連絡通知メールが送信され 申請状況の状態が 取下げ終了 に変わります [ 取下げ結果連絡通知メール ( 例 )] < 表題 > 開示請求取下げのお知らせ < 本文 > 開示請求取下げの受付手続きが完了しました 注意 申請の取下げを職員が処理してから メールが送信されるため 開示請求者にメールが届くまでには 時間がかかる場合があります - 25 -

<. 改訂履歴 > 版数 改訂日 改訂内容 1.0 平成 18 年 3 月 31 日 新規作成 1.1 平成 19 年 3 月 31 日 システムの変更に伴い修正 1.2 平成 20 年 3 月 31 日 Netscape Navigator サポート終了に伴い動作保証環境変更 1.3 平成 21 年 3 月 31 日 システムの変更に伴い修正 1.4 平成 22 年 3 月 31 日 システムの変更に伴い修正 1.5 平成 22 年 8 月 25 日 システムの変更に伴い修正 1.6 平成 26 年 10 月 30 日 操作方法について説明を追加 1.7 平成 27 年 3 月 31 日 システムの変更に伴い修正 1.8 平成 27 年 4 月 20 日 システムの変更に伴い修正 1.9 平成 29 年 10 月 30 日 公文書情報提供サービス開始に伴い文言及び構成を修正 - 26 -