Ver3.31(2019.7) きずなネット学校連絡網のご利用にあたって 最初にご覧ください < お問い合わせ先 > 中部電力インターネットシステムお客さまサポート メール :support@cep.jp フリーダイヤル :0120-342-089 ( 平日 9:00-12:00,13:00-17:00) きずなネットは中部電力株式会社の登録商標です
きずなネット学校連絡網のご利用にあたって このたびは 携帯メール連絡網サービス きずなネット学校連絡網 を ご利用いただくこととなり 誠にありがとうございます 本書は きずなネット学校連絡網のご利用開始に際し 最初にご理解いただきたい 連絡網の構成 と 登録に関するご案内文書 について および配信操作の第一段階である 初期設定 についてご説明しております また 後段には連絡網の運用にあたり必要となる運用ルール作りや メール文章作成時のアドバイス等をご紹介してありますので 是非こちらも ご覧ください 配信操作方法等については きずなネット操作マニュアル に詳しく記載 いたしておりますので 同マニュアルをご参照ください 中部電力株式会社 中部電力インターネットシステムお客さまサポート 1
目次 1 絆システム管理画面アクセス URL ログイン ID 等ご連絡メモ... 3 2 初期設定について... 4 2-1 初回ログイン... 4 2-2 登録案内文書 操作マニュアルのダウンロード... 7 2-3 連絡網の構成の確認... 7 3 各帳票について... 9 3-1 ごあいさつ文例 携帯メールによる連絡網登録のお願い... 10 3-2 連絡網登録方法 のご案内... 10 4 ご参考資料... 11 4-1 連絡網運用開始までの準備例... 12 4-2 きずなネット 運用に関するルール作成について... 13 4-3 連絡網への登録 / 解除および登録データの取り扱いについて... 14 4-4 読みやすいメール作成のアドバイス... 15 4-5 きずなネット配信メール文の事例... 16 5 利用校関係者連絡網 登録のお願い... 17 6 その他... 18 6-1 パソコン インターネット回線について... 18 6-2 サービス停止を伴うメンテナンス等のご連絡について... 18 2
1 絆システム管理画面アクセス URL ログイン ID 等ご連絡メモ 配信操作等を行う際に必要なログイン ID 等や 配信の送信元となるアドレス (From アドレス ) を記載しています 次ページと併せて参照ください 学校様毎に専用の URL ID をご用意しています 紛失 漏えい等には十分にお気をつけください パスワードは初回ログイン時のみ ID と同じものが設定されています 携帯電話から配信指示を行う際に必要なアドレスです 学校から配信をした際 送信元として受信者 ( 保護者等 ) に表示されるアドレスです 教育委員会等から一斉配信がされる場合に記載がございます 携帯サイトをご利用いただいている学校様のみ記載がございます 3
2 初期設定について 2-1 初回ログイン 1 [ スタート ] をクリックし アプリの一覧を表示します W 欄の [Windows アクセサリ ] をクリックし [Internet Explorer( インターネット エクスプローラー )] を選んで開きます [Internet Explorer] は [ タスクバーにピン留めする ] と便利です < 注意 >[Microsoft Edge] では 一部動作しません [Internet Explorer] で開いてください [Internet Explorer] は お使いの環境によって開き方は異なります Windows8.1 の場合 スタート 画面の[Internet Explorer] を選んで開きます Windows7 の場合 [ スタート ] メニューの [ すべてのプログラム ] から [Internet Explorer] を選んで開きます [ タスクバーにピン留めする ] 方法 右クリック 2 お客さま用の管理画面の URL を入力し Enter キーを押下します この入力枠ではありません 4
3 専用ページでログイン ID とパスワードを入力し ログイン ボタンをクリックします 専用ページをお気に入りに登録 またはショートカットを作成しておくと便利です 初回ログイン時のパスワードは ID と同じものが設定されています 4 ご希望のパスワード メールアドレスを入力し 登録 ボタンをクリックしてください メールアドレスは パスワード問い合わせ等に使用しますので 管理者の方がご使用のパソコンまたは携帯電話のアドレスを入力していただくのが良いでしょう 5 個人設定の内容が正しければ OK ボタンをクリックしてください 5
6 入力されたメールアドレスに 以下のようなメールが配信されます メールに記載された登録コードを入力し 設定 ボタンをクリックしてください 配信されるメールは以下のような内容になります 件名 : 中部電力 ( 登録コード通知 ) 絆システムログイン ID 登録コードは xxxxxx です 上記の登録コードを個人設定の画面より入力してください ------- 本メールは送信専用です お問い合わせ先 7 OK ボタンをクリックしてください 8 これで 初回ログイン の設定は完了です 続いてマニュアル等をダウンロードしてください サービス停止予定等のご連絡がある場合に こちらの お知らせ 欄に表示されます 6
2-2 登録案内文書 操作マニュアルのダウンロード 1 [ トップページ ] の [ 登録者管理 ] をクリックし 画面右上の [ 登録案内文書をダウンロード ] をクリックしてください 2 新たに表示される画面にログイン ID を入力します? 左の画面が表示されない時は? 画面の上部または下部に情報バーが表示されていませんか? 情報バーをクリックし このサイトのポップアップを常に許可 を選択し 1 に戻ってください 次へ ボタンをクリックします 3 ファイル名をクリックし保存してください きずなネット学校連絡網のご利用にあたって _ 最初にご覧ください.pdf は本書です 4 引き続いて 操作マニュアル ボタンをクリックし 同様にマニュアルをダウンロードします 画面を閉じる ボタンを押して終了してください これで初期設定は完了です メール配信方法 登録者の管理方法等については きずなネット操作マニュアル - メール配信設定編 - の各項目をご参照ください 7
2-3 連絡網の構成の確認 1 トップページ ] より [ 登録者管理 ] をクリックします 2 配信グループの一覧が表示されますので 設定されている連絡網 グループをご確認ください 配信グループへ登録する際の登録用アドレスが表示されます 登録者の詳細を確認したいときは 登録者一覧 をクリックします 登録者数が 0 の場合には 登録者一覧は表示されません 年度末に配信グループ名称の表示が切り替わる場合は その期間中は配信グループ名欄の表示も切り替わります ( 例 : 1 年生 1 年生 ( 新 2 年生 ) ) [ 一括クリア日 ][ 繰上げ日 ] が記載されている場合 その日の深夜に処理が行われ 翌日から処理後の状態になります ( 一括クリアはデータがすべて削除されます ) 8
配信グループの追加 変更 削除 きずなネット のトップページにあります 配信グループ管理 より追加 変更 削除することができます 手順については 2-2 登録案内文書 操作マニュアルのダウンロード の 4 でダウンロードした きずなネット操作マニュアルメール配信編 をご覧ください 連絡網の追加 変更 削除 お客さまサポートにて追加 変更 削除いたします 表紙のフリーダイヤルまでお問合せください 連絡網 と 配信グループ の区別 連絡網 ( お客さまサポートでのみ変更可 ) 配信グループ ( 管理者が追加 削除 変更可 ) 9
3 各帳票について 3-1 ごあいさつ文例 携帯メールによる連絡網登録のお願い この ごあいさつ文書 と次ページの 連絡網登録方法 を両面印刷して 対象者に配付してください 修正 印刷の際は ダウンロードした Word ファイルをご利用ください この部分は記載例です 各学校様の状況に合わせて内容を修正の上ご利用ください 月 日 xx:xx 頃に 学校からテストメールをお送りしますので それまでにご登録をお願いします 等のメッセージを記載しておくと 早期の登録率向上に有効です < ご注意 > テストメールの配信を予告して 当日に配信を失念される事例が多くあります 事前にメールを作成し 配信予約を行っておくことをお薦めします 10
3-2 連絡網登録方法 のご案内 11
4 ご参考資料 4-1 連絡網運用開始までの準備例 きずなネット連絡網を本番運用開始するまでの準備作業の事例をご紹介します 1 きずなネット 運用に関するルール作り 2 先生方への周知および先生方を対象とした配信練習 3 保護者への登録案内文書配布 登録開始 4 保護者へのテスト配信 5 本番運用開始 1 きずなネット 運用に関するルール作り 4-2 きずなネット 運用に関するルール作成について を参照ください 2 先生方への周知および先生方を対象とした配信練習 関係する先生方に 導入の目的や連絡網の運用の変更点 登録方法等を周知しましょう 先生方が登録したところで 配信練習を行いましょう 保護者の登録前なので安心して配信ができます また これにより先生方も携帯メールの連絡網を実感することができます 3 保護者への登録案内文書配布 登録開始 児童生徒を通じて登録案内文書を配布します 授業参観等の機会に直接配布するのも良いでしょう 登録率を高める効果もありますので 登録案内文書の配布から 1 週間後ごろにテスト配信しましょう テスト配信を行う場合は 登録案内文書に 月 日にテスト配信を行いますので 前日までにご登録ください 等を追記しましょう 注 ) 登録期限 と記載すると その日以降登録できないと誤解されるため上記のような表現としましょう 4 保護者へのテスト配信 テスト配信により 登録済みであることがよく分かるので 保護者の方も安心できます 注 ) テスト配信を行うときは 必ず配信予約を行ってください 配信を忘れると保護者の方が 登録できていない と勘違いし 登録をやり直すなどご迷惑をかけてしまいます 5 本番運用開始後 登録者の確認あまり頻繁に行うものではありませんが 時折には登録者の確認を行いましょう 登録者に管理番号を入力しておくと 次の登録者の確認や開封確認時に便利です * 付番例 : 各学年別に 組 + 出席番号 (1 組 1 番 0101) 転入 転出者の対応転入者には 登録案内文書を渡して登録を依頼しましょう ( 登録はいつでも可能です ) 転出者にも登録案内文書を渡し できるだけ本人に解除してもらいましょう ( 学校の管理画面からも解除可能ですが 間違い防止のため ) 12
4-2 きずなネット 運用に関するルール作成について 携帯メール連絡網の運用開始にあたり 事前に学校としての対応方法を定めておいた方が良いと思われる項目を記載いたします 1 連絡網の目的の明確化 緊急連絡のため 等 連絡網の目的を明文化してみましょう 配信を行える人の範囲や 配信する内容の範囲など 後に続くルールを決めやすくなります 2 配信する内容について配信する内容 または配信しない内容を決めておきましょう 配信する内容の例不審者情報 行事中止開催連絡 学級閉鎖 臨時休校 下校時間の変更 配信しない内容の例宿題 持ち物等の連絡漏れの連絡 3 配信時の手順について 誰が文面を作成するのか 誰が承認するのか等を明確にしましょう 書類に押印では無く 口頭での承認を認めるなど メール連絡網の迅速性を活かしましょう 確認画面での確認は別の人が行う 等 具体的な確認方法も手順に含めましょう 4 担当者について配信を行うことのできるのは 管理職 等 限定して明確にしましょう 多くの学校では 2~3 人 大規模な学校で 5~6 人程度です * あまり多くの人が ID やパスワードを知りえると漏洩のリスクが高まります 5 未登録者に対する対応未登録者に対する対応を検討しておきましょう < 対応の例 > 不審者情報は メールのみ 行事の中止連絡は メールと電話連絡網を併用する ( お勧めです ) 登録時に未登録者を把握し 未登録者のみの電話連絡網を作る ( 管理が大変です ) 6 未受信者への対応登録者が きずなネット登録後にメールアドレスや迷惑メール設定を変更されると 管理画面上では 登録者一覧 に名前は表示されていても メールは届きません また 携帯メールを含めインターネットの世界では 配信されたメールが確実に受信者へ届くとは保証されていません このため メールを受信できない方が必ず存在する という前提で 対応方法を定めておきましょう < 対応例 > 特に重要でない連絡内容の時には 特段の対応は行わない 重要な連絡内容の時には 電話連絡網も併用する 重要な連絡内容の時には 開封確認付きのメールで配信を行い 未開封者には電話を行う 13
4-3 連絡網への登録 / 解除および登録データの取り扱いについて 1 連絡網への登録方法登録案内文書の配布後 登録者本人が携帯電話 スマートフォンを操作して 登録を行います 学校または当社事務局による登録はできません * 返信メールが届かない方 迷惑メール対策の設定を確認していただき [@cep.jp] のドメインを許可します 操作方法が不明な場合は 携帯ショップまたは登録案内文書に記載の [ インターネットシステムお客さまサポート ] へご本人様からお問い合わせください * 学校へお問い合わせが入った時 登録方法に関するお問い合わせが学校に入りましたら 登録案内文書をお持ちであるか確認いただき その上で保護者の方から直接 携帯ショップまたは登録案内文書に記載の [ インターネットシステムお客さまサポート ] にお問い合わせくださるようご案内ください 注 )[ インターネットシステムお客さまサポート ] では登録用のメールアドレスについては 学校様にお問い合わせいただくようご案内いたしております 2 登録完了かどうかの確認方法 メールで登録した場合は 登録用メールアドレス宛に再度空メールを送信します 登録内容確認 / 再登録のご案内 のメールが返信されると登録が完了しています 返信メール内の URL を選択すると 学年など配信グループの確認ができます アプリで登録した場合は お知らせ 内に連絡網のタブがあれば 登録が完了しています 設定 > チャンネル追加解除 で 学年など配信グループの確認ができます 3 登録内容の変更方法登録内容を変更するには 再度登録を行い 上書きでの再登録となります 注 ) メールアドレスを変更された時は 新しいメールアドレスで再登録いただきます 古いメールアドレスは エラー回数が一定値に達すると自動的に削除されます 4 連絡網からの解除方法 メールで登録した場合は 登録者本人が登録案内文書に記載の解除用メールアドレス (mgstop@cep.jp) に空メールを送信し 返信メールから解除します アプリで登録した場合は 登録者本人がアプリの 設定 > チャンネル追加解除 から解除します 学校で行う場合は 登録者一覧画面で行います 5 連絡網の管理について * 年度末繰上げ 登録者管理 画面で [ 繰上げ日 ( 通常は 3/31) が表示されている連絡網は 表示日の深夜に上位学年へ自動的に繰上げします ( 最上位学年の配信グループは自動的に削除します ) * 一括クリア 登録者管理 画面で 一括クリア日 が表示されている連絡網は 表示日の深夜に自動的に削除します * 新入生等 登録者管理 画面で 01/01~03/31 のみ表示 が表示されている 新入生 等の配信グループは その期間のみ登録画面に表示されます 通常 年度末繰上げとセットで設定し 新入生 を 3/31 の深夜に 1 年生 へ繰上げします * 年度末表示年度末などの期間 ( 例 :01/01~03/31 など ) において 登録画面のグループ表示が以下のように切り替わることもございます ( 例 1 年生 1 年生 ( 新 2 年生 ) ) 通常 新入生等とセットで設定し 新入生 と 現 1 年生 などの区別を分かりやすくします 14
4-4 読みやすいメール作成のアドバイス 1 テンプレート機能 フッター機能を活用しましょう毎回 白紙からメール文を作成するのは手間もかかり ミスも起こしやすくなります テンプレート機能 フッター機能を活用しましょう テンプレート機能メールのひな形文をメール作成時に呼び出すことができます また よく使うものは初期表示できます フッター機能メール文末に学校名と電話番号を 自動的に追加します 保護者が メールを返信しても学校には届きません フッター機能の電話番号をクリックすれば保護者が学校に電話がかけられ大変便利です 2 学校名を入れましょう多くの学校がメール配信を行っていますので 兄弟をお持ちの保護者にとっては どちらの学校からの連絡なのか判断が付きにくい場合があります テンプレート機能を活用して 件名 本文文頭に学校名を入れましょう 受信メール 日時 12/8( 木 )7:00 発信 ***info@cep.jp 件名 きずな小学校からのお知らせ きずな小学校から緊急連絡です 本日予定の運動会は雨天のため延期します 今日は給食がありません お弁当を持たせてください きずな小学校 052-XXX-XXXX 配信サポ - ト : 中部電力 [ テンプレート機能 ] 件件名 名 本文本文文頭文頭にに学校名 文字下げしない です ます で改行する 空行は一行 [ フッター機能 ] 文末に学校名と電話番号 3 内容は簡潔に長すぎる文面を送ると 最後まで読まれない恐れがあります 挨拶は学校名を名乗るだけで充分です また 本文の文体も簡潔にしましょう 4 個人情報を記載しないようにご注意を直接の氏名は記載しなくても 時頃 橋付近で のような情報から個人を特定できる場合があるので注意しましょう また 商店付近で のように店舗名を記載すると 店舗のイメージダウンになる場合もあるので 注意しましょう 5 受信者側の立場に立った文章作成を突然メールを受け取る保護者にも良く分かる内容にしましょう 行事の実施可否に集中し 今日は中止です だけのメールが配信されたことがあります 小学校です 今日の運動会は中止です のように 学校名や行事名等が抜けていないか良く確認しましょう また 宛先や日付等の間違いを訂正するメールが多く配信されています 最終確認を充分行いましょう 6 携帯で見やすいレイアウトをパソコンでメール文を作成するため パソコンの画面で見やすいレイアウトにしがちですが 多くの方は携帯電話 スマートフォンで受信されることを考慮してレイアウトしましょう 改行位置について 40 文字程度で改行すると パソコン画面上では読みやすいですが 携帯画面上では不自然になります 文章の途中での改行はせず ~ です ~ ます の位置で改行しましょう 文字下げについて通常は文字下げを行わず 行頭から書き始めましよう 空行について段落の切れ目等には 空行を適宜入れた方が読みやすくなります しかし 携帯の小さな画面では空行が多いと続きを読まれなくなる可能性があります 空行は 1 行程度にしましょう 15
4-5 きずなネット配信メール文の事例 不審者情報休校連絡運動会中止連絡 不審者情報 小学校 ------------ 小学校からの不審者情報です 10/10( 日 )15:30 頃 市内 町の 通りで 小学生が男性から声をかけられるという事案がありました 男性の特徴は 40~50 歳 身長 160 センチ程度 やや肥満 眼鏡をかけ髭をはやしていた 子どもたちにも注意を喚起しますが ご家庭でも十分ご注意ください 小学校 052-XXX-0000 訃報連絡 訃報連絡 小学校 ------------ 小学校からの訃報連絡です 小教諭 様の実父ご逝去 通夜 10 月 10 日 ( 火 )19:00 ホール名古屋 告別式 10 月 11 日 ( 水 )13:00 ホール名古屋 葬儀は仏式 ホール名古屋 名古屋市 区 1-1-1 小学校 052-XXX-0000 緊急連絡 小学校 ------------ 小学校からの緊急連絡です 9/20( 月 )7:00 現在 暴風警報 が発令されています 児童の安全を考慮し 学校は休校とします すでに登校されている児童につきましては状況をみて下校させます お迎えが可能な方がみえましたら各クラスまでお迎えに来て下さい 小学校 052-XXX-0000 PTA からのお知らせ PTA 小学校 ------------ 小学校 PTA より 会議開催の連絡です PTA 本部役員会にて 下記のように来年度の PTA 会長および副会長の選出について会議を開くことになりました ご理解をいただき 出席をお願いします 期日 11/14( 水 ) 19:00~ 会場 5 年生保護者 : 図書館 4 年生保護者 : 体育館 詳しくは プリントを参照ください 小学校 PTA 052-XXX-0000 中止連絡 小学校 ------------ 小学校より運動会の中止の連絡です 本日 (10/1) の運動会は 雨のため明日に延期します 本日は弁当持参で 通常どおりの時間割で授業を行いますので用意を忘れないようお願いいたします 小学校 052-XXX-0000 修学旅行の帰着時間 帰着時間 小学校 ------------ 小学校からの連絡です 10/10( 水 )15:00 現在 ドライブインを通過 工事渋滞により到着時刻は 17:00 頃になる予定 今後変更があればメール配信します 小学校 052-XXX-0000 プール情報 プール情報 小学校 ------------ 小学校よりプール情報をお知らせします 8/1( 火 ) のプール開放は予定通り実施します 監視員をお願いしている方は暑い中ですがよろしくお願いいたします 小学校 052-XXX-0000 16
5 利用校関係者連絡網 登録のお願い 当社から学校 自治体のご担当者様への連絡手段として 利用校関係者連絡網 をご用意しております 下記のような場合にメール配信をいたしますので 関係者の皆様のご登録をお願いいたします 1 システムの臨時停止連絡等 2 登録者 ( 保護者 ) の方の生命 身体 財産の保護に必要と判断した場合に 当社より登録者の方へ一斉の緊急メールを配信いたします この場合の事前連絡 3 その他 当社が必要と判断を行ったとき < 登録方法 > 学校 自治体のご担当者様用です 保護者様用ではありません 返信メールが届かない方は @cep.jp からのメールを受信できるようドメイン設定してください 空メールを送れない場合は 本文に何か 1 文字入力して送信してください 受信メール ------------ 利用校関係者連絡網 == 登録は下のURLをクリックして下さい https://cep.jp/********** ** == ご注意 あなたのメ-ルアドレス専用 2このURLをの登録ペ-ジです ( 他の方に転クリック送しないでください ) メ-ル配信は中部電力の [ きずなネット ] サ-ビスを利用します メ-ルアドレスは中部電力が管理し, 登録者が希望したメ- ルサ-ビスのメ-ル配信にのみ利用します. 事前の承諾なく第三者に開示することはありません == 登録に関するお問合せ中部電力インターネットシステムお客さまサポート 3 県名を選択 市町村名 学校名 登録者名などを入力 中部電力インターネットシステムお客さまサポート 4 登録完了 * 登録を解除する場合 mgstop@cep.jp へ空メールを送信してください 登録内容を間違えた場合は 再度登録をやり直してください 17
6 その他 6-1 パソコン インターネット回線について 本サービスをご利用いただくためには インターネットに接続されたパソコンをご用意ください < 動作確認環境 > 2018 年度 ( 毎年見直しを行います ) OS :Windows 10 ブラウザ :Internet Explorer 11 < 推奨環境 > 回線 :ADSL 光ファイバー等のブロードバンド回線 6-2 サービス停止を伴うメンテナンス等のご連絡について 本サービスは システムの定期保守等のために一時的に停止させていただくことがございます この場合 原則としてサービス停止予定日の 1 ヶ月前までに ( 1) 管理画面の [ お知らせ ] 欄にて告知させていただきます ( 2) 1: 障害等により緊急メンテナンスが必要な場合は この限りではございません 2: 画面詳細については 本書 (P6-8) をご参照ください * 操作に関するお問い合わせ 連絡網の構成に関するご相談等につきましては 下記までお気軽にお問い合わせください 中部電力インターネットシステムお客さまサポート フリーダイヤル 0120-342-089 ( 平日 9:00-12:00 13:00-17:00 年末年始を除く ) メール support@cep.jp 18