Gmail 利 用 者 向 け 操 作 マニュアル 2013/11/7 版
目 次 1. Google Apps の Gmail へのアクセス... 1 1.1. Google Apps の Gmail へのログイン 方 法... 1 2. Google Apps の Gmail の 基 本 操 作... 2 2.1. メールを 読 む/ 受 信 する... 2 2.1.1. 受 信 トレイとメールの 表 示... 2 2.1.2. メールのスレッド... 3 2.2. メールを 作 成 / 送 信 する... 5 2.2.1. メールを 送 信 する 前 に... 5 2.2.2. 新 規 にメールを 作 成 送 信... 6 2.2.3. 連 絡 先 からメールを 作 成 する... 7 2.2.4. メールに 返 信 する... 8 2.2.5. メールを 転 送 する... 9 2.2.6. メールを 作 成 している 途 中 で 保 存 する... 10 2.2.7. ファイルを 添 付 する... 10 2.2.8. メールの 自 動 転 送... 11 2.3. メールの 整 理... 13 2.3.1. ラベルによるメールの 分 類... 13 2.3.2. メールに 目 印 をつける... 16 2.3.3. メールのアーカイブ... 17 2.3.4. メールの 削 除... 18 2.3.5. メールフィルタによるメールの 自 動 振 り 分 け... 19 2.3.6. メールの 検 索... 22 2.3.7. メールの 印 刷... 23 2.3.8. 迷 惑 メールについて... 23 2.4. さらに 詳 しく... 24 3. 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 )... 25 3.1. 概 要 と 各 部 の 名 称... 25 3.2. 連 絡 先 の 追 加... 26 3.3. グループの 追 加... 26 3.4. 連 絡 先 の 一 覧 からの 登 録... 27 3.4.1. 連 絡 先 の 一 覧 について... 27 3.4.2. すべての 連 絡 先 からの 登 録... 27 3.5. 連 絡 先 の 検 索... 28 3.6. 連 絡 先 の 印 刷... 28
1. Google Apps の Gmail へのアクセス 1.1. Google Apps の Gmail へのログイン 方 法 Google Apps の Gmail を Web ブラウザから 利 用 するには まずログインする 必 要 があり ます 次 の URL(https://mail.google.com/a/fmt.teikyo-u.ac.jp/)にアクセスすると 図 1 のようなログイン 画 面 が 表 示 されます (fmt の 箇 所 は 各 サブドメイン 名 ) 図 1 Google Apps の Gmail ログイン 画 面 画 面 左 側 の アカウント ログイン の 箇 所 に あなたのユーザー 名 パスワードを 入 力 した 後 に ログイン ボタンをクリックして Google Apps の Gmail にログインします 1
2. Google Apps の Gmail の 基 本 操 作 2.1. メールを 読 む/ 受 信 する 2.1.1. 受 信 トレイとメールの 表 示 ログインが 完 了 すると 図 2 のような 受 信 トレイ 画 面 が 表 示 されます これは 受 信 したメー ルの 一 覧 です 新 着 のメールは 太 字 で 表 示 されています 受 信 トレイ 画 面 は 画 面 左 側 の 受 信 トレイ をクリックすることにより いつでも 表 示 することが 出 来 ます 更 新 読 みたいメールをクリック 図 2 受 信 トレイ 読 みたいメールをクリックすると 図 3 のようにメール 本 文 が 表 示 されます このメールは 添 付 ファイルがある 場 合 の 例 です 表 題 差 出 人 添 付 ファイル 本 文 クリックでメニ ュー 表 示 図 3 メール 本 文 の 表 示 また 画 面 左 側 の 受 信 トレイ の 横 に 括 弧 つきの 数 字 が 表 示 されているときがあります 2
図 2 の 場 合 受 信 トレイ(3) となっていますが これは 未 読 のメールが3 通 あるというこ とです Google Apps の Gmail のメール 受 信 画 面 は 一 定 時 間 毎 に 更 新 されますが 更 新 状 況 をす ぐに 確 認 したい 場 合 は 更 新 のボタンをクリックすることで 確 認 することが 出 来 ます 3
2.1.2. メールのスレッド Google Apps の Gmail では 受 信 したメールに 返 信 をしたり 送 信 したメールに 相 手 が 返 信 をした 場 合 そのような 関 連 している 複 数 のメールをひとつのスレッドという 単 位 にまと めます この 機 能 により メールの 前 後 関 係 がわかりやすくなり 必 要 なメールを 探 し 出 す のも 簡 単 になります 受 信 トレイ のようなメールの 一 覧 画 面 では スレッドに 複 数 のメールが 含 まれていて も 1 つのスレッドは 1 行 で 表 示 されます ただし このような 場 合 は 差 出 人 の 横 にスレッ ドに 含 まれるメールの 数 が 括 弧 で 囲 まれて 表 示 されます メールの 数 が 表 示 される 図 4 スレッドに 複 数 のメールがある 場 合 の 一 覧 表 示 図 4 の 場 合 1 行 目 は (2) が 表 示 されているので 2 通 のメールがスレッドとしてまと められていることがわかります スレッドをクリックすると 図 5 のようにメールが 重 なりあって 表 示 されることがありま す このときは 最 新 のメールが 常 に 手 前 に 表 示 されます 奥 にあるメールを 読 みたい 場 合 は そのメールの 件 名 をクリックします なお スレッド 内 の 全 てのメールが 未 読 の 場 合 は 重 ならずにはじめから 展 開 された 状 態 で 表 示 されます 4
図 5 スレッドの 表 示 全 てのメールを 展 開 したい 場 合 は 図 5 の 画 面 右 側 にある すべて 展 開 をクリックします 5
2.2. メールを 作 成 / 送 信 する 2.2.1. メールを 送 信 する 前 に 通 常 郵 便 に 差 出 人 の 住 所 氏 名 などを 記 入 するように E-Mail でも 同 じように 署 名 すべき です メール 作 成 の 度 に 入 力 する 手 間 を 省 くために Google Apps の Gmail ではメールの 署 名 をあらかじめ 用 意 しておくことが 出 来 ます メール 受 信 者 が 迷 惑 メールと 混 同 しないよう 発 信 者 氏 名 も 明 記 した 署 名 を 作 成 しましょう 設 定 方 法 は まず Google Apps の Gmail 画 面 右 上 のアイコンをクリックし 表 示 されるプルダウンメニューから 設 定 を 選 択 全 般 タブが 表 示 されているこ とを 確 認 します 次 にその 中 の 署 名 : のセクション(エラー! 参 照 元 が 見 つか りません を 参 照 )の 下 側 のラジオボタ ンにチェックを 入 れ テキストエリアに 署 名 を 入 力 します 入 力 が 完 了 したら 画 面 下 部 の 変 更 を 保 存 ボタンをクリ ックして 設 定 内 容 を 保 存 します 海 外 にメールを 送 ることが 多 い 場 合 は アルファベットのみにしておくことで 漢 字 の 文 字 化 けで 読 めなくなることを 防 止 出 来 ます 以 上 の 設 定 を 行 うことで メールを 作 成 する 際 設 定 した 署 名 がメール 本 文 に あらかじめ 入 力 済 みとなります 図 6 署 名 を 作 成 署 名 の 例 山 田 太 郎 第 1 営 業 部 XXXXXXXXXXX 株 式 会 社 電 話 :03-3333-3333 FAX:03-5555-5555 6
2.2.2. 新 規 にメールを 作 成 送 信 新 しいメールを 送 信 するには 画 面 左 上 に 常 に 表 示 されている 作 成 というリンクをク リックします すると 図 6 のように 宛 先 件 名 本 文 を 入 力 する 画 面 ( 以 下 メール 作 成 画 面 と 表 記 )が 表 示 されます (1) To:( 宛 先 )を 入 力 (2) 件 名 を 入 力 (3) 本 文 を 入 力 (4) 送 信 ボタンをクリック 図 6 メールを 作 成 (1) To( 宛 先 )には 送 信 先 のメールアドレスを 入 力 します 複 数 の 人 にメールを 送 信 する 場 合 は メールアドレスをカンマ 区 切 りで 入 力 します Cc 1 や Bcc 2 でメールを 送 信 したい 場 合 はそれぞれ 同 様 に Cc を 追 加, Bcc を 追 加 のリンクをクリックすると それらを 入 力 するボックスが 表 示 されるので 宛 先 と 同 じように 送 信 したいメールアドレスを 記 します (2) 件 名 にはメールのタイトルを 入 力 します (3) 本 文 入 力 欄 に メールの 本 文 を 入 力 します (4) 入 力 が 完 了 したら 送 信 ボタンをクリックし メールを 送 信 します 全 てを 入 力 し 終 えたら 送 信 をクリックします すると 宛 先 Cc Bcc 欄 に 入 力 した 送 信 先 にメールが 送 信 されます 1 Carbon Copy の 略 このようなメールを 宛 先 に 記 した 相 手 に 送 りましたよ ということを 伝 えたい 場 合 に 使 用 する 2 Blind Carbon Copy の 略 用 途 は Cc と 同 じだが 相 手 に 届 くメールには Bcc の 欄 は 見 えない 7
2.2.3. 連 絡 先 からメールを 作 成 する Google Apps の Gmail では これまでのアドレス 帳 にあたるものを 連 絡 先 と 呼 びます ここでは 連 絡 先 から 宛 先 を 指 定 してメールを 作 成 する 方 法 を 説 明 します なお 連 絡 先 の 利 用 方 法 の 詳 細 については 3. 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 ) を 参 照 してく ださい ここでは あらかじめ 連 絡 先 に 宛 先 が 登 録 されているものとして 説 明 します まず 画 面 左 側 の 連 絡 先 リンクをクリックして 連 絡 先 画 面 を 表 示 します ( 図 7) 図 7 連 絡 先 画 面 メールの 宛 先 としたい 人 を 名 前 の 左 側 のチェックボックスから 選 択 します ( 図 8) 図 8 連 絡 先 から 宛 先 を 指 定 宛 先 を 選 択 後 メール アイコンをクリックします メールの 作 成 画 面 が 表 示 され 選 択 した 宛 先 が 入 力 された 状 態 となります ( 図 9) 8
図 9 連 絡 先 で 指 定 した 宛 先 が 入 力 済 み 9
2.2.4. メールに 返 信 する メールに 返 信 する 場 合 は メール 本 文 右 上 にある 矢 印 ボタンもしくは メール 本 文 下 にあ る 返 信 リンクをクリックします すると 図 10 のように 本 文 の 下 に 返 信 文 を 入 力 するボ ックスが 表 示 されます (1) 返 信 文 を 入 力 (2) 送 信 ボタンをクリック 図 10 メールの 返 信 (1) 返 信 文 を 入 力 します 返 信 元 のメール 本 文 が 自 動 的 に 引 用 された 返 信 文 入 力 欄 に 返 信 文 を 入 力 します (2) 入 力 が 完 了 したら 送 信 ボタンをクリックし メールを 送 信 します 複 数 の 宛 先 に 返 信 したいときは 図 10 の 宛 先 欄 にカンマ 区 切 りで 宛 先 を 追 加 するこ とも 出 来 ます このように 本 文 だけを 編 集 して 送 信 すると 返 信 メールの 件 名 は 自 動 的 に 元 のメールの 件 名 の 前 に Re: が 付 与 されたものになります 件 名 を 変 更 したい 場 合 は 送 信 前 に To: 欄 の 先 頭 にある をクリックして 表 示 されるプルダウンメニューから 件 名 を 編 集 と いうリンクを 選 択 すると 件 名 を 変 えるためのテキストボックスが 表 示 されます 10
2.2.5. メールを 転 送 する メールを 他 の 人 に 転 送 したい 場 合 は メール 本 文 右 上 の 返 信 の 右 側 にある マーク をクリックして 表 示 されるプルダウンメニューから 転 送 を もしくは メール 本 文 下 に ある 転 送 をクリックします 3 ( 図 11) 図 11 メール 転 送 のボタン リンク すると 図 12 のようにメール 本 文 の 下 に 転 送 先 のアドレスと 件 名 転 送 文 の 入 力 ボックス が 表 示 されます (1) 転 送 先 の 宛 先 を 入 力 (2) 転 送 文 以 外 に 伝 えたい 文 章 を 入 力 (3) 送 信 ボタンをクリック 図 12 メールの 転 送 文 の 入 力 ボックス (1) 宛 先 に 転 送 したい 人 のメールアドレスを 入 力 します 転 送 メールの 件 名 は 自 動 的 に 元 の 件 名 の 前 に Fwd: が 付 与 されます (2) 必 要 に 応 じて 転 送 文 以 外 に 伝 えたい 文 章 を 入 力 します 転 送 文 入 力 欄 には 転 送 メッセージ の 下 に 元 のメールの 内 容 が 含 まれています (3) 送 信 ボタンをクリックします すると 宛 先 に 入 力 したメールアドレスにメールが 送 信 されます 3 メールがスレッドとなっている 場 合 そのスレッドすべてを 転 送 する すべて 転 送 というリンクが 利 用 可 能 になりま す ( 本 文 右 側 に 表 示 ) 11
2.2.6. メールを 作 成 している 途 中 で 保 存 する Google Apps の Gmail では 作 成 中 のメールを 数 分 毎 に 下 書 き へ 自 動 保 存 します そ のため 不 用 意 にウィンドウを 閉 じてしまった 場 合 などでも 下 書 き に 作 成 中 だったメール が 残 っている 場 合 があります 保 存 されたメールは 画 面 左 側 の 下 書 き をクリックすることにより 呼 び 出 すことが 出 来 ます 下 書 き をクリックすると 図 13 のような 下 書 きの 一 覧 画 面 が 表 示 されます 図 13 下 書 きの 一 覧 下 書 きの 一 覧 から 編 集 を 再 開 したいメールをクリックすると そのメールのメール 作 成 画 面 が 表 示 されます 編 集 後 にメールを 送 信 するには 編 集 画 面 左 下 の 送 信 ボタンをクリ ックします 送 信 後 は 下 書 き からメールが 削 除 されます 2.2.7. ファイルを 添 付 する 4 メールを 作 成 しているときに 送 信 相 手 にファイルを 送 りたい 場 合 があります このよう なときは メール 作 成 画 面 の 件 名 の 下 にある ファイルを 添 付 のアイコンをクリックしま す すると ファイルを 選 択 するためのダイアログボックスが 開 きますので 添 付 したいフ ァイルを 決 定 します 基 本 的 にどのような 形 式 のファイルも 添 付 可 能 ですが ウィルスに 対 するセキュリティ 対 策 として 危 険 な 実 行 コードを 含 む 可 能 性 のある 実 行 ファイル( 拡 張 子 が.exe のファイルな ど)を 添 付 することは 出 来 ません また 実 行 ファイルが zip などの 圧 縮 ファイルに 含 ま れる 場 合 もチェックされるため 添 付 することは 出 来 ません なお 送 受 信 できるメールの 上 限 サイズは 添 付 ファイルも 含 めて 合 計 25M バイトです 添 付 ファイル 付 きのメールを 作 成 する 際 は サイズにも 気 をつけてください 4 添 付 ファイルについての 詳 細 は 次 のリンクを 参 照 ください http://mail.google.com/support/bin/topic.py?hl=jp&topic=12834 12
2.2.8. メールの 自 動 転 送 受 信 したメールを 別 のメールアドレスに 転 送 することが 出 来 ます [メール 転 送 とPOP/IMAP] タブをクリックすると 図 14のようなメール 転 送 とPOP/IMAP 画 面 が 表 示 されます 図 14 メール 転 送 と POP/IMAP 画 面 このパネルの 転 送 : セクションで 転 送 先 アドレスを 追 加 を 選 択 すると 図 15 のような 転 送 先 アドレス 追 加 画 面 が 表 示 されます 任 意 の 転 送 先 アドレスを 入 力 して 次 へ ボタンをクリックしてください 図 15 転 送 先 アドレス 追 加 画 面 13
図 15 で 次 へボタンをクリックすると 図 16 のような 転 送 先 アドレスの 確 認 画 面 が 表 示 さ れ ま す の で OK ボ タ ン を ク リ ッ ク し て く だ さ い 図 16 転 送 先 アドレス 追 加 の 確 認 画 面 図 17 で 指 定 した 転 送 先 アドレスに 確 認 コードが 届 きます 5 ので 届 いたメールの 指 示 に 従 っ て 確 認 コードを 入 力 して 確 認 ボタンをクリックします 図 17 メール 転 送 と POP/IMAP 画 面 確 認 コードの 入 力 が 完 了 したら 転 送 後 のメールの 扱 いを 設 定 し 変 更 を 保 存 ボタンをク リックします 転 送 後 のメールの 扱 いは 以 下 から 選 択 することが 出 来 ます Google Apps の Gmail メールのコピーを 受 信 トレイに 残 す Google Apps の Gmail メールのコピーを 既 読 にする Google Apps の Gmail メールのコピーをアーカイブ Google Apps の Gmail メールのコピーを 削 除 アーカイブを 選 択 すると [ 全 てのメール]に 削 除 を 選 択 すると[ゴミ 箱 ]に 自 動 的 に 移 動 されます 5 転 送 先 が 同 じドメイン 内 同 じドメインのサブドメイン Google Apps のドメインエイリアスの 場 合 は 確 認 コードの 入 力 が 不 要 です 確 認 コード 通 知 のメールも 届 きません 14
2.3. メールの 整 理 2.3.1. ラベルによるメールの 分 類 一 般 的 なメールクライアントソフトでは 受 信 したメールをフォルダ 単 位 に 整 理 する 仕 組 みが 用 意 されています Google Apps の Gmail にはフォルダに 該 当 する 概 念 として ラベ ル という 機 能 があります これはメールやスレッドに 印 をつけて 分 類 するものです 例 え ば サークルに 関 連 したメール 全 てに サークル というラベルをつけ 授 業 に 関 するメー ル 全 てに 授 業 というラベルをつけると それらのラベルが 画 面 左 側 の ラベル という 欄 に 表 示 されるので メールを 見 やすく 分 類 出 来 ます ラベルの 機 能 を 利 用 するには まずラベルを 作 成 します 画 面 左 側 にある ラベル 欄 の プルダウンメニュー 中 にある ラベルの 管 理 をクリックします ラベルの 名 前 を 入 力 図 18 ラベルの 作 成 図 18 の 画 面 が 表 示 されますので ここに 作 成 したいラベルの 名 前 を 入 力 し 作 成 をク リックします 以 降 同 じ 操 作 で 複 数 のラベルを 作 成 します 図 19 は 例 として 第 1 営 業 部 というラベルを 作 成 したときの 画 面 です 図 19 ラベル 作 成 後 の 画 面 メールに 作 成 したラベルをつけるには まず 画 面 左 上 の 受 信 トレイ をクリックし メ ールの 一 覧 を 表 示 します ラベルをつけたいメールの 行 のチェックボックスを 選 択 します 図 20 は 上 の1 行 のチェックボックスを 選 択 した 状 態 です 15
メールを 選 択 する 図 20 ラベルをつけるメールを 選 択 メールを 選 択 したら メール 一 覧 上 部 の ラベル プルダウンをクリックします す ると 図 21 のように 選 択 リストが 開 き 図 19 のときに 作 成 したラベル 名 が 表 示 さ れていることが 確 認 出 来 ます ラベルを 選 択 する 適 用 をクリック 図 21 ラベルの 選 択 選 択 したメールに 付 けたいラベルをリストから 選 択 します ラベルは 複 数 指 定 することが 出 来 ます 指 定 したいラベルが 決 まったら プルダウンメニュー 下 部 の 適 用 をクリック します 受 信 トレイのメール 一 覧 が 更 新 され 件 名 の 左 横 にラベル 名 が 付 きます ( 図 22) 16
図 22 ラベルの 追 加 結 果 メールにラベルを 付 けた 後 画 面 左 側 にラベル 名 が 並 んでいますので ラベル 名 をクリッ クしてみてください クリックしたラベルが 付 いているメールのみがメール 一 覧 画 面 に 表 示 されます ( 図 23) 図 23 ラベルによるメールの 分 類 17
2.3.2. メールに 目 印 をつける 特 別 なメールや 後 で 対 応 する 必 要 のあるメールに 目 印 を 付 けることが 出 来 ます この 星 形 の 目 印 は 以 後 スター と 呼 びます メールにスターを 付 ける 方 法 は メール 一 覧 画 面 のチェックボックス 右 の 星 マークを 直 接 クリックします 複 数 同 時 にスターを 付 けたいときは 受 信 トレイ 等 のメール 一 覧 の 画 面 でスターを 付 けたいメールのチェックボックスを 選 択 し その 他 の 操 作 プルダウンをクリ ックします そして 表 示 されたメニューから スターを 付 ける を 選 択 します 図 24 は スター 付 きのメールが 一 覧 にある 例 です スターが 付 いたメール 図 24 スターを 付 ける このように メールにスターを 付 けると 他 のメールより 目 立 つようになりますが さら に 画 面 左 側 の スター 付 き をクリックすることにより スターが 付 いているメールだけを 表 示 することが 出 来 ます 18
2.3.3. メールのアーカイブ 受 信 トレイを 整 理 する 方 法 として アーカイブという 機 能 があります アーカイブするこ とで 指 定 したメールを 受 信 トレイから 取 り 除 くことが 出 来 ます ( 削 除 されるわけではあり ません)アーカイブされたメールは すべてのメール に 保 存 され 検 索 することが 出 来 ま す アーカイブを 行 うためには 受 信 トレイの 画 面 でアーカイブしたいメールを 選 択 し アーカイブ ボタンをクリックします 図 25 メールのアーカイブ( 選 択 ) 図 26 メールのアーカイブ(アーカイブ 後 ) すべてのメールから 確 認 可 能 図 27 メールのアーカイブ(すべてのメールを 選 択 ) アーカイブしたメールを 受 信 トレイに 戻 すには 対 象 のメールやスレッドを 選 択 し 受 信 トレイに 移 動 ボタンをクリックします 19
2.3.4. メールの 削 除 不 要 になったメールは 削 除 することが 出 来 ます 削 除 されたメールは ゴミ 箱 に 移 動 さ れ 通 常 の 検 索 の 対 象 からも 除 外 されますが 検 索 条 件 に 一 致 した 場 合 は その 旨 が 検 索 結 果 に 表 示 されます ゴミ 箱 に 移 動 されたメールは 移 動 されてから 30 日 後 に 自 動 的 に 削 除 されますが 30 日 以 内 であれば ゴミ 箱 にアクセスすることによりメールを 見 たり 受 信 ト レイに 戻 したり 出 来 ます メールの 削 除 は 受 信 トレイの 画 面 で 削 除 したいメール(スレッド)をチェックし 画 面 上 部 の 削 除 ボタンをクリックすることにより 行 えます スレッドを 選 択 した 場 合 は スレ ッドに 含 まれるメール 全 てが 削 除 の 対 象 となりますので 注 意 してください 削 除 したメール は ゴミ 箱 に 移 動 されますので 画 面 左 側 の ゴミ 箱 をクリックすることにより 削 除 さ れたかどうか 確 認 することが 出 来 ます スレッド 単 位 の 削 除 ではなく 1 通 のメールだけを 削 除 したいという 場 合 は 削 除 したい メールを 表 示 し そのメール 右 上 の 返 信 ボタン 右 のプルダウンメニューから このメー ルを 削 除 を 選 択 します 図 28 メールの 削 除 ゴミ 箱 メールを 完 全 に 削 除 したい 場 合 は ゴミ 箱 をクリックし 一 覧 上 部 にある ゴミ 箱 を 今 すぐ 空 にする をクリックします 確 認 のダイアログが 表 示 されますので OK をクリッ クすると ゴミ 箱 内 のメール 全 てが 完 全 に 削 除 されます メールを 個 別 に 削 除 する 場 合 は 対 象 メールをチェックし 完 全 に 削 除 ボタンをクリッ クします この 場 合 確 認 ダイアログは 表 示 されません 20
2.3.5. メールフィルタによるメールの 自 動 振 り 分 け メールフィルタ 機 能 を 使 うとメールの 受 信 時 に そのメールの 特 徴 から 自 動 的 にメールに ラベルやスターを 付 けたり 削 除 やアーカイブ 等 を 行 うことが 出 来 ます メールフィルタは 画 面 右 上 にある 設 定 をクリックし 表 示 された 画 面 内 の フィルタ というタブをクリ ックして 表 示 される 画 面 から 設 定 することが 出 来 ます ( 図 29) 図 29 フィルタ 設 定 画 面 図 29 で 新 しいフィルタを 作 成 をクリックすると 図 30 のようなフィルタ 作 成 画 面 が 表 示 されます 図 30 フィルタ 作 成 画 面 図 30 の 画 面 では 自 動 振 り 分 けをしたいメールの 特 徴 (フィルタ)を 入 力 します 例 えば 差 出 人 が user@example.com というメールにスターをつけたい という 場 合 は 差 出 人 の 欄 に user@example.com と 入 力 します または 件 名 に 第 1 営 業 部 という 文 字 列 が 含 まれるメールに 特 定 のラベルを 付 けたい という 場 合 は 件 名 の 欄 に 第 1 営 業 部 と 入 力 します 複 数 のフィルタ 条 件 を 同 時 に 設 定 することも 出 来 ます また 画 面 左 下 の 検 索 をテスト というボタンをクリックすると すでに 受 信 済 みの 全 てのメールに 入 力 したフィルタ 条 件 を 適 用 してその 結 果 を 表 示 します これで 自 分 が 設 定 したフィルタ 条 件 の 動 作 を 確 認 することが 出 来 ます フィルタ 条 件 を 入 力 して この 検 索 条 件 でフィルタを 作 成 をクリックすると 図 31 の ようなフィルタしたメールの 動 作 を 選 択 する 画 面 が 表 示 されます 21
選 択 できる 動 作 は 以 下 となります 図 31 フィルタしたメールの 動 作 の 選 択 受 信 トレイをスキップ(アーカイブする) 既 読 にする スターを 付 ける ラベルを 付 ける 転 送 する 削 除 する 迷 惑 メールにしない 常 に 重 要 マークを 付 ける 重 要 マークを 付 けない 適 用 するカテゴリ これらの 動 作 から 希 望 する 動 作 を 選 択 します 一 つのフィルタに 複 数 の 動 作 を 設 定 する ことも 出 来 ます 最 後 に フィルタを 作 成 ボタンをクリックすると 次 に 受 信 されるメー ルからこのフィルタが 適 用 され 自 動 的 にメールが 振 り 分 けられるようになります 22
設 定 例 フィルタを 利 用 したメールの 転 送 方 法 ここでは メールフィルタ 機 能 を 利 用 して Google Apps の Gmail に 届 いたメールをす べて 別 のメールアドレスに 転 送 する 方 法 を 説 明 します まず 図 29 と 同 様 に 新 しいフィルタを 作 成 をクリックして フィルタ 作 成 画 面 に 移 動 します ここで フィルタ 条 件 の From: の 箇 所 に * ( 半 角 アスタリスク)と 入 力 します ( 図 32)このように 入 力 することで 全 ての 送 信 元 を 対 象 とすることが 出 来 ます 図 32 全 ての 送 信 元 を 対 象 とする この 条 件 でフィルタを 作 成 をクリックしてフィルタしたメールの 動 作 を 選 択 する 画 面 に 移 動 します ここで 操 作 の 選 択 から 次 のアドレスに 転 送 する を 選 択 し 転 送 先 のメ ールアドレスを 指 定 します 6 ( 図 33) 図 33 転 送 先 のメールアドレスを 入 力 入 力 完 了 後 に フィルタを 作 成 をクリックすると 次 回 から 受 信 したメールが 指 定 した メールアドレスに 転 送 されるようになります 7 6 次 のアドレスに 転 送 する を 有 効 にする 場 合 は 事 前 に 2.2.8 メールの 自 動 転 送 と 同 様 に 転 送 先 のメールアド レスの 確 認 処 理 を 行 う 必 要 があります 7 これまで 受 信 したメールも 転 送 対 象 としたい 場 合 は 右 下 の このフィルタを 下 記 の xx 件 のスレッドにも 適 用 する の チェックボックスを 選 択 します 23
その 他 2.3.6. メールの 検 索 受 信 した 全 てのメール(ゴミ 箱 を 除 く)は 件 名 や 本 文 を 対 象 に 検 索 することが 出 来 ます 画 面 上 部 にある メールを 検 索 ボタンの 左 横 にあるテキストボックスに 検 索 したい 文 字 列 を 入 力 し( 図 34) メールを 検 索 ボタンをクリックします 検 索 条 件 を 入 力 図 34 メールの 検 索 すると テキストボックスに 入 力 した 文 字 列 を 含 むメールが 抽 出 され 一 覧 表 示 されます より 詳 しい 条 件 で 検 索 を 行 いたい 時 は 画 面 右 上 の 検 索 オプションを 表 示 リンクをク リックします 図 35 検 索 オプション 検 索 オプションでは 以 下 の 条 件 を 指 定 することが 出 来 ます From: メールの 送 信 元 To( 受 取 人 ): メールの 受 取 人 件 名 : メールの 件 名 検 索 対 象 : 全 てのメールや 受 信 トレイ スター 付 き 任 意 のラベル 等 で 絞 り 込 み キーワード: 本 文 中 の 任 意 のキーワード 含 めないキーワード: 検 索 対 象 から 除 外 するキーワード 日 付 の 検 索 範 囲 : メールの 受 信 日 付 の 範 囲 指 定 24
2.3.7. メールの 印 刷 メールをきれいに 印 刷 するために Google Apps の Gmail には 特 別 な 画 面 が 用 意 されてい ます メールを 印 刷 したい 場 合 は メール 本 文 表 示 画 面 右 上 の 返 信 ボタン 右 のプルダウ ン をクリックします その 下 部 にメニューが 開 きますので そこから 印 刷 を 選 択 します ( 図 36) すると 別 画 面 で 印 刷 用 の 画 面 が 表 示 され 印 刷 のダイアログボックスが 表 示 されます 印 刷 を 選 択 図 36 メールの 印 刷 スレッドに 含 まれるメールをまとめて 印 刷 することも 出 来 ます スレッドを 表 示 して 画 面 右 側 の すべて 印 刷 をクリックすると 別 画 面 で 印 刷 用 画 面 が 開 き 印 刷 のダイアログ ボックスが 表 示 されます 2.3.8. 迷 惑 メールについて Google Apps の Gmail は 受 信 されるメールが 迷 惑 メールか 否 かを 自 動 的 に 判 定 し 迷 惑 メールと 判 定 した 場 合 は そのメールを 画 面 左 側 の 迷 惑 メール に 振 り 分 けます この 迷 惑 メール をクリックすると 迷 惑 メールと 判 定 されたメールの 一 覧 が 表 示 されます まれに 必 要 なメールが 迷 惑 メールとして 誤 判 定 され この 迷 惑 メール に 振 り 分 けら れる 場 合 があります このため 時 々 迷 惑 メール をクリックし そのようなメールが 無 いかチェックするとよいでしょう なお 迷 惑 メール 内 のメールは 振 り 分 けられてから 30 日 後 に 自 動 的 に 削 除 されます 25
2.4. さらに 詳 しく Google Apps の Gmail にはこのガイドで 説 明 していない 機 能 が 多 くあります また 新 し い 機 能 が 追 加 されることもあります こうした 機 能 の 説 明 は 画 面 右 上 の ヘルプ を( 図 37) クリックして 表 示 される 画 面 ( 図 38)にありますので 参 照 してみてください 図 37 ヘルプリンク 図 38 Gmail ヘルプセンター 26
3. 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 ) Google Apps の Gmail には 個 人 アドレス 帳 にあたる 連 絡 先 機 能 が 用 意 されています ここでは 連 絡 先 機 能 の 使 い 方 について 説 明 します 3.1. 概 要 と 各 部 の 名 称 画 面 左 側 に 常 に 表 示 されている 連 絡 先 をクリックすることで 連 絡 先 の 編 集 が 出 来 ま す ( 図 39) 連 絡 先 を 検 索 新 しい 連 絡 先 連 絡 先 のインポート エクスポー ト 印 刷 のメニューが 表 示 されま す 連 絡 先 の 詳 細 連 絡 先 の 一 覧 図 39 連 絡 先 各 機 能 の 詳 細 は 次 項 以 降 で 説 明 します 連 絡 先 のメイン 表 示 枠 は 3つに 分 かれており 左 から 以 下 の 内 容 となっています 連 絡 先 の 一 覧 My コンタクト よく 連 絡 をとる 人 その 他 の 連 絡 先 が 表 示 され ます 連 絡 先 の 詳 細 連 絡 先 の 一 覧 で 選 択 した 詳 細 が 表 示 されます 連 絡 先 の 説 明 選 択 した 連 絡 先 の 説 明 や 可 能 な 操 作 が 表 示 されます 27
3.2. 連 絡 先 の 追 加 連 絡 先 の 追 加 をするためには 新 しい 連 絡 先 ボタンをクリックします すると 以 下 の 画 面 ( 図 40)が 表 示 されますので ここに 必 要 な 情 報 を 入 力 して すぐに 保 存 ボタンを クリックすると 連 絡 先 が 登 録 されます 以 下 本 書 では 登 録 した 連 絡 先 のことを 連 絡 先 情 報 と 呼 びます このとき 連 絡 先 の 一 覧 でグループを 選 択 していた 場 合 そのグループのメンバーとして 登 録 されます また 同 時 に My コンタクトにも 追 加 されます 図 40 連 絡 先 の 追 加 3.3. グループの 追 加 グループの 追 加 は 図 39 の 新 しいグループ をクリックします すると グループ 名 を 入 力 するダイアログが 表 示 されますので グループ 名 を 入 力 して OK ボタンをクリッ クします なお 既 に 登 録 されているグループ 名 と 同 じグループ 名 は 追 加 出 来 ません 28
3.4. 連 絡 先 の 一 覧 からの 登 録 3.4.1. 連 絡 先 の 一 覧 について 連 絡 先 の 一 覧 には 初 期 状 態 で My コンタクト よく 連 絡 をとる 人 その 他 の 連 絡 先 が 登 録 されています 各 々については 以 下 の 通 りです My コンタクト 連 絡 先 情 報 を 登 録 した 人 が 自 動 的 にここにリストアップされます よく 連 絡 をとる 人 Google Apps の Gmail やチャットでよくやりとりを 行 う 人 が 自 動 的 にリストアップされます その 他 の 連 絡 先 Google Apps の Gmail でメールの 送 受 信 を 行 ったことのある 人 が 自 動 的 にすべてリストアップされます ここには 連 絡 先 情 報 として 登 録 していない 人 も 表 示 されます 上 記 の 他 に 任 意 の グループ を 作 成 することが 出 来 ます グループには 任 意 の 連 絡 先 情 報 を 格 納 することが 出 来 ます 3.4.2. すべての 連 絡 先 からの 登 録 3.4.1 で 述 べたように すべての 連 絡 先 にはこれまで Google Apps の Gmail でメール の 送 受 信 を 行 ったことのある 人 のリストが 格 納 されています このリストから 任 意 の 人 を 選 択 して 連 絡 先 情 報 として 登 録 する 方 法 を 説 明 します すべての 連 絡 先 を 選 択 すると 連 絡 先 の 詳 細 欄 に 該 当 するメールアドレス( 人 物 名 ) のリストが 表 示 されます ここで 追 加 したい 人 にチェックを 入 れ 連 絡 先 の 説 明 欄 の [My コンタクト]に 移 動 も しくは グループ (プルダウンメニューで 登 録 済 みのグループ 名 を 選 択 )をクリックします ( 図 41) 以 上 の 操 作 で 選 択 したメールアドレス( 人 物 名 )が 連 絡 先 情 報 として 登 録 されます 図 41 すべての 連 絡 先 からの 登 録 29
3.5. 連 絡 先 の 検 索 連 絡 先 画 面 の 検 索 欄 では メールアドレス 個 人 名 で 連 絡 先 を 検 索 することが 出 来 ます 検 索 対 象 となるのは すべての 連 絡 先 に 含 まれる 人 です また 検 索 は 前 方 一 致 検 索 とな っています ( 図 42) 検 索 結 果 は 連 絡 先 の 詳 細 欄 に 表 示 されます ここで 任 意 の 人 にチェックを 入 れて 以 下 の 操 作 を 行 うことが 出 来 ます メール リンクをクリック 指 定 した 人 を 宛 先 としてメール 作 成 が 可 能 です グループ ボタンをクリックすると 表 示 されるプルダウンメニュー 任 意 のグループに 連 絡 先 情 報 が 登 録 され My コンタクトにも 追 加 されます [My コンタクト]に 移 動 ボタンをクリック My コンタクトに 追 加 されます 図 42 連 絡 先 の 検 索 3.6. 連 絡 先 の 印 刷 印 刷 リンクをクリックすると 連 絡 先 の 印 刷 画 面 になります ( 図 43) この 画 面 から 条 件 を 設 定 することで 連 絡 先 情 報 を 印 刷 することが 出 来 ます 図 43 連 絡 先 の 印 刷 画 面 以 上 30