本 書 の 目 的 この はじめてのkintone ガイドブック では kintoneの 試 用 開 始 方 法 からアプリの 作 り 方 ユーザーの 登 録 方 法 など 基 本 的 な 操 作 手 順 のほか 簡 単 な 活 用 例 などを 紹 介 しています kintoneを 使 ってみたいけど まず 何 から 始 めればいいか 分 からない という 方 を 中 心 に はじめてkintoneを 操 作 する 方 にも 分 かりやすく 手 順 を 説 明 します 本 書 が 皆 さまのkintone 活 用 の 一 助 になれば 幸 いです もくじ kintoneの 試 用 (お 試 し 版 )を 申 し 込 む kintoneにログインする アプリをはじめから 作 成 する kintoneを 利 用 するユーザーを 登 録 する 作 成 したアプリを 利 用 する P3 P4 P6~P13 P14~P17 P18~P21 初 級 編 コメント 機 能 変 更 履 歴 P22~P23 P24~P25 kintoneアプリを 利 用 するメリット P26 Excelファイルを 取 り 込 んでアプリを 作 る P27~P30 アプリストアから 追 加 する P31~P33 中 級 編 アプリのカスタマイズ グラフを 作 成 してみよう その 他 kintoneの 便 利 な 機 能 P35~P38 P39~P42 P43 2
kintoneの 試 用 (お 試 し 版 )を 申 し 込 む この 項 目 ではお 試 しの 申 し 込 みまでの 手 順 を 解 説 します 1.kintoneサイトからお 試 し 申 し 込 みページへアクセスする お 試 し 申 込 みURL https://kintone.cybozu.com/jp/trial/ 試 用 版 に 機 能 制 限 は 一 切 ありません すべての 機 能 を 本 番 と 同 じ 環 境 でお 試 しいただけます E-mailアドレスを 入 力 して メールを 送 信 ボタンをクリックします しばらくすると 入 力 したメールアドレス 宛 てにお 試 し 登 録 用 のURLが 届 きます kintoneの 無 料 試 用 期 間 は30 日 間 です その 期 間 内 はクレジットカード 情 報 など 支 払 いに 関 する 情 報 は 伺 いませ んので 30 日 間 が 経 過 しても 自 動 的 に 課 金 が 始 まることはありません 2. 専 用 フォームに 必 要 事 項 を 入 力 してお 試 しを 開 始 する 手 順 1で 登 録 したメールアドレス 宛 てに お 試 し 登 録 用 のURLが 届 きます リンク 先 のフォームに 必 要 事 項 を 入 力 して お 試 し 開 始 ボタンをクリックします そのまま5 分 ほど 待 つと 自 動 的 に 作 成 した 環 境 にジャンプします 3
kintone にログインする 試 用 申 込 み 後 から kintoneの 環 境 にログインするまでの 手 順 を 説 明 します 1. cybozu.comへようこそ! のメールを 確 認 する 試 用 申 込 み 完 了 後 登 録 したメールアドレスに 送 られた cybozu.com へようこそ! というメール の 中 に 記 載 されているURLにアクセスします メールで 送 られてきたURLが お 客 様 専 用 の 環 境 になり ます いつでもkintoneにアクセスできるように お 気 に 入 りやブックマークの 登 録 をしておくと 便 利 です 2.ログインIDとパスワードを 入 力 する お 申 し 込 みいただいた 管 理 者 の 方 のログイン 名 は メールアドレスで 統 一 されています パスワードは お 試 し 申 込 時 に 設 定 した 任 意 のパスワードを 入 力 してください 管 理 者 の 方 のログイン 名 は ログイン 後 に 管 理 画 面 から 任 意 の 英 数 字 に 変 更 することができます 4
初 級 編 ~アプリ 作 成 から 運 用 開 始 まで~ kintone の 基 本 機 能 を 使 いこなそう アプリをはじめから 作 成 する kintoneを 利 用 するユーザーを 登 録 する 作 成 したアプリを 利 用 する コメント 機 能 変 更 履 歴 kintoneアプリを 利 用 するメリット Excelファイルを 取 り 込 んでアプリを 作 る アプリストアから 追 加 する P6~P13 P14~P17 P18~P21 P22~P23 P24~P25 P26 P27~P30 P31~P33 この 項 目 では 基 礎 的 なアプリ の 作 り 方 ユーザーの 追 加 方 法 基 本 機 能 の 使 い 方 など kintone にログインしてから 初 めにやる こと を 中 心 に 解 説 します 5
アプリをはじめから 作 成 する この 項 目 では 実 際 に 使 えるアプリを 例 にあげてはじめからアプリを 作 成 していきます 今 回 は チームで 共 有 できるタスク 管 理 表 をkintoneで 作 成 してみます 課 題 チームメンバーのタスクを なるべくかんたんに 管 理 したい kintone プロモチーム あーみん チームメンバーが 今 どんなタスクを 持 っているのか 状 況 がまったく 掴 めない 口 頭 で 新 しいタスクを 頼 んでも 進 捗 が 見 えないし 言 っ た 言 わない が 発 生 してしまいそう うまくチームのタスクを 管 理 し たいけど Excelじゃ 途 中 でみんな 面 倒 くさがって そのうち 更 新 され なくなっちゃうのが 目 に 見 えてるしなぁ どうしたらいいだろう? 課 題 解 決 アプリ チームタスク 管 理 これから 作 るアプリは タスクのタイトルや 担 当 者 締 切 日 処 理 状 況 を 一 覧 で 見 ることができま す 現 在 チームの 誰 がどんなタスクを 抱 えているのか どういう 状 況 なのかをリアルタイムに 把 握 できるほか 過 去 にどういうタスクを 終 えてきたか 履 歴 としても 残 すことができます 1. 必 要 な 項 目 をリストアップする チームタスク 管 理 アプリを 作 る 前 に まず 必 要 な 項 目 を 確 認 します 今 回 作 成 するアプリは 次 の5つの 項 目 で 構 成 します タスクタイトル 担 当 者 締 切 日 処 理 状 況 詳 細 内 容 6
2.アプリ 作 成 ボタンをクリックして 作 成 画 面 に 遷 移 する kintoneトップページの をクリックします 3.アプリの 作 成 方 法 を 選 ぶ 今 回 は 上 から4 番 目 の はじめから 作 成 を 選 択 します この 作 成 方 法 は 何 も 設 定 がされていない 空 のアプリに 自 由 に 設 定 していく 方 法 です 7
4.アプリの 名 称 を 入 力 する 作 成 画 面 に 遷 移 したら まずアプリの 名 称 を 設 定 しましょう チームタスク 管 理 と 入 力 して 保 存 をクリックします 5.アイコン デザインテーマを 選 ぶ 次 にアプリの 用 途 にあったアイコンを 選 びましょう 一 般 設 定 をクリックします 今 回 はアイコンに ピンのマークを 選 びます 選 択 が 終 わったら 左 上 の 保 存 をクリックします 8
6. 入 力 フォームを 設 定 する チームタスクを 登 録 するためのフォームを 設 定 します kintoneでは パーツをドラッグアンドドロップ(マウスでアイコンをクリックしたままスライドし 別 の 場 所 でボタンを 離 す 動 作 )して フィールドの 配 置 や 並 び 順 を 設 定 できます まずは フォームの 編 集 をクリックします 6-1 入 力 フォームを 設 定 する のアイコンをドラッグアンドドロップで 右 側 のフィールドに 配 置 します 6-2 パーツの 名 称 を 変 更 する 文 字 列 (1 行 )の 右 にある アイコンに 触 れると 設 定 が 表 示 されるので クリックします 9
フィールド 名 の 項 目 に タスクタイトル と 入 力 して 保 存 をクリックします 6-3 6-1 6-2 と 同 じ 手 順 で 他 のパーツを 配 置 する のアイコンをドラッグアンドドロップで 右 側 のフィールドに 配 置 します 設 定 を ク リックし て フ ィ ー ルド 名 を 担 当 者 に 変 更 します のアイコンをドラッグアンドドロップで 右 側 のフィールドに 配 置 します 設 定 を ク リックし て フ ィ ー ルド 名 を 締 切 日 に 変 更 します のアイコンをドラッグアンドドロップで 右 側 のフィールドに 配 置 します 設 定 を ク リックし て フ ィ ー ルド 名 を 処 理 状 況 に 変 更 します 設 定 画 面 の 中 心 にある 項 目 と 順 番 の 項 目 欄 に 未 着 手 作 業 中 完 了 と 入 力 します 項 目 欄 は 初 期 設 定 で2つだけですが をクリックすると 項 目 欄 を 追 加 することができます 10
のアイコンをドラッグアンドドロップで 右 側 のフィールドに 配 置 します 設 定 を ク リックし て フ ィ ー ルド 名 を 詳 細 内 容 に 変 更 します これで 項 目 の 設 定 は 終 了 です 内 容 に 問 題 がなければ 左 上 の 保 存 をクリックします 6-4 一 覧 の 設 定 をする 一 覧 とは 登 録 したレコードの 一 覧 の 表 示 形 式 のことを 指 します 主 に 表 形 式 と カレンダー 形 式 で 表 示 することができます 今 回 は 表 形 式 での 一 覧 を 作 成 しましょう 保 存 をクリックすると 下 記 の 画 面 に 遷 移 するので 一 覧 の 追 加 をクリックします 11
一 覧 名 の 項 目 に タスク 一 覧 と 入 力 します のアイコンをドラッグアンドドロップで 右 側 のフィールドに 配 置 します 配 置 した タスクタイトル の 右 に を 順 番 に 配 置 していきます 配 置 後 は 下 記 のような 画 面 になります 設 定 が 完 了 したら 左 上 の 保 存 をクリックします 12
6-5 設 定 完 了 をクリックしてアプリの 運 用 を 開 始 する 以 上 でアプリの 基 本 設 定 はすべて 完 了 しました 設 定 完 了 をクリックして 運 用 を 開 始 します 設 定 完 了 をクリックすると ポータル 画 面 に 遷 移 し アプリ 欄 に チームタスク 管 理 が 追 加 されます チームタスク 管 理 アプリ の 完 成 です! この 状 態 は チームタスクを 管 理 するための 箱 が 出 来 上 がった 状 態 です このアプリの 中 に タスクを 登 録 して 担 当 者 を 割 り 振 り 共 有 していくことで 個 人 のタスクの 見 える 化 を 図 ります ワンポイント よく 使 うアプリを お 気 に 入 り に 入 れておこう アプリ 名 の 左 側 にある アイコンをクリックすると アプリをお 気 に 入 りに 登 録 すること ができます お 気 に 入 りに 登 録 すると トップページでお 気 に 入 りに 追 加 したアプリだけ 絞 り 込 んで 表 示 することができます 13
kintone を 利 用 するユーザーを 登 録 する チームタスク 管 理 アプリ が 完 成 したら 次 はアプリを 利 用 するユーザーを 登 録 します 今 回 は 同 じチーム(マーケティング 部 )のメンバー5 名 を 追 加 します ユーザー 登 録 は アプリを 作 成 する 前 でも 行 うことができます 今 回 登 録 するメンバー(マーケティング 部 ) 佐 藤 昇 ( 自 分 ) 小 山 友 美 増 田 佳 奈 佐 々 木 祐 太 鈴 木 由 加 子 1. cybozu.com 共 通 管 理 を 開 く 画 面 右 上 の ます をクリックするとメニューが 表 示 されるので cybozu.com 共 通 管 理 を 選 択 し 2. 組 織 /ユーザーの 項 目 から 組 織 を 追 加 する cybozu.com 共 通 管 理 の 画 面 が 表 示 されたら 左 側 のメニューから 組 織 /ユーザー を 選 択 します 14
A 組織の追加 下記画面の赤枠にある をクリックします 組織名 の表示名の欄に 任意の組 B 保存 織名を入力します 入力が完了したら をクリックします A B 3.組織/ユーザーの項目からユーザーを追加する 2.で作成した組織名をクリックします 作成した組織名をクリック 15
ユーザーの 追 加 をクリックしてユーザー 登 録 画 面 に 移 行 します 必 要 な 項 目 を 設 定 して 保 存 をクリックします 以 上 の 手 順 で ユーザーの 追 加 が 完 了 しました ワンポイント ユーザーの 画 像 や 連 絡 先 などの 情 報 は 後 からユーザー 自 身 で 設 定 可 能 ユーザー 名 の 横 に 表 示 されるアイコン 画 像 や 連 絡 先 誕 生 日 などは 後 でユーザー 自 身 が 任 意 で 設 定 を 変 更 することができます 初 期 のユー ザー 登 録 段 階 では 表 示 名 ログイン 名 パ スワード など 必 須 項 目 を 設 定 するだけでも 良 いでしょう 16
同 様 の 手 順 で 他 のメンバーも 登 録 していきます 必 要 なユーザーを 全 て 登 録 したら 設 定 完 了 です kintoneのトップ 画 面 に 戻 ります 左 上 の 雲 マークのアイコンをクリックしてkintoneのトップ 画 面 に 戻 ります 17
作 成 したアプリを 利 用 する 前 の 項 目 で 追 加 したユーザーで 作 成 したアプリを 使 ってみましょう その 前 に まずはマーケティング 部 の 各 メンバーの 現 在 のタスクを 洗 い 出 し 登 録 していきます kintone カタログ 作 成 kintone はじめてガイドブック 作 成 新 作 ノベルティ 作 成 ユーザーアンケート 実 施 小 山 友 美 プレスリリース 原 稿 鈴 木 由 加 子 やまもと 商 事 様 事 例 取 材 佐 々 木 祐 太 広 告 用 ポスター 作 成 たなか 製 薬 様 事 例 取 材 イベント 出 展 の 企 画 運 営 増 田 佳 奈 Webサイトリニューアル ちらしデザイン 作 成 1. 新 規 にレコードを 登 録 する 方 法 kintoneのトップページ( 画 面 右 下 )の チームタスク 管 理 のアイコンをクリックします チームタスク 管 理 アプリのページが 表 示 されるので 画 面 右 上 をクリックします 新 しい 内 容 を 登 録 するボタンです 18
タスクタイトル 担 当 者 締 切 日 処 理 状 況 詳 細 内 容 をそれぞれ 入 力 します ワンポイント 担 当 者 欄 (ユーザー 選 択 パーツ)の 使 い 方 担 当 者 欄 は ユーザー 選 択 というパーツを 使 用 しています ユーザー 選 択 パーツは kintoneに 登 録 されているユーザーを 検 索 して 指 定 することができます 名 前 を 入 れると 自 動 的 に 検 索 結 果 (ユーザー) が 表 示 されます 複 数 人 を 担 当 者 に 割 り 当 てることも 可 能 です 19
他 のメンバーのタスクも 同 じように 登 録 します 今 回 は 佐 藤 さんが 全 て 登 録 していますが 自 分 のタスクは 自 分 自 身 で 登 録 してもらう 運 用 にしても 良 いでしょう 登 録 が 完 了 したあとの 一 覧 2. 登 録 された 内 容 を 編 集 変 更 する 方 法 登 録 されている 内 容 に 変 更 があった 場 合 は レコードの 編 集 を 行 います 今 回 は 処 理 状 況 を 未 着 手 から 完 了 に 変 更 します 鈴 木 さんの ユーザーアンケート 実 施 というタスクの 処 理 状 況 を 変 更 します 左 側 の をクリックして 詳 細 画 面 を 開 きます 20
詳 細 画 面 の 右 上 にある アイコンをクリックします すると 内 容 を 編 集 できる 状 態 になるので 処 理 状 況 欄 を 完 了 にします 保 存 をクリックして レコード 一 覧 画 面 が 表 示 されたら 更 新 完 了 です ワンポイント 一 覧 画 面 から 直 接 編 集 更 新 することも 可 能 一 覧 画 面 を 表 示 した 状 態 で 右 側 の 直 接 編 集 更 新 することが 可 能 です をクリックすると 一 覧 に 表 示 されている 項 目 のみ 一 部 一 覧 画 面 では 編 集 ができない 項 目 もあります 21
コメント 機 能 kintoneの 特 長 的 な 機 能 のひとつに コメント 機 能 というコミュニケーション 機 能 があります アプリにレコードを 登 録 追 加 編 集 するだけでなく そのレコードの 内 容 にひもづいたコミュニ ケーションを 行 うことができるので より 円 滑 に 業 務 を 進 めることができます お 客 様 に 連 絡 を お 願 いします! 了 解 です! レコードにコメントを 書 き 込 む 手 順 1. 詳 細 画 面 を 開 いてコメント 欄 を 表 示 する レコード 一 覧 画 面 を 開 いて 左 側 にある 詳 細 画 面 の 右 側 にある コメントする をクリックします アイコンをクリックして 詳 細 画 面 を 開 きます 22
2.コメント 欄 にコメントを 書 き 込 む 宛 先 指 定 をクリックすると@マークが 表 示 されるので コメントをしたい 相 手 の 名 前 を 入 力 します ある 程 度 名 前 を 入 力 すると 該 当 するユー ザーの 一 覧 が 出 るので 名 前 をクリックし ます コメントを 入 力 して 書 き 込 む をクリックしま す 自 分 宛 てのコメントはkintoneのポータルに 通 知 がきます 今 回 コメントの 宛 先 に 指 定 された 小 山 さんのポータルには 下 記 のようなお 知 らせが 届 いています 23
変 更 履 歴 kintoneアプリには いつ 誰 が どの 項 目 を 変 更 したのかが 自 動 的 に 記 録 される 変 更 履 歴 機 能 が 搭 載 されています Excelなどのファイルで 情 報 を 共 有 していると どのファイルが 最 新 版 のものか 分 からなくなってしまうことや どこを 変 更 したのか 分 からなくなってしまう 事 態 が 発 生 します 変 更 履 歴 機 能 はそういった 事 態 を 防 ぐだけでなく 誰 かが 誤 って 上 書 き 保 存 してしまった 場 合 に もすぐに 前 のデータに 巻 き 戻 せるため データ 共 有 にありがちなトラブルを 未 然 に 防 ぐことがで きるのです 変 更 履 歴 を 表 示 するための 手 順 1. 詳 細 画 面 を 開 いて 変 更 履 歴 を 表 示 する レコード 一 覧 画 面 を 開 いて 左 側 にある アイコンをクリックして 詳 細 画 面 を 開 きます 詳 細 画 面 の 右 側 にある をクリックします 24
2. 変 更 履 歴 を 確 認 し 必 要 があれば 前 のバージョンへ 戻 す 左 記 赤 枠 内 の 変 更 箇 所 を 表 示 する を クリックすると 変 更 した 場 所 の 背 景 色 が 変 わります この 変 更 を 取 り 消 したい 場 合 は 下 にある この 前 のバージョンに 戻 す をクリックすると 前 のバージョンに 巻 き 戻 すことができます 25
kintone アプリを 利 用 するメリット 前 頁 までの 内 容 で 基 本 的 なアプリ 作 成 と 利 用 の 流 れは 終 了 です それでは 作 成 したアプリの 活 用 例 とメリットをまとめてみましょう マーケティング 部 小 山 さんが お 忙 しそうなので このタスクは 私 がお 手 伝 いします! ありがとう ございます! 了 解 です 完 了 しました! チェックお 願 いします! この 件 について 教 えてください kintoneを 見 ればリアルタイムに 各 メンバーのタスク 状 況 が 把 握 できるようになります 改 善 点 1 チームメンバーのタスクを 見 える 化 することができた 今 まではチームリーダーが 打 合 せで 報 告 や 連 絡 を 受 けていただけでしたが アプリに 登 録 するこ とでタスクを 洗 い 出 し 誰 がどのくらいのタスクを 抱 えているのか 見 える 化 することに 成 功 しまし た 改 善 点 2 タスクの 抜 け 漏 れを 防 げるようになった 日 々の 業 務 の 中 で すぐに 終 わるけど 急 ぎではないタスク など つい 後 回 しにしてしまいがちな タスクも アプリに 登 録 さえしておけば 忘 れてしまう 心 配 がありません 改 善 点 3 コミュニケーションを 円 滑 に 行 えるようになった タスクを 依 頼 する 場 合 も 口 頭 でのコミュニケーションと 違 い 文 字 として 残 すことができます 言 った 言 わない を 防 げるほか 思 いついたときにすぐにkintoneで 連 絡 をすることができる ので チームのコミュニケーションをより 円 滑 に 行 えるようになります たった 数 分 で 作 れるアプリで こんなにたくさんの 課 題 を 解 決 できる なんてkintoneってすごいサービスですね! 26
Excel ファイルを 取 り 込 んでアプリを 作 る kintoneは ドラッグアンドドロップで1からアプリを 作 る 方 法 以 外 に Excelファイルを 取 り 込 んでアプリを 作 る 方 法 と あらかじめ 用 意 されたテンプレートからアプリを 作 る 方 法 があり ます これから 作 るアプリ 顧 客 リストアプリ この 項 目 では お 客 様 の 情 報 を 一 覧 にまとめた 顧 客 リスト アプリを 作 成 します 特 定 の 顧 客 の 情 報 を 検 索 したり 条 件 を 設 定 して 絞 り 込 んだりと 幅 広 く 活 用 できるアプリです 1.アプリ 作 成 ボタンをクリックして 作 成 画 面 に 遷 移 する kintoneポータルページの をクリックします 27
2.アプリの作成方法を選ぶ アプリの作成方法を選びます 今回は上から3番目の Excel/CSVから作成 を選択します 今回は下記のようなExcelファイルを使ってアプリを作ります 顧客の名前や性別 年齢などの情報が一覧で記載されています 今回はExcelファイルを使用しますが CSVファイルを取り込むことも可能です 28
3. 参 照 をクリックしてExcelファイルを 読 み 込 む 参 照 をクリックすると ファイルの 選 択 画 面 が 表 示 されます 先 ほどの 顧 客 リストファイルを 選 択 しましょう 4. 取 り 込 んだファイルの 内 容 とフィールドタイプを 確 認 する ファイルの 内 容 欄 には 取 り 込 んだファイルの 内 容 の 一 部 が 表 示 されます 取 り 込 まれる 内 容 はExcel 内 に 登 録 されている 内 容 と 全 く 同 じです その 下 の フィールドタイプの 選 択 では 各 列 のフィールドタイプを 選 ぶことができます ファイルの 内 容 が 表 示 されます フィールドタイプ( 種 類 )を 選 べます ワンポイント フィールドタイプの 変 更 Excelファイルを 読 み 込 んだ 際 にkintone 側 でファ イルの 内 容 を 読 み 取 り 自 動 的 にフィールドタイプ を 割 り 当 てています 例 えば 血 液 型 はA B AB Oの 全 部 で4 種 類 しか 無 いので ドロップダウン ( 選 択 式 のフィールド) が 自 動 的 に 選 択 されています これらのフィールド タイプは 用 途 に 合 わせて 自 由 に 変 更 することが 可 能 です なお ここで 設 定 したフィールドタイプを アプリ 作 成 後 に 変 更 することはできません 29
5. 設 定 が 完 了 したら 作 成 ボタンをクリックする 設 定 を 変 更 確 認 したら 画 面 上 部 に 戻 り 作 成 をクリックします 6.Excelファイルからアプリ 作 成 完 了 ポータル 画 面 の 右 下 に 新 しく 作 成 したアプリのアイコンが 表 示 されます Excelファイルを 取 り 込 んで kintoneアプリが 完 成 しました アプリ 完 成 30
アプリストアから 追 加 する kintoneは ドラッグアンドドロップで1からアプリを 作 る 方 法 以 外 に Excelファイルを 取 り 込 ん でアプリを 作 る 方 法 と あらかじめ 用 意 されたテンプレートからアプリを 作 る 方 法 があります この 項 目 では アプリストア に 用 意 されたテンプレートからアプリを 作 る 方 法 をご 紹 介 します これから 作 るアプリ 問 い 合 わせ 管 理 アプリ この 項 目 では 問 い 合 わせ 管 理 アプリを 作 成 します お 客 様 からの 問 い 合 わせを 登 録 し 履 歴 として 管 理 することができます 1.アプリ 作 成 ボタンをクリックして 作 成 画 面 に 遷 移 する kintoneポータルページの をクリックします 31
2.アプリの 作 成 方 法 を 選 ぶ アプリの 作 成 方 法 を 選 びます 今 回 は 一 番 上 の アプリストアから 選 ぶ を 選 択 します 3.アプリストアのカテゴリから 顧 客 サービス サポート を 選 ぶ 画 面 左 のカテゴリーには 部 署 ごとにおすすめのアプリを 分 けて 掲 載 しています 32
4. このアプリを 追 加 ボタンをクリックする 欲 しいアプリのタイトルの 下 にある このアプリを 追 加 をクリックします 5. 問 い 合 わせ 管 理 アプリ 完 成 アプリストアから 問 い 合 わせ 管 理 アプリの 追 加 が 完 了 しました アプリストアから 追 加 した 直 後 はまだ 何 もデータが 入 っていない 状 態 なので 赤 枠 の から 新 しいレコードを 追 加 しましょう 33
中 級 編 ~ 業 務 にあわせて 自 由 にカスタマイズ~ kintone の 便 利 な 機 能 を 使 いこなそう アプリのカスタマイズ グラフを 作 成 してみよう その 他 kintoneの 便 利 な 機 能 P35~P38 P39~P42 P43 ここからは アプリの 内 容 をカ スタマイズする 方 法 や グラフ を 使 ってデータを 集 計 する 方 法 など 一 歩 進 んだ 活 用 方 法 を 解 説 します 34
アプリのカスタマイズ kintoneは だれでも 簡 単 にWebアプリを 作 成 カスタマイズできる 点 が 大 きな 特 長 です 作 成 したアプリを 利 用 していくうちに こんな 項 目 も 付 け 加 えたい という 要 件 が 発 生 するケース は 非 常 に 多 くあります kintoneは 作 成 からカスタマイズまで 全 てノンプログラミングで 作 成 することができるので アプリの 作 成 者 が 異 動 や 退 職 した 後 でもだれでも 簡 単 にカスタマイズす ることができます 基 本 的 なカスタマイズ( 項 目 の 追 加 ) まずは 基 本 的 なカスタマイズの 方 法 をご 紹 介 します 今 回 は P33でアプリストアから ダウンロードした 問 い 合 わせ 管 理 アプリをカスタマイズしてみましょう 1.アプリの 管 理 画 面 を 開 く 問 い 合 わせ 管 理 アプリを 開 いて 右 上 にある マークをクリックします ( 下 図 赤 丸 枠 参 照 ) クリックするといくつかのメニューが 表 示 されるので アプリの 設 定 を 変 更 を 選 択 します すると 問 い 合 わせ 管 理 の 管 理 画 面 が 表 示 されます( 図 2) この 画 面 では フォーム( 項 目 )を 編 集 したり 一 覧 を 追 加 したりすることができます その 他 グラフの 追 加 や アクセス 権 の 設 定 通 知 の 設 定 など アプリの 設 定 はこの 管 理 画 面 から 行 うことができます 図 2: 問 い 合 わせ 管 理 35
2.アプリの 管 理 画 面 から フォームの 編 集 を 選 択 する 今 回 はフォーム( 項 目 )の 編 集 を 行 います 下 記 赤 枠 の フォームの 編 集 をクリックすると フォームの 編 集 画 面 が 表 示 されます 操 作 設 定 方 法 は アプリをはじめから 作 成 する (P.06~)と 同 様 です 36
3.フォームの 編 集 ( 追 加 )を 行 う 今 回 は 問 い 合 わせサービス という 名 前 のチェックボックスを 追 加 します 画 面 左 側 のパーツ 一 覧 から を 選 択 して 右 側 へドラッグします チェックボックスの 右 にある アイコンに 触 れると 設 定 が 表 示 されるので クリックします 37
フィールド 名 を 入 力 し 項 目 と 順 番 の 欄 に 選 択 肢 になる 項 目 を 入 力 して 保 存 をクリック します フォーム 設 計 画 面 左 上 の 保 存 をクリックした 後 ( 下 記 左 図 ) 画 面 右 上 の 設 定 完 了 をクリックします( 下 記 右 図 ) 設 定 完 了 をクリックすると 問 い 合 わせ 管 理 アプリのトップ 画 面 に 戻 ります 以 降 は 新 たにレコードを 登 録 する 際 に 追 加 した 項 目 ( 今 回 は 問 い 合 わせサービス )が 加 わります 項 目 を 選 んで 配 置 するだけで 思 い 通 りのアプリが 作 れ ちゃうん で す ね! カスタマイズで 追 加 した 項 目 38
グラフを 作 成 してみよう kintoneで 作 成 したアプリは 情 報 を 登 録 して 溜 めるだけでなく その 情 報 を 簡 単 にグラフ 化 し たり 集 計 することができます この 項 目 では グラフの 作 成 方 法 と 使 い 方 を 解 説 します クリックひとつでグラフを 自 動 生 成 できる おすすめグラフ 機 能 グラフの 作 成 方 法 は 大 きく 分 けて2 通 りあります 手 動 で 細 かく 集 計 条 件 を 設 定 する 方 法 と 登 録 されているデータをkintoneが 解 析 して 自 動 でさまざまな 条 件 で 集 計 したグラフを 表 示 する 方 法 です 自 動 でグラフを 生 成 する 機 能 を おすすめグラフ といいます まずはこのおすすめグラフの 設 定 方 法 を 説 明 します 1.グラフを 作 成 したいアプリを 開 く kintoneで 作 成 したアプリを 開 きます 今 回 はP31で 作 成 した 問 い 合 わせ 管 理 アプリ をもとに グラフを 作 成 します 下 記 画 像 の 赤 枠 部 分 の マークをクリックします 39
2. 自 動 的 に 生 成 されたグラフの 中 から 必 要 なものを 選 ぶ すると さまざまな 条 件 で 自 動 的 にグラフが 生 成 されます 利 用 したいグラフがあれば そのグラフをクリックします 今 回 は 右 の レコード 数 ( 対 応 状 況 ) の 円 グラフを 利 用 します 下 記 画 面 の 左 の 赤 枠 部 分 が グラフを 集 計 する 条 件 です 集 計 条 件 を 変 更 すると 右 側 のプレビュー に 反 映 されます 特 に 集 計 条 件 変 更 する 必 要 がなければ 適 用 する をクリックします 40
3.グラフを 保 存 する 集 計 条 件 を 設 定 する 画 面 で 右 下 の 保 存 する をクリックすると 同 じ 条 件 で 集 計 したグラフを 保 存 することができます 対 応 状 況 を 常 に 確 認 したい 場 合 などに 便 利 です ダイアログが 表 示 されるので 任 意 のグラフ 名 を 入 力 して OK をクリックします 今 回 は 対 応 状 況 円 グラ フ というグラフ 名 を 付 けました すると グラフ のプルダウンメニューに 対 応 状 況 円 グラフ が 追 加 されます アプリストアからアプリをダウンロードした 場 合 は 初 めからい くつかグラフが 登 録 されている 場 合 もあります 41
任 意 のグラフを 作 成 する 次 に 自 由 に 条 件 を 設 定 して1から 自 由 にグラフを 作 成 する 方 法 を 説 明 します 1. 作 成 したいグラフの 種 類 を 選 ぶ アイコンをクリックしてグラフ 作 成 画 面 を 表 示 します まず グラフの 種 類 を 選 んで 作 成 の 中 から 作 成 したいグラフの 種 類 を 選 びます 今 回 は 未 対 応 の 問 い 合 わせを 担 当 者 別 に 縦 棒 グラフで 表 示 させる 設 定 にします グラフメニューから 縦 棒 グラフ をクリックした 後 に グラフのオプション を 設 定 します 分 類 する 項 目 : 大 項 目 を 対 応 担 当 者 に 条 件 を 対 応 状 況 : 次 のいずれかを 含 む: 未 対 応 に 設 定 しました これで 現 在 誰 がどのくらい 未 対 応 の 案 件 を 持 っているのか 視 覚 的 に 把 握 することが できます このように 項 目 や 条 件 を 選 ぶだけですぐに 任 意 のグラフを 作 成 することができます 42
その 他 kintone の 便 利 な 機 能 kintoneには 他 にも 便 利 な 機 能 がたくさん 備 わっています さまざまなアプリを 使 いこなす 上 で 非 常 に 役 に 立 つので 一 歩 進 んだ 活 用 方 法 としてご 覧 ください アクセス 権 アプリ 単 位 やレコード 単 位 フィールド 単 位 で 細 かくアクセス 権 を 設 定 することができます たとえば 顧 客 情 報 アプリは 社 員 全 員 が 閲 覧 できるけれど 編 集 ができるのは 営 業 部 のみ といった 設 定 や 個 人 情 報 に 関 わる 名 前 やメールアドレス 部 分 は 一 部 のユーザー 以 外 見 えないようにする 設 定 など 用 途 に 応 じて 柔 軟 なアクセス 権 を 設 定 できます アクセス 権 の 設 定 方 法 https://help.cybozu.com/ja/k/user/app_rights.html ルックアップ ルックアップを 設 定 すると 他 のアプリの 情 報 を 取 得 して 登 録 することができます 例 えば 顧 客 管 理 アプリの 会 社 名 担 当 者 名 住 所 電 話 番 号 メールアドレス 欄 と 営 業 の 案 件 管 理 アプリを 連 携 させておけば 顧 客 管 理 に 登 録 された 情 報 をそのまま 取 得 して 登 録 することができます 再 入 力 の 手 間 を 省 けるほか 入 力 ミスを 防 ぐこともできます ルックアップの 設 定 方 法 https://help.cybozu.com/ja/k/user/whats_lookup.html 通 知 レコードが 編 集 されたことやレコードにコメントが 書 き 込 まれたことなど 最 新 情 報 をアプリの 利 用 ユーザーに 通 知 できます また レコードが 特 定 の 条 件 を 満 たした 場 合 に 通 知 をする 機 能 も 搭 載 例 えば 締 切 日 の1 日 前 になったら 明 日 が 期 限 です と 通 知 することができます リマインダーとして 利 用 するのも 便 利 です 通 知 とリマインドの 設 定 方 法 https://help.cybozu.com/ja/k/user/notification.html プロセス 管 理 業 務 プロセスをビジネスルールに 適 合 するよう 管 理 するための 機 能 です アプリ 上 で 行 われるタスクに 対 しプロセス ( 順 序 )や 担 当 者 を 設 定 個 別 タスクのステータスの 可 視 化 はもちろん データのグラフ 化 により 業 務 全 体 の 状 況 をリアルタイムで 把 握 することも 可 能 になります プロセス 管 理 の 設 定 方 法 https://help.cybozu.com/ja/k/user/process.html その 他 kintoneの 詳 しい 使 い 方 は ユーザーヘルプをご 覧 ください https://help.cybozu.com/ja/k/user.html 43