初 回 使 用 時 の 設 定 YCU Mail(Office365)に,はじめてサインインすると, 以 下 のようなイメージで, 言 語 と タ イムゾーン の 設 定 を 要 求 されるので, 確 認 して( 必 要 に 応 じて 適 切 なものに 変 更 して) 保 存 して おく 訂 正 する 場 合 は,クリックし て 日 本 語 ( 日 本 ) に 切 り 換 えておく 訂 正 する 場 合 は,クリックし て (UTC+09:00) 大 阪 札 幌 東 京 に 切 り 換 えておく 誤 った 設 定 のまま 保 存 しても,オプションの[ 全 般 ] [ 地 域 とタイムゾーン]で 確 認 と 設 定 変 更 は できる オプション 設 定 の 一 般 的 手 順 YCU Mail(Office365)にサインインしている 最 中 に, 動 作 設 定 を 適 正 なものに 変 更 しておく 使 用 中 のアプリケーションによって 設 定 画 面 の 表 示 が 異 なってくるので,まごつかないように, メール に 切 り 換 えてから 行 うことに 決 めておくとよいだろう 1 メール になって いることを 確 認 2クリック メール になってい ない 場 合 は,ここをク リックして メール に 切 り 換 え 3クリック 図 1 オプション の 選 び 方 ( メール 使 用 中 の 場 合 ) 1
設 定 可 能 な 項 目 が 階 層 的 に 示 される 項 目 名 をクリックすることでそれぞれの 設 定 画 面 が 表 示 される 図 2 メール から オプション を 選 んだ 時 の 表 示 例 署 名 の 設 定 [レイアウト] [メールの 署 名 ] 自 分 自 身 の 身 元 を 示 す 情 報 を 送 信 のたびに 書 き 加 えることなく,あらかじめ 設 定 しておいた 内 容 をメ ールの 本 文 内 に 自 動 的 に(あるいは 指 示 して) 追 加 してくれる 3 入 力 内 容 を(Office365 システムに) 保 存 する 1 自 動 追 加 を 有 効 にする 2 内 容 を 入 力 す る 図 3 メールの 署 名 の 画 面 例 と 設 定 手 順 2
署 名 として 登 録 しておくべき 具 体 的 な 内 容 は 以 下 を 参 照 のこと あくまで 例 なので, 実 際 の 画 面 には 自 分 自 身 の 情 報 を 入 れることに 注 意! 1 行 目 はメール 本 文 の 最 後 から 始 まるので, ここ から 署 名 の 慣 習 として, 半 角 のマ イナス 記 号 - を2つ 並 べる または, 何 もない 行 ( 空 っぽの 行 )を 入 れる -- 坂 口 利 裕 SAKAGUCHI Toshihiro 内 容 例 横 浜 市 立 大 学 国 際 総 合 科 学 部 1 年 International College of Arts and Sciences, YOKOHAMA City University, Yokohama, Japan E-mail: studum01@yokohama-cu.ac.jp 英 文 のスペルは 慎 重 にチェック! 自 分 の 名 前 所 属 アド レスで! 必 須 項 目 :( 自 分 の) 本 名 と( 自 分 の)メールアドレス できれば 所 属 と( 学 生 を 暗 示 す る) 学 年 を 追 加 英 文 表 記 は 好 みで 住 所 や 電 話 は 悪 用 される 危 険 もあるので 入 れない 方 が 無 難 各 行 の 終 わりや( 行 替 え), 途 中 からの 分 割 は[Enter]キー( )を 押 す 不 必 要 に 押 すと 無 駄 な 行 が 増 えるので 注 意 不 必 要 な 見 えない 行 ( 改 行 だけの 行 )の 存 在 はスクロールバーで 前 後 を 確 認 できる 無 駄 な 行 を 消 したり, 前 後 の 行 を 1 行 にまとめるには, 行 の 先 頭 で[Backspace]キー,または 行 末 で[Delete]キーを 押 す 単 語 と 単 語 のあいだは 空 白 (スペースキーで)をきちんと 追 加 し, 適 宜 カンマ(,) 等 で 区 切 る 英 文 ではカンマの 直 後 も 1 文 字 空 白 を 入 れるのが 基 本 なので, 見 映 えよく 仕 上 げること 参 考 : 医 学 部 の 英 文 表 記 は School of Medicine メッセージ 形 式 の 設 定 [レイアウト] [メッセージの 形 式 ] Office365 の 標 準 設 定 は HTML になっているが, 受 信 者 側 でこの 形 式 をサポートしていない 場 合 があるので, 確 実 に 相 手 に 読 んでもらえるように テキスト 形 式 に 変 えておく また,HTML はそも そも Web ページを 作 るためのプログラミング 言 語 のようなものなので,いわゆる コンピュータウィ ルス のような 悪 意 のあるプログラムが 埋 め 込 まれて 送 られると, 受 信 者 側 の PC などが 感 染 してしま う 危 険 があるので,マナー 上 も,セキュリティ 対 策 の 意 味 からも, テキスト 形 式 にしておくのが 望 ましい 1 1 HTML 形 式 だというだけで, 受 信 者 側 のメールシステムでブロック( 排 除 )されることすらあること を 知 っておこう 本 文 がテキスト 形 式 でも, 画 像 やデータファイルを 添 付 して 送 受 信 することは 可 能 で ある(そもそも 画 像 やデータファイルも 文 字 化 して 添 付 されている) 3
2 入 力 内 容 を(Office365 システムに) 保 存 する 1クリックして テキスト を 選 択 図 4 メッセージ 形 式 の テキスト への 変 更 受 信 メールの 別 アドレスへの 転 送 [アカウント] [ 転 送 ] 本 当 に 必 要 かよく 考 えてから 設 定 すること 転 送 が 必 要 なケース( 転 送 するメリットがあるケース) 自 宅 等 でネットの 環 境 はないが,ネット 対 応 のケータイやスマホは 持 っている 自 宅 等 にネット 環 境 があり 自 分 専 用 の PC 用 アドレスを 持 っており, 毎 日 チェックできる PC 用 メールのアプリで 複 数 のアカウントを 管 理 できる 場 合 には, 転 送 よりも アカウ ント を 追 加 する 方 が 効 果 的 である 設 定 に 必 要 な 情 報 は, [アカウント] [POP と IMAP] で 表 示 される 転 送 が 不 要 なケース( 転 送 してもメリットがないケース) 自 宅 等 で 使 っている PC 用 のアドレスが 家 族 共 用 で, 他 の 家 族 にも 読 まれてしまう YCU Mail はネットの 環 境 があればブラウザを 使 ってアクセスできます ネット 対 応 のケータイやスマホすらなく,ネットは 大 学 でしか 使 わない 実 習 室 等 の 空 き 時 間 を 利 用 してこまめにチェックしましょう ケータイ スマホの 機 種 によっては, 元 々あるメールアプリに アカウント を 追 加 した り, 対 応 しない 場 合 でも 専 用 のアプリをインストールしたりすることで, 直 接 送 受 信 でき る 場 合 がある 設 定 に 必 要 な 情 報 は, [アカウント] [POP と IMAP] で 表 示 される 転 送 先 のアドレスが 変 わったら, 必 ず 設 定 も 変 更 しておくこと 4
こんなこと にならないように 大 学 発 行 のアドレス 転 送 設 定 プロバイダ A のアドレス 転 送 設 定 転 送 設 定 いわゆる 無 限 ループ にならないように, 所 有 しているメールアカウントのすべての 転 送 設 定 を 見 直 しましょう プロバイダ B のアドレス 転 送 先 がケータイやスマホの 場 合 は, 迷 惑 メール 防 止 のため 着 信 できるドメインが 制 限 されている 場 合 があります 転 送 設 定 をする 前 に,YCU Mail から 転 送 先 のアドレスにダミーのメールを 送 っ て, 正 しく 受 信 できることを 確 認 しておきます アドレスが 正 しいにも 関 わらず 受 信 できない 場 合 は, 大 学 のドメイン(yokohama-cu.ac.jp)を 着 信 可 能 なドメインに 設 定 してから( 具 体 的 な 手 順 はケータイやスマホに 依 存 するのでここでは 触 れません), 再 度 確 認 メールを 送 ってみましょう 4 入 力 内 容 を (Office365 システム に) 保 存 する 1 転 送 設 定 を 選 択 2 転 送 先 のアドレスを 正 確 に 入 力 3Outlook にも 残 し ておくように 設 定 転 送 機 能 を 解 除 する 時 はここをチェックして 保 存 図 5 転 送 の 設 定 例 設 定 のポイント 転 送 されたメッセージのコピーを Web 版 Outlook に 保 存 する は 必 ずチェックを 入 れておく 実 習 室 における 授 業 などで,メールに 添 付 された 文 書 やデータをその 場 で 扱 う 場 面 も 出 てきます 転 送 先 アドレスが 正 しいかチェックすること 転 送 アドレスを 追 加 したら,YCU Mail から 自 分 の ( 大 学 の)アドレスに, 適 当 な 内 容 の(ダミーの)メールを 送 って, 転 送 先 で 受 信 できることを 必 ず 確 認 しておくこと 転 送 先 が 変 わった 場 合 などは, 自 動 的 にアドレスを 変 えてはくれないので, YCU Mail の 設 定 をやり 直 す 必 要 があります 5
発 信 者 名 の 変 更 ケータイやスマホの 場 合 は, 連 絡 先 ( 電 話 帳 / 住 所 録 )に 登 録 されているアドレスがあれば, 着 信 し たメールに 相 手 ( 発 信 者 )の 名 前 が 表 示 されるが, 一 般 のメールシステムでは,アドレス 情 報 の 他 に 発 信 者 名 を 発 信 者 側 で 設 定 しておく 必 要 がある 2 YCU Mail(Outlook)では, 標 準 で 日 本 語 表 記 の 発 信 者 名 を 相 手 側 に 通 知 するようになっているが, 相 手 側 が 海 外 のユーザであるような 場 合, 必 ずしも 日 本 語 表 示 が 正 しく 行 われなかったり(いわゆる 文 字 化 け が 起 こったり), 正 しく 表 示 されても 相 手 が 読 めない ことがあるので, 英 字 表 記 に 変 えておくのが 望 ましい Outlook 本 体 では, 発 信 者 名 の 変 更 (およびパスワードの 変 更 )は 行 えないので,YCU の 基 幹 システムで 管 理 されている 認 証 情 報 の 変 更 システムを 使 う パスワード 変 更 のための Web サイトにアクセスする 大 学 の HP から 在 学 生 の 方 へ に 移 動 し, さらに パスワード 更 新 に 移 動 する あるいは,YCU Portal の 画 面 上 にも パスワード 更 新 への リンクがあるので,こちらから 辿 ってもよい ログインすると, 図 6 のような 画 面 となるので メール 送 信 者 名 変 更 をクリックして 切 り 替 える 図 6 パスワード 更 新 のログイン 直 後 の 画 面 図 7 に 設 定 例 を 示 す ローマ 字 表 記 は, 姓 名, 名 姓 のどちらの 順 序 でもよいが, 海 外 でも 通 用 し やすいように 姓 (Family Name)はすべて 大 文 字 とし, 名 (First Name)は 頭 文 字 だけ 大 文 字 とする のが 望 ましい 署 名 での 名 前 の 記 載 も 同 様 にしておく 設 定 内 容 を 半 角 の 英 字 で 書 き 換 えて,[ 変 更 ]ボタンをクリックしたら,ログアウトしておく Outlook のシステムに 反 映 されるまで 最 大 で 3 時 間 程 度 かかるので, 半 日 ほどたってから 確 認 しておく 2 ケータイやスマホでは, 連 絡 先 ( 電 話 帳 / 住 所 録 )に 登 録 されているアドレスを 優 先 して 表 示 する 場 合 がある 6
3ログアウトする 2 変 更 をシステムに 指 示 1 半 角 の 英 字 を 使 って,ローマ 字 表 記 にする 語 順 は, 姓 (Family Name) 名 (First Name), 名 姓 のどちらでもよいが, 姓 はすべて 大 文 字 が 海 外 でも 通 用 しやすい 図 7 送 信 者 名 の 変 更 設 定 の 例 7