Microsoft Word - Gmailの基本操作.docx

Gmail の 基 本 操 作

目 次. Google Apps の Gmail の 基 本 操 作..... メールを 読 む/ 受 信 する...... 受 信 トレイとメールの 表 示...... メールのスレッド..... メールを 作 成 / 送 信 する... 3... メールを 送 信 する 前 に... 3... 新 規 にメールを 作 成 送 信... 4..3. 連 絡 先 からメールを 作 成 する... 5..4. メールに 返 信 する... 6..5. メールを 転 送 する... 7..6. メールを 作 成 している 途 中 で 保 存 する... 8..7. ファイルを 添 付 する... 8..8. メールの 自 動 転 送... 9.3. メールの 整 理....3.. ラベルによるメールの 分 類....3.. メールに 目 印 をつける... 3.3.3. メールのアーカイブ... 4.3.4. メールの 削 除... 5.3.5. メールフィルタによるメールの 自 動 振 り 分 け... 6.4. その 他... 9.4.. メールの 検 索... 9.4.. メールの 印 刷... 0.4.3. 迷 惑 メールについて... 0.4.4. 重 要 マークについて....5. さらに 詳 しく...

. Google Apps の Gmail の 基 本 操 作.. メールを 読 む/ 受 信 する... 受 信 トレイとメールの 表 示 ログインが 完 了 すると 図 のような 受 信 トレイ 画 面 が 表 示 されます これは 受 信 したメー ルの 一 覧 です 新 着 のメールは 太 字 で 表 示 されています 受 信 トレイ 画 面 は 画 面 左 側 の 受 信 トレイ をクリックすることにより いつでも 表 示 することが 出 来 ます 読 みたいメールを クリック 図 受 信 トレイ 読 みたいメールをクリックすると 図 のようにメール 本 文 が 表 示 されます このメールは 添 付 ファイルがある 場 合 の 例 です 表 題 差 出 人 返 信 ボタン 本 文 図 メール 本 文 の 表 示 また 画 面 左 側 の 受 信 トレイ の 横 に 括 弧 つきの 数 字 が 表 示 されているときがあります 図 の 場 合 受 信 トレイ(3) となっていますが これは 未 読 のメールが3 通 あるという ことです Google Apps のGmail のメール 受 信 画 面 は 一 定 時 間 毎 に 更 新 されますが 更 新 状 況 をす ぐに 確 認 したい 場 合 は ( 更 新 ) ボタンをクリックすることで 確 認 することが 出 来 ます

... メールのスレッド Google Apps のGmail では 受 信 したメールに 返 信 をしたり 送 信 したメールに 相 手 が 返 信 をした 場 合 そのような 関 連 している 複 数 のメールをひとつのスレッドという 単 位 にまと めます この 機 能 により メールの 前 後 関 係 がわかりやすくなり 必 要 なメールを 探 し 出 す のも 簡 単 になります 受 信 トレイ のようなメールの 一 覧 画 面 では スレッドに 複 数 のメールが 含 まれていて も つのスレッドは 行 で 表 示 されます ただし このような 場 合 は 差 出 人 の 横 にスレッ ドに 含 まれるメールの 数 が 括 弧 で 囲 まれて 表 示 されます メールの 数 が 表 示 される 図 3 スレッドに 複 数 のメールがある 場 合 の 一 覧 表 示 図 3 の 場 合 行 目 に () が 表 示 されているので 通 のメールがスレッドとしてまと められていることがわかります スレッドをクリックすると 図 4 のようにメールが 重 なりあって 表 示 されることがありま す このときは 最 新 のメールが 常 に 手 前 に 表 示 されます 奥 にあるメールを 読 みたい 場 合 は そのメールの 件 名 をクリックします なお スレッド 内 の 全 てのメールが 未 読 の 場 合 は 重 ならずにはじめから 展 開 された 状 態 で 表 示 されます 図 4 スレッドの 表 示 全 てのメールを 展 開 したい 場 合 は 図 4 の 右 側 にある (すべて 展 開 ) をクリックします

.. メールを 作 成 / 送 信 する... メールを 送 信 する 前 に 通 常 郵 便 に 差 出 人 の 住 所 氏 名 などを 記 入 するように E-Mail でも 同 じように 署 名 すべき です メール 作 成 の 度 に 入 力 する 手 間 を 省 くために Google Apps のGmail ではメールの 署 名 をあらかじめ 用 意 しておくことが 出 来 ます メール 受 信 者 が 迷 惑 メールと 混 同 しないよう 発 信 者 氏 名 も 明 記 した 署 名 を 作 成 しましょう 設 定 方 法 は まず Google Apps の Gmail 画 面 右 上 の ( 設 定 ) メ ール 設 定 をクリックし 全 般 タブ が 表 示 されていることを 確 認 します 次 にその 中 の 署 名 : のセクション ( 図 5 を 参 照 )の 下 側 のラジオボタン にチェックを 入 れ テキストエリアに 署 名 を 入 力 します 入 力 が 完 了 したら 画 面 下 部 の 変 更 を 保 存 ボタンをク リックして 設 定 内 容 を 保 存 します 海 外 にメールを 送 ることが 多 い 場 合 は アルファベットのみにしておくこ とで 漢 字 の 文 字 化 けで 読 めなくなる ことを 防 止 出 来 ます 以 上 の 設 定 を 行 うことで メールを 作 成 する 際 設 定 した 署 名 がメール 本 文 にあらかじめ 入 力 済 みとなります 署 名 の 例 図 5 署 名 の 設 定 慶 應 太 郎 慶 應 義 塾 大 学 電 話 :03-****-**** FAX:03-****-**** 3

... 新 規 にメールを 作 成 送 信 新 しいメールを 送 信 するには 画 面 左 上 に 常 に 表 示 されている メールを 作 成 というボ タンをクリックします すると 図 6 のように 宛 先 件 名 本 文 を 入 力 する 画 面 ( 以 下 メ ール 作 成 画 面 と 表 記 )が 表 示 されます メールを 作 成 するには 作 成 をクリック 5 4 3 図 6 メールを 作 成 () To( 宛 先 )には 送 信 先 のメールアドレスを 入 力 します 複 数 の 人 にメールを 送 信 する 場 合 は メールアドレスをカンマ 区 切 りで 入 力 します Cc やBcc でメールを 送 信 したい 場 合 はそれぞれ 同 様 に Cc を 追 加, Bcc を 追 加 のリンクをクリックすると それらを 入 力 するボックスが 表 示 されるので 宛 先 と 同 じように 送 信 したいメールアドレスを 記 します () 件 名 にはメールのタイトルを 入 力 します (3) 本 文 形 式 を 確 認 します 本 文 入 力 欄 は デフォルトではリッチテキスト 形 式 3による 入 力 モードとなっており 作 成 したメールはHTML メールとして 送 信 されます 受 け 取 り 側 の 環 境 によっては HTML メールを 読 めないこともある 為 普 段 はテキスト 形 式 を 利 用 します テキスト 形 式 への 切 り 替 えは 本 文 入 力 欄 の 上 の 書 式 なしのテキスト リンクで 行 えます (4) 本 文 入 力 欄 に メールの 本 文 を 入 力 します (5) 入 力 が 完 了 したら 送 信 ボタンをクリックし メールを 送 信 します 全 てを 入 力 し 終 えたら 送 信 をクリックします すると 宛 先 Cc Bcc 欄 に 入 力 した 送 信 先 にメールが 送 信 されます Carbon Copy の 略 このようなメールを 宛 先 に 記 した 相 手 に 送 りましたよ ということを 伝 えたい 場 合 に 使 用 する Blind Carbon Copy の 略 用 途 はCc と 同 じだが 相 手 に 届 くメールにはBcc の 欄 は 見 えない 3 文 字 サイズ 色 箇 条 書 き 絵 文 字 等 が 利 用 可 能 です 4

..3. 連 絡 先 からメールを 作 成 する Google Apps のGmail では これまでのアドレス 帳 にあたるものを 連 絡 先 と 呼 びます ここでは 連 絡 先 から 宛 先 を 指 定 してメールを 作 成 する 方 法 を 説 明 します まず 画 面 左 側 の 連 絡 先 リンクをクリックして 連 絡 先 画 面 を 表 示 します ( 図 7) 連 絡 先 を 表 示 する 図 7 連 絡 先 画 面 メールの 宛 先 としたい 人 を 名 前 の 左 側 のチェックボックスから 選 択 して メール ボタ ンをクリックします ( 図 8) 図 8 連 絡 先 から 宛 先 を 指 定 メールの 作 成 画 面 が 表 示 され 選 択 した 宛 先 が 入 力 された 状 態 となります ( 図 9) 図 9 連 絡 先 で 指 定 した 宛 先 が 入 力 済 み 5

..4. メールに 返 信 する メールに 返 信 する 場 合 は メール 本 文 右 上 にある 返 信 ボタンもしくは メール 本 文 下 にある 返 信 リンクをクリックします すると 図 0 のように 本 文 の 下 に 返 信 文 を 入 力 す るボックスが 表 示 されます 図 0 メールの 返 信 () 返 信 文 を 入 力 します 返 信 元 のメール 本 文 が 自 動 的 に 引 用 された 返 信 文 入 力 欄 に 返 信 文 を 入 力 します () 入 力 が 完 了 したら 送 信 ボタンをクリックし メールを 送 信 します 複 数 の 宛 先 に 返 信 したいときは 図 0 の 宛 先 欄 にカンマ 区 切 りで 宛 先 を 追 加 するこ とも 出 来 ます このように 本 文 だけを 編 集 して 送 信 すると 返 信 メールの 件 名 は 自 動 的 に 元 のメールの 件 名 の 前 に Re: が 付 与 されたものになります 件 名 を 変 更 したい 場 合 は 送 信 前 に To: 欄 と 返 信 文 入 力 欄 の 間 にある 件 名 を 編 集 というリンクをクリックすると 件 名 を 変 える ためのテキストボックスが 表 示 されます 6

..5. メールを 転 送 する メールを 他 の 人 に 転 送 したい 場 合 は メール 本 文 右 上 の 返 信 の 右 側 にある マー クをクリックして 表 示 されるプルダウンメニューから 転 送 を もしくはメール 本 文 下 に ある 転 送 リンクをクリックします 4 ( 図 ) プルダウンから 転 送 もしくは 本 文 下 の 転 送 リンクをクリック 図 メール 転 送 のボタン リンク すると 図 のようにメール 本 文 の 下 に 転 送 先 のアドレスと 件 名 転 送 文 の 入 力 ボックス が 表 示 されます 3 図 メールの 転 送 文 の 入 力 ボックス () 宛 先 に 転 送 したい 人 のメールアドレスを 入 力 します 転 送 メールの 件 名 は 自 動 的 に 元 の 件 名 の 前 に Fwd: が 付 与 されます () 必 要 に 応 じて 転 送 文 以 外 に 伝 えたい 文 章 を 入 力 します 転 送 文 入 力 欄 には 転 送 メッセージ の 下 に 元 のメールの 内 容 が 含 まれています (3) 送 信 ボタンをクリックします すると 宛 先 に 入 力 したメールアドレスにメールが 送 信 されます 4 メールがスレッドとなっている 場 合 そのスレッドすべてを 転 送 する すべて 転 送 というリンクが 利 用 可 能 になります ( 本 文 右 側 に 表 示 ) 7

..6. メールを 作 成 している 途 中 で 保 存 する メールを 書 いている 途 中 で 後 でメールを 編 集 したり 送 信 したいと 思 ったときにメールを 保 存 しておくことが 出 来 ます メールを 保 存 したいときは メール 作 成 画 面 の 下 部 にある す ぐに 保 存 のボタンをクリックします 保 存 されたメールは 画 面 左 側 の 下 書 き をクリックすることにより 呼 び 出 すことが 出 来 ます 下 書 き をクリックすると 図 3 のような 下 書 きの 一 覧 画 面 が 表 示 されます 下 書 き に 保 存 された メールを 表 示 する 図 3 下 書 きの 一 覧 下 書 きの 一 覧 から 編 集 を 再 開 したいメールをクリックすると そのメールのメール 作 成 画 面 が 表 示 されます 編 集 後 にメールを 送 信 するには 編 集 画 面 左 下 の 送 信 ボタンをクリ ックします 送 信 後 は 下 書 き からメールが 削 除 されます なお Google Apps のGmail では すぐに 保 存 ボタンをクリックしなくても 作 成 中 のメールを 数 分 毎 に 下 書 き へ 自 動 保 存 します そのため 不 用 意 にウィンドウを 閉 じてし まった 場 合 などでも 下 書 き に 作 成 中 だったメールが 残 っている 場 合 があります..7. ファイルを 添 付 する 5 メールを 作 成 しているときに 送 信 相 手 にファイルを 送 りたい 場 合 があります このよう なときは メール 作 成 画 面 の 件 名 の 下 にある ファイルを 添 付 をクリックします すると ファイルを 選 択 するためのダイアログボックスが 開 きますので 添 付 したいファイルを 決 定 することで 添 付 が 可 能 です また メール 作 成 画 面 へファイルをドラック&ドロップする ことでも 添 付 が 可 能 です 基 本 的 にどのような 形 式 のファイルも 添 付 可 能 ですが ウィルスに 対 するセキュリティ 対 策 として 危 険 な 実 行 コードを 含 む 可 能 性 のある 実 行 ファイル( 拡 張 子 が.exe のファイルな ど)を 添 付 することは 出 来 ません また 実 行 ファイルが zip などの 圧 縮 ファイルに 含 ま れる 場 合 もチェックされるため 添 付 することは 出 来 ません なお 送 受 信 できるメールの 上 限 サイズは 添 付 ファイルも 含 めて 合 計 5M バイトです 添 付 ファイル 付 きのメールを 作 成 する 際 は サイズにも 気 をつけてください 5 添 付 ファイルについての 詳 細 は 次 のリンクを 参 照 ください http://mail.google.com/support/bin/topic.py?hl=jp&topic=834 8

..8. メールの 自 動 転 送 受 信 したメールを 別 のメールアドレスに 転 送 することが 出 来 ます [メール 転 送 とPOP/IMAP] タブをクリックすると 図 4のようなメール 転 送 とPOP/IMAP 画 面 が 表 示 されます 図 4 メール 転 送 とPOP/IMAP 画 面 このパネルの 転 送 : セクションで 転 送 先 アドレスを 追 加 をクリックします 図 4 で 転 送 先 アドレスを 追 加 をクリックすると 図 5 のような 転 送 先 アドレス 追 加 画 面 が 表 示 されます 任 意 の 転 送 先 アドレスを 入 力 して 次 へ ボタンをクリックしてくだ さい 図 5 転 送 先 アドレス 追 加 画 面 図 5 で 次 へ ボタンをクリックすると 図 6 のような 転 送 先 アドレスの 確 認 画 面 が 表 示 されますので OK ボタンをクリックしてください 9

図 6 転 送 先 アドレス 追 加 の 確 認 画 面 図 7 で 指 定 した 転 送 先 アドレスに 確 認 コードが 届 きます 6 ので 届 いたメールの 指 示 に 従 っ て 確 認 コードを 入 力 して 確 認 ボタンをクリックします 図 7 メール 転 送 とPOP/IMAP 画 面 確 認 コードの 入 力 が 完 了 したら 転 送 後 のメールの 扱 いを 設 定 し 変 更 を 保 存 ボタンをク リックします 図 8 メール 転 送 とPOP/IMAP 画 面 転 送 後 のメールの 扱 いは 以 下 から 選 択 することが 出 来 ます Google Apps のGmail メールのコピーを 受 信 トレイに 残 す Google Apps のGmail メールのコピーを 既 読 にする Google Apps のGmail メールのコピーをアーカイブ Google Apps のGmail メールのコピーを 削 除 アーカイブを 選 択 すると [ 全 てのメール]に 削 除 を 選 択 すると[ゴミ 箱 ]に 自 動 的 に 移 動 されます 6 転 送 先 が 同 じドメイン 内 同 じドメインのサブドメイン Google Apps のドメインエイリアスの 場 合 は 確 認 コードの 入 力 が 不 要 です 確 認 コード 通 知 のメールも 届 きません 0

.3. メールの 整 理.3.. ラベルによるメールの 分 類 一 般 的 なメールクライアントソフトでは 受 信 したメールをフォルダ 単 位 に 整 理 する 仕 組 みが 用 意 されています Google Apps の Gmail にはフォルダに 該 当 する 概 念 として ラベ ル という 機 能 があります これはメールやスレッドに 印 をつけて 分 類 するものです 例 え ば サークルに 関 連 したメール 全 てに サークル というラベルをつけ 授 業 に 関 するメー ル 全 てに 授 業 というラベルをつけると それらのラベルが 画 面 左 側 の ラベル という 欄 に 表 示 されるので メールを 見 やすく 分 類 出 来 ます ラベルの 機 能 を 利 用 するには まずラベルを 作 成 します ( 設 定 ) メール 設 定 を クリックし タブで ラベル を 選 択 します 図 9 ラベルの 作 成 図 9 の 画 面 が 表 示 されますので 新 しいラベルを 作 成 をクリックします 3 図 0 新 しいラベル 図 0 にラベルの 名 前 を 入 力 し 作 成 をクリックします 以 降 同 じ 操 作 で 複 数 のラベル を 作 成 します 次 のラベルの 下 位 にネスト を 選 択 すると 新 しく 作 成 されるラベルが 選 択 したラベルの 下 に 作 成 されます 図 は 例 として 全 社 の 下 位 に 第 営 業 部 というラベルをネストして 作 成 したと きの 画 面 です

なお その 他 優 先 度 高 要 対 応 というラベルははじめから 作 成 されているラベルで す 不 要 ならば 非 表 示 や 削 除 することも 出 来 ます 図 ラベル 作 成 後 の 画 面 メールに 作 成 したラベルをつけるには まず 画 面 左 上 の 受 信 トレイ をクリックし メ ールの 一 覧 を 表 示 します ラベルをつけたいメールの 行 のチェックボックスを 選 択 します 図 は 上 の 行 のチェックボックスを 選 択 した 状 態 です 図 ラベルをつけるメールを 選 択 メールを 選 択 したら メール 一 覧 上 部 の (ラベル) プルダウンをクリックし ます すると 図 3 のように 選 択 リストが 開 き 図 のときに 作 成 したラベル 名 が 表 示 されていることが 確 認 出 来 ます 図 3 ラベルの 選 択 選 択 したメールに 付 けたいラベルをリストから 選 択 します ラベルは 複 数 指 定 することが 出 来 ます 指 定 したいラベルが 決 まったら プルダウンメニュー 下 部 の 適 用 をクリック します 受 信 トレイのメール 一 覧 が 更 新 され 件 名 の 左 横 にラベル 名 が 付 きます ( 図 4)

図 4 ラベルの 追 加 結 果 メールにラベルを 付 けた 後 画 面 左 側 にラベル 名 が 並 んでいますので ラベル 名 をクリッ クしてみてください クリックしたラベルが 付 いているメールのみがメール 一 覧 画 面 に 表 示 されます ( 図 5) 第 営 業 部 ラベルの 付 いたメールのみ 表 示 図 5 ラベルによるメールの 分 類.3.. メールに 目 印 をつける 特 別 なメールや 後 で 対 応 する 必 要 のあるメールに 目 印 を 付 けることが 出 来 ます この 星 形 の 目 印 は 以 後 スター と 呼 びます メールにスターを 付 ける 方 法 は メール 一 覧 画 面 のチェックボックス 右 の 星 マークを 直 接 クリックします 複 数 同 時 にスターを 付 けたいときは 受 信 トレイ 等 のメール 一 覧 の 画 面 でスターを 付 けたいメールのチェックボックスを 選 択 し その 他 の 操 作 プルダウンをクリ ックします そして 表 示 されたメニューから スターを 付 ける を 選 択 します 図 6 は スター 付 きのメールが 一 覧 にある 例 です 3 4 スター 付 きの スターが 付 いたメール メールのみ 表 示 図 6 スターを 付 ける このように メールにスターを 付 けると 他 のメールより 目 立 つようになりますが さら に 画 面 左 側 の スター 付 き をクリックすることにより スターが 付 いているメールだけを 表 示 することが 出 来 ます 3

.3.3. メールのアーカイブ 受 信 トレイを 整 理 する 方 法 として アーカイブという 機 能 があります アーカイブするこ とで 指 定 したメールを 受 信 トレイから 取 り 除 くことが 出 来 ます ( 削 除 されるわけではあり ません)アーカイブされたメールは すべてのメール に 保 存 され 検 索 することが 出 来 ま す アーカイブを 行 うためには 受 信 トレイの 画 面 でアーカイブしたいメールを 選 択 し (アーカイブ) ボタンをクリックします 図 7 メールのアーカイブ( 選 択 ) 図 8 メールのアーカイブ(アーカイブ 後 ) すべてのメールから 確 認 可 能 図 9 メールのアーカイブ(すべてのメールを 選 択 ) アーカイブしたメールを 受 信 トレイに 戻 すには 対 象 のメールやスレッドを 選 択 し 受 信 4

トレイに 移 動 ボタンをクリックします.3.4. メールの 削 除 不 要 になったメールは 削 除 することが 出 来 ます 削 除 されたメールは ゴミ 箱 に 移 動 さ れ 通 常 の 検 索 の 対 象 からも 除 外 されますが 検 索 条 件 に 一 致 した 場 合 は その 旨 が 検 索 結 果 に 表 示 されます ゴミ 箱 に 移 動 されたメールは 移 動 されてから 30 日 後 に 自 動 的 に 削 除 されますが 30 日 以 内 であれば ゴミ 箱 にアクセスすることによりメールを 見 たり 受 信 ト レイに 戻 したり 出 来 ます メールの 削 除 は 受 信 トレイの 画 面 で 削 除 したいメール(スレッド)をチェックし 画 面 下 部 の 削 除 ボタンをクリックすることにより 行 えます スレッドを 選 択 した 場 合 は スレ ッドに 含 まれるメール 全 てが 削 除 の 対 象 となりますので 注 意 してください 削 除 したメール は ゴミ 箱 に 移 動 されますので 画 面 左 側 の ゴミ 箱 をクリックすることにより 削 除 さ れたかどうか 確 認 することが 出 来 ます スレッド 単 位 の 削 除 ではなく 通 のメールだけを 削 除 したいという 場 合 は 削 除 したい メールを 表 示 し そのメール 右 上 の 返 信 ボタン 右 のプルダウンメニューから このメー ルを 削 除 を 選 択 します 図 30 メールの 削 除 ゴミ 箱 メールを 完 全 に 削 除 したい 場 合 は ゴミ 箱 をクリックし 一 覧 上 部 にある ゴミ 箱 を 今 すぐ 空 にする をクリックします 確 認 のダイアログが 表 示 されますので OK をクリ ックすると ゴミ 箱 内 のメール 全 てが 完 全 に 削 除 されます メールを 個 別 に 削 除 する 場 合 は 対 象 メールをチェックし 完 全 に 削 除 ボタンをクリ ックします この 場 合 確 認 ダイアログは 表 示 されません 5

.3.5. メールフィルタによるメールの 自 動 振 り 分 け メールフィルタ 機 能 を 使 うとメールの 受 信 時 に そのメールの 特 徴 から 自 動 的 にメールに ラベルやスターを 付 けたり 削 除 やアーカイブ 等 を 行 うことが 出 来 ます メールフィルタは 画 面 上 部 にある ( 設 定 ) メール 設 定 をクリックし 表 示 された 画 面 内 の フィル タ というタブをクリックして 表 示 される 画 面 から 設 定 することが 出 来 ます ( 図 3) 3 4 図 3 フィルタ 設 定 画 面 図 3 で 新 しいフィルタを 作 成 をクリックすると 図 3 のようなフィルタ 作 成 画 面 が 表 示 されます 図 3 フィルタ 作 成 画 面 図 3 の 画 面 では 自 動 振 り 分 けをしたいメールの 特 徴 (フィルタ)を 入 力 します 例 えば 差 出 人 が user@example.com というメールにスターをつけたい という 場 合 は 差 出 人 の 欄 に user@example.com と 入 力 します または 件 名 に 第 営 業 部 という 文 字 列 が 含 まれるメールに 特 定 のラベルを 付 けたい という 場 合 は 件 名 の 欄 に 第 営 業 部 と 入 力 します 複 数 のフィルタ 条 件 を 同 時 に 設 定 することも 出 来 ます また 画 面 中 央 の フィルタテスト というボタンをクリックすると すでに 受 信 済 みの 全 てのメールに 入 力 したフィルタ 条 件 を 適 用 してその 結 果 を 表 示 します これで 自 分 が 設 定 したフィルタ 条 件 の 動 作 を 確 認 することが 出 来 ます フィルタ 条 件 を 入 力 して 次 のステップ をクリックすると 図 33 のようなフィルタし たメールの 動 作 を 選 択 する 画 面 が 表 示 されます 6

図 33 フィルタしたメールの 動 作 の 選 択 選 択 できる 動 作 は 以 下 となります 受 信 トレイをスキップ(アーカイブする) 既 読 にする スターを 付 ける ラベルを 付 ける 次 のアドレスに 転 送 する 削 除 する 迷 惑 メールにしない 常 に 重 要 マークを 付 ける 重 要 マークを 付 けない これらの 動 作 から 希 望 する 動 作 を 選 択 します 一 つのフィルタに 複 数 の 動 作 を 設 定 する ことも 出 来 ます 最 後 に フィルタを 作 成 ボタンをクリックすると 次 に 受 信 されるメー ルからこのフィルタが 適 用 され 自 動 的 にメールが 振 り 分 けられるようになります フィルタを 作 成 する 際 に 一 致 する 件 のスレッドにも 適 用 する にチェックを 入 れると 設 定 した 条 件 に 該 当 する 既 存 のメールにもフィルタが 適 用 されます 7

設 定 例 フィルタを 利 用 したメールの 転 送 方 法 ここでは メールフィルタ 機 能 を 利 用 して Google Apps の Gmail に 届 いたメールをす べて 別 のメールアドレスに 転 送 する 方 法 を 説 明 します まず 図 3 と 同 様 に 新 しいフィルタを 作 成 をクリックして フィルタ 作 成 画 面 に 移 動 します ここで フィルタ 条 件 の From: の 箇 所 に * ( 半 角 アスタリスク)と 入 力 します ( 図 34)このように 入 力 することで 全 ての 送 信 元 を 対 象 とすることが 出 来 ます 図 34 全 ての 送 信 元 を 対 象 とする 次 のステップ をクリックしてフィルタしたメールの 動 作 を 選 択 する 画 面 に 移 動 します ここで 操 作 の 選 択 から 次 のアドレスに 転 送 する を 選 択 し 転 送 先 のメールアドレ スを 指 定 します 7 ( 図 35) 転 送 先 アドレスを 追 加 する 場 合 は..5. メールを 転 送 する の 手 順 をご 参 考 くださ い 図 35 転 送 先 のメールアドレスを 入 力 入 力 完 了 後 に フィルタを 作 成 をクリックすると 次 回 から 受 信 したメールが 指 定 した メールアドレスに 転 送 されるようになります 8 7 次 のアドレスに 転 送 する を 有 効 にする 場 合 は 事 前 に..8. メールの 自 動 転 送 と 同 様 に 転 送 先 のメールアドレ スの 確 認 処 理 を 行 う 必 要 があります 8 これまで 受 信 したメールも 転 送 対 象 としたい 場 合 は 右 下 の このフィルタを 下 記 のxx 件 のスレッドにも 適 用 する の チェックボックスを 選 択 します 8

.4. その 他.4.. メールの 検 索 受 信 した 全 てのメール(ゴミ 箱 を 除 く)は 件 名 や 本 文 を 対 象 に 検 索 することが 出 来 ます 画 面 上 部 にある (メールを 検 索 ) ボタンの 左 横 にあるテキストボックスに 検 索 した い 文 字 列 を 入 力 し( 図 36) (メールを 検 索 ) ボタン もしくは メールを 検 索 とプルダウンされた 箇 所 をクリックします 図 36 メールの 検 索 すると テキストボックスに 入 力 した 文 字 列 を 含 むメールが 抽 出 され 一 覧 表 示 されます より 詳 しい 条 件 で 検 索 を 行 いたい 時 は テキストボックスの 右 側 の ( 検 索 オプション を 表 示 ) プルダウンをクリックします 図 37 検 索 オプション 検 索 オプションでは 以 下 の 条 件 を 指 定 することが 出 来 ます From: メールの 送 信 元 To( 受 取 人 ): メールの 受 取 人 件 名 : メールの 件 名 含 む: 本 文 中 の 任 意 のキーワード 含 まない: 検 索 対 象 から 除 外 するキーワード 添 付 ファイルあり: 添 付 ファイルがあるメールのみに 絞 りこむ 9

.4.. メールの 印 刷 メールをきれいに 印 刷 するために Google Apps のGmail には 特 別 な 画 面 が 用 意 されてい ます メールを 印 刷 したい 場 合 は メール 本 文 表 示 画 面 右 上 の ( 返 信 ) ボタン 右 の プルダウン (その 他 ) をクリックします その 下 部 にメニューが 開 きますので そこ から 印 刷 を 選 択 します ( 図 38) すると 別 画 面 で 印 刷 用 の 画 面 が 表 示 され 印 刷 のダイアログボックスが 表 示 されます 図 38 メールの 印 刷 スレッドに 含 まれるメールをまとめて 印 刷 することも 出 来 ます スレッドを 表 示 して 画 面 右 側 の (すべて 印 刷 ) をクリックすると 別 画 面 で 印 刷 用 画 面 が 開 き 印 刷 のダイア ログボックスが 表 示 されます.4.3. 迷 惑 メールについて Google Apps のGmail は 受 信 されるメールが 迷 惑 メールか 否 かを 自 動 的 に 判 定 し 迷 惑 メールと 判 定 した 場 合 は そのメールを 画 面 左 側 の 迷 惑 メール に 振 り 分 けます この 迷 惑 メール をクリックすると 迷 惑 メールと 判 定 されたメールの 一 覧 が 表 示 されます まれに 必 要 なメールが 迷 惑 メールとして 誤 判 定 され この 迷 惑 メール に 振 り 分 けら れる 場 合 があります このため 時 々 迷 惑 メール をクリックし そのようなメールが 無 いかチェックするとよいでしょう なお 迷 惑 メール 内 のメールは 振 り 分 けられてから 30 日 後 に 自 動 的 に 削 除 されま す 0

.4.4. 重 要 マークについて Gmail では 色 別 の 矢 印 でメールの 種 類 を 示 します 黄 色 のマーク は 重 要 なメール を 示 します Gmail で 重 要 ではないと 分 類 されたメールにはマークは 付 きません 重 要 マークが 付 いたメールは 画 面 左 側 の 重 要 をクリックすることにより 重 要 マー クが 付 いているメールだけを 表 示 することが 出 来 ます 特 定 の 種 類 のメールが 正 しく 振 り 分 けられない 場 合 は メールを 選 択 し 重 要 マークを 付 ける や 重 要 マークを 外 す を 使 用 して 修 正 することで どのようなメールが 重 要 かを Gmail に 学 習 させることができます ( 図 39) 3 重 要 なメール 重 要 なメールのみを 表 示 図 39 重 要 マーク 重 要 マークの 表 示 非 表 示 を 設 定 する 事 が 出 来 ます ( 設 定 ) メール 設 定 から 受 信 トレイ タブをクリックします 図 40 重 要 マークの 設 定 の 画 面 になるため 重 要 マーク: の 項 目 でマークの 表 示 非 表 示 を 選 択 し 変 更 を 保 存 をクリックします 図 40 重 要 マークの 設 定

.5. さらに 詳 しく Google Apps のGmail にはこのガイドで 説 明 していない 機 能 が 多 くあります また 新 し い 機 能 が 追 加 されることもあります こうした 機 能 の 説 明 は 画 面 右 上 の ( 設 定 ) メ ールヘルプ ( 図 4) をクリックして 表 示 される 画 面 ( 図 4)にありますので 参 照 してみ てください 図 4 ヘルプリンク 図 4 Gmail ヘルプセンター 以 上