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2014 年 度 コンピュータ リテラシー 第 3 回 授 業 (2014.04) ビジネスメールの 基 礎 メールの 管 理 担 当 : 秋 本 川 端 笹 原 匂 坂 清 水 千 葉 この 授 業 のポイント 電 子 メールの 仕 組 みと 電 子 メールを 使 うための 基 礎 知 識 を 理 解 する 電 子 メールの 送 信 受 信 返 信 など 電 子 メールを 利 用 する 一 連 の 流 れを 理 解 する ビジネスメールのスタイルおよび 電 子 メール 利 用 上 のマナーと 注 意 点 を 理 解 する 麗 澤 大 学 の 学 生 メールシステム (Gmail) を 使 って 電 子 メールの 実 習 をおこなう 1. 電 子 メールの 基 本 電 子 メールは WWWと 並 んで インターネット 上 で 最 もよく 使 われるサービスの 一 つで ネットワークを 通 じてやりとりする 電 子 的 な 手 紙 のことである 単 に メール と 呼 ば れたり e-mail(electronic mail)とも 呼 ばれる 最 近 では 文 字 だけではなく グラフィッ クスやプログラム ワープロの 文 書 動 画 音 声 などのデータを 添 付 ファイル として 電 子 メールで 送 ることもできる 電 子 メールは 基 本 的 なコミュニケーション 手 段 として 現 在 で は 欠 かせないものになっている しかし 一 方 で 大 量 のダイレクトメール これらの 不 正 中 継 ウィルスを 含 んだメールなど 犯 罪 的 なメールも 増 加 しつつある さらに メール 爆 弾 などの ネチケットに 反 する 行 為 に 対 して 無 防 備 な 面 がある 点 や 電 子 的 にやりとりされた 文 書 の 法 的 な 有 効 性 の 問 題 などが 課 題 である 麗 澤 大 学 では Gmail というGoogleが 提 供 するメールシステムを 使 い 学 内 だけでなく ひろく 国 内 外 の 大 学 や 企 業 インターネットプロバイダに 加 入 している 人 携 帯 電 話 (メール 機 能 )などと 電 子 メールのやりとりを 行 うことができる 1.1 電 子 メール 利 用 上 のマナー 注 意 点 基 本 大 学 のメールアカウントは あくまでも 教 育 研 究 用 に 発 行 されたものであ ることを 忘 れない メールアカウントは 共 有 しない 貸 し 借 りしない パスワードは 厳 重 に 管 理 する 電 子 メールは 毎 日 定 期 的 に 読 む 読 まずに 放 っておかないこと いらないメールはこまめに 削 除 する 電 子 メールの 不 充 分 さをよく 理 解 して 他 の 手 段 と 使 い 分 ける 電 子 メールは 万 能 ではない! 届 かないことだってある! 電 子 メールで 送 っていい 要 件 なのかを 確 かめる 会 って 話 したほうがいいこと 電 話 のほうがいいこともある 電 子 メールの 受 信 について 受 信 したメールをむやみに 他 人 に 公 開 してはいけない 添 付 ファイルはむやみに 開 かない(ウィルスに 用 心 する) 重 要 なメールは 読 んだことを 確 認 する 返 事 を 送 る 電 子 メールの 送 信 について アドレスミスに 注 意 する 相 手 先 の 電 子 メールアドレスを 間 違 えない ピリオドひとつ 間 違 っても 届 かない!メールアドレスは 半 角 で! 出 してしまった 電 子 メールは 取 り 消 せない 電 子 メールで 送 られてきた 内 容 をむやみに 転 送 しない( 私 信 であれば 送 り 主 の プライバシーも 尊 重 する 必 要 がある) チェーンメールは 送 らない 幸 福 のメール 不 幸 のメールなど 麗 澤 大 学 コンピュータ リテラシー 資 料 2014 年 版 No.3: 電 子 メールの 基 礎 1

長 大 なメールは 読 みにくく 迷 惑 になることが 多 いので 注 意 する 添 付 ファイルに 注 意 する 相 手 によっては 添 付 ファイルを 受 け 取 れないことや 受 け 取 ることのできるファイルサイズが 制 限 されていることがある 書 式 付 きメール( リッチテキストメール HTML メール )をむやみに 送 らな い メールは 書 式 なし( プレーンテキスト )で 送 るよう 送 信 するメールの 設 定 を 確 認 するよう 心 がける 電 子 メールの 返 信 について 返 信 をするときは 誰 に 送 られるのかよく 確 認 する 単 なる 返 信 と 全 員 に 返 信 の 違 いをよく 区 別 する 返 信 時 の 引 用 は 適 切 な 範 囲 にとどめる 電 子 メールの 文 章 を 作 成 するときの 作 法 文 字 のみのコミュニケーションの 限 界 を 理 解 しておく ( 相 手 のことを 思 いやって 広 い 心 で 書 く) フェイスマークを 使 って 感 情 表 現 を 補 う( 直 接 入 力 モード( 半 角 )で 作 成 しよう) (^_^) (;_;) _o_ (^_^)v :-) 他 人 を 誹 謗 中 傷 したり 虚 偽 の 内 容 を 送 信 したりしない 他 人 の 著 作 権 を 侵 さないよう 引 用 転 載 には 留 意 する 件 名 はわかりやすく ひとめで 内 容 がわかるように 本 文 は 大 切 なことから 簡 潔 にまとめる 半 角 カタカナは 使 えない( 顔 マーク 等 に 含 まれる 場 合 があるので 注 意 ) 機 種 ( 環 境 ) 依 存 文 字 (1 2などのまる 付 き 数 字 やⅠ Ⅱなどのローマ 数 字 m2など 特 殊 な 記 号 や 組 み 合 わせ 文 字 Windows でしか 使 えない 環 境 依 存 文 字 ( 髙 橋 の 髙 など)や 外 字 登 録 した 文 字 )は 使 わない ( 相 手 の 環 境 により 文 字 化 けしてしまう) 1 行 の 長 さに 注 意 する 全 角 文 字 ( 漢 字 )で 30~35 文 字 に 押 さえ 行 末 では Enter キーを 押 して 改 行 しなければならない 1.2 電 子 メールの 基 本 的 な 仕 組 み 電 子 メールの 送 受 信 にはメールソ フト(メーラ メールクライアント ソフトともいう)が 使 われる 送 り 手 は 受 け 手 の 電 子 メールアドレスを 指 定 してメールを 送 信 する メールのやりとりにはメールサー バ 1 が 重 要 な 役 割 を 果 たす メール サーバは いわば 郵 便 局 のような 機 能 を 持 つシステムで 受 け 手 のアド レスを 解 析 して 相 手 先 のコンピュ Aさんのコンピュータ インターネット Aさんのメールサーバ Bさんのメールサーバ 宛 先 のコンピュータに 転 送 する Bさんに メールを 送 る メールを 取 りに 行 く Bさんのメール ボックス Aさんからの メールを 受 け 取 る Bさんのコンピュータ ータ(メールサーバ)へメールを 送 り 出 したり 他 のコンピュータに 転 送 したりするほか 受 け 取 ったメールを そのサーバ 上 にある 個 人 のメールボックスに 一 時 保 存 する 受 信 者 が メーラを 使 ってメールサーバに 接 続 すると 一 時 保 存 された 個 人 用 のメールボッ クスからメールが 取 り 出 されてメールの 確 認 ができる なお 電 子 メールのように ユーザーが 操 作 するコンピュータ(クライアント)が 特 定 の 役 割 を 集 中 的 に 担 当 するコンピュータ(サーバ)と 通 信 して 処 理 をおこなう 方 式 を クライアン トサーバモデル the client-server model と 呼 ぶ インターネットでは 電 子 メールの 他 にも 1 一 般 的 に 電 子 メールの 送 信 や 他 のメールサーバへの 転 送 には SMTP サーバが 電 子 メールの 受 信 には POP サーバや IMAP サーバが 使 用 される 麗 澤 大 学 コンピュータ リテラシー 資 料 2014 年 版 No.3: 電 子 メールの 基 礎 2

クライアントサーバモデルでのサービスが 数 多 く 提 供 されている 麗 澤 大 学 の 学 生 用 メールシステム (Gmail)は WWW ブラウザ 上 で 動 作 する 電 子 メールソフ トであり Web メール と 呼 ばれる Gmail は 学 内 だけでなく 学 外 のコンピュータからで も WWW ブラウザを 通 じて 利 用 でき 15GB の 保 存 容 量 (2014 年 4 月 現 在 ) 高 性 能 な 迷 惑 メ ール 対 策 機 能 を 備 えている 1.3 電 子 メール 利 用 の 流 れ 1. メールを 送 信 する メールを 書 く メール 送 信 相 手 に 届 く 2. メールを 受 信 する メールを 受 信 読 む 読 み 捨 てる メールを 受 信 読 む 保 存 する メールを 受 信 読 む 相 手 に 返 事 を 送 る( 返 信 する) 1.4 電 子 メールアドレス 次 ページの 図 に 示 すように 電 子 メールのアドレスは アカウント 名 @ドメイン 名 の 体 系 で 構 成 される アカウント 名 の 部 分 は 一 般 的 にユーザー 名 (User-ID ログイン 名 )が 使 用 されるが 別 名 を 使 用 できるようにしているシステムもある 電 子 メールアドレスの 原 則 :アカウント 名 @ドメイン 名 ユーザー 名 (ログイン 名 ) user-id@reitaku.jp ドメイン 名 ドメイン 名 user-id@ad.reitaku-u.ac.jp 汎 用 の 第 2 レベルドメイン 麗 澤 を 表 す サブドメイン 第 2 レベルドメイン 教 育 機 関 を 意 味 する 第 3 レベルドメイン 麗 澤 大 学 を 意 味 する 図 : 電 子 メールアドレス(ドメイン 表 記 )の 意 味 学 生 : user-id@reitaku.jp 教 ( 職 ) 員 : user-id@reitaku-u.ac.jp または Real_Name@reitaku-u.ac.jp 職 員 : user-id@ad.reitaku-u.ac.jp user-id@ga.reitaku-u.ac.jp または Real_Name@ad.reitaku-u.ac.jp Real_Name@ga.reitaku-u.ac.jp user-id: 麗 澤 大 学 情 報 システムのユーザアカウント 名 のこと Real_Name:Sumire_Hoshino や Sumire.Hoshino など 別 名 が 設 定 されている 人 もいる 図 : 麗 澤 大 学 ( 廣 池 学 園 )の 電 子 メールアドレス 練 習 問 題 ( 電 子 メール 利 用 の 準 備 ) 自 分 の 電 子 メールアドレスを 確 認 し ドメイン 名 までしっかり 記 憶 しよう トップレベル ドメイン (TLD) 日 本 を 意 味 する 自 分 のメールアドレス: @reitaku.jp WWW ブラウザを 開 き 検 索 エンジンで ネチケット 機 種 依 存 文 字 の 意 味 を 調 べよう 具 体 的 にどの 文 字 が 機 種 依 存 文 字 にあたるかを 確 認 してみよう 麗 澤 大 学 コンピュータ リテラシー 資 料 2014 年 版 No.3: 電 子 メールの 基 礎 3

1.5 電 子 メール 送 信 時 に 必 ず 指 定 すべき 要 素 宛 先 (To:): 相 手 のメールアドレスを 入 力 複 数 指 定 可 能 メールアドレスは 半 角 で 件 名 (Subject:): 表 題 などともいう 一 目 みて 内 容 がわかるタイトルを1 行 以 内 で 簡 潔 に 本 文 : 1.8 および 1.9 電 子 メールの 文 章 を 作 成 するときの 作 法 を 参 照 これら 3 点 は 必 ず 必 要 特 に 件 名 はよくつけ 忘 れることがあるので 注 意! 宛 先 (Cc: と Bcc:): 宛 先 の 指 定 方 法 には To:の 他 に Cc:や Bcc:などがある Cc: カーボンコピー の 略 同 じ 内 容 を 写 しとして 別 のアドレスにも 送 る 場 合 に 使 う Bcc: ブラインドカーボンコピー の 略 Cc:と 似 ているが 写 しが 送 られていることが 受 信 者 にはわからない (Cc: の 場 合 はアドレスが 受 信 者 に 公 開 される) 他 の 受 信 者 に 知 られずに 同 じ 内 容 を 別 の 人 にも 送 信 しておきたい 場 合 に 使 う 2 なお 送 信 時 に 自 分 で 指 定 するわけではないが 送 信 者 のアドレスは From: で 示 される メールを 送 信 した 場 合 自 分 のアドレスが From:に 入 ることになる To: Cc: Bcc: Subject: From: といった 用 語 を 覚 えよう これは 後 々メール のトラブルなどが 発 生 した 際 ヘッダ 情 報 ( 2. 参 考 3 を 参 照 ) を 見 ることになった 場 合 に 役 に 立 つ 1.6 メール 本 文 の 書 式 -ビジネスメールの 書 き 方 メールは 電 子 的 な 手 紙 である 通 常 手 紙 を 書 く 際 には 書 き 方 に 関 する 慣 習 がある 電 子 メール 作 成 についてのルールには 一 定 したものはないが やはり 読 んでもらえる 書 き 方 をすべきだろう 特 に 仕 事 上 のメールは ビジネスメール と 呼 ばれ その 形 式 には 一 定 の 常 識 がある 学 生 のうちに 正 しい メールの 書 き 方 に 慣 れておこう たとえば はじめてメールを 送 信 する 相 手 であれば 下 記 の 図 の 例 のようになるだろう 肝 心 なのは メールも 手 紙 である(しかも 電 子 的 に 記 録 が 残 る)という 意 識 を 持 って 書 くこ とである 例 では 最 初 に 誰 あて であるかを 示 し 次 に 誰 から の 文 章 であるかを 本 文 中 に 記 述 している 用 件 と それに 対 してどうしてほしいのか などについて 明 確 に 記 述 する 電 子 メールの 場 合 気 楽 に 送 信 できるためか 相 手 が 誰 であるかに 関 わらず 話 し 言 葉 で 書 いてしまう 者 も 多 い メールは 手 紙 である ことをくれぐれも 肝 に 銘 じておこう メール 本 文 最 後 の 行 星 野 すみれ(a12999s@reitaku.jp) は 署 名 と 呼 ばれ 送 信 者 に ついての 情 報 を 記 すのが 慣 例 となっている Gmail では 署 名 をあらかじめ 登 録 し メール 送 信 時 にメール 末 尾 に 自 動 的 に 添 付 することができる( 署 名 の 登 録 方 法 は 3.1 を 参 照 ) さま あて 先 を 記 述 麗 澤 大 学 の 星 野 すみれと 申 します 自 分 は 誰 かを 本 文 中 で 必 ず 名 乗 る はじめてメールさせていただきます 今 回 は の 件 でご 連 絡 させていただきました 何 の 用 件 なのかをはじめに 示 す < 用 件 はじまり> 用 件 を 書 く( 意 図 が 伝 わるよう 書 き 言 葉 で) 一 行 の 長 さに 注 意 ( 全 角 30~35 文 字 程 度 で 改 行 ) 改 行 は 意 識 して 入 れる( 改 行 がないと 読 みにくいメール ソフトを 使 っている 人 もいることを 忘 れずに) 機 種 依 存 文 字 や 半 角 カタカナのように 使 ってはいけない 文 字 もある 2 ただし 使 い 方 によってはトラブルのもとにもなるので 注 意 する 麗 澤 大 学 コンピュータ リテラシー 資 料 2014 年 版 No.3: 電 子 メールの 基 礎 4

< 用 件 終 わり> お 返 事 をいただけますと 幸 いです どうぞよろしくお 願 いいたします 適 宜 空 行 を 入 れて 読 みやすく --- 星 野 すみれ (Sumire Hoshino) 麗 澤 大 学 外 国 語 学 部 外 国 語 学 科 スウェーデン 語 専 攻 a13999s@reitaku.jp 署 名 の 挿 入 図 :ビジネスメールの 本 文 の 形 式 重 要 大 学 の 電 子 メールシステム Gmail やいくつかのメールソフトは 文 字 の 大 きさや 色 フォントなどを 変 更 できる リッチテキストメール ( 書 式 つきメール HTML メールとも)を 送 ることができるようなっている しかし リッチテキストメールをそのまま 読 むことができ ないメールソフトを 使 っている 人 もいるため ビジネスメールにおいては 書 式 情 報 のない プ レーンテキストメール ( 書 式 なしメール)を 送 るのがマナーである その 他 ( 参 考 知 識 ) 知 らない 人 からのメール(スパムメール) 知 らない 人 からのメールを 受 け 取 ることが あります まれにアドレス 間 違 いメールもあ りますが 無 差 別 に 送 られてくる 宣 伝 や 広 告 メールのダイレクトメールの 場 合 がほとんど です(スパム[SPAM]といいます) この 手 のメールは 返 信 などの 反 応 はせず 破 棄 することが 重 要 です 送 信 元 のメールア ドレスを 詐 称 していることもあり そのメー ルに 返 信 してもエラーメールになったり 別 の 相 手 に 配 信 されたりする 可 能 性 もあります また そのメールアドレスが 利 用 されている ことが 送 信 者 にわかってしまい かえってス パムを 送 られる 可 能 性 すらあります また 多 数 の 人 に 同 じメールを 送 信 する 行 為 は 受 信 した 相 手 やネットワーク 管 理 者 に スパムメールと 同 じ 印 象 を 与 えることになり ます 多 くの 人 に 知 らせる 必 要 のある 情 報 は メールではなく Web ページや 掲 示 板 などの サービスの 利 用 を 検 討 しましょう (Web ペー ジの 作 成 方 法 は 例 えば1 年 次 後 期 の 授 業 情 報 科 学 A で 学 習 します) 自 分 が 加 害 者 とな らないよう 十 分 注 意 してください なお 大 学 のアカウントにあまりにもスパ ムメールが 多 く 届 いて 処 理 に 困 る 場 合 はヘル プデスクに 相 談 してください チェーンメール チェーンメールは 不 幸 の 手 紙 と 同 じよ うに 複 数 の 人 へメールを 転 送 するよう 要 求 する 内 容 のメールのことです 幸 福 の 手 紙 ( 不 幸 の 手 紙 ) 面 白 い 話 お 金 もうけの 話 ウィ ルス 情 報 などいろいろな 種 類 があります ほ とんどの 場 合 文 章 中 にメールをほかの 人 に 転 送 するよう 要 請 されています ( 中 には 人 の 善 意 を 逆 手 にとった 内 容 があるのも 事 実 で す) このようなメールは ほかの 人 に 転 送 し ないこと チェーンメールは 受 信 した 相 手 に 不 快 感 を 与 えるだけでなく ネットワーク 資 源 (100 人 が 5 人 に 出 したらそれだけで 500 通 になっ てしまう)を 占 有 してしまいます ネットワ ークやメールサーバがパンクしてしまう 可 能 性 すらあります 発 信 者 にもなってはいけません 世 の 中 の 人 に 広 く 呼 びかける 必 要 があるような 場 合 に は 電 子 メールではなくほかの 方 法 を 利 用 し ましょう チェーンメールかどうかわからないメール を 受 け 取 った 場 合 には 担 当 教 員 やヘルプデ スクに 問 い 合 わせてください いたずらや 悪 用 の 禁 止 いやがらせや 公 序 良 俗 に 反 する 内 容 の 電 子 メール 脅 迫 的 な 電 子 メール 不 確 かな 情 報 を 内 容 とする 電 子 メールを 発 信 してはいけま せん スパムやチェーンメールも 同 様 です 電 子 メールの 送 受 信 の 記 録 (メールの 内 容 ではない) は すべて 保 存 されています 麗 澤 大 学 システム 利 用 ガイドライン コンピ ュータシステム 利 用 規 則 コンピュータ 実 習 室 利 用 規 則 に 反 する 場 合 には コンピュ ータの 利 用 ができなくなる 場 合 があるので 十 分 注 意 すること その 他 電 子 的 なコミュニケーションの 限 界 を 知 ること 著 作 権 に 注 意 すること など マナーや 情 報 倫 理 にも 十 分 配 慮 する 必 要 があります 麗 澤 大 学 コンピュータ リテラシー 資 料 2014 年 版 No.3: 電 子 メールの 基 礎 5

実 習 用 宛 先 メールアドレス (やぎさん): 2. 電 子 メールの 実 習 :Gmail 実 習 にあたっては 情 報 システムセンターの 資 料 電 子 メールの 利 用 方 法 学 生 むけメール システム Gmail 3 を 適 宜 参 照 すること ( 以 下 では 利 用 方 法 と 省 略 して 表 記 する) 実 習 でおこなうこと: 全 体 の 流 れ 1. 電 子 メールソフトを 起 動 し ホスト(メールサーバー)に 接 続 する 2. メールを 送 信 する 3. 受 信 したメールを 読 む 4. 受 信 したメールに 対 して 返 事 を 書 いて 送 信 する( 返 信 する) 5. 電 子 メールソフトを 終 了 する 参 考 1: 下 書 きメールの 保 存 Gmail では 編 集 中 のメールは 一 定 間 隔 で 自 動 的 に 保 存 される 保 存 し たメールは 下 書 き から 一 覧 を 表 示 し 編 集 するメールを 再 度 選 んで 編 集 することができる( 右 図 ) 下 書 きは で 破 棄 できる 参 考 2:メールの 削 除 と 整 理 メールを 読 んだ 後 消 してしまってよいメールは 削 除 できる ( 右 図 このメールを 削 除 ) 受 信 トレイ で 削 除 したいメールにチェッ クを 入 れて 削 除 する 場 合 同 じスレッド ( 後 述 ) に 含 まれる 複 数 のメールが 全 て 削 除 されるので 注 意 参 考 3:エラーメールについて 複 数 のメールが 削 除 されることがあ るので 注 意! 以 下 の 図 のように Mail Delivery Subsystem (MAILER-DAEMON) というところから メールが 届 いたときは 自 分 が 送 ったメールに 何 かの 間 違 いがある 可 能 性 がある エラーメッセージ 本 文 に User unknown と 表 示 されているとき メールアドレスのユーザー 名 のところが 間 違 っている エラーメッセージ 本 文 に Host or domain name not found と 表 示 されているとき メールアドレスのドメイン 名 のところが 間 違 っている 参 考 4:メールのヘッダについて エラーメールの From: ( 発 信 者 ) や 件 名 は 例 えば 詳 細 を 表 示 すると 確 認 できる エラーメールはさまざ まなメールサーバから 送 られてくるが From: には Mail Delivery Subsystem という 名 前 が 入 り アカ ウント 名 は MAILER-DAEMON であるのが 普 通 3 http://www2.reitaku-u.ac.jp/risc/intra/gmail-manual.pdf ( 情 報 FD センターホームページ の マニュアル にリンクがある ) 麗 澤 大 学 コンピュータ リテラシー 資 料 2014 年 版 No.3: 電 子 メールの 基 礎 6

電 子 メールのメッセージは 本 文 (ボディ) 部 と ヘッダ 部 から 構 成 されている ヘッダには メールシステムがメールを 送 受 信 するために 必 要 な メール 配 送 に 関 わる 情 報 が 記 述 されている 宛 先 送 信 元 (From:) 件 名 (Subject:)のほか メールがどのようなメ ールサーバを 経 由 してきたかといった 情 報 が 付 与 される 主 なヘッダ 情 報 を 表 にまとめる 主 なヘッダ From: To: Cc: Bcc: Subject: Reply-to: Message-ID: Received: X-?????: 表 : 電 子 メールのヘッダ 情 報 ( 一 部 ) 意 味 メールの 発 信 者 メールの 宛 先 カーボンコピーによるメールの 宛 先 受 け 取 ったメールでは 削 除 されるメールの 宛 先 メールの 件 名 返 信 を 出 す 場 合 の 宛 先 を 明 示 的 に 指 定 する 場 合 のアドレス 電 子 メールの 識 別 番 号 メールサーバ(MTA)によって 追 加 される 転 送 記 録 情 報 規 約 で 決 まっていない 任 意 の 情 報 メーラ 名 (X-Mailer:)やスパム 対 策 に 利 用 できるもの(X-Junkmail:)など ヘッダは 通 常 ではあまり 目 にすることはないが 配 送 トラブルがあったときに 管 理 者 から 提 示 を 求 められたり 自 分 で 迷 惑 メール 対 策 を 実 施 する 場 合 に 必 要 になったりするので 自 分 が 使 うメールソフトでの 表 示 方 法 を 知 っておいたほうがよいだろう 図 :G mail でのメールヘッダの 表 示 方 法 : メッセージのソースを 表 示 練 習 問 題 ( 返 信 の 練 習 ) ポイント: メールを 受 信 したら それに 対 する 返 事 ( 返 信 )を 書 くこと ができる 返 信 をするときには 相 手 の 電 子 メールアドレスを 記 入 しな くてもよいので 送 信 よりも 手 間 がかからない 返 信 をするときには 以 下 の 図 のように 相 手 からきたメッセージ(の 一 部 )を > マークで 引 用 することが 多 い 相 手 からきた 本 文 を 全 部 引 用 する 必 要 はなく 必 要 なと ころを 引 用 する 返 信 (メール 送 信 者 のみに 返 信 )と 全 員 に 返 信 (Cc:に 入 っている 人 も 含 めて 全 員 に 返 信 )を 区 別 し 適 宜 使 い 分 けること ( 右 上 図 参 照 ) Gmail をはじめ 多 くのメールクライアントソフトウェアでは 返 信 を 選 択 すると 相 手 から 送 られてきたメールの 本 文 が 全 部 引 用 され 返 信 メールの 件 名 の 冒 頭 に Re: ( ~について とい 麗 澤 大 学 コンピュータ リテラシー 資 料 2014 年 版 No.3: 電 子 メールの 基 礎 7

う 意 味 の 商 業 英 語 ラテン 語 の res が 語 源 ) が 追 加 される 重 要 Gmail では 返 信 メールの 件 名 は 通 常 表 示 されないので 確 認 したい 場 合 また 修 正 したい 場 合 は 件 名 を 編 集 をクリックして 件 名 を 表 示 する ( 前 ページ 図 参 照 ) 参 考 5: 返 信 メールのスレッド 表 示 について 受 信 トレイ など Gmail のメールの 一 覧 表 示 画 面 では 返 信 メールは 元 メールとひとま とめになるので 注 意 このまとまりを スレッド thread といい メールの 閲 覧 画 面 でもス レッドに 含 まれるメールをまとめて 見 ることができる (なお 返 信 メールの 件 名 が 返 信 元 メ ールと 異 なる 場 合 は 異 なるスレッドになる ) 受 信 トレイの 返 信 メー ルの 数 字 はスレッド 内 のメール 数 参 考 6: 送 信 メールのプレーンテキストについて 5 ページで 説 明 したとおり ビジネスメールにおい ては 送 信 するメールを 書 式 情 報 がついた リッチテキ ストメール ( 書 式 つきメール HTML メールとも)では 送 らないように 配 慮 が 必 要 である 書 式 なしのテキス トでメールを 送 るには 編 集 画 面 の 右 下 オプションか ら プレーンテキストモード を 選 択 する ( 右 図 ) 一 度 このモードをチェックすれば 自 分 で 書 式 を 追 加 しない 限 りプレーンテキストモードが 適 用 される ( 相 手 がリッチテキストでメールを 送 って 来 た 場 合 も 返 信 は 書 式 なしになる) 3. Gmail 利 用 のヒント 3.1 Gmail のさまざまな 機 能 Gmail には 快 適 に 電 子 メールを 扱 うための 数 多 くの 機 能 がある 以 下 を 参 考 に 電 子 メール をより 便 利 に 使 うための 練 習 をしよう 署 名 の 自 動 添 付 : 設 定 から 全 般 タブにある 署 名 : を 編 集 する ( 利 用 方 法 6-7 ページを 参 照 ) メールの 検 索 : 保 存 されているメールからメール 受 信 で 開 いたメール 一 覧 画 面 の 下 方 に 検 索 フォームがある ファイルの 添 付 : メールの 送 信 画 面 を 開 き ファイルを 添 付 ボタンで 送 信 するファイルを 指 定 する 2014 年 4 月 の 時 点 で 麗 澤 大 学 Gmail で 送 受 信 が 可 能 なメールデータの 上 限 は 25MB となって いる なお 教 員 が 受 け 取 れる 添 付 ファイルを 含 めたメールの 最 大 サイズは 10MB である 注 意 : 添 付 ファイルを 送 る 相 手 には 添 付 ファイルを 送 る 旨 を 伝 えておくとよい また 不 用 意 にファイルサイズの 大 きいファイルを 送 りつけないよう 4 に 注 意 す るなど 受 信 者 が 困 らないよう 充 分 配 慮 すること 添 付 ファイルの 受 信 : 以 下 は Word 文 書 ファイルを 受 け 取 った 例 4 マイクロソフトによる メールを 送 るときのマナーを 覚 えよう では 添 付 ファイルの 大 きさが 1MB を 超 え ないようアドヴァイスしている URL: http://support.microsoft.com/kb/882687/ja 麗 澤 大 学 コンピュータ リテラシー 資 料 2014 年 版 No.3: 電 子 メールの 基 礎 8

送 られてきた 添 付 ファイルをむやみに 開 かないこと (たとえ 知 っている 人 から 送 られた メールであっても 同 様 である ウィルスや 悪 意 のあるプログラムが 含 まれている 可 能 性 が ある) システムラベルの 表 示 : 設 定 の ラベル タブを 開 き 全 てのメール 迷 惑 メール ゴミ 箱 の 3 つのシステムラベルを 表 示 に 設 定 するとよい Gmail の 迷 惑 メール のフィルタ 機 能 は 非 常 に 優 秀 だが 一 部 誤 って 迷 惑 メールに 分 類 されてしまったメールを 探 さなければならないことがある その 他 Gmail の 便 利 な ラベル 機 能 については 利 用 方 法 の 7-8 ページを 参 照 3.2 Gmail での 多 言 語 メールの 受 信 Gmail は 多 言 語 に 柔 軟 に 対 応 して いる 設 定 の 全 般 タブにある 言 語 を 変 更 することでインターフェ ースを 日 本 語 以 外 のさまざまな 言 語 に 変 えることができる また 日 本 語 以 外 の 外 国 語 で 書 かれたメールを 送 受 信 することも 可 能 である 本 授 業 では 日 本 語 以 外 の 外 国 語 で 書 かれたメールの 送 受 信 については 扱 わない ( 外 国 語 学 部 の 授 業 情 報 処 理 演 習 E で 詳 しく 取 り 上 げる) が 以 下 に 多 言 語 メール 環 境 を 利 用 するうえでの 注 意 点 を 簡 単 に 挙 げておく: 送 信 しようとする 言 語 が 日 本 語 以 外 の 場 合 署 名 に 設 定 した 文 字 に 日 本 語 が 含 まれること があり 受 け 取 った 側 に 文 字 化 けなどのトラブルが 発 生 することがあるので 注 意 する メールの 言 語 と Gmail の 表 示 言 語 は 同 一 であることが 望 ましい 表 示 言 語 を 日 本 語 以 外 にした 場 合 日 本 語 で 書 いたメールが 日 本 語 のエンコード (ISO-2022-JP) ではなく 表 示 言 語 のエンコードになってしまうことがある 5 ためである その 結 果 メールの 文 字 が 日 本 語 以 外 のフォントで 表 示 されたり 正 しく 表 示 することができなかったりといった トラブルが 発 生 する Gmail では 多 言 語 混 在 メールは 多 言 語 のエンコード (Unicode 6 ) で 送 られる 相 手 が Unicode のメールを 正 しく 読 めるとは 限 らないので 現 時 点 では 多 言 語 のメールはなるべ く 避 けるのが 望 ましい なお 外 国 語 で 作 成 したメールの 中 に 日 本 語 の 文 字 が( 例 えば 署 名 部 分 などに) 混 じってしまった 場 合 にも メールは Unicode になるので 注 意 しよう 3.3 Gmail からのメールの 転 送 設 定 の メール 転 送 と POP/IMAP タブの 転 送 : で Gmail に 送 られてきたメ ールを 自 宅 のメールアドレスや 携 帯 電 話 などに 転 送 することができる 転 送 されたメールは 転 送 先 で 読 むことができる また 麗 澤 大 学 の Gmail にコピーを 残 すこともできる (その 場 合 転 送 先 と 麗 澤 大 学 Gmail の 両 方 にメールが 保 存 されている) 携 帯 メールにもメールの 転 送 が 可 能 である 以 下 の 点 に 充 分 注 意 したうえで 使 うこと: 転 送 設 定 が 完 了 するまでに 一 定 の 手 続 きが 必 要 転 送 ができるようになっていること 5 回 避 策 として Gmail の 設 定 の 全 般 タブにある 送 信 メールのエンコード: の 設 定 を 送 信 メー ルに Unicode (UTF-8) エンコードを 使 用 する にし 常 に 多 言 語 のエンコードで 送 信 するようにすることが 考 えられる 全 ての 人 が Unicode のメールを 受 け 取 れるとは 限 らないので その 点 注 意 が 必 要 である 6 より 正 確 には Unicode のネットワークむけの 変 換 形 式 である UTF-8 で 送 られる 麗 澤 大 学 コンピュータ リテラシー 資 料 2014 年 版 No.3: 電 子 メールの 基 礎 9

をよく 確 認 すること 特 定 のアドレスからのみメールを 受 信 する 設 定 にしてある 携 帯 電 話 へのメール 転 送 の 際 には Gmail のアドレスを 受 け 入 れるように 設 定 してから 転 送 すること 携 帯 電 話 会 社 の 迷 惑 メール 対 策 により 転 送 したメールが 携 帯 電 話 に 届 くまでかなり の 時 間 がかかる 場 合 がある 転 送 されるメールの 量 によっては 携 帯 料 金 が 高 くなることに 注 意 携 帯 転 送 を 設 定 した 状 態 で 携 帯 アドレスを 変 更 しないこと 携 帯 電 話 のメールアドレス 変 更 時 には 携 帯 転 送 を 設 定 しているか どうかを 確 認 し 適 切 に 解 除 や 変 更 をおこなおう 課 題 ( 本 課 題 の 内 容 提 出 先 アドレス 締 め 切 りについてはクラスにより 異 なる 担 当 教 員 の 指 示 に 従 うこと) 担 当 教 員 に 指 示 された 内 容 と 簡 単 な 自 己 紹 介 を 本 文 に 書 いたメールを 締 め 切 り( 日 時 分 )までに 指 定 されたメールアドレスあてに 送 付 しなさい 月 提 出 先 メールアドレス: ( 宛 先 の 氏 名 ) * 正 確 にメモすること! 条 件 は 以 下 のとおり 正 確 に 作 成 して 締 切 りまでに 指 定 されたアドレスに 送 信 すること: 件 名 は CL_KADAI-クラス 名 学 籍 番 号 氏 名 とする 氏 名 以 外 は 全 て 日 本 語 IME を OFF にし 半 角 文 字 で 記 述 すること クラス 名 と 学 籍 番 号 氏 名 の 間 はそれぞれ 半 角 スペース 1 個 で 区 切 ること ( 例 )KADAI-4 1234567890 星 野 すみれ ( は 半 角 スペースを 表 す) 指 定 されたアドレスを Cc: に 指 定 すること Cc するメールアドレス: * 正 確 にメモすること! メール 本 文 はビジネスメールのスタイルに 従 って 編 集 すること 署 名 を 作 成 し メール 本 文 の 末 尾 に 添 えること ( 署 名 の 作 成 方 法 については 上 記 3.1 を 参 照 ) メール 本 文 に 記 す 内 容 について 担 当 教 員 の 指 示 を 以 下 にメモしておこう 課 題 内 容 : 本 日 の 提 出 課 題 : 課 題 メールの 条 件 をしっかり 確 認 し 指 定 期 日 までに 送 信 すること 次 回 までの 準 備 : *メール 本 文 には 指 示 された 内 容 のほか 簡 単 な 自 己 紹 介 も 記 すこと 電 子 メールの 送 受 信 をよく 練 習 し 大 学 生 活 や 就 職 活 動 などでの 本 格 的 な 利 用 のため に 備 えよう クラスや 学 内 外 の 友 達 教 員 や TA と 積 極 的 にメールを 交 換 しよう 利 用 方 法 を 参 照 し アドレス 帳 や 署 名 ラベルやスター フィルタなど Gmail のさ まざまな 機 能 も 活 用 しよう 今 日 のプリントおよび 利 用 方 法 を 熟 読 し 電 子 メールの 使 い 方 の 基 礎 知 識 とマナ ーをしっかり 理 解 しておくこと 理 解 度 をチェックする 小 テストを 後 日 行 います 次 回 は 情 報 検 索 の 基 本 とネットワーク セキュリティについて 実 習 する ( 以 上 ) 麗 澤 大 学 コンピュータ リテラシー 資 料 2014 年 版 No.3: 電 子 メールの 基 礎 10