Microsݯft Word - 91 forܠ2009November.docx

特 集 : Query & Analysis の 仕 訳 転 送 機 能 SunSystems と 連 携 し て 使 用 す る こ と が で き る Infor Performance Management Query&Analysis( 以 下 Q&A) ( 旧 : SunSystems Vision ) と い う 製 品 が あ り ま す Q&A は Microsoft Excel の ア ド イ ン ツ ー ル( 拡 張 機 能 )で SunSystems の デ ー タ を Excel に 取 り 出 し た り Excel に 入 力 し た 仕 訳 デ ー タ を SunSystems で イ ン ポ ー ト で き る 形 式 の フ ァ イ ル に 変 換 し た り す る こ と が で き ま す 今 月 は Q&A を 使 用 し て Excel の 仕 訳 デ ー タ を SunSystems へ 転 送 す る 方 法 を ご 紹 介 い た し ま す 1. Q&A を 使 用 し た 仕 訳 転 送 の メ リ ッ ト SunSystems で 直 接 仕 訳 を 計 上 す る 方 法 と 比 較 し て Q&A を 使 用 し て Excel 上 の 仕 訳 デ ー タ を SunSystems へ 転 送 す る 方 法 の メ リ ッ ト は 次 の よ う な 点 で す (1) 使 い 慣 れ た Excel で 仕 訳 を 入 力 仕 訳 は Excel に 伝 票 の フ ォ ー ム を 作 成 し て 入 力 し ま す す な わ ち 伝 票 の 入 力 や 編 集 作 業 が Excel で の 作 業 と な る た め 以 下 の よ う な こ と が 可 能 に な り ま す 複 数 行 に わ た る 伝 票 で も 一 覧 で 表 示 編 集 入 力 内 容 の コ ピ ー & ペ ー ス ト デ ザ イ ン の 設 定 ( フ ォ ン ト 罫 線 パ タ ー ン な ど の 書 式 設 定 ) 数 式 の 使 用 ( 金 額 の 集 計 文 字 列 の 結 合 論 理 式 の 設 定 な ど ) そ の 他 ( 入 力 規 則 を 使 用 し た 入 力 項 目 の リ ス ト 表 示 な ど ) ま た Query&Analysis に は VBA や マ ク ロ の 記 述 が で き な く て も あ ら か じ め 登 録 し て あ る 操 作 の リ ス ト の 中 か ら 実 行 し た い 内 容 を 選 択 し 組 み 合 わ せ て ス テ ッ プ バ イ ス テ ッ プ で マ ク ロ を 作 成 す る こ と が で き る マ ク ロ ビ ル ダ と い う ユ ー テ ィ リ テ ィ が あ り ま す 簡 単 な 内 容 で あ れ ば こ の 機 能 を 使 用 し て マ ク ロ を 登 録 す る こ と が で き ま す VBA を 使 用 し た マ ク ロ の 内 容 編 集 管 理 ご 質 問 に つ い て は サ ポ ー ト 対 象 外 と な り ま す (2) 伝 票 の 管 理 が 可 能 次 の よ う な 伝 票 の 管 理 が 可 能 に な り ま す あ ら か じ め ひ な 型 と な る 伝 票 を 作 成 し て お き 毎 月 同 じ よ う に 発 生 す る 取 引 は 一 部 を 修 正 し て 何 度 も 使 い ま わ す 伝 票 の フ ァ イ ル 保 存 や 印 刷 ( フ ァ イ リ ン グ ) (3) 多 数 の 仕 訳 を 一 括 転 記 で き る 販 売 在 庫 購 買 の デ ー タ や 管 理 用 Excel シ ー ト か ら そ の ま ま 大 量 の 仕 訳 デ ー タ を 一 括 で 転 記 で き る の で 業 務 が 効 率 化 で き ま す 2. 仕 訳 転 送 の 具 体 的 な 設 定 次 に Excel か ら SunSystems へ 仕 訳 を 転 送 す る た め の 設 定 に つ い て ご 説 明 し ま す 具 体 的 な ス テ ッ プ は 次 の よ う に な り ま す (1)Excel 上 に 伝 票 フ ォ ー ム を 設 計 し 仕 訳 を 入 力 す る (2)Q&A の 仕 訳 転 送 を 設 定 し 実 行 す る (3)SunSystems へ 仕 訳 デ ー タ を イ ン ポ ー ト す る (1) 伝 票 フ ォ ー ム の 設 計 1

は じ め に Excel で 伝 票 の フ ォ ー ム を 作 成 し ま す 1 SunSystems の 仕 訳 の 入 力 項 目 以 下 は SunSystems の JE= 仕 訳 入 力 ( Journal Entry) の 画 面 で す こ の 画 面 の 各 項 目 と Excel の 伝 票 フ ォ ー ム 上 の 各 項 目 を 対 応 さ せ ま す SunSystems の 仕 訳 の 入 力 項 目 2 伝 票 フ ォ ー ム の 設 計 仕 訳 デ ー タ の 入 力 項 目 を Excel の 伝 票 フ ォ ー ム 上 に 並 べ ま す 伝 票 フ ォ ー ム の サ ン プ ル [1]ヘ ッ ダ ー 情 報 [3] 各 項 目 を 横 に [2] 勘 定 科 目 を キ ー に 縦 に 読 み ま す [4] 金 額 は 借 方 - 貸 方 で 計 算 [5]バ ラ ン ス チ ェ ッ ク の 欄 [1] 仕 訳 デ ー タ 全 体 の 共 通 項 目 ( 会 社 コ ー ド 仕 訳 入 力 者 伝 票 形 式 な ど ) は 2

ヘ ッ ダ ー と し て 伝 票 フ ォ ー ム の 上 部 に 抜 き 出 す こ と が で き ま す も ち ろ ん 各 行 に 個 別 に 適 用 し た い 項 目 は 列 を 追 加 し て 入 力 し て 構 い ま せ ん [2]デ ー タ は 勘 定 科 目 コ ー ド を キ ー に 上 か ら 下 に 向 か っ て 読 み 込 ま れ ま す 勘 定 科 目 コ ー ド が 空 白 の 行 は 読 み 飛 ば さ れ ま す [3] 仕 訳 デ ー タ の 各 項 目 を 横 方 向 に 並 べ ま す [4] 借 方 金 額 の 列 と 貸 方 金 額 の 列 を 左 右 2 列 に 分 け る と 視 覚 的 に 貸 借 が 判 断 で き て 入 力 が し や す い で す 一 方 SunSystems の 仕 訳 デ ー タ は 貸 借 記 号 ( D/C) で 貸 借 を 判 別 し て い ま す こ の た め D/C を 入 力 す る 列 を 設 け て も 良 い の で す が Q&A が プ ラ ス の 金 額 を 借 方 マ イ ナ ス の 金 額 を 貸 方 と 判 断 す る た め 借 方 - 貸 方 の 計 算 を 行 う 列 を 追 加 し て SunSystems へ 転 送 す る 金 額 の デ ー タ は こ の 列 を 読 み 込 む よ う に 設 定 す る の が 簡 潔 で す [5] 金 額 列 の 合 計 欄 を 設 け る こ と で バ ラ ン ス チ ェ ッ ク も 容 易 に 行 う こ と が で き ま す (2)Q&A 仕 訳 転 送 の 設 定 次 に Q&A の 仕 訳 転 送 機 能 を 使 用 し て Excel シ ー ト 上 の 仕 訳 デ ー タ を SunSystems の 仕 訳 デ ー タ の 各 項 目 に マ ッ ピ ン グ し ま す 1 Q&A 仕 訳 転 送 Q&A は Excel の ア ド イ ン ( 拡 張 機 能 ) な の で Excel に メ ニ ュ ー が 追 加 さ れ ま す 仕 訳 転 送 を 実 行 す る た め に Q&A の メ ニ ュ ー か ら デ ー タ 転 送 を 選 択 し ま す メ ニ ュ ー か ら デ ー タ 転 送 を 選 択 2 各 項 目 の マ ッ ピ ン グ デ ー タ 転 送 の 画 面 が 開 い た ら 初 め に 上 の 段 で 製 品 は SunSystems4 デ ー タ ベ ー ス は 該 当 の 会 社 コ ー ド を 指 定 し ま す ( サ ン プ ル で は セ ル を 参 照 し て い ま す ) 定 義 は 仕 訳 転 送 を 選 択 し ま す 仕 訳 転 送 を 選 択 す る と 下 の 段 の フ ィ ー ル ド に 項 目 が 表 示 さ れ る の で 各 項 目 を Excel 上 の 仕 訳 デ ー タ の 先 頭 行 を セ ル 参 照 す る 形 で マ ッ ピ ン グ し ま す ( デ ー タ は 勘 定 科 目 コ ー ド を キ ー に 下 方 向 へ 読 ま れ ま す ) ヘ ッ ダ ー 項 目 は 特 定 の セ ル を 固 定 で 参 照 す る の で セ ル 番 地 に $ マ ー ク を 付 け て 絶 対 参 照 と し ま す 仕 訳 転 送 の 定 義 ( マ ッ ピ ン グ ) 3

製 品 デ ー タ ベ ー ス を 指 定 定 義 は 仕 訳 転 送 を 選 択 Excel 上 の 仕 訳 デ ー タ の 先 頭 行 を セ ル 参 照 ヘ ッ ダ ー 項 目 は 絶 対 参 照 3 仕 訳 デ ー タ フ ァ イ ル の 保 存 先 を 指 定 オ プ シ ョ ン タ ブ を ク リ ッ ク し 転 送 さ れ る 仕 訳 デ ー タ フ ァ イ ル ( 取 引 フ ァ イ ル ) の 保 存 先 を 指 定 し ま す 取 引 フ ァ イ ル の 保 存 先 は セ ル 参 照 さ せ る こ と も で き ま す 取 引 フ ァ イ ル の 保 存 先 を 表 示 す る た め に 起 票 者 の ID や 伝 票 番 号 を 文 字 列 と し て 結 合 す る セ ル を 設 定 し そ の セ ル を 参 照 す る よ う に す れ ば い ち い ち 仕 訳 転 送 の 際 に フ ァ イ ル の 名 前 等 を 付 け る 必 要 が 無 く な り 効 率 的 で す ま た 定 義 タ ブ で 設 定 し た 内 容 を 以 下 の 2 つ の 方 法 で 保 存 す る こ と が で き ま す Excel フ ァ イ ル と 一 体 で 管 理 で き る た め 内 部 定 義 を お 勧 め し ま す - 内 部 定 義 : Excel フ ァ イ ル の 内 部 に 定 義 を 保 存 し ま す - 外 部 定 義 : Excel フ ァ イ ル の 外 に 別 フ ァ イ ル と し て 定 義 を 保 存 し ま す オ プ シ ョ ン タ ブ 4

取 引 フ ァ イ ル の 保 存 先 を 設 定 し た セ ル を 参 照 定 義 タ ブ で 設 定 し た 内 容 を 名 前 を 付 け て 保 存 (3)SunSystems へ 仕 訳 デ ー タ を イ ン ポ ー ト Excel の 伝 票 か ら Q&A で 転 送 し た 仕 訳 デ ー タ フ ァ イ ル( 取 引 フ ァ イ ル )を SunSystems の JI=Journal Import( 他 シ ス テ ム デ ー タ 読 込 み ) 画 面 で イ ン ポ ー ト し ま す 具 体 的 な ス テ ッ プ は 次 の よ う に な り ま す 1 一 回 目 取 引 転 記 ( Post Transactions) を N に 設 定 し チ ェ ッ ク リ ス ト の 出 力 の み を 行 う 2 二 回 目 取 引 転 記 ( Post Transactions) を 空 欄 エ ラ ー 無 し 時 転 記 に 設 定 し エ ラ ー が 無 か っ た ら 転 記 を 行 う 設 定 で イ ン ポ ー ト を 実 行 す る JI=Journal Import( 他 シ ス テ ム デ ー タ 読 込 み ) の 画 面 ( 日 本 語 ) チ ェ ッ ク リ ス ト の 印 刷 指 示 で デ ー タ 読 み 込 み が 実 行 さ れ る 転 送 フ ァ イ ル ( 取 引 フ ァ イ ル ) の 指 定 一 回 目 は 取 引 転 記 ( Post Transactions) を N に 設 定 二 回 目 は 空 欄 に 設 定 し エ ラ ー が 無 か っ た ら 転 記 を 行 う JI=Journal Import( 他 シ ス テ ム デ ー タ 読 込 み ) の 画 面 ( 英 語 ) 5

チ ェ ッ ク リ ス ト 出 力 時 の 画 面 左 下 の メ ッ セ ー ジ 出 力 さ れ た チ ェ ッ ク リ ス ト チ ェ ッ ク リ ス ト 出 力 時 に エ ラ ー が 発 見 さ れ た 場 合 の メ ッ セ ー ジ エ ラ ー 箇 所 は 出 力 さ れ た チ ェ ッ ク リ ス ト に 波 線 で 表 示 さ れ る 6

JI=Journal Import( 他 シ ス テ ム デ ー タ 読 込 み ) 実 行 時 に 取 引 転 記 ( Post Transactions) を 空 欄 = エ ラ ー 無 し 時 転 記 に 設 定 し た 場 合 一 箇 所 で も エ ラ ー に な る と 仕 訳 は 転 記 さ れ ま せ ん エ ラ ー の 原 因 を チ ェ ッ ク リ ス ト か ら 確 認 し Excel の 伝 票 に さ か の ぼ っ て 修 正 を 行 い 仕 訳 転 送 と JI=Journal Import( 他 シ ス テ ム デ ー タ 読 込 み ) を 再 度 実 行 し ま す 3 転 記 エ ラ ー が 無 く 転 記 に 成 功 す る と 転 記 番 号 が 採 番 さ れ ま す 転 記 に 成 功 す る と 転 送 フ ァ イ ル ( 取 引 フ ァ イ ル ) は 自 動 的 に 削 除 さ れ 二 重 に イ ン ポ ー ト す る こ と を 防 ぐ よ う に な っ て い ま す 転 記 に 成 功 し た 場 合 の 画 面 左 下 の メ ッ セ ー ジ 転 記 に 成 功 し た 場 合 の チ ェ ッ ク リ ス ト の 表 示 ( 日 本 語 ) チ ェ ッ ク リ ス ト の 末 尾 に 転 記 番 号 が 表 示 さ れ ま す 転 記 に 成 功 し た 場 合 の チ ェ ッ ク リ ス ト の 表 示 ( 英 語 ) 7

3. フ ロ ー お よ び 注 意 点 な ど 最 後 に Q&A を 使 用 し た 仕 訳 転 送 を 行 う 場 合 の フ ロ ー と 全 般 的 な 注 意 点 に つ い て 記 載 い た し ま す (1) 承 認 フ ロ ー 一 般 的 な 承 認 フ ロ ー は 以 下 の と お り で す 1 伝 票 の 起 票 保 存 2 伝 票 の 印 刷 証 憑 添 付 承 認 ( 回 覧 ) 3 仕 訳 転 送 の 実 行 転 記 4 仕 訳 帳 の 印 刷 5 伝 票 証 憑 仕 訳 帳 を セ ッ ト に し て フ ァ イ リ ン グ 3 の 転 記 の 際 に JI=Journal Import( 他 シ ス テ ム デ ー タ 読 込 み ) で 保 存 仕 訳 書 込 み 指 示 ( Write to Hold File) を Y に し て 保 存 仕 訳 と し て SunSystems へ イ ン ポ ー ト し た り あ る い は 仮 帳 簿 に 転 記 ( Process as Rough) を Y に し て 仮 帳 簿 に イ ン ポ ー ト し た り し て 上 長 が 確 認 承 認 し た 後 本 転 記 を 行 う と い う 承 認 フ ロ ー や ア ク セ ス 権 の 設 定 方 法 も あ り ま す (2) 注 意 点 注 意 点 と し て は 以 下 の よ う な 点 が あ り ま す 1 複 数 の オ ペ レ ー タ が ネ ッ ト ワ ー ク 経 由 で 仕 訳 転 送 を 行 う 場 合 転 送 フ ァ イ ル ( 取 引 フ ァ イ ル ) の 名 前 や 保 存 先 の フ ォ ル ダ を オ ペ レ ー タ 毎 に 分 け る な ど 転 記 す べ き フ ァ イ ル を オ ペ レ ー タ 同 士 が 取 り 違 え な い よ う に す る 必 要 が あ り ま す 2 一 枚 の 伝 票 が 一 回 の 仕 訳 転 送 お よ び Journal Import の 単 位 と な り 最 終 的 に 一 つ の 転 記 番 号 が 採 番 さ れ ま す こ の た め 一 枚 の 伝 票 に 入 力 す る 仕 訳 の 範 囲 を ど の 程 度 と す べ き か 検 討 す る 必 要 が あ り ま す あ ま り た く さ ん の 仕 訳 を 一 枚 の 伝 票 に 入 力 す る と 添 付 す る 証 憑 も 多 岐 に な り 後 か ら 仕 訳 や 証 憑 を 追 跡 す る 必 要 が 生 じ た 際 に 手 間 が か か り ま す 3 転 記 に 成 功 す る と 転 送 フ ァ イ ル ( 取 引 フ ァ イ ル ) は 削 除 さ れ ま す た だ し Excel 伝 票 か ら 再 度 仕 訳 転 送 を 実 行 し SunSystems に イ ン ポ ー ト す る と 仕 訳 は 重 複 し て し ま う の で 注 意 が 必 要 で す 以 上 8