ビジネス 英 文 Eメール 宮 本 大 平 : 著 1
Contents P.3 宛 先 件 名 と 表 現 集 P.6 頭 語 ( 最 初 の 文 章 敬 辞 ) P.9 本 文 の 基 本 的 なルール 2
宛 先 件 名 と 表 現 集 ここでは 英 文 Eメールの 宛 先 と 件 名 の 書 き 方 について 解 説 をしていきます 書 き 方 のフ ォーマットは 大 体 決 まっています そのため 一 度 覚 えてしまえば 英 文 Eメールを 書 く ことはそれほど 難 しくはありません それでは 以 下 にEメールを 送 るときに 入 力 する 必 要 項 目 の 解 説 から 行 います 宛 先 ここはそれほど 詳 しく 説 明 は 要 らないと 思 いますが 宛 先 はEメール 内 の TO という 欄 に 入 力 します また この TO の 下 に CC や BCC という 欄 があります CC とは Carbon Copy の 略 です これは メールの 内 容 を TO 内 に 入 力 したアドレス 以 外 の 人 に 送 るときの 参 照 用 や やり 取 りの 確 認 用 として 使 われます BCC は Blind Carbon Copy の 略 です この 欄 に 記 入 されたアドレスは TO や CC の 人 達 は 見 ることができません( 逆 も 同 様 です) そのため BCC や TO(または CC)がお 互 いに 知 らない 場 合 など プライバシーの 観 点 から 使 われます 件 名 Eメールを 送 る 際 は 必 ず 件 名 (Subject)も 入 力 するようにしましょう 送 る 相 手 によ って 1 日 にたくさんのメールを 受 け 取 る 人 もいます そのような 人 達 のために メール の 内 容 をすぐに 把 握 できるような 件 名 をつけることが 重 要 となります ここで 件 名 を 英 語 で 書 くときの 注 意 点 を 以 下 に 記 します 件 名 は 分 かりやすさ 重 視 で 書 く about, the, a などの 前 置 詞 や 冠 詞 の 使 用 はできるだけ 避 ける 相 手 のメールに 返 信 するときは 最 初 の 件 名 を 変 更 しないようにする 重 要 または 緊 急 性 のあるメールを 送 るときは IMPORTANT や URGENT( 緊 急 )などを 最 初 に 入 力 する 反 対 に 件 名 に 書 くべきではない 事 柄 をいくつか 紹 介 します これらはフレーズ 自 体 があ いまいなため 相 手 には 迷 惑 メールと 誤 解 することがあります 3
Congratulations! (おめでとう!) Hi! (こんにちは!) Information (お 知 らせ) Free ( 無 料 ) Call now (すぐに 電 話 をください) それでは 以 下 に 件 名 に 書 く 具 体 例 をいくつかあげます 新 サービスに 関 する 問 い 合 わせ Inquiry about your news services 電 話 のお 願 い Request for your call 請 求 書 番 号 1309 Invoice number 1309 発 送 の 遅 延 についてのお 詫 び Apology for the shipment delay HR 会 議 のお 知 らせ HR meeting notification 来 週 の 会 議 の 変 更 Change in the next week's meeting 予 約 の 確 認 Reservation confirmation 郵 送 のキャンセル Shipment cancellation ~についてありがとう Thank you for~ 連 絡 が 遅 くなってすみません Sorry for my late reply 訃 報 Condolences ちょっと 質 問 Quick question 4
~へのご 招 待 Invitation to~ ~の 手 配 ~arrangements 内 定 おめでとうございます! Congratulations on your job offer! ~の 送 別 会 Farewell party for 自 己 紹 介 Self introduction 実 際 は これ 以 外 にもたくさんの 件 名 の 書 き 方 があります そのため ネイティブの 同 僚 や 上 司 が 実 際 に 書 いたEメールを 保 存 しておき 自 分 用 の 例 文 集 を 作 ることが 大 切 です 5
頭 語 ( 最 初 の 文 章 敬 辞 ) ここでは 英 文 Eメールの 頭 語 の 書 き 方 について 解 説 をしていきます 頭 語 に 関 しては ある 程 度 パターンが 決 まっています 一 度 それを 覚 えてしまえば それほど 難 しくはあり ません 頭 語 の 書 き 方 頭 語 とは メールの 最 初 に 書 く 敬 辞 の 部 分 を 指 します これは 日 本 語 の 拝 啓 や 前 略 にあたるものです 基 本 的 に 英 文 Eメールでよく 使 われる 頭 語 は Dear~ です ただ この 単 語 を 使 わない 場 合 もあります ちなみに 国 によって 頭 語 の 最 後 にコンマをつける 場 合 とそうでない 場 合 があります 例 えば アメリカではコロン(:)を 付 け イギリスや 欧 州 ではコンマ(,)を 付 けます ただ 現 在 はこういったルールにはそれほど 厳 しくはありません(イギリスでは コンマ を 付 けない 人 もいました) Dear の 頭 語 の 書 き 方 それでは Dear を 使 った 頭 語 の 書 き 方 を 見 ていきましょう Dear はかなりフォーマル な 書 き 方 であり 例 えば 初 めてメールを 送 る 相 手 や 顧 客 などへメールを 送 るときに 使 いま す Dear の 使 い 方 は 下 記 の 通 りです Dear+ 敬 称 (Mr.や Mrs. Professor など)+ 相 手 の 名 字 ( 例 ) Dear Mr. Potter: (ポッター 様 ) 2 人 以 上 に 書 く 場 合 は 以 下 のようになります Dear+ 敬 称 + 相 手 の 名 字 and もう 一 人 の 名 字 ( 例 ) Dear Mr. and Mrs. Smith, (スミスご 夫 妻 様 ) 6
Dear と 一 緒 に 敬 称 と 組 み 合 わせることはできませんので 注 意 が 必 要 です ちなみに Mrs.は 既 婚 者 の 女 性 に 対 して 使 われ Miss.は 未 婚 女 性 Ms.は 既 婚 か 未 婚 か 不 明 のとき に 使 われます ただ ビジネスでは Ms.がよく 使 われます 親 しい 仲 で 使 われる 頭 語 の 書 き 方 これは2 種 類 あり 1 回 以 上 会 ったことのある 相 手 と 家 族 や 友 人 そして 同 僚 などの 親 しい 間 柄 が 相 手 の 場 合 です 1 回 以 上 会 ったことのある 相 手 Dear+ 相 手 の 名 前 ( 例 ) Dear Tom, 親 しい 間 柄 (Hi / Hello)+ 相 手 の 名 前 ( 例 ) Hi Mark: Hello Mark: Mark: 日 本 人 は 親 しい 間 でもメールを 打 つときは 名 字 を 使 います ただ 英 語 で 送 る 際 は 名 字 を 使 わないほうがよいです よそよそしく 感 じてしまうため 名 前 を 使 うようにしまし ょう 相 手 の 名 前 や 性 別 が 分 からないときの 頭 語 の 書 き 方 例 えば あなたが 営 業 などで 初 めての 企 業 へメールを 送 るとします そのときは 多 くの 場 合 担 当 者 の 名 前 や 性 別 が 分 からないものです そのため 以 下 のような 頭 語 を 使 ってく ださい Dear Sir or Madam: ( 拝 啓 ) もし 部 署 名 または 役 職 名 がわかるのであれば 下 のように 表 現 することもできます Dear Finance Director, ( 経 理 部 長 様 ) 7
複 数 人 に 送 るときの 頭 語 の 書 き 方 不 特 定 多 数 にメールを 送 るときは 以 下 のような 書 き 方 をします Dear Customer, (お 客 様 各 位 ) Dear all, ( 皆 様 ) Hi / Hello all, All, Team, 頭 語 の 説 明 はこれで 以 上 です 覚 えることはそれほど 多 くはないので 慣 れてしまえばす ぐに 使 いこなせるようになります 8
本 文 の 基 本 的 なルール ここでは Eメールの 本 文 に 英 語 で 文 章 を 書 くときのポイントを 解 説 していきます どれ も 英 文 メールを 書 くための 基 本 的 な 内 容 ですので ここでしっかりと 勉 強 をしてください 基 本 的 なルールをおさえる それでは 英 語 でメールを 入 力 するときの 基 本 的 なルールを 説 明 していきます 文 章 は 左 に 揃 える これは 日 本 語 と 同 じでもありビジネスの 基 本 ですが 基 本 的 には 左 揃 えで 文 章 を 書 いてく ださい 例 えば 以 下 のようなメールはきれいではありません Dear Sir or Madam, I am writing to you regarding the purchase I made two days ago. The shipment of my order has not arrived yet, so could you tell me if it has already been dispatched from the warehouse? I look forward to your reply. Yours sincerely, Taihei このように 無 意 味 なスペースが 多 い 文 章 を 避 け 全 て 同 じ 位 置 から 始 まるようにしてく ださい 1 行 の 文 字 数 を 多 くしすぎず 適 切 なところで 改 行 をする また 1 行 の 長 さを 約 70 文 字 に 抑 えるようにしましょう もし これ 以 上 長 くなりそう であれば 改 行 をしてください また 段 落 をつけることにも 留 意 してください 1 段 落 に つき だいたい4 文 までが 理 想 です そして 段 落 と 段 落 の 間 は1 行 あけることで 文 章 が 読 みやすくなります 9
大 文 字 と 小 文 字 を 使 い 分 ける これは 英 語 の 文 章 を 書 く 上 での 基 本 ですが 最 初 の 単 語 の 頭 文 字 は 大 文 字 にします そし て それ 以 降 の 文 章 は 基 本 的 に 小 文 字 で 書 くことがルールです( 固 有 名 詞 などは 除 く) ただ Eメールの 中 で 単 語 や 文 章 などを 強 調 したい 場 合 があります そのときは 強 調 し たい 単 語 や 文 章 を 全 て 大 文 字 にするか アスタリスク(*)で 囲 みます This shipment must NOT be delayed. This shipment must **not** be delayed. (アスタリスクは2つずつ 打 ちます) 例 外 的 に 友 人 と 携 帯 電 話 でチャットなどをする 場 合 文 の 初 めの 単 語 を 小 文 字 にするこ とがあります ただ ビジネスではしっかりと 大 文 字 で 入 力 してください i can come on saturday. (I と Saturday をそれぞれ 小 文 字 で 打 っています) 文 字 化 けに 気 をつける 相 手 が 使 っているパソコンによっては 文 字 化 けすることもあります 例 えば あなたが アメリカ 人 にメールを 送 る 場 合 全 角 の 英 数 字 や2などは 文 字 化 けする 可 能 性 があります そのため メールを 打 つときは 全 て 半 角 にする 必 要 があります 以 上 が メール 本 文 を 書 く 上 での 基 本 的 な 注 意 事 項 となります これらは 全 て 社 会 人 で あれば 誰 もが 知 っているべきルールです そのため 1つでも 上 記 で 書 いたことが 欠 けて いれば それだけでもあなたに 対 する 信 頼 を 落 としかねません こういった 基 礎 をしっか りと 理 解 し 外 国 人 と 良 好 な 関 係 を 築 けるようになりましょう 10