TeleOffice3.0 クイックガイド (PC 編 ) 2015 年 3 月 ideep.com
1 はじめてTeleOfficeを使う場合 ①インストール はじめてTeleOfficeをご利用頂く場合は まずアプリケーションのインストールが必要です Webブラウザでご契約頂いたサーバのURLにアクセスして頂き アプリケーションのダウンロ ードおよびインストールを行ってください その際 WindowsVista及び7の環境であれば.Netframework4.5のインストールが必要にな る場合があります.Netframework4.5のインストールにはシステム管理者権限が必要です このバナーを クリックして インストーラを ダウンロード 実行してください All Rights Reserved, Copyright @ ideep Solutions 2
1 はじめてTeleOfficeを 使 う 場 合 2ログイン インストールが 終 了 すると TeleOfficeが 起 動 します 初 回 起 動 時 にはサーバ 名 を 入 力 する 画 面 が 表 示 されるので 入 力 をしてください 続 いてIDとパスワードを 入 力 します 最 初 にログインする 場 合 は TeleOfficeへようこそ メールで 通 知 された 初 期 パスワードを 入 力 して 頂 いて パスワードを 変 更 する 必 要 があります ( 一 度 変 更 して 頂 ければ 以 降 は 別 の 端 末 から 使 う 場 合 でもパスワードの 変 更 は 不 要 です) xxxx.to.ideep.com 3
1 はじめてTeleOfficeを 使 う 場 合 3 端 末 登 録 その 端 末 から 初 めてログインする 場 合 には 端 末 登 録 が 必 要 になります 下 記 画 面 が 表 示 された 場 合 は 登 録 コードをEメールで 受 け 取 る ボタンを 押 して メールで 送 られてきたコードを 入 力 して 端 末 登 録 を 行 ってください 自 動 登 録 方 式 の 場 合 は 端 末 登 録 コードを 要 求 されません 集 中 管 理 方 式 の 場 合 は TeleOfficeへようこそ メールに 記 載 されている 登 録 コードを 入 力 してください 2 台 目 以 降 の 端 末 の 場 合 は 管 理 者 に 登 録 コードの 発 行 を 依 頼 して ください 4
2 会議に参加する ①会議への参加 TeleOfficeにログインすると 自分が参加者となっている当日及び翌日の会議が一覧で表示され ます 会議に招待されている場合や すでに会議を作成済みの場合は 参加する会議の 参加 ボタン を押してください その場で会議を開催する場合は インスタント会議 を押すことで自分が主催者の会議をすぐ に始めることが出来ます 他の参加者の招待や資料のアップロードは開始後も可能です インスタント会議 参加する会議の 参加 ボタンを 押してください All Rights Reserved, Copyright @ ideep Solutions 5
2 会 議 に 参 加 する 2ビデオ 会 議 の 開 始 ビデオ 会 議 を 開 始 する 場 合 は 画 面 左 の ビデオ 会 議 ボタンを 押 してください 参 加 した 会 議 ですでに 誰 かがビデオ 会 議 を 開 始 していれば ビデオ 会 議 を 開 始 しますか?と 聞 い てくるので 参 加 する を 押 してください 6
2 会議に参加する ③会議中の基本操作 画面の構成 TeleOfficeの基本的な操作は 主に画面左のボタンおよびツールバーから行います 資料やホワイトボードは画面の中央に表示され 画面右側にはビデオ会議の映像が表示される レイアウトになります ビデオ会議 ツールバー 各種操作ボタン 資料 ホワイトボード All Rights Reserved, Copyright @ ideep Solutions 7
2 会 議 に 参 加 する (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 4 会 議 中 の 基 本 操 作 (メニューバー) 画 面 左 には 主 要 な 機 能 のボタンが 表 示 されています (1)メニューバーの 表 示 / 非 表 示 (2) 発 表 このボタンがオレンジ 色 になっている 人 が 現 時 点 の 発 表 者 になります 青 色 になっている 人 は ボタンを 押 すことでいつでも 発 表 者 になることが 出 来 ます フォーマル 会 議 では 発 表 者 司 会 者 以 外 の 参 加 者 は 挙 手 になっています (3)ビデオ 会 議 ビデオ 会 議 に 参 加 します (4) 画 面 共 有 デスクトップ 共 有 アプリケーション 共 有 を 行 います (5) 参 加 者 参 加 者 のステータス 確 認 や 参 加 者 の 追 加 などを 行 います (6) 会 議 資 料 他 の 資 料 ホワイトボードへの 切 り 替 えや 資 料 の 追 加 が 出 来 ます (7)ツールバー ペンや 消 しゴム スクリーンキャプチャなどのツールバーを 表 示 させます 詳 細 は 次 ページ (8)コラボ コラボレーションモードのオン/オフを 行 います コラボレーションモード 中 は 発 表 権 を 持 っていなくても 全 ての 参 加 者 が 書 き 込 みを 行 うことが 出 来 ます (9) 個 人 ノート 他 の 参 加 者 からは 見 えない 個 人 的 な 書 き 込 みを 行 うことが 出 来 ます (10) 退 出 会 議 から 退 出 します 8
2 会 議 に 参 加 する 4 会 議 中 の 基 本 操 作 (ツールバー) ツールバーには 資 料 やホワイトボードへの 書 き 込 みや 消 しゴムなどの 機 能 が 配 置 されており 自 由 な 場 所 に 配 置 することが 出 来 ます A B C D E F G H J K A)カーソル 画 面 をつかんでスクロールさせたり クリックしたまま 横 に 素 早 くスライド させることでページめくりが 出 来 ます B)ペン ペンとマーカー 手 書 きと 図 形 の4 種 類 のペンと 9 色 5 種 類 の 太 さを 選 択 出 来 ます C)レーザーポインター D) 選 択 手 書 きや 文 字 など 書 き 込 んだものを 囲 うことで 選 択 することが 出 来 ます 選 択 したものは 移 動 やコピー 削 除 することが 出 来 ます E) 消 しゴム 選 択 後 にドラッグしたところの 書 き 込 みを 消 します ゴミ 箱 ボタンを 押 すとページ 全 体 の 書 き 込 みを 消 します F)テキスト 文 字 色 と 背 景 色 を 指 定 して 文 字 を 入 力 することが 出 来 ます ( 元 のファイルを 編 集 することは 出 来 ません) F) 画 像 スクリーンショットや 画 像 ファイルを 貼 り 込 むことが 出 来 ます E)UNDO/REDO 操 作 を 一 つ 戻 す/ 戻 した 操 作 をもう 一 度 することが 出 来 ます J)ページめくり K) 拡 大 / 縮 小 9
2 会 議 に 参 加 する 4 会 議 中 の 基 本 操 作 (ビデオ 会 議 ) ビデオ 会 議 エリアの 右 上 のボタンで 音 声 や 映 像 の 操 作 と 各 種 設 定 ができます(1~6) また 下 のボタンで 自 分 と 参 加 者 のビデオ 映 像 のサイズ レイアウトを 選 択 できます(7~9) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)(10) (1)ビデオ 会 議 非 表 示 ビデオ 会 議 を 接 続 したまま ビデオ 会 議 画 面 を 非 表 示 にします (2)MuteAll( 司 会 者 のみ): 現 在 の 発 表 者 以 外 の 全 ての 参 加 者 のマイクをミュートにします Muteを 解 除 するには 各 参 加 者 がマイクボタンを 押 して 再 度 有 効 にしてください (3)カメラ: クリックするとオフになり 自 分 の 映 像 が 他 の 参 加 者 に 見 えなくなります (4)マイク: クリックするとミュートになり 自 分 の 音 声 が 他 の 参 加 者 に 聞 こえなくなります (5)スピーカー: クリックするとミュートになり スピーカから 音 が 出 なくなります (6) 設 定 : マイク スピーカの 選 択 や 最 大 表 示 画 面 数 の 設 定 などを 行 います( 詳 細 はユー ザガイド 参 照 ) (7) 画 面 サイズの 変 更 : 大 : 全 画 面 ( 資 料 非 表 示 ) 中 :1/2 画 面 小 :1/4 画 面 (8)セルフビューの 変 更 : 大 / 小 / 非 表 示 (9)ビデオ 会 議 画 面 レイアウトの 変 更 : 均 等 表 示 / 話 者 拡 大 表 示 (10)ネットワークの 通 信 状 況 緑 : 非 常 に 良 好 黄 : 接 続 可 能 赤 : 問 題 あり 10
2 会 議 に 参 加 する (ワンポイント)ビデオ 会 議 で 音 が 途 切 れたりハウリングする 場 合 もしビデオ 会 議 で 音 が 途 切 れたり ハウリングが 発 生 した 場 合 以 下 のチェックポイントを 確 認 して 下 さい 1 正 しい 機 器 が 選 択 されていますか? ビデオ 会 議 の ボタンを 押 してオプション 画 面 を 開 き マイクとスピーカーに 正 しい 機 器 が 選 択 されていることを ご 確 認 ください 2 同 じ 部 屋 で 複 数 の 端 末 がビデオ 会 議 に 入 っていませんか? 同 じ 部 屋 の 中 でiPadやPCで 会 議 に 参 加 している 人 がビデオ 会 議 に 参 加 していると ハウリングが 発 生 します 3 騒 がしい 場 所 からビデオ 会 議 に 参 加 していませんか? オフィスの 自 席 やオープンスペースなど 周 囲 に 騒 音 がある 場 所 から ビデオ 会 議 に 接 続 している 参 加 者 がいると 音 切 れの 原 因 になります 4ネットワークの 状 況 が 悪 化 していませんか? 画 面 右 下 のインジケーターが 常 に 赤 または 頻 繁 に 赤 になるような 状 況 では ネットワークの 遅 延 が 原 因 で 音 切 れが 起 きることがあり ます この 場 合 ビデオ 会 議 のオプション 画 面 でビデオ 会 議 品 質 を 低 速 ネットワーク にすることで 改 善 する 場 合 があります ( 設 定 後 一 度 ビデオ 会 議 をオフにして 再 度 オンにして 下 さい) 状 況 が 改 善 しない 場 合 は コールセンターまでお 問 合 せください 11
2 会議に参加する ⑤会議の進行と仕組み 会議中は 発表者が進行の主導権を持ちます 発表者が資料のページを切替えたり ペンでの書込み ズームといった操作を行うと その結果 はすべての参加者の端末に反映されます 一方発表者以外の参加者が他のページに切替えたりしても それは他のユーザの画面には反映し ません 独立モード 全ての参加者の 画面に反映 資料の ページめくり 書き込み等の 操作 発表者 参加者A 参加者B All Rights Reserved, Copyright @ ideep Solutions 参加者C 他のページの 参照 書込みも 可能 12
2 会 議 に 参 加 する 6 発 表 者 になる 通 常 の 会 議 では 発 表 ボタンを 押 すことで いつでも 発 表 者 になることが 可 能 です 発 表 者 になると 発 表 ボタンはオレンジ 色 に 変 わります フォーマル 会 議 では 司 会 者 以 外 は 自 由 に 発 表 者 になることが 出 来 ません 参 加 者 は 挙 手 ボタンを 押 し 発 表 者 または 司 会 者 から 許 可 をもらうか または 直 接 司 会 者 から 発 表 者 に 指 定 される 必 要 があります (フォーマル 会 議 での 発 表 者 の 受 け 渡 し) 参 加 者 質 問 があるので 資 料 に 書 いても 良 いですか? 発 表 権 が 移 動 発 表 者 どうぞ 発 表 者 の 権 限 を 渡 します 13
2 会 議 に 参 加 する 7 参 加 者 を 追 加 する TeleOfficeでは 招 待 されていないユーザは 会 議 に 参 加 することが 出 来 ません 参 加 者 ボタンを 押 すと すでに 招 待 済 みのユーザの 一 覧 が 表 示 され 参 加 状 況 を 確 認 すること が 出 来 ます 会 議 中 であっても 必 要 に 応 じて 参 加 者 を 追 加 することが 可 能 です 参 加 者 を 追 加 ボタンをクリック すると 新 しい 参 加 者 を 招 待 すること が 出 来 ます 参 加 者 を 追 加 する 場 合 こちらを クリックします 参 加 者 の 一 覧 が 表 示 されます は 現 在 接 続 して いることを 示 しま す 14
2 会議に参加する ⑧資料を共有する 会議に資料をアップロードすることで すべての参加者が資料を共有することが出来ます 発表者が資料のページをめくったり 書込んだり ズームを行うと その内容は参加者の端末 にも全て反映されます 資料に書き込んだ内容は全て自動的に保存されており 発表者の書込みは会議終了後に参加者 全員が資料と共にダウンロードすることが可能です ボタンをクリッ クすると PCから ファイルをアップ ロード出来ます 一番上の段は ホワイトボードで す 資料を切替えたり アップロードする 場合はこちらを クリックします クリックすること で 表示する資料 を切り替えること が出来ます All Rights Reserved, Copyright @ ideep Solutions 15
3 会 議 を 終 了 する 1 会 議 からの 退 出 と 終 了 会 議 から 退 出 する 場 合 は [ 退 出 ]ボタンをクリックしてください 会 議 から 退 出 しますか? と 確 認 されるので 退 出 を 押 してください 退 出 は 会 議 から 自 分 だけが 抜 けますので 他 の 参 加 者 に 影 響 はありません 参 加 者 が 全 員 退 出 すると 会 議 は 自 動 的 に 終 了 します 16
3 会 議 を 終 了 する 2ダウンロード 通 知 メール 会 議 が 終 了 すると 以 下 のようなメールが 参 加 者 に 届 きます さん 会 議 XXXXXXX へのご 参 加 ありがとうございます ( あやまって 会 議 を 終 了 してしまった 場 合 再 度 会 議 を 開 始 できます) 会 議 資 料 をオンラインで 閲 覧 する 事 や あなたのPCにPDF 形 式 でエクスポートする 事 もできます 下 記 のリンクから 会 議 資 料 にアクセスします teleoffice://(リンクurl) リンクをクリックすると TeleOfficeのライブラリが 開 き 対 象 会 議 のファイルが 表 示 されます TeleOfficeにログインしていなかった 場 合 は ログイン 画 面 が 表 示 されるのでID/PWを 入 力 して ください 終 了 時 に 会 議 が 削 除 された 場 合 は メールは 送 信 されません 会 議 資 料 に 機 密 設 定 がされていた 場 合 資 料 のダウンロードは 出 来 ません リンクをクリックすると 下 記 のようなセキュリティに 関 する 通 知 が 表 示 される 場 合 がありま すが はい を 押 してください 17
3 会議を終了する ③資料のダウンロード コンテンツマネージャが開いたら ダウンロードしたい資料をクリックで選択し エクスポー ト を押すと ダウンロードをすることが出来ます 共有ノートを含むにチェック を入れると 書き込み付の資 料をダウンロード出来ます PDF形式 All Rights Reserved, Copyright @ ideep Solutions 18
4 会議を作成する ①会議を作成する 会議リスト画面の 新規作成 ボタンを押すと会議の作成画面が開きます 会議の名前や開催予定時刻 参加者 共有する資料などを設定します 会議名 未入力の場合 新規会議 という 名前が自動的に設定されます 開始時刻/終了時刻 会議の開始時刻と終了時刻を設定 します 設定時刻以外の時間で も会議は可能です 参加者 会議に招待する参加者を設定しま す 会議資料 会議共有する会議資料を設定しま す All Rights Reserved, Copyright @ ideep Solutions 19
4 会 議 を 作 成 する 2 参 加 者 の 選 択 会 議 の 参 加 者 は TeleOfficeのユーザから 選 択 することが 出 来 ます 参 加 者 を 追 加 ボタンを 押 すと 検 索 画 面 に 切 り 替 わるので 氏 名 やメールアドレスの 一 部 を 入 力 し て 招 待 したい 参 加 者 を 検 索 して クリックで 選 択 してください 会 議 に 招 待 出 来 る 人 数 はご 契 約 によって 異 なります 参 加 者 を 追 加 を クリックします 氏 名 やメールアドレ スの 一 部 で 検 索 しま す 参 加 者 とするユーザ をクリックして 選 択 します 20
4 会議を作成する ③資料の選択 アップロード 会議で資料を共有する場合は PCからTeleOfficeクラウドに資料をアップロードする必要があり ます アップロード を クリックします アップロード出来るファイルは下記の通りです ファイルサイズの上限は100MB 300ページ以下 圧縮ファイルや 暗号化されたファイル パスワード付きファイルには対応していません.ppt.pptx.doc.docx.xls.xlsx.pdf.xps.wmv.avi.mts.mp4.mpg.jpg.jpeg.png.gif.bmp All Rights Reserved, Copyright @ ideep Solutions.txt 21
4 会 議 を 作 成 する 5 保 存 と 通 知 会 議 の 設 定 が 終 わったら 最 後 に 保 存 ボタンを 押 します メールを 送 る が 選 択 された 状 態 で 保 存 をすると 各 参 加 者 に 会 議 の 招 待 メールが 送 信 されま す 招 待 メールを 受 信 すると 各 参 加 者 のスケジュールに 会 議 の 予 定 が 登 録 されます icalendar 形 式 に 対 応 したメーラーの 場 合 保 存 時 にメールを 送 らな いことも 可 能 です また 会 議 を 変 更 した 場 合 は 追 加 削 除 した 参 加 者 のみにメールを 送 るこ とも 可 能 です 22
コールセンターお 問 い 合 わせ 先 TEL: 0120-177-160 ( 携 帯 PHSからの 場 合 :03-6302-8992) email: teleoffice@ideep.com 対 応 時 間 : 月 曜 日 から 金 曜 日 8:00~18:00 ( 祝 祭 日 年 末 年 始 弊 社 の 定 める 休 日 を 除 きます ) 23