監 査 に 向 けて 準 備 したこと 市 費 監 査 アンケート 報 告 該 当 校 8 校 のうち 8 校 に 回 答 をいただきました 被 服 消 耗 品 出 納 簿 の 作 成 確 認 物 品 処 理 書 ( 受 入 払 出 ) 作 成 ( 図 書 エプロン) 確 認 切 手 はがき 回 数 券 SUGOCA 現 物 確 認 ICカード 管 理 簿 貸 出 簿 作 成 確 認 USB 管 理 簿 貸 出 簿 作 成 確 認 物 品 管 理 簿 作 成 整 理 ( 児 童 用 机 椅 子 箱 椅 子 折 りたたみ 椅 子 丸 椅 子 ) プール 薬 品 管 理 簿 作 成 整 理 確 認 薬 品 管 理 台 帳 の 整 理 確 認 ( 理 科 室 保 健 室 給 食 室 プール) 備 品 点 検 備 品 整 理 票 の 貼 付 ( 特 に 会 場 の 部 屋 用 務 員 室 は 管 理 職 立 会 い) 市 費 一 件 書 類 について 仕 様 書 作 成 ( 不 足 分 ) 付 箋 部 分 の 確 認 と 処 理 就 学 援 助 就 学 奨 励 費 について 現 金 出 納 簿 作 成 印 ( 受 領 確 認 ) 確 認 請 求 書 に 給 付 通 知 書 添 付 給 付 台 帳 印 刷 ( 最 終 分 ) 研 修 費 書 類 の 再 作 成 学 校 徴 収 金 書 類 の 整 理 確 認 * 納 品 書 領 収 書 割 印 の 有 無 の 確 認 * 納 品 書 の 記 載 内 容 * 収 入 伺 支 出 伺 等 帳 票 の 日 付 押 印 * 連 番 * 引 き 落 とし 分 データの 添 付 確 認 割 印 学 校 徴 収 金 の 通 帳 と 現 金 出 納 簿 を 照 合 業 者 選 定 帳 票 の 新 規 作 成 (アルバム 修 学 旅 行 ) 校 長 室 耐 火 金 庫 について / 8 ページ
ダイヤル 固 定 の 解 除 金 庫 内 の 整 理 通 帳 USBを 収 納 昨 年 の 監 査 アンケート 結 果 と 資 料 の 見 直 し 監 査 からみた 誤 りやすい 事 務 処 理 の 事 例 集 の 確 認 管 理 職 との 打 ち 合 わせ 学 校 間 連 携 で 諸 帳 簿 の 点 検 見 直 し 項 目 監 査 事 務 局 からの 指 摘 問 い 合 わせ 事 項 などとその 確 認 事 項 番 号 監 査 事 務 局 からの 指 摘 問 い 合 わせ 事 項 など ニモカのポイント 還 元 が 数 年 されていないと 指 摘 された ( 同 様 の 内 容 2 校 ) 確 認 事 項 ( 学 事 課 監 査 事 務 局 の 見 解 等 ) 物 品 出 納 員 2 3 4 5 6 7 8 9 25 年 度 物 品 出 納 簿 ( 消 耗 品 )に 頁 数 相 違 が 有 り 修 正 した コピーを とっていかれた ICカード(ニモカ はやかけん SUGOKA)にテプラを 貼 ったりマジッ クで 記 入 をしないように 言 われた ( 同 様 の 内 容 3 校 ) ICカード 管 理 簿 の 種 類 (nimoca はやかけん SUGOCA)のいずれかに 印 の 記 入 もれがあった 記 入 した タクシー 券 未 使 用 分 20 枚 全 てに 校 長 印 を 押 印 していた 担 当 者 へ 周 知 し 今 後 の 確 認 事 項 とした バスの 回 数 券 SUGOCAカードの 使 用 実 績 がないことを 尋 ねられた 使 用 の 予 定 がないため 職 員 課 と 協 議 のうえ 返 納 する 予 定 と 回 答 SDカードの 管 理 ( 貸 出 簿 )について 質 問 された デジカメにセット した 状 態 で 使 用 していると 説 明 ( 同 様 の 内 容 2 校 ) USBの 管 理 簿 と 現 物 を 提 出 するよう 言 われた 現 物 は 貸 し 出 し 使 用 簿 で 管 理 していると 回 答 した 薬 品 の 点 検 確 認 が 年 に 一 度 しかされていない 事 を 指 摘 された 学 期 毎 の 確 認 が 必 要 ( 同 様 の 内 容 8 校 ) ICカード 使 用 マニュアル ICカードはパスケース 等 に 入 れ 当 該 パスケース 等 に 所 属 名 及 び 通 し 番 号 を 記 入 し もしくはテープを 張 るな どして 管 理 してください H25..26 教 指 指 第 635 号 理 科 室 薬 品 の 適 正 な 管 理 について( 通 知 ) 添 付 0 薬 品 のロット 番 号 が 不 明 なものがある 古 いものは 廃 棄 すること 2 / 8 ページ
理 科 薬 品 の 購 入 日 の 記 入 もれ 数 件 を 指 摘 された 物 品 出 納 員 2 4 古 い 薬 品 で 購 入 日 が 不 明 であったので 正 確 ではないが 使 用 日 に 合 わ せて 記 入 した 今 後 記 入 もれのないよう 確 認 事 項 とした 3 給 食 室 の 薬 品 管 理 簿 の 作 成 がなかった 備 品 出 納 簿 から 設 置 場 所 が 用 務 員 室 作 業 倉 庫 危 険 物 倉 庫 分 を 抜 き 出 して 現 場 まで 出 向 いて 備 品 整 理 票 の 貼 付 の 確 認 及 び 現 物 と 照 合 した ( 同 様 の 内 容 2 校 ) 資 金 前 渡 金 2 3 学 校 運 営 資 金 支 出 伺 ( 資 金 前 渡 用 ) 交 際 費 用 の 起 案 決 裁 日 訂 正 通 帳 の 払 出 日 に 合 わせること ( 同 様 の 内 容 2 校 ) 資 金 前 渡 金 繰 越 精 算 の 時 も 精 算 整 理 書 を 作 成 のうえ 学 事 課 へ 提 出 す ること ( 同 様 の 内 容 2 校 ) 報 償 費 の 単 価 設 定 基 準 の 根 拠 を 問 われ 昨 年 のことはわからない( 異 動 のため)と 答 えた 学 事 課 が 資 金 前 渡 で 報 償 費 を 支 払 う 場 合 は 単 価 設 定 基 準 を 明 確 にしなくても 良 いように 今 のところはなってい る 今 後 見 直 す 予 定 と 返 答 した H26.2.4 所 属 ポータル 会 計 室 審 査 課 からの 指 導 に 伴 う 支 払 書 類 作 成 上 の 注 意 につ いて 添 付 2, 農 地 管 理 等 謝 金 について ( 単 価 設 定 理 由 記 入 例 ) 教 育 委 員 会 設 定 の 農 地 管 理 等 謝 金 (55,000 円 / 年 )を 適 用 す る ( 農 地 管 理 等 に 耕 作 指 導 等 を 含 む) 3 / 8 ページ
項 目 番 号 監 査 事 務 局 からの 指 摘 問 い 合 わせ 事 項 など 確 認 事 項 ( 学 事 課 監 査 事 務 局 の 見 解 等 ) 領 収 書 の 金 額 訂 正 を 砂 消 しで 行 っていた 訂 正 印 で 修 正 すること ( 同 様 の 内 容 5 校 ) 就 学 2 世 帯 票 の 保 護 者 印 もれ( 同 様 の 内 容 2 校 ) 3 領 収 書 の 確 認 日 もれ( 同 様 の 内 容 2 校 ) 4 現 金 出 納 簿 ( 教 育 扶 助 ) 月 計 校 長 印 もれ( 同 様 の 内 容 2 校 ) 奨 励 5 6 教 育 扶 助 費 の 支 給 が 遅 いことを 指 摘 された 以 前 保 護 者 からなるべ く 目 立 たないよう 支 給 のお 知 らせをして 欲 しいと 言 われたので 就 学 援 助 の 支 給 日 に 合 わせて 支 給 している 旨 の 説 明 をしたら なるべく 早 く 支 給 して 欲 しいが 保 護 者 から 支 給 について 質 問 苦 情 があったと きに 学 校 としてきちんと 説 明 できる 状 態 にしておいて 欲 しいとのこ と 管 理 職 と 支 給 日 について 話 し 合 いを 持 ち 支 給 時 期 について 検 討 中 就 学 援 助 児 童 で 人 だけ 返 金 額 の 多 い 子 がいるのはなぜか 聞 かれ た 徴 収 金 の 調 整 もれと 説 明 した 人 権 教 育 研 修 費 2 人 権 教 育 研 修 費 について 領 収 書 と 通 帳 引 出 日 が 逆 転 していた 立 替 払 い 不 可 ( 同 様 の 内 容 4 校 ) 人 権 教 育 研 修 費 について 立 替 払 いをした 後 入 金 から 処 理 までの 期 間 が 空 きすぎていると 指 摘 された 3 人 権 教 育 研 修 費 について 領 収 書 の 日 付 なし ( 同 様 の 内 容 2 校 ) 研 修 費 の 通 帳 入 金 までは 立 替 払 い 可 入 金 後 は 不 可 ( 人 権 教 育 研 修 の 手 引 き) 財 務 3 随 意 契 約 伺 について 随 意 契 約 による 理 由 契 約 保 証 金 欄 記 入 もれ( 同 様 の 内 容 2 校 ) 2 免 税 業 者 の 消 費 税 額 の 記 入 もれ( 同 様 の 内 容 2 校 ) 4 / 8 ページ
項 目 学 校 徴 収 金 番 号 2 3 4 5 2 監 査 事 務 局 からの 指 摘 問 い 合 わせ 事 項 など 確 認 事 項 ( 学 事 課 監 査 事 務 局 の 見 解 等 ) 現 金 徴 収 の 領 収 を 納 入 袋 に 領 収 印 を 押 印 することで 行 っていたの で 監 査 以 降 の 現 金 徴 収 から 領 収 書 を 作 成 控 えを 学 校 保 管 現 金 徴 収 分 は 速 やかに 金 融 機 口 座 へ 入 金 するように 言 われた 例 )4 月 22 日 ~25 日 徴 収 分 を26 日 に 入 金 していた このケースの 場 合 金 額 が 多 かったのも 理 由 の 一 つだと 思 う ( 約 万 ) 収 入 から 口 座 入 金 まで 週 間 程 度 空 いていたのが 件 あったが 空 きす ぎだと 言 われた 収 入 から 銀 行 へ 入 金 するまで 長 くてヶ 月 あった 監 査 以 降 の 収 入 か ら 翌 日 長 くても 翌 々 日 には 入 金 している 昨 年 度 の 全 員 に 対 する 徴 収 金 返 金 の 領 収 書 がない 今 年 度 から 領 収 書 を 作 成 する ( 同 様 の 内 容 2 校 ) 6 保 護 者 へ 返 金 の 領 収 証 の 領 収 印 無 し 保 護 者 への 返 金 は 支 出 伝 票 ( 本 校 独 自 様 式 作 成 )ではなく 収 入 伝 7 票 にマイナス 表 示 で 記 帳 すること 業 者 から 返 金 を 受 けた 場 合 は 支 出 命 令 書 をマイナス 表 示 で 作 成 する 8 こと 収 入 伝 票 を 修 正 液 で 訂 正 していた 箇 所 があったので 全 て 訂 正 印 で 訂 9 正 するよう 言 われた 0 25 年 度 購 入 伺 に 修 正 テープによる 訂 正 があった また 金 額 訂 正 に 訂 正 印 がないものがあった 領 収 書 の 日 付 相 違 (0 月 分 の 中 に5 月 の 領 収 書 )があり 今 後 の 確 認 事 項 とした 支 出 伺 書 の 支 出 確 認 の 日 付 に 預 金 通 帳 出 金 日 を 記 入 していたため 指 摘 された ( 同 様 の 内 容 2 校 ) H24.5.24 事 務 連 絡 学 校 徴 収 金 事 務 の 適 正 化 について( 通 知 ) 別 紙 学 校 徴 収 金 の 処 理 についての 留 意 事 項 市 販 の 複 写 様 式 の 領 収 書 を 使 用 して 控 の 残 る 形 で 発 行 し 連 番 を 付 してください 現 金 の 収 納 に 当 たっては 学 校 長 までの 決 裁 を 受 け 速 や かに( 原 則 は 当 日 です) 金 融 機 に 預 け 入 れてください H26..2 事 務 連 絡 学 校 徴 収 金 取 扱 事 務 の 注 意 事 項 について( 通 知 ) 添 付 3 3 現 金 出 納 簿 の 日 付 は 領 収 証 の 日 付 と 同 一 だだし 立 替 払 いの 場 合 は 預 金 通 帳 出 金 日 と 同 一 5 / 8 ページ
学 校 徴 収 金 4 5 6 家 庭 科 調 理 実 習 の 材 料 購 入 については 緊 急 やむを 得 ないということ で 立 替 払 いでも 良 いと 認 めてもらった 立 替 払 いの 流 れについて 人 権 教 育 研 修 費 の 交 付 金 入 金 前 の 手 続 きと 同 じ 物 品 購 入 伺 物 品 購 入 支 払 い 支 出 命 令 支 出 確 認 日 付 購 入 伺 日 は 購 入 前 か 当 日 の 日 付 ( 但 し 領 収 証 またはレシー トの 日 付 が 土 日 の 場 合 は その 前 の 日 付 ) 支 出 命 令 決 裁 日 は 預 金 出 金 日 の 前 か 当 日 支 出 確 認 ( 実 際 に 校 長 が 確 認 した 日 )は 預 金 通 帳 出 金 日 と 同 日 かそれ 以 降 の 日 家 庭 科 調 理 実 習 の 材 料 購 入 の 際 カードで 支 払 っていたため 指 摘 され た 物 品 を 購 入 する 際 のポイント 取 得 及 び 使 用 を 自 粛 することとなっ ているため カード 類 の 支 払 い ポイントカード 等 でのポイント 取 得 がないよう 今 後 気 をつけるよう 言 われた 利 息 ( 決 済 用 口 座 でなかったため)を 今 年 度 中 に 精 算 するよう 言 われ た 7 過 年 度 の 余 剰 金 を 今 年 度 中 に 処 理 するよう 言 われた H20.0.24 資 金 前 渡 での 物 品 購 入 の 際 のポイントの 取 得 等 の 自 粛 について( 通 知 ) 8 9 0 年 前 の 校 納 金 が 納 入 され まだ 在 学 中 である 兄 弟 の 所 属 学 年 口 座 に 入 金 し 業 者 への 支 払 いに 充 てていたことを 指 摘 された 材 料 費 を 児 童 均 等 割 した 結 果 生 じた 不 足 分 を 担 任 が 負 担 したことにつ いて 尋 ねられた 担 任 が 持 ち 帰 ったと 説 明 すると それならばよいと のことだった 6 / 8 ページ
今 後 の 参 考 になると 思 われること 物 品 出 納 簿 は 物 品 の 購 入 日 と 一 件 書 類 の 納 品 日 をチェックしていると 思 われる 未 記 入 の 項 目 は 何 も 言 及 されなかった 校 長 室 の 金 庫 のダイヤルをガムテープと 厚 紙 で 固 定 していた テープを 外 したらベトベトがなかなか 取 れなかったが メラミンスポンジできれいにな った 卒 業 アルバムや 修 学 旅 行 の 選 定 書 類 は 該 当 学 年 分 ではなく 監 査 該 当 期 間 内 におこなわれた 契 約 の 書 類 とのこと 事 務 室 の 金 庫 の 中 は 見 られたが 校 長 室 の 耐 火 金 庫 の 中 は 見 られなかった 監 査 で 何 を 念 入 りに 見 られたかは 立 会 いをしていないので 不 明 監 査 員 からは 徴 収 金 について 時 間 の で25 年 度 分 しかみていない との 説 明 があった 昨 年 のアンケートにも 24 年 度 しかみていないよ うだった との 書 き 込 みがあった 指 摘 された 事 項 の 書 類 については すべてコピーして 行 かれた 金 庫 を 管 理 職 から 開 けてもらうことからスタート( 金 庫 の 鍵 は 管 理 職 が 保 管 ) 教 材 費 はとにかく 細 かく 見 られました( 全 部 を 見 たわけではなく 抽 出 ですが) その 他 ( 監 査 の 様 子 感 想 など) 学 事 課 の 事 前 訪 問 * 校 長 に 対 して 監 査 の 趣 旨 説 明 及 び 確 認 されるべき 帳 簿 の 提 示 * 事 務 職 員 の 監 査 ではないこと * 学 校 全 体 で 協 力 体 制 をとること * 過 去 の 指 摘 の 実 例 * 過 去 の 審 査 課 の 説 明 会 資 料 の 提 示 * 金 品 通 帳 類 の 金 庫 保 管 * 金 庫 のダイヤル 固 定 化 の 解 消 * 印 鑑 がないのは 押 印 もれではなく 決 裁 がされていない 証 拠 であるということ * 疑 問 におもっている 点 の 確 認 * 不 安 材 料 の 解 消 * 確 認 してほしい 書 類 の 確 認 7 / 8 ページ
来 校 されたのは 監 査 局 の 長 名 員 名 学 事 課 長 名 校 長 室 で 挨 拶 後 すぐに 事 務 室 に 監 査 員 が 来 て 金 庫 を 開 けさせられた 金 庫 の 中 に 朝 生 徒 が 持 ってきた 校 納 金 があったので その 確 認 通 帳 ICカード USBが 保 管 されているかの 確 認 その 場 で 通 帳 等 を 持 って 監 査 用 に 準 備 していた 図 書 室 へ 移 動 午 前 中 は 全 く 声 が 掛 からず 午 後 時 半 から 点 監 査 員 からの 質 問 を 受 ける 2 時 半 から 用 務 員 室 と 作 業 倉 庫 の 確 認 を 長 がおこなう その 間 に 員 より 質 問 指 摘 等 を 受 ける 途 中 長 も 戻 ってこられて 一 緒 に 質 問 指 摘 等 に 合 流 時 々 学 事 課 長 に 学 事 課 としての 意 見 や 見 解 を 質 問 していた 当 日 は 監 査 員 2 名 ( 男 女 各 名 )と 学 事 課 名 が 来 校 し 校 長 室 へ(5 分 程 度 ) その 後 校 長 室 金 庫 の 点 検 続 いて 事 務 室 金 庫 の 点 検 をされた 0 時 頃 より 監 査 を 開 始 2 時 に 監 査 員 が 事 務 室 に 降 りてこられ 午 後 時 0 分 より 用 務 員 さん の 備 品 検 査 をおこないます と 言 われた 検 査 は 監 査 員 名 校 長 用 務 員 の 立 会 いでおこなわれ おもに 備 品 ラベルの 有 無 を 確 認 していた 0 分 程 度 で 終 了 した 4 時 前 より 事 務 職 員 への 聞 き 取 り 質 問 ( 約 5 分 ) 続 いて 教 頭 への 聞 き 取 り 質 問 ( 約 20 分 )があり 4 時 半 に 終 了 した 校 長 へは 特 に 問 題 なくきっちり 処 理 さ れている との 総 評 だった 連 携 校 の 支 援 協 力 のおかげで 無 事 終 了 できた 今 年 の 備 品 確 認 は 用 務 員 室 と 作 業 倉 庫 だった 普 段 からきちんと 管 理 をされる 先 生 なので 何 も 困 ったことはなかったし 監 査 委 員 からの 質 問 も 少 なく 短 時 間 で 終 わった 普 段 から 作 業 倉 庫 の 掃 除 や 備 品 の 管 理 をきちんとしていることは 見 てすぐわかられたのだと 思 う 用 務 員 室 作 業 倉 庫 危 険 物 倉 庫 の 備 品 を 見 に 来 て 3 件 現 物 と 台 帳 を 照 合 された 用 務 員 室 での 備 品 チェックは 完 璧 でした( 間 違 って 他 校 の 備 品 データを 持 参 してあり 本 校 分 の 控 でチェックされました) 市 費 はきれいに 完 璧 にされている とお 褒 めの 言 葉 をいただいたが そのかわり 学 校 徴 収 金 を 隅 々まで 見 られた 収 入 伝 票 支 出 伺 の ナンバーを 打 ち 間 違 えて 修 正 テープを 使 用 していたことも 指 摘 された 学 校 徴 収 金 について 金 銭 の 流 れを 詳 しく 聞 かれました PTA 会 費 はどのようにして 処 理 しているのか 現 金 徴 収 のときの 徴 収 日 はあとから どのようにして 確 認 できるようにしているか 等 4 月 当 初 に 納 品 された 物 品 の 支 払 いが7 月 末 になるので できれば 納 品 後 3カ 月 以 内 が 望 ましい とは 言 われたが 保 護 者 から 徴 収 して 支 払 いをするということから なかなか 難 しいことも 理 解 した 言 い 方 であった 学 校 徴 収 金 の 未 納 者 に 対 する 督 促 について 困 っていることを 聞 かれた 督 促 のために 学 校 行 事 のあと 事 務 室 に 保 護 者 に 寄 ってもらったら 怒 鳴 り 込 まれたこと 電 話 で 怒 鳴 られたこと 等 を 話 したが 学 校 全 体 で 取 り 組 んでほしいということしか 監 査 員 から 言 われなかった 学 校 全 体 では とっくの 昔 から 取 り 組 んでいる それでも 未 納 者 は 減 らない そうではなくて 福 岡 市 全 体 の 問 題 として 考 えて 取 り 組 んでほしい 準 公 金 だ といって 監 査 の 対 象 にするならば それなりの 下 地 を 作 ってからにしてほしい 徴 収 金 が 未 納 者 ゼロであることに 感 心 してありました 監 査 員 の 方 から 事 務 補 助 の 方 について 質 問 がありました ひとつの 仕 事 をすべて 任 せているかどうかということでした とても 感 じのいい 監 査 員 の 方 で にこやかに 実 施 事 後 の 説 明 も 追 及 というよりお 尋 ねという 感 じでした 連 携 校 で 時 間 をかけて 書 類 の 点 検 や 見 直 しをおこなってもらい 本 当 に 助 かった 特 に 徴 収 金 はファイリングの 修 正 や 必 要 書 類 の 点 検 また 懸 案 事 項 の 解 決 にアドバイスをもらった( 納 品 書 や 請 求 書 等 に 数 の 相 違 や 金 額 訂 正 等 の 不 備 があり 業 者 に 修 正 分 を 再 発 行 してもらった) 学 事 課 が 日 立 ち 会 ってもらえてよかったです そのため 一 件 書 類 資 金 前 渡 については 全 く 質 問 されることはありませんでした たぶん その 場 で 学 事 課 が 答 えてくれたのだと 思 います 8 / 8 ページ