Windows コラボレーションホスティング SharePoint 利 用 ガイド
- 目 次 - チーム サイトの 作 成...2 アクセス 権 の 設 定...5 基 本 的 なコンテンツ...9 基 本 的 なページ テンプレートの 一 覧...9 コンテンツの 追 加...9 コンテンツの 利 用... 16 ディスカッション 掲 示 板 でコンテンツの 機 能 を 確 認 する... 16 グループ 化 したビューとフィルタを 使 用 する... 21 共 有 ライブラリ... 26 ドキュメント ライブラリによる 文 書 管 理... 26 共 有 ワークスペース... 33 ドキュメント ワークスペース... 33 会 議 ワークスペース... 36 通 知 設 定... 39 個 人 用 の 通 知... 39 アクセス 権 の 要 求 の 設 定... 41 ホーム のカスタマイズ... 43 個 人 用 ページのカスタマイズ... 43 メンバーのプレゼンス 情 報... 50 個 人 情 報 スマート タグ... 50 参 考 資 料... 52-1 -
チーム サイトの 作 成 初 期 設 定 を 完 了 した Windows SharePoint Services は トップ レベルの SharePoint サイトが 既 に 作 成 されています このサイトを 社 内 の 全 ユーザーで 利 用 することも 可 能 ですが 利 用 者 が 増 えるに 従 って 共 有 する 情 報 が 増 大 し 必 要 な 情 報 が 探 しづらくなる 可 能 性 があります また 他 部 署 には 公 開 できない 情 報 や 不 必 要 な 情 報 がある 場 合 その 情 報 の 掲 載 先 としてふさわしい 場 所 でもありません Windows SharePoint Services では 社 内 の 部 署 やプロジェクト チームごとのサイトを 簡 単 に 作 成 できます 全 社 的 な SharePoint サイトと 利 用 ユーザーの 制 限 されたチーム サイトを 作 成 することで パブリックな 情 報 と 部 署 単 位 の 情 報 を 分 別 して 共 有 できるようになります 新 しい SharePoint サイトを 作 成 する 実 際 にサイトを 作 成 してみましょう ここでは 先 ほど 作 成 した SharePoint 管 理 者 として 新 しいチーム 専 用 の サイトを 作 成 します サイトの 作 成 は 親 サイトにアクセスして その 配 下 に 構 造 的 に 作 成 します 現 在 までの 手 順 では インストール 時 にできる 既 定 のサイトしか 作 成 していませんので トップ レベル SharePoint サイトから 以 下 の 手 順 を 行 います 1. SharePoint サイトの [ホーム] ページでナビゲーション バーの [ 作 成 ] をクリックします 2. [ページの 作 成 ] の 一 覧 で [サイトとワークスペース] をクリックします - 2 -
3. [ 新 しい SharePoint サイト] でサイトのタイトル 説 明 文 URL 名 を 入 力 し ユーザーのアクセス 権 を 設 定 します 各 項 目 を 設 定 した 後 [ 作 成 ] をクリックします 項 目 タイトル 説 明 Web サイト のアドレス 権 限 説 明 新 しいサイトのタイトルを 入 力 します タイトル は サイトの 各 ページに 表 示 されます 新 しいサイトについての 説 明 を 入 力 します 説 明 はサイトの [ホーム] ページに 表 示 されます サイトのアドレスの 後 半 ( 例 の サイト 名 の 部 分 ) を 入 力 します ユーザーにとって 利 用 しやす いサイトにするため アドレスは 短 くし できるだ け 覚 えやすいアドレスを 入 力 します 例 : http://<サーバー 名 >/<サイト 名 > サイトにアクセスできるユーザーの 権 限 を 選 択 します [ 親 サイトと 同 じ 権 限 を 使 用 する] を 選 択 した 場 合 親 サイトにアクセスできるユーザーは この サイトにも 同 じに 権 限 を 持 つことになります 本 書 での 入 力 例 マーケティング 部 SharePoint サイト マーケティング 部 専 用 の 情 報 共 有 サイトです marketingdept [ 固 有 の 権 限 を 使 用 す る] を 選 択 - 3 -
4. [テンプレートの 選 択 ] でこのサイトに 適 用 するテンプレートを 選 択 します それぞれのテンプレートには Web ページ Web パーツ リスト ライブラリ および 他 のアイテムが 含 まれます 作 成 したいサイトの 種 類 に 最 も 近 いイメージのテンプレート を 選 択 します サイトのテンプレート テンプレートの 種 類 チーム サイト 空 のサイト 説 明 素 早 く 簡 単 に 情 報 を 作 成 管 理 および 共 有 できるチーム 用 のサイトを 作 成 します このテンプレートには ドキュメント ラ イブラリ お 知 らせ イベント 連 絡 先 クイック 起 動 やその 他 のリストが 含 まれます 空 白 のホーム ページを 作 成 します Windows SharePoint Services 互 換 の Web ページ エディタ ( 例 えば Microsoft Office FrontPage 2003) を 使 って 対 話 型 リスト または 他 の Windows SharePoint Services の 機 能 を 追 加 できます 注 意 この 章 はサイトの 作 成 を 説 明 しています [テンプレートの 選 択 ] ページではワークスペースも 作 成 でき テンプレ ートも 用 意 されています ワークスペースの 作 成 方 法 とテンプレートの 説 明 については 共 有 ワークスペース をご 確 認 く ださい - 4 -
本 書 では 標 準 的 で 使 用 しやすいサイトをいち 早 く 作 成 するため [チーム サイト] を 選 択 します [OK] をクリックすると 設 定 したとおりのサイトが 作 成 され [ホーム] ページが 起 動 します アクセス 権 の 設 定 サイト 作 成 後 は 利 用 するユーザーを 追 加 し アクセス 権 を 設 定 します SharePoint サイトのアクセス 権 には 既 定 で 4 種 類 の サイト グループがあります サイト グループには それぞれ 異 なる 利 用 権 限 が 設 定 されています サイト グループの 種 類 閲 覧 者 ( 参 照 者 ) 投 稿 者 ( 寄 稿 者 ) Web デザイナ 管 理 者 説 明 Web サイトに 読 み 取 り 権 限 でアクセスできます 既 存 のドキュメント ライブラリおよびリストにコンテンツを 追 加 できます リストとドキュメント ライブラリの 作 成 および Web サイトのページをカスタマイズで きます Web サイトをフル コントロールできます 既 定 のサイト グループは カスタマイズして 権 限 を 追 加 / 削 除 できます また 新 規 にサイト グループを 作 成 することもできま す ここでは サイト グループを 理 解 するために カスタマイズは 行 わず 既 定 の 権 限 のまま 利 用 します サイトにユーザー ユーザーを 追 加 する サイトにユーザーを 追 加 するには サイト 管 理 者 のアクセス 権 を 利 用 してログオンします (SharePoint 管 理 者 のアカウント 又 は 役 割 に 管 理 者 権 限 を 割 り 当 てたアカウントでログオンします ) ユーザーを 追 加 するには 予 め コントロールパネルで SharePoint のサービスユーザーを 設 定 しておく 必 要 があります 本 書 では ユーザー 一 覧 を 利 用 して 追 加 する 方 法 を 説 明 致 します - 5 -
SharePoint サイトにユーザーを 追 加 するには 以 下 の 手 順 を 行 います 1. SharePoint サイトの [ホーム] ページでナビゲーション バーの [サイトの 設 定 ] をクリックします 2. [サイトの 設 定 ] ページで [ 管 理 ] の 一 覧 から [ユーザーの 管 理 ] をクリックします 3. [ユーザーの 管 理 ] ページでツールバーにある [ユーザーの 追 加 ] をクリックします - 6 -
4. [ステップ 1] で 利 用 可 能 なユーザ 一 覧 より 対 象 のユーザーを 選 択 します ( 複 数 ユーザー 選 択 可 能 ) [ステップ 2] で 一 覧 からサイト グループを 選 択 します ここでは サイトのデザインや 管 理 以 外 の 機 能 を 利 用 できる [ 投 稿 者 ] を 選 択 します メモ ユーザーの 所 属 するサイト グループは 複 数 選 択 することもできます また 追 加 した 後 でサイト グループを 変 更 することもできます [ 次 へ] をクリックします - 7 -
5. [ステップ 3] ではユーザー 情 報 を 確 認 します ユーザーにアクセス 権 限 の 作 成 完 了 を 告 知 するには [ステップ 4] の [これらのユーザーが 追 加 されたことを 通 知 する 次 のメールを 送 信 する] をオンにし メッセージを 入 力 します オフにするとメッセージは 送 信 されません [ 完 了 ] をクリックします 6. 作 成 したユーザーが 追 加 されたユーザー 一 覧 が 表 示 されます この 章 の 手 順 では チーム サイトを 作 成 して ユーザーにアクセス 権 を 与 えました 次 の 章 からは 実 際 に Windows SharePoint Services の 機 能 を 利 用 してみましょう - 8 -
基 本 的 なコンテンツ Windows SharePoint Services では サイトを 作 成 した 直 後 から すぐにチーム 内 でのコラボレーション 作 業 が 可 能 になります Windows SharePoint Services には チーム 内 でのコミュニケーションを 活 性 化 するコンテンツが 豊 富 に 用 意 されています コ ンテンツはページ テンプレートをそのまま 利 用 することも カスタマイズすることも 可 能 です また チーム 独 自 のページを 作 成 できるカスタム リストも 用 意 されています この 章 では 基 本 的 なコンテンツのいくつかを 実 際 に 使 用 して SharePoint サイトの 機 能 について 理 解 します 基 本 的 なページ テンプレートの 一 覧 以 下 は Windows SharePoint Services で 利 用 できる 基 本 的 なページ テンプレートの 一 覧 です アイコン ページの 種 類 リンク 説 明 チームが 共 有 したい Web ページや 他 のリソースへのリンクを 一 覧 にしてまとめることができます お 知 らせ チーム 内 の 連 絡 事 項 を 追 加 します 最 新 のお 知 らせ 1 件 が [ホ ーム] ページの [お 知 らせ] に 表 示 されます 連 絡 先 イベント To Do 案 件 カスタム リスト ディスカッション 掲 示 板 アンケート 顧 客 や 関 連 部 署 などチームに 関 連 する 連 絡 先 を 共 有 します 連 絡 先 リストは Windows SharePoint Services 互 換 の 連 絡 先 プロ グラム ( 例 えば Microsoft Office Outlook 2003) と 連 携 して 利 用 できます 会 議 の 予 定 納 品 や 締 め 切 り その 他 のチームの 重 要 なイベン トを 管 理 する 予 定 表 です イベント リストは Windows SharePoint Services 互 換 の 予 定 表 プログラム ( 例 えば Microsoft Office Outlook 2003) と 連 携 して 利 用 できます 個 人 およびチーム 内 で 共 有 する 作 業 項 目 を 一 覧 で 管 理 します 業 務 案 件 や 問 題 点 を 管 理 する 場 合 案 件 リストを 使 用 します 担 当 者 や 優 先 度 および 進 捗 状 況 が 把 握 できます 独 自 に 列 を 指 定 して カスタム リストを 作 成 します 項 目 を 1 つ ずつ 追 加 する 方 法 のほか データシート ビュー 形 式 のリストの 作 成 およびスプレッドシートからのインポートが 可 能 です チーム 内 でディスカッション 形 式 の 会 議 が 行 えます ディスカッシ ョン 掲 示 板 は 投 稿 アイテムをスレッド 表 示 したり 承 認 された 投 稿 だけ 表 示 する 機 能 も 追 加 されています チーム 内 で 投 票 を 行 う 場 合 にアンケートを 作 成 します アンケー トは 質 問 やユーザーが 選 択 できる 回 答 を 簡 単 に 作 成 する 機 能 が 提 供 されます また 投 票 結 果 は 集 計 して 確 認 できます メモ 共 有 ライブラリおよび Web ページについては ここで 説 明 していません 共 有 ライブラリの 詳 細 については 共 有 ライブラリ をご 確 認 ください コンテンツの 追 加 Windows SharePoint Services では サイトを 作 成 する 際 に 既 定 で 用 意 されているページ 以 外 にも テンプレートを 使 用 してチ ームに 必 要 なページを 追 加 することができます SharePoint サイトにページ テンプレートとして 用 意 されているコンテンツは チーム 内 でのコラボレーションに 適 したデータベー スです コンテンツは 一 覧 から 選 択 して 追 加 することも 独 自 の 項 目 を 持 つリストを 新 規 に 作 成 することも 可 能 です また 一 覧 から 選 択 して 作 成 したコンテンツはカスタマイズして チームの 作 業 にふさわしいコンテンツに 更 新 することができます - 9 -
本 書 では ページ テンプレートを 利 用 したコンテンツと 独 自 のフィールドを 持 つカスタム リストを 実 際 に 作 成 してみましょう メモ リストのカスタマイズ 方 法 については カスタム リストを 作 成 する の [ 設 定 と 列 の 変 更 ] を 利 用 する 手 順 をご 確 認 くだ さい ページ テンプレートを 利 用 したコンテンツ コンテンツを 作 成 する Windows SharePoint Services に 用 意 されているテンプレートを 使 用 して ページを 作 成 します ここでは 業 務 上 の 問 題 点 や 案 件 を 管 理 するリストである [ 案 件 ] を チーム サイトに 追 加 します 注 意 テンプレートを 元 にページを 作 成 するには コンテンツの 作 成 権 限 のあるユーザー アカウントが 必 要 です ページを 作 成 するには サイト 管 理 者 として SharePoint サイトにログインしてから 作 業 します 1. ブラウザでリストを 追 加 する SharePoint サイトを 表 示 し ナビゲーション バーの [ 作 成 ] をクリックします 2. [ページの 作 成 ] ページに 表 示 されるリストの 一 覧 で [ 案 件 ] をクリックします 3. [ 新 しいリスト] ページでリストの 名 前 説 明 リストをクイック 起 動 バーに 表 示 するかどうかを 設 定 します 項 目 名 前 説 明 説 明 新 しいリストの 名 前 を 入 力 します 名 前 はサイト 全 体 の 見 出 しとリンクに 表 示 さ れます 新 しいリストについての 説 明 を 入 力 しま す サイト ユーザーへの 説 明 としてリ ストの 一 覧 に 表 示 されます 本 書 での 入 力 例 案 件 業 務 の 案 件 をこのページ にまとめてください マネー ジャおよび 各 業 務 担 当 者 が 管 理 します - 10 -
項 目 ナビゲーション 説 明 このリストへのリンクをホーム ページの クイック 起 動 バーに 表 示 するかどうか 指 定 します 本 書 での 入 力 例 いいえ 4. [OK] をクリックすると 新 しく 作 成 されたリスト [ 案 件 ] ページが 表 示 されます 業 務 の 問 題 点 や 案 件 を 取 りまとめ 未 解 決 なアイテムや 自 分 が 担 当 する 案 件 を 一 覧 表 示 する [ 案 件 ] のリストが 利 用 でき ます - 11 -
カスタム リストを 作 成 する Windows SharePoint Services では 独 自 の 項 目 (フィールド) を 持 つカスタムリストを 作 成 できます ここでは 不 在 時 に 受 けた 電 話 の 内 容 を 記 録 する 電 話 メモを 作 成 します 注 意 カスタム リストを 作 成 するには リストの 作 成 権 限 のあるユーザー アカウントが 必 要 です サイト 管 理 者 として SharePoint サイトにログインしてから 作 業 します 1. ブラウザでカスタム リストを 追 加 する SharePoint サイトを 表 示 し ナビゲーション バーの [ 作 成 ] をクリックします 2. [ページの 作 成 ] ページに 表 示 されるカスタム リストの 一 覧 で [カスタム リスト] をクリックします 3. [ 新 しいリスト] ページでリストの 名 前 説 明 リストをクイック 起 動 バーに 表 示 するかどうかを 設 定 します - 12 -
項 目 名 前 説 明 ナビゲーション 説 明 新 しいリストの 名 前 を 入 力 します 名 前 はサイト 全 体 の 見 出 しとリンクに 表 示 さ れます 新 しいリストについての 説 明 を 入 力 しま す サイト ユーザーへの 説 明 としてリ ストの 一 覧 に 表 示 されます このリストへのリンクをホーム ページの クイック 起 動 バーに 表 示 するかどうか 指 定 します 本 書 での 入 力 例 電 話 メモ 不 在 時 の 電 話 の 内 容 をこ こに 記 録 し 共 有 します いいえ 4. [OK] をクリックすると 新 しく 作 成 されたリスト [ 電 話 メモ] ページが 表 示 されます [ 設 定 と 列 の 変 更 ] をクリックして リストにフィールドを 追 加 します 5. [ 電 話 メモのカスタマイズ] ページで [ 新 しい 列 の 追 加 ] をクリックします [ 電 話 メモ: 列 の 追 加 ] ページで 列 の 種 類 を 設 定 します - 13 -
本 書 では 以 下 の 列 を 作 成 して 電 話 メモ リストを 構 成 します 列 名 宛 先 氏 名 会 社 列 の 種 類 参 照 1 行 テキス ト 1 行 テキス ト 列 のオプション 設 定 この 列 への 情 報 の 入 力 を 必 須 にする はい 情 報 の 取 得 先 ユーザー 情 報 この 列 表 示 名 プレゼンス 情 報 を 含 む オン 既 定 のビューに 追 加 オン この 列 への 情 報 の 入 力 を 必 須 にする はい 最 大 文 字 数 50 規 定 値 空 白 IME の 設 定 コントロールなし 既 定 のビューに 追 加 オン この 列 への 情 報 の 入 力 を 必 須 にする はい 最 大 文 字 数 50 規 定 値 空 白 IME の 設 定 コントロールなし 既 定 のビューに 追 加 オン - 14 -
列 名 電 話 番 号 用 件 記 入 者 列 の 種 類 1 行 テキス ト 複 数 行 テキ スト 参 照 タスク 選 択 肢 (メ ニューから 選 択 ) 列 のオプション 設 定 この 列 への 情 報 の 入 力 を 必 須 にする はい 最 大 文 字 数 25 規 定 値 IME の 設 定 既 定 のビューに 追 加 この 列 への 情 報 の 入 力 を 必 須 にする 表 示 行 数 5 リッチ HTML テキスト ( 太 字 や 斜 体 な ど) を 使 用 できるようにする 既 定 のビューに 追 加 この 列 への 情 報 の 入 力 を 必 須 にする 情 報 の 取 得 先 この 列 プレゼンス 情 報 を 含 む 既 定 のビューに 追 加 この 列 への 情 報 の 入 力 を 必 須 にする それぞれの 行 に 選 択 肢 を 入 力 してくだ さい 選 択 肢 の 表 示 形 式 選 択 肢 を 追 加 できるようにする 既 定 値 IME の 設 定 既 定 のビューに 追 加 空 白 コントロールなし オン いいえ はい オン はい ユーザー 情 報 表 示 名 オン オン はい 折 り 返 し 電 話 してく ださい 電 話 があったこと をお 伝 えください その 他 ドロップダウン メ ニュー いいえ 折 り 返 し 電 話 してく ださい コントロールなし オン - 15 -
5. [" 電 話 メモ"に 戻 る] をクリックすると 必 要 な 列 が 作 成 された [ 電 話 メモ] ページが 表 示 されます 独 自 に 設 定 された 列 を 持 つカスタム リストが 利 用 できるようになります コンテンツの 利 用 SharePoint サイトへのページの 追 加 カスタム リストの 作 成 を 把 握 したら 実 際 にコンテンツを 利 用 してみましょう SharePoint サイトを 作 成 してからすぐに 利 用 できる 豊 富 なコンテンツが 用 意 されています 本 書 では Windows SharePoint Services の 基 本 的 な 利 用 方 法 を 把 握 することを 目 的 としています ここでは チーム コミュニ ケーションの 代 表 的 な 機 能 であるディスカッションを 例 にとって 手 順 を 実 行 します ディスカッション 掲 示 板 でコンテンツ コンテンツの 機 能 を 確 認 する ディスカッション 掲 示 板 は チームの 意 見 交 換 に 利 用 する 掲 示 板 です ディスカッション 掲 示 板 を 利 用 して チーム 内 で 文 書 形 式 の 会 議 が 行 えます 投 稿 アイテムは リッチ HTML テキスト 形 式 ( 書 式 の 設 定 が 行 える 形 式 ) で 使 用 して 表 現 豊 かな 文 書 を 作 成 できます また 投 稿 アイテムはテーマごとにスレッドにまとめて 表 示 することや 承 認 された 投 稿 だけ 表 示 する 機 能 も 追 加 されています リッチ HTML テキスト 形 式 の 投 稿 アイテムを 作 成 する Windows SharePoint Services のリストでは テキスト ボックスの 列 にリッチ HTML テキストを 使 用 できるように 設 定 できます リッチ HTML テキストを 使 用 すると テキストに 書 式 を 設 定 した 表 現 豊 かな 文 章 が 作 成 できます ディスカッション 掲 示 板 では 既 定 で [テキスト] 列 にリッチ HTML テキストが 設 定 されていますので 実 際 にリスト アイテムを 作 成 して 確 認 してみましょう 注 意 投 稿 アイテムを 作 成 するには 既 存 のドキュメント ライブラリおよびリストにコンテンツを 追 加 できる [ 投 稿 者 ] の 権 限 を 持 ったユーザー アカウントを 使 用 します 1. ブラウザで 投 稿 アイテムを 作 成 する SharePoint サイトの [ホーム] ページを 表 示 し クイック 起 動 バーの [ 一 般 的 なディス カッション] をクリックします 2. [ 一 般 的 なディスカッション] ページでツールバーの [ 新 しいディスカッション] をクリックします - 16 -
3. [ 件 名 ] と [テキスト] を 入 力 し 本 文 にフォント 色 太 字 や 下 線 などの 修 飾 文 字 および 配 置 などの 書 式 を 設 定 します メモ コンテンツの[テキスト] 列 にリッチ HTML テキストの ON/OFF を 設 定 するには サイト 管 理 者 としてログインし [サイト の 設 定 ] 画 面 から [サイト コンテンツの 変 更 ] ["< 対 象 コンテンツ 名 >" のカスタマイズ] 対 象 となるテキスト 列 名 の 順 にク リックし [リッチ HTML テキスト ( 太 字 や 斜 体 など) を 使 用 できるようにする] を [はい] or [いいえ] で 選 択 する 事 が 出 来 ます リスト アイテムにファイル ファイルを 添 付 する Windows SharePoint Services のリストでは リスト アイテムに 文 書 や 画 像 などのファイルを 添 付 できるように 設 定 できます ファイルを 添 付 することで より 効 果 の 高 いコラボレーションが 実 現 できます 例 えば To Do アイテムに 参 考 資 料 を 添 付 すれば 作 業 指 示 と 同 時 に 必 要 な 資 料 を 担 当 者 に 渡 すことができます ファイルは WSS サーバー 上 に 直 接 格 納 されますので チー ム サイトとは 別 のサーバーで 共 有 しているファイルのリンクを 文 書 にコピーする 必 要 もありません ディスカッション 掲 示 板 では 既 定 でファイルを 添 付 できますので ひとつ 前 の 手 順 で 作 成 したリスト アイテムに 関 連 文 書 を 添 付 して 確 認 してみましょう 注 意 リスト アイテムを 編 集 するには 既 存 のドキュメント ライブラリおよびリストにコンテンツを 追 加 できる [ 投 稿 者 ] の 権 限 を 持 ったユーザー アカウントを 使 用 します - 17 -
1. 投 稿 アイテムが 保 存 されている SharePoint サイトの [ホーム] ページを 表 示 し クイック 起 動 バーの [ 一 般 的 なディスカッ ション] をクリックします 2. [ 一 般 的 なディスカッション] ページで 編 集 対 象 のリスト アイテムのタイトルの 上 にカーソルを 移 動 します マウス オーバーすると 表 示 されるタイトル 右 側 の [ ] をクリックして ドロップダウン メニューから [アイテムの 編 集 ] を 選 択 します 3. ディスカッションの 編 集 ページでツールバーの [ファイルの 添 付 ] をクリックします 4. [ 名 前 ] に 直 接 ファイルの 保 存 先 (<ドライブ 名 >\:<フォルダ 名 >\<ファイル 名 >) を 入 力 するか [ 参 照 ] をクリックして [ファイ ルの 選 択 ] ダイアログボックスで 添 付 するファイルを 選 択 します - 18 -
5. 添 付 するファイル 名 を 確 認 して [ 保 存 して 閉 じる] をクリックすると 更 新 されたリスト アイテムともに 添 付 ファイルが SharePoint サーバー 上 に 格 納 されます 更 新 したリスト アイテムを 開 いて 添 付 ファイルをクリックするとファイルの 格 納 先 が SharePoint サーバーであることを 確 認 できます メモ コンテンツにファイルを 添 付 できるかどうか 設 定 するには サイト 管 理 者 としてログインし [サイトの 設 定 ] 画 面 から [サ イト コンテンツの 変 更 ] ["< 対 象 コンテンツ 名 >" のカスタマイズ] [ 全 般 設 定 の 変 更 ] の 順 にクリックして [リスト アイテム へのファイルの 添 付 ] を [ 有 効 ] or [ 無 効 ] で 選 択 する 事 が 出 来 ます 承 認 されたアイテム アイテムのみ 公 開 するように 設 定 する Windows SharePoint Services では リスト アイテムに 承 認 フローを 設 定 できます 承 認 フローは サイトにリスト アイテムを 公 開 する 前 にコンテンツ 管 理 者 の 承 認 が 必 要 となります この 機 能 によって 作 成 者 のリスト アイテムが 無 制 限 に 公 開 されることを 防 ぎ サイトに 適 切 なコンテンツのみを 公 開 できるようになります 実 際 に [ 一 般 的 なディスカッション] にコンテンツの 承 認 フローを 設 定 して 確 認 してみましょう 注 意 コンテンツの 承 認 フローを 設 定 するには コンテンツの 管 理 権 限 のあるユーザー アカウントが 必 要 です 設 定 を 行 う 前 に サイト 管 理 者 として SharePoint サイトにログインしてから 作 業 します 1. コンテンツの 承 認 を 設 定 する SharePoint サイトを 表 示 し ナビゲーション バーの [サイトの 設 定 ] をクリックします 2. [サイトの 設 定 ] ページに 表 示 されるカスタマイズの 一 覧 で [サイト コンテンツの 変 更 ] をクリックします - 19 -
3. [サイト コンテンツの 変 更 ] で 対 象 のコンテンツ 名 を 選 択 します 本 書 では [" 一 般 的 なディスカッション" のカスタマイズ] をクリックします 4. [" 一 般 的 なディスカッション" のカスタマイズ] で [ 全 般 設 定 の 変 更 ] をクリックします - 20 -
5. [ディスカッション 掲 示 板 の 設 定 : 一 般 的 なディスカッション] で [ 送 信 されたアイテムに 対 してコンテンツの 承 認 を 必 須 にす る] を [はい] に 設 定 します コンテンツの 承 認 を 設 定 すると リストを 管 理 する 権 限 を 持 たないユーザーが 作 成 したリスト アイテムは [ 承 認 待 ち] 状 態 になり コンテンツ 管 理 者 に 承 認 されるまで 公 開 されません コンテンツ 管 理 者 は [ 承 認 / 却 下 アイテム] で 承 認 待 ちアイテムと 承 認 状 況 の 履 歴 を 確 認 します 投 稿 者 が 自 分 の 作 成 したアイテムの 承 認 状 況 を 確 認 する 場 合 は [ 自 分 の 送 信 したアイテム] を 表 示 します グループ 化 したビュー ビューとフィルタ フィルタを 使 用 する ページにリスト アイテムが 増 加 してきた 場 合 に 有 効 な 機 能 が ビューとフィルタを 使 用 した 表 示 方 法 です ビューは リストの 一 覧 を 一 定 のルール 付 けを 行 って 表 示 する 方 法 で リストの 列 と 行 を 基 準 にする [ 標 準 ] とイベントや To Do などをカレンダー 形 式 で 表 示 する [ 予 定 表 ] の 2 種 類 があります [ 標 準 ] では 件 名 や 作 成 者 などのフィールドごとにグループ 化 して 表 示 するこ ともできます 一 方 フィルタは 標 準 形 式 のビューが 持 つ 列 の 一 定 の 値 だけを 抽 出 して 表 示 する 方 法 です 投 稿 者 別 にグループ 化 したビュー ビューを 作 成 する ここまでの 手 順 でリスト アイテムを 追 加 してきた ディスカッション 掲 示 板 を 利 用 して 実 際 にグループ 化 したビューを 作 成 して みましょう 注 意 ビューを 作 成 するには リストの 管 理 権 限 のあるユーザー アカウントが 必 要 です 設 定 を 行 う 前 に サイト 管 理 者 とし て SharePoint サイトにログインしてから 作 業 します - 21 -
1. ビューを 作 成 する SharePoint サイトを 表 示 し ナビゲーション バーの [サイトの 設 定 ] をクリックします 2. [サイトの 設 定 ] ページに 表 示 されるカスタマイズの 一 覧 で [サイト コンテンツの 変 更 ] をクリックします 3. [サイト コンテンツの 変 更 ] で 対 象 のコンテンツ 名 を 選 択 します 4. 本 書 では [" 一 般 的 なディスカッション" のカスタマイズ] をクリックします - 22 -
5. [" 一 般 的 なディスカッション" のカスタマイズ] で [ 新 しいビューの 作 成 ] をクリックします 6. [" 一 般 的 なディスカッション" : ビューの 作 成 ] でビューの 種 類 を 選 択 します この 手 順 では グループ 化 したビューを 作 成 しますので [ 標 準 ビュー] をクリックします 7. [" 一 般 的 なディスカッション" : ビューの 作 成 ] でビューを 作 成 します グループ 化 したビューを 作 成 するため 名 前 列 グ ループ 化 のみを 設 定 します - 23 -
項 目 説 明 本 書 での 設 定 名 前 作 成 するビューの 名 前 を 入 力 します 投 稿 者 別 対 象 ユーザ ー 列 ビューの 利 用 対 象 を 指 定 します 個 人 用 ビ ューは 特 定 のユーザーだけが 利 用 できま す パブリック ビューを 選 択 すると サイト のすべてのユーザーがこのビューを 利 用 で きます それぞれの 列 のチェック ボックスのオン/ オフを 切 り 替 えて このリストに 表 示 する 列 と 左 からの 並 び 順 を 設 定 します パブリック ビュー 1. 投 稿 者 2. 件 名 (スレッド) 3. 添 付 ファイル 4. 更 新 日 時 グループ 化 ビューのアイテムをグループ 化 およびサブ グループ 化 して 表 示 するための 基 準 となる 列 を 2 つまで 選 択 できます 最 優 先 する 列 : 投 稿 者 ( 昇 順 でグループ を 表 示 する) [OK] をクリックします [ 一 般 的 なディスカッション] を 表 示 すると 使 用 できるビューに [ 投 稿 者 別 ] が 追 加 されています 既 存 のビュー ビューにフィルタ フィルタを 使 用 する フィルタを 使 用 した 表 示 方 法 には ビューにフィルタを 追 加 する 方 法 と ビューによって 表 示 されたリストに 対 して フィルタを 適 用 する 方 法 があります ビューにフィルタを 追 加 するには ビューの 作 成 権 限 が 必 要 です 一 方 既 存 のビューへのフィルタの 適 用 は [ 閲 覧 者 ] 以 上 の 権 限 を 持 つユーザーであれば 誰 でも 利 用 できます 1. ブラウザでフィルタを 使 用 するコンテンツのビューを 表 示 します ここでは [ 一 般 的 なディスカッション] で [フラット 形 式 ] ビューを 選 択 します 2. ツールバーの [フィルタ] をクリックして フィルタリングする 列 名 の 上 部 に 表 示 されるドロップ ダウンを 選 択 します - 24 -
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共 有 ライブラリ 共 有 したいドキュメントや 画 像 または 発 注 書 や 見 積 書 などの 社 内 で 共 通 で 使 用 するフォームがある 場 合 共 有 ライブラリを 使 用 します 共 有 ライブラリには 文 書 管 理 を 行 うドキュメント ライブラリ XML ベースのビジネス フォームを 管 理 するためのフォ ーム ライブラリ 画 像 ファイルのサムネイルやスライドショー 表 示 を 行 う 画 像 ライブラリがあります この 章 では ドキュメント ライブラリを 使 用 して 文 書 管 理 を 行 う 手 順 について 説 明 します メモ フォーム ライブラリを 利 用 するには Microsoft Office InfoPath 2003 などの Windows SharePoint Services 互 換 の XML エディタが 必 要 です ドキュメント ライブラリによる 文 書 管 理 Windows SharePoint Services のドキュメント ライブラリは ファイルのバージョン 管 理 およびチェックイン/チェックアウトなどの 機 能 をサポートする 文 書 管 理 のための Web アプリケーションです 共 有 ファイルの 編 集 を 行 うとき 他 のユーザーも 同 時 に 編 集 を 行 っており 保 存 した 内 容 が 他 のユーザーの 更 新 した 情 報 で 上 書 きされてしまうことがあります また 編 集 作 業 中 に 一 度 ファイルを 保 存 して 別 の 作 業 をしていると 他 のユーザーによって 編 集 中 の 情 報 を 交 信 されてしまう 可 能 があります このような 事 態 を 避 けるために 編 集 作 業 中 のファイルを 保 護 する 機 能 がチ ェックイン/チェックアウトです チェックアウトは 編 集 作 業 を 行 うために 文 書 をロックした 状 態 を 示 し チェックインは 権 限 のある ユーザーであればチェックアウトして 編 集 可 能 な 状 態 にあることを 示 します ドキュメントの 内 容 によっては 更 新 した 情 報 に 変 更 があり ひとつ 前 のバージョンに 戻 す 必 要 がある 場 合 もあります バージョ ン 管 理 機 能 を 使 用 していれば 編 集 を 行 うごとに 文 書 のバージョン 管 理 を 行 いますので 必 要 があれば 特 定 のバージョンの 状 態 に 文 書 を 戻 すことができます 実 際 に 共 有 ドキュメントを 使 用 して これらの 機 能 を 確 認 してみましょう メモ テストに 利 用 するドキュメントを 事 前 に 共 有 ドキュメントに 保 存 しておきます ドキュメント ライブラリにファイルを 保 存 す るには ツールバーの [ドキュメントのアップロード] をクリックします - 26 -
チェックイン/チェックアウト チェックアウトを 利 用 する チェックイン/チェックアウトの 機 能 を 確 認 するために 事 前 に 共 有 ドキュメントに 保 存 されたドキュメントをチェックアウトして 編 集 し 別 のユーザー アカウントでログインしてファイルを 確 認 します 注 意 この 手 順 でテストを 行 うには [ 投 稿 者 ] 以 上 の 権 限 を 持 つ 編 集 用 と 確 認 用 の 2 つのユーザー アカウントが 必 要 で す 1. 編 集 者 として SharePoint チーム サイトにログインして [ 共 有 ドキュメント] ページをブラウザで 表 示 します 2. 編 集 対 象 のファイル 名 にカーソルを 移 動 します マウス オーバーすると 表 示 されるファイル 名 の 右 側 の [ ] をクリックして ドロップダウン メニューから ト] を 選 択 します [チェックアウ メモ チェックアウトを 行 うと そのドキュメントはロックされます 他 のユーザーがアイテムを 開 くときは 常 に 読 み 取 り 専 用 で 開 かれます また 同 じファイルを 上 書 きすることもできません 3. マウス オーバーすると 表 示 されるファイル 名 の 右 側 の [ ] をクリックして ドロップダウン メニューから [Microsoft Office Word で 編 集 ] を 選 択 します - 27 -
4. タイトル 先 頭 に 赤 文 字 で < 編 集 済 み> と 入 力 します ツールバーの [ 上 書 き 保 存 ] ボタンをクリックして 変 更 を 保 存 し ファ イルを 閉 じます 5. チェックインするか チェックアウトを 継 続 するか 確 認 するメッセージが 表 示 されます [チェックアウトの 継 続 ] をオンにして [OK] をクリックします これで チェックアウトを 継 続 したまま 編 集 作 業 を 行 いました 6. 確 認 用 のユーザー アカウントを 使 用 して SharePoint チーム サイトにログインし [ 共 有 ドキュメント] ページをブラウザで 表 示 します 前 の 手 順 で 利 用 したドキュメントの [チェックアウト 先 ] には 現 在 チェックアウト 中 のユーザー 名 が 表 示 されています 7. チェックアウトされているドキュメントのファイル 名 にカーソルを 移 動 します マウス オーバーすると 表 示 されるファイル 名 の 右 側 の [ ] をクリックして ドロップダウン メニューから [Microsoft Office Word で 編 集 ] を 選 択 します - 28 -
8. 現 在 他 のユーザーがチェックアウトしていることを 告 知 するメッセージが 表 示 されます [ 読 み 取 りの 専 用 として 開 く] をオンにして [OK] をクリックします 9. 編 集 者 が 保 存 したデータ 異 なり チェックアウトする 以 前 のファイルが 表 示 されます チェックアウト 中 のドキュメントは 他 のユーザーからはロックされていることが 確 認 できました - 29 -
10. 編 集 が 完 了 したファイルをチェックインして 他 のユーザーにも 公 開 します 編 集 者 用 のユーザー アカウントを 使 用 して SharePoint チーム サイトに 再 度 ログインし [ 共 有 ドキュメント] ページをブラ ウザで 表 示 します ファイル 名 にカーソルを 移 動 します マウス オーバーすると 表 示 されるファイル 名 の 右 側 の [ ] をクリックして ドロップダ ウン メニューから [チェックイン] を 選 択 します メモ チェックイン 後 のドキュメントは 他 のユーザーによる 編 集 やチェックアウトが 可 能 になります 11. [チェックイン] ページで [ドキュメントをチェックインする] をオンにします 任 意 でコメントを 入 力 して [OK] をクリックします チェックインが 完 了 すると 編 集 者 による 編 集 済 みのドキュメントが 公 開 されます [ 共 有 ドキュメント] ページを 表 示 すると チェックイン 済 みのファイルの [チェックアウト 先 ] にはユーザー 名 の 表 示 がなく 他 のユーザーが 編 集 やチェックアウトで きるようになったことを 確 認 できます ヒント ドキュメント ライブラリでも 承 認 されたアイテムのみ 公 開 するように 設 定 する で 紹 介 した 承 認 機 能 を 活 用 するこ とができます [コンテンツの 承 認 ] を 設 定 すると チェックイン/チェックアウトで 編 集 したドキュメントも コンテンツ 管 理 者 に 承 認 されない 限 り 公 開 されません [コンテンツの 承 認 ] の 設 定 方 法 については 承 認 されたアイテムのみ 公 開 するように 設 定 する をご 確 認 ください - 30 -
バージョン 管 理 を 有 効 にする バージョン 管 理 機 能 を 利 用 すると ドキュメント ライブラリに 保 存 したファイルをチェックインごとにバージョン 作 成 できるように なります 承 認 機 能 も 設 定 している 場 合 には 承 認 されたチェックインはメジャー バージョンとして 却 下 されたバージョンはマ イナー バージョンとして 保 管 されますので 編 集 作 業 のどの 段 階 のバージョンも 復 元 可 能 です 注 意 バージョン 管 理 を 有 効 にするには 管 理 権 限 のあるユーザー アカウントが 必 要 です 共 有 ライブラリを 設 定 するには サイト 管 理 者 として SharePoint サイトにログインしてから 作 業 します 1. バージョン 管 理 機 能 を 有 効 にするサイトに 管 理 者 としてログインして [ 共 有 ドキュメント] ページをブラウザで 表 示 します 操 作 の 一 覧 で [ 設 定 と 列 の 変 更 ] をクリックします 2. [ 共 有 ドキュメントのカスタマイズ] ページで [ 全 般 設 定 の 変 更 ] をクリックします - 31 -
3. [ドキュメント ライブラリの 設 定 : 共 有 ドキュメント] ページで [この ドキュメント ライブラリのファイルを 編 集 するごとにバージ ョンを 作 成 しますか?] を [はい] に 設 定 して [OK] をクリックします このドキュメント ライブラリに 保 存 されたドキュメントは 今 後 チェックインごとにバージョンを 作 成 します ドキュメントのバージョンを 確 認 するには ファイル 名 にカーソルを 移 動 します マウス オーバーすると 表 示 されるファイル 名 の 右 側 の [ ] をクリックして ドロップダウン メニューから [バージョン 履 歴 ] を 選 択 します - 32 -
共 有 ワークスペース 共 有 ワークスペースは Windows SharePoint Services に 新 たに 追 加 された 機 能 で サイトとよく 似 た 構 成 になっています サイ トが 部 署 やプロジェクト チーム 単 位 で 利 用 するのに 対 して ワークスペースは 共 同 で 行 う 作 業 単 位 で 使 用 します 共 有 ワーク スペースには ドキュメント ワークスペースと 会 議 ワークスペースがあります ワークスペースの 作 成 方 法 には 新 しい SharePoint サイトを 作 成 する で 紹 介 した [ページの 作 成 ] ページで [サイトとワーク スペース] を 選 択 する 方 法 と 関 連 付 けられたページの 機 能 から 直 接 作 成 する 方 法 があります この 章 では それぞれ 関 連 付 けられたページの 機 能 からワークスペースを 作 成 し 運 用 中 のサイトと 連 携 して 活 用 する 手 順 を 紹 介 します ドキュメント ワークスペース ドキュメント ワークスペースは 文 書 を 共 同 で 作 成 するドキュメント レビュー 用 に 最 適 化 されたワークスペースです ドキュメント ワークスペースは Office アプリケーションと 密 接 に 連 携 しており 作 成 中 のファイルの 作 業 ウィンドウから 直 接 ド キュメント ワークスペースを 操 作 できます また SharePoint サイト 上 では ドキュメント ライブラリと 連 携 しています ドキュメント ライブラリでは 格 納 されたファイルの 一 覧 から 直 接 ドキュメント レビュー 用 のサイトを 作 成 できます また ドキュメント ワークスペースでドキュメント レビューを 行 い 共 同 作 成 した 文 書 は 親 サイトの 元 の 場 所 に 戻 すことができます 共 有 ドキュメントのファイル ファイルから からドキュメント ワークスペースを 作 成 する ドキュメント ライブラリに 格 納 された 文 書 データから ドキュメント レビュー 用 のワークスペースを 作 成 するには 下 記 の 手 順 を 実 行 します 注 意 ワークスペースを 作 成 するには [ 投 稿 者 ] 以 上 の 権 限 を 持 ったユーザー アカウントを 使 用 します 1. 対 象 の 文 書 データが 格 納 されたドキュメント ライブラリに 移 動 します ここでは [ 共 有 ドキュメント] ページを 表 示 します 対 象 のファイル 名 にカーソルを 移 動 し マウス オーバーすると 表 示 されるファイル 名 の 右 側 の [ ] をクリックして ドロッ プダウン メニューから [ドキュメント ワークスペースの 作 成 ] を 選 択 します - 33 -
2. [ドキュメント ワークスペースの 作 成 ] ページで 情 報 を 確 認 して [OK] をクリックすると ドキュメント 名 の ワークスペースが 表 示 されます ドキュメント ワークスペースの 編 集 したドキュメント ドキュメントを 元 の 場 所 に 戻 す ワークスペースでドキュメント レビューを 行 った 文 書 データは 元 のドキュメント ライブラリに 戻 して 親 サイトの 文 書 を 更 新 できます 注 意 文 書 データを 元 のドキュメント ライブラリに 戻 すには [ 投 稿 者 ] 以 上 の 権 限 を 持 ったユーザー アカウントを 使 用 します 1. ドキュメント レビューを 行 ったワークスペースを 表 示 します [ 共 有 ドキュメント] の 一 覧 にある 対 象 のファイル 名 にカーソルを 移 動 し マウス オーバーすると 表 示 されるファイル 名 の 右 側 の [ ] をクリックして ドロップダウン メニューから [ 元 の 場 所 へ 発 行 ] を 選 択 します - 34 -
2. [ 元 の 場 所 へ 発 行 ] ページでは 情 報 を 確 認 して [OK] をクリックします 確 認 のメッセージが 表 示 されると 発 行 は 完 了 です 注 意 元 の 格 納 場 所 であるドキュメント ライブラリの 文 書 データがチェックアウト 中 もしくは 編 集 中 の 場 合 手 順 2 で [OK] ボ タンをクリックした 後 にエラー 画 面 が 表 示 され 発 行 が 失 敗 します この 場 合 元 のドキュメントをチェックインするかドキュメント を 閉 じた 後 に もう 一 度 同 じ 手 順 を 実 行 してください - 35 -
会 議 ワークスペース 会 議 ワークスペースは 開 催 予 定 の 会 議 の 準 備 を 行 うために 最 適 化 されたワークスペースです 実 際 に 会 議 を 開 催 する 前 に 会 議 予 定 や 参 加 者 リスト 資 料 となるドキュメント 等 を 共 有 できます 会 議 開 催 後 には 議 事 録 や 仕 事 の 確 認 にも 使 用 できま す ディスカッション 形 式 の 会 議 をサイト 上 で 直 接 行 うことも 可 能 です 会 議 ワークスペースは Office アプリケーションと 密 接 に 連 携 しており Outlook の 会 議 出 席 依 頼 の 作 成 画 面 から 直 接 作 成 できます メモ Office アプリケーションとの 連 携 機 能 については Microsoft Office System の 活 用 編 をご 確 認 ください Microsoft Office System の 活 用 編 については 後 日 公 開 する 予 定 です また SharePoint サイトでは イベント リストと 連 携 して 使 用 できます イベント リストでは リスト アイテムを 作 成 するときに 会 議 ワークスペースも 一 緒 に 作 成 して 必 要 な 資 料 をまとめたり ディスカッションを 行 ったり メンバーに 仕 事 を 依 頼 して 進 捗 状 況 を 管 理 することが 可 能 です イベント リストを 使 って 会 議 ワークスペースを 作 成 する イベント リストから 会 議 ワークスペースを 作 成 するには オプションを 選 択 するだけです ここでは 新 しいイベントを 作 成 する 際 に 同 時 に 会 議 ワークスペースを 作 成 する 手 順 をご 紹 介 します 1. [イベント] で [ 新 しいイベントの 追 加 ] をクリックします - 36 -
2. 新 しいイベントのタイトル 日 程 説 明 場 所 などを 入 力 します イベントと 連 携 した 会 議 ワークスペースを 作 成 するには [ 会 議 ワークスペースを 使 って このイベントの 参 加 者 議 題 資 料 議 事 録 などを 準 備 する] をオンにします メモ 同 じオプションを 選 択 することで 既 存 のイベント リストの 会 議 ワークスペースも 作 成 できます 3. [ 会 議 ワークスペースの 作 成 ] ページで 情 報 を 確 認 し [OK] をクリックします - 37 -
4. [テンプレートの 選 択 ] でワークスペースに 使 用 する 会 議 用 のテンプレートを 選 択 します テンプレートの 種 類 一 般 的 な 会 議 ワークスペース 空 の 会 議 ワークスペース 意 思 決 定 の 会 議 ワークスペース イベントの 会 議 ワークスペース 複 数 ページの 会 議 ワークスペース 説 明 一 般 的 な 会 議 を 計 画 開 催 および 記 録 します この 会 議 ワークスペースには 会 議 の 趣 旨 出 席 者 一 覧 および 議 題 のリストが 含 まれます 必 要 に 応 じてカスタマイズできる 空 の 会 議 ワークスペ ースです 関 連 するドキュメントのレビューと 決 定 事 項 の 記 録 を 行 うための 会 議 ワークスペースです この 会 議 ワーク スペースには 会 議 の 趣 旨 出 席 者 一 覧 議 題 ドキ ュメント ライブラリ 作 業 アイテム および 決 定 事 項 が 含 まれます イベントに 関 するディスカッション 掲 示 板 および 画 像 ライブラリに 画 像 を 投 稿 するなどの 機 能 を 持 つ 行 事 の ためのプランニング 用 テンプレートです この 会 議 スペ ースには 参 加 者 リスト 案 内 図 イメージ/ロゴ 持 参 品 リスト ディスカッション および 画 像 ライブラリのリ ストと Web パーツが 含 まれます 複 数 のページで 会 議 の 準 備 と 管 理 を 行 います この 会 議 用 ワークスペースには 会 議 の 趣 旨 参 加 者 一 覧 議 題 および 必 要 に 応 じてカスタマイズできる 2 つの 空 白 ページが 含 まれます ここでは [イベントの 会 議 スペース] を 選 択 して [OK] をクリックします - 38 -
通 知 設 定 通 知 設 定 はサイトの 変 更 やユーザーからのアクセス 権 要 求 など いち 早 く SharePoint サイトにアクセスして 確 認 する 必 要 があ る 事 項 を 電 子 メール メッセージで 告 知 する 機 能 です 通 知 には ページごとに 個 人 に 変 更 を 通 知 する 個 人 用 の 通 知 とサイトの アクセス 権 を 要 求 する 管 理 用 の 通 知 があります 個 人 用 の 通 知 個 人 用 の 通 知 は アイテムの 変 更 によるメッセージが 必 要 なページごとにルール 付 けをして 設 定 できます 例 えば 管 理 を 委 任 されているページやドキュメント ライブラリの 承 認 担 当 者 である 場 合 通 知 を 設 定 しておくと ページの 変 更 を 電 子 メール メッ セージで 告 知 します 個 人 用 の 通 知 を 設 定 する ここでは 共 有 ドキュメントの 承 認 担 当 者 がドキュメントの 追 加 や 変 更 があった 場 合 に 通 知 を 受 け 取 るよう 設 定 することを 想 定 して 手 順 を 紹 介 します 1. 通 知 を 設 定 するページに 移 動 します ここでは 共 有 ドキュメントを 表 示 します 操 作 の 一 覧 で [ 通 知 ] をクリックします 2. [ 新 しい 通 知 : 共 有 ドキュメント: すべてのアイテム] ページで 通 知 の 送 信 先 対 象 頻 度 を 設 定 して [OK] をクリックします 項 目 通 知 の 送 信 先 通 知 の 対 象 通 知 の 頻 度 説 明 通 知 の 送 信 先 の 電 子 メール アドレス を 指 定 します 既 定 では SharePoint ログインした 際 の 情 報 が 設 定 されてい ます 通 知 の 対 象 とする 変 更 の 種 類 を 指 定 します すべての 変 更 追 加 されたアイテム 変 更 されたアイテム 削 除 されたアイテム Web ディスカッションが 変 更 され たアイテム 変 更 が 発 生 したとき すぐに 通 知 する か 日 または 週 に 一 度 にまとめて 通 知 するかを 指 定 します 本 書 での 入 力 例 変 更 なし すべての 変 更 すぐに 通 知 する - 39 -
登 録 した 通 知 は [このサイトの 個 人 用 通 知 ] ページで 確 認 および 編 集 できます [このサイトの 個 人 用 通 知 ] ページは ナ ビゲーション バーから [サイトの 設 定 ] ページへ 移 動 し [このサイトの 個 人 用 通 知 ] をクリックして 表 示 します - 40 -
アクセス 権 の 要 求 の 設 定 SharePoint サイトは 既 定 では 匿 名 アクセスのユーザーにはページを 表 示 しない 設 定 になっています プロジェクト 単 位 のチ ームサイトでは 運 用 中 に 随 時 ユーザーを 追 加 したり 役 割 の 変 更 に 応 じてサイト グループを 変 更 する 必 要 もあるでしょう こ のような 場 合 権 限 のないページにアクセスしたユーザーに 対 して 一 方 的 にアクセスを 拒 否 していては プロジェクト 親 交 の 妨 げになる 恐 れがあります Windows SharePoint Services のアクセス 権 の 要 求 の 管 理 を 利 用 すれば ページにアクセス 権 のないユーザーに 対 して SharePoint サイトのリソースの 代 わりに 管 理 者 への 要 求 フォームを 表 示 できます 管 理 者 はこのフォームで 作 成 されたメール をもとにユーザーの 役 割 を 確 認 して セキュリティを 維 持 した 適 切 な 処 理 が 行 えます 注 意 アクセス 権 の 要 求 の 管 理 を 利 用 するには 管 理 者 サイト グループのユーザー アカウントが 必 要 です 設 定 を 行 う 前 に サイト 管 理 者 として SharePoint サイトにログインしてから 作 業 します 1. ナビゲーション バーの [サイトの 設 定 ] をクリックします 2. [サイトの 設 定 ] ページに 表 示 される 管 理 の 一 覧 で [サイト 管 理 へ 移 動 ] をクリックします - 41 -
3. [サイトの 管 理 ] ページで [アクセス 権 の 要 求 の 管 理 ] をクリックします 4. [アクセス 権 の 要 求 の 管 理 ] ページで [アクセス 権 を 要 求 できるようにする] をオンにし ユーザーの 要 求 を 通 知 する 管 理 者 の 電 子 メール アドレスを 入 力 して [OK] をクリックします - 42 -
ホーム のカスタマイズ SharePoint サイトの [ホーム] は Web パーツを 自 由 にレイアウトして 使 い 勝 手 よくカスタマイズできます Web パーツは 再 利 用 可 能 なコンポーネントです XML (Extensible Markup Language) コード HTML ページ スクリプトなどの Web ベースのコン テンツで 構 成 され Web パーツの 表 示 方 法 を 定 義 するプロパティもサポートしています [ホーム] ページのコンテンツひとつひとつが カスタマイズ 可 能 な Web パーツ Web パーツの 配 置 および Web パーツごとのデザインは 共 有 ページと 個 人 ページのどちらも 変 更 することが 可 能 です Windows SharePoint Services では 個 人 の 権 限 が 強 化 されているためサイトのページ ビューを 個 人 が 必 要 に 応 じてカスタマ イズできます また Windows SharePoint Services 互 換 の Web ページ エディタ ( 例 えば Microsoft Office FrontPage 2003) を 使 用 してデザインも 行 えます 個 人 用 ページのカスタマイズ 実 際 に 個 人 ページをカスタマイズしてみましょう この 章 では はじめに 表 示 用 のサンプル Web パーツとして アンケートを 使 用 したページを 作 成 します 次 に [ホーム] の 個 人 用 ページにこれまでの 手 順 で 作 成 した Web パーツを 追 加 します 表 示 用 のサンプルとして 作 成 したアンケートの 概 観 を 変 更 して 完 全 にカスタマイズした 個 人 用 ページを 作 成 します アンケートを 作 成 する ここでは ページ テンプレートを 利 用 したコンテンツを 作 成 する で 紹 介 した 手 順 と 同 じように Windows SharePoint Services に 用 意 されているテンプレートを 使 用 して ページを 作 成 します [ホーム] ページの Web ページに 追 加 するコンテンツとして 異 なったビューを 持 つアンケートを 使 用 します 注 意 テンプレートを 元 にページを 作 成 するには コンテンツの 作 成 権 限 のあるユーザー アカウントが 必 要 です ページを 作 成 するには サイト 管 理 者 として SharePoint サイトにログインしてから 作 業 します - 43 -
1. ブラウザでリストを 追 加 する SharePoint サイトを 表 示 し [ホーム] ページでクイック 起 動 バーの [アンケート] をクリックしま す 2. [ドキュメントとリスト] ページでツール バーの [アンケートの 作 成 ] をクリックします [ページの 作 成 ] ページに 表 示 されるコンテンツの 一 覧 で [アンケート] をクリックします - 44 -
3. [ 新 しいアンケート] ページでリストの 名 前 説 明 リストをクイック 起 動 バーに 表 示 するか アンケートの 結 果 にユーザー 名 を 表 示 するか 複 数 の 回 答 を 有 効 にするかを 設 定 します 項 目 名 前 説 明 説 明 新 しいアンケートの 名 前 を 入 力 しま す 名 前 はサイト 全 体 の 見 出 しとリ ンクに 表 示 されます 新 しいリストについての 説 明 を 入 力 します サイト ユーザーへの 説 明 と してリストの 一 覧 に 表 示 されます 本 書 での 入 力 例 社 員 旅 行 行 き 先 社 員 旅 行 の 行 き 先 を 候 補 の 一 覧 から 選 択 してください 多 数 決 によって 決 定 します ナビゲーション このリストへのリンクをホーム ペー ジのクイック 起 動 バーに 表 示 するか どうか 指 定 します いいえ アンケートのオ プション アンケートの 回 答 結 果 にユーザ 名 を 表 示 させるか 同 じアンケートに 複 数 回 回 答 できるようにするかどう かを 指 定 します アンケートの 結 果 にユーザー 名 を 表 示 する = いいえ 複 数 の 回 答 を 有 効 にする = は い 4. [ 質 問 の 追 加 ] ページで 質 問 の 内 容 を 作 成 します 入 力 内 容 を 確 認 して [OK] をクリックします 項 目 質 問 と 種 類 質 問 のオプション 設 定 説 明 質 問 を 入 力 し 回 答 の 種 類 を 選 択 します 選 択 した 回 答 の 種 類 の 詳 細 オプションを 指 定 します 本 書 での 入 力 例 社 員 旅 行 の 行 き 先 はどこがよろし いですか? 選 択 肢 (メニューから 選 択 ) 必 須 選 択 肢 o o o ハワイ 沖 縄 北 海 道 ドロップダウン メニュー 選 択 肢 を 追 加 できない - 45 -
5. [ 社 員 旅 行 行 き 先 のカスタマイズ] で [" 社 員 旅 行 行 き 先 "に 戻 る] をクリックすると [ 社 員 旅 行 行 き 先 ] ページが 表 示 されま す [ホーム] にサンプル 表 示 する Web パーツとして [このアンケートに 回 答 する] から 回 答 を 複 数 回 行 っておきます Web パーツを 変 更 する 次 に 個 人 用 のページに 表 示 する Web パーツをカスタマイズします 個 人 用 のページ ビューを 作 成 するには 個 人 のアカウン トを 使 用 して SharePoint サイトにログインします 1. [ホーム] ページで [ 共 有 ページの 変 更 ] [ 個 人 用 ビュー] をクリックして 個 人 用 ページに 移 動 します [ 個 人 用 ページの 変 更 ] [Web パーツの 追 加 ] [ 参 照 ] をクリックします - 46 -
2. [Web パーツの 追 加 ] 作 業 ウィンドウから [ホーム] に 表 示 したい Web パーツを 選 択 してドラッグ アンド ドロップします [ホ ーム] の 表 示 から 削 除 したい 項 目 はタイトル 横 の [ 閉 じる] ボタン (X) をクリックします ここでは Windows Server のロゴと [リンク] を 表 示 項 目 から 削 除 し 一 連 の 作 業 で 作 成 したコンテンツ ( 案 件 と アンケ ート ) と 次 の 章 の メンバーのプレゼンス 情 報 で 利 用 する [メンバー] を 追 加 します 3. [Web パーツの 追 加 ] 作 業 ウィンドウの [ 閉 じる] ボタン (X) をクリックして 個 人 用 ページの 画 面 を 確 認 します - 47 -
Web パーツのデザイン デザインを 変 更 する Windows SharePoint Services では 個 人 ページに 表 示 している Web パーツのビュー ツールバーの 種 類 概 観 レイアウトお よびその 他 の 詳 細 設 定 を 変 更 し デザインをカスタマイズできます ここでは 先 ほど 追 加 した Web パーツであるアンケートのビューを 変 更 して アンケート 結 果 のグラフを 個 人 用 ページに 表 示 し ます 1. [ホーム] ページで [ 個 人 用 ページの 変 更 ] [ 個 人 用 Web パーツの 変 更 ] の 順 にポイントして 変 更 対 象 の Web パーツ を 選 択 します ここでは [ 社 員 旅 行 行 き 先 ] をクリックします 2. 作 業 ウィンドウで Web パーツのデザインを 変 更 して [OK] をクリックします ここでは リストのビューを 変 更 します 項 目 選 択 されたビュー ツールバーの 種 類 本 書 での 入 力 例 概 要 (グラフ) 簡 易 ツールバー - 48 -
3. [ホーム] ページのデザインが 変 更 され [ 社 員 旅 行 行 き 先 ] のビューが グラフ ( 概 要 ) で 表 示 されていることを 確 認 します - 49 -
メンバーのプレゼンス 情 報 Windows SharePoint Services は Office Live Communications Server 2003 と 連 携 して Web ブラウザからリアルタイム コミュ ニケーションを 行 うことができます Office Live Communications Server 2003 は 管 理 性 とセキュリティに 優 れたインスタント メッセージング ソリューションです 企 業 向 けに 強 化 されたインスタントメッセージや 音 声 通 話 ビデオ 会 議 アプリケーションやホワイトボードの 共 有 のほか 相 手 の 在 席 状 態 を 示 すプレゼンス 情 報 を Microsoft Office System の 各 アプリケーション 間 で 共 有 できます Windows SharePoint Services では 既 定 で Office Live Communications Server 2003 のプレゼンス 情 報 をサポートしていま す [ホーム] ページに 追 加 できる [メンバー] という Web パーツでは プレゼンス 情 報 を 利 用 してメンバーの 在 席 状 況 を 公 開 し ています また 個 人 情 報 スマート タグからもリアルタイム コミュニケーションを 行 うことが 可 能 です 各 コンテンツのメンバー 名 の 横 に 表 示 されている 人 型 のアイコンをクリックすると 個 人 情 報 スマート タグが 表 示 され メンバーの 在 席 情 報 やインスタント メッセー ジがすぐに 利 用 できます 個 人 情 報 スマートタグは Windows Server System とも 連 携 しているため Active Directory のユー ザー 情 報 や Exchange Server の 予 定 表 を 参 照 する 空 き 時 間 情 報 も 確 認 できます 個 人 情 報 スマート タグ 実 際 に 個 人 情 報 スマート タグを 確 認 してみましょう この 章 では Web パーツを 変 更 する で [ホーム] ページに 追 加 した Web パーツ [メンバー] で 在 席 状 況 を 確 認 し 個 人 情 報 スマートタグを 利 用 します 注 意 この 章 の 手 順 を 行 うには まず クライアント コンピュータと WSS サーバーに Windows Messenger 5 をインストールし ます それぞれ SharePoint サイトにアクセス 権 を 持 つ 任 意 のユーザーで SIP コミュニケーション サービスにサインインし お 互 いを Windows Messenger のメンバに 追 加 しておく 必 要 があります メンバーの 在 席 状 況 を 確 認 する Windows SharePoint Services のサイトでは 簡 単 にメンバーのプレゼンス 情 報 を 確 認 できます 本 書 では 事 前 に [メンバー] コンテンツを 追 加 してありますので [ホーム] ページを 表 示 するだけです 1. SharePoint チーム サイトにログインし [ホーム] ページをブラウザで 表 示 します [メンバー] では Office Live Communications Server 2003 のプレゼンス 情 報 を 確 認 し チーム サイトのユーザーの 在 籍 状 況 を [オンライン] と [オフライン] に 分 けて 表 示 します ユーザー 名 の 横 に 表 示 されている 人 型 のアイコンをマウス オーバーすると メンバーの 状 態 を 表 示 します 個 人 情 報 スマート タグのアクション アクションを 利 用 する Windows SharePoint Services のサイトの 各 コンテンツでは ユーザー 名 から 個 人 情 報 スマート タグを 利 用 できます 個 人 情 報 スマート タグでは ディレクトリに 格 納 されたユーザー 情 報 を 確 認 でき インスタント メッセージングなどのアクションが 利 用 できます - 50 -
1. [ホーム] ページの [メンバー] で ユーザー 名 の 横 に 表 示 されている 人 型 のアイコンをクリックします 個 人 情 報 スマート タグに ユーザー 情 報 と 利 用 できるアクションの 一 覧 が 表 示 されます 2. 一 覧 から [インスタント メッセージの 送 信 ] をクリックします Windows Messenger が 起 動 し すぐにインスタント メッセージが 開 始 できます - 51 -
参 考 資 料 SharePoint サービスで 設 定 する 事 が 出 来 る ワークスペース サイトのスクリーンショットを 掲 載 致 します < 標 準 ミーティングワークスペース> < 空 のミーティングワークスペース> - 52 -
< 意 思 決 定 の 会 議 ワークスペース> <イベントの 会 議 ワークスペース> - 53 -
< 複 数 の 会 議 ワークスペース> <チームサイト> - 54 -
< 空 のサイト> <ドキュメントワークスペース> - 55 -