はじめに この 度 は 弊 社 の OMSS + マイナンバー 収 集 保 管 サービス をご 利 用 いただき 誠 に ありがとうございます 当 サービスは 個 人 番 号 を 確 実 かつ 安 全 に 収 集 保 管 し 安 全 に 利 用 提 供 廃 棄 までの 管 理 を 実 現 するサービ

OMSS+ マイナンバー 収 集 保 管 サービス 利 用 ガイド < 管 理 者 向 け> 第 1 部 はじめに 第 2 部 導 入 処 理 第 3 部 業 務 処 理 - 個 人 番 号 の 登 録 第 4 部 業 務 処 理 - 個 人 番 号 の 管 理 第 5 部 奉 行 製 品 との 連 携

はじめに この 度 は 弊 社 の OMSS + マイナンバー 収 集 保 管 サービス をご 利 用 いただき 誠 に ありがとうございます 当 サービスは 個 人 番 号 を 確 実 かつ 安 全 に 収 集 保 管 し 安 全 に 利 用 提 供 廃 棄 までの 管 理 を 実 現 するサービスです クラウドを 活 用 して 個 人 番 号 を 正 確 効 率 的 かつ 安 全 に 取 得 し 保 管 することで 漏 洩 等 の リスクを 低 減 します 当 サービスを 末 永 くご 愛 用 いただきますよう お 願 い 申 し 上 げます

CONTENTS 目 次 第 1 部 はじめに 1-1 第 1 当 サービスの 概 要 1-2 第 2 当 サービスと 奉 行 製 品 を 利 用 した 業 務 フロー 1-3 第 3 当 サービスのセキュリティ 対 策 1-5 第 4 その 他 運 用 上 のセキュリティ 対 策 1-6 第 5 当 サービスを 運 用 するにあたって 1-7 第 6 事 前 にメールアドレスを 収 集 する 1-11 第 7 メールが 届 かない 場 合 1-14 第 2 部 導 入 処 理 2-1 序 導 入 の 流 れ 2-2 第 1 会 社 の 情 報 を 登 録 する 2-3 第 2 利 用 者 を 登 録 する 2-4 第 3 電 子 証 明 書 を 発 行 通 知 する 2-17 第 4 送 信 するメールのテンプレートを 登 録 する 2-19 第 5 提 出 を 依 頼 する 2-22 第 3 部 業 務 処 理 - 個 人 番 号 の 登 録 3-1 序 はじめに 3-2 第 1 従 業 員 が 個 人 番 号 を 提 出 する 3-5 第 2 個 人 番 号 を 代 理 入 力 する 3-7 第 3 本 人 かを 確 認 する 3-9

4 部 業 務 処 理 - 個 人 番 号 の 管 理 4-1 第 1 個 人 番 号 を 一 括 で 受 け 入 れる 4-2 第 2 個 人 番 号 を 参 照 する 4-5 第 3 個 人 番 号 を 出 力 する 4-6 第 4 不 要 になった 個 人 番 号 を 削 除 する 4-8 第 5 個 人 番 号 に 関 するログを 参 照 出 力 する 4-10 第 5 部 奉 行 製 品 との 連 携 5-1 第 1 奉 行 製 品 と 連 携 する 5-2 第 2 奉 行 製 品 で 変 動 した 社 員 情 報 を 反 映 する 5-8 第 3 奉 行 製 品 とCSV 形 式 のファイルを 使 用 して 連 動 する 5-9

登 録 商 標 商 標 当 サービスのマニュアルまたは 製 品 上 で 使 用 している 会 社 名 および 製 品 名 の 登 録 商 標 または 商 標 に ついて 記 載 します Microsoft Windows Internet Explorer Excel は 米 国 Microsoft Corporation の 米 国 日 本 およびその 他 の 国 における 登 録 商 標 です その 他 記 載 されている 会 社 名 および 製 品 名 は 各 社 の 登 録 商 標 または 商 標 です

1 部 はじめに 第 1 当 サービスの 概 要 1-2 第 2 当 サービスと 奉 行 製 品 を 利 用 した 業 務 フロー 1-3 第 3 当 サービスのセキュリティ 対 策 1-5 第 4 その 他 運 用 上 のセキュリティ 対 策 1-6 第 5 当 サービスを 運 用 するにあたって 1-7 第 6 事 前 にメールアドレスを 収 集 する 1-11 第 7 メールが 届 かない 場 合 1-14 1-1

1 当 サービスの 概 要 OMSS + マイナンバー 収 集 保 管 サービス は 個 人 番 号 を 確 実 かつ 安 全 に 収 集 保 管 し 安 全 に 利 用 提 供 廃 棄 までの 管 理 を 実 現 する サービスです OMSS+ マイナンバー 収 集 保 管 サービス とは 従 業 員 または 個 人 支 払 先 の 個 人 番 号 を 確 実 かつ 安 全 に 収 集 保 管 し 利 用 から 廃 棄 まで 管 理 できる 弊 社 のクラウドサービスです 奉 行 製 品 と 個 人 番 号 データを 連 携 して 利 用 することができます 従 業 員 個 人 支 払 先 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 通 知 カード 本 人 確 認 書 類 収 集 保 管 従 業 員 および 個 人 支 払 先 が 当 サービスに アクセスし 個 人 番 号 や 本 人 確 認 書 類 等 をスムーズに 提 出 できます 本 人 が 直 接 個 人 番 号 を 登 録 できるので 情 報 収 集 や 入 力 の 手 間 が 省 けます 個 人 番 号 などのデータは クラウド 上 だけで 保 有 することができるため 奉 行 製 品 で 個 人 番 号 を 保 有 する 必 要 が なく 安 全 な 番 号 保 管 運 用 ができます 利 用 廃 棄 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 だけが 個 人 番 号 データを 利 用 できます 他 の 人 が 個 人 番 号 データを 利 用 する ことはできません 退 職 社 員 や 扶 養 から 外 れた 親 族 などの 個 人 番 号 を 手 間 なく きちんと 廃 棄 できます 安 全 管 理 個 人 番 号 を 記 載 した 書 類 などの 漏 えい 不 正 利 用 への 対 策 として システムのアクセス 制 御 や ログ 管 理 ができます 1-2

2 当 サービスと 奉 行 製 品 を 利 用 した 業 務 フロー 当 サービスと 奉 行 製 品 をご 利 用 の 場 合 は 個 人 番 号 の 収 集 から 廃 棄 までの 作 業 が システム 上 で 完 結 できます おおまかな 業 務 フローは 以 下 の 通 りです 収 集 OMSS+ マイナンバー 収 集 保 管 サービス < 事 務 実 施 者 > 利 用 者 情 報 登 録 提 出 依 頼 通 知 番 号 提 出 状 況 確 認 本 人 確 認 第 2 部 参 照 個 人 番 号 の 提 出 依 頼 をメールで 通 知 します 提 出 された 個 人 番 号 を 確 認 書 類 をもとに 本 人 確 認 を 行 います 第 3 部 参 照 個 人 番 号 提 出 個 人 番 号 収 集 対 象 者 設 定 奉 行 製 品 奉 行 製 品 に 登 録 されている 社 員 および 受 給 者 ( 個 人 ) を OMSS+ マイナンバー 収 集 保 管 サービス の 利 用 者 として 登 録 します 第 5 部 参 照 < 従 業 員 個 人 支 払 先 > 利 用 ガイド 参 照 ( 提 出 者 向 け) スマートフォンやコンピュータから 個 人 番 号 や 確 認 書 類 の 画 像 を 従 業 員 および 個 人 支 払 先 が 直 接 提 出 します < 事 務 実 施 者 > 代 理 で 個 人 番 号 入 力 郵 送 や 対 面 などで 従 業 員 および 個 人 支 払 先 から 個 人 番 号 を 取 得 し 本 人 確 認 を 済 ませている 場 合 は 事 務 実 施 者 が 個 人 番 号 を 代 理 で 入 力 できます 第 3 部 参 照 安 全 管 理 1-3 OMSS+ マイナンバー 収 集 保 管 サービス + 奉 行 製 品 アクセス 認 証 アクセス 権 限 管 理 操 作 履 歴 管 理 1-3

保 管 利 用 廃 棄 奉 行 製 品 個 人 番 号 の 保 管 < 事 務 実 施 者 > 個 人 番 号 利 用 個 人 番 号 を 奉 行 製 品 で 利 用 できます この 際 奉 行 製 品 には 個 人 番 号 のデータは 一 切 保 存 されません 個 人 番 号 と 確 認 書 類 は セキュアな クラウド 上 に 保 管 されます 高 度 なセキュリティ 環 境 下 で 漏 えい や 紛 失 不 正 利 用 のリスクを 低 減 し 安 全 な 保 管 と 運 用 を 実 現 します 個 人 番 号 削 除 個 人 番 号 の 管 理 が 不 要 となった 社 員 や 扶 養 家 族 個 人 支 払 先 の 個 人 番 号 を 削 除 できます 第 5 部 参 照 当 サービスで 行 っている 安 全 管 理 措 置 については 次 ページ 当 サービスのセキュリティ 対 策 をご 確 認 ください 1-4

3 当 サービスのセキュリティ 対 策 個 人 番 号 を 管 理 する 際 は 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 の 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) に 沿 って 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じる 必 要 があります 当 サービスと 奉 行 製 品 をあわせてご 利 用 いただくことで 実 現 できるセキュリティ 対 策 当 サービスと 奉 行 製 品 をあわせてご 利 用 いただくことで 手 間 や 費 用 がかかる セキュリティ 対 策 を 最 小 限 に 抑 えることができます 自 社 に 個 人 番 号 を 持 たない 運 用 が 可 能 個 人 番 号 は 強 固 なセキュリティ 対 策 が 施 されたセキュアなクラウド 上 で 安 全 に 保 管 されます ISO 27001( 情 報 セキュリティマネジメントシステム) 堅 牢 な 日 本 のデータセンターで 企 業 別 に 保 管 SSL 暗 号 化 によるデータ 通 信 アクセス 認 証 奉 行 製 品 とサービスがシームレスに 連 携 源 泉 徴 収 票 や 支 払 調 書 などへの 個 人 番 号 の 出 力 は いつもの 奉 行 製 品 の 操 作 で 行 えます 電 子 証 明 書 を 保 持 したパソコンから ID パスワード 認 証 を 経 てサービスに 保 管 された 個 人 番 号 を 照 会 し 帳 票 に 出 力 します この 際 奉 行 製 品 には 個 人 番 号 データは 一 切 残 りませんので 特 に 意 識 することなく 安 全 に 個 人 番 号 を 利 用 できます 操 作 履 歴 を 自 動 的 に 記 録 当 サービスと 奉 行 製 品 が それぞれに 個 人 番 号 の 操 作 履 歴 をすべて 自 動 的 に 記 録 します 操 作 履 歴 は 日 付 や 操 作 内 容 ( 入 力 修 正 削 除 印 刷 など)の 任 意 の 条 件 に 合 致 した 履 歴 のみを 瞬 時 に 表 示 しますので 簡 単 に 利 用 状 況 を 確 認 できます 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 の 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) では コンピュータやネットワークを 含 めたセキュリティ 対 策 が 必 要 とされています 漏 えいリスクへの 最 高 のセキュリティ 対 策 は 個 人 番 号 を 自 社 内 に 持 たない ことです 1-5

4 その 他 運 用 上 のセキュリティ 対 策 当 サービスを より 安 全 にご 利 用 いただくために 以 下 の 内 容 も 是 非 ご 確 認 ください サービス 起 動 時 運 用 時 当 サービスを 起 動 する 際 は URL や 電 子 証 明 書 が 正 しいかをご 確 認 の 上 起 動 することを おすすめします [ ログ 参 照 ] メニューで 定 期 的 に 不 正 なログインや 操 作 などがないかをご 確 認 ください [ 個 人 番 号 出 力 ] メニューで 個 人 番 号 等 を 出 力 (ダウンロード)される 際 は パスワードを 設 定 し RMS などを 用 いて 厳 重 に 保 管 してください [ 個 人 番 号 出 力 ] メニュー 以 外 ([ ログ 出 力 ] メニューや [ メールアドレス 受 入 ] メニュー) などから 出 力 (ダウンロード)する 際 も 同 様 です 離 席 する 際 は 必 ず 当 サービスからログアウトし コンピュータもログアウトすることを おすすめします 作 業 終 了 時 コンピュータの 電 源 を 切 ってください 参 考 その 他 にも 例 えば ワンタイムパスワードのお 知 らせ メールに ついて 当 サービスを 操 作 するコンピュータとは 別 のコンピュータや 携 帯 等 でメールを 受 け 取 るようにすると さらにセキュリティを 高 める ことができます 1-6

5 当 サービスを 運 用 するにあたって 当 サービスのメニューやシステム 運 用 設 定 などを 紹 介 します [ システム 運 用 設 []-[] 定 ] メニュー 当 サービスのメニュー 一 覧 当 サービスのメニュー 一 覧 です [ 導 入 処 理 ] メニューで 当 サービスを 運 用 するための 前 準 備 ( 利 用 者 の 登 録 や 通 知 用 メールの 作 成 ) を 行 います その 後 [ 業 務 処 理 ] メニューで 個 人 番 号 の 収 集 管 理 利 用 廃 棄 を 行 います 導 入 処 理 2-1 ページ 参 照 収 集 3-1 ページ 参 照 利 用 4-5 ページ 参 照 利 用 4-6 ページ 参 照 廃 棄 4-8 ページ 参 照 1-9ページ 参 照 1-14 ページ 参 照 運 用 監 査 4-10 ページ 参 照 1-11 ページ 参 照 各 メニュー 画 面 で 戻 ります をクリックすると 上 記 メインメニュー 画 面 に 参 考 1-7

メインメニュー 画 面 右 上 の よくあるお 問 い 合 わせ をクリックすると OBCNet サービスの よくあるお 問 い 合 わせ をご 覧 いただけます 当 サービスの 操 作 の 確 認 方 法 はじめに 当 利 用 ガイド で 当 サービスの 運 用 方 法 をご 確 認 ください 実 際 に 各 メニュー 画 面 で 操 作 される 際 は 以 下 の 方 法 で 詳 細 を 確 認 できます 各 メニューの 操 作 手 順 を 動 画 で 丁 寧 に 説 明 します 当 サービスのログイン 画 面 から 提 出 者 向 けの 利 用 ガイド や 操 作 説 明 動 画 も 確 認 できます 提 出 者 が 当 サービスから 個 人 番 号 を 提 出 する 際 も 画 面 上 で 提 出 者 向 けの 利 用 ガイド や 操 作 説 明 動 画 は 参 照 することができますが 事 前 に 管 理 者 から 提 出 者 に 配 布 する 場 合 などにご 利 用 ください こちら を クリックします 1-8

システム 運 用 設 定 はじめに [ システム 運 用 設 定 ] メニューで 当 サービスの 運 用 に 関 する 設 定 を 行 います [ アカウントポリシー ] ページ 当 サービスにログインする 際 のパスワードとロックアウトについて 設 定 します パスワードに 関 する 要 件 を 登 録 します アカウントのロックアウトに 関 する 要 件 を 登 録 します ロックアウトするのは 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 と 個 人 番 号 確 認 担 当 者 だけです アカウントのロックアウトとは 何 度 もログインに 失 敗 したとき に その 利 用 者 を 一 時 的 にログ インできないようにロックする ことです ロックすることで 不 正 侵 入 者 がパスワードを 推 測 しながら 繰 り 返 しログインを 試 みることを 防 ぎます <ロックアウトの 解 除 方 法 > 以 下 の2 通 りを 用 意 しています 1アカウントロックポリシーの [ しきい 値 ] と [ 自 動 解 除 ] の 設 定 により 一 定 時 間 を 経 過 すると 解 除 されます 2 [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューで ロックアウトされた 利 用 者 の [ ロックアウト 状 態 ] のチェック を 外 します [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューの [ ロックアウト 状 態 ] は 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 または 個 人 番 号 確 認 担 当 者 にだけ 表 示 されます 1-9

[ 利 用 時 間 制 御 ] ページ 当 サービスを 利 用 できる 時 間 帯 を 登 録 します は 現 在 の 時 間 帯 を 指 しています グレーの 時 間 帯 は 当 サービスに ログインできません [ IPアドレス 制 御 ] ページ 無 効 とする IP アドレスを 登 録 し 接 続 を 制 御 したい 場 合 は こちらを 設 定 してください [ システム 連 携 ] ページ 当 サービスと 奉 行 製 品 や 外 部 システム を 連 携 する 場 合 に 設 定 します 給 与 奉 行 法 定 調 書 奉 行 人 事 奉 行 から 当 サービスに 直 接 接 続 して 利 用 者 や 個 人 番 号 データを 連 携 する 場 合 は する を 選 択 します 奉 行 製 品 との 連 携 については 第 5 部 を ご 参 照 ください 1-10

6 [ 事 前 にメールアドレス を 収 集 する 空 メール 送 信 先 情 報 ] メニュー [ メールアドレス 受 入 ] メニュー 個 人 番 号 提 出 者 に 提 出 依 頼 通 知 のメールを 送 信 するために 事 前 に 個 人 番 号 提 出 者 のメールアドレスを 収 集 できます パートやアルバイトなど 個 人 の メールアドレスを 収 集 する 際 に 便 利 です 個 人 番 号 提 出 者 が 事 前 に 確 認 しておく 内 容 個 人 番 号 提 出 者 のスマートフォンで 下 記 のメールアドレスが 受 信 できる 設 定 に されていないと メールが 正 しく 収 集 できない 可 能 性 があります no-reply@obc-service.biz 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 提 出 者 注 意! 事 前 に 以 下 の 内 容 を 個 人 番 号 提 出 者 に 確 認 しておいてもらってください < 設 定 方 法 > NTT ドコモの 場 合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index04.html au の 場 合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index05.html ソフトバンクモバイルの 場 合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index06.html 上 記 の 手 順 書 は 以 下 の 弊 社 ホームページ 製 品 ツールダウンロード サイト でも 公 開 しています こちらもあわせてご 利 用 ください http://www.obcnet.jp/docdl/ 1-11

作 業 の 流 れ 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 提 出 者 1 [ 空 メール 送 信 先 情 報 ] メニューから QR コード(およびメールアドレス)を 取 得 し 社 内 サイトなどを 利 用 して 個 人 番 号 提 出 者 に 公 開 します P. 1-11 で 紹 介 している 注 意 や 携 帯 電 話 会 社 ごとの 設 定 手 順 書 などもあわせて 社 内 サイトなどに 公 開 いただくと メール アドレスの 収 集 をよりスムーズに 行 えます 2 社 内 サイトなどで 公 開 された QR コードを 読 み 込 み 表 示 されたメールアドレスに 空 メールを 送 信 します QR コードを 読 み 込 めない 機 種 の 場 合 は 公 開 されたメールアドレスに 空 メールを 送 信 します 4 3 当 サービスから 自 動 でメールが 返 信 されて きます ( 件 名 マイナンバー メール アドレスの 提 出 をお 願 いします ) メールに 記 載 されている URL をクリック し メールアドレスの 登 録 画 面 を 表 示 します 収 集 したメールアドレスを [ メール アドレス 受 入 ] メニューを 利 用 して [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューのメール アドレス 欄 に 受 け 入 れます これで 個 人 番 号 提 出 者 に 提 出 依 頼 通 知 を 送 信 できます 必 要 事 項 を 入 力 し 提 出 します < 注 意 > 上 記 の 流 れで 2から3の 間 の 返 信 メール( 件 名 マイナンバー メールアドレスの 提 出 を お 願 いします )が 個 人 番 号 提 出 者 に 届 かない 場 合 は P. 1-14 をご 参 照 ください 1-12

[]-[] メニュー [ 空 メール 送 信 先 情 報 ] メニュー 従 業 員 または 個 人 支 払 先 の 空 メールアドレスおよび QR コードが 表 示 されますので 社 内 サイトや 個 人 支 払 先 への 連 絡 等 などで 公 開 してください クリックすると QR コードを ダウンロードできます メールアドレスを コピーできます メールアドレスを 変 更 した 場 合 に 再 発 行 できます [ メールアドレス 受 入 ] メニュー 注 意! 当 メニューでは 従 業 員 から 空 メールで 提 出 されたメールアドレスを [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューに 受 け 入 れる 際 に 氏 名 (フリガナ) で 判 断 しています 事 前 に [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューで 氏 名 (フリガナ) が 入 力 されている ことを 確 認 しておいてください 左 右 の 内 容 が 正 しいかを 確 認 します [ メールアドレス 出 力 ] ページでは 収 集 したメールアドレスを 別 システムで 利 用 したり 一 度 Excel 等 で チェックし 他 の 利 用 者 情 報 とあわせて [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューの [ 利 用 者 情 報 受 入 ] ページで 受 け 入 れる 際 などに 利 用 できます 1-13

7 メールが 届 かない 場 合 [ メール 送 信 停 止 確 認 ] メニュー [ メール 受 信 確 認 ]/[ 提 出 依 頼 通 知 ]/[ 個 人 番 号 提 出 状 況 確 認 ] メニュー 当 サービスから 個 人 番 号 提 出 者 へメールを 送 信 ( 返 信 )した 際 に メールが 正 しく 届 かない 場 合 にご 確 認 ください 1 送 信 されていないメールアドレスがあるかを 確 認 します <メールアドレス 収 集 の 際 の 空 メールへの 返 信 で 発 生 している 場 合 > [メール 送 信 停 止 確 認 ]メニューを 表 示 します 送 信 停 止 一 覧 に メール アドレスが 表 示 されて いるかを 確 認 します 表 示 されている 場 合 は [ 送 信 停 止 解 除 ]ボタンをクリックします <[メール 受 信 確 認 ]/[ 提 出 依 頼 通 知 ]/[ 個 人 番 号 提 出 状 況 確 認 ]メニューで 発 生 している 場 合 > 各 メニューを 表 示 します 画 面 は[メール 受 信 確 認 ]メニューの 場 合 アイコンが 表 示 されている メールアドレス があるかを 確 認 します 表 示 されている 場 合 は そのメールアドレスの アイコンをクリックします 上 記 の 作 業 は 同 じメールアドレスに 対 して1 日 3 回 までしか 行 えませんので ご 注 意 ください 1-14

2すでにメールアドレスが [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニュー(P. 2-4)に 登 録 済 みの 場 合 は そのメールアドレスが 本 当 に 正 しいかを 念 のため 確 認 してください 本 当 に 正 しいかを 再 度 確 認 します 3 個 人 番 号 提 出 者 のスマートフォンで 下 記 のメールアドレスが 受 信 できる 設 定 に なっているかをご 確 認 ください n o- r e p l y@ o b c- s e r v i c e. b i z < 設 定 方 法 > NTT ドコモの 場 合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index04.html au の 場 合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index05.html ソフトバンクモバイルの 場 合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index06.html 上 記 の 手 順 書 は 以 下 の 弊 社 ホームページ 製 品 ツールダウンロード サイトでも 公 開 しています こちらもあわせてご 利 用 ください http://www.obcnet.jp/docdl/ 4 再 度 メールが 送 信 できるかを 確 認 します <メールアドレス 収 集 の 際 の 空 メールへの 返 信 で 発 生 している 場 合 > 個 人 番 号 提 出 者 に 再 度 空 メールを 送 信 してもらってください <[メール 受 信 確 認 ]/[ 提 出 依 頼 通 知 ]/[ 個 人 番 号 提 出 状 況 確 認 ]メニューで 発 生 している 場 合 > 各 メニューで 再 度 メールを 送 信 してください 1-15

2 部 導 入 処 理 序 導 入 の 流 れ 2-2 第 1 会 社 の 情 報 を 登 録 する 2-3 第 2 利 用 者 を 登 録 する 2-4 第 3 電 子 証 明 書 を 発 行 通 知 する 2-17 第 4 送 信 するメールのテンプレートを 登 録 する 2-19 第 5 提 出 を 依 頼 する 2-22 第 2 部 は 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 が 行 う 作 業 です [ メール 受 信 確 認 ] メニューと [ 提 出 依 頼 通 知 ] メニューは 個 人 番 号 確 認 担 当 者 も 利 用 できます 2-1

序 導 入 の 流 れ ここでは 個 人 番 号 を 収 集 する 前 の 前 準 備 を 行 います 実 際 に 運 用 を 始 める 前 に 導 入 の 流 れを 確 認 しておきましょう 会 社 の 情 報 を 登 録 する [ 会 社 情 報 登 録 ] メニュー 会 社 の 情 報 を 登 録 します 従 業 員 の 扶 養 親 族 についても 個 人 番 号 確 認 用 の 添 付 書 類 を 提 出 してもらうか 利 用 者 のパスワ ードを 自 動 生 成 させるかなどを 設 定 します 2-3 ページ 参 照 利 用 者 を 登 録 する [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニュー [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューで 当 サービスで 個 人 番 号 を 収 集 保 管 する 利 用 者 ( 従 業 員 や 個 人 支 払 先 )の ID やパスワード メールアドレス などの 情 報 を 登 録 します 2-4 ページ 参 照 通 知 テンプレートを 登 録 する [ 通 知 テンプレート 登 録 ] メニュー 利 用 者 へ 送 信 するメールの 文 面 を [ 通 知 テンプレ ート 登 録 ] メニューで あらかじめ 登 録 しておく ことができます 2-19 ページ 参 照 メールアドレスが 正 しいかを 確 認 する 電 子 証 明 書 を 発 行 する ( 管 理 者 だけ) 提 出 依 頼 通 知 を 送 信 する [ メール 受 信 確 認 ] メニュー [ 空 メール 送 信 先 情 報 ] メニュー [ メールアドレス 受 入 ] メニュー [ 電 子 証 明 書 設 定 ] メニュー [ 提 出 依 頼 通 知 ] メニュー 利 用 者 を 登 録 したら [ メール 受 信 確 認 ] メニュー で 利 用 者 へメールを 送 信 し 登 録 されている メールアドレスが 正 しいかを 確 認 します また [ 空 メール 送 信 先 情 報 ] メニューや [ メール アドレス 受 入 ] メニューで 事 前 に 利 用 者 の メールアドレスを 収 集 できます 2-15 ページ 参 照 1-11 ページ 参 照 メールの 受 信 確 認 が 完 了 したら [ 電 子 証 明 書 設 定 ] メニューで 他 の 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 確 認 担 当 者 だけに 電 子 証 明 書 を 発 行 し メールを 送 信 します 2-17 ページ 参 照 電 子 証 明 書 の 発 行 が 完 了 したら 個 人 番 号 を 自 身 で 登 録 する 利 用 者 へ 提 出 依 頼 通 知 メール を 送 信 します 提 出 依 頼 通 知 には 当 サービスにログインする ために 必 要 な 情 報 が 記 載 されています 2-22 ページ 参 照 2-2

1 会 社 の 情 報 を 登 録 する [ 会 社 情 報 登 録 ] メニュー [ 会 社 情 報 登 録 ] メニューを 選 択 して 会 社 の 情 報 を 登 録 します 従 業 員 等 から 個 人 番 号 を 提 供 された 後 に 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 または 個 人 番 号 確 認 担 当 者 が 個 人 番 号 および 身 元 を 確 認 する 回 数 を 選 択 します より 慎 重 に 確 認 したい 場 合 は 2 回 を 選 択 します 2 名 の 個 人 番 号 確 認 担 当 者 で 二 重 にチェックできます 本 人 確 認 は [ 本 人 確 認 ] メニューで 行 います 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 または 個 人 番 号 確 認 担 当 者 が 当 サービスを 利 用 するには 電 子 証 明 書 が 必 要 です 電 子 証 明 書 を 発 行 する 際 に 使 用 する 貴 社 の 会 社 名 等 を 英 語 ( 半 角 )で 入 力 します あくまで 任 意 の 名 称 になります 2ー 17 ページの [ 電 子 証 明 書 設 定 ] メニューから 発 行 した 電 子 証 明 書 を 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 または 個 人 番 号 確 認 担 当 者 が 自 身 のコンピュータにインポートした 際 に 正 しい 電 子 証 明 書 なのかを 確 認 する 際 に この 名 称 で 確 認 できます 運 用 途 中 で 変 更 することもできます 当 サービスから 個 人 番 号 提 出 者 にメールを 送 信 する 際 の 差 出 人 名 です 必 要 に 応 じて 変 更 して ください 利 用 者 が 当 サービスにログインする 際 に 利 用 する パスワードを 自 動 生 成 して 通 知 する 場 合 は する を 選 択 します [ 提 出 依 頼 通 知 ] メニューで 利 用 者 に 当 サービスの 提 出 依 頼 通 知 のメールを 送 信 する 際 に パスワードが 自 動 生 成 されて 通 知 されます すでに 決 められたパスワードを 設 定 したい 場 合 は しない を 選 択 します 従 業 員 配 偶 者 扶 養 親 族 個 人 支 払 先 から 確 認 書 類 を 提 出 してもらう 必 要 がある 場 合 は 提 出 あり を 選 択 します 本 人 確 認 のためだけに 一 度 確 認 書 類 を 収 集 し 本 人 確 認 後 に 一 括 で 削 除 することもできます 4-8 ページ 参 照 2-3

2 利 用 者 を 登 録 する [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニュー [ メール 受 信 確 認 ] メニュー 個 人 番 号 の 提 出 者 ( 従 業 員 や 個 人 支 払 先 ) および 当 サービスを 利 用 する 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 および 個 人 番 号 確 認 担 当 者 の 情 報 を 登 録 します [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューを 開 きます 個 人 番 号 や 個 人 番 号 確 認 書 類 を 提 出 してもらう 前 に 利 用 者 の 情 報 を 事 前 に 登 録 します 利 用 者 とは? 利 用 者 とは 従 業 員 や 個 人 支 払 先 などの 個 人 番 号 提 出 者 と 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 や 個 人 番 号 確 認 担 当 者 を 指 します 個 人 番 号 提 出 者 のうち 当 サービスではなく 紙 などで 個 人 番 号 を 提 出 される 場 合 でも 当 サービスで 個 人 番 号 を 保 管 される 場 合 は 利 用 者 として 登 録 してください 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 や 個 人 番 号 確 認 担 当 者 が 委 託 業 務 などで 自 身 の 個 人 番 号 を 保 管 しない 場 合 でも 利 用 者 として 登 録 してください 参 考 奉 行 製 品 と 連 携 して 利 用 する 場 合 は 各 奉 行 製 品 側 で 登 録 されている 従 業 員 ( 社 員 )や 個 人 支 払 先 ( 受 給 者 )の 情 報 をもとに 利 用 者 を 登 録 できます 5-4ページ 参 照 利 用 者 を1 人 ずつ 登 録 します 2-5ページ 参 照 規 定 の 形 式 (カンマ 区 切 り)で 作 成 した 利 用 者 情 報 のファイルを 受 け 入 れます 2-12 ページ 参 照 2-4

利 用 者 を 登 録 する [ 利 用 者 情 報 登 録 ] ページをクリックし 利 用 者 を 登 録 します 利 用 者 種 類 ( 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 確 認 担 当 者 個 人 番 号 提 出 者 ( 従 業 員 ) 個 人 番 号 提 出 者 ( 個 人 支 払 先 ) )によって 登 録 内 容 が 異 なる 箇 所 があります 基 本 情 報 2-6 ページ 参 照 本 人 確 認 設 定 2-7 ページ 参 照 利 用 者 種 類 が 個 人 番 号 提 出 者 ( 従 業 員 ) 個 人 番 号 提 出 者 ( 個 人 支 払 先 ) の 場 合 は 表 示 されません 配 偶 者 情 報 その 他 扶 養 親 族 情 報 2-7 ページ 参 照 利 用 者 種 類 が 個 人 番 号 提 出 者 ( 個 人 支 払 先 ) の 場 合 は 表 示 されません 2-5

個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 と 個 人 番 号 確 認 担 当 者 の 違 い 参 考 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 は 当 サービスのすべての 業 務 を 担 当 するため 当 サービスのすべてのメニューを 利 用 できます 個 人 番 号 確 認 担 当 者 は 本 人 確 認 や 個 人 番 号 代 理 入 力 がメインの 業 務 のため 以 下 の6メニューだけ 利 用 できます [ メール 受 信 確 認 ][ 提 出 依 頼 通 知 ][ 個 人 番 号 代 理 入 力 ][ 個 人 番 号 提 出 状 況 確 認 ] [ 本 人 確 認 ][ パスワード 変 更 ] の6メニュー 基 本 情 報 利 用 者 の 種 類 ( 役 割 )を 選 択 します 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 : 個 人 番 号 の 利 用 事 務 全 般 を 行 う 管 理 者 個 人 番 号 確 認 担 当 者 : 個 人 番 号 の 代 理 入 力 や 本 人 確 認 を 行 う 担 当 者 個 人 番 号 提 出 者 ( 従 業 員 ) : 当 サービスで 個 人 番 号 を 保 管 する 従 業 員 個 人 番 号 提 出 者 ( 個 人 支 払 先 ): 当 サービスで 個 人 番 号 を 保 管 する 個 人 支 払 先 利 用 者 種 類 によって チェック 項 目 の 内 容 が 変 更 されます 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 確 認 担 当 者 の 場 合 委 託 業 務 等 で 自 身 の 個 人 番 号 を 当 サービスで 保 管 しない 場 合 にチェックを 付 けます 個 人 番 号 提 出 者 ( 従 業 員 ) 個 人 番 号 提 出 者 ( 個 人 支 払 先 ) の 場 合 当 サービスを 利 用 せず 書 類 などで 個 人 番 号 を 提 出 し 対 面 で 本 人 確 認 するなどの 場 合 に チェックを 付 けます 利 用 者 ID は 任 意 の 名 称 を 設 定 します 各 利 用 者 が 当 サービスにログインする 際 の ID のため 重 複 しないように 入 力 して ください メールアドレス 収 集 機 能 ( 1-11 ページ 参 照 ) を 利 用 して 個 人 番 号 提 出 者 のメールアドレスを 収 集 する 場 合 は フリガナ は 必 ず 入 力 して ください 所 属 は 一 意 な 名 称 で 入 力 します 2-8ページ 参 照 利 用 者 が 当 サービスにログインできるかを 設 定 します 退 職 予 定 がある 場 合 などは 有 効 期 限 に 退 職 日 を 登 録 することで 退 職 日 より 後 にログインできなくできます ロックアウト 状 態 は 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 および 個 人 番 号 確 認 担 当 者 の 場 合 に 表 示 され ます 間 違 ったパスワードを 入 力 してロックアウト 状 態 になってしまった 際 はここにチェックが 付 きますので ロックアウト 状 態 を 解 除 するには ここのチェックを 外 してください 2-6

本 人 確 認 設 定 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 または 個 人 番 号 確 認 担 当 者 が 誰 の 個 人 番 号 を 確 認 するかを 入 力 します 本 人 確 認 する 対 象 を 従 業 員 個 人 支 払 先 従 業 員 個 人 支 払 先 から 選 択 します 個 人 番 号 を 確 認 する 所 属 を 設 定 する を 選 択 した 場 合 は 確 認 する 所 属 を 指 定 します 複 数 の 所 属 を 確 認 する 場 合 は 所 属 の 間 に, ( 半 角 のカンマ ) を 挿 入 します ここで 設 定 した 内 容 は [ 個 人 番 号 代 理 入 力 ] メニューや [ 本 人 確 認 ] メニューだけでなく [ 個 人 番 号 参 照 ] メニューや [ 個 人 番 号 一 括 取 得 ] メニューなどの 個 人 番 号 を 管 理 するすべての メニューで 反 映 されます 個 人 番 号 を 確 認 する 所 属 を 設 定 する を 選 択 した 場 合 の 入 力 方 法 は 2-9 ページ 本 人 確 認 設 定 の 従 業 員 に 対 する 確 認 担 当 所 属 欄 の 入 力 方 法 をご 参 照 ください 配 偶 者 情 報 その 他 扶 養 親 族 情 報 個 人 番 号 を 提 出 する 配 偶 者 または 扶 養 親 族 がいる 場 合 に 入 力 します 従 業 員 が 個 人 番 号 を 提 出 する 際 に 配 偶 者 や 扶 養 親 族 を 追 加 することはできません 扶 養 親 族 に 変 更 が あり 個 人 番 号 を 提 出 する 扶 養 親 族 が 増 えている 場 合 などは あらかじめ 当 メニューで 追 加 します 配 偶 者 以 外 の 扶 養 親 族 が 複 数 名 いる 場 合 は その 人 数 を 選 択 します 利 用 者 の 情 報 を 入 力 したら [ 登 録 ]ボタンをクリックします 登 録 すると [ 利 用 者 情 報 一 覧 ] ページに 登 録 した 利 用 者 が 表 示 されます 2-7

所 属 の 入 力 方 法 所 属 を 入 力 すると [ 個 人 番 号 代 理 入 力 ] メニューや [ 本 人 確 認 ] メニューなどで 所 属 名 で 検 索 絞 り 込 みをする 際 に 便 利 です ( 3-3 ページ 参 照 ) また 本 人 確 認 を 分 担 して 行 う 際 に 所 属 名 を 指 定 して 分 担 できます ( 次 ページ 参 照 ) 営 業 部 第 1 課 Aグループ Bグループ 第 2 課 Aグループ Bグループ 営 業 部 - 第 1 課 - Aグループ に 所 属 する 従 業 員 の 場 合 < 入 力 例 1> 所 属 コ コ 部 署 名 の 間 を 詰 めて 入 力 してもよいですが 見 やすい ように 間 にスペースや -(ハイフン) を 入 れて 入 力 していただいても 大 丈 夫 です 入 力 した 所 属 に 対 して 本 人 確 認 を 行 う 担 当 者 を 確 認 できます < 入 力 例 2> 同 じ 部 署 名 が 存 在 しない 場 合 は 以 下 のように 省 略 して 入 力 しても 大 丈 夫 です 所 属 2-8

本 人 確 認 設 定 の 従 業 員 に 対 する 確 認 担 当 所 属 欄 の 入 力 方 法 複 数 の 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 または 個 人 番 号 確 認 担 当 者 で 本 人 確 認 を 分 担 する 場 合 は 従 業 員 に 対 する 確 認 担 当 所 属 欄 に どこの 所 属 の 本 人 確 認 を 担 当 するかを 指 定 します 営 業 部 第 1 課 Aグループ Bグループ 第 2 課 Aグループ Bグループ A 氏 が 営 業 部 第 1 課 B 氏 が 営 業 部 第 2 課 の 従 業 員 に 対 して 本 人 確 認 を 担 当 する 場 合 A 氏 従 業 員 に 対 する 確 認 担 当 所 属 B 氏 本 人 確 認 する 所 属 が 複 数 ある 場 合 は 間 に, ( 半 角 のカンマ) を 入 力 します 本 人 確 認 する 個 人 番 号 提 出 者 に ついて 一 覧 で 確 認 できます 従 業 員 に 対 する 確 認 担 当 所 属 注 意! A 氏 は 営 業 部 第 1 課 の 本 人 確 認 担 当 ですが 営 業 部 第 1 課 だけを 入 力 しても 正 しく 本 人 確 認 できません 必 ず 営 業 部 第 1 課 Aグループ と 各 従 業 員 の 所 属 欄 に 登 録 されている 所 属 名 称 で 入 力 してください 2-9

< 設 定 例 1> 人 事 部 で 分 担 して 1 回 だけ 本 人 確 認 する 場 合 ( 本 人 確 認 が1 回 の 場 合 ) 人 事 部 A 氏 B 氏 C 氏 (B 氏 が 営 業 部 第 1 課 C 氏 が 営 業 部 第 2 課 の 従 業 員 に 対 して 本 人 確 認 を 担 当 ) 営 業 部 第 1 課 Aグループ Bグループ D 氏 第 2 課 Aグループ Bグループ A 氏 ( 人 事 部 部 長 ) B 氏 ( 人 事 部 ) 役 割 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 役 割 営 業 部 第 1 課 の 個 人 番 号 確 認 担 当 者 利 用 者 種 類 利 用 者 種 類 所 属 所 属 従 業 員 に 対 する 確 認 担 当 所 属 従 業 員 に 対 する 確 認 担 当 所 属 C 氏 ( 人 事 部 ) D 氏 ( 営 業 部 第 1 課 Aグループ) 役 割 営 業 部 第 2 課 の 個 人 番 号 確 認 担 当 者 役 割 個 人 番 号 を 提 出 利 用 者 種 類 利 用 者 種 類 所 属 所 属 従 業 員 に 対 する 確 認 担 当 所 属 従 業 員 に 対 する 確 認 担 当 所 属 所 属 欄 に Aグループ だけを 入 力 すると 第 1 課 と 第 2 課 のどちらの Aグループ なのか 判 断 できない ため 営 業 部 第 1 課 Aグループ と 入 力 します 2-10

[]-[] メニュー < 設 定 例 2> 地 方 の 店 舗 については 人 事 部 とは 別 に 各 店 舗 の 店 長 が 自 身 の 店 舗 の 従 業 員 について 本 人 確 認 する 場 合 ( 本 人 確 認 が2 回 の 場 合 ) 本 社 人 事 部 A 氏 B 氏 横 浜 店 埼 玉 店 C 氏 D 氏 千 葉 店 工 場 A 氏 ( 本 社 人 事 部 ) B 氏 ( 本 社 人 事 部 ) 役 割 個 人 番 号 関 係 実 務 実 施 者 役 割 関 東 店 舗 の 個 人 番 号 確 認 担 当 利 用 者 種 類 利 用 者 種 類 所 属 所 属 従 業 員 に 対 する 従 業 員 に 対 する 確 認 担 当 所 属 確 認 担 当 所 属 C 氏 ( 横 浜 店 店 長 ) D 氏 ( 横 浜 店 従 業 員 ) 役 割 横 浜 店 の 個 人 番 号 確 認 担 当 役 割 個 人 番 号 を 提 出 利 用 者 種 類 利 用 者 種 類 所 属 所 属 従 業 員 に 対 する 従 業 員 に 対 する 確 認 担 当 所 属 確 認 担 当 所 属 同 じ 店 舗 名 が 存 在 しないため 横 浜 店 で 判 断 できるため 横 浜 店 と 入 力 します 2-11

[]-[] メニュー 規 定 の 形 式 (カンマ 区 切 り)で 作 成 した 利 用 者 情 報 のファイルを 受 け 入 れる 受 け 入 れられるファイルの 形 式 当 メニューで 受 け 入 れられるファイルは カンマ 区 切 り ( 拡 張 子 が.txt または.csv ) の ファイルです 受 入 方 法 [ 利 用 者 情 報 受 入 ] ページで 受 入 形 式 一 覧.xlsx を 参 考 に 利 用 者 情 報 受 入 ファイルを 作 成 し 当 サービスに 受 け 入 れます 1 受 入 形 式 一 覧 表.xlsx を 参 考 に 受 け 入 れ できる 項 目 や 文 字 数 などを 確 認 します 2 受 け 入 れたい 利 用 者 のテンプレートファイルをダウンロードします 2-12

3ダウンロードしたテンプレートファイルをエクセルなどで 開 き 受 入 形 式 一 覧.xlsx を 参 考 に 受 け 入 れる 利 用 者 情 報 を 入 力 します 1 行 目 は 修 正 しません 2 行 目 以 降 に 利 用 者 の 情 報 を 入 力 します 受 け 入 れる 必 要 がない 項 目 は 何 も 入 力 せず 空 欄 のままにします 4ファイルを CSV 形 式 で 保 存 します エクセルの 場 合 は 保 存 時 にファイルの 種 類 で CSV(カンマ 区 切 り)(*.csv) を 選 択 します エクセルで 作 成 して CSV 形 式 で 保 存 すると 以 下 のメッセージが 表 示 されます [はい]ボタンをクリックして 利 用 者 情 報 受 入 ファイルを 保 存 します 2-13

5[ 参 照...]ボタンをクリックし 作 成 したファイルを 指 定 します 6[ 受 入 開 始 ]ボタンをクリック します 以 上 で 利 用 者 情 報 の 受 け 入 れが 完 了 です すでに 登 録 済 みの 利 用 者 に 対 して 利 用 者 情 報 データを 受 け 入 れる 場 合 すでに 登 録 済 みの 利 用 者 に 対 して 登 録 内 容 の 変 更 や 追 加 などで 利 用 者 情 報 を 受 け 入 れる 場 合 は 受 入 ファイル 内 に 空 欄 の 項 目 があると その 項 目 は 空 欄 のデータで 上 書 きされますので ご 注 意 ください また 扶 養 家 族 の 氏 名 に 対 して 空 白 データを 受 け 入 れた 場 合 は その 扶 養 家 族 の 情 報 が 削 除 されます 参 考 奉 行 製 品 と 連 携 して 運 用 している 場 合 に 当 サービスの [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューで 利 用 者 またはその 扶 養 家 族 を 削 除 しても 奉 行 製 品 側 に 登 録 さ れている 社 員 またはその 扶 養 家 族 受 給 者 などのデータは 削 除 されません 2-14

メールアドレスが 正 しいかを 確 認 する [ メール 受 信 確 認 ] メニューで 利 用 者 へメールを 送 信 して 正 しくメールアドレスが 登 録 されて いるかを 確 認 します 事 前 に [ 空 メール 送 信 先 情 報 ] メニュー( 1-11 ページ 参 照 ) で 空 メールからメールアドレスを 収 集 して いる 個 人 番 号 提 出 者 については あらためてメール 受 信 確 認 を 行 う 必 要 はありません メールを 送 信 する 前 に 利 用 者 が 確 認 しておく 内 容 利 用 者 のスマートフォンで 下 記 のメールアドレスが 受 信 できる 設 定 にされて いないと メールが 正 しく 受 信 できない 可 能 性 があります no-reply@obc-service.biz 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 提 出 者 注 意! 事 前 に 以 下 の 内 容 を 利 用 者 に 確 認 しておいてもらってください < 設 定 方 法 > NTT ドコモの 場 合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index04.html au の 場 合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index05.html ソフトバンクモバイルの 場 合 http://www.obcnet.jp/mynumber/guide/index06.html 上 記 の 手 順 書 は 以 下 の 弊 社 ホームページ 製 品 ツールダウンロード サイト でも 公 開 しています こちらもあわせてご 利 用 ください http://www.obcnet.jp/docdl/ 2-15

作 業 の 流 れ 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 確 認 担 当 者 1 利 用 者 に 確 認 メールを 送 信 します 個 人 番 号 提 出 者 事 前 に P. 2-15 で 紹 介 している 注 意 や 携 帯 電 話 会 社 ごとの 設 定 手 順 書 などを 確 認 しておいて もらうと メール 受 信 確 認 をよりスムーズに 行 えます 一 括 で 送 信 個 別 で 送 信 利 用 者 に 当 サービスを 利 用 するための 手 続 き を 依 頼 するメールが 届 きます 3リンクをクリックします 2クリックして 送 信 します 確 認 状 況 が 確 認 中 に 変 更 されます [ 通 知 テンプレート 登 録 ] メニューで メール の 文 面 をテンプレートとして 事 前 に 登 録 して おくことができます 2-19 ページ 参 照 5 確 認 状 況 が 確 認 済 に 変 更 されます 4 上 記 の 画 面 が 表 示 されたら 完 了 です 以 上 でメールアドレスが 正 しく 登 録 されて いるかの 確 認 が 完 了 です < 注 意 > 上 記 の 流 れで 2から3の 間 のメールが 個 人 番 号 提 出 者 に 届 かない 場 合 は P. 1-14 を ご 参 照 ください 2-16

3 電 子 証 明 書 を 発 行 通 知 する [ 電 子 証 明 書 設 定 ] メニュー 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 または 個 人 番 号 確 認 担 当 者 が 当 サービスを 利 用 するには 利 用 者 ごとに 電 子 証 明 書 のライセンス 発 行 とインポートが 必 要 になります 同 じ 利 用 者 でも 複 数 のコンピュータで 当 サービスを 利 用 したい 場 合 は 利 用 する コンピュータごとに 電 子 証 明 書 が 必 要 になります 当 サービスを 利 用 する 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 または 個 人 番 号 確 認 担 当 者 が4 名 の 場 合 は 4 名 分 の 電 子 証 明 書 が 必 要 です 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 A 氏 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 B 氏 個 人 番 号 確 認 担 当 者 C 氏 個 人 番 号 確 認 担 当 者 D 氏 当 サービスを 最 初 に 起 動 した A 氏 は すでに 電 子 証 明 書 は 発 行 インポート 済 みなので 当 メニューで 残 りの B 氏 C 氏 D 氏 の 分 の 電 子 証 明 書 を 発 行 し 各 自 のコンピュータに インポートしてもらうように 通 知 します 同 じ 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 または 個 人 番 号 確 認 担 当 者 でも 複 数 の コンピュータで 当 サービスを 利 用 する 場 合 は さらに 利 用 するコンピュータ 分 の 電 子 証 明 書 が 必 要 です 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 A 氏 A 氏 が 別 のコンピュータでも 当 サービスを 利 用 する 場 合 は 今 のコンピュータとは 別 に もう1つのコンピュータ 用 の 電 子 証 明 書 を 発 行 し 使 用 するコンピュータにインポートします 奉 行 製 品 と 連 携 して 利 用 する 場 合 は 当 サービスと 連 携 操 作 を 行 う 奉 行 製 品 がセットアップされているコンピュータにも 電 子 証 明 書 が 必 要 です 奉 行 製 品 がセットアップされたコンピュータ ネットワーク 対 応 製 品 の 場 合 は 当 サービスと 連 携 操 作 を 行 うクライアントコンピュータ 2-17

他 の 管 理 者 が 行 う 手 順 はこちら 1インターネットエクスプローラのアドレスに http://www.obcnet. jp と 入 力 します OBC Netサービスのご 利 用 には OBC Netサービスへのログインが 必 要 です 2 よくあるお 問 い 合 わせ(FAQ) をクリックし [ キーワードから 検 索 ] ページを 選 択 します 3 文 書 番 号 :40040 を 検 索 し マイナンバー 収 集 保 管 サービス の 管 理 者 を 増 やす 方 法 は? の 資 料 ダウンロード にある 電 子 証 明 書 をインポートする 手 順 書.pdf をご 確 認 ください 注 意! 電 子 証 明 書 を 通 知 する 前 に あらかじめ [ メール 受 信 確 認 ] メニューで 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 または 個 人 番 号 確 認 担 当 者 に 対 しても メールアドレスの 確 認 を 済 ませておいてください A 氏 1 [ 電 子 証 明 書 設 定 ] メニューで 電 子 証 明 書 のライセンスを 発 行 します / 他 の 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 または 個 人 番 号 確 認 担 当 者 または 他 のコンピュータ 以 下 の3~5の 手 順 は 別 途 手 順 書 が 用 意 されています 発 行 する 利 用 者 を 選 択 します すでに 発 行 済 みの 利 用 者 に 対 しても 複 数 のコンピュータで 利 用 させる 目 的 で 選 択 できます [ 発 行 ] をクリックします 2 発 行 した 利 用 者 を 再 度 選 択 して [ 電 子 証 明 書 通 知 ] ボタンをクリックします 3 管 理 者 用 URL のお 知 らせ のメールが 届 きます 記 載 されている 電 子 証 明 書 インポート 用 の URL のサイトにログインし [ 取 得 ] をクリックします 4 以 下 の2 通 のメールが 届 きます STEP 1 電 子 証 明 書 送 付 の お 知 らせ STEP 2 電 子 証 明 書 パスワード 送 付 のお 知 らせ メールの 手 順 にしたがって 電 子 証 明 書 を インポートします 3で 届 いた 管 理 者 用 URL のお 知 らせ メールの 内 容 にしたがって 記 載 されている 管 理 者 用 サイトの URL を クリックします 5 当 サービスにログインします 2-18

4 [ 送 信 するメールの テンプレートを 登 録 する 通 知 テンプレート 登 録 ] メニュー [ 通 知 テンプレート 登 録 ] メニューを 選 択 して 当 サービスから 送 信 する メールの 文 面 を 変 更 し テンプレートとして 登 録 できます 通 知 書 類 ごとに 従 業 員 用 個 人 支 払 先 用 を 登 録 できます 通 知 する 目 的 ごとに メールの テンプレートが 用 意 されています 変 更 したい 通 知 を 選 択 します 宛 先 ( 従 業 員 用 個 人 支 払 先 用 )によって 別 のテンプレートを 登 録 できます 提 出 完 了 通 知 以 外 は さらにテンプレート 3~ 10 が 用 意 されています 役 職 や 職 種 などに よって テンプレートを 分 けて 登 録 する 場 合 に ご 利 用 ください 個 人 番 号 利 用 目 的 の 通 知 書 やメールには ファイルを1つだけ 添 付 することができ ます 個 人 番 号 に 関 する 社 内 ルールなどを メールに 添 付 して 一 緒 に 送 信 できます 2MBを 超 えるファイルは 添 付 できません グレーで 表 示 された 文 は 当 サービスで 固 定 の 内 容 に なるため 編 集 できません メールの 文 面 を 編 集 し [ 登 録 ]ボタンをクリックします 2-19

はじめから 用 意 されているテンプレート メール 受 信 確 認 通 知 従 業 員 用 個 人 支 払 先 用 提 出 依 頼 通 知 従 業 員 用 個 人 支 払 先 用 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 確 認 担 当 者 の 場 合 は 提 出 依 頼 通 知 には 提 出 者 用 URL だけが 記 載 されています 利 用 者 ID とパスワードについては 電 子 証 明 書 発 行 を 行 った 際 のメール( 件 名 マイナンバー 管 理 用 URLのお 知 らせ )に 記 載 されている 内 容 でログインしてください 自 身 の 個 人 番 号 を 提 出 する 際 の 提 出 用 URL 2-20

催 促 通 知 従 業 員 用 個 人 支 払 先 用 提 出 完 了 通 知 従 業 員 用 個 人 支 払 先 用 差 戻 通 知 従 業 員 用 個 人 支 払 先 用 2-21

5 [ 提 出 を 依 頼 する 提 出 依 頼 通 知 ] メニュー メールの 受 信 確 認 や 通 知 テンプレートの 登 録 が 終 了 したら [ 提 出 依 頼 通 知 ] メニューから 提 出 依 頼 通 知 を 送 信 します 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 確 認 担 当 者 個 人 番 号 提 出 者 1 利 用 者 に 提 出 依 頼 通 知 を 送 信 します 一 括 で 送 信 個 別 で 送 信 3 利 用 者 に 提 出 依 頼 のお 知 らせが 届 きます リンクをクリックします 2クリックして 送 信 します 通 知 状 況 が 通 知 済 に 変 更 されます 4 当 サービスのログイン 画 面 が 表 示 されます ので ログインしてください < 注 意 > 上 記 の 流 れで 2から3の 間 のメールが 個 人 番 号 提 出 者 に 届 かない 場 合 は P. 1-14 を ご 参 照 ください 2-22

参 考 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 確 認 担 当 者 宛 の 提 出 依 頼 通 知 のメールには 提 出 用 URL が 通 知 されます 2-20 ページ 参 照 提 出 用 URL をクリックすると 以 下 の 画 面 が 表 示 されます < ログイン 後 の 利 用 者 の 作 業 > 当 サービスにログインしたら 個 人 番 号 などの 情 報 を 登 録 します 1 通 知 された 利 用 者 ID とパスワードを 入 力 し [ログイン]ボタンをクリックします 2 [ ワンタイムパスワード ] 画 面 へ 進 みます ワンタイムパスワードのお 知 らせメールが 送 信 されます ワンタイムパスワードとは 今 回 のログイン 用 に 用 意 されたパスワードです セキュリティを 考 慮 し 毎 回 ログイン 時 にワンタイムパスワードは 変 更 され メールで 通 知 されます 以 前 のワン タイムパスワードは 利 用 できませんので ご 注 意 ください 送 信 されたメールを 確 認 し ワンタイム パスワードを 入 力 して [ 次 へ]ボタンを クリックします 3 [ 個 人 番 号 提 出 ] 画 面 が 開 きますので 個 人 番 号 の 入 力 や 番 号 確 認 書 類 等 を 添 付 し [ 提 出 ]してください 続 きは 3-5ページをご 参 照 ください 提 出 者 には 提 出 者 用 の 利 用 ガイド や 詳 細 説 明 動 画 が 用 意 され 提 出 者 が 提 出 者 用 のログイン 画 面 などから 参 照 できます 管 理 者 が 事 前 に 確 認 したい 場 合 は 管 理 者 用 ログイン 画 面 または 製 品 ツールダウンロード (http://www.obcnet.jp/docdl/)からも 確 認 できます 2-23

3 部 業 務 処 理 - 個 人 番 号 の 登 録 序 はじめに 3-2 第 1 従 業 員 が 個 人 番 号 を 提 出 する 3-5 第 2 個 人 番 号 を 代 理 入 力 する 3-7 第 3 本 人 かを 確 認 する 3-9 第 3 部 は 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 および 個 人 番 号 確 認 担 当 者 が 行 う 作 業 です 3-1

序 はじめに 当 サービスを 運 用 するにあたって 運 用 の 流 れ( 個 人 番 号 の 収 集 から 本 人 確 認 ) や 共 通 の 操 作 方 法 を 説 明 します 運 用 の 流 れ パソコンやスマートフォンなどで 当 サービスから 個 人 番 号 を 提 出 してもらう 場 合 書 類 などで 個 人 番 号 を 提 出 してもらう 場 合 個 人 番 号 提 出 者 個 人 番 号 提 出 者 従 業 員 が 個 人 番 号 を 入 力 する 従 業 員 が 個 人 番 号 を 提 出 する [ 個 人 番 号 提 出 ] 画 面 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 確 認 担 当 者 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 確 認 担 当 者 従 業 員 の 提 出 状 況 を 確 認 する 個 人 番 号 を 代 理 で 入 力 する [ 個 人 番 号 提 出 状 況 確 認 ] メニュー [ 個 人 番 号 代 理 入 力 ] メニュー 本 人 かを 確 認 する [ 本 人 確 認 ] メニュー 3-2

[]-[] メニュー ここでは 共 通 の 操 作 方 法 当 サービスで 処 理 したい 従 業 員 を 検 索 する 際 の 操 作 方 法 を 説 明 します 検 索 キーワードに 処 理 したい 従 業 員 の 利 用 者 ID 従 業 員 番 号 氏 名 所 属 などを 入 力 し [ 検 索 ]ボタンをクリックします また 検 索 キーワードを 組 み 合 わせて 絞 り 込 みができます 複 数 の 検 索 キーワードを 使 って 絞 り 込 む 場 合 は キーワードの 間 にスペースを 入 れて 入 力 します 3-3

[]-[] メニュー ここでは < 所 属 から 検 索 する 例 > 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 が 営 業 部 第 1 課 A グループ B グループ 第 1 課 のすべてのグループの 従 業 員 を 検 索 したい 場 合 第 2 課 C グループ A グループ B グループ 営 業 部 第 1 課 の 個 人 番 号 確 認 担 当 者 が 第 1 課 の 中 から A グループ の 従 業 員 を 検 索 したい 場 合 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 が 第 1 課 のすべてのグループの 従 業 員 を 検 索 したい 場 合 検 索 キーワードに 第 1 課 と 入 力 して [ 検 索 ]ボタンをクリックします 営 業 部 第 1 課 の 個 人 番 号 確 認 担 当 者 が 第 1 課 の 中 から A グループ の 従 業 員 を 検 索 したい 場 合 検 索 キーワードに 第 1 課 A グループ と 入 力 して [ 検 索 ]ボタンをクリックします 3-4

1 従 業 員 が 個 人 番 号 を 提 出 する 従 業 員 から 個 人 番 号 を 収 集 します 従 業 員 の 提 出 状 況 を 確 認 できます [ 個 人 番 号 提 出 ] メニュー [ 個 人 番 号 提 出 状 況 確 認 ] メニュー 従 業 員 が 個 人 番 号 を 提 出 する 従 業 員 や 個 人 支 払 先 が 当 サービスにログインすると [ 個 人 番 号 提 出 ] メニューが 開 きますので 必 要 な 情 報 を 入 力 して 個 人 番 号 を 提 出 します 番 号 確 認 書 類 身 元 確 認 書 類 などの 画 像 ファイルを [ 画 像 添 付 ]ボタン から 選 択 して 添 付 します jpeg jpg png gif の 形 式 の 画 像 ファイルを 指 定 できます PDF は 添 付 できませんので ご 注 意 ください 入 力 が 完 了 したら [ 次 へ ] ボタンをクリック します 内 容 を 確 認 し [ 提 出 ] ボタンを クリックします [ログアウト]ボタンをクリックしたら 従 業 員 側 の 作 業 は 完 了 です 作 業 が 完 了 すると 個 人 番 号 を 提 出 した 従 業 員 に あらためて 提 出 が 完 了 した 旨 のメールが 届 きます 参 考 [ 提 出 ]ボタンをクリックして 提 出 した 後 は 従 業 員 は 登 録 した 情 報 を 修 正 することはできません 誤 りがあった 場 合 は 個 人 番 号 確 認 担 当 者 が [ 本 人 確 認 ] メニューから 差 戻 して 従 業 員 に 修 正 してもらいます 3-5

提 出 者 には 提 出 者 用 の 利 用 ガイドや 詳 細 説 明 動 画 が 用 意 されています 提 出 者 用 のログイン 画 面 などから 参 照 できます 管 理 者 が 事 前 に 確 認 第 したい 場 合 は 管 理 者 用 ログイン 画 面 または 製 品 ツールダウンロード (http://www.obcnet.jp/docdl/)からも 確 認 できます ここでは []-[] メニュー 従 業 員 の 個 人 番 号 の 提 出 状 況 を 確 認 する [ 個 人 番 号 提 出 状 況 確 認 ] メニューから 従 業 員 の 個 人 番 号 の 提 出 状 況 を 確 認 できます 個 人 番 号 がまだ 提 出 されていない 従 業 員 には メールで 提 出 を 促 すことができます 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 個 人 番 号 確 認 担 当 者 1 提 出 状 況 が 未 提 出 の 従 業 員 に メールで 提 出 を 促 します 個 人 番 号 提 出 者 < 注 意 > 2から3の 間 のメールが 個 人 番 号 提 出 者 に 届 かない 場 合 は P. 1-14 をご 参 照 ください 3 個 人 番 号 提 出 者 にメールが 届 きます 一 括 で 送 信 個 別 で 送 信 以 前 に 送 信 している 利 用 開 始 通 知 より 当 サービスにログインします 2 必 要 に 応 じて 文 を 修 正 し クリックして 送 信 します 4 個 人 番 号 を 提 出 します 5 提 出 状 況 が 提 出 済 に 変 更 されます [ 本 人 確 認 ] アイコンをクリックすると そのまま [ 本 人 確 認 ] メニューへ 進 めます 3-9ページ 参 照 3-6

2 [ 個 人 番 号 を 代 理 入 力 する 個 人 番 号 代 理 入 []-[] 力 ] メニュー ここでは 従 業 員 の 個 人 番 号 を 代 理 で 入 力 します スマートフォンやコンピュータがない 提 出 者 が 郵 送 や 対 面 などで 提 出 した 個 人 番 号 を 代 理 で 入 力 します 注 意 あらかじめ 対 面 等 で 本 人 確 認 を 済 ませておいてください 対 面 や 郵 送 など 個 人 番 号 が 書 類 で 提 出 されてきた 場 合 などに [ 個 人 番 号 代 理 入 力 ] メニューから 代 理 で 個 人 番 号 を 登 録 します 本 人 確 認 情 報 には 対 面 などで 従 業 員 の 本 人 確 認 を 担 当 した 確 認 者 と 確 認 日 付 を 入 力 します [ 検 索 ]ボタンをクリックすると 代 理 入 力 できる 従 業 員 が 一 覧 で 表 示 されます 代 理 入 力 する 従 業 員 の ボタンをクリックして 必 要 な 情 報 を 入 力 します 3-7

[]-[] メニュー ここでは 個 人 番 号 を 入 力 し 番 号 確 認 書 類 身 元 確 認 書 類 などの 画 像 ファイルを 添 付 して [ 登 録 ]ボタンをクリックします チェックを 付 けると 画 像 の 添 付 を 省 略 できます 番 号 確 認 書 類 身 元 確 認 書 類 などの 画 像 ファイルを [ 画 像 添 付 ]ボタン から 選 択 して 添 付 します jpeg jpg png gif の 形 式 の 画 像 ファイルを 指 定 できます 参 考 添 付 した 画 像 ファイルの 向 きを 調 整 したい 場 合 は ボタンをクリックすると 左 へ 90 度 回 転 します 3-8

3 本 人 かを 確 認 する [ 本 人 確 認 ] メニュー 個 人 番 号 確 認 担 当 者 (または 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 )が 提 出 された 利 用 者 の 個 人 番 号 に 対 して 本 人 かを 確 認 します [ 本 人 確 認 ] メニューで 番 号 確 認 書 類 をもとに 番 号 が 正 しいかを 確 認 します また 身 元 確 認 書 類 をもとに 番 号 の 持 ち 主 が 正 しいかを 確 認 します 個 人 番 号 が 一 致 しているかを 確 認 します 氏 名 が 一 致 しているかを 確 認 します 配 偶 者 および 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 が 入 力 されているかを 確 認 します 確 認 書 類 が 提 出 されている 場 合 ( 画 像 が 表 示 されている 場 合 )は 確 認 書 類 と 一 致 しているかを 確 認 します 確 認 して 問 題 がなければ チェックを 付 けて 登 録 します 登 録 内 容 に 不 備 があった 場 合 は [ 差 戻 ]ボタンから 差 戻 します 同 時 に 従 業 員 に 差 戻 メールを 送 信 します 3-9

[]-[] メニュー ここでは <2 名 の 個 人 番 号 確 認 担 当 者 で 本 人 確 認 する 場 合 > 本 社 人 事 部 人 事 部 は 各 店 舗 の 店 長 が 本 人 確 認 した 後 に 各 店 舗 の 従 業 員 に 対 して 本 人 確 認 する 横 浜 店 埼 玉 店 横 浜 店 の 店 長 は 横 浜 店 の 従 業 員 に 対 して 本 人 確 認 する 前 準 備 [ 会 社 情 報 登 録 ] メニューで 本 人 確 認 設 定 を 2 回 に 設 定 します 作 業 の 流 れ 1. 横 浜 店 の 従 業 員 が 個 人 番 号 を 提 出 する 2. 横 浜 店 の 店 長 が 本 人 確 認 する(1 回 目 ) 確 認 状 況 は 確 認 済 になります 3-10

[]-[] メニュー ここでは 3. 人 事 部 が 本 人 確 認 する(2 回 目 ) すでに 横 浜 店 の 店 長 が1 回 目 の 本 人 確 認 を 済 ませている 従 業 員 だけを 表 示 させたい 場 合 は チェックを 付 けます 確 認 者 1 に 1 回 目 に 本 人 確 認 した 横 浜 店 の 店 長 の 氏 名 が 表 示 されます 確 認 状 況 は 確 認 済 になります 本 人 確 認 が 完 了 すると 個 人 番 号 と 添 付 ファイルが 非 表 示 になります 確 認 者 2 に 2 回 目 に 本 人 確 認 した 人 事 部 の 確 認 担 当 者 の 氏 名 が 表 示 されます 3-11

4 部 業 務 処 理 - 個 人 番 号 の 管 理 第 1 個 人 番 号 を 一 括 で 受 け 入 れる 4-2 第 2 個 人 番 号 を 参 照 する 4-5 第 3 個 人 番 号 を 出 力 する 4-6 第 4 不 要 になった 個 人 番 号 を 削 除 する 4-8 第 5 個 人 番 号 に 関 するログを 参 照 出 力 する 4-10 第 4 部 は 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 が 行 う 作 業 です 4-1

1 個 人 番 号 を 一 括 で 受 け 入 れる [ 個 人 番 号 受 入 ] メニュー 規 定 の 形 式 (カンマ 区 切 り)で 作 成 した 個 人 番 号 のファイルを 受 け 入 れます 注 意 あらかじめ 対 面 等 で 本 人 確 認 を 済 ませておいてください 受 け 入 れられるファイルの 形 式 受 け 入 れられるファイルは カンマ 区 切 り ( 拡 張 子 が.txt または.csv ) のファイルです 受 入 方 法 [ 個 人 番 号 受 入 ] メニューで 受 入 形 式 一 覧.xlsx を 参 考 に 個 人 番 号 受 入 ファイルを 作 成 し 当 サービスに 受 け 入 れます 1 受 入 形 式 一 覧.xlsx を 参 考 に 受 け 入 れ られる 項 目 や 文 字 数 などを 確 認 します 2 受 け 入 れたい 個 人 番 号 のテンプレートファイルをダウンロード します 4-2

[]-[] メニュー ここでは 3ダウンロードしたテンプレートファイルを Excel などで 開 き 受 入 形 式 一 覧.xlsx を 参 考 に 受 け 入 れる 個 人 番 号 を 入 力 します 1 行 目 は 修 正 しません 2 行 目 以 降 に 個 人 番 号 などの 情 報 を 入 力 します 受 け 入 れる 必 要 がない 項 目 は 何 も 入 力 せず 空 欄 のままにします 4ファイルを CSV 形 式 で 保 存 します エクセルの 場 合 は 保 存 時 にファイルの 種 類 で CSV(カンマ 区 切 り)(*.csv) を 選 択 します エクセルで 作 成 して CSV 形 式 で 保 存 すると 以 下 のメッセージが 表 示 されます [はい]ボタンをクリックして 個 人 番 号 受 入 ファイルを 保 存 します 4-3

[]-[] メニュー ここでは 5[ 参 照...]ボタンをクリックし 作 成 したファイルを 指 定 します 6[ 受 入 開 始 ]ボタンをクリック します 以 上 で 個 人 番 号 の 受 け 入 れが 完 了 です 確 認 書 類 も 同 様 に 受 け 入 れできます 参 考 あらかじめ 以 下 のように 命 名 規 則 にしたがって 確 認 書 類 のファイル 名 を 設 定 しておきます 100000_ 本 人 _0.jpg 1 2 3 4 5 6 1 従 業 員 番 号 です 利 用 者 ID ではありません のでご 注 意 ください 2 4 _ 半 角 のアンダーバーです 3 本 人 配 偶 扶 01 扶 02 扶 養 者 については 番 号 を 間 違 えないよう にご 注 意 ください 5 個 人 番 号 確 認 書 類 が 0 身 元 確 認 書 類 が 1 以 降 です 6 jpeg jpg png gif のいずれかです 4-4

2 個 人 番 号 を 参 照 する [ 個 人 番 号 参 照 ] メニュー 各 種 手 続 きに 個 人 番 号 を 記 載 する 場 合 などに 登 録 されている 個 人 番 号 を 参 照 します [ 個 人 番 号 参 照 ] メニューから 個 人 番 号 を 参 照 します [ 本 人 確 認 ] メニューで 確 認 が 済 んでいない 提 出 者 (または [ 個 人 番 号 代 理 入 力 ] が 完 了 していない 提 出 者 )の 個 人 番 号 は 参 照 できません セキュリティを 重 視 し はじめは * マークで 隠 してあります チェックを 付 けた 対 象 者 の 個 人 番 号 だけが 表 示 されます 添 付 ファイルがある 場 合 は クリックして 確 認 できます 4-5

3 個 人 番 号 を 出 力 する [ 個 人 番 号 出 力 ] メニュー 個 人 番 号 情 報 ファイルを CSV 形 式 でダウンロードして 出 力 します 例 えば 奉 行 21 シリーズ や 別 システムなどへ 個 人 番 号 をファイル 連 動 する 場 合 などに 利 用 します [ 個 人 番 号 出 力 ] メニューから 個 人 番 号 情 報 ファイルをダウンロードして 利 用 します 個 人 番 号 情 報 ファイルには 従 業 員 や 個 人 支 払 先 の 氏 名 個 人 番 号 確 認 書 類 ( 画 像 ファイル)など が 含 まれます [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューの 本 人 確 認 設 定 で 確 認 対 象 に 指 定 している 利 用 者 の 個 人 番 号 情 報 ファイルが ダウンロードできます [ 本 人 確 認 ] メニューで 確 認 が 完 了 していない(または [ 個 人 番 号 代 理 入 力 ] が 完 了 していない) 個 人 番 号 は ダウンロードできません 番 号 確 認 書 類 や 身 元 確 認 書 類 などの 添 付 ファイルを 含 めてダウンロード するかを 選 択 します 一 括 取 得 した 個 人 番 号 情 報 ファイルを 開 くための パスワードを 入 力 します 個 人 番 号 情 報 ファイルの 作 成 が 完 了 すると 完 了 メールが 送 信 されます 4-6

[]-[] メニュー ここでは 画 面 に ボタンが 表 示 されますので クリックしてダウンロードします ダウンロードした 個 人 番 号 情 報 ファイルは download_( 日 付 )_( 時 間 ).zip という ファイル 名 で 保 存 されます をクリックし [ 名 前 を 付 けて 保 存 ]を 選 択 して 任 意 の 場 所 に 保 存 することもできます 上 記 で 保 存 した Zip ファイルを 展 開 します 個 人 番 号 情 報 ファイルや 添 付 ファイルを 開 くとき は ステップ2で 設 定 したパスワードを 入 力 します 添 付 ファイルをダウンロードした 場 合 は Images フォルダから 確 認 できます 出 力 される 画 像 ファイルの 命 名 規 則 は 受 け 入 れの 際 と 同 様 ですので 4-4ページ の 参 考 をご 確 認 ください 参 考 ステップ3でダウンロードできる 期 限 が 表 示 されますので それまでに ダウンロードしてください すでにダウンロードできる 期 限 が 過 ぎてしまった 場 合 は その 旨 の メッセージが 画 面 に 表 示 され 自 動 的 にステップ1に 戻 ります 再 度 個 人 番 号 情 報 ファイルを 作 成 してダウンロードしてください 4-7

4 不 要 になった 個 人 番 号 を 削 除 する [ 個 人 番 号 削 除 ] メニュー 不 要 になった 個 人 番 号 を 削 除 します 本 人 が 退 職 したり 扶 養 家 族 が 扶 養 から 外 れて 個 人 番 号 の 管 理 が 不 要 になった 場 合 や 確 認 書 類 を 本 人 確 認 のためだけに 収 集 し 当 サービスでは 保 管 しない 場 合 などに 使 用 します 退 職 社 員 や 扶 養 から 外 れた 家 族 の 個 人 番 号 を [ 個 人 番 号 削 除 ] メニューの [ 個 人 番 号 削 除 ] ページ で 削 除 します 注 意! 一 度 削 除 した 個 人 番 号 は もとに 戻 せません 退 職 社 員 の 個 人 番 号 であっても 提 出 書 類 の 再 提 出 などで 利 用 する 場 合 がある ため 一 定 期 間 保 管 した 後 に 削 除 することをおすすめします 複 数 の 従 業 員 を 一 度 に 選 択 できません 複 数 の 従 業 員 の 個 人 番 号 を 削 除 したい 場 合 は 1 名 ずつ 選 択 して 削 除 してください 一 括 でチェックを 付 けたい 場 合 は 一 番 上 のチェックを 付 けます 注 意! あくまで 個 人 番 号 と 確 認 書 類 の 削 除 です [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューからは 本 人 や 扶 養 家 族 は 削 除 されません 利 用 者 情 報 からも 削 除 したい 場 合 は [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューで 別 途 削 除 してください 奉 行 製 品 と 連 携 して 運 用 している 場 合 で 奉 行 製 品 側 で 個 人 番 号 を 保 管 して いない 場 合 は 奉 行 製 品 側 でも 個 人 番 号 が 利 用 できなくなりますので ご 注 意 ください 5-3ページ 参 照 4-8

ここでは 確 認 書 類 を 一 括 で 削 除 する 本 人 確 認 のためだけに 収 集 した 確 認 書 類 ( 番 号 確 認 書 類 身 元 確 認 書 類 )の 画 像 について 本 人 確 認 後 は 当 サービスで 保 管 しておきたくない 場 合 に [ 確 認 書 類 一 括 削 除 ] ページで 一 括 で 削 除 できます 4-9

5 個 人 番 号 に 関 する ログを 参 照 出 力 する [ ログ 参 照 ] メニュー [ ログ 出 力 ] メニュー 認 証 ログ 操 作 ログ 個 人 番 号 操 作 ログ メール 送 信 ログの 4 つのログを 参 照 できます また ファイルに 出 力 することもできます [ ログ 参 照 ] メニューから 認 証 ログ 操 作 ログ 個 人 番 号 操 作 ログ メール 送 信 ログを 参 照 できます 確 認 したいログを 選 択 します 単 独 のキーワードを 入 力 します 認 証 ログ 操 作 ログ 個 人 番 号 操 作 ログ メール 送 信 ログ いつ 誰 が 当 サービスにログインしたのかを 確 認 できます いつ 誰 が 当 サービスのどのメニューの 操 作 を 行 ったのかを 確 認 できます いつ 誰 が 誰 の 個 人 番 号 データに 対 して どのような 操 作 を 行 ったのかを 確 認 できます いつ 誰 が どの 利 用 者 に 対 して 何 のメールを 送 信 したのかを 確 認 できます 4-10

[ ログ 出 力 ] メニューでは ログファイルを Excel 等 に 出 力 して 確 認 できます [ ログ 参 照 ] メニューで 確 認 できる 認 証 ログ 操 作 ログ 個 人 番 号 操 作 ログ メール 送 信 ログが ダウンロードできます 出 力 したいログの 種 類 を 選 択 します 日 時 の 範 囲 を 指 定 します ログファイルを 開 くための パスワードを 入 力 します 画 面 に ボタンが 表 示 されますので クリックしてダウンロードします ログファイルの 作 成 が 完 了 すると 完 了 メールが 送 信 されます 4-11

5 部 奉 行 製 品 との 連 携 第 1 奉 行 製 品 と 連 携 する 5-2 第 2 奉 行 製 品 で 変 動 した 社 員 情 報 を 反 映 する 5-8 第 3 奉 行 製 品 とCSV 形 式 の ファイルを 使 用 して 連 動 する 5-9 第 5 部 は 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 が 行 う 作 業 です 5-1

1 奉 行 製 品 と 連 携 する [ システム 運 用 設 定 ] メニュー 奉 行 製 品 と 連 携 するための 手 順 を 記 載 します 奉 行 製 品 を 操 作 しているコンピュータに 当 サービスの 電 子 証 明 書 をインポートしておく 必 要 が あります 当 サービスと 奉 行 製 品 を 同 じコンピュータで 使 用 している 場 合 は 電 子 証 明 書 はすでにインポートされて います < 当 サービス 側 の 操 作 > 1 [ システム 運 用 設 定 ] メニューの [ システム 連 携 ] ページで 奉 行 連 携 の 利 用 を する に 設 定 します 続 いて [ コピー ] ボタンをクリックして 接 続 情 報 をコピーします この 段 階 では 設 定 が 反 映 しておらず 奉 行 製 品 と 連 携 できません 必 ず [ 登 録 ] ボタンをクリックし 設 定 を 反 映 させてください [ 登 録 ] ボタンをクリックします 右 図 のメッセージが 表 示 された 場 合 は [ アクセスを 許 可 する ] をクリックします 5-2

[]-[] メニュー ここでは < 奉 行 製 品 側 の 操 作 > 2 [ 導 入 処 理 ]-[ 運 用 設 定 ]-[ マイナンバー 収 集 保 管 サービス 運 用 設 定 ] メニューで [ 貼 り 付 け ] ボタンをクリックして 1でコピーした 接 続 情 報 を 貼 り 付 けます 当 サービスを 利 用 する 際 の 利 用 IDとパスワードを 入 力 します 個 人 番 号 データを 当 サービスだけで 保 管 するか 奉 行 製 品 側 でも 保 管 するかを 選 択 できます セキュリティ 上 の 関 係 から マイナンバー 収 集 保 管 サービス を 選 択 されることをおすすめします 5-3

[]-[] メニュー ここでは < 奉 行 製 品 側 の 操 作 > 3 [ 社 員 情 報 (または 受 給 者 情 報 )]-[ 個 人 番 号 処 理 ]-[ 個 人 番 号 収 集 対 象 者 設 定 ] メニューで 奉 行 製 品 に 登 録 されている 社 員 (または 受 給 者 )のうち 当 サービスの [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニュー の 利 用 者 (または 個 人 番 号 提 出 者 )として 登 録 したい 社 員 (または 受 給 者 )を 設 定 します 利 用 者 情 報 の 追 加 を 選 択 します 入 力 項 目 や 当 メニューの 操 作 方 法 の 詳 細 な 説 明 は [ 操 作 説 明 ]ボタンをクリックして ご 確 認 ください 各 社 員 に 対 して 当 サービスで 個 人 番 号 を 管 理 する 扶 養 家 族 も 設 定 できます 5-4

[]-[] メニュー ここでは < 当 サービス 側 の 操 作 > 4 [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューで 利 用 者 に 追 加 されたかを 確 認 します すでに 奉 行 製 品 側 で 個 人 番 号 を 入 力 していた 場 合 参 考 奉 行 製 品 の [ 社 員 情 報 ]-[ 個 人 番 号 処 理 ]-[ マイナンバー 収 集 保 管 サービス 連 携 ]-[ 個 人 番 号 アップロード ] メニューで 奉 行 製 品 で 入 力 されている 個 人 番 号 を 当 サービス 側 にアップロードできます 詳 細 は 奉 行 製 品 側 の 操 作 説 明 (ヘルプ)をご 確 認 ください < 注 意 > 奉 行 製 品 側 から 当 サービス 側 に 個 人 番 号 データが 移 行 され 奉 行 製 品 側 ( 貴 社 のコンピュータ 上 )からなくなります 当 サービス 側 でも 個 人 番 号 を 入 力 していた 場 合 は 奉 行 製 品 側 の 内 容 で 上 書 きされます 5-5

[]-[] メニュー ここでは < 当 サービス 側 の 操 作 > 5 当 サービスで 個 人 番 号 を 収 集 保 管 します [ 本 人 確 認 ] メニュー(または [ 個 人 番 号 代 理 入 力 ] メニュー)まで 完 了 させます 第 2 部 ~ 第 3 部 参 照 < 奉 行 製 品 側 の 操 作 > 6 当 サービスで 個 人 番 号 の 収 集 および 本 人 確 認 が 完 了 すると 奉 行 製 品 側 でも 個 人 番 号 データを 利 用 できます < 例 > 人 事 奉 行 の 場 合 [ 社 員 情 報 ]-[ 個 人 番 号 処 理 ]-[ 個 人 番 号 一 覧 照 会 ] メニューで 社 員 の 個 人 番 号 を 参 照 できます 5-6

[]-[] メニュー ここでは 個 人 番 号 を 奉 行 製 品 側 で 管 理 する 場 合 参 考 < 前 提 > 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 の 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイド ライン( 事 業 者 編 ) では コンピュータやネットワークを 含 めたセキュリティ 対 策 が 必 要 とされています 漏 えいリスクへの 最 高 のセキュリティ 対 策 は 個 人 番 号 を 自 社 内 に 持 たない ことです 奉 行 製 品 側 で 個 人 番 号 を 保 管 する 場 合 は 以 下 のようなセキュリティ 対 策 を 講 じる 必 要 があります 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) の ( 別 添 ) 特 定 個 人 情 報 に 関 する 安 全 管 理 措 置 ( 事 業 者 編 ) ( 2 - F - c 外 部 からの 不 正 アクセス 等 の 防 止 )より 抜 粋 〇 情 報 システムと 外 部 ネットワークとの 接 続 箇 所 に ファイアウォール 等 を 設 置 し 不 正 アクセスを 遮 断 する 〇 情 報 システムおよび 機 器 にセキュリティ 対 策 ソフトウェア 等 (ウィルス 対 策 ソフトウェア 等 )を 導 入 する 〇 導 入 したセキュリティ 対 策 ソフトウェア 等 により 入 出 力 データにおける 不 正 ソフトウェアの 有 無 を 確 認 する 〇 機 器 やソフトウェア 等 に 標 準 装 備 されている 自 動 更 新 機 能 等 の 活 用 により ソフトウェア 等 を 最 新 の 状 態 とする 〇 ログ 等 の 分 析 を 定 期 的 に 行 い 不 正 アクセス 等 を 検 知 する 奉 行 製 品 の [ 社 員 情 報 ]-[ 個 人 番 号 処 理 ]-[ マイナンバー 収 集 保 管 サービス 連 携 ]-[ 個 人 番 号 ダウンロード ] メニューで 当 サービスで 収 集 保 管 した 個 人 番 号 データを 取 得 して 奉 行 製 品 側 でも 保 管 できます 5-7

2 奉 行 製 品 で 変 動 した 社 員 情 報 を 反 映 する 奉 行 製 品 で 社 員 や 扶 養 家 族 に 変 動 があった 際 に その 内 容 を マイナンバー 収 集 保 管 サービスに 反 映 させる 方 法 です < 奉 行 製 品 側 の 操 作 > 1 社 員 や 扶 養 家 族 に 変 更 が 入 った 場 合 などは 奉 行 製 品 側 で 内 容 を 変 更 後 に [ 社 員 情 報 ]- [ 個 人 番 号 処 理 ]-[ 個 人 番 号 収 集 対 象 者 設 定 ] メニューで 設 定 します 当 サービスに 反 映 させる 内 容 目 的 を 選 択 します 入 力 項 目 や 当 メニューの 操 作 方 法 の 詳 細 な 説 明 は [ 操 作 説 明 ]ボタンを クリックしてご 確 認 ください < 当 サービス 側 の 操 作 > 2 必 要 に 応 じて 追 加 で 個 人 番 号 の 収 集 を 行 います また 本 人 確 認 (または 個 人 番 号 代 理 入 力 )を 行 います 第 2 部 ~ 第 3 部 参 照 < 奉 行 製 品 側 の 操 作 > 3 追 加 で 収 集 した 個 人 番 号 についても 奉 行 製 品 で 利 用 できます 5-8

3 奉 行 製 品 とCSV 形 式 の ファイルを 使 用 して 連 動 する 当 サービスと 直 接 連 携 せずに CSV 形 式 で 個 人 番 号 データを 連 動 する 場 合 の 手 順 です 奉 行 21 シリーズと 連 動 する 場 合 などに 使 用 します < 利 用 者 情 報 のやり 取 り> 1 奉 行 製 品 の [ 随 時 処 理 ]-[ 汎 用 データ 作 成 ] メニューで 社 員 情 報 や 受 給 者 情 報 を 出 力 します 2 当 サービスの [ 利 用 者 情 報 登 録 ] メニューの [ 利 用 者 情 報 受 入 ] ページで 受 け 入 れます あらかじめ [ 利 用 者 情 報 受 入 ] ページの 画 面 にある 受 入 形 式 一 覧.xlsx を 参 考 に 1で 出 力 した ファイルを 当 サービスで 受 け 入 れ 可 能 な 形 式 に 整 えておいてください < 個 人 番 号 データのやり 取 り> 当 サービスから 奉 行 製 品 へ 1 当 サービスの [ 個 人 番 号 出 力 ] メニューで 個 人 番 号 データを 出 力 します 2 奉 行 製 品 の [ 個 人 番 号 データ 受 入 ] メニューで 受 け 入 れます あらかじめ 1で 出 力 したファイルを 奉 行 製 品 側 で 受 け 入 れ 可 能 な 形 式 に 整 えておいてください 奉 行 製 品 から 当 サービスへ 1 奉 行 製 品 の [ 個 人 番 号 データ 作 成 ] メニューで 個 人 番 号 データを 出 力 します 2 当 サービスの [ 個 人 番 号 受 入 ] メニューで 受 け 入 れます あらかじめ [ 個 人 番 号 受 入 ] メニューの 画 面 上 にある 受 入 形 式 一 覧.xlsx を 参 考 に 1で 出 力 した ファイルを 当 サービスで 受 け 入 れ 可 能 な 形 式 に 整 えておいてください 5-9

禁 無 断 転 載 平 成 27 年 11 月 19 日 第 2 版 著 者 発 行 所 株 式 会 社 オービックビジネスコンサルタント システム 開 発 グループ 株 式 会 社 オービックビジネスコンサルタント 出 版 部 163-6032 東 京 都 新 宿 区 西 新 宿 6 丁 目 8 番 1 号 住 友 不 動 産 新 宿 オークタワー TEL 03-3342-1880 http://www.obc.co.jp 落 丁 乱 丁 がございましたら お 取 りかえ 致 します