マイナンバー 制 度 に 対 応 個 人 番 号 カードの 交 付 予 約 カード 管 理 システム 交 付 業 務 を 軽 減! 交 付 案 内 文 書 の 出 力 送 付 用 の 宛 名 印 刷 交 付 来 庁 時 のシステムによる 事 前 予 約 各 種 進 捗 情 報 管 理 等 2015 年 6 月
1.はじめに マイナンバー 制 度 の 導 入 に 伴 い 2016 年 1 月 より 地 方 自 治 体 の 窓 口 にて 個 人 番 号 カードの 交 付 が 開 始 されます 本 サービスでは これら 個 人 番 号 カードの 交 付 業 務 を 効 率 化 するため インターネット からの 事 前 予 約 を 受 け 付 け かつカード 交 付 管 理 を 行 うシステムを 提 供 いたします 具 体 的 には 交 付 に 伴 う 案 内 文 の 送 付 用 宛 名 の 印 刷 交 付 案 内 文 書 の 出 力 予 約 用 のID パス ワード 発 行 住 民 からの 交 付 場 所 日 時 予 約 交 付 進 捗 管 理 既 存 住 基 カード 回 収 管 理 および 各 種 管 理 帳 票 出 力 を 行 います 各 種 帳 票 類 出 力 インターネット 予 約 交 付 窓 口 支 援 ( 人 材 派 遣 委 託 ) 交 付 進 捗 管 理 セキュリティ ポリシー 準 拠 コールセンタ 業 務 交 付 予 約 システム 提 供 サービス 機 能 業 務 別 連 携 提 供 サービス 1
2. 個 人 番 号 カード 交 付 に 係 る 自 治 体 業 務 の 流 れと 概 要 個 人 番 号 カードの 交 付 業 務 は 各 自 治 体 での 対 応 になります 機 構 (J-LIS)か 個 人 番 号 カードと 交 付 通 知 書 が 一 括 して 送 付 されるため それらの 確 認 と 交 付 窓 口 への 送 付 配 布 管 理 が 必 要 になります 住 民 に 対 しては 問 合 せ 対 応 のためのヘルプデスク 設 置 が 必 要 となり 円 滑 な 窓 口 でのカード 交 付 のため 事 前 予 約 制 システム 化 をとる 自 治 体 が 多 いと 考 えられます 交 付 のための 本 人 確 認 暗 証 番 号 設 定 等 職 員 でしか 出 来 ない 業 務 以 外 を 外 部 委 託 する 形 態 も 多 いと 想 定 します 住 民 3 写 真 撮 影 申 請 書 類 作 成 2 通 知 カード 交 付 申 請 書 類 の 郵 送 4カード 交 付 申 請 書 類 の 返 信 自 治 体 機 構 1 通 知 カード 等 作 成 5 個 人 番 号 カード の 作 成 7 通 知 書 8 来 庁 自 治 体 での 交 付 業 務 ( 想 定 ) 1. 問 合 せ 対 応 電 話 での 問 い 合 わせ 窓 口 での 問 い 合 わせ 2. 交 付 事 前 準 備 窓 口 設 置 人 員 配 置 カード 準 備 3.カード 交 付 対 応 書 類 確 認 本 人 確 認 カード 受 け 渡 し 暗 証 番 号 設 定 利 用 案 内 等 説 明 4. 返 戻 対 応 業 務 簡 易 書 留 郵 便 の 返 信 対 応 ( 約 1 割 ) 6 一 括 送 付 地 方 公 共 団 体 情 報 シス テム 機 構 (J-LIS) 2
3 交 付 時 来 庁 方 式 の 場 合 3. 個 人 番 号 カード 交 付 業 務 の 全 体 イメージ カード 受 領 来 庁 交 付 通 知 書 受 領 電 証 明 書 の 発 * 電 証 明 書 の 利 に 係 る 暗 証 番 号 の 設 定 につい ては 市 区 町 村 の 窓 口 に て う 申 請 書 発 送 申 請 書 記 載 通 知 カード 交 付 申 請 書 受 領 住 カード 交 付 暗 証 番 号 設 定 交 付 時 本 人 確 認 交 付 通 知 書 送 付 交 付 前 設 定 ( 検 品 等 ) カード 交 付 申 請 書 受 領 鍵 ペアの 生 成 * 市 町 村 から 委 託 を 受 け たJ-LISが 鍵 ペアを 生 成 す ることとなる 通 知 カード 交 付 申 請 書 票 市 区 町 村 (ここから 自 治 体 でのカード 交 付 業 務 ) カード 発 行 帳 票 出 力 鍵 ペア 生 成 通 知 カード 回 収 * 住 基 カードを 所 持 して いる 場 合 廃 止 回 収 し 破 棄 する 電 子 証 明 書 発 行 通 知 カード 交 付 申 請 書 票 J-LIS 梱 包 発 送 等 交 付 通 知 書 出 力 カード 発 行 申 請 情 報 出 力 レイアウト 編 集 交 付 申 請 内 容 登 録 通 知 カード 交 付 申 請 書 発 送 通 知 カード 交 付 申 請 書 印 刷 通 知 カード 交 付 申 請 書 票 事 業 者
4. 個 人 番 号 カード 交 付 予 約 カード 管 理 システムの 全 体 イメージ(ASP 方 式 ) 個 人 番 号 カード 交 付 業 務 フロー( 交 付 時 来 庁 方 式 の 場 合 ) 住 民 パソコン スマートフォン 携 帯 電 話 1 交 付 通 知 書 等 送 付 ( 郵 送 ) 予 約 案 内 書 等 2カード 交 付 予 約 3 日 時 場 所 指 定 Internet 4 来 庁 5カード 交 付 交 交 付 付 窓 窓 口 口 自 治 体 交 付 案 内 文 発 行 宛 名 印 刷 等 交 付 予 約 管 理 システム 本 人 確 認 暗 証 番 号 設 定 住 基 カード 返 却 ( 対 象 者 ) 個 人 番 号 カード 申 請 分 一 括 受 取 ( 個 人 情 報 ありの 場 合 のみ) カード 交 付 進 捗 管 理 住 基 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 (J-LIS) * 基 本 4 情 報 入 力 可 能 V P N データ センタ (DC) * 交 付 予 約 カード 管 理 システムは クラウド ASP 型 サービスになります 4
5.カード 交 付 予 約 管 理 / 進 捗 管 理 システムの 構 成 (ASP 及 び 導 庁 方 式 ) * 交 付 予 約 管 理 システムは クラウド ASP 型 サービスになります *カード 進 捗 管 理 システムは 庁 内 導 入 形 式 とします 今 回 開 発 対 象 住 民 DC(ASP) パソコン スマートフォン 携 帯 電 話 予 約 Internet カード 交 付 予 約 管 理 システム 予 約 DB 自 治 体 ( 庁 内 導 入 ) 住 基 システム 情 報 入 力 CSV, 媒 体 経 由 基 本 4 情 報 ( 異 動 情 報 含 む) 庁 内 LAN 宛 名 / 帳 票 印 刷 ( 外 字 含 む) プリンタ 情 報 連 携 媒 体 経 由 (USB 等 ) カード 交 付 進 捗 管 理 システム 進 捗 DB VPN 情 報 入 力 OCR/CSV 納 品 カード 情 報 付 随 情 報 一 括 受 取 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 (J-LIS) 5
6. 提 供 するシステムの 機 能 ( 交 付 予 約 管 理 システム) 1 利 用 者 管 理 機 能 *ID パスワードを 活 用 した 運 用 方 法 利 用 者 ID パスワードは 事 前 にシステム 登 録 を 行 う 利 用 者 登 録 項 目 はシステムで 任 意 のフィールドを 設 定 することができ 必 須 任 意 等 の 設 定 も 可 能 また 発 行 したパスワードを 忘 れた 場 合 のパスワード 再 設 定 メール 通 知 機 能 を 有 する ログインをすることで 利 用 者 の 個 人 情 報 閲 覧 予 約 内 容 参 照 変 更 取 消 等 を 行 うことができるようになる *ID パスワードを 利 用 しない 運 用 方 法 利 用 者 ID パスワードを 利 用 しない 運 用 にも 対 応 個 人 情 報 の 入 力 を 求 められずに 予 約 のみを 申 し 込 むことができる その 際 はシステム 接 続 用 のアクセスキーが 発 行 され 個 人 情 報 を 持 たずに 予 約 内 容 参 照 変 更 取 消 を 行 うことができる またメールアドレスの 登 録 を 求 めることもでき アクセスキーのメール 通 知 も 可 能 とする アクセスキー 入 力 後 6
6. 提 供 するシステムの 機 能 ( 交 付 予 約 管 理 システム) 2 インターネット 予 約 機 能 住 民 側 交 付 を 予 約 する 住 民 は パソコン スマートフォン タブレット 端 末 携 帯 電 話 から インターネット 経 由 で 予 約 を 行 う 利 用 者 画 面 は ITに 不 慣 れな 住 民 も 考 慮 し 簡 単 で 見 易 い 画 面 構 成 とする またアクセシビリティにも 対 応 する 予 約 者 は IDを 入 力 し 特 定 のパスワードを 登 録 する その 後 空 き 状 況 を 確 認 しながら 希 望 する 交 付 窓 口 日 時 を 選 択 し 予 約 を 行 うと 予 約 番 号 が 払 い 出 される 又 予 約 後 の 日 時 場 所 の 変 更 も 可 能 とする *ID/パスワードなしでの 運 用 も 可 能 とする * 空 き 状 況 照 会 は ID/パスワードなしで 誰 でも 見 られることとする 3 システム 管 理 機 能 職 員 側 予 約 管 理 のため 交 付 窓 口 登 録 を 行 う 名 称 の 他 開 設 時 間 時 間 枠 内 許 容 申 込 数 を 入 力 する 予 約 全 体 管 理 として 予 約 受 付 開 始 日 時 終 了 日 時 予 約 受 付 時 間 終 了 時 間 予 約 時 間 単 位 の 登 録 を 行 う 交 付 窓 口 毎 に 予 約 受 付 時 間 終 了 時 間 予 約 時 間 単 位 の 許 容 申 込 数 休 館 日 除 外 時 間 を 登 録 する これらは 一 括 登 録 個 別 登 録 に 対 応 できるものとする 4 職 員 管 理 機 能 職 員 側 職 員 側 機 能 は ログイン 用 ID パスワードを 個 人 毎 に 払 いだし 職 員 のアクセス 制 限 を 行 う インシデント 対 応 のため アクセス 履 歴 を 残 す 職 員 操 作 権 限 は 段 階 的 に 設 定 することができることとする 5 インターネット 予 約 管 理 機 能 職 員 側 予 約 受 付 は 職 員 側 機 能 として 住 民 IDを 聞 き 取 ることで 代 理 予 約 取 消 変 更 ができる 予 約 確 認 は 住 民 ID もしくは 予 約 番 号 で 確 認 し 来 場 フラグ 住 基 カード 回 収 対 応 内 容 を 登 録 する 受 付 時 間 終 了 後 未 来 場 者 には 不 来 場 フラグを 付 与 する 予 約 情 報 は 受 付 日 時 利 用 日 時 住 民 ID 予 約 番 号 等 各 種 キーにて 検 索 できるものとする 6 住 民 情 報 管 理 機 能 住 民 ID 基 本 4 情 報 ( 住 所 氏 名 生 年 月 日 性 別 ) 電 話 番 号 メールアドレス 等 の 情 報 を 管 理 する 本 情 報 はアクセス 権 限 を 設 定 して 厳 密 なセキュリティ 管 理 を 行 う なお 利 用 者 登 録 項 目 はシステム 管 理 者 により 任 意 の 項 目 を 設 定 できるため 住 民 情 報 を 一 切 利 用 しない 場 合 でも 予 約 管 理 システムとして 問 題 なく 動 作 するものとする 7
6. 提 供 するシステムの 機 能 ( 交 付 予 約 管 理 システム) 7 問 合 せ 内 容 登 録 検 索 機 能 住 民 IDをキーとして コールセンタへの 問 合 せ 内 容 交 付 窓 口 での 問 い 合 わせ 内 容 を 登 録 する 基 本 情 報 ( 日 時 場 所 種 別 )などはチェックボックスやプルダウンとする 住 民 IDが 不 明 な 場 合 もしくは 匿 名 での 問 い 合 わせについても 登 録 できるものとする 8 システムマスタ 管 理 特 別 なプログラムの 知 識 を 持 たない 職 員 でもシステム 内 の 用 語 定 義 通 知 メール 文 書 案 内 メッセージを 編 集 できることとする 祝 祭 日 休 館 設 定 等 も 柔 軟 に 設 定 することができることとする 9 社 会 的 弱 者 支 援 機 能 利 用 者 予 約 画 面 は アクセシビリティ 対 応 とし 色 弱 者 に 見 やすい 色 使 い 高 齢 者 にわかり 易 い 文 字 の 大 きさや 図 形 等 の 対 応 を 行 います 管 理 者 側 としては 被 災 者 DV 被 害 者 外 国 人 へ 対 応 するための 支 援 機 能 を 付 随 させます 10 各 種 帳 票 出 力 機 能 帳 票 類 については 画 面 への 表 示 CSVでの 出 力 紙 への 印 刷 とも 対 応 する 現 在 の 想 定 帳 票 を 下 記 に 示 します 住 民 周 知 1) 交 付 案 内 文 書 2) 予 約 システムログインID 及 び 操 作 手 順 書 予 約 状 況 帳 票 1) 予 約 状 況 一 覧 2) 当 日 来 場 者 一 覧 ( 窓 口 単 位 ) 統 計 帳 票 1) 交 付 実 績 一 覧 ( 全 体 窓 口 単 位 ) 2) 交 付 実 績 一 覧 ( 年 月 日 時 間 単 位 ) 3) 予 約 受 付 状 況 一 覧 ( 各 種 ) 4) 不 来 場 者 一 覧 ( 窓 口 単 位 ) 5) 再 交 付 者 一 覧 区 役 所 本 庁 会 場 * 画 面 はイメージです デザインは 随 時 変 更 予 定 8
6. 提 供 するシステムの 機 能 ( 交 付 予 約 管 理 システム) ID PASSの 設 定 がある 場 合 の 申 込 方 法 住 民 側 画 面 トップ (ID PASS 設 定 ありの 場 合 ) ID:PWで 申 込 申 込 内 容 確 認 申 込 完 了 ログイン 後 のトップ ログインしてから 申 込 申 込 一 覧 画 面 予 約 変 更 予 約 取 消 9
6. 提 供 するシステムの 機 能 ( 交 付 予 約 管 理 システム) 個 人 情 報 不 要 の 場 合 の 申 込 方 法 住 民 側 画 面 トップ ( 個 人 情 報 不 要 ) 未 登 録 での 申 込 申 込 内 容 入 力 申 込 内 容 確 認 未 登 録 者 はこちらへ 申 込 完 了 アクセスキー 発 行 確 認 アクセスキー 発 行 アクセスキー 入 力 後 予 約 確 認 変 更 取 消 予 約 取 消 予 約 変 更 10
7. 画 面 イメージ ( 交 付 予 約 管 理 システム) 職 員 側 画 面 予 約 状 況 検 索 当 日 来 店 者 一 覧 操 作 職 員 権 限 設 定 施 設 基 本 情 報 設 定 会 員 登 録 項 目 設 定 申 込 項 目 設 定 11
8. 提 供 するシステムの 機 能 (カード 交 付 進 捗 管 理 システム) 1 交 付 案 内 送 付 用 宛 名 印 刷 機 能 住 民 への 交 付 案 内 送 付 用 宛 名 印 刷 のための 住 民 情 報 出 力 を 行 う (これら 機 能 は 住 民 個 人 情 報 ( 基 本 4 情 報 等 )をシステム 管 理 することを 前 提 とする ) 特 定 様 式 の 交 付 通 知 書 を 作 成 し 出 力 する 併 せて 交 付 案 内 文 の 作 成 や 印 刷 交 付 予 約 のためのID(リンクコード)を 記 載 する 2 進 捗 管 理 カード 交 付 に 係 る 情 報 を 一 律 管 理 する カード 一 括 受 取 保 管 場 所 交 付 通 知 書 の 有 無 通 知 書 の 返 戻 来 場 予 約 状 況 不 来 場 予 約 時 間 来 場 時 間 交 付 内 容 再 来 場 内 容 再 交 付 内 容 など 進 捗 は 日 時 状 況 操 作 者 の 情 報 が 全 て 記 録 され 操 作 の 取 消 を 行 った 情 報 も 記 録 する 進 捗 状 況 の 一 覧 出 力 を 実 現 し CSV 等 の 加 工 可 能 なデータで 出 力 する 3 住 民 情 報 管 理 機 能 住 民 ID 基 本 4 情 報 ( 住 所 氏 名 生 年 月 日 性 別 ) 電 話 番 号 メールアドレス 等 の 情 報 を 管 理 する 本 情 報 はアクセス 権 限 を 設 定 して 厳 密 なセキュリティ 管 理 を 行 う 利 用 者 登 録 項 目 はシステム 管 理 者 により 任 意 の 項 目 を 設 定 できる * 尚 住 民 情 報 を 一 切 利 用 しない 場 合 でも 進 捗 管 理 システムとして 問 題 なく 動 作 するものとする 4 職 員 管 理 機 能 職 員 側 機 能 は ログイン 用 ID パスワードを 個 人 毎 に 払 いだし 職 員 のアクセス 制 限 を 行 う インシデント 対 応 のため アクセス 履 歴 を 残 す 職 員 操 作 権 限 は 段 階 的 に 設 定 することができることとする 5 システムマスタ 管 理 進 捗 状 況 の 値 を 任 意 の 表 記 ( 名 称 )に 変 更 できることとする 12
9. 画 面 イメージ (カード 交 付 進 捗 管 理 システム) トップメニュー 職 員 側 画 面 進 捗 状 況 登 録 進 捗 状 況 一 覧 検 索 利 用 者 登 録 操 作 職 員 権 限 設 定 13
10. 予 約 管 理 システム ネットワーク 構 成 図 例 *ネットワーク 構 成 例 になります 具 体 的 には 個 々の 自 治 体 様 のセキュリティポリシーに 準 拠 します データセンタ DMZセグメント 住 民 側 Webサーバ FW セキュアセグメント 管 理 者 側 Webサーバ 兼 データベースサーバ ルータ 遠 隔 保 守 拠 点 PC ルータ インターネット VPN (Flet s グループアクセス 等 ) ルータ ルータ ルータ PC スマホ 携 帯 管 理 端 末 管 理 端 末 管 理 端 末 管 理 端 末 管 理 端 末 管 理 端 末 住 民 交 付 窓 口 交 付 窓 口 施 設 ( 市 役 所 ) 14
11. 運 用 保 守 体 制 運 用 後 の 保 守 体 制 としては 職 員 からの 操 作 案 内 は 平 日 9 時 ~17 時 までとします サーバ 障 害 等 重 大 インシデントについては 24 時 間 365 日 即 時 対 応 とします 自 治 体 様 との 連 携 を 密 にし サポート 内 容 を 月 間 報 告 いたします また サーバについては (ASP 方 式 のみ) 常 時 監 視 を 実 施 しており 異 常 時 には 事 前 連 絡 いたします 作 業 分 類 操 作 案 内 不 具 合 通 報 サーバ 障 害 交 付 窓 口 からの 問 合 せ 障 害 対 応 電 話 :xxxx-xxxx-xxxx ( 平 日 9:00~17:00) 24 時 間 365 日 で 緊 急 連 絡 先 を 事 前 通 知 メール ( 平 日 / 土 日 祝 を 含 む 365 日 24 時 間 ) 市 様 8 定 期 報 告 故 障 時 1 故 障 申 告 2 故 障 報 告 問 合 せ A. 問 合 せ B. 回 答 担 当 者 7 定 期 報 告 or 交 付 予 約 カード 交 付 進 捗 管 理 システム サポートセンター 株 式 会 社 ジーウェイブ 3 修 理 指 示 (システム) 4 修 復 報 告 5 故 障 指 示 (データセンター) 6 修 復 報 告 [ 開 発 チーム] 株 式 会 社 ジーウェイブ 内 [データセンター] サポートセンターでは 電 話 メールでの 操 作 案 内 システム 保 対 応 をいたしま す 上 は 一 般 的 なサポート 体 制 例 です 15
12. 個 人 番 号 カード 交 付 窓 口 の 設 置 案 参 考 資 料 住 民 の 利 便 性 を 考 慮 し 個 人 番 号 カード 交 付 窓 口 は 市 内 複 数 個 所 かつ 初 期 の 段 階 では 臨 時 窓 口 を 開 設 する 動 きが 多 いです このため 人 員 配 置 窓 口 レイアウト 職 員 ( 非 常 勤 含 む) 委 託 派 遣 等 の 人 員 配 置 が 必 要 に なります それら 企 画 スケジュール 進 捗 管 理 撤 収 まで 支 援 する 体 制 を 提 案 できます 交 付 窓 口 レイアウト 例 4 暗 証 番 号 設 定 2カード 抽 出 職 員 3カード 交 付 職 員 住 民 住 基 端 末 5 注 意 事 項 等 説 明 < 交 付 窓 口 > 市 役 所 別 庁 舎 〇 〇 公 民 館 < 開 設 時 間 > 平 日 8:30~17:30 土 曜 8:00~15:00 < 開 設 時 期 > 〇 〇 公 民 館 のみ H27 年 1 月 ~3 月 まで 委 託 予 約 端 末 住 民 1 予 約 確 認 ➁ 書 類 確 認 住 民 住 民 ( 入 口 ) ( 出 口 ) 委 託 16
販 売 代 理 店 開 発 元 株 式 会 社 ジーウェイブ パッケージ 商 品 販 売 促 進 部 千 葉 県 千 葉 市 中 瀬 1-3 幕 張 テクノガーデンB 棟 10 階 TEL: 043-297-0633 Mail : info@ziwave.com 17