1 / 11 ページ キャリアアップコンピューティング 第 5 講 [ 全 15 講 ] 2016 年 度
2 / 11 ページ 第 5 講 ビジネスメールの 作 法 Active! Mail を 起 動 し ログインしておきましょう 5-1 ビジネスメールのルールとマナー ビジネスメールのルールとマナーを 確 認 しましょう 宛 先 やCC BCCを 使 い 分 ける 本 文 の 内 容 が 一 目 で 分 かるような 簡 潔 な 件 名 を 必 ず 入 れる 差 出 人 を 明 記 する 拝 啓 などの 頭 語 や 敬 具 などの 結 語 時 候 のあいさつなどは 使 わない 本 文 は 35 文 字 程 度 で 折 り 返 し 改 行 や 空 白 行 を 有 効 に 使 う 機 種 依 存 文 字 を 使 わない ( 半 角 カタカナ 丸 付 き 数 字 ローマ 数 字 等 ) ************************************** 京 都 市 上 京 区 今 出 川 絵 文 字 を 使 わない 株 式 会 社 営 業 部 TEL 075-XXXX-YYYY E-mail : ddd@.co.jp 相 手 に 連 絡 が 分 かるように 文 末 に 署 名 を 必 ず 入 れる **************************************
3 / 11 ページ 5-2 署 名 の 作 成 氏 名 所 属 メールアドレスなどを 入 力 し 送 信 元 や 問 い 合 わせ 先 を 明 確 にしておきます 1. [ ツール ]タブの[ 署 名 管 理 ]を 選 択 し [ 新 規 作 成 ]ボタンをクリックします 2. 任 意 の 設 定 名 と 署 名 内 容 を 入 力 し [ OK ]ボタンをクリックします 3. [ メール 作 成 ] 画 面 で 署 名 を 選 択 します
4 / 11 ページ 5-3 添 付 ファイル メールを 送 信 する 際 には 本 文 のほかにアプリケーションで 作 成 したファイルを 添 付 して 送 信 することができ ます 第 4 講 で 作 成 した internet2.docx ファイルを 添 付 して 送 信 しましょう 1. を 作 成 し[ 添 付 ファイル ]の[ 追 加 ] をクリックします 2. [ 参 照 ]から 任 意 のファイルを 選 択 し[ アップロード ]します 3. 添 付 ファイルが 追 加 されたことを 確 認 し 送 信 します
5 / 11 ページ 5-4 添 付 ファイルを 開 く 保 存 する 受 信 した 添 付 ファイルを 開 いて 確 認 しましょう ファイルが 添 付 されたメールには クリップのマークが 表 示 されます 1. 受 信 した 添 付 ファイル 付 のメールを 選 択 します 2. 表 示 されたメールの[ 添 付 ファイル ]のファイル 名 をクリックします 3. ファイルを 開 く を 選 択 すると 開 き 保 存 の 必 要 があるときは[ 保 存 ]ボタンを 選 択 します 5-5 宛 先 CC BCC の 使 い 分 け 送 り 先 の 指 定 方 法 には 宛 先 以 外 にCCやBCCがあります 宛 先 一 般 的 に 送 信 したい 相 手 CC(Carbon Copy) BCC(Blind Carbon Copy) 宛 先 の 人 に 送 っているが 念 のために 見 ておいてほしい 相 手 ( 例 : 上 司 など) 他 の 受 信 者 には 送 ったことを 知 られたくない 相 手 ( 例 : 面 識 がない 複 数 の 相 手 に 送 るときなど) BCC 欄 が 表 示 されていない 場 合 は メール 作 成 画 面 の[ Bcc 表 示 ]をクリックし 表 示 します
6 / 11 ページ 5-6 全 員 に 返 信 受 信 したメールに 返 信 の 際 宛 先 とCC 欄 の 複 数 相 手 に 返 信 したいときは[ 全 員 に 返 信 ]をクリックします 1. 宛 先 には 自 分 のアドレス CC には 講 師 のアドレスを 入 力 し 以 下 のメールを 送 信 しましょう 2. [ 全 員 に 返 信 ]をクリック 本 文 を 編 集 し 通 常 のメールと 同 様 に 返 信 します
7 / 11 ページ 5-7 アドレス 帳 の 作 成 返 信 機 能 を 用 いず 容 易 にアドレスの 入 力 間 違 いなくメールを 送 るには アドレス 帳 に 登 録 をしておくと 便 利 です 1. [ アドレス 帳 ]タブを 選 択 し 今 回 は[ 個 人 アドレス 帳 ]を 選 択 [ 新 規 登 録 ]ボタンをクリックします [ グループ ]を 作 成 し 管 理 することも [ 個 人 アドレス 帳 ]にフォルダを 作 って 管 理 することもできます 2. 登 録 したい 情 報 を 入 力 し [ 登 録 ]をクリックします
8 / 11 ページ 5-8 アドレス 帳 の 利 用 作 成 したアドレス 帳 から 送 信 先 を 宛 先 やCc Bccに 選 択 することができます 1. [ メール 作 成 ]ウィンドウの[ アドレス 帳 ]を 選 択 します 2. 送 信 先 を 選 択 [ 宛 先 ]ボタンをクリックし [ OK ]ボタンをクリックします 5-9 転 送 設 定 Active! Mailに 届 いたメールを 転 送 することにより 他 のアドレスでも 受 信 することができます 大 学 や 先 生 方 からの 連 絡 を いつでも 受 取 ることができるように 出 先 の 端 末 に 設 定 をしておきましょう 1. [ ツール ]タブの[ 転 送 ]を 選 択 し [ 新 規 作 成 ]ボタンをクリックします 2. 任 意 の 設 定 名 と 条 件 設 定 を 入 力 [ 転 送 設 定 ]の 方 法 を 選 択 し[ 転 送 先 アドレス ]を 入 力 し [ OK ] ボタンをクリックします 転 送 先 の 端 末 のアドレスを 変 更 した 際 は 忘 れずに 転 送 設 定 も 更 新 をおこないましょう
9 / 11 ページ 5-10 第 5 講 課 題 宛 先 には 講 師 のアドレス CCには 自 分 のアドレス BCCにその 他 のアドレス(CC 欄 とは 違 うアドレス 自 宅 のPCアドレス Webメール 携 帯 メール)とする 本 文 は 同 志 社 大 学 のホームページにアクセスして 今 日 の 最 新 のニュース のトップ 項 目 の 見 出 しと そ れをビジネスシーンを 想 定 して 解 説 する 文 面 を 追 記 同 志 社 大 学 ホームページのURLを 案 内 する 署 名 付 きの メールを 送 信 せよ 5-11 第 5 講 アドバンス 課 題 宛 先 には 講 師 のアドレス CCには 自 分 のアドレスを 入 力 し 以 下 のような 添 付 ファイル 付 きのメールを 作 成 送 信 せよ 添 付 ファイルには 第 4 講 で 作 成 した pc2.docx ファイルを 使 用 のこと
10 / 11 ページ < 参 考 > 暗 号 化 電 子 署 名 について 同 志 社 大 学 では 大 学 発 行 の IC カードに 格 納 されている 電 子 証 明 書 を 利 用 して 暗 号 化 電 子 署 名 を 利 用 することができます 利 用 マニュアル 1. [ 同 志 社 大 学 在 学 生 ](http://www.doshisha.ac.jp/students/index.html)のページを 表 示 します 2. 右 側 の 一 覧 から [Dnews] 左 側 の 一 覧 から[ご 利 用 にあたって] 配 下 の[IC カードの 利 用 ] (http://it.doshisha.ac.jp/information/ic_card/use.html)のページを 表 示 します 3. 電 子 メールの 暗 号 化 と 電 子 署 名 や 電 子 署 名 から 利 用 したい PDF ファイルを 選 択 します 暗 号 化 ネットワークを 経 由 するデータ 通 信 において 文 章 や 電 子 メールの 情 報 を 第 三 者 に 悪 用 されないよう なデータに 変 換 する 技 術 のことで 通 信 中 の 情 報 漏 洩 なりすまし データの 改 ざん 否 認 行 為 ( 送 受 信 内 容 の 否 定 行 為 )を 防 ぐことができます PKI( 公 開 鍵 暗 号 基 盤 ) 公 開 鍵 暗 号 方 式 を 用 いてネットワークを 介 する 取 引 などを 安 全 に 行 うためのしくみ 信 頼 できる 認 証 局 から 本 人 であることの 証 明 書 が 発 行 され その 管 理 配 布 の 役 割 を 持 った リポジトリ の 3 つを 合 わせて PKI( 公 開 鍵 暗 号 基 盤 )といいます 公 開 鍵 暗 号 方 式 一 対 の 暗 号 鍵 と 復 号 鍵 を 用 いる 方 式 で 一 方 の 鍵 で 暗 号 化 したものは それと 対 になっているもう 一 方 の 鍵 でなければ 復 号 化 できません どちらを 公 開 鍵 にするかで 機 能 が 異 なり 暗 号 鍵 を 公 開 鍵 とすると 内 容 の 秘 匿 となり 復 号 鍵 を 公 開 鍵 とすると なりすましや 改 ざんの 防 止 電 子 署 名 となります
11 / 11 ページ 電 子 署 名 認 証 局 1 太 郎 さんの 証 明 書 発 行 3 太 郎 さんの 証 明 書 を 確 認 2 証 明 書 付 きの 公 開 鍵 を 送 信 電 子 署 名 付 きの 4 太 郎 さんの 秘 密 鍵 で 暗 号 化 5メール 送 信 #$%&%$#*?+ &$+%#*$&#+ 電 子 署 名 付 きの 6 太 郎 さんの 公 開 鍵 で 復 号 化 太 郎 さん( 送 信 者 ) インターネット 花 子 さん( 受 信 者 ) 通 信 内 容 の 秘 匿 認 証 局 3 花 子 さんの 証 明 書 を 確 認 1 花 子 さんの 証 明 書 発 行 太 郎 さん( 送 信 者 ) 花 子 さん( 受 信 者 ) 2 証 明 書 付 きの 公 開 鍵 を 送 信 4 花 子 さんの 公 開 鍵 で 暗 号 化 #$%&%$#*?+ &$+%#*$&#+ 6 花 子 さんの 秘 密 鍵 で 復 号 化 暗 号 5メール 送 信 暗 号 インターネット