1 DocuSign による Springer ライセンス契約 カスタマーマニュアル 目次ステップ バイ ステップガイド ステップ バイ ステップガイド :DocuSign 電子署名プラットフォームでの合意書の転送と署名... 1 このセクションでは DocuSign を用いた電子署名について説明します ステップ バイ ステップガイド :DocuSign 電子署名プラットフォームでの追加オプション... 10 このセクションではDocuSign 電子署名プラットフォーム上での追加操作概要について紹介します [Finish Later( 後で終了 )] ボタン... 11 [Print & Sign ( 印刷および署名 )] ボタン... 11 署名済み合意書のアップロード :... 12 署名済み合意書のファックス送信 :... 15 [Assign to Someone Else( 別の担当者に割り当てる )] ボタン... 17 [Decline to Sign( 署名を却下 )] ボタン... 18 ステップ バイ ステップガイド :DocuSign 電子署名プラットフォームでの合意書の 転送と署名 DocuSign を用いた合意書の送信 シュプリンガーの営業担当と法務部門がライセンス契約を承認した後 お客様へ DocuSign より電子メールが届きます メール本文に含まれているリンクから合意書にご署名ください
2 下記は電子メールのサンプルです 閲覧 / 署名手順 合意書を閲覧するには [Review Document( 文書の表示 )] ボタンをクリックしてください DocuSign 電子署名プラットフォームに移動し [Continue( 続行 )] ボタンをクリックすると 合意書の閲覧ができます
3 合意書の見出し行に 36 桁のセキュリティコードが付与されています これは各 DocuSign Envelope の一意の識別子です 合意書の左側にある黄色の アンカー に従って署名の手順が示されます [Start( 開始 )] タグをクリックすると 署名欄に移動します [Sign( 署名 )] ボタンが お客様の署名が必要な場所を示します Date( 署名日 ) は自動的に入力されます
4 署名欄の [Sign( 署名 )] ボタンをクリックして お客様の署名を記入してください [Change Style( 形式の変更 )] ボタンをクリックすると別の署名形式が画面右に表示され 署名形式を変更することが出来ます [Adopt and Sign( 採用と署名 )] ボタンをクリックすると 選択した署名形式の確認ができます
5 その他 [Draw( 描く )] をクリックすると オープンテキストフィールドにお客様の署名を書き入れることも可能です [Adopt and Sign( 採用と署名 )] ボタンをクリックすると お客様の署名が合意書に電子的に加えられます
6 お客様の役職名 (Title) が空欄の場合 Title 欄に赤で囲まれたテキストボックスが表示されます このボックスが表示されている場合 ご署名者様にて役職名をご入力頂く必要がございますので 英語表記にて役職名をご入力ください テキストボックスが空欄のままですと Springer 側代表者の署名へと進むことが出来ませんので お手数ですが役職名をご入力ください 右隅の [Finish( 終了 )] をクリックして 署名手続きを完了すると Springer 側代表者へ DocuSign の依頼メールが配信されます DocuSign Envelope のステータスが [In Process( 処理中 )] に更新されます [Close( 閉じる )] ボタンをクリックして 文書を閉じてください
7 Springer による副署と完全に締結された合意書の転送 Springer が合意書に副署すると 合意書締結が完了したことをお知らせする電子メールが DocuSign から届きます この電子メールには 両者署名済み合意書が添付されています 署名済み合意書のコピーを機器に保存するか ファイリング用に印刷することができます
8 完了証 (Certificate of Completion): 各合意書について DocuSign が完了証 (Certificate of Completion) を作成します 完了証により お客様は合意書がいつ誰によって署名されたのかをすべて追跡できます 完了証には 包括的な監査証跡 ( 署名者の氏名 デジタル署名 電子メールアドレス IP アドレスを含む ) が記載されます DocuSign Envelope ID に加え 各合意書には 36 桁のセキュリティコードが付与されます これは 一意の識別子として DocuSign 電子署名に追加されます 完了証のコピーを保存したり ファイリング用に印刷することができます
9 [Other Actions( その他のアクション )] ボタンをクリックして [View Certificate( 完了証の表示 )] を選択すると 完了証を表示することができます DocuSign アカウント : [Finish( 完了 )] ボタンをクリックすると DocuSign から お客様の DocuSign アカウントの作成 またはお客様アカウントへのログイン ( アカウントを作成されている場合 ) を求められます
10 重要 :Springer DocuSign の利用には DocuSign アカウントを作成する必要はありません アカウントを作成したい場合 お客様の電子メールアドレスとパスワードを登録します DocuSign による合意書の閲覧 署名は無料です 署名手続き完了後 ご自分のアカウントにサインインすると すべての署名済みの Springer ライセンス契約がお客様の DocuSign アカウントに追加されます ステップ バイ ステップガイド :DocuSign 電子署名プラットフォームでの追加オプション DocuSign 電子メールの [Review Documents( 文書の表示 )] リンクを開き [Other Actions( その他アクション )] をクリックすると 電子署名以外の署名方法などの追加オプションが選択できます DocuSign 電子署名プラットフォームで利用可能な追加オプションを以下に説明します 電子署名以外の署名方法などの追加オプションは Review Documents( 文書の表示 ) ボタンから [Cont inue( 続行 )] ボタンをクリックした後でも 画面右上に表示される [Other Actions( その他アクション )] から選択することが可能です
11 [Finish Later( 後で終了 )] ボタン このオプションを選択すると 現段階での契約を保存し 後で署名手続きを行うことができます DocuSign 電子メールの [Review Documents( 文書の表示 )] リンクをクリックすると 閲覧を再開できます [Print & Sign ( 印刷および署名 )] ボタン 何らかの正当な理由で 合意書への電子署名をお客様が拒否される場合 [Print &Sign ( 印刷および署名 )] ボタンをクリックすることで 合意書を印刷し 手書きで署名することができます 署名済み合意書のコピーを DocuSign Envelope にアップロード または DocuSign にファックス送信するという 2 つのオプションから選択ができます 署名済み合意書のコピーが DocuSign のオリジナル文書に追加されます
12 署名済み合意書のアップロード : 署名済み合意書を DocuSign Envelope にアップロードするには [Print & Sign ( 印刷および署名 )] をクリックし Upload( アップロード ) を選択したのちに [Continue( 続行 )] ボタンをクリックしてください [Continue( 続行 )] ボタンをクリックすると下記の画面が表示されますので [Download( ダウンロード )] を選択し 合意書をダウンロードしてください ダウンロードした合意書を印刷し 署名欄に直筆にてご署名ください 役職名が印字されていない場合 直筆にて役職名を英文表記にてご記入ください 合意書のファックス送信とは異なり FAX 送信用のカバーレターは作成されません
13 直筆でのご署名後にご署名済の英文合意書をスキャンし コンピューター上にファイルを保存してください ファイルの保存後に [Other Actions( その他アクション )] から [Print & Sign ( 印刷および署名 )] をクリックし Upload( アップロード ) を選択すると [Return Document( 文書の返信 )] ボタンが有効となりますのでクリックします [Upload file( ファイルのアップロード )] ボタンをクリックしご署名済の英文合意書ファイルをアップロードします アップロードされると Complete( 終了 ) ボタンが有効となりますので Complete ( 終了 ) をクリックしてください
14 また 署名済み合意書をファックス送信する際 通常のファックスのほか Outlook ファックスオプションも選択可能です ファックス送信に Outlook を使用する場合 必ず Outlook カバーシートオプションを有効にしてください ([C over Sheet( カバーシート )] タブの [Use cover sheet( カバーシートの使用 )] ボックスのチェックを外してください ) 有効にしないと DocuSign 電子署名プラットフォームが合意書を承認し 各 Envelope ID に追加することができません DocuSign がファックスを受信すると 署名済み合意書が副署のために Springer に転送されます
15 署名済み合意書のファックス送信 : 署名済み合意書を DocuSign Envelope にアップロードするには [Print & Sign ( 印刷および署名 )] をクリックし FAX を選択したのちに [Continue( 続行 )] ボタンをクリックしてください [Continue( 続行 )] ボタンをクリックすると下記の画面が表示されますので [Download( ダウンロード )] を選択し 合意書をダウンロードし印刷してください 合意書を印刷すると 1 ページ目に FAX 送信用のカバーレターが添付されます 印刷後に署名欄に直筆にてご署名ください 役職名が印字されていない場合 直筆にて役職名を英文表記にてご記入ください [Download( ダウンロード )] をクリックしたのちに [Complete( 終了 )] ボタンが有効となりますのでクリックしてください
16 カバーレターサンプル : ご署名後は FAX 送信用のカバーレターの指示に沿って合意書をファックスにて送信してください 重要 :Print & Sign ( 印刷および署名 ) をクリックすると DocuSign が自動的にカバーシートを作成します 合意書をファックス送信される際 署名済み合意書が承認され 各 DocuSign Envelope に追加できるようファックス送信時には必ずカバーレターを 1 枚目にし 合意書の全ページをファックスで送信してください
17 [Assign to Someone Else( 別の担当者に割り当てる )] ボタン お客様が合意書の署名者ではない場合 署名権限を別の人に譲渡することが可能です 新たな署名者の電子メールアドレスおよび氏名 署名権限を譲渡する理由を英語表記にて提示してください [Assign to Someone Else( 別の担当者に割り当てる )] をクリックしてください
18 [Decline to Sign( 署名を却下 )] ボタン署名の前に契約内容の変更が必要な場合 署名の却下が可能です [Decline to Sign( 署名を却下 )] をクリックすると 合意書が無効になることをお知らせする警告メッセージが表示されます [Continue( 続行 )] をクリックすると 署名を拒否することができます どのような契約変更が必要なのかといった 署名を却下する理由を英語表記にて入力してください
19 [Decline to Sign( 署名を却下 )] ボタンをクリックすると DocuSign Envelope が無効になります 必要な変更が文書に適用されると直ちに 更新された合意書が新たな DocuSign Envelope で届きます