サイボウズ ドットセールス はじめに

はじめに Copyright (C) 2009 Cybozu, Inc.

目次 はじめに 1 マニュアルの構成と見かた 2 ドットセールスの概要 3 機能関連図 4 営業担当者の使用例 5 営業マネージャーの使用例 7 経営者の使用例 9 Web ブラウザーの設定 10 Internet Explorer 7.0 / 8.0 の設定 11 Cookie を設定する 11 キャッシュを設定する 11 JavaScript を設定する 11 Internet Explorer 6.0 の設定 13 Cookie を設定する 13 キャッシュを設定する 13 JavaScript を設定する 13 Mozilla Firefox 2.0 の設定 15 Cookie を設定する 15 JavaScript を設定する 15 Mozilla Firefox 1.5 の設定 16 Cookie を設定する 16 JavaScript を設定する 16 共通操作 17 各画面のメニューを使う 18 アプリケーションメニューを使う 18 [ システム設定 ] 画面のメニューを使う 18 [ 個人設定 ] 画面のメニューを使う 18 前の画面に戻る 20 一覧表示で全件または複数件を選択する 21 一覧表示を並べ替える 22 一覧表示でページ送りをする 23 表示順を変更する 24 情報を表示する 25 ユーザー情報 25 設備情報 25

会社 / 事業所の選択候補を表示する 26 日付指定カレンダーを使う 27 ファイルを添付する 28 CSV ファイルを作成するときの注意点 29 ユーザー ( 設備 ) を設定する 30 表示する日付を切り替える 31 メール通知機能を使う 32

はじめに はじめに では ドットセールスのマニュアルの見かたやドットセールスの概要について説明しています また 各機能の共通操作について説明しています マニュアルの構成と見かたドットセールスの概要 Webブラウザーの設定共通操作 ドットセールスのマニュアル構成と見かたを説明しています ドットセールスの使用例を説明しています ドットセールスにアクセスするWebブラウザーの設定について説明しています ドットセールスの各機能に共通する操作について説明しています 1

マニュアルの構成と見かた このマニュアルで使用されている画面とそれに関連する説明は ドットセールスが初期設定の場合の画面に基づいています 設定によっては このマニュアルで使用されている画面とそれに関連する説明は 実際の画面と異なる場合があります ドットセールスのマニュアルは以下のような画面構成になっています (1) マニュアルの種類 : クリックすると 表示するマニュアルを切り替えられます 表示中のマニュアルは 背景色と文字の色が変わります (2) マニュアルのサイトポジション : マニュアルのページの階層を表示します 表示中のページが 一番右に太字で表示されます (3) 表示中のマニュアルの名称 : クリックすると 表示中のマニュアルの最初のページが表示されます (4) 目次 : 表示中のマニュアルの目次が表示されます 参照しているページ以外のタイトルをクリックすると 表示するページを切り替えられます (5) 本文 : ドットセールスの操作や設定の方法などが表示されます 青文字 : 関連ページなどを表示できるリンクを表示しています : 操作で注意が必要なことや制限事項などを記載しています : 操作の補足説明や知っていると便利なことを記載しています (6) 上へ戻る : 表示中のページの最上部に移動できます 2

ドットセールスの概要 ドットセールスの概要について機能の関連図やユーザーの使用例で説明します 機能関連図営業担当者の使用例営業マネージャーの使用例経営者の使用例 3

ドットセールスの概要 機能関連図 ドットセールスは 複数の機能を関連付けて使用できます この表では 顧客管理 案件管理 活動報告の関係を説明します 案件と活動報告案件と関連付けられた活動報告を見ることで その案件に対してどのような営業活動が行われたかがわかります 4

ドットセールスの概要営業担当者の使用例営業担当者が 一日の業務でどのようにドットセールスを使用するかを紹介します 一日の流れドットセールスの使用例出社 8:30 最新情報を確認する ログインするトップページに表示される情報始業準備 8:40 個人や組織の一日のスケジュールを確認する スケジュールを調整し 必要に応じて予定を登録 / 変更するスケジュール業務開始 9:00 活動報告 案件 掲示板などの最新情報やフォローを確認する 必要に応じてフォローを書き込むトップページに表示される情報活動報告案件管理外出 9:30 外出先の情報を確認する 必要に応じて外出先の地図や路線などの情報を印刷するスケジュール外出先での打ち合わせ終了 11:15 メール通知で不在中に予定の変更や伝言がないかを確認し 次の取引先へ移動する スケジュール掲示板電話メモ活動報告案件管理帰社 16:00 最新情報や 未報告の活動報告がないか確認する トップページに表示される情報活動の報告 16:10 その日の営業活動の活動報告や未報告の活動報告を登録する 必要に応じて上司やメンバーからフォローでアドバイスをもらう活動報告 5

顧客情報を登録または更新する 新規に開拓した顧客情報を登録する既存の取引先の顧客情報を更新する顧客の過去の活動報告や担当者を確認する 顧客管理 情報の共有や検討 16:30 担当している案件を登録または更新する 必要に応じて上司やメンバーからフォローでアドバイスをもらう 案件管理 新しいキャンペーンについてのアイデアを掲示板に書き込む 掲示板 遅延案件の確認 17:00 計画が遅れている案件を案件一覧で確認し 対応を検討する 活動報告一覧で活動の経緯を確認する 案件管理 活動報告 翌日の計画 17:40 退社 18:00 翌日以降の予定を登録または変更する スケジュール業務を終了する ログアウトする 6

ドットセールスの概要 営業マネージャーの使用例 営業マネージャーが 一日の業務でどのようにドットセールスを使用するかを紹介します 一日の流れ 出社 8:30 始業準備 8:40 ドットセールスの使用例 最新情報を確認する ログインする トップページに表示される情報 個人や組織の一日のスケジュールを確認する スケジュールを調整し 必要に応じて予定を登録 / 変更する必要に応じてフォローを書き込む スケジュール 各メンバーの案件や活動報告を確認する 必要に応じてフォローを書き込む 業務開始 9:00 3 ヶ月以内に登録された活動報告を確認し 案件の進捗を確認する 活動報告 案件管理 打ち合わせ 11:00 管理している組織の活動状況の確認 15:30 ( 特に月末 ) 会議や打ち合わせの場所や時間を確認し 出席する スケジュール 自分が業務を管理している組織の活動状況や売上予想を [ 案件レポート ] で表示する メンバーごとの活動種別や顧客重要度ごとの時間配分を [ 活動レポート ] で表示する レポートを分析し 問題点を洗い出す売上見込みを確認する部下の時間配分を確認する案件の経緯を確認する必要に応じてフォローを書き込む レポート 個々の案件や活動の管理 18:00 チームの営業担当者の報告を確認する 必要に応じてフォローを書き込む 活動報告 案件管理 会議の計画 18:30 営業担当者に指示するための会議を計画する メンバーのスケジュールに予定を登録 スケジュール 7

退社 19:00 業務を終了する ログアウトする 8

ドットセールスの概要 経営者の使用例 経営者が 一日の業務でどのようにドットセールスを使用するかを紹介します 一日の流れ 出社 8:30 始業準備 8:40 ドットセールスの使用例最新情報を確認する ログインするトップページに表示される情報個人や組織の一日のスケジュールを確認する スケジュール 各マネージャーや各営業担当者の案件や活動報告を確認する 必要に応じてフォローを書き込む 業務開始 9:00 3 ヶ月以内に登録された案件や活動報告を確認し 事業の進め方を検討する 活動報告 案件管理 会議 11:00 レポート表示 16:30 ( 特に月末 ) 会議や会合の場所や時間を確認し 出席する スケジュール 各組織の活動状況や売上予想を [ 案件レポート ] で表示する メンバーごとの活動種別や顧客重要度ごとの時間配分を [ 活動レポート ] で表示する レポートを分析し 問題点を洗い出す売上見込みを把握する部下の時間配分を確認する案件の経緯を確認する必要に応じてフォローを書き込む レポート 会議の計画 18:00 退社 18:30 問題解決のための報告会を計画する 関係者のスケジュールに予定を登録する スケジュール 業務を終了する ログアウトする 9

Web ブラウザーの設定 ドットセールスを使用するクライアントパソコンの Web ブラウザーには あらかじめ設定が必要です 設定は Web ブラウザーによって異なります ここでは Web ブラウザーごとに設定方法を説明します Internet Explorer 7.0 / 8.0 の設定 Internet Explorer 6.0 の設定 Mozilla Firefox 2.0 の設定 Mozilla Firefox 1.5 の設定 10

Web ブラウザーの設定 Internet Explorer 7.0 / 8.0 の設定 クライアントパソコンで Internet Explorer 7.0 / 8.0 を使用する場合は 以下の設定を行います Cookie を設定するキャッシュを設定する JavaScript を設定する Cookie を設定する ドットセールスはユーザーの認証に Cookie を使用します Web サーバーが発行する Cookie を クライアントパソコンの Web ブラウザーが保存できるようにするために 設定を行います 1. [ ツール ] メニューの [ インターネットオプション ] を選択する 2. [ プライバシー ] タブをクリックする 3. スライダのつまみを上下に移動して プライバシー設定を [ 中 - 高 ] 以下に設定する スライダが表示されない場合は [ 既定 ] をクリックしてください 4. [OK] をクリックする キャッシュを設定する ドットセールスにアクセスするたびに新しい情報を読み込むために キャッシュの設定を行います 1. [ ツール ] メニューの [ インターネットオプション ] を選択する 2. [ 全般 ] タブをクリックする 3. [ 閲覧の履歴 ] の [ 設定 ] をクリックする 4. [ 保存しているページの新しいバージョンの確認 ] で [Web サイトを表示するたびに確認する ] を選択する 5. [OK] をクリックする 6. [OK] をクリックする JavaScript を設定する ドットセールスの画面を正しく表示するために JavaScript の設定を行います 1. [ ツール ] メニューの [ インターネットオプション ] を選択する 2. [ セキュリティ ] タブをクリックする 3. [ セキュリティ設定を表示または変更するゾーンを選択してください ] からドットセールスのサーバーが存在するゾーンを選択する [ インターネット ] または [ ローカルイントラネット ] を選択してください 4. [ このゾーンのセキュリティのレベル ] で [ レベルのカスタマイズ ] をクリックする 5. [ リセット先 ] プルダウンメニューから [ 中 ] 以下を選択する ドットセールスのサーバーが存在するゾーンで [ インターネット ] を選択した場合 [ 中高 ] 以下を選択してください 11

手動で設定する場合は [ 設定 ] 欄の [ スクリプト ] ー [ アクティブスクリプト ] を [ 有効にする ] に設定してください 6. [ リセット ] をクリックする 7. 警告メッセージで [ はい ] をクリックする 8. [OK] をクリックする 9. [OK] をクリックする 12

Web ブラウザーの設定 Internet Explorer 6.0 の設定 クライアントパソコンで Internet Explorer 6.0 を使用する場合は 以下の設定を行います Cookie を設定するキャッシュを設定する JavaScript を設定する Cookie を設定する ドットセールスはユーザーの認証に Cookie を使用します Web サーバーが発行する Cookie を クライアントパソコンの Web ブラウザーが保存できるようにするために 設定を行います 1. [ ツール ] メニューの [ インターネットオプション ] を選択する 2. [ プライバシー ] タブをクリックする 3. スライダのつまみを上下に移動して プライバシー設定を [ 中 - 高 ] 以下に設定する スライダが表示されない場合は [ 既定 ] をクリックしてください 4. [OK] をクリックする キャッシュを設定する ドットセールスにアクセスするたびに新しい情報を読み込むために キャッシュの設定を行います 1. [ ツール ] メニューの [ インターネットオプション ] を選択する 2. [ 全般 ] タブをクリックする 3. [ インターネット一時ファイル ] の [ 設定 ] をクリックする 4. [ 保存しているページの新しいバージョンの確認 ] で [ ページを表示するごとに確認する ] を選択する 5. [OK] をクリックする 6. [OK] をクリックする JavaScript を設定する ドットセールスの画面を正しく表示するために JavaScript の設定を行います 1. [ ツール ] メニューの [ インターネットオプション ] を選択する 2. [ セキュリティ ] タブをクリックする 3. [Web コンテンツのゾーンを選択してセキュリティのレベルを設定する ] からドットセールスのサーバーが存在するゾーンを選択する [ インターネット ] または [ イントラネット ] を選択してください 4. [ このゾーンのセキュリティのレベル ] で [ レベルのカスタマイズ ] をクリックする 5. [ リセット ] プルダウンメニューから [ 中 ] 以下を選択する 手動で設定する場合は [ 設定 ] 欄の [ スクリプト ] ー [ アクティブスクリプト ] を [ 有効にする ] に設定してください 13

6. [ リセット ] をクリックする 7. 警告メッセージで [ はい ] をクリックする 8. [OK] をクリックする 9. [OK] をクリックする 14

Web ブラウザーの設定 Mozilla Firefox 2.0 の設定 クライアントパソコンで Mozilla Firefox 2.0 を使用する場合は 以下の設定を行います Cookie を設定する JavaScript を設定する Cookie を設定する ドットセールスはユーザーの認証に Cookie を使用します Web サーバーが発行する Cookie を クライアントパソコンの Web ブラウザーが保存できるようにする設定を行います 1. [ ツール ] メニューの [ オプション ] を選択する 2. [ プライバシー ] をクリックする 3. [Cookie] タブをクリックする 4. [ サイトから送られてきた Cookie を保存する ] にチェックを入れる 5. [OK] をクリックする JavaScript を設定する ドットセールスの画面を正しく表示するために JavaScript の設定を行います 1. [ ツール ] メニューの [ オプション ] を選択する 2. [ コンテンツ ] をクリックする 3. [JavaScript を有効にする ] にチェックを入れる 4. [JavaScript を有効にする ] の右側にある [ 詳細設定 ] をクリックする 5. [ 次のスクリプトを許可する ] の項目すべてにチェックを入れる 6. [OK] をクリックする 7. [OK] をクリックする 15

Web ブラウザーの設定 Mozilla Firefox 1.5 の設定 クライアントパソコンで Mozilla Firefox 1.5 を使用する場合は 以下の設定を行います Cookie を設定する JavaScript を設定する Cookie を設定する ドットセールスはユーザーの認証に Cookie を使用します Web サーバーが発行する Cookie を クライアントパソコンの Web ブラウザーが保存できるようにする設定を行います 1. [ ツール ] メニューの [ オプション ] を選択する 2. [ プライバシー ] をクリックする 3. [Cookie] タブをクリックする 4. [Cookie を有効にする ] にチェックを入れる 5. [OK] をクリックする JavaScript を設定する ドットセールスの画面を正しく表示するために JavaScript の設定を行います 1. [ ツール ] メニューの [ オプション ] を選択する 2. [ コンテンツ ] をクリックする 3. [JavaScript を有効にする ] にチェックを入れる 4. [JavaScript を有効にする ] の右側にある [ 詳細設定 ] をクリックする 5. [ 次のスクリプトを許可する ] の項目すべてにチェックを入れる 6. [OK] をクリックする 7. [OK] をクリックする 16

共通操作 ドットセールスでは さまざまな画面で共通する操作があります ここでは 主な共通操作について説明します 各画面のメニューを使う前の画面に戻る一覧表示で全件または複数件を選択する一覧表示を並べ替える一覧表示でページ送りをする表示順を変更する情報を表示する会社 / 事業所の選択候補を表示する日付指定カレンダーを使うファイルを添付する CSVファイルを作成するときの注意点ユーザー ( 設備 ) を設定する表示する日付を切り替えるメール通知機能を使う 17

共通操作 各画面のメニューを使う アプリケーションメニューを使う [ システム設定 ] 画面のメニューを使う [ 個人設定 ] 画面のメニューを使う アプリケーションメニューを使う 各アプリケーションの画面では以下のメニューが表示されます 使用するアプリケーションのアイコンまたはアプリケーション名をクリックします 各アイコンとアプリケーション名は以下のとおりです トップページスケジュール設備予約 掲示板電話メモ活動報告 案件管理顧客管理レポート 外部連携 外部連携について外部連携とは ドットセールス以外のアプリケーションを起動する機能です 詳しくは 外部連携の設定 を参照してください [ システム設定 ] 画面のメニューを使う [ システム設定 ] 画面では以下のメニューが表示されます 使用する画面のアイコンまたは画面名をクリックします 各アイコンと表示する画面は以下のとおりです トップページ システム設定 [ 個人設定 ] 画面のメニューを使う [ 個人設定 ] 画面では以下のメニューが表示されます 使用する画面のアイコンまたは画面名をクリックします 18

各アイコンと表示する画面は以下のとおりです トップページ 個人設定 19

共通操作 前の画面に戻る 表示されている画面の前の画面に戻ります (1) サイトポジション : 一番右に黒い文字で表示中の画面名が表示されます 画面名をクリックすると 選択した画面に移動できます (2) ( 画面名 ) へ : クリックすると 選択した画面に移動できます 20

共通操作 一覧表示で全件または複数件を選択する 一覧表示された項目から全件または複数件を操作の対象として選択します (1) をクリックすると 全件の項目を選択できます 再度クリックすると チェックが外れます (2) をクリックすると チェックボックスの横に表示されている項目を選択できます 再度クリックすると チェックが外れます 21

共通操作 一覧表示を並べ替える 一覧表示の並び順を各項目の昇順 降順に変更します (1) クリックすると その項目の昇順で並び替えます 再度クリックすると 降順で並び替えます 22

共通操作 一覧表示でページ送りをする 一覧表示画面では 20 件の項目を表示できます 20 件より多い場合は 次のページに残りの項目が表示されます (1) 先頭から 20 件の項目を表示します 先頭の 20 件を表示している場合や全体件数が 20 件より少ない場合は グレー表示になります (2) 前の 20 件の項目を表示します 先頭の 20 件を表示している場合は グレー表示になります (3) 次の 20 件の項目を表示します 次の 20 件がない場合は グレー表示になります (4) 一覧の最後のページを表示します 末尾の 20 件を表示している場合や次のページがない場合は グレー表示になります 23

共通操作 表示順を変更する 項目の表示順を変更します 1. 順番を変更する項目を (1) から選択する選択した項目が反転表示されます 2. ボタン (2) をクリックして表示順を変更する選択した項目が移動します 選択した項目を一番上に移動します 選択した項目を一つ上に移動します 選択した項目を一つ下に移動します 選択した項目を一番下に移動します 3. [ 変更する ] をクリックする項目の表示順が変更され 前の画面に戻ります [ キャンセル ] をクリックすると 項目の表示順を変更せずに前の画面に戻ります 24

共通操作 情報を表示する 各アプリケーションの画面でユーザーや顧客の情報を閲覧します ユーザー情報設備情報 ユーザー情報 ユーザー情報を閲覧できます ユーザー名をクリックすると ユーザー情報を表示します 設備情報 設備の情報を閲覧できます 設備名をクリックすると 設備情報を表示します 25

共通操作 会社 / 事業所の選択候補を表示する 会社と事業所を選択するときに 選択候補を自動的に表示できます 選択候補は 顧客管理に登録した会社と事業所から表示されます 候補の検索対象は以下のとおりです 会社を選択する場合 :[ 会社名 ] または [ 会社かな ] 事業所を選択する場合 :[ 事業所名 ] または [ 事業所かな ] 1. 入力欄に検索対象の名前の先頭文字を入力する入力した文字で始まる会社名または事業所名が表示されます 半角スペースを入力すると 検索対象のすべての会社名または事業所名が表示されます 会社名または事業所名の読み仮名の昇順に 10 件表示されます [ 担当先のみ ] のチェックを外すと すべての会社名または事業所名が検索対象になります [ 担当先のみ ] にチェックを入れると ログインユーザーが担当営業に設定されている事業所が登録されている会社だけが表示されます 2. 目的の会社名または事業所名を選択する入力欄に選択した会社名 または事業所名が設定されます 26

共通操作 日付指定カレンダーを使う 日付指定カレンダーを使用して 日付を指定します 1. プルダウンメニューの右側にある日付指定カレンダーのアイコンをクリックする 2. 日付を指定する指定された日付が入力されます (1) 表示中の月の前年または翌年のカレンダーが表示されます (2) 表示中の月の前月または翌月のカレンダーが表示されます (3) 日付を選択します 27

共通操作 ファイルを添付する ファイルを添付します 1. [ ファイル ] 項目の [ 参照 ] をクリックするファイルを指定するダイアログが表示されます 2. 添付するファイルを指定する 3. 続けて 必要な操作を行う ファイルの削除 指定したファイルの添付を中止する場合は ファイルを選択して [ 削除 ] をクリックします [ 削除 ] が表示されない場合は 表示されているファイル名とパスを削除してください 28

共通操作 CSV ファイルを作成するときの注意点 CSV ファイルを作成するときの注意点は以下のとおりです レコードを区切る改行コードは CR+LF(Windows/MS-DOS の改行コード ) を使用します フィールドのデータが, ( カンマ ) やLF( ラインフィード Microsoft Excelのセル中の改行コード ) を含む場合は フィールドを " ( 二重引用符 ) で囲みます フィールドのデータが " ( 半角 ) を含む場合は " ( 半角 ) のあとにもう1つ " ( 半角 ) を入力し フィールドを " ( 半角 ) で囲みます 例えば,abc"gd, のデータは,"abc""gd", と入力します 29

共通操作 ユーザー ( 設備 ) を設定する ユーザーや設備を追加したり 削除したりする方法を説明します 1. ユーザーや設備が所属している組織または設備グループを選択する (1) (2) にユーザー ( 設備 ) が表示されます 2. ユーザーまたは設備を選択する (2) 選択したユーザー ( 設備 ) が反転表示されます 3. [ 追加 ](3) をクリックする (4) に選択したユーザー ( 設備 ) が表示されます 追加したユーザー ( 設備 ) を対象から削除する場合は 削除するユーザー ( 設備 ) を (4) で選択して [ 削除 ](3) をクリックします 30

共通操作 表示する日付を切り替える 表示する日付を切り替えます 各アイコンをクリックすると スケジュールエリアには以下の内容が表示されます / / / / 日 週 月 今日の予定を表示 今日から1 週間の予定を表示 前日の予定を表示 前日から1 週間の予定を表示 翌日の予定を表示 翌日から1 週間の予定を表示 前週の予定を表示前週の予定を表示 翌週の予定を表示翌週の予定を表示 今月の予定を表示 前月の予定を表示 翌月の予定を表示 前年の予定を表示 翌年の予定を表示 31

共通操作 メール通知機能を使う メール通知機能は 電話メモ 掲示板 スケジュール 活動報告 案件の更新情報の通知をメールで受信する機能です メール通知機能を使用するには 以下の2つの設定が必要です [ 個人設定 ] 画面でE-mailを設定する [ システム設定 ] 画面でシステムメールアカウントを設定する 設定方法については ユーザー情報を変更する と システムメールアカウントの設定 を参照してください 外部連携の通知メールについて 外部連携にサイボウズ製品を連携している場合 通知メールを受信するかどうかを連携している製品で設定してください メールサーバーについて ドットセールスにはメールサーバー機能はありません ドットセールスでは SMTP に対応したメールサーバーを使用できます メール通知が送信される操作は以下のとおりです 登録 変更 削除 フォローの書き込み フォローの削除 スケジュール 掲示板 電話メモ 活動報告 案件管理 : 通知が送信されます : 通知が送信されません -: この操作を行えません メール通知の送信先は以下のとおりです スケジュール掲示板電話メモ活動報告案件管理 操作を行った本人以外の予定の参加者掲示の登録 フォローの書き込みが行われたカテゴリに更新通知を設定しているユーザー ( 掲示の登録 フォローの書き込みをした本人以外 ) 電話メモを登録されたユーザー活動報告を登録または変更した場合通知先に設定されているユーザー活動報告のフォローを書き込んだ場合通知先に設定されているユーザー過去にフォローを登録したユーザー案件を登録または変更した場合案件の主担当または副担当に設定されているユーザー通知先に設定されているユーザー案件のフォローを書き込んだ場合案件の主担当または副担当に設定されているユーザー通知先に設定されているユーザー過去にフォローを登録したユーザー 32