積算内訳書の作成マニュアル 平成 23 年 9 月 山形県県土整備部建設企画課
目 次 1. 積算内訳書に関する留意事項 1 頁 2. セキュリティレベル変更について 3 頁 3. 積算内訳書作成マニュアル 4 頁 4.Excel2007 で積算内訳書を作成する場合の注意点 12 頁 5.Excel2010 で積算内訳書を作成する場合の注意点 17 頁
1. 積算内訳書に関する留意事項 パソコンの準備山形県ホームページの建設工事入札情報案内ページにて提供する積算内訳書 (Excel ファイル ) を使用するには 下記の仕様を満たすパソコンを準備してください ハードウェア HDD 空き容量 C ドライブに空き容量が 10MB 以上あること ソフトウェア 1 対応 OS WindowsXP(Professional/Home Edition) WindowsXP(Professional/Home Edition) を推奨します WindowsVista Windows7では稼働保証はありませんので, 稼働しないときには下記問合せ先まで連絡ください 2Excel のバージョン Excel2003 Excel2007 Excel2010 では稼働保証はありませんので 稼働しない時には下記問合せ先まで連絡ください なお Excel2007 2010 で積算内訳書を作成する場合の注意点を参照してください 作成の手順積算内訳書 (Excelファイル) を作成する場合は 次の手順を遵守してください 詳細は 積算内訳書の操作手順 をご覧ください 1 山形県ホームページの建設工事入札情報案内ページからファイルをダウンロードし パソコンへ保存します 2 パソコン内に保存された積算内訳書 (Excelファイル) を開きます 3 注意事項及び入力手順に従いながら積算内訳書を作成します 4 完成後 電子閲覧システムにより積算内訳書を提出します ブラウザ上 ( インターネット閲覧用ソフトウエア ) から直接作成すると Excel の一部機能が使用できない状態などの障害が発生する場合がありますので御注意ください 障害が発生した場合は 障害の発生原因となった積算内訳書 (Excel ファイル ) をダウンロードし パソコンへ保存してください その後 取得した積算内訳書 (Excel ファイル ) を一度開き ファイルを閉じると障害が復旧します ファイルの保存に関する注意事項積算内訳書の ファイルの保存 ボタンをクリックした時において ファイル名 (N) 欄に初期表示された状態でファイルが保存できない場合は ファイル名称を変更の上 ファイルを保存してください ファイル名称を変更する場合は ファイル名 ( 欄 ) に表示された事業名や工事名等の重複する情報を削除してください 1
操作上の注意点下記の操作によって積算内訳書 (Excelファイル) を作成されますと データの消失 変更 マクロの誤作動 本ファイルが使用不能な状態 ( 以下 障害のある積算内訳書 という ) が発生する場合がありますので御注意ください なお 障害のある積算内訳書を提出された場合 入札書類不備となり入札が無効となりますので御注意ください 1 セルの書式を変更するデータの貼り付けを行うこと 2 セルに数式を入力すること 3 積算内訳書と積算内訳書以外のファイルが開いている状態で パソコン上の操作を行うこと 4 しばらくお待ちください 等のメッセージが表示されている時に パソコン上の操作を行うこと 5 入力手順 4 実行 ボタンをクリックしないファイル 6 入力手順 5 ファイルの保存 ボタンをクリックしないファイル 操作上の注意点積算内訳書 (Excelファイル) は予告なしに仕様等を変更する時があります 入札説明書及び山形県ホームページ ( 建設工事入札情報案内ページ ) にて随時確認してください 問合せ先山形県県土整備部建設企画課技術管理担当電話 023-630-2772 FAX 023-630-2632 2
2. セキュリティレベル変更について セキュリティレベルの設定を変更するセキュリティレベルは マクロウイルス ( マクロを使ったコンピュータウイルス ) からシステムを保護するための機能です Excel 2003/2002の初期設定では セキュリティレベルが 高 に設定されているため 署名の付いたマクロしか実行することができません Excel 2003/2002では下記の手順でセキュリティレベルを 中 に変更することで マクロを実行できるようになります Excel 2000では 初期設定で 中 になっているので変更する必要はありません なお Excel 2007/2010は 4.Excel 2007で積算内訳書を作成する場合の注意点 5.Excel 2010で積算内訳書を作成する場合の注意点 を参照ください 1 メニューバーツール / マクロ / セキュリティを選択します 2 セキュリティレベルを 中 に変更し OK ボタンをクリック 3 マクロを含むファイルを開く時に 下図メッセージが表示されるようになります セキュリティレベルの設定を変更する際の注意点セキュリティレベルを 低 に設定すると マクロ実行時に一切の警告が表示されなくなるため マクロの実行が簡単になります しかし 万が一マクロウイルスを含むブックを開いた時でも 無条件でマクロウイルスが実行されてしまう危険性があるため 多少煩わしくてもセキュリティレベルを 中 に設定しておくことをおすすめします 3
3. 積算内訳書作成マニュアル (1) 受注を希望される工事の積算内訳書をダウンロードします 1 リンク先の英数字をクリックしてください 個別の時は ここをクリック 一括の時は ここをクリック 2 下図のメッセージが表示されますので 内容をよく読み理解した後 OK ボタンをクリックします よく読み理解した後 OK ボタンをクリック 4
3 下図のメッセージが表示されますので 保存ボタン をクリックします 個別の時のメッセージ 保存 ボタンをクリック 一括の時のメッセージ 保存 ボタンをクリック 4 下図のメッセージが表示されますので 任意の保存先を指定します 個別の時のメッセージ 保存先を指定します ( 任意で設定 ) 5
一括の時のメッセージ 保存先を指定します ( 任意で設定 ) (2) 積算内訳書を作成します Excel2007で作成する場合は 4.Excel 2007で積算内訳書を作成する場合の注意点 を参照してください Excel2010で作成する場合は 5.Excel 2010で積算内訳書を作成する場合の注意点 を参照してください 1ダウンロードした積算内訳書を起動します ダブルクリック * 本マニュアルでは マニュアル作成の都合上ダウンロードしたファイル名が異なっています 通常は同一のファイル名となります 2 下図のメッセージが表示されますので マクロを有効にする ボタンをクリックします 下図のメッセージが表示された場合は マクロのセキュリティレベルを変更してください 変更方法は下記 Excelマクロを利用する上での注意点についてをご覧ください 6
3 積算内訳書が画面に表示されます 工事名 位置 発注機関等の工事情報が 受注を希望されている工事と合っているか確認します 入力手順を無視しないこと 受注希望工事の積算内訳書をダウンロードできたのか確認 4 会社等の商号または名称 所在する住所 ( 市町村のみ ) を入力します * 入力できなかった時は (2)-2 で マクロを有効にする ボタンを押していません 一度閉じて再度 (2)-1 からやり直してください 入力手順を無視しないこと 入力手順 1 2 会社名等の商号または名称 所在する住所を入力 7
5 金額の着色セルに見積金額を入力します 入力手順を無視しないこと 入力手順 3 着色セルに見積金額を入力します 6 全ての着色セルへ入力完了後 実行ボタン をクリックします 入力手順を無視しないこと 入力手順 4 実行 ボタンをクリックします 8
7 エラーの有無を確認するようメッセージが表示します エラーの箇所には下図のようにコメントが表示されますので 修正後 再度 実行ボタン をクリックしてください 実行 ボタンをクリック後参加者名が表示されます 入力手順を無視しないこと 実行 ボタンをクリック後 エラーの確認を促すメッセージが現れます エラーがある時は このようにセルにコメントが表示されます 8 積算内訳書を保存します ファイルの保存 ボタンをクリックします 入力手順を無視しないこと 入力手順 5 ファイルの保存 ボタンをクリック 9
9 保存先を指定します ファイル名は自動で作成されますので 任意の保存先を指定のうえ 保存 ボタンをクリックします 入力手順 5 ファイル名は変更しない *** 注意 *** Excel の 名前を付けて保存 ボタンで保存された積算内訳書は無効になりますので御注意願います この機能で保存した積算内訳書は無効となります 10
10 緑色で囲っている所に数字と参加者名が記載されているか確認後 ファイルを閉じます ボタンをクリックして終了 数字と参加者名が記載されている事をチェック 終了 ボタンか ボタンをクリック 11 ボタンか 終了 ボタンをクリックすると 下図のメッセージが表示されますので いいえ ボタンをクリック いいえ ボタンをクリック 注意事項 1. 積算内訳書で計算された入札金額と入札書に記載されている金額が異なる場合は 入札が無効になります 2. 積算内訳書の記載内容について 入札参加団体より説明を求める場合があります 3. 提出された積算内訳書の交換 取り消し 消去 削除 変更 訂正 返却は認めることが出来ませんので ご了承ください 4. 上記の手順通りに作成された積算内訳書以外は無効になりますので 御注意ください 11
4.Excel2007 で積算内訳書を作成する場合の注意点 Excel2007 の場合 初期設定ではマクロの有効化を確認するメッセージが表示されません 積算内訳書のファイルを開き その後 セキュリティの警告 からオプションを変更し マクロを有効にします マクロの有効化 1 積算内訳書のファイルを開きます ( マクロの有効化を確認するメッセージは表示されません ) 2 画面上部の セキュリティの警告 バーの オプション をクリックします 12
3 表示される Microsoft Office セキュリティオプション ダイアログボックスで 設定を変更後 O K をクリックします 当該ファイルの マクロと ActiveX を このコンテンツを有効にする に設定してください 当該ファイルの データ接続 を このコンテンツを有効にする に設定してください ファイル名も確認すること これで Excel のマクロが有効化される 13
セキュリティレベルに関する注意点セキュリティレベルを 全てのマクロを有効にする ( 推奨しません 危険なコードが実行される可能性があります ) に設定すると マクロ実行時に一切の警告が表示されなくなるため マクロの実行が簡単になります しかし 万が一マクロウィルスを含むブックを開いた時にも 無条件でマクロウィルスが実行されてしまう危険性があるため 多少煩わしくてもセキュリティを 警告を表示してすべてのマクロを無効にする に設定しておくことを強くお勧めします 積算内訳書の作成 基本的な操作は 積算内訳書作成マニュアル のとおりです ここではマニュアルと異なる点のみ記載しますので 積算内訳書作成マニュアル をご覧ください 積算内訳書の作成 1 ダウンロードしたファイルを開きます マクロの有効化については本資料 マクロの有効化 を参考にしてください 2 ダウンロードしたファイルを確認した後 必要項目を入力し 実行 ボタンをクリックします 操作方法は 積算内訳書操作マニュアル の (2) の 3~7 のとおりです 3 エラー ( コメント ) の表示がない事を確認し ファイルの保存 ボタンをクリックします そのとき 緑線で囲っている所に数字と入札参加者名が表示されるので確認すること このあたりに表示される 14
4 ダイアログボックスが現れますので ファイルの保存先 ファイル名 ファイルの種類 (xls) を確認し 保存 をクリックします ファイルの種類 ( 拡張子 ) を xlsx から xls に変更してください 保存時のファイル名は自動で設定されます ファイルの種類 は Excel ファイル (*.xls) となっていることを確認してください 保存時の拡張子が異なる場合は 入札書に添付することができません 5 保存の終了を確認後 画面右上の をクリックし ファイルを閉じます タイトルバーのファイル名を確認してください 15
6 上書き保存を確認するメッセージは いいえ をクリックしてください 以上で 積算内訳書の作成 保存が終了しました 入札書に添付する際は ファイルの保存場所等をよく確認し 操作を行ってください 山形県では Excel2007 2010 のファイルに対応できていません もう一度 拡張子が xls になっているか確認願います 16
5.Excel2010 で積算内訳書を作成する場合の注意点 初期設定では マクロの有効化を確認するメッセージが表示されません 積算内訳書のファイルを開き その後 セキュリティの警告 からオプションを設定し マクロを有効にします マクロの有効化 1 積算内訳書のファイルを開きます ( マクロの有効化を確認するメッセージは表示されません ) 2 画面上部の セキュリティの警告 バーの コンテンツの有効化 をクリックする これで この開いた積算内訳書のマクロが有効化される 17
マクロセキュリティの確認 1 ファイルタブのオプションをクリック 2Excel のオプションウインドウが開くので リボンのユーザー設定 開発 をチェック 18
3Excel 左上に開発タブが追加されているので マクロのセキュリティをクリック 4 セキュリティセンターを開き 警告を表示してすべてのマクロを無効にする (G) を選択 セキュリティレベルに関する注意点セキュリティレベルを 全てのマクロを有効にする ( 推奨しません 危険なコードが実行される可能性があります ) に設定すると マクロ実行時に一切の警告が表示されなくなるため マクロの実行が簡単になります しかし 万が一マクロウィルスを含むブックを開いた時にも 無条件でマクロウィルスが実行されてしまう危険性があるため 多少煩わしくてもセキュリティを 警告を表示してすべてのマクロを無効にする に設定しておくことをお勧めします 19
積算内訳書の作成 基本的な操作は 積算内訳書作成マニュアル のとおりです ここではマニュアルと異なる点のみ記載しますので 積算内訳書作成マニュアル をご覧ください 積算内訳書のダウンロード 1 積算内訳書をダウンロードするまでの手順は 積算内訳書作成マニュアル の (1) を参照してください 積算内訳書の作成 1ダウンロードしたファイルを開きます マクロの有効化については本資料 マクロの有効化 を参考にしてください 2 ダウンロードしたファイルを確認した後 必要項目を入力し 実行 ボタンをクリックします 操作方法は 積算内訳書操作マニュアル の (2) の 3~7 のとおりです 3 エラー ( コメント ) の表示がない事を確認し 入力手順 5 の ファイルの保存 ボタンをクリックします そのとき 緑線で囲っている所に数字と入札参加者名が表示されるので確認すること ファイル名は変更しない 4 保存の終了を確認後 画面右上の をクリックし ファイルを閉じます 20
5 変更を保存する確認メッセージは 保存しない をクリックしてください 6 ファイル形式が Excel97-2003 ワークシートになっているか確認すること 山形県では Excel2007 2010 のファイルに対応できていません 21