Touch On Time[ タッチオンタイム ] ファーストステップガイド クラウド勤怠管理 管理者向け プラン名 / 機能ご試用価格 ( 税別 ) クラウドレコーダー (Web クリック ) ー 初期費 月額 0 円 300 円 / ユーザー 端末をお申し込みの場合 別途端末料金が必要となります ( ご試用時は無料です ) 本マニュアルは Touch On Time をご利用いただくにあたり 必要最低限な初期設定についてのご説明を行っています 本書の内容について ( 目次 ) はじめに 1 管理画面ログイン 1 初期設定方法について 2 基本初期設定メニュー 2 所属の設定 2 従業員種別の設定 3 従業員の設定 4 タイムレコーダーの設定 5 タイムレコーダー URLの送信 6 本書の内容を超える 詳しい操作マニュアルは以下よりダウンロードできます ご活用ください http://nifty.jp/1st Windows は 米国 Microsoft Corporation および / またはその関連会社の商標です その他の各製品名は 各社の商標 または登録商標です その他の各製品は 各社の著作物です Copyright NIFTY Corporation 2013
はじめに ご利用環境の準備 勤怠管理システム Touch On Time のご利用には ウェブブラウザ Microsoft Internet Explorer およびインターネット回線が必要です ご利用にあたり 事前の準備をお願いたします 必要な事前準備 情報の確認 Touch On Time のご利用にあたり必要となる下記の事前準備 情報がそろっているかご確認ください ニフティ株式会社より受信した [ ハコクラ NIFTY Cloud selection] お試し利用の登録手続き完了のお知らせ メール 具体的な手続き方法については別紙 ハコクラとは をご覧ください ご利用環境により受信制限や迷惑メールの設定をご確認ください プロダクトキーが記載されている用紙 ( 本パッケージ内に同梱されています ) Touch On Time は 以下の 3 つの画面で構成されています 管理者が打刻データ等を管理する 管理画面 従業員が打刻をする タイムレコーダー画面 従業員が自分の勤怠状況を確認する 個人別タイムカード画面 この ファーストステップガイド では 管理者画面での設定方法について ご案内いたします 初期設定方法について 従業員が打刻を開始できるまでの 事前の設定を行ないます 基本初期設定メニュー 所属の設定 従業員種別の設定 従業員の設定の順に設定を行ないます ( それぞれサンプルデータをご用意しておりますので ご活用下さい ) A D B C 管理画面ログイン ❶Internet Explorer を起動し アドレスバーに ニフティ株式会社より受信した [ ハコクラ NIFTY Cloud selection] お試し利用の登録手続き完了のお知らせ メールに記載されているログイン URL を入力します ❷ 同メールに記載されているログイン ID とパスワードを入力して [ ログイン ] をクリックします ❸ ログインに成功すると 以下の TOP 画面が表示されます ❹ お気に入り に追加 またはデスクトップへショートカットを作成します 操作メニュー 項目 所属の設定 店舗や事業所など タイムレコーダーの設置場所を登録します A 従業員種別の設定 正社員 アルバイトなどの雇用形態を登録します B 従業員の設定 名前 入社年月日 従業員コードなどの従業員情報を登録します C タイムレコーダー設定 打刻を行なうタイムレコーダーの設定を行ないます D A 所属の設定 1 所属の設定より [ 新規登録 ] [ 編集 ] をクリックして 設定画面を開きます 所属名 所属コード 日の区切り時間 所属の名称を設定します 登録可能文字数は 50 字です 所属のコードを設定します 3~10 字の半角英数字での設定となります 日付の変更時間を設定します 設定は誰も従業員がいないような時間帯を指定します 違う営業日のスケジュールを検索 しない する 日の区切り時間の設定を元に 日付の変更時間が判定されます 打刻を記録する日付も この時刻を元にして判定されます 日の区切り時間ではなく 割り当てられたスケジュールの時間を元に 打刻を記録する日付を判定します 表示言語 タイムレコーダー設定 日本語 英語から選択が可能です タイムレコーダー設定 の画面へ遷移するリンクが表示されます 1 2
B 従業員種別の設定 C 従業員の設定 1 従業員種別の設定より [ 新規登録 ] [ 編集 ] をクリックして 設定画面を開きます 1 従業員の設定より [ 編集 ] をクリックして 設定画面を開きます 従業員種別名 正社員 アルバイト などの名称を設定します 最大 20 字の入力が可能です 所属 従業員が どの所属に属しているかを設定します 従業員種別コード 従業員種別のコードを設定します 1 10 字の半角英数字での設定となります 必須ではありませんが CSV データでの従業員一括インポートを行なう場合は 必須となります 従業員種別 従業員が どの従業員種別に該当するかを設定します 表示言語 締め日 日本語 英語の選択が可能です 勤怠の締め日を設定します 選択可能項目は 1 日 月末までです 15 日 を選択した場合 該当従業員種別の 1 ヶ月は 16 日 翌月 15 日までとなります タイムカード表示も 締め日を基準にして表示されます 従業員コード 姓 名 ( フリガナ ) 従業員のコードを設定します 3~10 字の半角英数字で設定します 同じ従業員コードを重複して設定することはできません 従業員の名前を登録します 姓 名 姓 ( カナ ) 名 ( カナ ) ともに 最大 40 字まで登録が可能です 出勤 退勤打刻の丸め単位 出勤 退勤打刻の丸め設定を行ないます 原則 切り捨ての扱いとなります 性別男 女の設定を行ないます 休憩開始 / 終了打刻の丸め単位 休憩開始 休憩終了打刻の丸めを設定します こちらも労働時間は切り捨て扱いとなります 生年月日 生年月日の情報を登録します 常に 0 分とする :0 分を基準に打刻時刻の丸めを行ないます 15 分丸めの場合 丸め適用後の時刻は 0 分 15 分 30 分 45 分のいずれかとなります 入社年月日 入社年月日の情報を登録します この項目は 有休の付与日判定などに使用される項目となります 入社年月日以前は打刻が行なえません 打刻丸め基準時刻 残業開始時間 深夜勤務開始 / 終了時刻 月次勤務集計の丸め単位 打刻休憩 休憩時間 (1 2 3) 所定外労働時間割当種別 深夜労働時間割当種別 出勤予定前の労働時間の取り扱い 退勤予定後の労働時間の取り扱い 日の契約労働時間 従業員による打刻編集 出退勤打刻を出退勤予定時刻により変動させる :15 分丸めの設定で 出勤予定が 08:40 退勤予定が 17:05 のスケジュールがあった場合 出勤打刻は 40 分を基準に (40 分 55 分 10 分 25 分 ) 退勤打刻は 05 分を基準に (05 分 20 分 35 分 50 分 ) 丸めます 全ての打刻を出勤予定時刻により変動させる : 出勤予定 08:40 退勤予定 17:05 のスケジュールの場合 出勤 退勤の打刻を 40 分を基準に丸めます 労働時間が 設定した時間を超過した場合に 超過分を 残業 として計上します スケジュールを組む場合は スケジュール時間を超過した部分を残業として計上することも可能です 深夜勤務開始時刻 から 深夜勤務終了時刻 までの間に発生した労働時間は 通常の 所定 残業 ではなく 深夜 深夜残業 などに別計上されるようになります 1 ヵ月の労働時間の集計値に対して 丸めの設定を行ないます 30 分と設定した場合 例えば 170 時間 25 分の労働時間は 170 時間 0 分の扱いとなります 切りあげとした場合 170 時間 30 分の扱いとなります 休憩開始 終了打刻の設定を行ないます 初期設定は 許可する となっており 休憩打刻が行なえます 許可しない とした場合 休憩開始 終了打刻が行なえなくなります 労働時間の長さに応じて自動的に取得する 休憩時間の設定を行ないます 所定外労働時間が発生した場合の取り扱い方法を設定します 計上方法として そのまま所定外とするか 所定時間とするか 残業時間とするいずれかの設定を選択します 所定外とは 予定は超過しているが 残業に達していない労働時間となります 深夜帯に発生した所定外労働時間の取り扱い方法を設定します 設定方法として 深夜時間とするか 深夜残業時間とするいずれかの設定を選択します スケジュールを組み出勤予定時刻が決まっている際に 実際の出勤打刻時刻から出勤予定時刻までの時間を 労働時間として扱うかどうかを設定します スケジュールを組み退勤予定時刻が決まっている際に 退勤予定時刻から実際の退勤打刻時刻までの時間を 労働時間として扱うかどうかを設定します 1 日の契約労働時間を設定します この項目は 年次有給休暇取得時のみなし勤務時間計上などに使用します 従業員打刻編集を行なえるか否か 設定を行ないます 許可する場合 従業員は自由に時刻の編集が行なえます 退職年月日 パスワード 日の契約労働時間 メールアドレス * 1 企業の設定 より 申請承認メール送信機能 の項目にて 申請者へ承認 棄却のメール通知を行う にチェックが入っている必要があります 退職年月日の情報を登録します 退職日以降は 日次勤務情報 や 月次勤務集計 画面には表示されなくなります 退職年月日以降は打刻が行なえません 従業員タイムカード画面へのログインや パスワード打刻を行なう際のパスワードを設定します ( 未入力時は 作成時の従業員コードが登録されます ) 従業員の 1 日の契約労働時間を登録します 従業員種別の設定 においても 日の契約労働時間 を設定している場合 こちらが優先されます 携帯ブラウザ打刻を利用する際の打刻用 URL や申請画面用の URL(ID PW) を送付するために登録します また 従業員の申請が承認 棄却されたことを通知するために使用することも可能です * 1 従業員の設定は [ データ入出力 ] の 従業員データ入力 から一括インポートも可能です 3 4
D タイムレコーダーの設定タイムレコーダー URL の送信 1タイムレコーダー設定より [ 編集 ] をクリックして 設定画面を開きます 該当所属で どの認証デバイス ( 指紋 指静脈 指ハイブリッドなど ) を使用するか選択します 認証デバイスお客様のお申し込み内容により 表示されるデバイスは異なります ここでは お申し込みの認証デバイスをご選択ください PC 接続認証デバイス クラウドレコーダー共通設定 これらのタイムレコーダーは 所属ごとのタイムレコーダー URL となります 1 タイムレコーダー設定より [ タイムレコーダー URL 送信 ] をクリックしてメール送信画面を開きます 認証レベル 指紋 指静脈認証を選択している場合のみ表示されます 指紋の場合は 高 中 低 指静脈の場合は 高 中 の選択が可能です 高 ほど厳しく認証を行なうため 自分の認証情報が他人のものとして認証されてしまう確率は下がります 反面 本人の情報にもかかわらず 自分のものとして認証できない確率が上がります 動作モード 通常モード 常時オンラインモード ダイヤルアップモード 通信できない場合 PC に打刻データをストックします 通信できない場合は エラーとなり打刻を受け付けません 普段は PC 上に打刻データをストックし 指定された場合のみ 通信を行なって打刻データを送信します 打刻時警告 出勤後に 再度出勤打刻をしようとした場合などに 警告メッセージを表示します 打刻ミス防止機能です 各種ボタンの表示 / 非表示 ボタン動作について設定します 出勤 退勤 ボタンは必ず表示されます 2 送信先にタイムレコーダーとして使用する PC で受信するメールアドレスを入力後 [ メール送信 ] をクリックします 打刻ボタン設定 つど選択動作 モード動作 出勤 や 退勤 を選択して打刻を行なうと 待機中モードに戻ります 次に打刻する従業員は 再度 出勤 退勤 を選択します 一度選択した打刻種別は 手動で変更するまで選択された状態が続きます 3 操作している PC でタイムレコーダーにアクセスする場合は 表示されるタイムレコーダー URL をコピーし 直接アドレスバーに張り付けてアクセスすることも可能です タイムカードボタンを表示 非常勤ボタンを表示 出勤状況表示ボタンを表示 表示サイズ 打刻タイムアウト IP アクセス制限 携帯ブラウザ打刻位置情報取得モード 携帯ブラウザ打刻ログイン時のパスワード入力 タイムレコーダー画面に タイムカード ボタンを表示するかどうかを設定します タイムカード より認証することで 自身の出勤表画面を表示できます タイムレコーダー画面に ヘルプ 登録用のボタンを表示するかどうかを設定します ヘルプ 登録は 別の店舗 事業所から来た従業員が 打刻を行なうための操作です タイムレコーダー画面に 出勤状況表示 ボタンを表示するかどうかを設定します 出勤状況表示 ボタンをクリックすることで 該当所属の打刻状況を確認することができます 通常 SVGA VGA の 3 種類から選択可能です 打刻の際に サーバーへ指定した時間以上接続できなかった場合 PC 上に打刻データを保存します 特定の IP アドレスを登録することで 指定されたネットワーク外からはタイムレコーダーへアクセスできなくなります 自宅など 職場以外からのアクセスを防ぎたい場合などに設定します 携帯端末から打刻を行なった場合に 位置情報 *1 を取得するかどうかを設定します 位置情報が取得できない場合には打刻不可能 にチェックを入れた場合 位置情報が取得できないと打刻そのものが行なえなくなります 携帯端末で打刻画面を開く際 パスワード * 2 入力を行なうかどうかを設定します 4 タイムレコーダーとして使用する PC で タイムレコーダーの設定を行います インストール および各種操作方法は 送信されたメール本文記載のタイムレコーダーマニュアルダウンロード URL を参照してください * 1 打刻時に位置情報を取得する にした場合 GPS 非対応の端末では正常に動作しない恐れがあります また 送信される位置情報の精度は 端末側の測位レベルにより異なります * 2 使用するパスワードは 従業員コード ( 初期 ) となります 送信元は no_reply@touchontime.com となります 5 6
携帯ブラウザ打刻をご利用の場合 携帯ブラウザ打刻は 個人ごとのタイムレコーダー URL となります 1 従業員の設定より 所属を選択して [ 表示 ] をクリックします 2[ メール一括送信 ] * 1 をクリックします 3[ 携帯ブラウザ打刻用 ] のテンプレートを選択し [ テンプレート挿入 ] をクリックします 4 メール送信を行なう従業員 * 1 を選択して [ メール送信 ] をクリックします 5 タイムレコーダーとして使用する携帯端末で タイムレコーダーを起動します ご利用方法については 従業員マニュアル をご参照ください * 1 個人単位で [ タイムレコーダー URL 送信 ] から送信することも可能です * 2 予め 従業員の設定で個人ごとにメールアドレスが登録されている必要があります 端末側で迷惑メール対策をおこなっている場合 正常にメールが受信できない恐れがあります 予め ドメイン :touchontime.com からの受信を許可した上で送信してください 7