る場合には 速やかに町職員に引き継ぎ 円滑な連携を図る (3) 個人情報保護の徹底本業務の実施にあたって 町職員と同水準の業務を果たすため 個人情報保護法 宝達志水町個人情報保護条例 宝達志水町個人情報保護条例施行規則 宝達志水町情報セキュリティ規則 宝達志水町情報セキュリティ対策基準 を遵守すると

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1 宝達志水町窓口業務一部委託仕様書 1 目的 本仕様書は 宝達志水町 ( 以下 委託者 という ) が受託者に委託する宝達志水町窓 口業務一部 ( 以下 業務 という ) について 必要な事項を定めるものとする 2 件名 宝達志水町窓口業務一部委託 3 委託期間平成 30 年 7 月 1 日から平成 33 年 6 月 30 日までとする ただし 本契約締結日から平成 30 年 6 月 30 日までは準備期間とし 受託者は自己の責任と負担において 業務にかかる引継ぎ 試行 業務従事者の確保および研修等を行うものとする 4 業務場所 宝達志水町子浦そ 18 番地 1 宝達志水町役場 1 階住民課 5 業務時間等 (1) 業務時間住民課が業務を行う窓口開設時間 (8:30~17:15) とする 業務は即日処理をするものとし 町が必要と認める場合はこの限りでない なお 業務時間は上記のとおりであるが 業務時間の直後における届出や申請等については 臨機応変に対応すること (2) 休日 土曜日 日曜日 国民の祝日に関する法律 ( 昭和 23 年法律第 178 号 ) に規定する休日 および年末年始 (12 月 29 日 ~1 月 3 日 ) とする 6 業務実施の基本方針受託者は 以下の内容で業務を履行する (1) 民間のノウハウを活用した効率的 効果的な運営効率的な運営手法や顧客対応スキルなど受託者が有するノウハウを最大限に活用し業務の目的を実現する (2) 町民サービスの向上 町民からの信頼を損なわないよう 常に適切かつ丁寧に対応するとともに 必要があ 1

2 る場合には 速やかに町職員に引き継ぎ 円滑な連携を図る (3) 個人情報保護の徹底本業務の実施にあたって 町職員と同水準の業務を果たすため 個人情報保護法 宝達志水町個人情報保護条例 宝達志水町個人情報保護条例施行規則 宝達志水町情報セキュリティ規則 宝達志水町情報セキュリティ対策基準 を遵守するとともに 個人情報の厳格な管理に万全の体制をとることとする 1 受託者は プライバシーマークや情報セキュリティマネジメントシステム (ISM S) 等第三者機関の評価によるセキュリティ基準の認定を取得していることとする 2 受託者は 本町と 個人情報保護に関する誓約書 を取り交わすものとする 3 受託者は 委託業務の実施に際し 発注者又は第三者に損害を与えたときは その損害を賠償しなければならない ただし その損害が発注者の責めに帰する場合は この限りではない (4) 品質の向上 (1)~(3) の基本的な考え方のもと 効率的 効果的かつ適切な業務を遂行するた めに 常に業務の質 制度の維持 向上に努めることとする 7 業務内容委託する業務の範囲は次のとおりとする ただし 各業務の詳細については別紙 1 委託業務細目 のとおりとする 1 証明書発行関連業務 ( 公用請求含む ) 2 住民異動届出関連業務 3 戸籍届出関連業務 4 印鑑登録関連業務 5 郵送による各種証明書の請求 ( 公用請求含む ) 関連業務 6 中長期在留者に係る住居地の届出関連業務 7 特別永住許可等の申請 住居地等の届出及び特別永住許可書等の交付関連業務 8 埋葬 火葬許可関連業務 9 住民基本台帳カード 個人番号カードおよび公的個人認証関連業務 10その他の窓口関連業務 12 国民年金関連業務 13 犬の登録関連業務 14 国民健康保険関係の各種届出書 申請書の受付及び被保険者証等の交付 15 老人医療関係の各種届出書 申請書の受付及び受給者証等の交付 16 介護保険関係の各種届出書 申請書の受付及び被保険者証等の交付 17 精神保健及び精神障害者福祉に関する法律に基づく精神障害者保健福祉手帳の交付 2

3 18 身体障害者福祉法に基づく身体障害者手帳の交付 19 療育手帳の交付 20 児童手当の各種請求書 届出書の受付21子ども医療費助成申請関連業務22放課後児童クラブ入会申請受付業務 20その他 事実上の行為 8 業務履行における留意事項 (1)7に定める業務について 証明書等の交付決定及び戸籍届出の受理決定並びに入力内容等の最終確認は町が行うものとする 受託者は 証明等の作成及び入力等の処理を行った場合 速やかに関係書類を添えて町に引き渡し町はこれを確認するものとする 履行内容に誤りがあった場合は 受託者は速やかに訂正し 再度町の確認を得るものとする (2) 受託者が行う業務に関連する 窓口等における苦情 トラブル についての対応は 受託側で責任をもって行う 本内容については町に随時報告を行うとともに 町への引き継ぎが必要なものは 責任者または副責任者から町へ引き継ぐものとする (3) 業務を遂行する事務室及び従事者が使用する更衣ロッカー等は 無償とする (4) 業務を遂行するにあたり必要なOA 機器及び事務用品 ( 表 1) は 町が受託者に対し無償で貸与するものとする ただし 貸与品は 業務場所以外での使用及び持出しを禁止する なお 端末機器の入出力操作は 町が指定する住民課の OA 機器を使用し その取扱は注意義務をもって行うものとする (5) 受託者の責任により本設備機器等を滅失または毀損した場合は 損害を町に賠償しなければならない (6) 制度改正や組織変更等により 仕様の変更が生じた場合には 町と受託者が協議のうえ 仕様及び契約内容の変更を行う場合があることとする また 本業務において使用するシステムの変更があった場合 受託者は町と協議のうえ 研修の実施等 従事者がその操作の習熟に必要な措置を講ずることとする (7) 受託者において6に定める業務を遂行するにあたり 個別の事務処理に委託者の判断を必要とする場合は 業務責任者または副責任者から委託者へ引き継ぐものとする (8) 受託者において 別途 業務に必要な備品等を持ち込む場合には 町に事前に申出を行い 承認を得たうえで 受託者の負担で用意すること 表 1 設備機器等 住民基本台帳システム 端末 5 台 (1 台共有 ) プリンタ 3 台 (1 台共有 ) 戸籍システム 端末 4 台 (1 台共有 ) プリンタ 3 台 (1 台共有 ) 契印機 2 台 (1 台共有 ) 3

4 コピー機 2 台 (2 共有 ) シュレッダー 1 台 電話機 4 台 事務机 椅子 協議の上決定 保管庫 協議の上決定 更衣ロッカー ( 鍵なし ) 協議の上決定 その他業務に必要なもの 必要数 9 業務報告 (1) 受託者は 表 2の定期報告を行い 町による業務履行確認を受けることとする なお詳細な内容及び報告期限については 町と協議のうえ決定するものとする (2) 町が必要と認めるときは 臨時に業務履行確認検査を行うことができる (3) 受託者は 業務改善命令を受けたときは 速やかに改善計画書を提出し委託者の承諾を得なければならない 表 2 定期報告 周期日次報告月次報告年次報告随時報告 報告内容業務日誌等月次業務実績 委託業務履行上の課題及び改善案等年次業務実績 履行状況等トラブル等発生時の内容報告 その他緊急の課題等 10 各業務の年間取扱件数 別紙 2 を参照のこと 11 事前準備業務を町からスムーズかつ安定的に移行するため 受託者において事前準備スケジュール表を作成し 業務委託開始に必要な準備を平成 30 年 6 月 30 日までに完了することとする (1) 受託者は業務の実施に先立ち 委託者と十分な協議を行うものとし 次に掲げる書類を速やかに町に提出し その承認を受けたうえで円滑に業務を行うものとする なお 5 業務マニュアルについては2 部作成し 各 1 部を各々保管するとともに委託開始後も必要に応じて協議し 変更ができることとする ただし 5 業務マニュアルの基となる資料については町より提供する 1 業務着手届 2 業務責任者 副責任者及び業務従事者名簿 3 個人情報保護に関する誓約書 4

5 4 事前準備スケジュール 5 業務マニュアル 6その他町が指示する書類 (2) 事前研修及び事務引継について受託者は平成 30 年 7 月 1 日から正確 迅速に職務が遂行できるよう事前研修 引継体制を整えること なお それらに係る費用は受託者の負担とする (3) 引継期間後の研修引継期間完了後の従事者の研修 引継は 受託者の責任において実施すること なお それらに係る費用は受託者の負担とする 12 受託者の雇用者としての義務 (1) 受託者は 業務の公共性及び重要性に鑑み 従事者に対して法律 ( 労働基準法及び労働安全衛生法等 ) で定められた一切の雇用者としての義務を履行し 適正かつ良好な労働条件の確保に努めなければならない (2) 従事者の労働時間 休暇 その他含むに関する管理は 受託者が行い 従事者は業務中 町から直接指示は受けない 13 責任者 (1) 受託者は 業務に従事する者の指揮監督を行うとともに 円滑に受託業務を遂行するために 現場を統括する責任者 1 名と責任者を代理する副責任者 1 名以上を選任し 町に届け出なければならない (2) 町は 責任者に対して 委託業務を実施させるために必要な連絡等を行うものとする (3) 受託者は 責任者又は副責任者を原則 住民課の業務場所に常駐させるものとする 14 従事者 (1) 受託者は 業務に必要な知識及び技能を有するとともに 関係法令の趣旨並びに業務の重要性を十分に理解し 窓口業務等が滞りなく円滑に遂行できる従事者を町が指定した場所に配置し 業務に従事させなければならない (2) 従事者が複数名による交代制で業務を行う場合は 業務が正確かつ円滑に行われるよう 従事者間において引継等を十分に行うこととする 受託者が従事者の休暇等を認めた場合 又は教育 健康診断等を実施する場合については 受託者は予め代替要員を確保するなど 業務遂行に支障のないように配慮しなければならない 急病その他やむをえない事情により 受託業務の円滑な実施が損なわれる状態となった場合にも 受託者は速やかに代替要員を確保し 回復に努めなければならない (3) 従事者の服装は華美なものとならないよう 業務に適した服装に務め 統一された 5

6 名札を着用する他 職員との区別を明確なものとする なお その名札等は事前に町の承認を得ることとし これらにかかる費用は受託者 の負担とする 15 次期契約者に対する引継受託者は 次期受託者が他の業者に変更される場合 業務が円滑に執行されるよう次期受託者に対して業務の引継を行うとともに必要な教育を行うこととする その際 町からの資料等の請求は 受託者の不利益になると町が認めた場合を除きすべて応じるものとする なお 次期受託者の責による場合を除き 町が引継未完了を認めた場合は 委託期間終了後であっても無償で引継を行うこととし 受託者が上記の規定に違反し損害が生じた場合には 受託者に対しその損害額の賠償を求めることができる 16 損害賠償受託者が本仕様書に定める業務を履行しないために町に損害が生じた場合 または受託者の責による理由で本契約を解除したことにより町に損害が生じた場合は 町は受託者に対して損害の賠償を求めることができる 17 成果物の帰属業務の実施により作成された成果物 ( 出力された帳票 受託者及び従事者が履行期間内に作成又は取得した作業の手順 作業方法等に関する資料等を含む ) は 全て町に帰属する 18 再委託の禁止受託者は 本委託業務を第三者に委託し または 請け負わせてはならない ただし 委託し または 請け負わせることについて 合理的かつやむを得ない事業がありあらかじめ書面により委託者の承諾を受けた場合はこの限りではない 19 第三者への損害 受託者が 委託業務の実施に際し 第三者に損害を与えたときは 受託者の責任におい てこれを賠償するとともに 誠意をもって解決すること 20 保険への加入 損害賠償保険や傷害保険等 業務の遂行に必要と考えられる保険等については 受託者 において加入すること 21 支払方法 6

7 支払は毎月払いとし 委託者による当該月の業務完了検査合格後 受託者からの請求に より支払うものとする 22 その他 この仕様に定めのない事項又はこの仕様に疑義が生じた事項については 必要に応じて 町及び受託者が協議してこれを定めるものとする 7

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