院内 SOP 等の入手 (web*/ メール / 郵送 ) 施設 SOP の入手 IC 施設テンプレート 契約書式の確認 IRB の SOP 入手 要件確認 費用算定基準の確認 ( 研究費 負担軽減費 保険外併用療養費等 ) 依頼手続きスケジュール確認 モニタリングの実施方法 場所等確認 院内 /I

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1 資料 7-4 当該施設が候補施設として浮上 ( マーケット 論文等々 ) 依頼者 施設 対応者 備考 事前情報収集とアポイント取得 事前アンケート調査 (FAX/ ) アンケートへの協力依頼 (TEL) アンケート / 機密保持同意書の可否回答 アンケート用紙 / 機密保持同意書 / プロトコール概要などの郵送 対象疾患患者数 組入れ可能例数 依頼者からのアンケート用紙に基づく調査の実施 データソースを明確にする 関係各部門と協力し精度の高い結果を出す 電子カルテ レセプト等の情報から対象疾患患者数を見積もる必ず医師と協議し 患者像をイメージした上で算出する が取りまとめ 薬剤部, 検査部や医事課等 アンケートへの協力と機密保持同意書への署名の可否を検討し回答する SDVの実施 (SDV 可能なPCが何台あるのか 同時に EDC 環境の確認本治験での利用環境を考慮する何社 何名がSDV 可能かなど ) 条件も含める 電子カルテの場合のSDV 方法 ( 電子カルテへの直接 カルテの種類 SDV 時のアクセス 原資料の保管など確認 アクセスの可否 ) やソースデータの管理方法 ( 電子カ ルテ+ 紙カルテ, 電子カルテのみなど ) 国際電話 /FAX 等ファシリティー 治験薬保管庫条件確認 薬剤部温度管理含む 治験薬直送可否確認 薬剤部 検査科治験手順実施可否確認 検査部協力体制, リソース確保 SMO 関与の有無確認 名 実施の意思確認 症例ファイルやカルテシール等の標準版使用可否と 施設版作成が必要な場合の施設側での対応の可否 標準版のみ提供する前提 書類関係の管理方法 の業務範囲本治験での業務範囲 具体的項目をリストアップし 実施可能な業務を確認する 安全性情報の提供に関する確認 会社様式の受け入れ可否 否の場合の施設様式の入手 機密保持同意書に署名する 候補 アンケート回答 機密保持同意書の回収 回答用紙と署名済み機密保持同意書の返送

2 院内 SOP 等の入手 (web*/ メール / 郵送 ) 施設 SOP の入手 IC 施設テンプレート 契約書式の確認 IRB の SOP 入手 要件確認 費用算定基準の確認 ( 研究費 負担軽減費 保険外併用療養費等 ) 依頼手続きスケジュール確認 モニタリングの実施方法 場所等確認 院内 /IRBSOP, 契約書式を Web で公開する ( 公開していない場合はメール / 郵送で依頼者へ提供する ) 1EDCのインフラ整備状況 2IVRSを行うための設備 4 疾患毎の治験実績等をWebで公開する ( 公開していない場合は院内情報としてすぐに提供できるように情報を収集しておく ) * 標準的な算定基準などはWebで公開する 費用算定基準や依頼に係る取り決め事項の依頼者への連絡 ( メール / 郵送 ) 書類提出締め切り IRB 開催予定等を Web にて公開する ( 公開しない場合でも申請から契約の流れなどを資料化して提供できるようにすることが望ましい ) モニタリングに関する実施制限 (SDV 実施場所での LAN 使用可否 モニタリング可能人数 実施時間等 ) について Web で公開する 変動部分について訪問時協議できるよう確認 施設 / 選定訪問日程調整依頼選定調査実施 / 実施しない連絡 その他必要な相手 ( 教授 薬剤部など ) への訪問日決定必要に応じ訪問時確認事項を事前に伝達 その他必要な相手 ( 教授 薬剤部など ) への訪問日の調整 依頼者訪問時に質疑応答を行う疑義事項をリストアップ ( 可能な限り ) し 依頼者に事前送付する 同日となるように調整する 場所も確保する

3 訪問 1 施設 / 選定訪問治験の説明本施設における実施可能性の調査であり 実施を依頼しない場合もありえることの説明治験関連文書提供 (Prt IC IB 等の概要資料 ) 治験薬の概要説明治験の概要説明実施上の懸念点説明競合組入れであることの説明補償の概要説明質疑応答 実施上の懸念事項 ( 施設の立場から ) についても説明し協議する ALL () 医療機関の要件調査 アンケート結果の確認インタビュー アンケート結果の確認施設内ツアー ( 必要時 ) 医療機関の要件確認 SOP 等の疑義事項確認契約書 治験概要の確認費用算定に関する確認モニタリングに関する確認 ( 疑義事項ある場合 ) 院内における実施可能性 ( 各部署の協力要否を含む ) を考慮し回答する 依頼者からの要請に応じ 治験薬保管庫 特殊検査機器 SDV 実施場所などの見学を実施する依頼者からの質問に回答する 治験毎に変動しうる箇所について協議するモニタリングにおける制限 ( 頻度 時間等 : ある場合 ) について説明 薬剤部医事科など 補償に関する事項を含む の要件調査 対象疾患患者数の確認 実施上の問題点 Issue に関する意見 Criteria/ 組入れ期間を考慮した実施可能症例数見込み 分担医師確認 本プロトコールへの参加意思確認 アンケート回答時点から変動や情報の追加があれば併せて協議するスクリーニング等により 可能な限り精度の高い数を上げられるようあらかじめ患者数の調査を行う各問題点 ( 併用禁止薬 来院スケジュールなど ) が与えるインパクトの大きさを検討する根拠となる資料も提示 ( 可能であればスクリーニングリスト ) 早期組入れ終了も念頭におき 組入れ期間と例数を検討する 実際に治験業務を分担する医師のみを分担医師とする SDV 等の治験業務に対応可能な医師を分担医師とする他試験等の業務量を考慮のうえ 回答する の要件確認 依頼者からの質問に回答する CV 入手最新の CV を提供する ( が管理し 提供する ) 後日プロトコールへの合意署名入手の依頼その他

4 社内 治験届及び依頼手続き準備選定調査に基づき依頼可否決定治験依頼可否報告 選定調査結果の報告 周辺情報収集分担医師情報入手依頼者版の英語 CVフォームを提供分担医師 CV(E) 入手 診療科長や教授への報告 ( 必要時 ) 選定の結果 実施医療機関とならなかった場合は試験関連資料について依頼者の指示に従い返却または廃棄する 分担医師の氏名 ( ふりがな 英語表記も含め ) を連絡する 依頼者から提供されたフォームで英語の CV を提供する 施設版同意説明文書作成の依頼 同意説明文書見本の提供 施設版同意説明文書作成 依頼者毎に変更不可の箇所があるので注意する が各方面の意見を取りまとめる ヒアリング準備ヒアリングにて確認したい事項を取りまとめて ヒアリング準備シートを作成し送付する 施設のヒアリングの手順や必要な準備を確認する ヒアリング準備シートに基づき 回答案を作成 プロトコール等への合意合意書の郵送 入手 (Prt CRF( 最終版 ) の提供 ) ヒアリングにて確認したい事項を取りまとめて ヒアリング準備シートを作成し送付する ヒアリング準備シートに基づき 院内各方面への確認事項を実施ヒアリング参加者の日程調整場所の確保 合意書への署名 返送

5 訪問 2 ヒアリング ( 院内実務者第 1 回打ち合わせ ) 分プロトコールの詳細説明 30 治験の説明 All が関係するプロセスについて打ち合わせ 質疑応答 (Drからの質問を中心に) 15 候補患者スクリーニング方法の打ち合わせ 分担医師の候補患者も含めて検討 5 安全性情報提供方法の説明 5 SAE 報告手順の確認 ( 院内フローの打ち合わせ ) 5 ISF(Investigator Study File) 保管場所打ち合わせ の役割 ( 治験に係る時間 ) 最終的な試験費用の提示 ( 説明 ) 依頼書の確認 捺印の入手 治験開始前のスタートアップまでに 各業務のフローを確認していく打ち合わせのステップのひとつとして活用する の拘束時間は 1 時間 ~1 時間 15 分程度を想定 その他の関係者との打ち合わせ 30 ヒアリング ( 治験手順など実務に関して ) 5 Financial disclosure 説明と配布 10 CRF 以外の電子的データ送信方法打ち合わせ デモの実施 薬剤部 対応が必要な事項の概要と必要な準備の説明 電子カルテアカウント入手依頼 検査部 5 原資料の特定 ( 打ち合わせ ) 院内で発生する原資料 ( カルテ等 ) の形式の説明 5 患者ファイル / ワークシート標準版の提供 アレンジが必要な場合は院内で実施することとなる ここで決定できない場合 スタートアップまでに決定 10 院内役割分担 ( 検査等 ) 打ち合わせ役割分担の案の提案し連絡する 10 モニタリングについての合意 モニタリングについての合意 SDV 頻度 LAN 使用 電カルモニタ使用も含める 10 IVRS アカウントの入手方法の説明 分はが説明しアカウント取得する 施設基準値入手依頼 ( 精度管理についての確認を含む ) 施設基準値の提供 治験薬直送の手順を確認

6 社内 実務業務フローの確定と依頼契約手続依頼契約手続き 依頼書 IRB 審議資料の提出 通知書等 およびによる内容の確認 記名捺印又は署名済み契約書の入手 契約書の確認 記名捺印又は署名通知書等 およびによる内容の確認 記名捺印又は署名済み契約書の送付 統一書式が使用されるべき GCP 上必要のない施設特有書類がある場合は 改善を働きかける 契約書の依頼者入手以降でないと治験薬が出庫されないため 早期に提供する ヒアリング時未確定事項のフォローアップ ヒアリング記録 / 回答書作成 ( 必要時 ) IVRS 施設アクティベーション 薬剤番号発番 IVRSアカウントの受領 患者ファイル標準版の納入 施設版 ( ある場合 ) の作成 差し込み ECG 等機材納品 受領確認 データテスト送信 施設基準値の入手 施設基準値の提供 ( 未の場合 ) Financial disclosure 入手 ( 全員分 ) 全責任 / 分担医師分の Financial disclosure 入手と依頼者への送付 紛失対策として 書留 配達履歴宅配便 等を利用 FDA 申請予定試験では Form1572 も入手 治験関連 Training EDC web トレーニングの設定 EDC web トレーニング実施 分担医師 EDC web トレーニング実施確認 スタートアップミーティング日程調整の依頼 スタートアップミーティング発表内容の打ち合わせ 参加者の日程調整場所の確保プロジェクター等の準備出席者を依頼者へ連絡 スタートアップミーティング発表内容の打ち合わせ 全員が集まれるよう 早い時期から日程調整を行う スタートアップミーティング時に具体的な症例がリストアップされている状態であるよう依頼

7 訪問 3 治験薬搬入とスタートアップミーティング治験薬搬入 ( 治験薬搬入 ) 薬剤部 直送による事前納入も可 治験薬払い出し 回収手順打ち合わせ IVRS 操作手順説明 IVRS 薬剤受領確認連絡 (Call/Web 入力 ) 関係者が一同に会し あらかじめ打ち合わせられた 1hr スタートアップミーティング All 治験の院内フローを確認する場とする プロトコール説明 が司会を行う 依頼者より 被験者の流れ説明と確認 分担医師 より 院内役割分担 ( 検査等 ) 説明 看護部 SAE 報告手順 ( 院内フローを含む ) 説明 検査部 より 候補患者スクリーニング方法の説明 放射線科 より 薬剤部 会計課等の場合はに一本化されるよう働きかける 原資料の特定 ( 最終化 ) EDC トレーニング完了確認 完了していない場合は追加トレーニングを実施する CRF 以外の電子データ送信方法の詳細説明 検査キットの搬入 検査部検体処理 発送手順説明 検査部

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