目次 1. プラン回答の手順 受注報告 記録管理 確定書面 ( 最終日程表 ) 作成 よくある質問 旅行代金備考欄入力サンプル

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1 2017 年 4 月 7 日改訂 最終日程表作成マニュアル 2016 年 8 月 4 日 ( 木 ) より 以下の契約形態における企画書面 最終日程表のフォームを統一しました 旅行会社として統一した内容 品質の日程表をお客様にお届けすることが目的です 今回対象となる契約形態 国内受注型企画旅行 国内受注型 + 手配 海外受注型企画旅行 海外受注型 + 手配 手配旅行 であっても 受注型企画旅行と同等の内容で 取消料の都合上 手配旅行 とした記録 については 対象となります 他社募集型企画旅行については プラン回答のみ このシステムを利用して作成することができま す ( 最終日程表は 従来通り各サプライヤーから送られてきたものをお客様へ送ります ) 下記作成マニュアルをよくお読みいただき 企画書面 最終日程表の作成をお願いいたします なお お客様にはこれまで通り 作成した最終日程表を印刷した上で 宅配便等での送付をお願いしま す ( 別途資料等をつけるのは これまで通り個々のコンシェルジュの判断でかまいません ) ご不明な点は 本部サポートデスクまでお尋ね下さい 1

2 目次 1. プラン回答の手順 受注報告 記録管理 確定書面 ( 最終日程表 ) 作成 よくある質問 旅行代金備考欄入力サンプル

3 1. プラン回答の手順 (1) - 回答フォームを開く プラン回答にチェックを入れる モデルプランを利用して作成する場 合は 参照見積回答 No. を入力する ( 新規作成する場合は不要 ) クリックするとフォームが開く 3

4 1. プラン回答の手順 (2) - プランを入力する 重要 出発日 ご旅行日数は 見積依頼の日程でフォームが開きます 日程が変更となっている場合は 必ず出発日 ご旅行日数を最初に修正してください < ブラウザを Google Chrome ご利用の場合 > 都市名 交通機関 時間 スケジュール の欄は 各枠の右下の部分をドラッグすると 下に拡大することができま す (Google Chrome のみの機能です ) 下にドラッグすると枠が拡大できる 枠を拡大すると 各欄の入力内容の横をそろえやすくなります 入力する量に応じて 適宜拡大して入力してください 右側にも拡大できますが 横幅を変えてしまうと 1 行に入る文字数が変わり 行がそろわなくなります 4

5 1. プラン回答の手順 (3) - お客様へ送信する お客様にプランを送信する場合 見積回答メール 送信する にチェックを入れて 確認画面へ 作成途中でいったん保存する場合 ( お客様にはお送りしない ) 見積回答メール 送信する にはチェックを入れず 確認画面へ 重要! お客様に送る場合はチェックを入れる お客様には送らずに保存する場合はチェックを入れずに確認画面へ 5

6 1. プラン回答の手順 (4) - 送信または保存 お客様にプランを送信する場合 お客様に送る場合 送信する となっていることを確認して 送信をクリック 作成途中でいったん保存する場合 ( お客様にはお送りしない ) お客様には送信せず いったん保存する場合は 送信しない になっていることを確認して 未送信で登録 をクリック 6

7 1. プラン回答の手順 (5) - 保存したプランを再編集 該当の見積依頼を開き 入札詳細 タブをクリック この番号をコピー 保存したプラン回答は 日程表 ( 未送信 ) として表示されているので 該当の見積回答 No. をコピーする 画面を一番下までスクロールする 1 2 ここにコピーした番号を貼りつけ 3 1 プラン回答にチェックを入れる 2 参照見積回答 No. にコピーした回答 No. を貼りつける 3 入力フォームを表示する をクリックすると 作成途中のプラン回答フォームが開く 再編集したプラン回答には 新しい回答 No. がふられます ( 参照した回答 No. に上書きされるわけではありません ) 7

8 1. プラン回答の手順 (6) - モデルプランを利用する よく使うプラン回答のパターンをモデルプラン ( ひな形 ) として登録しておくことができます 左側のメニュー モデルプラン作成 をご利用ください < 新規作成 > 新規入力フォームが開きます すでに作成したプラン回答や作成済みモデルプランの回答 No. を参照して入力することもできます < 作成済み一覧 > 作成した一覧を確認できます 参照したいプランの 旅行名 をクリックして開き 見積回答 No. をコピーしてご利用ください お客様氏名 お客様メールアドレス メールアドレス確認 を入れずに作成したプラン回答は 一覧に削除ボタンも表示されますので 不要になったモデルプランは削除することができます < モデルプラン作成のポイント > ひな形として作成する場合は お客様氏名 お客様メールアドレス メールアドレス確認 見積回答メール をすべて空欄のままで 確認画面へ進み 登録する リピーター様など 具体的なお客様がいらっしゃる場合には お客様氏名 お客様メールアドレス メールアドレス確認 を入力して確認画面へ進み 登録する 見積回答メール 送信する にチェックを入れるとお客様にも送信されます ただし 見積依頼のあるお客様にはここから送らないでください 8

9 2. 受注報告 受注報告時の画面に 企画書面プラン が追加されます 受注となったプランのタイトルをクリックすると 今回お申込みいただいたプラン ( 企画書面のプレビュー ) が開きます 内容に間違いないか確認後 該当プランにチェックをいれて 受注報告を行ってください 複数のプランを提案した場合は 企画書面プラン も複数表示されますので その中から受注となったプランを選び チェックをいれてください 受注型 + 手配 他社募集型 + 手配 手配旅行 の場合 キャンセルポリシーを入力してください 入力しないと 受注報告を進められません 手配旅行が含まれない場合は入力しないでください 受注型企画旅行 受注型 + 手配 企画書面を必ず選択してください 選択しないと 受注報告を進められません ( 次ページへ ) 9

10 確認画面でも 企画書面の項目が追加されますので ここからもプレビューを確認することができます プレビュー画面では 今回お申込みいただいたプラン と表示されます ( 次ページへ ) 10

11 お客様に送られる ご旅行のお申込みありがとうございました というタイトルの契約のご案内メールに 企画書面のリンクが追加されます 受注型企画旅行 受注型 + 手配の場合は 企画書面 他社募集型企画旅行 手配旅行の場合は 今回お申込みいただいたプラン と表示されます 11

12 3. 記録管理 記録画面に 企画書面欄が追加されました 登録されている企画書面を確認することができます 企画書面を修正することができます 受注後に内容が変更になった場合は こちらから修正し 最新のものを登録してください 企画書面変更メール の 送信する にチェックを入れると お客様にも変更後の企画書面が送信されます 受注後に内容が変更となった場合はここから修正 チェックを入れると お客様にも変更後の企画書面が送信されます 12

13 < 企画書面変更時 ( 送信する にチェックを入れた場合 ) にお客様へ送られるメールサンプル > プラン回答とは異なり メッセージ欄に入力された内容が メール本文に記載されます ウェブトラベル ご予約番号 No 企画書面変更のお知らせ 〇〇〇〇様 この度は ウェブトラベルをご利用いただきありがとうございます トラベルコンシェルジュ濱綾子から企画書面の変更がございました タイトル現地ツアー確定のプランをご確認ください メール本文にメッセージが表示されます メッセージ〇〇〇〇様 こんにちは ウェブトラベルの濱です ( 以下 メッセージ欄に入力された内容がメール本文に記載されます ) 企画書面 45b0eb1d3cf9f612014f552163&UriageKbn=11 変更内容をご確認いただき 何か質問等ございましたら担当トラベルコンシェルジュ濱綾子まで お問い合わせください よろしくお願いいたします ************************************************* 株式会社ウェブトラベル本社営業所お客様契約担当係観光庁長官登録旅行業第 1757 号日本旅行業協会 (JATA) 正会員 東京都港区南青山 レキシントン青山 4F TEL: FAX: URL: customer@webtravel.jp 営業時間平日 10 時 ~18 時土日祝休み ************************************************* 手配旅行の場合は 企画書面 の部分が お申込いただいたプラン になります 13

14 4. 確定書面 ( 最終日程表 ) 作成 他社募集型企画旅行の場合 この手順は不要です ( 従来通りサプライヤーから送られてくる確定書面をお客様へお送りします ) 記録画面の最終日程表 登録 更新 ボタンをクリック ここから確定書面 ( 最終日程表 ) の作成開始 ( 次ページへ ) 14

15 表示された携帯番号が間違いないか ご確認ください この番号が 確定書面の担当コンシェルジュ連絡先として記載されます 携帯番号が正しい場合 これで問題ありません にチェックを入れて P.16 へ 携帯番号が間違っている場合 いったん確定書面の作成を中止し サポートデスクへ登録携帯番号の修正を依頼してください ご自身の携帯番号に間違いがないか確認し チェックを入れる ( 次ページへ ) 15

16 スケジュール欄 宿泊都市 ホテルは 企画書面の内容がそのまま入力された状態で画面が開きます 以下の内容を追加し 最終日程表としてアレンジしてください ご出発のご案内 ( 集合場所 集合時刻 利用便名 チェックイン方法のご案内など ) 各日のスケジュール内容 ( すでに入っているものをアレンジ ) 各日の宿泊都市 ホテル名と住所 電話番号 緊急連絡先 集合場所 集合時刻 利用便名 チェックイン方法などのご案内 企画書面の内容を適宜アレンジ ( 次ページへ ) 宿泊ホテルの住所 電話番号 16

17 上で入力した ホテル名 住所 電話番号 が自動入力されますので 適宜改行を入れて 体裁を整えてください 各サプライヤーの緊急連絡先を入力してください 作成途中でいったん保存する場合は チェックを入れずに 確認画面へ をクリック 17

18 内容確定後 これで確定します にチェックを入れて 確認画面へ をクリックし 日程表を登録してください 完成版を登録する際はチェックを入れて 確認画面へ をクリック 確認画面の 印刷 をクリックして 日程表を印刷し お客様へ送付します 18

19 < 印刷時の注意 > 印刷設定時に必ず 背景 を印刷する設定にして 印刷をお願いします 背景 を入れずに印刷すると見づらくなってしまいます Internet Explorer での印刷設定方法 印刷したい画面で右クリック 印刷プレビュー を表示します 設定 をクリック 背景の色とイメージを印刷する (C) にチェックを入れる OK をクリック Google Chrome での印刷設定方法 印刷したい画面で右クリック 印刷 (P) を表示し 左側メニューの詳細設定を開く 背景のグラフィック にチェックを入れる 19

20 < 最終案内 ( ギブアウェイ ) の発送について > 発送方法 追跡ができる発送方法がのぞましい ( 例 ) レターパックライト レターパックプラス ヤマト宅急便 佐川急便 ゆうパック 普通郵便 ( 定形 定形外 ) 原券 ( 再発行不可のチケット類 ) を同封する場合は 手渡しの発送方法を利用してください ( ポスト投函は NG) ( 例 ) レターパックプラス ヤマト宅急便 佐川急便 ゆうパック 発送伝票の記入方法 発送元住所 本社営業所 ( レキシントン青山 ) の住所 発送元電話番号 本部 ( ) またはコンシェルジュの携帯番号 ( 自宅は NG) 受取人不明等の場合 本部へ返送されますので 該当コンシェルジュへは本部から連絡を入れます 記録管理 発送時 メモ欄の一番上に下記内容を入力してください 発送日 発送業者 追跡番号 発送先お客様氏名 その他 出発 7 日前までに お客様必着 で発送してください 旅行業法で定められていますので 厳守してください 20

21 5. よくある質問 Q1. リピーター様からの見積依頼にはどう対応? A1. モデルプラン作成からプラン回答を作成してください お客様氏名 お客様メールアドレス メールアドレス確認 を入力して登録します 受注報告時には 作成済みモデルプランの旅行名をクリックし 受注報告のタブから受注報告をあげます Q2. 手配旅行で受注後に受注型企画旅行に変更になった場合は? A2. 該当の見積依頼に対してプラン回答 ( 企画書面 ) を作成後 サポートデスクまで 記録番号 企画書面の回答番号を添えて ご連絡ください サポートデスクにて 該当記録に企画書面を登録します Q3. 燃油サーチャージの入力について A3. 燃油サーチャージ欄に何も入力しなければ 下記定型文が表示されません 燃油サーチャージ〇〇円が含まれます 燃油サーチャージは 年月日現在の金額です 今後 増減があった場合は徴収 ご返金いたします 旅行代金とは別に燃油サーチャージをご案内する場合は 燃油サーチャージの金額欄には何も入れず備考欄に空港諸税などと合わせて 燃油サーチャージのご案内を記載してください Q4. 入力に時間がかかり システムのログインが切れてしまう A4. 入力画面を開いたままで 確認画面へ進む前に いったんシステムからログアウトし 再度ログインしなお せば 開いている入力画面はログインが有効になりますので そのまま登録に進めます Q5. 最終日程表の確定後に お客様からのご希望などにより日程が変更になった場合は? A5. 作成済み ( お客様へ送付済み ) の確定書面をいったん PDF へ変換し 空いている添付 1~4 へ添付します その上で 最終日程表の 登録 更新 ボタンから 再度編集し 変更後の内容で再登録してください メモ欄に 〇月 日確定書面変更 ( 〇月 日 ~ 〇月〇日の確定書面 : 添付 1) と入力してください Q6. 発着地の異なるパターンの提案をするには? A6. 日数が同じか異なるかで 対応が異なります 日数が同じ場合 1 つの日程表でパターンを分けて提案します <サンプル> bdd03ba21eac63918bb1dcddec98 日数が異なる場合 日程表を分けてご提案してください 受注になった場合は 記録を日程ごとに作成します 21

22 6. 旅行代金備考欄入力サンプル プラン回答がそのまま企画書面となるため 最終決定時のプラン回答では企画書面として必要な内容を盛り込んでください 日程欄は従来通りですが 旅行代金の備考欄は 各契約形態により 取消料の規定や旅行代金の内訳などの記載が必要となります 以下に 各契約形態ごとの備考欄の記入例を記載してありますので こちらをもとに入力をお願いします 旅行代金備考欄の入力サンプル - 受注型企画旅行の場合 上記旅行代金に含まれるもの 国際線往復航空運賃 宿泊代 記載の区間の日本語ガイド 記載の区間の専用車 + 英語ドライバー 記載の観光スポットへの入場料 記載の食事( ドリンク別途 ) 上記旅行代金に含まれないもの 食事の際のドリンク代 現地空港使用料及び諸税 成田空港施設使用料 ( 下記ご参照ください ) 渡航手続関係費用 現地での個人的な支出 超過手荷物料金 手荷物運搬料金 チップ 現地空港諸税 成田空港施設使用料 お一人様 18,730- ( 内訳 ) 燃油サーチャージ 15,000- 現地空港諸税 1,120- 成田空港施設使用料 + 旅客保安サービス料 2,610- このご旅行は受注型企画旅行となります ご出発の前日から起算して さかのぼって 30 日目に当たる日以降は 取消料が発生いたします 詳しくは 当社のホームページにてご確認ください 22

23 旅行代金備考欄の入力サンプル - 受注型 + 手配の場合 上記旅行代金に含まれるもの 国際線往復航空運賃 宿泊代 記載の区間の日本語ガイド 記載の区間の専用車 + 英語ドライバー 記載の観光スポットへの入場料 記載の食事( ドリンク別途 ) 上記旅行代金に含まれないもの 食事の際のドリンク代 現地空港使用料及び諸税 成田空港施設使用料 ( 下記ご参照ください ) 渡航手続関係費用 現地での個人的な支出 超過手荷物料金 手荷物運搬料金 チップ 現地空港諸税 成田空港施設使用料 お一人様 18,730- ( 内訳 ) 燃油サーチャージ 15,000- 現地空港諸税 1,120- 成田空港施設使用料 + 旅客保安サービス料 2,610- 旅行代金の内訳 受注型企画旅行 ( 現地地上手配部分 ) : 194,700- ご出発の前日から起算して さかのぼって 30 日目に当たる日以降は 取消料が発生いたします 詳しくは 当社のホームページにてご確認ください 手配旅行 ( 航空券部分 ) : 102,300-( 燃油サーチャージ 空港諸税 : 18,730-を含む) < 航空券予約 購入の条件について> 予約手配後 日以内の発券 ( 購入 ) 手続きが必要で 発券 ( 購入 ) 後は 時期に関わらず お一人様 41,880-( 手数料込 ) の変更 取消料が発生いたします なお ご出発日 (8 月 1 日 ) 以降は全額チャージとなり 変更 取消の場合のご返金はございません 航空会社の前営業日 :7 月 31 日の終業時間以降は 当日キャンセル扱いとなりますのでご注意ください 23

24 旅行代金備考欄の入力サンプル - 手配旅行の場合 上記旅行代金に含まれるもの 国際線往復航空運賃 宿泊代 記載の区間の日本語ガイド 記載の区間の専用車 + 英語ドライバー 記載の観光スポットへの入場料 記載の食事( ドリンク別途 ) 上記旅行代金に含まれないもの 食事の際のドリンク代 現地空港使用料及び諸税 成田空港施設使用料 ( 下記ご参照ください ) 渡航手続関係費用 現地での個人的な支出 超過手荷物料金 手荷物運搬料金 チップ 現地空港諸税 成田空港施設使用料 お一人様 18,730- ( 内訳 ) 燃油サーチャージ 15,000- 現地空港諸税 1,120- 成田空港施設使用料 + 旅客保安サービス料 2,610- このご旅行は手配旅行となります 詳しくは 当社のホームページにてご確認ください 手配旅行にかかる取消料 ( お一人様 ) 月 日 ~ 月 日まで 31,880 円 月 日 ~ 月 日まで 47,000 円 月 日 ~ 月 日まで 83,000 円 ご出発当日以降 払い戻し不可 24

25 旅行代金備考欄の入力サンプル - 他社募集型企画旅行の場合 上記旅行代金に含まれるもの 往復航空運賃 宿泊費 往復送迎( 混乗車 ) 燃油サーチャージ アイランドパス( 滞在中有効 ) * 上記ご旅行代金は早期割引 ( お一人様 8,000 円 ) 適用後のご料金となります ご予約後 ご出発の 59 日前以降での変更 ( コース 氏名 日程等 ) はできません 変更の場合はご予約を一旦キャンセル後 新規扱いでのご予約となります 30 日前以降の場合は 規定の取消料が発生しますのでご注意ください 上記旅行代金に含まれないもの 現地空港使用料及び諸税 成田空港施設使用料 ( 下記ご参照ください ) 渡航手続関係費用 現地での個人的な支出 超過手荷物料金 手荷物運搬料金 チップ 現地空港諸税 成田空港施設使用料 ( 目安 ) お一人様 3,730- ( 内訳 ) 現地空港諸税 1,120- 成田空港施設使用料 + 旅客保安サービス料 2,610- 現地空港諸税は目安の金額となります 出発月の前々月の 10 日の IATA レートを参考に確定し 差額を徴収 返金いたします 25