2 異議申立ての理由 文書不存在 はあり得ないと考える 第 4 実施機関の説明要旨 実施機関から提出された理由説明書の要旨は次のとおりである 1 本件開示請求と関わる可能性がある文書がないか調査した 開示請求のあった文書が 沖縄県と福建省との友好省県締結に関わるものであることが推測されたことから 対

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1 答申第 52 号 答 申 第 1 審査会の結論沖縄県知事 ( 以下 実施機関 という ) が行った 本件開示請求の対象となった公文書の不存在による不開示決定は妥当である 第 2 諮問の概要 1 公文書の開示請求 異議申立人は 平成 2 1 年 8 月 7 日 沖縄県情報公開条例 ( 平成 13 年沖縄県条例第 37 号 以下 条例 という ) 第 6 条第 1 項の規定によ り 実施機関に対し 平成 21 年 6 月 16 日付琉球新報朝刊記事の中 において 大田県政下で県三役は台湾に行かないと 知事名で 中国側に一筆入れていた と記載があり その記載に係る文書 の開示 ( 以下 本件開示請求 という ) を求めた 2 実施機関の決定実施機関は 平成 21 年 8 月 20 日付け観交第 420 号により 新聞記事に記載されている事実はないことを理由として 公文書不存在による不開示を決定し ( 以下 本件処分 という ) 異議申立人に通知した 3 異議申立て異議申立人は 平成 21 年 9 月 4 日 本件処分を不服として 行政不服審査法 ( 昭和 3 7 年法律第 1 6号 0 ) 第 6 条の規定により 沖縄県知事に対し異議申立てをした 4 諮問実施機関は 平成 21 年 12 月 22 日 条例第 20 条の規定により 沖縄県情報公開審査会 ( 以下 審査会 という ) に 本件開示請求に係る公文書不存在による不開示の可否について諮問した 第 3 異議申立ての内容 1 異議申立ての趣旨 文書不存在 はあり得ないので開示を求める

2 2 異議申立ての理由 文書不存在 はあり得ないと考える 第 4 実施機関の説明要旨 実施機関から提出された理由説明書の要旨は次のとおりである 1 本件開示請求と関わる可能性がある文書がないか調査した 開示請求のあった文書が 沖縄県と福建省との友好省県締結に関わるものであることが推測されたことから 対象となり得る行政文書の有無を確認するため 担当課ロッカー 倉庫の資料を調査した結果 該当するものはないと判断された 2 友好県省締結に至る過程等については 当時の担当課長及び知事公室 長から聴取したところ次のとおりである (1) 友好県省締結に向けての会議の中で 政治的に高いレベルでの交 流は自粛してもらいたい 旨の口頭による申し入れがあったが 知事 公室長より 台湾との交流は長い歴史があり 交流をストップする わけにはいかない と返答したが それ以上の強い反応はなかった (2) 担当課長として 台湾に行かない 旨の文書は全く見たことがな い 台湾についての話は 福建省側との間ではそれ以上の問題にはな らず 友好省県締結後に県が 一筆入れる 必要はなかった (3) 締結書には 台湾のことは書かないということで双方合意したため 締結書には台湾については記載されていない (4) 中国側へ一筆入れるという話は全く記憶にない 国に倣うという申 し合わせはあったのかもしれないが 文書で申し入れることはしてい ないと考える 当時は 政治的なレベルでの付き合いは国に合わせる べきという方向にまとまったと記憶している 3 記事の中の 一筆入れていた経緯があるとは知らなかった については 記事の著者がその文書を実際に見たとの記載はなく 伝聞の形となっており 何時 誰から どのような状況で 説明を受けたのかが記されておらず 一筆入れた 旨について はっきりしない

3 上記の理由から 回顧録の内容は文書の存在を断定しているものではなく 文書調査及び当時の関係者に対し聞き取り調査を行った結果 平成 21 年 9 月 4 日付申立ての件については該当文書の作成がされた事実は確認されず 不存在であると判断した 第 5 本県における通常の文書の流れについて 通常 県が作成した公文書等は 現に業務に用いられ 及び用いられ る可能性がある間 沖縄県公文書編集保存規程 ( 昭和 49 年沖縄県訓令第 3 8 号 ) に基づき 文書保存箱等に公文書等の保存期間や類名等を明記して 編集し 保存することとしている 1 文書の保存 保管 ( 同規程第 3 条 ) 文書の保存は総務私学課において行い 電子文書は文書管理システム に 紙文書は文書保存管理室に収蔵する ただし 第 6 条に規定する第 5 種に属する紙文書 (1 年保存 ) については 各課 ( 所管課 ) にて保管する 2 保存期間文書の廃棄 ( 同規程第 14 条 ) 総務私学課長は 保存期間の満了した保存文書及び文書管理システム内で編集している電子文書について 所管課長と協議の上 廃棄の決定をしなければならない 総務私学課長は前項の規定により廃棄の決定をした文書のうち別表第 2 項 ( 公文書館指定管理者に引き渡す文書に関する基準 ) に定めるものについて 公文書館を管理する指定管理者に引き渡さなければならない 3 紙文書の流れについて 実際の運用においては 文書管理システム内の電子文書について 公 文書館に引き継がれた文書は現時点ではまだないということであり 主 に紙文書についての引継ぎがなされている また 請求の対象となった公文書については 県庁内で文書システム がない時期と思われ 対象とされる文書も電子文書ではなく 紙文書で ある 通常 紙文書では 文書等の保存期間が満了し 当該文書等の所管課 長が廃棄してもよいと決定したものについては 保存期間が 1 年の文書 及び歴史資料として保存に値しないと判断された文書は廃棄される 保存期間が 1 年以外の文書に関しては 本庁各課において保管されて いるものについては 本庁舎地下 1 階にある総務私学課文書保存管理室

4 出先機関にあっては 当該機関が管理する書庫に引継がれ 定められた 保存期間が満了するまで保存する 公文書等の保存期間が満了し 当該 公文書等の所管課長が廃棄してもよいと決定されたものは廃棄される 4 公文書館での保存一般に 公文書等の保存期間が満了し 当該公文書等の所管課長が廃棄してもよいと決定したもののうち 歴史資料として価値があると判断される公文書等は 沖縄県公文書館において保存される その選別は沖縄県公文書館公文書等管理規程別表の基準によってなされる 5 文書台帳一度 文書保存管理室に保存された文書は 文書管理のシステムで 現在は登録されている それ以前の紙文書については 保存文書は保存文書引継ぎ目録に 廃棄される文書は文書廃棄台帳に それぞれに記載される 第 6 審査会の判断理由 1 本件開示請求の対象となった文書について 異議申立人は 平成 21 年 8 月 7 日実施機関に対し 平成 2 1 年 6 月 1 6 日付琉球新報朝刊記事の中において 大田県政下で県三役 は台湾に行かないと 知事名で中国側に一筆入れていた と記 載があり その記載に係る文書の開示を求めたものである 条例第 5 条は 何人も この条例の定めるところにより 実施機関 に対し 当該実施機関の保有する公文書の開示を請求することができる とする 本件においては その前提として 請求された文書の存否が問題とな った 2 本件対象公文書の存否について実施機関により 記事に記載されている事実はない として不開示決定がなされたため 文書不存在はありえないので開示を求める と主張して異議を申立てたものである これに対し 実施機関は 本件開示請求の対象となった文書の不存在の理由について 対象となり得る行政文書の有無を調査したところ そのような文書を保有せず また 当時の担当課長や知事公室長に聴取し

5 たところ その事実が存在しないことが判明したと主張する このことについて 審査会は 本件処分の経過や対象公文書の不存在による不開示決定に至った理由等について 具体的にはどれだけの範囲を調査して 不存在ということで結論付けたのかを明らかにすべきと考え 実施機関の説明を求めた 3 以下はその具体的な経緯である 3 当審査会内での最初の指摘 (1) 関係書類の調査の内容について 行政文書か いつ頃の作成か 何年保存の文書か より具体的な説明をしてもらいたい (2) 存在がわからない文書については 保管している文書を探し それでも見つからない場合には 関係機関に在るかないか 保存文書の台帳や廃棄文書が載った台帳まで調べる等 県の文書の流れを踏まえて文書を検索していく必要がある 4 審査会の指摘に対する実施機関の理由説明 ( 口頭 ) (1) 所管課以外にも知事に一番近い秘書課にも照会してみたが 秘書課に もないということであった (2) 課室内ロッカー及び倉庫を調査したが 確認することはできなかった 姉妹提携関係文書の場合の保存期間は 10 年であるが 保存期間も過ぎて おり確認できなかった 文書保存管理室も確認し 保管リストにもない ことを確認した 5 審査会での実施機関への再指摘 (1) 文書帳簿や保存文書台帳をもっと調べること 保存期間を過ぎたものについては 文書廃棄台帳も調べてもらいたい (2) 公文書館の方も調査してほしい 6 再指摘への実施機関回答 (1) 平成 8 年 ~ 平成 10 年の行政組織等関係規程集により 国際交流課 ( 現交流推進課 ) 以外が台湾との交流について文書を起案した可能性は ないと考えられる (2) 再度 課室内ロッカー及び倉庫を調査したが確認できなかった 文 書件名簿も当該文書も保存期間を過ぎているため 確認できなかった 文書保存管理室も確認して 保存文書については保存文書引継目録に ないことを確認した また 念のために廃棄される文書についても文

6 書廃棄台帳を調べたが 該当するような文書は見つからなかった (3) 公文書館に引き継がれた保存文書についても検索したが 検索リストに該当文書と推測されるものはなかった (4) 該当するような文書を調査する過程において 沖縄県と福建省との友好省県締結に関わる文書や台湾に関する対応についての内部文書はあったが 請求者の求める 大田県政下で県三役は台湾に行かないと 知事名で中国側へ一筆入れた との記載に係る文書の存在は確認できなかった (5) なお 調査対象とした文書の所属年度は 文書保存管理室は昭和 61 年度から平成 22 年度まで 文書廃棄台帳は昭和 50 年度から平成 17 年度までである さらに公文書館所蔵物については平成 8 年から平成 10 年までである 7 当審査会の判断 当審査会は 県の文書管理の流れや国の答申例も参考にし その中で 実施機関に説明を求め 指摘を行い 文書の存在確認に努めた 実施機関は当審査会の指摘等を受け ファイル管理表及び引渡し文書 目録検索結果を確認し その写しを審査会に提出した また 保存文書 については保存文書引継ぎ目録にないことを確認し 廃棄される文書に ついても文書廃棄台帳を調べたが 該当するような文書はなかった 公文書館に引き継がれた文書についても検索したが 検索リストに該 当文書と推測されるものはなかった 審査会としては 実施機関の理由説明書及び県の公文書の流れを踏ま え 実施機関に確認 指摘を行い検証した結果 実施機関において他に このような文書を保有しているとの特段の理由も見い出し難いことか ら 本件対象文書を保有していないとの実施機関の主張は 不自然 不 合理なものではないと考えるに至った したがって 実施機関において 本件対象文書を保有しているとは認 められないことから 実施機関による本件開示請求の対象となった文書 の不存在による不開示決定は妥当である よって 第 1 審査会の結 論 のとおり判断した

7 審査会の処理経過 年月日内容 平成 21 年 12 月 22 日 諮問実施機関の諮問書を受理する 平成 22 年 12 月 13 日諮問実施機関へ理由説明書の提出を依頼する 平成 23 年 1 月 13 日審議 ( 第 202 回 ) 平成 23 年 2 月 3 日 諮問実施機関から理由説明書を受理する 平成 23 年 2 月 10 日審議 ( 第 203 回 ) 平成 23 年 2 月 24 日諮問実施機関からの口頭説明 審議 ( 第 204 回 ) 平成 23 年 3 月 7 日審議 ( 第 205 回 ) 平成 23 年 4 月 28 日審議 ( 第 206 回 ) 平成 23 年 5 月 26 日審議 ( 第 207 回 ) 平成 23 年 6 月 30 日審議 ( 第 208 回 ) 平成 23 年 7 月 26 日審議 ( 第 209 回 ) 平成 23 年 8 月 25 日審議 ( 第 210 回 ) 平成 23 年 9 月 29 日答申 ( 第 211 回 )

8 沖縄県情報公開審査会委員名簿五十音順平成 20 年 10 月 7 日から平成 22 年 11 月 3 日まで 氏名備考 安次富哲雄 ( 会長 ) 琉球大学名誉教授 金城智誉弁護士 幸地啓子税理士 中村照美 ( 会長職務代理 ) 弁護士 前津榮健沖縄国際大学教授 平成 22 年 11 月 4 日から平成 24 年 11 月 3 日まで 氏名備考 金城智誉 ( 会長職務代理者 ) 弁護士 徳田博人琉球大学教授 前津榮健 ( 会長 ) 沖縄国際大学教授 宮尾尚子弁護士 山城三惠子公認会計士