⑶ 受託者が所有する院外倉庫からの物品供給方式の採用による院内中央倉庫スペースの有効活用 ⑷ 診療材料費の適正化 ( 価格交渉 同種同効品の精査等 ) ⑸ 保険請求漏れの防止 削減 ⑹ SPD 物品の使用情報の蓄積と部署別原価計算等を用いた経営分析への活用 ⑺ 病院職員の物品管理に関与する各種関連業

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1 診療材料等物流管理システム運営業務仕様書 この仕様書は 公立宍粟総合病院 ( 以下 病院 という ) における診療材料等について 物品取扱各社との価格交渉 物品調達 物品管理 納品等の業務の効率化及び合理化 物品購入経費の削減 余剰在庫の軽減等を図るとともに 看護師等病院職員の本来業務を充実させ 健全な病院運営を行うための診療材料等物流管理システム運営業務の基準となる仕様について 必要な事項を定めるものである なお 本業務の内容は専門的な技術が要求される業務であり 提出された企画提案書に基づいて仕様を作成する方が最も優れた成果を期待できるというプロポーザル方式採用の趣旨に鑑み この仕様書に記載したすべての項目の実施を要求するものではなく 企画提案各社が その専門的な技術を発揮することを期待するための基準を示したものである 以上のことから 契約に当たっては この仕様書のほか 企画提案書の提案内容について 優先交渉権者と協議し 仕様書の変更を行うことがあるので留意すること 1 業務名 診療材料等物流管理システム運営業務 ( 以下 SPD 業務 という ) 2 履行場所 ⑴ 公立宍粟総合病院 ( 宍粟市山崎町鹿沢 93 番地 ) 許可病床数 199 床稼働病床数 192 床 公立宍粟総合病院ホームページの病院概要を参照のこと ⑵ 受託者が設置する院外倉庫 3 委託期間契約締結の日から平成 34 年 3 月 31 日までとする なお この契約は 地方自治法 ( 昭和 22 年法律第 67 号 ) 第 234 条の3 及び宍粟市長期継続契約を締結することができる契約を定める条例 ( 平成 18 年条例第 5 号 ) 第 2 条第 3 号に規定する長期継続契約であるので この契約に要する経費の歳入歳出予算の減額又は削除があった場合には この契約を解除することができる旨の特約を付している また 契約締結の日から平成 31 年 3 月 31 日までの間を業務開始に向けた準備期間とし その際の費用については受託者の負担とする 4 業務の目的次の業務を行うことによって 病院における 安全 安心の医療の提供 と 安定した経営基盤の確立 を図るものである ⑴ 診療材料等 ( 以下 SPD 物品 という ) の院内余剰在庫の軽減 死蔵品解消のための院内在庫の圧縮 ⑵ 病院内各部署の適正な定数在庫設定と欠品の生じない供給体制の構築 - 1 -

2 ⑶ 受託者が所有する院外倉庫からの物品供給方式の採用による院内中央倉庫スペースの有効活用 ⑷ 診療材料費の適正化 ( 価格交渉 同種同効品の精査等 ) ⑸ 保険請求漏れの防止 削減 ⑹ SPD 物品の使用情報の蓄積と部署別原価計算等を用いた経営分析への活用 ⑺ 病院職員の物品管理に関与する各種関連業務の軽減 5 業務実施方針受託者は 次の事項を適正に実施すること ⑴ 医療の質の向上及び安全を確保し 患者へのサービスの向上ができること ⑵ 業務パートナーとして 病院の立場に立った業務運営ができること ⑶ 病院の経営の合理化及び効率化 継続的なコスト削減による経営改善に貢献できること ⑷ 病院職員との協調を重視し 信頼を確保できること ⑸ 当該業務の運営を支障なく開始できるよう運営準備を進め 運用開始日から適正に業務を開始できること ⑹ 当該業務に関し 準備期間及び業務開始後も病院職員に対する周知 教育が徹底できること ⑺ 病院が必要とする物品を調達し 納品できること ⑻ SPD 物品については 計画的かつ効率的に価格交渉を行い 適正な価格で調達できること ⑼ 大規模事故 災害等の緊急時に病院が必要とする物品をできる限り迅速に納品できること ⑽ 月一回以上 業務内容について病院担当者と打合せを行うこと 6 業務概要 ⑴ 受託者は病院と協議の上 管理対象部署におけるSPD 物品の定数を設定し 病院受け入れ担当部署まで適正に供給を行うこと ( 病院内の配送業務は 病院直営で行う ) また SPD 物品は預託消化払い方式 ( 使用した時点で所有権が病院に移り 債務が発生する ) を採用し 在庫負担の軽減を図ること なお 臨時に発注する物品等については各社の提案により決定する ⑵ 受託者は SPD 物品について 原則としてバーコードラベル ( シール ) を利用した管理を行うこととし 使用期限管理 ロット管理 トレーサビリティー機能等を管理するシステム ( 以下 SPDシステム という ) を構築し 運用できるようにすること ⑶ 院内スペースの有効活用を目的とし 配置するSPD 物品は院外倉庫からの提供とすること ただし 受託者と病院で協議した結果 院内配置が適切と判断したSPD 物品は院内倉庫に配置することができるものとする また 院外に倉庫を持つことにより発生する費用は受託者負担とする ⑷ SPD 物品は 病院との協議により決定されたスケジュールに従い定期供給さ - 2 -

3 れるものとする ⑸ 受託者は 病院が必要とするSPD 物品及び新たなSPD 物品を適正な価格で調達するとともに 調達価格の妥当性を定期的に病院に報告するものとする なお 受託者が調達するSPD 物品の納入価格は 原則として平成 30 年 9 月 1 日時点 ( 以下 価格基準日 という ) での病院の購入価格以下とすること また 価格基準日以降において診療報酬改定等により材料償還価格の変更があった場合は 当該変更前における値引き率 ( 変更前の購入価格及び償還価格に基づき算出した率 ) を 変更後の材料償還価格に適用した金額以下とすること ⑹ SPD 物品の品目の選定及び納入価格の決定は 病院の承認を得ること ⑺ 受託者は SPD 物品の償還価格 市場価格及び類似品に関する情報 並びに管理対象物品の使用状況等の情報を提供すること また それらの情報を踏まえた病院経営に関わる改善提案や当該業務の改善提案 定数変更 管理対象物品に関する提案等を行うこと ⑻ 循環器内科のカテーテル類 整形外科のインプラント等のいわゆる 持ち込み品 についてもできる限り対応すること ⑼ SPD 物品の紛失等に係る費用負担については 病院の過失等の理由による損失以外は受託者責任とし 病院で責任は負わない また 紛失等の責任の所在が不明確な場合は病院と受託者が協議の上 費用負担を決定する 7 管理対象部署 管理対象部署は SPD 物品の使用が想定される部署を基本に 受託者と病院と の協議により決定する 8 管理対象物品管理対象物品 (SPD 物品 ) は 原則として 医薬品 血液 血液製剤 検査試薬を除くすべての医療用材料とし 具体的な品目については 受託者と病院との協議により決定する プロポーザル提案資格確認結果通知書により提案資格を有するとした者には 秘密保持を条件に購入品目 購入数量及び購入総額等のデータを提供する 9 SPD 物品管理業務体制 ⑴ 通常業務実施日時ア業務の実施日時は 原則として 平日の月曜日から金曜日までの午前 8 時 30 分から17 時 15 分までとする イ日曜日 土曜日 国民の祝日に関する法律 ( 昭和 23 年法律第 178 号 ) に規定する休日及び12 月 29 日から翌年の1 月 3 日までの日 ( 以下 休日等 という ) が3 日以上連続する場合には 受託者と病院の双方で協議して定める日を業務実施日とする ⑵ 緊急時及び休日 時間外の対応体制ア通常業務実施時間外に SPD 物品が緊急に必要となった場合に対処するた - 3 -

4 め 業務従事者は必ず電話で連絡が取れる体制であること イ緊急に必要となったSPD 物品は 直ちに病院に供給すること その際 SP D 物品は請求部署の職員に直接引き渡し 確認を得ること 10 業務内容業務の内容は次のとおりとする ⑴ SPD 物品調達に関する業務ア SPD 物品の発注 ( 定期 臨時 緊急 ) 納期管理及び検品イ SPD 物品の新規 ( 臨時 ) 採用購入物品の管理ウ使用頻度の低いSPD 物品の取扱停止などの提案エ SPD 物品に関する情報管理 情報提供業務 1 新製品 新技術に関する情報の収集及び提供 2 同種同効品のリスト作成及び導入に係る比較検討及び提案 3 厚生労働省から発表される医薬品 医療機器等の安全性情報及びメーカーによる自主回収に関する情報等の収集及びその適切処置 ⑵ SPD 物品納品に関する業務アスケジュールに従った定期納品イ臨時 救急時の納品ウ病院仕様にセット化したSPD 物品及び包装単位以下の数量でセットしたSP D 物品の納品 ( セット化又は分割することが法令等に抵触する場合又は物品の品質保持 効果等に著しい悪影響を及ぼす可能性のある場合を除く ) エ SPD 物品管理用 ( 定数内外 保険請求等 ) バーコードラベルシールの貼り付け 病院内各部署へのSPD 物品の定期搬送業務は 直営で行うこととしている ⑶ 在庫管理に関する業務ア適正在庫の維持業務 1 SPDシステムにより 随時 SPD 物品の使用量を把握し 適正な発注と適正在庫の維持 適正な配置定数の設定を行う 2 SPDシステムにより 不動在庫表作成などを行い 随時不動在庫を確認し在庫を調整する イ品質管理業務 1 SPDシステムにより 有効期限が近くなったSPD 物品の確認を行い 安全な品質管理を行う 2 リコール発生時には 直ちに病院へ報告を行い 対象となる製品の速やかな回収などの対応を行う また メーカーと交渉を行い代替品確保などの対応を行う ウクレーム処理業務病院からSPD 物品に不良があると申出があったときは 速やかに不良の状態を確認し メーカーと交渉を行い代替品確保などの対応を行う - 4 -

5 エ棚卸し業務上半期 下半期にそれぞれ1 回以上棚卸しを行い その結果を病院に報告する オ同種同効品整理業務適時 SPD 物品の同種同効品確認を行い 現行品との置き換え等の提案を行う カ SPD 物品のロケーション管理業務消費の効率性を向上させるため SPD 物品のロケーション管理の提案を行う ⑷ SPDシステム運用管理に関する業務受託者は SPD 物品の新規登録 マスターメンテナンス等に SPDシステムを使用し 常に最新の状態で運用管理を行うこと また SPDシステムに係る業務データの所有権はすべて病院に帰属するものとする 病院内にSPDシステムの端末機器を設置する場合は セキュリティ対策が施された次の機能を有するSPDシステムの端末機器類を設置し 維持管理するものとする なお SPDシステムの導入費用 維持管理費用は受託者が負担するものとする インターネット回線等の設置が必要な場合は 設置費用 使用料金等は 受託者の負担とする SPDシステムのハード機器類及びソフトウェア一式 ( 以下 SPDシステム機器等一式 という ) を病院内に設置した上で運用するのか また病院内に設置しないで運用するのかの判断は 企画提案を審査の上決定するので この 2 案の提案を行うこと ア管理マスタ ( 項目 : 名称 品番 規格 数量 入数 定価 償還価格 納入価格 JANコード GS1コード 医事コードなど ) を作成し 随時更新 一括更新又は一括登録ができること イ管理マスタコードは 病院が導入済の医事システムマスタコードとの整合性が取れるようにすること ウ発注 入出庫 消費 未納品等の情報をリアルタイムに管理できること エ在庫 ロット 消費管理が可能であること オ部署別品目別使用実績等有用なデータの作成ができること カ各種データを随時 CSV 形式など汎用形式で外部媒体に出力できること キ年次データとして3 年分以上の多量なデータを管理できるシステムであること ( 外部ハードディスクヘの保存 ハードディスク追加増設による保存も可 ) クシステム内全データのバックアップ機能を有しているシステムであり トラブルが発生した場合等は迅速に復旧できること ⑸ 経営改善及び支援に関する業務受託者は 各種データの分析を行い 病院の経営の合理化及び効率化に貢献できること ア病院からの要請に応じて病院内委員会等に出席し 専門的見地から適切な - 5 -

6 助言を行うこと また 統計データを定期に作成し提出するとともに 必要に応じて 資料の作成及び提出をすること イ SPD 物品管理に係る運用改善提案を行うこと また 病院からの要請に応じて運用に関する病院内説明会等を開催し 物品管理意識及び経営意識の高揚を図ること ウ不動在庫 医事請求漏れ 使用ロス 滅菌切れ等の各種データ分析を踏まえた 経営支援の側面からの提案を行うこと エ診療材料の 市場価格調査 による改善提案及び病院内の同種同効品又は同等品の集約提案を行い 標準化によるコスト改善 ( 購入金額の低減 ) を図ること オベンチマークデータ SPD 物品納入までの交渉経緯等 ( 見積書等 ) を提供すること カその他病院経営改善へ貢献できる提案を行うこと 11 緊急時 災害時の対応時間外及び休日等又は大規模災害 事故等の緊急時に SPD 物品が緊急に必要となった場合に対処するため 業務従事者は必ず電話で連絡が取れる体制であること また 緊急時に病院が必要とする物品をできる限り迅速に納品できる体制であること 12 費用区分 病院と受託者間における費用区分は 原則として 次表のとおりとし 次表以外 のものは病院と受託者間で別途協議のうえ決定する 項目 病院 受託者 病院内に端末を設置する場合 ⑴ 物流管理システム ( 物流管理システムの構築費及び病院内配線工事費 その他設置費用を含む また 物流管理システムの端末 バーコード読み取り機及びプリンター含む ) 及び端末機器の点検整備 その他メンテナンス業務 不具合発生時の対応に係る費用並びに業務実施に伴い発生する端末の通信運搬費 ( インターネット回線等 ) 〇 ⑵ 搬送用カート 〇 ⑶ SPD 物品に貼り付けるバーコードラベル インクなど業務に直接必要な消耗品 〇 ⑷ SPD 物品納品に係る運送費 〇 ⑸ 業務実施に伴い病院内で発生する光熱水費 〇 ⑹ 院外倉庫の設置及び管理に係る費用 〇 - 6 -

7 13 業務開始までの準備等受託者は 円滑に当該業務の運用を開始することができるように 事前に次の準備を行うものとする なお 準備期間の費用については 受託者の負担とする ⑴ 関連部署における円滑な業務稼働を確保するため 関連部署への説明及び職員を含めたリハーサルを実施すること ⑵ 定数配置及び小分け単位の状況について 関連部署との調整を図ること ⑶ 病院内の運用マニュアルを作成のうえ病院に提出すること ⑷ システムエラーを想定した各種テストを実施し 円滑な稼働が行えるよう準備すること ⑸ 病院資産である院内在庫の発注調整に協力し 平成 31 年 4 月 1 日からの預託在庫への置き換えがスムーズに進むように協力すること 14 その他 ⑴ 受託者は 宍粟市 厚生労働省及び関係省庁の定める関連法規 規制等を厳守すること ⑵ 10 業務内容 ⑷ SPDシステム運用管理に関する業務 の中でも示したが SPDシステム機器等一式を病院内に設置した上で運用を行うのか また設置しないで運用するのかの判断は 企画提案書の内容を審査の上決定するので 企画提案各社は この2つの方法について提案すること ⑶ 本仕様書に定める事項について疑義が生じた場合及び受託業務の細目については 病院と受託者で協議のうえ決定するものとする - 7 -

8 参考 現状の配送パターン ( 今後変更する場合がある ) 1 日勤務 職員等定数チェック 払出し払出し伝票回収半日 1 日中央病棟 OP 透析外来日用品おむつ朝 昼 夕勤務勤務処置 月 2 人 1 人 1 人〇〇〇〇〇〇 火 2 人 1 人 - 〇〇〇〇 水 2 人 1 人 1 人〇〇〇〇〇〇 木 2 人 1 人 - 〇〇〇 金 2 人 1 人 1 人〇〇〇〇〇〇〇 土日祝日は 休日 休日又は時間外に物品等が必要な場合は 臨時伝票で職員が持ち出し 現状の棚卸し回数 9 月末及び 3 月末の 2 回実施 公立宍粟総合病院における SPD のイメージ 病院内に端末を設置する場合の例 - 8 -

(7) システム運用で生成された数値データ ( マスター含む ) については 病院の資産と し 出力データ及び帳票については 病院が指示する様式で提供すること 4. 業務の目的医療材料等の物流及び情報を一元管理し 院内在庫の適正化 購買単価の低減 医療材料等の使用情報の蓄積と経営分析への活用 診療部

(7) システム運用で生成された数値データ ( マスター含む ) については 病院の資産と し 出力データ及び帳票については 病院が指示する様式で提供すること 4. 業務の目的医療材料等の物流及び情報を一元管理し 院内在庫の適正化 購買単価の低減 医療材料等の使用情報の蓄積と経営分析への活用 診療部 地方独立行政法人くらて病院医療材料等 SPD 業務仕様書 この仕様書は 地方独立行政法人くらて病院 ( 以下 病院 という ) における医療材料等 ( 日用消耗品を含む )( 以下 医療材料等 という ) の購入 在庫管理 回収搬送等の業務の一元化を行い 医療材料等の院内在庫数の適正化及び納入単価の低減により材料費の削減を図るとともに 看護師等病院職員の本来業務を充実させ 健全な病院運営を行うための医療材料等の物流管理システム

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