平成30年度留学生受入れ促進プログラム（日本語教育機関）に係る事務処理の手引き

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ありさむこやま
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1 平成 30 年 3 月 23 日平成 30 年度留学生受入れ促進プログラム文部科学省外国人留学生学習奨励費 ( 日本語教育機関 ) に係る事務処理の手引き独立行政法人日本学生支援機構留学生事業部国際奨学課

2 目次 Ⅰ. 学習奨励費手続きの流れ P1 1. 年間スケジュール P1 Ⅱ. 推薦書の提出 P2 1. 提出書類 P2 2. 提出期限 P2 3. 書類作成 P3 Ⅲ. ゆうちょ銀行通常貯金口座の開設 P5 Ⅳ. 留学生給与等給付システムへのデータ登録 P6 1. データ登録期間 P6 2. 登録方法 P6 3. システム登録上の注意 P7 Ⅴ. 選考結果等 P11 1. 選考結果 P11 2. 採用決定後の異動手続き P11 Ⅵ. 在籍確認報告 P12 1. 在籍確認簿の作成 P12 2. 留学生給与等給付システムによる在籍確認報告 P13 3. 振込者データのダウンロード P14 4. 学習奨励費の振込 P14 Ⅶ. 受給者の異動及び補欠者の推薦 P15 1. 受給者の異動 P15 2. 補欠者の推薦 P16 Ⅷ. 学習報告書 P17 Ⅸ. 留学報告書 P21 Ⅹ. 確認表 P22 ⅩⅠ. 参考 : 学習奨励費関係一覧表 P23

3 Ⅰ. 学習奨励費手続きの流れ 1. 年間スケジュール 12か月採用 ( 推薦手続きの流れ ) 日本学生支援機構ホームページに留学生受入れ促進プログ 3 月下旬ラム ( 文部科学省外国人留学生学習奨励費 )( 日本語教育機関 ) 募集要項 ( 以下募集要項という ) 等の掲載推薦依頼通知 4 月月中受給候補者学内選考学生 ( 受給候補者 ) はゆうちょ銀行通常貯金口座開設 4 月分の文部科学省外国人留学生学習奨励費 ( 日本語教育機関 ) 在籍確認簿 ( 以下在籍確認簿という ) に署名 ( 受給候補者全員分 ) 月中 5 月分の在籍確認簿に署名 ( 受給候補者全員分 ) JASSO 学校手続きの流れ 5 月 1 日 ( 火 )~ ~11 日 ( 金 ) 留学生給与等給付システム ( 以下システムという ) への受給候補者データ登録推薦書提出 ( 該当様式 ) 学校 6 月月中 6 月分の在籍確認簿に署名 ( 受給候補者全員 ) 中旬留学生受入れ促進プログラム実施委員会 18 日 ( 月 ) 頃選考結果の通知 ( 予定 ) 16 日 ( 土 )~ 新規採用データをシステムからダウンロード 19 日 ( 火 )~ システムにて 6 月分在籍確認報告学校 JASSO 学校 7 月 7 月翌年 3 月 6 日 ( 金 )~ 振込者データをダウンロード 17 日 ( 火 ) 4 月分 ~6 月分学習奨励費振込 ( 予定 ) ( 各月 ) システムにて月ごとに在籍確認報告 ( 各月 ) 在籍確認報告に応じて各受給者に学習奨励費振込学校 JASSO 学校 JASSO 翌年 1 月 31 日 ( 木 ) まで留学報告書の提出 ( 対象校のみ ) 学校翌年 4 月 30 日 ( 火 ) まで学習報告書の提出日程は変更される可能性がありますシステムの日程については留学生給与等給付システムデータ処理日程表 ( 以下日程表という ) をご参照ください学校学習奨励費受給候補者推薦手続き Ⅱ. 推薦書の提出 (P2~) Ⅲ. ゆうちょ銀行通常貯金口座の開設 (P5~)Ⅳ. 留学生給与等給付システムへのデータ登録 (P6~) 選考結果 Ⅴ. 選考結果等 (P11~)/ 7 月分以降の在籍確認報告 Ⅵ. 在籍確認報告 (P12~) / 学習報告書の作成 Ⅶ. 学習報告書 (P17~)/ 留学報告書の作成 (P21~) 1

4 推薦書の提出 Ⅱ. 推薦書の提出 1. 提出書類様式 (1) 様式 1 文部科学省外国人留学生学習奨励費 ( 日本語教育機関 ) 受給者推薦書名称書類 Excel ファイル (2) 様式 2 文部科学省外国人留学生学習奨励費 ( 日本語教育機関 ) 在籍確認簿 4 月分 ( 写し ) 様式 1 は必ず書面 ( 公印押印 ) と Excel ファイルの両方を提出してください様式 2 は 4 月分の写しを必ず郵送にて提出してください 2. 提出期限書類 Excel ファイルとも平成 30 年 5 月 11 日 ( 金 )17:00 まで ( 必着 ) です封筒に学習奨励費受給者推薦書等在中と朱書きしてください書類は簡易書留等配達の記録の残る方法で送付してください各種書類等提出先及び問い合わせ先 Excel ファイル提出ページ郵送提出先及び問い合わせ先独立行政法人日本学生支援機構留学生事業部国際奨学課学習奨励費担当住所 : 東京都江東区青海電話 : FAX: メール : iso2@jasso.go.jp 学習奨励費ご担当者の事務処理に係るホームページ留学生受入れ促進プログラム文部科学省外国人留学生学習奨励費に係る事務処理ページ [ 機構ホームページ掲載場所 ] ホーム > 留学生支援 > 学校関係者の皆様 > 日本留学に係る学校関係者の皆様 > 留学生給与等 ( 国費学習奨励費 ) に係る事務処理等について > 留学生受入れ促進プログラム文部科学省外国人留学生学習奨励費に係る事務処理 2

5 3. 書類作成各様式 (A4 判 ) を機構ホームページからダウンロードの上作成してください機構ホームページ : 留学生受入れ促進プログラム ( 文部科学省外国人留学生学習奨励費 ) 受給者の推薦について (12 か月採用 ) scholarship/shoureihi/suisen_12.html 推薦書の提出様式 1 文部科学省外国人留学生学習奨励費 ( 日本語教育機関 ) 受給者推薦書 < 記入例を参照 > 作成上の注意推薦については平成 30 年度留学生受入れ促進プログラム文部科学省外国人留学生学習奨励費 ( 日本語教育機関 ) 推薦依頼数について ( ピンク色の紙 ) にて確認してください ⅰ) 在籍者数 (A) について平成 30 年 5 月 1 日現在貴学に在籍する私費外国人留学生数を記入してください ⅱ) 推薦数について過去 3か年の進学者数合計 (B) 推薦依頼数(C) について平成 30 年度留学生受入れ促進プログラム文部科学省外国人留学生学習奨励費 ( 日本語教育機関 ) 推薦依頼数についてに記載されている数字を記入してください今回の対象年は 26 年度 27 年度 28 年度の各年度において進学した者の数となります ⅲ) 推薦数 (D) について推薦依頼数(C) を超えないようにしてください * 推薦数(D) は推薦依頼数 (C) にかかわらず平成 30 年 5 月 1 日現在の在籍者数 (A) の 20% を超えて推薦することはできませんので該当する機関は在籍者数 (A) の 20% で算出した人数 ( 小数点以下四捨五入 ) を推薦数 (D) に記入し推薦数としてくださいまた在籍者数 (A) が5 人未満の機関については推薦依頼数 (C) にかかわらず推薦できませんので該当する機関は推薦を行わないでくださいシートには保護をかけているため入力欄以外のセルへの入力や変更等はできません提出方法 1Excel ファイルを以下のページから提出 (Excel ファイル提出時に公印の画像データ等は不要です ) scholarship/shoureihi/suisen_12.html 2 公印を押印した書面を郵送 ( 簡易書留等 ) で提出 3

6 推薦書の提出様式 2 < 記入例を参照 > 文部科学省外国人留学生学習奨励費( 日本語教育機関 ) 在籍確認簿 ( 平成 30 年 4 月分 ) 作成上の注意記入例を参照の上作成してください 4 月末までに受給候補者全員から署名を得てください提出方法 4 月分の写しを様式 1 とともに郵送で提出してください 5 月分の在籍確認簿については提出の必要はありません学内で保管をお願いします 5 月分の在籍確認報告の訂正についてシステムにて推薦者データを入力する際 5 月分在籍確認を未確認ですとして登録後 5 月 31 日までに在籍確認簿に署名を得ることができた場合はシステム登録内容の修正が必要となります 6 月 16 日以降に機構ホームページ掲載の所定の様式に記入し 5 月分の在籍確認簿の写しとともに必ず6 月 22 日 ( 金 ) までに本機構へ FAX で送信してくださいシステム登録が未確認のままですと 5 月分の学習奨励費は給付されません学習奨励費担当者欄について学習奨励費担当者欄に記入された担当部署担当者名アドレス等は学習奨励費担当部署として登録いたしますので様式 1 提出後に変更があった場合は必ず機構ホームページ掲載の様式にてご連絡ください年度内もしくは次年度における学校の状況が変更になる場合 ( 統合休校等 ) もご連絡ください推薦に係る手続きについては巻末にある確認表もご活用ください ( 提出不要 ) 4

7 Ⅲ. ゆうちょ銀行通常貯金口座の開設学習奨励費の受給には受給者本人のゆうちょ銀行通常貯金の口座が必要です口座開設推薦する学生に学生本人名義の口座を速やかに開設させ期限までにシステムへのデータ登録を行えるようにしてくださいゆうちょ銀行の口座を開設する際に時間がかかる場合がありますのでご留意ください口座の開設 *** 注意事項 *** 通帳について口座登録はカナで行いますのでカナ氏名入り通帳が必要ですカナ氏名が記載されていない通帳は郵便局で切替が可能です転居の際はゆうちょ銀行で通帳の住所変更手続を必ず行ってください( 住所変更等の手続を行っていないために口座が凍結され口座番号カナ氏名等が正しく登録されていても振込不能となる場合があります ) 振込結果の確認の際に必要となることがありますので通帳のコピーを保管しておくことをお勧めします推薦者口座情報に変更があった場合は採用前であれば機構にご連絡ください受給者として決定後であれば異動届 ( 様式 3) に変更内容を異動事項内の詳細欄に記入して提出してください ***[ 外国人留学生が口座を開設する場合 ]*** 平成 27 年 12 月までは送金機能つきの総合口座は 6 か月以上の滞在条件がついておりましたが平成 28 年 1 月より渡日後 6 か月未満であっても送金機能つきの総合口座の開設が可能となりましたなお送金機能がついていなくても通常貯金の口座であれば学習奨励費を受給することができます 5

8 システムへのデタ登録 Ⅳ. 留学生給与等給付システムへのデータ登録 1. データ登録期間データ登録期間は平成 30 年 5 月 1 日 ( 火 )~5 月 11 日 ( 金 ) です 2. 登録方法インターネットにてユーザ ID パスワードを使用し留学生給与等給付システムから推薦者データを登録報告してくださいユーザ ID パスワードが送付されていない場合は平成 30 年 4 月 13 日 ( 金 ) までに機構へ連絡ください ( 日本人学生用の ID パスワードとは異なりますのでご注意ください ) ユーザ ID, パスワードは黄色の通知文書に記載されていますマニュアル留学生給与等給付システムの取扱いについて ( 以下システムの取扱いについてという ) 下記サイトからダウンロードする ha/study_j/scholarship/system.html 1 ***[ 登録の手順 ]*** 学生用入力ページ学生用入力ページ学生用パスワードでログイン学生用パスワードでログイン奨学金振込口座届の提出 ( 誓約欄個人情報振込口座情報 ) ) マニュアルシステムの取り扱いについて第 4 章参照 2 学校担当者用入力ページ担当者用パスワードでログイン新規留学生振込口座届確認 ( 口座届の確認カナ氏名等の入力訂正 ) マニュアルシステムの取り扱いについて第 5 章参照 3 給付予定者または推薦者の報告推薦書 ( 受給候補者 ) 全員について上記の 1 と 2 の登録が完了したあとに作成送信してください 4 給付予定者または推薦者の一覧表の印刷推薦者について確認の上印刷し保管してください重要 :3 の推薦書報告処理まで完了しないと登録にはなりませんのでご注意ください 6

3. システム登録上の注意奨学金振込口座届の提出マニュアル : システムの取扱いについて第 4 章学生用入力ページ [URL] http://www.sas.jasso.go.

9 3. システム登録上の注意奨学金振込口座届の提出マニュアル : システムの取扱いについて第 4 章学生用入力ページ [URL] 誓約欄について誓約日付氏名入力データの入力日としてください在留カード ( 未取得の場合はパスポート ) の氏名と同一にしてください氏名が姓名に分けることができない場合は姓に最初の1 文字を入力し残りを名とする等して入力してください例 : IKUZOU 姓 I 名 KUZOU もしくは姓 IKU 名 ZOU ミドルネームは名の欄に入力し名とミドルネームの間にはスペースは入力しないでください使用可能文字はアルファベットの大文字と記号の ' -. のみです姓や名の入力欄にはスペースを入力しないでください ( エラーになります ) システムへのデタ登録振込口座情報について口座開設通帳番号データ登録時までにゆうちょ銀行通常貯金口座開設を完了しておいてください通帳番号が8 桁に満たない場合は先頭に 0 を付して8 桁で入力してください例 : 記号 1xxx0 番号番号と入力メールアドレス帰国等しても連絡のつくメールアドレスを入力してください( 在籍校で配付されるメールアドレスや日本での携帯電話のメールアドレスは除く ) 口座申込者誓約欄の氏名が表示されます口座への振込についてはカナ氏名で行われますので通帳の氏名と相違していても振込は行われます受付番号について受付番号口座届提出後は必ず受付番号を控えて保管してください重要口座届提出後に必要なこと口座届提出後は学校担当者用入力ページ (2 学校担当者用パスワードでログイン ) にて口座届の確認カナ氏名等の入力給付予定者または推薦者の報告の両方の処理が必須です必ず最後まで行ってください ( 次のページを参照 ) 7

システ新規留学生振込口座届確認ムマニュアル : システムの取扱いについて第 5 章へ学校担当者用入力ページ [URL] http://www.sas.jasso.go.

推印推て座付刷薦全入予者推力定の薦者者者一告給ー覧ージジ表口(2) (3) (4) 座届の確認カナ薦者の報付予定者または者が登一覧表のまたはを確(1)

文字順番とも口座の通帳に記載されたとおりに正確に入力してください氏名が姓名に分けることができない場合は姓に最初の1 文字を入力し残りを名とする等して入力してください例

記号などの文字及びスペースは入力しないでください姓や名の入力欄にはスペースを入力しないでください ( エラーになります ) 姓名が長い場合は各欄に 15

10 システ新規留学生振込口座届確認ムマニュアル : システムの取扱いについて第 5 章へ学校担当者用入力ページ [URL] の学校担当者用画面における報告の流れデにて学認給に氏全学タ生名校推用等担登薦入当の録者入力用力ペペ録口(1) 推印推て座付刷薦全入予者推力定の薦者者者一告給ー覧ージジ表口(2) (3) (4) 座届の確認カナ薦者の報付予定者または者が登一覧表のまたはを確(1) 口座入力者一覧表にて全推薦者を確認口座入力者一覧表にて全推薦者 ( 学生 ) を確認してください (2) 口座届の確認カナ氏名等の入力処理カナ氏名についてカナ氏名入力文字順番とも口座の通帳に記載されたとおりに正確に入力してください氏名が姓名に分けることができない場合は姓に最初の1 文字を入力し残りを名とする等して入力してください例 : イクゾウ姓イ名クゾウもしくは姓イク名ゾウミドルネームは名の欄に入力し名とミドルネームの間にはスペースは入力しないでくださいアルファベット記号などの文字及びスペースは入力しないでください姓や名の入力欄にはスペースを入力しないでください ( エラーになります ) 姓名が長い場合は各欄に 15 文字目まで入力してください推薦順位について付番番号が飛んだ順位重複した順位等がないように付番してください成績等で推薦順位が並んだ場合でも同じ順位をつけないでください在留期間について入力現在取得している在留期間を入力してください ( 予定の期間は含まない ) 8

11 成績評価係数について確認 *1 算出募集要項に定める算出方法により成績評価係数を算出してください評価パターンに当てはまらない場合は適宜学校で判断の上相当数を計算式に当てはめてください成績評価係数が条件に満たない場合には推薦できません算出不可成績評価係数が算出できない場合は成績評価係数 2.30 相当以上で特に成績が優秀とする根拠として入学者選抜試験の成績又は母国等の成績のどちらかを選択してください算出できない場合でも成績評価係数 2.30 相当以上で特に成績が優秀と認められる者が推薦対象です仕送りについて確認 *2 システムへのデタ登録入力仕送りがある場合のみ平均の月額を入力してください ( 入学金授業料等は含まない ) 在日扶養者について確認 *3 入力対象者在日扶養者がいる場合のみ氏名をカタカナで入力してください在日扶養者が配偶者の場合は続柄その他を選択してください在日扶養者とは推薦者を経済的に援助している者を指します単に住居を提供している者は含まれません他奨学金ついて確認 *4 入力他奨学金との併給制限が緩和されましたが受給者の奨学金の併給状況を把握するため学習奨励費の給付期間中 ( 平成 30 年 4 月 1 日 ~ 平成 31 年 3 月 31 日 ) に受給するもしくは受給予定 ( 申請中の他奨学金は除く ) の他奨学金について入力してください必ず他の奨学金の条件 ( 学習奨励費との併給が可能であること ) を確認してください在籍確認について確認 *5 署名選択在籍確認簿( 様式 2) に必ず当月中に署名を得てから入力してください 4 月分の在籍確認簿は 4 月中に受給候補者全員から署名を得てください 5 月分の在籍確認を未確認ですとして登録後 5 月 31 日までに在籍確認簿に署名を得ることができた場合はシステム登録内容の修正が必要となります 6 月 16 日以降に機構ホームページ掲載の所定の様式に記入し 5 月分の在籍確認簿の写しとともに必ず6 月 22 日 ( 金 ) までに本機構へ FAX で送信してくださいシステム登録が未確認のままですと 5 月分の学習奨励費は給付されません 4 月分の選択 :4 月中に在籍確認簿にサインが取れた者を在籍確認しましたとする 5 月分の選択 :5 月のシステムの締切までにサインが取れた者を在籍確認しましたとする在籍確認簿に署名が取れない月は未確認ですを選択してください確認 *1~*5 の項目について証明書等を必ず確認し学校で保管してください 9

12 システムへのデタ登録 (3) 給付予定者または推薦者の報告 ( 日本学生支援機構へのデータ送信 ) 推薦書の報告について予定者一覧 5-3. 報告者一覧画面にて全推薦者の氏名等と推薦者数を確認してください推薦書作成 c. 推薦書作成 ( 学習奨励費大学等 ) 画面の推薦状況表にて必ず推薦者数を確認してくださいメールアドレスは学校担当者のメールアドレスを入力してください報告完了までの処理終了後再度 (3) 給付予定者または推薦者の報告 ( 日本学生支援機構へのデータ送信 ) を選択すると推薦者合計が 0 件と表示されます推薦書作成で送信した内容を確認したい場合は戻るボタンを押して 5. 奨学金と処理の種別画面に戻り (4) 給付予定者または推薦者の一覧表の印刷画面で報告内容を確認するを選択して確認してください報告完了までの処理終了後に登録したデータの修正が必要な場合は機構ホームページ ( 留学生受入れ促進プログラム ( 文部科学省外国人留学生学習奨励費 ) 受給者の推薦について (12 か月採用 ) ページ ) に掲載の訂正様式でご連絡ください 4 給付者予定者または推薦者の一覧表の印刷推薦者一覧表について提出年月日印刷報告書提出年月日が入っているか確認してください推薦者の報告後一覧表を印刷し内容を確認してください各推薦者の詳細を詳細ボタンで印刷し内容を確認してください印刷した一覧表及び各推薦者の詳細は採用決定通知受領まで保管してください *** 重要 *** 推薦書作成画面にて送信ボタンを押し報告結果が表示されると推薦者の登録報告が完了になります報告書が送信されているか必ず (4) 給付予定者または推薦者の一覧表の印刷画面で報告内容を確認するの詳細ボタンにて内容を印刷し確認してください ** 留意点 ** システムによる報告と推薦書類の提出は締切日 (5 月 11 日 ( 金 )) までに手続きを行ってください書類は締切日の 17:00 必着としますいずれか一方のみの手続きでは推薦を受理しません 10

13 Ⅴ. 選考結果等 1. 選考結果選考結果はシステム及び通知文書にてお知らせします通知文書には奨学生番号は記載されていません選考結果等採用結果通知平成 30 年 6 月 18 日 ( 月 ) 頃に送付 ( 予定 ) 平成 30 年 6 月 16 日 ( 土 ) 以降システムで採用された学生のデータをダウンロードし氏名奨学生番号等を確認し在籍確認簿に記入してください新規採用データのダウンロード奨学生番号は在籍確認簿及び問い合わせの照会等で必要になりますので必ずデータで確認してくださいマニュアルシステムの取扱いについて第 7 章新規採用データ等の取込み参照 2. 採用決定後の異動手続き採用決定後に受給候補者に募集要項 10. 受給者の異動に該当する異動が生じた場合は奨学生番号を確認の上 6 月 22 日 ( 金 )17:00までに文部科学省外国人留学生学習奨励費受給者に係る異動届 ( 様式 3) ( 以下異動届という ) を郵送で提出してください < 記入例を参照 > 補欠者の採用を希望する場合は併せて文部科学省外国人留学生学習奨励費受給者申請書推薦調書 ( 補欠者推薦用 )( 様式 4) ( 以下申請書推薦調書という ) を郵送で提出してください (6 月 22 日 ( 金 ) 必着 ) < 記入例を参照 > なおこの場合の補欠者の採用給付開始は 7 月分以降となりますのでご注意ください 7 月以降の異動届の提出及び補欠者の推薦は異動者の異動月の15 日までに行ってください異動の手続きについては P15 Ⅶ. 受給者の異動及び補欠者の推薦も参照してください 11

14 Ⅵ. 在籍確認報告在籍確認報告 1. 在籍確認簿の作成受給者の在籍確認報告のため月ごとに在籍確認簿 ( 様式 2) に署名 ( 自署 ) を得てください学習奨励費受給者として正式採用された場合でも署名を得ていない月の学習奨励費は給付されません推薦時の在籍確認簿の取扱いについて 4 月分の在籍確認簿受給候補者全員分の署名を得る (4 月中 ) 写しを提出 ( 原本は学校で保管 ) 5 月分以降は在籍確認簿の提出は不要です原本を学校で保管してください ***[ 注意事項 ]*** 署名について在籍確認は受給月当月中に行う必要があり例えば 7 月分在籍確認簿に8 月以降になって署名を得ることはできません月末までに署名を得ることができなかった学生はその月の報告では在籍未確認者として処理してくださいシステム登録について作成した在籍確認簿( 様式 2) に基づき毎月在籍確認報告を行う 2 回目の期限までにシステムによる在籍確認者の報告が行われない場合その月の学習奨励費は給付されません在籍確認報告後に誤りがあった場合は速やかに機構( 学習奨励費担当 ) まで該当登録期間内 ( 毎月の各回のシステム登録期間内 ) にご連絡ください登録における重要事項署名を得ることができなかった学生を未確認者として奨学生番号を入力して登録する ( 未確認者として登録されなかった者は在籍確認者として登録されます ) 全員の署名を得た場合は全員の在籍を確認しましたで処理する未確認者で報告した場合は当月の奨学金は給付されません当月の在籍確認報告期間中にシステムにて報告がなかった場合( 未報告 ) 当月の奨学金は給付されません保存期限在籍確認簿は採用年度の翌年度の4 月 1 日から5 年間の保管をお願いします機構からの求めがあった場合速やかに提出できるようにしておいてください 12

15 2. 留学生給与等給付システムによる在籍確認報告システムの学校担当者用ページにてユーザ ID パスワードでログインして入力システムによる登録は期限までにメニュー画面の在籍確認にて在籍確認及び在籍確認報告書の提出処理を行うシステムの取扱いについて第 6 章及び在籍確認報告簡易マニュアル参照システムのホームページアドレス < システムによる在籍確認報告について > 処理の流れ図在籍確認報告籍確1 2 3 登録員確認いる全報告確認在未認在確認者が出3システムでの在籍確認報告書の提出後に必ず在籍確認報告状況の確認にて報告状況を印刷し 1 登録状況 2 報告状況 3 在籍確認報告日を確認してください! 登録状況が確であれば該当者は在籍確認者として登録されています報告状況が済であれば該当者の報告は完了しています在籍確認報告状況の確認籍確認報告書の提CHECK! 在籍確認月システムによる登録処理期間 4 月分 5 月分 6 月分新規留学生振込口座届確認 ( 学校担当者用ページ ) 口座届の確認カナ氏名等の入力画面在籍確認 ( 学校担当者用ページ ) 在籍確認処理の (2) 在籍確認及び (3) 在籍確認報告書の提出 6 月は 1 回目の報告期間を設けていないため 2 回目の報告期間に初めて在籍者数確認画面を開くと前回在籍未確認者数に採用者全員の人数が表示されますがそのまま処理を進めてください受給者推薦期間 5 月 1 日 ~5 月 17 日在籍確認報告期間 6 月 19 日 ~7 月 2 日 (6 月 2 回目 ) 7 月分以降在籍確認 ( 学校担当者用ページ ) 在籍確認処理の (2) 在籍確認及び (3) 在籍確認報告書の提出 13 各月の報告期間 7 月 1 回目 ~ 日程表にて確認

16 *** 注意事項 *** 在籍確認報告システムでの在籍確認報告について毎月 2 回の報告期間がありますができるだけ 1 回目の報告期限までに受給者から在籍確認簿に署名を得てシステムにて在籍確認者として報告するようにしてください 1 回目 1 回目で全員確認 ( 署名 ) が取れて報告を行った場合は 2 回目の処理は不要 1 回目で1 人も確認 ( 署名 ) が取れていなくても未確認者で報告を行う 2 回目 1 回目の未確認者から全員分署名を得た場合は全員の在籍を確認しましたで処理を行う当月中に署名を得ていないものがいる場合は対象者 ( 未確認者 ) を登録する在籍確認報告後に誤りがあった場合は速やかに機構 ( 学習奨励費担当 ) まで当該登録期間内 ( 例 : 7 月 1 回目なら 7 月 1 回目のシステムにおける報告期間の間 ) にご連絡ください推薦時に5 月分在籍確認を未確認ですとして登録後 5 月 31 日までに在籍確認簿に署名を得ることができた場合はシステム登録内容の修正が必要となります 6 月 16 日以降に機構ホームページ掲載の所定の様式に記入し 5 月分の在籍確認簿の写しとともに必ず6 月 22 日 ( 金 ) までに本機構へ FAX で送信してくださいシステム登録が未確認のままですと 5 月分の学習奨励費は給付されません 3. 振込者データのダウンロード学習奨励費の振込者データをダウンロードすることにより在籍確認報告を行った学生に入金されることを確認してください ( システムの取扱いについて第 7 章と日程表参照 ) 4. 学習奨励費の振込学習奨励費はシステムによる大学等からの毎月の在籍確認報告に応じて機構から受給者の口座 ( 留学生の個人口座 ) に振込を行います 4 月分 ~6 月分 7 月 17 日 ( 火 ) に振込予定です 7 月分から当該月中における毎月の在籍確認報告に応じた振込になります 1 回目の在籍確認報告期間の場合は当月中の振込み 2 回目の在籍確認報告期間の場合は翌月中の振込み年度を通しての日程については在籍確認報告振込日抜粋版を参照採用決定後帰国等の理由により振込口座が解約された場合は当月以降の学習奨励費は辞退したものとみなします 14

17 Ⅶ. 受給者の異動及び補欠者の推薦 1. 受給者の異動 (1) 異動届の提出受給者に異動が生じた場合 ( 募集要項 10. 受給者の異動参照 ) 速やかに異動届( 様式 3) を作成し機構に提出してください異動及び補欠給付終了年月( 給付対象最終年月 ) は学習奨励費の氏名等の登録変更月学校の修了月退学月等となります他の奨学金 ( 併給不可 ) に採用され給付開始月から辞退する場合は給付なしの欄にを記入し給付終了年月は空欄にしてください振込口座変更の場合変更後の口座番号及び口座名義( 口座カナ氏名 ) を記入してください異動届の提出は異動者の給付が終了する月の15 日まで ( 郵送にて必着 ) に行ってください異動する学生の給付終了年月が異動届を提出する月より前の月になる場合は機構から異動処理が完了した通知を受領するまでは給付終了年月以降の月の在籍確認報告は未確認で報告してください例 : 異動届を11 月 5 日に提出したが退学日が10 月 31 日のため給付終了年月は10 月とした在籍確認報告の11 月 1 回目と11 月 2 回目は未確認として報告する ***[ 異動届に係る注意事項 ]***< 記入例を参照 > 休学又は留学によって学習奨励費の受給を休止をする場合( 募集要項 12. 学習奨励費の休止及びその解除参照 ) 異動届の異動事項 8にを付けて学習奨励費の受給を休止する期間を休止期間欄に記載してください休学又は留学による異動届を提出後休止期間が変更になった場合は再度異動届を提出してください休学又は留学であっても学校の判断により休止ではなく辞退を選択して補欠者の推薦を行うことができます ( 採用年度を越えて休学留学の状態が続く場合等 ) その場合は異動届の異動事項 2にを付けて ( 異動事項 8にはを付けない ) 提出してください (2) 学習奨励費の返納について異動に伴い既に給付した学習奨励費を返納する必要が生じた場合 ( 例 : 留学生が遡って処分を受けた場合等 ) には速やかに機構に連絡を取り返納理由書を提出してください ( 返納理由書の作成方法については機構にお問い合わせください ) 返納の必要が生じた場合機構の指定する期日までに指定口座に返納する必要があります期日を過ぎた場合年率 5.00% の延滞金がかかることがあります 15

18 2. 補欠者の推薦異動及び補欠募集要項 10. 受給者の異動 (1)~(4) の異動事項により受給者に異動が生じた場合は補欠者を推薦することができます補欠者を推薦する場合は異動届 ( 様式 3) とともに採用希望月の前月の15 日までに申請書推薦調書( 様式 4) を提出してください参考例学習奨励費と併給不可の他の奨学金の受給が決定し学習奨励費を辞退した異動事項 2 ( 補欠可 ) 自己都合により在籍校を退学した異動事項 3 ( 補欠可 ) 提出書類の記載事項に虚偽が発見された異動事項 5 ( 補欠不可 ) 試験でカンニングを行い在籍校で処分を受けた異動事項 6 ( 補欠不可 ) 入学料又は授業料の未納により在籍校で処分を受けた異動事項 6 ( 補欠不可 ) 補欠推薦の対象となる者は次のⅰ~ⅲの条件をすべて満たす必要があります ⅰ) 募集要項 4. 応募者及び受給者の条件に規定する資格を満たしていること ⅱ) 在籍する大学等において処分を受けていないこと ⅲ) 前受給者と申請書推薦調書 ( 様式 4) 中の採用時の種別が同じであること補欠者を採用するに当たってのシステムへのデータ登録は機構で行いますので学校が行う必要はありません補欠者への給付開始月は機構からの決定通知を受けかつシステム上で在籍確認報告ができた月分からとなります補欠者として採用される以前の月に遡って給付することはできません ***[ 申請書推薦調書記入上の注意事項 ]***< 記入例を参照 > 口座名義はカタカナで文字順番とも通帳に記されているとおり正確に記入してください必ず申請者署名欄に推薦される留学生本人の署名( コピー不可 ) を得てください 16

19 Ⅷ. 学習報告書 1. データ登録期間データ登録期間は平成 31 年 4 月 1 日 ( 月 )~4 月 30 日 ( 火 ) です学習報告書 2. 登録方法留学生給与等給付システムの学校担当者用ページにてユーザID パスワード (31 年度のものを使用 ) でログインして登録を行ってくださいシステムの取扱いについてホームページアドレス第 8 章学習報告書の提出を参照機構ホームページ先 : ホーム> 留学生支援 > 学校関係者の皆様 > 日本留学に係る学校関係者の皆様 > 留学生給与等 ( 国費学習奨励費 ) に係る事務処理等について> 留学生給与等給付システムの取扱いについて ***[ 登録の手順 ]*** [1] 学習報告書の入力 ( 取扱いについて第 8 章 ) から担当者用パスワードでログインしてください [2] 学習報告書の提出 ( 取扱いについて第 8 章 ) 表示されている全員について [1] の登録が完了した後に作成送信してください [3] 学習報告書の提出者一覧の確認印刷 ( 取扱いについて第 8 章 ) 報告者について確認の上印刷し保管してください [2] の学習報告書の提出送信まで完了しないと提出したことになりませんのでご注意ください 17

20 学習報告書 3. 登録上の注意入力対象者について平成 30 年度学習奨励費採用者について全員分を作成してください補欠者途中辞退者採用されたがすぐに辞退し結果として全く受給しなかった者についても作成をお願いします ***[ システム登録上の注意事項 ]*** (1) 学習報告書の入力 [ システムの取扱いについて第 8 章 ] ⅰ) 受給年度成績評価係数について受給年度の成績評価係数を算出できない場合はその理由を選択するとともに学習奨励費受給年度の学習内容について所定欄に全角 100 字以内で記入してくださいなお年度途中の退学等で学習内容が記入できない場合はその旨を記入してください理由は以下の4 種類の中からプルダウンで選択してください研究生のため大学院レベルの研究生学年毎の評価は行われないため大学院レベルの博士課程等で修了時にならないと成績判定 ( 評価 ) が出ない場合学位論文作成中により履修授業がなかったため大学院レベルの博士課程等で最終学年での学位論文作成研究期間中であり履修授業がなかった場合その他隣欄に具体的理由を全角 30 字以内で記入してください年度途中で給付期間が終了した者については原則として受給年度(1 年間分 ) の成績評価係数を入力してください年度途中の退学等で受給年度途中までの成績評価係数しか算出できない場合はそれまでの成績評価係数を算出してくださいまた成績評価係数を算出可能であるが算出した成績評価係数が0の場合はその数値を入力してください ⅱ) 在籍課程について学習奨励費採用年度における在籍課程については日本語教育機関と表示されます 18

21 iii) 専攻区分について学習奨励費採用年度における専攻区分については人文科学と表示されます ⅳ) メールアドレスについて全員分入力をお願いしますメールアドレスは学習奨励費元受給者に機構が在籍機関を通じてその後の進路状況等の追跡調査を行う際に必要となりますので必ず卒業後でも連絡がとれるメールアドレス ( 在籍校のメールアドレス日本での携帯電話のメールアドレス等を除く ) を入力してください ( 半角英数記号 ) 学習報告書 ⅴ) 在籍進学状況について該当するものを選択してください在籍進学状況は以下の8 種類の中からプルダウンで選択してください卒業修了平成 30 年度中に卒業又は修了した者 *5 年一貫制博士課程の2 年次を修了した場合修士課程修了者扱いとなりませんのでご注意ください * 博士課程の単位取得退学者は修了者扱いとしてください * 卒業修了を選択した場合は進路状況の記入が必要です * 卒業修了を選択した受給者は卒業後進路状況のフォローアップ調査の対象となりますので継続して ( 最低 5 年間 ) は連絡がとれるようにしてください退学除籍平成 30 年度中に退学除籍となった者進級平成 31 年 4 月に進級した者同学年コース年度途中入学者のため平成 31 年 4 月に進級せず引き続き平成 30 年度と同じ学年に在籍する者 ( 年度途中入学者でも平成 31 年 4 月に進級した者は進級を選択してください年度途中入学者でも平成 31 年 4 月に卒業進級できずに留年した者は留年を選択してください ) また留学生別科準備教育課程日本語教育機関等での受給者で学年がなく平成 31 年 4 月以降も引き続き同じコースに在籍する者留年平成 31 年 4 月に卒業進級できずに留年した者休学平成 31 年 4 月現在休学の者留学平成 31 年 4 月現在留学の者保留未定平成 31 年 4 月現在の在籍状況が保留や未定である者また選択肢のどれにも当てはまらない者 19

22 学習報告書 ⅵ) 進路先について在籍進学状況について卒業修了を選択した場合のみ入力してください卒業修了後の進路先について該当するものを選択してください進路先は以下の4 種類の中からプルダウンで選択してください日本国内出身国その他の国不明 * 不明には日本国内にいるのか出身国に帰ったのかそれ以外の国に行ったのかが不明な場合選択してください ⅶ) 進路状況について在籍進学状況について卒業修了を選択した場合のみ入力してください卒業修了後の進路状況について該当するものを選択してください進路状況は以下の3 種類の中からプルダウンで選択してください進学就職その他( 不明を含む ) * 進学待機者 ( 入学試験に合格し進学先は決まっているが入学時期等の関係で卒業後直ちに進学しない状態の者 ) は進学を選択してください * 進学準備中 ( 入学試験に不合格のため進学先が決まっておらず次回の受験機会に備えて当面受験勉強をする者等 ) はその他を選択してください * 進学にも就職にも当てはまらない場合 ( 進路未決定者を含む ) や進路状況を把握していない場合はその他を選択してください就職先名もしくは進学先名も必ず入力してください就職先等の名称が全角 3 0 文字を超える場合は適宜省略してかまいません (2) 学習報告書の提出 [ システムの取扱いについて第 8 章 ] 送信後報告結果画面( 学習報告書を送信した直後に表示される画面 ) を必ず確認してください (3) 学習報告書の提出者一覧の確認印刷 [ システムの取扱いについて第 8 章 ] 学習報告書の送信後学習報告書の提出者一覧の確認印刷の処理を実行して学習報告書提出済者一覧を印刷して内容を確認してくださいまた対象者ダウンロードボタンにて出力し学習報告書提出済者データを保存して適切に管理してください卒業者修了者について質問 3-(4) 在籍進学状況についてで卒業修了と選択された方については卒業後進路状況のフォローアップ調査の対象となりますので次年度以降でも連絡がとれるようにしてください 20

23 Ⅸ. 留学報告書 1. 提出必要数留学報告書の提出必要数については学習奨励費(12か月採用) の採用者数に応じて6 月中旬に提出必要数を通知予定です留学報告書 2. 書類及びデータ提出期限平成 31 年 1 月 31 日 ( 木 ) 3. 提出方法等 < 提出物 > 文部科学省外国人留学生学習奨励費留学報告書の提出について文部科学省外国人留学生学習奨励費留学報告書 < 提出方法 > 留学報告書の提出について郵送で提出してください留学報告書メール(Excel データ ) で提出してください提出先メールアドレス : iso2@jasso.go.jp 留学報告書の提出が複数人になる場合は人数分のエクセルをそれぞれ提出してください Excel 内のシートごとではなく 1 人につき1つの Excel ファイルにて提出してくださいその他提出方法の詳細は提出必要数通知の際にお知らせします 4. 留学報告書提出時の注意事項等 < 留学報告書の提出対象について> 提出必要数の通知に記載している留学報告書提出必要数と同数の報告書を本機構に提出してください留学報告書中本プログラムを有効に活用した事例等は機構ホームページ機構が発行する印刷物等で紹介します 21

24 Ⅹ. 確認表確認表今年度の推薦に係る事務処理について確認ができた内容にチェックを入れてください ( 本確認表は機構への提出は不要です ) 月処理対象内容確認欄 4 月中書類作成推薦予定者 ( または希望者 ) 在籍確認簿 (4 月分 ) に署名を得る確認 4 月選考学校応募の条件を満たし機構からの推薦依頼数を超えない人数を選考確認 4 月中旬まで ( 連絡 ) 学校今年度推薦予定者がいるが ID パスワードがない学校は機構へ必ず連絡をする確認 5 月中書類作成推薦予定者在籍確認簿 (5 月分 ) にサインを取る確認システム登録 5 月上旬 ( 学生用入力推薦者ページ ) 学生用パスワードにて推薦者が登録を行う必須ゆうちょ銀行口座個人メールアドレス学生用入力ページ参考マニュアルシステムの取扱について第 4 章注 : 推薦者がいない場合はシステム登録は不要です確認 5 月の締切日までシステム登録報告 ( 学校担当者用入力ページ ) 学校 * 先に必ず学生用入力ページで登録をしてから処理を行う学校担当者用パスワードにて推薦者全員を報告する学校担当者用入力ページ参考マニュアルシステムの取扱いについて第 5 章確認 5 月の締切日まで書類と Excel ファイル提出学校書類および Excel ファイルを機構へ提出確認必要書類等: ダウンロードしてご利用ください募集要項各種様式マニュアル ( 事務処理の手引き等) システムの登録報告の日程募集要項等掲載ホームページアドレス 22

25 在籍確認[ 取扱いについて : 第 6 章奨学生の在籍確認 ] 予約制度Ⅺ. 参考学習奨励費関係一覧表関係書類募集要項様式 1~5 事務処理の手引き Q&A ホームページに掲載 tantosha/study_j/scholarship/ shoureihi/suisen_12.html システム関係推薦者登録マニュアル留学生給与等給付システムの取扱いについて日程表留学生給与等給付システムデータ処理日程表ログイン用 ID パスワードインターネット ( システム ) で登録ホームページに掲載通知を送付学生用ページ学校担当者用ページ tantosha/study_j/scholarship/ system.html 3 月の募集通知に同封 ( 送付されていない場合は 4 月中旬までに機構にメールで連絡 ) 当該月の在籍確認簿( 月分 ) を作成在籍確認簿関係書類様式 2 当該月中に署名と在籍確認を行うシステム関係日程表参照日程表在籍確認報告欄の各月の学習奨励費 ( 月分回目 ) を確認在籍確認報告振込日抜粋版振込日ホームページに掲載 tantosha/study_j/scholarship/shoureihi/ suisen_12.html システム関係日程表の各月の振込欄の振込日にて確認する在籍確認報告処理インターネット ( システム ) で報告学校担当者用ページシステム関係マニュアル参照日本留学試験予約者日本留学試験予約制度予約者番号一覧ホームページに掲載 scholarship/shoureihi/yoyakuseido/ index.html 渡日前入学許可制度渡日前入学許可制度 ( 大学推薦 ) 日本留学試験利用渡日前入学許可校ホームページに掲載ホームページに掲載 tantosha/study_j/scholarship/shoureihi/ yoyaku_daigakusuisen.html eju/examinee/prearrival/index.html 23

平成30年度留学生受入れ促進プログラム（大学等）に係る事務処理の手引き

平成30年度留学生受入れ促進プログラム（大学等）に係る事務処理の手引き平成 30 年 3 月 23 日平成 30 年度留学生受入れ促進プログラム文部科学省外国人留学生学習奨励費 ( 大学等 ) に係る事務処理の手引き独立行政法人日本学生支援機構留学生事業部国際奨学課目次 Ⅰ. 学習奨励費手続きの流れ P1 年間スケジュール P1 Ⅱ. 推薦書の提出 P3 1. 提出書類 P3 2. 提出期限 P3 3. 書類作成 P4 Ⅲ. ゆうちょ銀行通常貯金口座の開設