平成30(2018)年度国費外国人留学生事務担当者マニュアル（通年用）

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2 このマニュアルは 文部科学省からの依頼に基づき 日本学生支援機構 ( 以下 機構 という ) が取扱う国費外国人留学生に係る業務について説明したものです 個人情報の取扱いについて システムに登録された情報及び申請書類等に記載された個人情報は 国費外国人留学生関係業務のために利用されます また必要に応じ この利用目的の適正な範囲内において 留学生の情報が 文部科学省 在籍学校 金融機関及び奨学金支給業務委託先に提供されます また 行政機関及び公益法人等から 奨学金の重複受給の防止等のために照会があった場合は 必要に応じ適正範囲内において留学生の情報が提供されます 様式等掲載ホームページアドレス 1. 各種様式について機構に提出するすべての様式 ( ファイル ) は 必ず上記サイトから今年度版をダウンロードし 使用してください 2. パスワードについて個人情報保護のため ファイルには必ず今年度のパスワードを設定してください 今年度のパスワードは 平成 30 年度国費外国人留学生に係る事務処理について ( 通知 ) のとおりです 3. 事務担当者登録票について上記サイトから 平成 30 年度国費外国人留学生事務担当者登録票 をダウンロードし メールに添付の上 機構国費留学生室に送信してください 件名及びファイル名は 学校番号 + 学校名 + 事務担当者登録票 としてください ( 例 :123456JASSO 大学事務担当者登録票 ) 前年度と担当者に変更のない場合にも 必ず提出してください 年度途中で登録内容に変更が生じた場合は その都度 提出してください 問い合わせ 書類等提出先 東京都江東区青海 独立行政法人日本学生支援機構留学生事業部国際奨学課国費留学生室支援係電話 : FAX : メール : kokuhi@jasso.go.jp 参考 文部科学省ホームページ 国費外国人留学生制度について : 募集関係 調査関係 特別プログラム関係 実施要項等 通知等

3 1 給与 ( 奨学金 )/2~ 国費給与 通常新規 事務流れ図 /2 国費給与 転学 事務流れ図 /3 継続者に係る必要手続き一覧表 /4~5 Ⅰ. 事務処理スケジュール /6 Ⅱ. 留学生給与等給付システム を使用した事務処理の流れ /7 1. 在籍者 ( 継続者 ) データの確認 (1)/7 2. 異動届 /7 3. 級号申請 /8 4. 在籍者 ( 継続者 ) データの確認 (2)/ 5. 在籍者 ( 継続者 ) の給与級号確認と在籍確認報告 / 6. 委任状の提出 /11 7. 新規のデータ登録 在籍確認報告 /12 8. 新規採用データの確認 /13 9. 毎月の給与級号確認 在籍確認報告 ( 新規採用者 継続者を含む )/15. 振込者データの確認 / 休学手続き / 書類様式掲載ページ / 連絡 提出先 /16 2 渡日旅費 /17~ 3 帰国旅費 /20~ 1. 帰国旅費支給対象者 /20 2. 帰国旅費支給対象とならない者 /20 3. 提出期限と提出物 /21 4. 帰国旅費の申請 /22 5. 帰国旅費の辞退 /24 6. 奨学金支給期間延長申請者に係る帰国旅費の手続きについて /25 7. 日韓共同理工系学部留学生に係る手続きについて /26 8. 文部科学省が旅費を負担しない者について /26 9. その他 /26 4 期間終了後調査 /30~ 1. 調査対象者 /30 2. 調査票 ( データ ) について /30 3. メール送信先 /31 5 教育費 /32~ 1. 対象となる国費外国人留学生 /32 2. 対象となる期間 /32 3. 教育費の内容 /32 4. 提出書類 /33 5. 見積もり対象者 /33 6. 提出期限 /33 7. 提出書類等の作成について /34 8. 提出方法 /35 9. 書類等提出先 /35. その他 /36 6 国費事務処理 Q&A/37~ 1

4 及び在籍報告国費給与 通常新規 事務流れ図 1~4 級号認定の流れ ( 項目 3 参照 ) 3 認定通知 ( 文書 ) 1 級号申請 2 申請報告 4 認定内訳通知 在籍確認8 支給内容報告 6システム登録5 委任状提出 7 システム登録及び在籍確認報告 5 給与受領委任 9 支払い 振込 6~ 毎回の送金の流れ ( 項目 9 参照 ) 55 給与受領委任 ( 委任状提出 ) ( 項目 6 参照 ) 67 在籍報告及びシステム登録 ( 登録は初回のみ ) ( 項目 5,7,8,9 参照 ) 2 新規採用者は 級号申請 ( 1) システム新規登録 及び委任状の提出が必要です 手続は新規採用時受入校が行ってください ( 1 国内採用の級号申請については 国内採用申請時の在籍校が行ってください )

5 1級号照会 2 身分変更がある場合はシステム登録も行う 国費給与 転学 事務流れ図 (A 学校 B 学校への転学 ) 1~6 級号認定の流れ ( 項目 3 参照 ) 4 認定通知 ( 文書 ) 2 級号申請 3 申請報告 9 支給内容報告在籍確認7在籍報告 2 6級号報告5 認定内訳通知 8 システム上で級号変更及び在籍確認報告 11 振込 転学 延長に係る必要手続きの一覧は 4~5 頁を参照してください 支払い 7~11 毎回の送金の流れ ( 項目 9 参照 ) 78 在籍報告 ( 項目 5,7,8,9 参照 ) 3

6 継続者に係る必要手続き一覧表 在籍段階身分号 博士 4 号 修士非正規生 / 非正規生 ( 予備教育 ) 学部 / 学部 ( 予備教育 ) 高専 / 高専 ( 予備教育 ) 研究留学生学部高専 3 号 2 号 1 号 ( 学部レベル ) 号変更 号変更なし 専修 / 専修 ( 予備教育 ) 専修 =変更後在籍段階 専修 専修 専修 専修 学部 学部 高専 高専 学部 学部 学部 学部 学部 学部 修士 修士 修士 修士 手 続 専修専修専修専修高専高専学部学部学部学部専修専修高専高専校現在の予備予備予備予備予備予備予備予備予備予備 学部 学部 学部 学部 在籍段階 専修学校 高等専門学校 学部 転 延長 学元学 転学 校 1 異動届 修学地域変更 転変更後 号 1 号号=1 号 1 号 1 号 1 号 1 号 1 号 1 号 1 号 1 号 1 号 1 号 1 号 1 号 3 号 3 号 3 号 3 学元学 =現 号 校 1 号 1 号 1 号 1 号 2 級号申請 転学 身分変更 先学 3 システム 校 新規登録 発生時期 ( 月 ) 延長による異動届 転学による異動届 現在の在籍段階と変更後の在籍段階を選び 必要な手続きを確認してください 1. 延長 転学の場合は異動届を提出して 延長と転学による異動届 ください ( 転学元学校 ) 2. 級号の変更の場合は級号申請して修学地域に変更がある場合の級ください 修学地域変更は 級に変更号申請がない場合も含みます ( 転学元学校 ) 号に変更がある場合の級号申請 3. 延長 転学がある場合でも 身分変更がある場合は 異動届の提出 修学地域および号に変更がある場合 ではなく システム新規登録をしての級号申請ください ( 転学先学校 ) 身分変更がある場合は延長や転学があっ ても異動届ではなく システム新規登録 を行うこと

7 ==継続者に係る必要手続き一覧表 * 非正規課程および非正規予備課程中に進学が決定した者 * 修士 博士課程に 6 か月間の予備教育期間を加算されている者 手続校 変更後在籍段階 現在の在籍段階 非正規生 非正規生予備 非正規生 非正規生予備 非正規生 非正規生予備 非正規生修士修士修士修士博士博士博士博士修士修士修士修士博士博士博士博士博士博士博士博士 非正規生予備 非正規生 予備 非正規生 予備 非正規生 予備 非正規生 予備 非正規生 予備 非正規生 予備 非正規生 予備 非正規生 非正規生 予備 非正規生予備 非正規生予備 非正規生予備 非正規生予備 非正規生予備 非正規生予備 非正規生予備 非正規生修士修士修士修士予備 修士 転学元学校 延長 転学 1 異動届修学地域変更 転学元学校 変更後 号 2 号 2 号 2 号 2 号 3 号 3 号 3 号 3 号 4 号 4 号 4 号 4 号 3 号 3 号 3 号 3 号 4 号 4 号 4 号 4 号 4 号 4 号 4 号 4 号==現 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 2 号 3 号 3 号 3 号 3 号 転学先学校 2 級号申請 身分変更 3 システム新規登録発生時期 ( 月 ) 延長による異動届 転学による異動届 延長と転学による異動届 号に変更がある場合の級号申請 修学地域に変更がある場合の級号申請 修学地域および号に変更がある場合の級号申請身分変更がある場合は延長や転学があっても異動届ではなく システム新規登録を行うこと 現在の在籍段階と変更後の在籍段階を選び 必要な手続きを確認してください 1. 延長 転学の場合は異動届を提出してください ( 転学元学校 ) 2. 級号の変更の場合は級号申請してください 修学地域変更は 級に変更がない場合も含みます ( 転学元学校 ) 3. 延長 転学がある場合でも 身分変更がある場合は 異動届の提出ではなく システム新規登録をしてください ( 転学先学校 ) 5

8 Ⅰ. 事務処理スケジュール 文 : 文部科学省機 : 機構シ : システム学 : 学校 : 次ページ以降の該当項月日継続者関係新規採用者関係平成 30 年度事務処理通知 ( 機 学 ) 3 月 機構ホームページに事務処理通知等掲載 ( 機 ) 機構通知等ダウンロード ( 学 ) 3/1-3/23 級号申請 在籍者データの確認 4 月異動届 ( 延長 転学 ) 提出 ( 機 学 ) 級号申請報告 ( 文 機 ) 級号申請 ( 機 学 ) 3 級号認定通知発送 ( 文 学 ) 3 級号申請認定内訳送信 ( 機 学 ) 3 4/1-4/16 4/ /18-5/2 4/19-5/8 4 月 (4 月 2 回目 ) 以降毎月 8 月下旬 9/ 月 1 回目在籍者データの確認 給与級号確認 在籍確認報告 ( 機 シ 学 ) 4.5 級号申請 在籍者データの確認 月異動届 ( 延長 転学 ) 提出 ( 機 学 ) 月 1 回目振込者データの確認 ( 学 ) 給与級号確認 在籍確認報告 ( 機 シ 学 ) 9 振込者データの確認 ( 学 ) 国費給与振込み ( 機 シ 留学生 ) 平成 30 年度事務処理通知 ( 新規校のみ )( 機 学 ) 級号申請報告 ( 文 機 ) 4 月 1 回目委任状の提出 ( 機 学 ) 6 ゆうちょ銀行通常貯金口座の開設 ( 新規登録者 ) 7 4 月 1 回目新規登録者のデータ登録 在籍確認報告( 機 シ 学 ) 7 4 月 1 回目新規採用データの確認 ( シ 学 ) 8 級号申請 ( 機 学 ) 3 級号認定通知発送 ( 文 学 ) 3 /1-16 /12-16 /18-11/2 /19-11/6 月 ( 月 2 回目 ) 以降毎月 月 1 回目在籍者データの確認 給与級号確認 在籍確認報告 ( 機 シ 学 ) 4.5 級号申請認定内訳送信 ( 機 学 ) 3 月 1 回目振込者データの確認 ( 学 ) 給与級号確認 在籍確認報告 ( 機 シ 学 ) 9 振込者データの確認 ( 学 ) 国費給与振込み ( 機 シ 留学生 ) 月 1 回目委任状の提出 ( 機 学 ) 6 ゆうちょ銀行通常貯金口座の開設 ( 新規登録者 ) 7 月 1 回目新規登録者のデータ登録 在籍確認報告( 機 シ 学 ) 7 月 1 回目新規採用データの確認 ( シ 学 ) 8 6 可能な限り1 回目で登録 確認 報告を行ってください 4 月 2 回目及び 月 2 回目以降の日程は データ処理日程表 を参照してください 9 月の級号申請および異動届 ( 延長 転学 ) の提出期限は8 月 23 日です 9 月の新規登録者のデータ登録及び在籍確認報告の日程は データ処理日程表 を参照してください

9 Ⅱ. 留学生給与等給付システム を使用した事務処理の流れ 処理の際は以下のマニュアル等を参照してください 1 留学生給与等給付システムの取扱いについて ( 以下 システムの取扱いについて という ) 2 データ処理日程表 ユーザ ID パスワード平成 30 年 4 月以降 国費外国人留学生及び日韓共同理工系学部留学生 ( 以下 日韓生 という ) の給与に係る提出物には 3 月上旬に郵送した今年度の ユーザ ID パスワード を使用してください 前年度のパスワードは 3 月末日をもって使用できなくなります 後期から新規で国費外国人留学生を受入れる大学には 8 月下旬頃に郵送します 1. 在籍者 ( 継続者 ) データの確認 (1) (1) 確認時期 3 月上旬 8 月上旬及び 9 月上旬 (2) 確認手順 1 在籍者データをダウンロードする ( システムの取扱いについて 第 7 章参照 ) 2 以下の入力項目を確認する 1) 転学者 ( 転出 転入 ) 進学者の有無 2) 在籍国費外国人留学生及び在籍者数 3) 採用区分 入力時身分 奨学生番号 個人番号 氏名 級号 支給終了年月等の各データ 3 変更が生じる場合は 2. 異動届 3. 級号申請 を行う 2. 異動届 (1) 提出理由下記の理由により変更等が生じる場合 必ず提出してください 1 辞退 : 辞退による支給終了年月の変更 ( 支給終了年月の翌月から給与支給停止 ) 2 休学 : 休学による支給停止 3 延長 : 期間延長による在籍身分及び支給終了年月の変更 4 転学 : 大学等 学部 研究科の変更 5 口座 : 留学生給与受領口座の変更 6 その他 : 上記以外の変更 ( 早期修了等による支給期間の変更 学籍番号 氏名の変更等 ) 1 辞退 2 休学 6 支給期間の変更等 文部科学省の認定が必要なものについては 必ず文部科学省へ届け出てください 電子メールにより相談 届出する場合 宛て先 (CC:) に機構を加えてください 文部科学省から認定された後 機構に異動届を提出してください 研究留学生で延長 転学がある場合 転学元の学校から異動届を提出してください (4-5 頁参照 ) 進学により身分の変更 ( 学部から大学院へ進学 高等専門学校 専修学校から学部 3 年次へ編入学 ) がある場合は 転学 ( 進学 ) 先の学校において 新たにシステム登録を行います 転学元からの異動届 ( 延長 転学 ) の提出は不要です (4-5 頁参照 ) 辞退の場合 帰国旅費を支給しません 帰国旅費の辞退手続きも合わせて行ってください (24 頁参照 ) 7

10 (2) 提出期限上記事項が発生する前月の 25 日 ( 必着 ) ( 当日が土日祝日の場合は前日の平日まで ) ただし 4 9 月に変更が生じる場合は 前月の 23 日 ( 必着 ) とします 4 月分は 3/23( 必着 ) 9 月分は 8/23( 必着 ) 月分は 9/21( 必着 ) (3) 提出方法メール添付によるデータ送信 (4) 作成上の注意 1 異動届作成ファイル 2 異動届作成ファイルの 説明書 シートを必ず確認してください ひとりの留学生について複数の変更点がある場合 1 項目ごとに行を変えて入力してください (5) 提出時の注意 1 ファイルには必ずパスワードを設定してください ( パスワードは平成 30 年 3 月 8 日付学支国奨第 423 号通知文参照 ) 2 メールに添付の上 機構に送信してください 郵送は不要です 3 件名及びファイル名は 学校番号 + 学校名 + 異動届 としてください ( 例 :123456JASSO 大学異動届 ) (6) 提出後の確認本機構における異動処理終了後には 異動データをダウンロードし確認することができます ( システムの取扱いについて 第 7 章参照 ) 3. 級号申請 (1) 級号の認定奨学金単価の基礎となる 級 ( 修学地域 ) と 号 ( 在籍段階 ) について 主たる研究場所がある修学地域及び在籍段階により 文部科学省が認定します 国費外国人留学生奨学金 ( 給与 ) 及び地域加算指定地域一覧 を参照してください (2) 級号の申請以下に当てはまる留学生について申請してください 1 新たに採用される者 ( 日韓生 SGU 採用者含む ) 2 級号 ( 修学地域 在籍段階の両方 またはいずれか一方 ) に変更が生じる者 地域加算額に変更がない場合でも修学地域が変わる場合は指定地域の変更報告のため申請してください 級号申請は文部科学省から認定を受けるための申請です システムに自動的に反映されるものではありませんので 認定通知を受領後 学校担当者が手動で入力してください 新規登録者については カナ氏名等の入力画面で入力してください 在籍者 ( 継続者 ) については 給与級号確認 修正画面で変更作業をしてください ( システムの取扱いについて 第 5 章及び第 6 章参照 ) 8

11 (3) 提出期限上記事項が発生する前月の 25 日 ( 必着 ) ( 当日が土日祝日の場合は前日の平日まで ) ただし 4 9 月に変更が生じる場合は 前月の 23 日 ( 必着 ) とします 4 月分は 3/23( 必着 ) 9 月分は 8/23( 必着 ) 月分は 9/21( 必着 ) (4) 申請手続き校 1 新規渡日の留学生 : 受入れ校 2 延長者 転学者及び新規の国内採用者 : 転学元の学校及び国内採用の申請校 他校へ転学する留学生がいる場合 必ず転学先の学校に修学地域等の照会を行った上で 級号申請してください その者の級号認定内訳が機構から届きますので 転学先の学校に 認定された級号を速やかに連絡してください (5) 作成上の注意 1 国費外国人留学生級号申請 ( 作成用ファイル ) 国費外国人留学生級号申請データ送信報告書 ( 別紙様式 ) 2 作成用ファイルの 説明 シートを必ず読んでください 3 在籍者 ( 継続者 ) の級号は 1. 在籍者 ( 継続者 ) データの確認 (1) (7 頁 ) でダウンロードしたデータで確認してください 4 ファイルは申請学校毎に 1 つのファイルで提出してください (6) 提出方法 1 ファイルデータ : 電子メール 2 データ送信報告書 ( 別紙様式 ): FAX (7) 電子メール送信時の注意 1 ファイルには必ずパスワードを設定してください ( パスワードは平成 30 年 3 月 8 日付学支国奨第 423 号通知文参照 ) 2 メールに添付の上 機構に送信してください 郵送は不要です 3 件名およびファイル名は 学校番号 + 学校名 + 級号申請 としてください ( 例 :123456JASSO 大学級号申請 ) 4 認定内訳は事務担当者登録票で登録したメールアドレス宛てに送信します 9

12 4. 在籍者 ( 継続者 ) データの確認 (2) (1) 確認時期 4 月 12 日 ( 木 )~16 日 ( 月 ) 月 12 日 ( 金 )~16 日 ( 火 ) (2) 確認手順 1 在籍者データをダウンロードする ( システムの取扱いについて 第 7 章参照 ) 2 以下の入力項目の誤りや漏れを確認する 1) 転学者 ( 転出 転入 ) 進学者の有無 2) 在籍国費外国人留学生及び在籍者数 3) 採用区分 入力時身分 奨学生番号 個人番号 氏名 級号 支給終了年月等の各データ 4) 寒冷地加算額 (11 月から 3 月までの支給期間のみ ) *4 月から 月までの期間は表示されません 3 変更が生じる場合は 前項 2. 異動届 3. 級号申請 を行う 5. 在籍者 ( 継続者 ) の給与級号確認と在籍確認報告 (1) 実施時期 データ処理日程表 を参照 特に 4 月 月については以下のとおりです 4 月 1 回目 : 4 月 12 日 ( 木 )~ 4 月 16 日 ( 月 ) 2 回目 : 4 月 19 日 ( 木 )~ 5 月 1 日 ( 火 ) 月 1 回目 : 月 12 日 ( 金 )~ 月 16 日 ( 火 ) 2 回目 : 月 19 日 ( 金 )~ 11 月 1 日 ( 木 ) (2) 給与級号の確認 修正前項でダウンロードした在籍者データでは 級号申請前の級号が表示されています 級号申請した場合は 認定通知及び認定内訳を受領後 システム上で級号を修正してから 在籍確認報告してください 他校からの転入者については 事前に転学元の学校に問い合わせ 文部科学省から認定された級号を確認してください システムの取扱いについて 第 6 章参照 (3) 在籍確認報告留学生から在籍簿に押印 ( 又はサイン ) を得てください システム上で 在籍確認 及び 在籍確認報告書作成 ( 送信 ) を行ってください 押印 ( 又はサイン ) の得られなかった留学生がいた場合 その者を在籍未確認者として登録してください (15 頁 9(3)(4) 参照 ) 留学生は 給与を受給する当該月中に在籍簿へ押印 ( 又はサイン ) しなければなりません 例えば 4 月分の給与を受給するためには 4 月中に留学生からサインを取らなくてはなりまん 押印 ( 又はサイン ) が得られなかった月は 1 回目及び 2 回目共に その者を 在籍未確認者 として登録し報告してください 在籍確認報告書 未送信による在籍確認報告漏れが発生していますので 在籍確認の登録状況及び報告状況を必ず確認してください 報告状況は印刷及びデータをダウンロードすることにより確認できます 在籍確認報告漏れの場合 給与は支給できません ( システムの取扱いについて 第 6 章参照 )

13 6. 委任状の提出 文部科学省に提出する誓約書とは異なります (1) 提出対象者 1 新規渡日者 2 継続者で身分の変更 ( 学部から大学院へ進学 高等専門学校 専修学校から学部 3 年次へ編入学 ) があった者 スーパーグローバル大学創成支援事業については 新規採用者と継続者の両者について 提出してください 対象とならない者 継続者 ( 予備教育から専門教育に移行する者を含む ) 延長者 ( 研究留学生で在籍段階 ( 非正規 修士 博士 ) に変更がある者 ) (2) 提出者新規のデータ登録 ( 新規登録 ) を行う在籍校 (3) 提出期限必ずシステム新規登録期限までに提出してください 4 月 1 回目 : 4 月 16 日 ( 月 )( 必着 ) 2 回目 : 4 月 30 日 ( 月 )( 必着 ) 9 月 1 回目 : 9 月 6 日 ( 木 )( 必着 ) 2 回目 : 9 月 30 日 ( 日 )( 必着 ) 月 1 回目 : 月 16 日 ( 火 )( 必着 ) 2 回目 : 月 31 日 ( 水 )( 必着 ) 提出が遅れる場合 必ず事前に連絡してください 1 回目に間に合わず 2 回目に提出する場合 給与の振込は翌月中旬頃になります (4) 提出方法郵送 (5) 作成上の注意 委任状作成ファイル 説明 シートに従い 作成してください (6) 提出時の注意 1 委任状に本人のサインがあることを確認してください 消せるボールペン を使用しないでください 2 委任状は個人番号順に並べてください 3 封筒に 委任状在中 と朱書きし 配達の記録が残る方法 ( 簡易書留等 ) で送付してください 11

14 7. 新規のデータ登録 在籍確認報告 (1) 新規データ登録対象者 1 新規渡日者 2 継続者で身分の変更 ( 学部から大学院へ進学 高等専門学校 専修学校から学部 3 年次へ編入学 ) があった者 対象とならない者 研究留学生に係る在籍段階 ( 非正規 修士 博士 ) の変更は身分 ( 研究留学生 ) の変更に当たらないため 新規登録は必要ありません (4-5 頁参照 ) (2) 登録 報告期間 データ処理日程表 を参照 特に 4 月 9 月 月については以下のとおりです 4 月 1 回目 : 4 月 1 日 ( 日 )~ 4 月 16 日 ( 月 ) 2 回目 : 4 月 17 日 ( 火 )~ 4 月 30 日 ( 月 ) 9 月 1 回目 : 9 月 1 日 ( 土 )~ 9 月 6 日 ( 木 ) 2 回目 : 9 月 7 日 ( 金 )~ 9 月 30 日 ( 日 ) 月 1 回目 : 月 1 日 ( 月 )~ 月 16 日 ( 火 ) 2 回目 : 月 17 日 ( 水 )~ 月 31 日 ( 水 ) 新規登録者の登録月の在籍確認報告は システム登録時に行います (14 頁 5 参照 ) (3) 登録準備 1 口座開設 : 新規登録者は ゆうちょ銀行通常貯金口座を開設してください 2 在籍簿への押印 ( 又はサイン ): 在籍簿に押印 ( 又はサイン ) を得てください 在籍簿の様式は文部科学省のホームページに掲載されています (40 頁 Q15 参照 ) 消せるボールペン を使用しないでください 1 1 回目締切日までに 口座開設 及び 在籍簿への押印 ( 又はサイン ) ができない場合 2 回目に登録してください 2 1 回目に間に合わず 2 回目に登録する場合 初回の給与振込日は翌月中旬頃となります 当月中の振込みを希望する場合 1 回目に登録してください 3 継続者として既に登録されている者を 重複して登録することのないよう注意してください 4 スーパーグローバル大学創成支援事業については 新規採用者と継続者の両者について 新規登録してください 前年度からの継続者であっても 個人番号が新しく付与されるため 新規登録が必要です 種別は 大学推薦 を選択してください (4) 登録手順 平成 30 年度のパスワード ( 平成 30 年 3 月 8 日付学支国奨第 423 号通知文参照 ) を用意してください ( 入力については システムの取扱いについて 第 章参照 ) 奨学金振込口座届の提出 ( 第 4 章学生用入力画面 ) から学生用パスワードでログインしてください 2 奨学金振込口座届の確定 ( 第 5 章学校担当者用入力画面 ) から担当者用パスワードでログインしてください

15 3 報告書の作成 送信 ( 第 5 章 ) 新規登録者全員について 1 2 の登録が完了した後 必ず報告書を作成 送信してください 報告書の作成及び送信をしないために登録未完了が発生しています 注意してください 4 給付予定者一覧表の印刷 ( 第 5 章 ) 必ず登録者を確認し 印刷の上 保管してください この一覧表に留学生の情報が表示されていない場合は登録が完了していません もう一度やり直してください (5) 登録上の注意事項 ( システムの取扱いについて 第 4 章学生用入力画面 ) 1 誓約欄について 誓約日付はデータの入力日としてください 誓約氏名はパスポートに記載されている氏名と同一にしてください 姓と名に分けることができない場合は 姓 欄に最初の 1 文字を入力し 残りを名とする等して入力してください ( 例 : IKUZOU の場合は I KUZOU 又は IKU ZOU 等と分けて入力 ) 氏名には スペースは使用できません 必ず詰めて入力してください アルファベットの大文字及び, -. のみ使用できますが 記号はできるだけ使用しないでください ( 例 : IKU ZOU SYS TEM の場合は IKUZOU SYSTEM 又は IKU ZOUSYSTEM 等と詰めて入力 ) 2 振込口座情報について ( 通帳見開き上部に記載されている記号と番号 ) 記号の後にハイフンと数字がつく場合 前の 5 桁を入力してください ( 例 : 記号 の場合 記号は ) 番号が 8 桁に満たない場合 先頭に 0 を付した 8 桁を入力してください ( 例 : 番号 の場合 番号は と入力 ) 8. 新規採用データの確認 (1) 確認時期 データ処理日程表 を参照 特に4 月 9 月 月については以下のとおりです 4 月 1 回目 : 4 月 18 日 ( 水 )~ 5 月 2 日 ( 水 ) 2 回目 : 5 月 3 日 ( 木 )~ 5 月 14 日 ( 月 ) 9 月 1 回目 : 9 月 8 日 ( 土 )~ 月 2 日 ( 火 ) 2 回目 : 月 3 日 ( 水 )~ 月 17 日 ( 水 ) 月 1 回目 : 月 18 日 ( 木 )~ 11 月 2 日 ( 金 ) 2 回目 : 11 月 3 日 ( 土 )~ 11 月 12 日 ( 月 ) (2) 確認手順 1 新規採用者データをダウンロードする ( システムの取扱いについて 第 7 章参照 ) 2 以下の入力項目の誤りや漏れを確認する 1) 転学者 ( 転出 転入 ) 進学者の有無 2) 在籍国費外国人留学生及び在籍者数 3) 採用区分 入力時身分 奨学生番号 個人番号 氏名 級号 支給終了年月等の各データ 3 訂正は 2. 異動届 3. 級号申請 で行う 13

16 システムの取扱いについて 第 5 章学校担当者用入力画面 11. 通帳に記されているとおり カナ氏名の文字 順番ともに正確に入力してください パスポートの氏名と同一でなくても問題ありません カナ以外 ( アルファベット 記号など ) の文字及びスペースは使用できません 通帳に記載されている氏名が姓名に分けることができない場合 姓 欄に最初の 1 文字を入力し 残りを名とする等して フリガナ文字を左から順序通り入力してください ( 例 : イクゾウ である場合は イ クゾウ 又は イク ゾウ 等と分けて入力 ) 姓が15 文字を超える場合は16 文字目から 名 欄に入力し その後に名を続けて入力してください ( 例 : エリザベスイクエイサンドリアマナリリカリンダ である場合は エリザベスイクエイサンドリアマ ナリリカリンダ 等と入力 ) 初めて国費外国人留学生として採用され 現在の個人番号を得た時の種別を入力してください 今回初めて国費外国人留学生として採用された場合 9. 在籍種別 と同様です SGU は現在の個人番号を得た種別です 35. 初めて国費外国人留学生として採用され 現在の個人番号を得た年月を入力してください 今回初めて国費外国人留学生として採用された場合は 支給開始年月 と同様です SGU は現在の個人番号を得た年月です 5. 振込み口座届の提出をした月の在籍確認について選択してください 新規登録者についてはこの確認が当月分の在籍確認報告となります 次月以降は継続者と同様に在籍確認報告をしてください システムの取扱いについて 第 6 章を参照してください 48. 期間延長による新規登録者 ( 身分変更あり ) の場合は あり を選択してください 初めて国費外国人留学生に採用された者 過去に日研生 日韓生 SGU として国費を受給していた学生は なし を選択してください 14

17 9. 毎月の給与級号確認 在籍確認報告 ( 新規採用者 継続者全員 ) (1) 実施時期新規登録後 毎月 2 回 (1 回目 2 回目 )( データ処理日程表 を参照 ) (2) 給与級号の確認 修正年度途中で修学地域が変わる場合 3. 級号申請 を行ってください 級号申請した場合は 認定通知及び認定内訳を受領後 システム上で級号を修正してから 在籍確認報告してください ( システムの取扱いについて 第 6 章参照 ) * 文部科学省に代理押印申請する場合で 級号に変更を要する場合には 研究期間 密着度 ( 住居移転の有無 ) 等をもとに級号申請してください 代理押印の申請にかかる留意事項について 参照 国費外国人留学生級号算定にかかる Q&A 参照 (3) 在籍確認及び在籍確認報告書の提出留学生から在籍簿に押印 ( 又はサイン ) を得てください システム上で 在籍確認 及び 在籍確認報告書作成 ( 送信 ) を行ってください 押印 ( 又はサイン ) の得られなかった留学生がいた場合 その者を在籍未確認者として登録してください (4) 在籍確認報告状況の確認 在籍確認報告書 未送信による在籍確認報告漏れが発生していますので 在籍確認の登録状況及び報告状況を必ず確認してください 報告状況は印刷及びデータをダウンロードすることにより確認できます 在籍確認報告漏れの場合 給与は支給できません ( システムの取扱いについて 第 6 章参照 ) 留学生は 給与を受給する当該月中に在籍簿へ押印 ( 又はサイン ) しなければなりません 例えば 月分の給与を受給するためには 月中に留学生からサインを取らなくてはなりません 押印 ( 又はサイン ) が得られなかった月は 1 回目及び 2 回目共に その者を 在籍未確認者 として登録し報告してください 在籍者全員から押印 ( 又はサイン ) が得られなかった場合 必ず全員を 在籍未確認者 として登録し報告してください 研究目的のために 大学等を離れ 在籍簿の押印 ( 又はサイン ) ができない場合 文部科学省への代理押印申請により給与の支給が認められることがあります 国費外国人留学生給与等支給事務取扱要項 _ 第四項二号 2 参照 代理押印の申請について 参照 在籍確認報告 ( の方法 ) に誤りがあった場合 奨学金を支給できない場合があります システムによる在籍確認報告期間は 月に 2 回ありますが 2 回目は予備と考え できるだけ 1 回目の報告期限までに押印 ( 又はサイン ) を得て 在籍確認報告してください 1 回目に行えない場合は 2 回目に行ってください 在籍確認の際 留学生の在留資格 在留期限及び国費外国人留学生の条件 ( 当該学生採用時の募集要項に記載 ) 合致確認のため 在留カードの内容を確認すると同時に その場でコピーを取り保管してください 15

18 在籍確認の際 ゆうちょ口座の名義についても確認してください 口座名義を 1 文字でも変更した場合 給与が振り込めません 帰国月の給与について 給与を受け取るまで口座解約しないよう あるいは 払戻及び口座解約に係る委任行為手続きを行うよう留学生に指導してください 国費外国人留学生の帰国時に係る給与支給について 参照 振込者データの確認 (1) データ処理日程表 でデ - タの取り込み日を確認の上 毎月各回の振込者データをダウンロードし 以下の内容を確認してください ( システムの取扱いについて 第 7 章参照 ) 1 在籍確認がとれた留学生に間違いなく振込まれているか 2 同一人物が二重に登録され振込まれていないか 3 給与級号 奨学金単価に誤りがないか (2) 上記に問題がある場合 速やかに機構まで連絡してください 11. 休学手続き (1) 提出書類及び提出期限 2. 異動届 を参照してください (2) 休学者の在籍確認報告休学による支給停止期間中は システム上に名前が表示されません 休学者の在籍確認報告は不要です 休学期間が終了すると 再びシステム上に名前が表示されます (3) 休学期間の変更休学期間が変更になった場合 必ず文部科学省へ届け出てください 電子メールにより相談 届出する場合 宛て先 (CC:) に機構を加えてください 文部科学省から認定された後 異動届を提出してください 12. 書類様式掲載ページ 連絡 提出先 東京都江東区青海 独立行政法人日本学生支援機構留学生事業部国際奨学課国費留学生室支援係電話 : FAX: メール :kokuhi@jasso.go.jp 16

19 精算書類配布 回収❶ 半券提出 ❷ 半券提出 ❹ 署名 4❸ 精算書類送付 ❺ 精算書類提出 1. 渡日旅費の精算 (1) 搭乗券の半券の提出 ( 上記図 ❶ ❷) 留学生から半券を回収し 以下のとおり提出してください 1 提出物 :1) 国費外国人留学生に係る渡日旅費搭乗券半券の提出について ( 送付状 ) 2) 搭乗券の半券 2 半券用フォームに半券を一人分ずつ貼り付ける 半券用フォーム : 3 同用紙右上記載欄に学校名等を記入する 4 同用紙を採用区分 ( 大使館推薦 大学推薦 日韓生 ) ごとに 個人番号順に並べる 5 送付状を添付する 国費外国人留学生に係る渡日旅費搭乗券半券の提出について ( 送付状 ) : すべての半券を紛失した場合は 送付状の 未提出者 欄に個人番号を記載してください 一部紛失の場合には 提出者 として数えてください 6 封筒に 国費外国人留学生渡日旅費関係書類在中 と朱書し 配達の記録が残る方法 ( 簡易書留等 ) で送付する (2) 搭乗券の半券の提出期限 ( 必着 ) 1 支給開始月の 日までに渡日した者 : 当月 17 日まで ( 休日の場合は翌平日 ) 2 支給開始月の 11 日 ~ 末日までに渡日した者 : 翌月 5 日まで ( 休日の場合は翌平日 ) 渡日後すぐに国費辞退して帰国する留学生がいる場合や渡日したもののすぐに一時帰国する留学生がいる場合にも (3) 以降の精算手続きが必要です 精算書類の提出遅れを防止するため いずれの場合も判明次第 直ちに機構まで連絡してください 17

20 (3) 精算書類の送信 ( 上記図 ❸) 1 事務担当者登録票で登録したメールアドレス宛てに精算書類を送信 2 開封パスワード : 平成 30 年 3 月 8 日付学支国奨第 423 号通知文参照 3 送信時期 : 支給開始月の翌月下旬 (4) 精算書類の提出 ( 上記図 ❹ ❺) 1 提出物 :1) 国費外国人留学生に係る渡日旅費精算書類の提出について ( 別紙様式 ) 2) 招致伺 旅費精算請求書 2(3) にて送信した精算書類 ( 招致伺 旅費精算請求書 ) を印刷する A4 判片面印刷 ( 横向き ) 3 留学生本人にサインさせ 日付 ( 和暦 ) を記入させる ( 次頁参照 ) 消せるボールペン を使用しないでください サインは全て同じ表記としてください サインを書き損じた場合 取り消し線等で訂正せず 必ず精算書類を再度印刷し サインさせてください 押印は不可です 書き損じ及び不備がある場合 再提出となりますので 必ず記入内容を確認の上 送付してください 4 採用区分 ( 大使館推薦 大学推薦 日韓生 ) ごとに 個人番号順に並べる 5 別紙様式を添付する 国費外国人留学生に係る渡日旅費精算書類の提出について ( 別紙様式 ) : 必ず公印を押印してください 6 封筒に 国費外国人留学生渡日旅費関係書類在中 と朱書きし 配達の記録が残る方法 ( 簡易書留等 ) で送付する (5) 精算書類の提出期限支給開始月の翌々月末日 ( 休日の場合は翌平日 ) 4 月 : 6 月末 9 月 :11 月末 月 : 1 月頭 月開始 ( 渡日 ) 分については 年末年始の休みを考慮し 学生から早めにサインを取り付け 期限を守って提出してください (6) 書類提出先 東京都江東区青海 独立行政法人日本学生支援機構留学生事業部国際奨学課国費留学生室支援係電話 : FAX: メール :kokuhi@jasso.go.jp 18

21 渡日旅費精算書類記入例 19

22 1. 帰国旅費支給対象者 (1) 研究留学生で留学期間 ( 奨学金支給期間 以下 留学期間 という ) を終了し 研究を終了した者 (2) ヤング リーダーズ プログラム留学生で留学期間を終了し 研究を終了した者 (3) 教員研修留学生で留学期間を終了し 教員研修を修了した者 (4) 学部留学生で留学期間を終了し 大学を卒業した者 (5) 日本語 日本文化研修留学生で留学期間を終了し 研修を修了した者 (6) 高等専門学校留学生で留学期間を終了し 高等専門学校を卒業した者 (7) 専修学校留学生で留学期間を終了し 専修学校を卒業した者 (8) 臨床研修生で留学期間を終了し 臨床研修を終了した者 (9) 工場等実習生で留学期間を終了し 実習を終了した者 () 国費外国人留学生 ( 臨床研修生及び工場等実習生を含む ) であって 特別な事情により帰国させることを文部科学省高等教育局長が適当と認めた者 上記の高等教育局長が適当と認めた者とは 次に掲げる者が検討対象です 該当する者については 必ず 事前に文部科学省に事情を説明し許可を得てください 1 重度の病気 けがにより留学を中止し 早期に帰国させることが必須と判断された者 ( 必要書類 診断書 指導教員等の説明書など ) 2 留学期間を残して研究等が早期修了したと認められた者 ( 必要書類 指導教員等の研究経過説明など ) 早期修了して帰国旅費を申請する場合 帰国旅費の申請に要する期間を考慮し 時間に余裕を持って手続きしてください (41 頁 Q20 参照 ) 2. 帰国旅費支給対象とならない者 20 (1) 所定の期日までに帰国しない者 (2) 留学期間 ( 奨学金支給期間 以下 留学期間 という ) 内の定められた期日までに帰国旅費の申請がない者 (3) 留学期間中途において 個人の都合で帰国する者 ( 自己都合 ) (4) 日本国内の企業に就職するなど留学期間終了後も引き続き日本に滞在する者 ( 一時帰国は認められません ) 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイル の 国費留学生終了後の連絡先 ( 住所 ) が日本国内の場合はこれに該当します また 帰国する場合も 日本国内の居所引払 在留カードの返納 再入国許可の取得などの状況から 母国に生活の拠点を移すと認められない場合は 旅費を支給しません 大学等において確認してください (5) 文部科学省以外の機関から旅費の支給を受ける者日韓共同理工系学部留学生 ( 以下 日韓生 という ) の帰国旅費については 韓国国立国際教育院 ( 以下 教育院 という ) が支給します ( 7. 日韓共同理工系学部留学生に係る手続きについて 参照 ) (6) 大学推薦一般枠で大学が旅費を負担することとして採用された者 (7) スーパーグローバル大学創成支援事業により採用された者 (8) 文部科学大臣への誓約事項に違反した者 (9) 給付期間終了と同時に 申請区分 Ⅰ で奨学金支給期間の延長申請を行ったものの 延長を行わずに帰国する者 ( 申請区分 Ⅰ: 文部科学省が通知する 延長に係る取扱要領 を参照してください )

23 3. 提出期限と提出物 (1) 期限までに申請書類及びデータの提出がない場合 帰国旅費は支給しません この場合 帰国旅費辞退届 を提出してください 帰国旅費は学校又は本人負担です (2) 奨学金支給期間を終了する全ての国費外国人留学生について 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイル を提出してください 2. 帰国旅費支給対象とならない者 (5) (6) 及び (7) については不要です 申請種別 時期 提出期限 提出物 1 申請 年度末 (3 月期終了 ) 年度途中 平成 31 年 1 月 18 日 ( 金 ) 帰国希望日の1ヶ月前 国費外国人留学生に係る帰国旅費について ( 別紙様式 ) 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票 作成用ファイル 帰国旅費申請書類各種 2 延長申請 ( 申請区分 Ⅰ 以外 ) 年度末 (3 月期終了 ) 年度途中 平成 31 年 1 月 18 日 ( 金 ) 帰国希望日の1ヶ月前 国費外国人留学生に係る帰国旅費について ( 別紙様式 ) 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイル 3 辞退年度末 4 辞退 ( 申請区分 Ⅰ) 1 (3 月期終了 ) 年度途中 年度末 (3 月期終了 ) 平成 31 年 1 月 18 日 ( 金 ) 奨学金支給期間終了月の前月末 平成 31 年 1 月 18 日 ( 金 ) 5 申請後辞退 申請後 申請後辞退 判明後 すみやかに 国費外国人留学生に係る帰国旅費について ( 別紙様式 ) 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイル 帰国旅費辞退届 国費外国人留学生に係る帰国旅費について ( 別紙様式 ) 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイル 帰国旅費辞退届 国費外国人留学生に係る帰国旅費について ( 別紙様式 ) 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイル 帰国旅費辞退届 航空券( 既発行分のみ旅行会社へ ) 1 平成 31 年 3 月終了の研究生等 ( 非正規生 ) については以下のとおりです 14 月に正規課程へ入学するため 奨学金支給期間の延長を申請 ( 区分 Ⅰ) する者は 申請種別 : 辞退 ( 申請区分 Ⅰ) として提出してください 正規課程に入学した後 所定の期間内に研究を終了し帰国する場合の帰国旅費は申請することができます 延長申請を行ったものの 実際に延長を行わずに帰国する者には旅費を支給しません 2 延長を申請せずに帰国する者は 旅費の支給対象です 21

24 4. 帰国旅費の申請 3 押印 1 申請 4 サイン 2 申請書類等の提出 確認 5 帰国旅費支給申請書類及びデータの提出 6 帰国希望者データ送信 7 航空券予約確認 発券 5 申請書類等の提出 ( 郵送 ) 及びデータの提出 ( メール ) 申請後は 帰国地 帰国日等の変更はできません 留学生にもよく周知し 十分確認してから申請手続きを行ってください 申請書類等とデータは同じタイミングで提出してください 7 旅行会社から学校へ航空券の予約確認を行います 内容に問題がなければ 航空券が発券されます (1) 提出書類等 1 国費外国人留学生に係る帰国旅費について ( 別紙様式 ) 2 国費外国人留学生帰国旅費支給申請書 3 帰国伺 4 旅費概算精算請求書 5 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイル 1~4 は郵送 5 はメール送信にて提出 提出期限 : 21 頁参照 (2) 申請書類の作成及び提出について 1 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイルをダウンロードしてください 2 データ入力シート ワークシートに必要事項を入力してください 作成方法説明書 ワークシートの説明に基づき入力してください 22

25 < 作成時の注意 > 文部科学省ホームページ掲載の下記について よく確認してください 国費外国人留学生に係る渡日旅費及び帰国旅費の取扱について : 1) 旅費を申請する者について帰国旅費支給対象者であることを確認してください (20 頁参照 ) 大学推薦一般枠で大学が旅費を負担することとして採用された者は申請できませんので 申請者に含まれていないかどうか特によく確認してください 2) 帰国希望年月日について奨学金支給期間が終了する月内とします また手配料金が上昇することから 原則として土日 祝日及びその前日を避け 平日を選択するよう留学生に指導してください 3) 出発地について出発地セルのリストから選択してください 出発地は原則として東京又は受入大学等が通常の経路で使用する国際空港がある都市のいずれかとします 国内の移動経費は学生の自己負担となります 4) 帰国地について都市名 ( 国 地域名や空港名ではありません ) を帰国地 ( 都市名 ) セルのリストから選択してください 帰国地は 原則として当該留学生が帰着する場所 ( 国籍を有する国内 ) の最寄りの国際空港がある都市までとします 帰国地都市名一覧は以下のサイトを参照してください 3 国費外国人留学生帰国旅費支給申請書 は 帰国旅費申請書 ワークシートから印刷してください *A4 判片面印刷 ( 縦向き ) 4 帰国伺 旅費概算精算請求書 は 帰国伺等 ワークシートから印刷してください *A4 判片面印刷 ( 横向き ) * 書式フォーマット ( 文字の大きさ設定等 ) を変更しないでください 書式が変更されている場合 再作成 再提出となります 5 印刷した書類 ( 帰国旅費支給申請書 帰国伺 旅費概算精算請求書 ) の必要箇所に指導教員が押印し 留学生本人がサイン ( 押印不可 ) と日付 ( 和暦 ) を記入してください 書類を送る前に必ず 事務担当者が内容の確認をしてください (28-29 貢参照 ) * 消せるボールペン を使用しないでください * サインは全ての書類で同じ表記としてください サインを書き損じた場合 取り消し線等で訂正せず 必ず精算書類を再度印刷し サインさせてください * 書き損じ及び不備がある場合 再提出となりますので 内容をよく確認してください * 申請年月日以外の必須項目が手書きのものは受付できません すべての項目を入力してから印刷し サインと日付を記入させてください 6 封筒に 国費外国人留学生帰国旅費関係書類在中 と朱書きし 配達の記録が残る方法 ( 簡易書留等 ) で送付してください 23

26 7 提出書類を印刷後 作成したファイルデータをメールに添付の上 機構に送信してください 大学等においてもファイルデータを保存しておいてください ファイルデータと提出書類の内容が異なっていることがありますので 双方の内容が同一であることを必ず確認してから提出してください 8 パスワード及びファイル名の設定ファイルには必ずパスワードを設定してください ( パスワードは平成 30 年 3 月 8 日付学支国奨第 423 号通知文参照 ) 件名及びファイル名は 学校番号 + 学校名 + 帰国旅費 としてください ( 例 :123456JASSO 大学帰国旅費 ) (3) 帰国旅費の支給 ( 航空券の交付 ) 航空券は 旅行会社から大学等を通じて交付します (4) 留学生の帰国大学等の事務担当者は 留学生が実際に 申請どおり帰国したことを必ず確認してください 支給した航空券を使用しなかった場合 航空券代金は本人に請求されます 5. 帰国旅費の辞退 帰国旅費の辞退は 1 帰国旅費の支給を申請しない者全員が行う 辞退 と 2 支給を申請した者が その申請を取消して辞退する 申請後辞退 とがあります それぞれ辞退が判明した場合は 下記のとおり提出してください なお いったん 辞退 で提出した後は 申請 に変更することはできません (1) 提出書類等 1 国費外国人留学生に係る帰国旅費について ( 別紙様式 ) 2 帰国旅費辞退届 3 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイル提出期限 : 21 頁参照 (2) 帰国旅費辞退届の作成及び提出について 1 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイルをダウンロードしてください 2 データ入力シート ワークシートに必要事項を入力してください 作成方法説明書 ワークシートの説明に基づき入力してください 1) 辞退 の場合赤色文字の共通項目と辞退理由 ( 灰色文字の項目 ) を入力してください 申請種別 (A 列 ) は 辞退 を選択してください 2) 申請後辞退 の場合帰国旅費支給申請時に使用した帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイルの データ入力シート ワークシートに入力済みの当該留学生のデータを使用してください 辞退理由について データ入力シート ワークシートの灰色文字の項目に追加入力してください 申請種別 (A 列 ) は 申請 から 申請後辞退 に変更してください 24 3 帰国旅費辞退届 は 帰国旅費辞退届 ワークシートから印刷してください A4 判片面印刷 ( 横向き )

27 4 印刷した書類 ( 帰国旅費辞退届 ) に留学生本人がサイン ( 押印不可 ) と日付 ( 和暦 ) を記入してください 書類を送る前に必ず 事務担当者が内容の確認をしてください なお 申請後辞退 の場合 留学生のサインは帰国旅費申請書類等と同じ表記にしてください (29 頁参照 ) 書き損じ及び不備がある場合 再提出となりますので 内容をよく確認してください 5 封筒に 国費外国人留学生帰国旅費関係書類在中 と朱書きし 配達の記録が残る方法 ( 簡易書留等 ) で送付してください 6 提出書類を印刷後 作成したファイルデータをメールに添付の上 機構に送信してください 大学等においてもファイルデータを保存しておいてください ファイルデータと提出書類の内容が異なっていることがありますので 双方の内容が同一であることを必ず確認してから提出してください 7 パスワード及びファイル名の設定ファイルには必ずパスワードを設定してください ( パスワードは平成 30 年 3 月 8 日付学支国奨第 423 号通知文参照 ) 件名及びファイル名は 学校番号 + 学校名 + 帰国旅費 としてください ( 例 :123456JASSO 大学帰国旅費 ) 6. 奨学金支給期間延長申請者に係る帰国旅費の手続きについて 平成 30 年度中に国費支給期間が終了する者 ( 早期修了者を含む ) で 奨学金支給期間の延長申請を予定している者については 帰国旅費について 下記のとおり提出してください ( 申請区分 Ⅰ を除く ) (1) 対象者 修士課程から博士課程へ進学する者 大学学部から修士課程へ進学する者 高等専門学校から大学学部 3 年次へ編入学する者 専修学校から大学学部 3 年次へ編入学する者 (2) 提出書類等 1 国費外国人留学生に係る帰国旅費について ( 別紙様式 ) 2 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイル 1 は郵送 2 はメール送信にて提出 提出期限 : 21 頁参照 < 作成時の注意 > 帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイルの申請種別 (A 列 ) を 延長申請 ( 申請区分 Ⅰ 以外 ) と入力し 指定の赤色文字の項目についてデータを入力してください 作成したファイルデータをメールに添付の上 機構に送信してください 大学等においてもファイルデータを保存しておいてください 延長申請の場合 データ登録のみで留学生本人のサイン入り届出等を提出する必要はありませんが 国費外国人留学生に係る帰国旅費について ( 別紙様式 ) は必ず郵送してください 延長申請の結果が判明した後 延長をとりやめる場合で 帰国旅費の申請をする者は 4. 帰国旅費の申請 手続きを速やかにしてください 帰国旅費の辞退をする者は 5. 帰国旅費の辞退 手続きを速やかにしてください 25

28 7. 日韓共同理工系学部留学生に係る手続きについて 日韓生の帰国旅費は 教育院が支給します 旅費支給にかかる連絡は 平成 30 年 12 月頃 ( 予定 ) 教育院から日韓生に対し直接行われます 教育院に帰国旅費申請手続きを行わない日韓生については 帰国旅費は支給されません 翌年 1 月までに教育院から連絡がない場合 教育院に連絡するよう周知してください 8. 文部科学省が旅費を負担しない者について 2. 帰国旅費支給対象とならない者 (5)(6)(7) については 帰国旅費の支給対象外であるため 帰国旅費辞退届及びデータの提出は不要です ただし 期間終了後調査の提出は必要です なお (9) については 帰国旅費辞退届及びデータを提出する必要があります また 期間終了後調査の調査対象者です 3. 提出期限と提出物 注釈を参照してください 9. その他 (1) 注意事項 1 提出書類等の作成について個人番号や氏名等の入力には 在籍者データが活用できます ( 在籍者データのダウンロードについては システムの取扱いについて 第 7 章参照 ) 2 帰国希望地 帰国希望日等の変更について申請後は変更できませんので あらかじめ留学生にもよく周知してください 前もって卒業 修了式の日程 日本における諸手続き等について確認しておいてください 3 航空券の手配について原則として 経済的なルートで航空券を手配しています 留学生の帰国希望日に適切な便がないなどの理由により 留学生本人の希望に添えない場合があります 確認の連絡は帰国日の約 1 か月前に旅行会社から行います 4 提出期限について提出期限は厳守してください 期限までに提出がない場合は辞退として取り扱います その場合 旅費は学校又は留学生本人の負担となります 提出期限までに申請か辞退かが決まらない場合 まずは 申請 手続きをしてください その後 日本国内での就職が決まった等の理由により辞退するときには 申請後辞退 手続きを行ってください 5 中南米地域からの国費外国人留学生の帰国経路について中南米地域においては 米国経由で帰国する場合 ビザの申請に時間を要しますので その期間も考慮の上 早めに手続きを進めるよう指導してください なお ビザ申請に係る諸経費は文部科学省及び機構では負担しません 26

29 (2) 書類提出先 東京都江東区青海 独立行政法人日本学生支援機構留学生事業部国際奨学課国費留学生室支援係電話 : FAX: (3) メール送信先 個人情報保護のため ファイルには必ずパスワードを設定してください ( パスワードは平成 30 年 3 月 8 日付学支国奨第 423 号通知文参照 ) 件名及びファイル名は 学校番号 + 学校名 + 帰国旅費 としてください ( 例 :123456JASSO 大学帰国旅費 ) 27

30 28 帰国旅費関係書類記入例

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32 1. 調査対象者 平成 30 年度内に 留学期間 ( 奨学金支給期間 ) を終了するすべての国費外国人留学生 * 帰国旅費支給対象とならない下記の者も含みます 日韓共同理工系学部留学生大学推薦一般枠で大学が旅費を負担することとして採用された者スーパーグローバル大学創生支援事業により採用された者申請区分 Ⅰ で奨学金支給期間の延長申請を行ったものの 延長を行わずに帰国する者期間途中に辞退する者 奨学金支給期間延長申請者のうち 奨学金支給期間終了と同時に延長が認められ進学する者 2. 調査票 ( データ ) について (1) 提出データ帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイル (2) 提出期間 4 月 ~9 月までの終了者 : 平成 30 年 月 1 日 ( 月 )~ 月 12 日 ( 金 )( 必着 ) 月 ~3 月までの終了者 : 平成 31 年 4 月 1 日 ( 月 )~ 4 月 12 日 ( 金 )( 必着 ) * それぞれの期間中における調査対象者全員分のデータを取りまとめ 提出してください (3) 調査票 ( データ ) の作成について 1 留学生からの情報提供に基づき 事務担当者が調査票 ( データ ) を作成してください 2 帰国旅費支給申請時に作成した帰国旅費申請書類 期間終了後調査票作成用ファイルを利用し データ入力シート ワークシートの調査項目 ( 緑色文字 ) に追加入力してください 3 内容をよく確認した後 作成したファイルデータをメールに添付の上 機構に送信してください * 作成方法説明書 ワークシートの説明に基づき入力してください * 回答については 留学生本人の奨学金支給期間が終了する時点における内容としてください * 国費留学後の進路等は なるべく確定したものとしてください 回答時点で未定の場合に限り 国費留学後の進路分類 を 未定 と選択し 国費留学後の進路 については 予定又は希望する進路を入力してください * 情報提供の同意 ( 帰国留学生支援事業 ) 及び 情報提供の同意 ( 帰国留学生会 ) の項目は 原則として 同意する を選択してください 同意しない場合は 理由を入力してください 30

33 文部科学省が旅費を負担しない者について 留学期間 ( 奨学金支給期間 ) を終了せず期間途中に帰国等する者 日韓共同理工系学部留学生 大学推薦一般枠で大学が旅費を負担することとして採用された者 スーパーグローバル大学創成支援事業により採用された者 (SGU 採用者 ) *1 データ入力シート ワークシートの調査項目 ( 赤色文字と緑色文字 ) のすべてについて回答してください *2 申請種別はそれぞれ該当する 辞退 を選択してください *3SGU 採用者で 次年度も引き続き採用される場合であっても 今年度終了する時点における内容について回答してください 申請区分 Ⅰ で奨学金支給期間の延長申請を行ったものの 延長を行わずに帰国する者 *4 データ入力シート ワークシートの調査項目 ( 緑色文字 ) に追加入力してください 奨学金支給期間延長者 ( 延長が認められ進学する者 ) について データ入力シート ワークシートの調査項目 ( 緑色文字 ) の 国費留学生終了年月 に 延長許可 と追加入力し その他の調査項目は空欄としてください 平成 30 年 9 月 (8 月 ) 終了と同時に平成 30 年 月 (9 月 ) から延長する者提出期間 : 平成 30 年 月 1 日 ( 月 )~ 月 12 日 ( 金 )( 必着 ) 平成 31 年 3 月終了と同時に平成 31 年 4 月から延長する者 ( 申請区分 Ⅰ を含む ) 提出期間 : 平成 31 年 4 月 1 日 ( 月 )~ 4 月 12 日 ( 金 )( 必着 ) 3. メール送信先 kokuhi@jasso.go.jp ファイルには必ずパスワードを設定してください ( パスワードは平成 30 年 3 月 8 日付学支国奨第 423 号通知文参照 ) 件名及びファイル名は 学校番号 + 学校名 + 終了後調査 としてください ( 例 :123456JASSO 大学終了後調査 ) 31

34 1. 対象となる国費外国人留学生 平成 30 年度中に公立及び私立の大学等又は日本語等予備教育施設に在籍予定の以下の国費外国人留学生 1 大使館推薦 2 国内採用 スーパーグローバル大学創成支援事業により採用となった者は対象となりません 2. 対象となる期間 平成 30 年 4 月から平成 31 年 3 月までの間で 国費外国人留学生として奨学金支給を決定されている期間とします 3. 教育費の内容 (1) 対象となる教育費の内容教育費は 貴学に在籍するための要件となる在籍学生の全てに課されるべき学内規程に定められた経費であることが必要です なお 4~6 については 文部科学省の予算の範囲内で支給するものであり 支給されない場合もあることを予めご了承ください 1 入学検定料 2 入学金 3 授業料 4 教育充実費等教育研究指導に当たり 学内の諸設備等を使用することにより生じる同経費等とします 5 実験実習費実験 実習等を要する研究科 学部等で生じる経費とします 6 特別指導費来日してからの期間が 1 年以内の国費外国人留学生で 授業に支障を来すなど教育研究指導のうえで特に必要であると認められる場合の指導にかかる経費で 学則 規程に定めるものとします チューター費については 見積りの時点で金額を確定し 記入してください 32 (2) 対象外となる経費 1) 大使館推薦の国費外国人留学生で他校における予備教育期間中に配置大学等で発生する経費 2) 以下に準ずる個人が支出すべき経費 1 一般の日本人学生であれば本来自費で購入すべきもの 2 自治会費 3 校友会費 4 健康保険料等 5 書籍 ( 備品となるため ) 6 個人が支出すべき消耗品等 7 単位取得に必須であっても学内規程に定められていない経費 8 一部の研究室等のみに限って使用する備品等器具や機械類及びそれらを構成する物品及びその修理改善等経費

35 4. 提出書類 1 平成 30 年度国費外国人留学生教育費見積書類について ( 別紙様式 1) 2 国費外国人留学生教育費内訳及び根拠 ( 別紙様式 2) 3 根拠資料となる規程の抜粋等 各様式掲載ホームページ : 5. 見積もり対象者 (1) 前期 後期 1 平成 30 年度通年 ( 前期 後期 ) で在籍する者 2 平成 30 年度前期のみ在籍する者 3 平成 30 年度後期のみ在籍する者 (4 月の時点で決定又は予定 ( 新規渡日者含む ) している者 ) 請求書類の提出依頼及び学校等への入金は 前期分と後期分とで 2 回に分けて行います 継続者については 年度ごとに見積もりの提出が必要です 後期に延長 転学を予定している者について 後期に在籍する者とみなし 通年 ( 前期 後期 ) で見積もりしてください 後期分に訂正が生じた場合 後期新規分提出期間内に変更を受付します (2) 後期新規平成 30 年 月 (9 月 ) 新規渡日者及び 月 (9 月 ) より延長 転学する者のうち 前期 後期分提出期限内に見積もりを提出していない者 6. 提出期限 (1) 前期 後期 平成 30 年 4 月 9 日 ( 月 ) 必着 (2) 後期新規 平成 30 年 9 月 1 日 ( 土 )~ 平成 30 年 9 月 28 日 ( 金 ) 必着 留学生本人の履修登録等の事情により 期限内に見積もりを提出できない場合 説明文書 ( 様式任意 ) を事前に FAX してください 期限までに提出がない場合は受理しません この場合 教育費は学校等の負担になります 前期 後期分提出期限内に見積もりを提出した者で 後期分に訂正が生じた場合 事前に 必ず機構に電話してください 33

36 ( 参照 ) 平成 30 年度国費外国人留学生教育費に係る年間スケジュール 年度 月 前期 後期 後期新規 29 3 月 上旬中旬各学校等に平成 30 年度国費外国人留学生に係る通知文書送付下旬 30 4 月 上旬中旬前期 後期分見積もり提出締切下旬 5 月 上旬中旬下旬 6 月 上旬中旬下旬 7 月 上旬前期分請求書提出依頼中旬下旬前期分請求書提出締切 8 月 上旬 中旬下旬前期分各学校等へ入金 ( 新規校のみ ) 平成 30 年度国費外国人留学生に係る通知文書送付 9 月 上旬 後期新規見積もり提出開始 中旬下旬 月上旬 後期新規分見積もり提出締切 中旬下旬 11 月上旬 後期分請求書提出依頼 後期新規分請求書提出依頼 中旬下旬 12 月上旬 後期分請求書提出締切 後期新規分請求書提出締切 中旬下旬 1 月 上旬 後期分各大学等へ入金 後期新規分各学校等へ入金 中旬下旬 2 月 上旬中旬下旬 3 月 上旬 中旬各学校等に平成 31 年度国費外国人留学生に係る通知文書送付下旬 31 4 月 上旬中旬下旬 ( 注 ) 書類に不備等がある場合は 入金が遅れることがあります 7. 提出書類等の作成について 34 (1) 国費外国人留学生教育費内訳及び根拠 ( 別紙様式 2) 1 個人番号に間違いがないよう留学生給与等給付システムの登録情報と照合し 確認してください 2 氏名は 必ずシステムに登録したとおり パスポートと同一の表記で入力してください ( 半角英大文字 ) 個人番号や氏名等の入力には 在籍者データが活用できます ( 在籍者データのダウンロードについては システムの取扱いについて 第 7 章参照 ) 3 所属 専攻名は 専攻によって学費が異なる場合には 専攻名まで記載してください 4 記載順は次のまとまり及び順序になるようにしてください ( 別紙様式 2 記入例参照 ) a. 所属学部 研究科毎 b. 学年順 c. 個人番号順

37 5 入学検定料 入学金及び授業料平成 30 年度中の入学に係る経費については 今回の見積に計上してください また 内部進学により入学検定料 入学金が減額される場合は減額後の金額を記載してください ただし 私費外国人留学生から国内採用によって平成 30 年 4 月より国費外国人留学生となる者は入学検定料及び入学金は計上できません 入学検定料 入学金 授業料の欄には左記以外の経費については計上できません 6 学内規程により経費を前期 後期に分割して納入することが定められている場合は 前期分 後期分に分けて計上してください 年額を一括で納入することが定められている場合は 前期又は後期どちらかに計上してください 7 特記事項がある場合には 国費外国人留学生教育費見積書類について ( 別紙様式 1) に記載することとし 本様式に コメント 等の機能により金額以外の注意書きを付記しないでください 8 根拠資料欄には 各経費の該当する資料番号及び通し番号 ( 次項参照 ) を記載してください (2) 根拠資料となる規程の抜粋等 ( 根拠資料となる規定の抜粋等 ( 例 ) 参照 ) 1 抜粋元の表紙 資料名称等 出典となる学内規程の名称を明記の上 該当箇所のみの抜粋を作成し 提出してください 2 該当する部分の条項 別表名に下線 ( 赤 ) を引いてください 3 右上に資料番号と通し番号をつけてください 4 抜粋する学内規程の制定年月日 改定があった場合は改定年月日を明記するとともに 抜粋する学内規程が当該年度に適用されるものであるかご確認ください 当該年度にも適用されるものであれば 年度についても適用 と記載してください 5 授業料が単位数により変動する場合は 1 単位あたりの授業料単価及び履修単位数を明示するとともに 当該者の履修授業科目及び単位数を示す資料を添付してください ( 根拠資料となる規定の抜粋等 ( 例 ) の資料 B1 2 参照 ) 6 前期又は後期のいずれかに年額を一括して納入することが定められている経費は その旨を根拠資料に記載してください ( 根拠資料となる規程の抜粋等 ( 例 ) の資料 B1 参照 ) 7 3 学期制の場合など 授業料等の見積額が前期 後期で大きく異なる場合には 分割方法を根拠資料に記載してください ( 根拠資料となる規定の抜粋等 ( 例 ) の資料 C1 参照 ) 8. 提出方法 (1) 郵送等 :1 平成 30 年度国費外国人留学生教育費見積書類について ( 別紙様式 1) 3 根拠資料となる規程の抜粋等封筒に 国費外国人留学生教育費関係書類在中 と朱書し 配達の記録が残る方法 ( 簡易書留等 ) で送付してください (2) メール添付 :2 国費外国人留学生教育費内訳及び根拠 ( 別紙様式 2) ファイルには必ずパスワードを設定してください ( パスワードは平成 30 年 3 月 8 日付学支国奨第 423 号通知文参照 ) 件名及びファイル名は 学校番号 + 学校名 + 教育費 としてください ( 例 :123456JASSO 大学教育費 ) 9. 書類等提出先 東京都江東区青海 独立行政法人日本学生支援機構留学生事業部国際奨学課国費留学生室支援係電話 : FAX: メール :kokuhi@jasso.go.jp 35

38 . その他 見積もり書類提出後の手続きの流れは 次のとおりです 1 機構及び文部科学省において内訳及び根拠書類等を精査 2 請求書提出について機構から依頼文を送付 途中辞退等により見積もり内容に変更が生じた場合 指定の期日までに届け出してください 後期と後期新規分両方の見積もりを提出している場合 ぞれぞれの金額にて作成した請求書 2 枚を提出してください 3 学校等は金額等を確認し請求書類等を機構へ提出 4 機構から学校等に送金 * 日程の詳細については本機構ホームページに掲載しますので 適宜 確認してください 36

39 1. 留学生給与等給付システムについて質問 Q 1 ログインできない場合はどうすればよいか パスポートと文部科学省に提出した推薦者一覧の氏名が異なる場合はどちらを登録す Q 2 ればよいか Q 3 氏名を 姓 名 に分けることができない場合はどうすればよいか Q 4 Q 5 Q 6 Q 7 Q 8 Q 9 Q Q11 姓 名 ミドルネームが 2 つ以上に分かれる場合はどうすればよいか 姓や名が長い場合はどうすればよいか 入力後 送信 ボタンを押してもエラーが出る場合はどうすればよいか 新規登録者のデータ登録完了後に確認するにはどうすればよいか 新規登録したが 在籍者一覧に表示されず在籍確認報告ができない場合はどうすればよいか 在籍確認報告後に報告内容を確認するにはどうすればよいか 級号申請したが システム上の級号が変わっていない場合はどうすればよいか 新規奨学生番号を取得するにはどうすればよいか 2. 給与 ( 奨学金 ) 等について Q12 渡日後 6ヶ月未満でも ゆうちょ銀行で送金機能がついた総合口座を開設できるか Q13 パスポートと文部科学省に提出した推薦者一覧の氏名が異なる場合は 提出書類にはどちらを記載すればよいか Q14 辞退の申し出があった場合はどうすればよいか Q15 在籍確認に必要な 国費外国人留学生在籍簿 はどこで入手できるか また様式は変更してもよいか Q16 国費給与の受給証明書は文部科学省又は JASSO 機構で発行してもらえるのか Q17 帰国月分の給与について 振込日支給日が帰国日より後になる場合はどのようにすればよいか 3. 帰国旅費等について Q18 帰国旅費と期間終了後調査は同じファイルを利用するのに 時期を分けて提出するのはどうしてか Q19 博士課程在籍の留学生が 論文審査のための基準に満たないため 単位取得退学することになった 帰国旅費の申請は可能か Q20 支給期間を残して早期修了する場合 帰国旅費は申請できるか Q21 帰国旅費ファイルの 国費留学後の連絡先 について データを提出する時点で確定していない場合でも入力が必要か 37

40 本文中のマニュアル等名称システムの取扱いについて : 留学生給与等給付システムの取扱いについてマニュアル : 平成 30 年度国費外国人留学生事務担当者マニュアル 1. 留学生給与等給付システムについて Q1 ログインできない場合はどうすればよいか A1 以下の 1~3 を確認してください ( システムの取扱いについて第 4 章参照 ) 1 数字 英字とも半角 英字は大文字と小文字が区別されています 2 今年度のパスワードを入力してください 毎年度変更になります 3 奨学金振込口座届提出用 ( スカラネット )( 学生用ホームページ ) と奨学金担当者用ホームページの ID は同じですが パスワードは異なります Q2 パスポートと文部科学省に提出した推薦者一覧の氏名が異なる場合はどちらを登録すればよいか A2 氏名はパスポート表記に合わせてください ( システムの取扱いについて第 4 章参照 ) Q3 氏名を 姓 名 に分けることができない場合はどうすればよいか A3 どちらかでも空欄だとエラーになってしまうため 姓 と 名 それぞれの欄に何文字かずつ分けて入力してください ただし パスポート表記に合わせてください 例 : 氏名 VERAWATI 姓 VERA 名 WATI 又は姓 VE 名 RAWATI 等と分けて入力してください ( システムの取扱いについて第 4 章参照 ) Q4 姓 名 ミドルネームが 2 つ以上に分かれる場合はどうすればよいか A4 欄内にスペースがあるとエラーになるため 2 つの場合でもスペースを空けずに 姓 欄 名 欄それぞれにつめて入力してください 例 : 氏名 IKU ZOU SYS TEM 姓 IKUZOU 名 SYSTEM 又は姓 IKU 名 ZOUSYSTEM 等 ( システムの取扱いについて第 4 章参照 ) Q5 姓や名が長い場合はどうすればよいか A5 姓が長い場合は 31 文字目以降を 名 欄に入力し その後に続けてスペースを空けずに名を入力できる範囲で入力してください 全部入力できなくてもかまいません ただし パスポート表記と合わせてください Q6 入力後 送信 ボタンを押してもエラーが出る場合はどうすればよいか 38 A6 下記 1~2 を確認してください 1 スペース を入力するとエラーになります A4 2 姓 と 名 を両方入力しないとエラーになります A3

41 Q7 新規登録者のデータ登録完了後に確認するにはどうすればよいか A7 学校担当者用画面 新規留学生振込口座届確認 の処理種別 (4) 給付予定者 ( 推薦者 ) 一覧表の印刷 を選択して確認してください 一覧表の画面に学生の情報が表示されていれば登録完了となります ( システムの取扱いについて第 5 章参照 ) Q8 新規登録したが 在籍者一覧に表示されず在籍確認報告ができない場合はどうすればよいか A8 新規登録者については データ登録時の在籍確認選択が当該月の在籍確認報告となるため不要です (12 14 頁参照 ) 次月以降 継続者と併せて在籍確認報告を行ってください Q9 在籍確認報告後に報告内容を確認するにはどうすればよいか A9 学校担当者用画面 新規採用データ等の取込 から振込者データをダウンロードし確認してください ( システムの取扱について第 7 章参照 ) ダウンロードの期間は データ処理日程表 ( 平成 30 年度版 ) 参照 Q 級号申請したが システム上の級号が変わっていない場合はどうすればよいか A 級号申請しても システム登録内容は自動的には変更されません 認定後は 必ず給与級号確認 修正画面にて学校担当者が手動で変更作業を行ってください (8 頁及びシステムの取扱について第 6 章参照 ) Q11 新規奨学生番号を取得するにはどうすればよいか A11 奨学生番号は 採用処理日に付番されます 学校担当者用画面 新規採用データ等の取込 から新規採用データをダウンロードし確認してください ( システムの取扱について第 7 章参照 ) ダウンロードの期間は データ処理日程表 ( 平成 30 年度版 ) 参照 39

42 2. 給与 ( 奨学金 ) 等について Q12 渡日後 6 ヶ月未満でも ゆうちょ銀行で送金機能がついた総合口座を開設できるか A12 これまで 送金機能つきの総合口座は 6 ヶ月以上の滞在条件がついておりましたが 平成 28 年 1 月より送金機能つきの総合口座の開設が可能となりました なお 国費給与の支給は 送金 ではなく ゆうちょ銀行の 預入 サービスを使用するため 送金機能付口座は必要ありません Q13 パスポートと文部科学省に提出した推薦者一覧の氏名が異なる場合は 提出書類にはどちらを記載すればよいか A13 国費給与 教育費 旅費及び期間終了後調査等 国費外国人留学生事務処理に係る提出書類には 誓約者氏名と同様 パスポート表記の氏名を記載してください Q14 辞退の申し出があった場合はどうすればよいか A14 文部科学省へ報告してください また必ず機構に 異動届 : 辞退 帰国旅費辞退届 ( 又は申請後辞退届 ) 及び 帰国旅費作成ファイルデータ を提出してください ( 国費外国人留学生に係る帰国旅費について 参照 ) Q15 在籍確認に必要な 国費外国人留学生在籍簿 はどこで入手できるか また様式は変更しても良いか A15 文部科学省の以下のウェブページからダウンロードしてください 実施要項等 の中にある 国費外国人留学生在籍簿 ( 国費外国人留学生給与等支給事務取扱要項 別紙様式 1) をダウンロードして 毎月署名を得てください なお 各大学等における実情に応じて様式の変更や項目の追加はかまいませんが 記載事項は削除しないでください Q16 国費給与の受給証明書は文部科学省又は機構で発行してもらえるのか A16 国費外国人留学生の受給証明書は 在籍する学校が任意の様式により 国費外国人留学生であること及び必要項目を記載し 発行してください Q17 帰国月分の給与について 振込日の前に帰国したい場合 どのようにすればよいか 40 A17 給与を受領してから帰国するよう 帰国日を決定してください 帰国月は 1 回目の報告期間中に在籍簿に押印 ( 又はサイン ) させ システム上で在籍確認報告するようにしてください 振込日に給与を受領した後 口座解約の手続きするよう留学生に指導してください 2 回目の報告となった場合 振込日は翌月となりますので 口座が解約されていると給与が振り込めません ( 国費外国人留学生の帰国時に係る給与支給について 参照 )

43 3. 帰国旅費等について Q18 帰国旅費と期間終了後調査は同じファイルを利用するのに 時期を分けて提出するのはどうしてか A18 共通の必須項目があることから ひとつのファイルとしています 期間終了後調査は 帰国旅費申請時ではなく 支給期間が終了する時点で 回答していただく主旨のものです Q19 博士課程在籍の留学生が 論文審査のための基準に満たないため 単位取得退学することになった 帰国旅費の申請は可能か A19 研究留学生で留学期間を終了し 研究を終了した者 は帰国旅費支給対象者です 支給期間を満了し単位取得退学する場合は この規定に当てはまるため 帰国旅費は支給されます Q20 支給期間を残して早期修了する場合 帰国旅費は申請できるか A20 文部科学省へ連絡し早期修了の手続きを行ってください 早期修了が認められ 変更後の支給終了月内に帰国する場合には 帰国旅費は支給されます またその場合 機構に 帰国旅費の申請 及び 異動届 : 支給期間変更 を提出してください Q21 帰国旅費ファイルの 国費留学後の連絡先 について データを提出する時点で確定していない場合でも入力が必要か A21 帰国後の居住先未定の場合 確実に母国へ帰国することを確認した上で 未定 としてください また日本国内で就職 あるいは ( 私費留学生として ) 進学のため帰国旅費を辞退する場合で 日本の居住先未定の場合も 未定 としてください どちらの場合も 期間終了後調査を提出する際は 確定後の連絡先を入力してください 41