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1 ビジネスライティング

2 もくじ 研修の目的とねらい 3 第 1 章ビジネス文書とは ビジネス文書の目的 7 演習 1 8 社内文書 10 演習 2 13 社外文書 14 第 2 章ビジネス文書の基本ルール ビジネス文書作成のポイント 19 わかりやすい文章 25 演習 3 29 第 3 章 の基本 とA4 用紙文書の違い 33 作成 送付のポイント 37 演習 4 39 第 4 章議事録 報告書 議事録作成のポイント 43 議事録の様式 45 演習 5 47 報告書作成のポイント 50 演習 6 54 解答例 演習 1 57 演習 2 58 演習 3 59 演習 4 60 演習 5 61 演習 6 62

3 研修の目的とねらい 研修の目的 ビジネス文書のルール 重要性を認識し ビジネスの基礎能力を 身に付ける 研修のねらい ビジネスにおける文書の重要性を理解し 相手本位の文書を作成することができる ビジネス文書の種類と各々の書式 基本ルールを理解する 議事録 報告書等 実務をイメージした文書作成方法のポイントを理解する 2

4 第 1 章ビジネス文書とは

5 ビジネス文書の目的 ビジネスでは 報告書 議事録 契約書 挨拶状など様々な文書を取り扱います また 最近では紙ベースの文書だけでなく による文書交換も日常的に使用されます 電話応対やお客様対応などにもマナーが不可欠であるように ビジネス文書にもルールやマナーがあります 目的や用途に応じた適切な文書 相手に失礼のない文書を作成します ビジネス文書の目的 (1) 正確に伝達する 情報を相手に伝える 口頭で伝えるよりも正確であり 相手が 複数いる場合は一斉に伝えることができる (2) 記録を残す 記録することにより証拠として残すことができ 認識の違いや トラブルを避けることができる 責任の所在を明確にすることも できる (3) 相手に行動を起こさせる 伝えたいことを正確に書いて相手に意図を示すことで 行動を 起こさせることができる 倉庫 A に送付し てくれって言った じゃないか! < 失敗例 > えっ いつもどお り支社に送ってし まいました 7

6 講師用 時間の目安 0:20 ( 全体 2 分 ) 講義 /2 分 進め方 (2 分 ) 動機づけ ビジネス文書には 目的 ( 大きなメリット ) があります これだけ世の中がデジタル化されても文書が残っているのは その果たす役割がとても大きいものだからです ビジネス文書は なくなりません 1. 目的 3 点に触れる ( 目的は ビジネス文書の果たす 役割 でもある ) (1) 正確に伝達する同頁イラストの < 失敗例 > を伝える 他にも講師の失敗体験などがあれば説得力になる ( 例 : 日比谷 ( ひびや ) 駅と渋谷 ( しぶや ) 駅など 数字以外でも 口頭だけのやりとりだと間違いが生じやすい ) また 口頭で 一度に 多くの人に 同じことを 正確に 伝えること は 非常に難しいが 文書であればそれが可能 (2) 記録を残す上記 (1) のような間違いを回避するため また たしかに言った いや そんなこと聞いていない など 後のトラブルを避けるためにも 文字として記録に残すことは重要 さらには 文書に日付 発信者 ( 発信責任者 ) などを明記することで責任の所在を明確にすることも可能 (3) 相手に行動を起こさせる 相手 ( 受け手 ) に何をしてもらいたいか が確実に 正しく伝わるように書くこと 受け手が文書を受け取る 受け手が内容を理解する 発信者の意図のとおりに行動を起こす 次の章へのブリッジ では 演習問題に挑戦してみましょう 講師 - 7

7 演習 1 次ページの例文 1 と例文 2 で ビジネス文書として適しているのはどちらでしょうか また その理由も考えましょう < ビジネス文書として適している > < 選んだ理由 > 8

8 例文 1 20XX 年 6 月 10 日 労働環境改善委員のみなさまへ再来週の水曜日 14:00から本社別館 2 階 W 会議室にて 労働環境改善委員会を開催します 労働環境改善状況の報告 確認と今後の取り組み方針を検討する予定です 各職場におけるアンケート集計結果を持参して 参加していただきますようよろしくお願いいたします なお 出席できない方は 担当労務課の清水 ( 内線 5678) まで連絡してください 例文 2 労働環境改善委員各位 20XX 年 6 月 10 日 労務課長 労働環境改善委員会のご案内 ( 通知 ) 標記の件 下記のとおり開催しますので ご参加くださいますようよろしくお願いいたします 記 1. 日時 : 20XX 年 6 月 24 日 ( 水 ) 14:00~15:30 2. 会場 : 本社別館 2 階 W 会議室 3. 議題 : (1) 労働環境改善状況の報告 確認 (2) 今後の取り組み方針の検討 4. 持参物 : 各職場におけるアンケート集計結果 なお ご出席いただけない方は 6 月 17 日 ( 水 )17:00までに 担当清水にご連絡ください 以上担当 : 労務課清水 ( 内線 5678) 9

9 講師用 < ビジネス文書として適している > 例文 2 < 選んだ理由 > タイトルがあることにより 何についての文書かが一目でわかる 誰から誰にあてた文書かが一目でわかる 数字部分が具体的で明確なため 正しい情報が理解できる 項目ごとに箇条書きで書かれていることから 内容を理解しやすい 長い文章で書かれていると理解しづらいが 簡潔に書かれていると要点がわかりやすい 大見出し 中見出しと階層で記載されているので わかりやすい 講師 -8

10 講師用 時間の目安 0:22 ( 全体 16 分 ) ワーク /11 分 講義 /3 分 アイドルタイム /2 分 進め方 (3 分 ) (5 分 ) (3 分 ) 動機づけ このワークを通過することで ビジネス文書の底力を知ることができます 1. 個人ワーク 例文 1 と例文 2 を比べてみましょう そして ビジネス文書として適しているのはどちらか その理由を書き出してみましょう 2. グループワーク グループ内共有 : では 共有しましょう 発表 : 数グループに発表してもらう (3 分 ) < 講義ポイント> 1. 解答例に沿って説明する 2. 全体質問 ちなみに この文書は 社内文書ですか? 社外文書ですか? 全体質問 社内文書ですね 社内文書の中の通知 ( 文 ) 書ですね この文書の発信者は 受け手 ( 読み手 ) にどうしてほしいのでしょうか? 全体質問 労働環境改善委員会に参加してほしいのですよね したがって 日時や場所 持ち物などがきちんと伝わるようにすっきりとわかりやすい表現をしています これがきちんと形式立てた ビジネス文書の力 なのです 次項目へのブリッジ では このビジネス文書には どのような種類があるのかを見ていきましょう 講師 -9

11 社内文書 1 社内文書の種類 社内文書とは社内の他の部門に提出する文書のことで 目的や用途は四つに分類することができます < 連絡する > 社内において 情報を正確 確実に伝達 告知し 社内の業務を円滑に行うことを目的とした文書 通知書依頼書回答書など < 報告する > 関係部門や上位者へ 仕事の結果や過程を報告することを目的とした文書 業務報告書研修受講報告書議事録 など < 提案する > 決裁権を持つ上層部や上位者に提案や伺いをたてることを目的とした文書 企画書提案書稟議書など < 届出する > 会社の規則に基づいて届出をする文書 出張届休暇届住所変更届など 2 社内文書の特徴 (1) 正しく迅速に伝えることを重視する 社内文書は 記述しようとする事実を把握した上で 必要な内容を簡潔にわかりやすく書く そのため 拝啓 敬具 といった頭語 末語や時候の挨拶など 儀礼的な要素は省略する (2) 敬語の使用は常識的な範囲で簡素化する 社内文書内の敬語は 格式ばった表現はせずに 文書の目的に応じた必要最低限の敬語を用いる ご出席くださいますようお願い申し上げます ご出席ください 10

12 講師用 時間の目安 0:38 ( 全体 3 分 ) 講義 /3 分 進め方 (3 分 ) 動機づけ ここからは 社内文書 社外文書を理解していただきます 両者の違いは ここが ABC 商事株式会社だとします この ABC 商事内で流通する文書が 社内文書 この ABC 商事から新宿物産 いろは通商などの他社に向けて出す文書が 社外文書 です < 講義ポイント > 1. 社内文書の種類受講者がイメージしやすそうな文書を 1 点ピックアップして説明するとよい 例 : みなさんは今 研修を受講しています 受講後に上司に提出するとしたら この中のどの文書でしょうか? など 答えは 研修受講報告書 2. 社内文書の特徴社内文書の特徴 2 点に触れる 特徴 1 正確性とスピード 特徴 2 敬語は必要最低限の使用で良い 次項目へのブリッジ では 社内文書の形に触れてみましょう 講師 - 10

13 3 社内文書の様式 ビジネス文書には 基本の様式があります 目的別に書式が違うこともありますが共通していることが多い ため 下記文書で様式を確認します 企画開発部長 ➋ 20XX 年 7 月 25 日 人事部長 ➊ ➌ 3 年目研修の事前課題について ( 依頼 ) ➍ 標記の件 9 月 1 日予定の3 年目研修を実施するにあたり 受講者に事前課題を提出していただくことにいたしました つきましては 下記のとおり内容をご確認いただき 対象受講者に提出するようご指示くださいますようよろしくお願いいたします ➎ 記 ➏ 1. 事前課題内容 : モチベーションシート (1) 成功体験 失敗体験 成果 (2) モチベーションラインと教訓 2. 対象者 :20XX 年入社社員 3 名清水雪 寺田京子 湯本裕 3. 期限 : 20XX 年 8 月 20 日 ( 水 ) [ 期限厳守 ] 4. 提出方法 : (1) モチベーションシートに記入または入力の上 メールで送付 (2) 送付方法 1 送付先メールアドレス :sato@*****.co.jp 2ファイル形式 :PDF 形式 モチベーションシートの保存先 モチベーションシート.doc ➐ なお ご不明な点がありましたら 担当佐藤にご連絡ください 以上担当 : 研修グループ佐藤内線 ➑ ➒ 11

14 講師用 講師 -10 ページ に説明を記載 講師 -11

15 ➊ 発信日付 [ 右揃え ] 原則として発信当日の年月日とする 当日付を西暦とした場合 ビジネス文書内の日付も西暦とするなど表記を統一する ➋ 受信者名 [➊ の 1 行下で左揃え ] 役職名のみが一般的だが 部門名と個人名を記載する場合もある例 ) 営業本部長 営業本部山田一郎様 送付先が多い場合は 各位 を用いる例 ) 関係者各位 社員各位 ➌ 発信者 [ 右揃え ] 作成部門の正式な発行文書の場合は 発信者は部門名と役職名を記載する 部門として正式な文書であることを表すために 欄外等に発信者印 ( 責任者印 ) を押印することがある ➍ 表題 [ 中央揃え ] 一見して内容がわかるように 本文の内容を簡潔に表す 最後に ( 依頼 ) ( 通知 ) ( 回答 ) ( 報告 ) などと文書の性質を表す語句を付ける ➎ 本文 [1 文字字下げ ] 挨拶文を付けずに すぐに用件を記載する 表題につき 標記の件 などと簡潔に開始する ➏ 記 [ 中央揃え ] 内容の説明が複雑な場合は 本文では 下記のとおり 下記要領にて を使用して 記 を書く 記 の下に別記として詳細を記載する ➐ 別記 見出し番号を付けて箇条書きにする 大項目 中項目 (1) (2) (3) 小項目 項目は階層で表し 字下げする 別記の両端は 本文より 2,3 文字内側にまとめる 資料を添付する場合は 資料名とファイル保存先を明記する ➑ 結語 [ 右揃え ] 以上 で締めくくる ➒ 担当者名 連絡先 [ 右揃え ] 実務上の問い合わせ先を記載する 12

16 講師用 時間の目安 0:41 ( 全体 15 分 ) 講義 /12 分 アイドルタイム /3 分 進め方 (12 分 ) 動機づけ 実際の社内文書の 形 を見ていきます ここを通過すると ビジネス文書の概要を掴めます < 講義ポイント > 1. テキストに沿って説明する まず 社内文書 この ABC 商事の中で流通する文書でしたね 10 ページに説明がありますが 実際に 9 ぺージの文書を上段から下段に向かって一緒に見ていきましょう ➊ ~ ➒ の説明に以下内容を補足する 右上 ➊ の日付を見てください この日付は文書の発信日です ( 作成日ではありません ) ➌ の部分には この文書の責任者名 を記入し ➒ の部分には この文書の実務担当者名 を記入します 表題 ➍ は 文字が最も大きいフォントですね 表題を見れば 何についてのお知らせかがわかるのが理想的な表題の付け方です 本文 ➎ は 全部で何行になっていますか? たったの 4 行ですね つまり本当に大事なことを本文には書きません 本文の中に大事な日時や用件を入れると 文章の中に埋まってしまい わかりにくくなってしまうからです 大事な情報は 記 の下の箇条書きに盛り込みます この本文の中の ➏ 下記のとおり と 記 はセットで覚えてください 下記のとおり と 記 を囲んで 線でつなぐよう指示をすると良い ➐ の箇条書きの書き方には ルールがありますので 10 ページで確認しましょう ( 確認する ) ➑ の 以上 は意外に忘れやすいですので気を付けましょう これらが社内文書の 形 のご説明です 次の章へのブリッジ では ここで演習問題に挑戦してビジネス文書の基礎知識を定着させましょう 講師 -12

17 演習 2 以下のアンケート集計報告書の一部について 内容に合わせた見出し番号を付加しましょう 調査内容テーマ : 朝食のとり方について調査方法 : メールマガジンでのアンケート調査期間 :20XX 年 6 月 24 日 ~7 月 10 日 調査対象者対象者数 :120,000 人居住地 : 関東 50% 関西 33% その他 17% 13

18 講師用 時間の目安 0:56 ( 全体 12 分 ) ワーク /8 分 講義 /3 分 アイドルタイム /1 分 進め方 (4 分 ) (4 分 ) 動機づけ この演習ができると 箇条書きのルールが理解できるようになります 1. 個人ワーク では箇条書きに見出し番号を付け 字下げをしてみましょう ヒント参考になるのは 9 ページの社内文書の箇条書きです 見ながらでも可です 2. グループワーク グループ内共有 (4 分 ): では 共有しましょう 1. 調査内容 (1) テーマ : 朝食のとり方について (2) 調査方法 : メールマガジンでのアンケート (3) 調査期間 :20XX 年 6 月 24 日 ~7 月 10 日 (3 分 ) 2. 調査対象者 (1) 対象者数 :120,000 人 (2) 居住地 : 1 関東 50% 2 関西 33% 3 その他 17% < 講義ポイント > 1. 解答例を見ながら解説する では 答え合わせをしましょう 2. まとめ 簡単な演習のように見えますが パズルのように意外に頭を使う問題でしたね このように 見出し番号を付けて箇条書きにするときに 情報整理方法を活用すれば 読み手 ( 受信者 ) にわかりやすく伝えることができます ぜひ覚えておきましょう 次に社外文書を見ていきます 次の章へのブリッジ 社内文書と社外文書の 形 は基本的には同じです ただ 社内文書よりも社外文書のほうは気遣いをする必要があります したがって次に触れる社外文書は 複雑な印象を受けますが 社内文書よりも丁寧な表現が多いだけなのです 講師 -13

19 社外文書 1 社外文書の種類 社外文書とは社外向けに提出する文書のことで 目的や用途で二つに分類することができます < 取引のため > 日常的な取引や例外的な取引を行うことを目的とした文書 依頼書照会書回答書注文書督促状など < 儀礼のため > 取引関係にある相手とのコミュニケーションを維持し より良い関係を作ることを目的とした文書 挨拶状案内状招待状礼状 など 2 社外文書の特徴 (1) 正しく迅速に伝えると同時に 儀礼性を重視する 取引先とのビジネスを円滑にする文書のため 社内文書同様 正しく迅速に書く必要がある さらに 社交 儀礼が大切なため 拝啓 敬具 といった頭語 末語や時候の挨拶を書く必要がある (2) 形式 書式を整え 丁寧な表現 敬語を用いる 意思伝達という本来の目的とともに 組織のイメージや評価にも影響を与えるため 相手や状況に合わせた正しく丁寧な敬語を使用する必要がある (3) 組織の代表として出す文書であることを意識する 社外文書は 組織を代表して相手に送る文書のため 伝えることだけでなく 礼儀正しく美しい文書にすることが重要 また 内容の間違いがあった際は 大きなトラブルに発展する可能性もあるため 上位者に承認を得ることは必須である 14

20 講師用 時間の目安 1:08 ( 全体 3 分 ) 講義 /3 分 進め方 (3 分 ) < 講義ポイント > 1. 社外文書の種類 大別すると 2 種類です 一つは ABC 商事が他社との業務上で 必要な 取引文書 もう一つは 良好な関係を維持 構築するための 儀礼文書 です 例を見てみましょう ( 何点かをピックアップして説明する ) 2. 社外文書の特徴社外文書の特徴 3 点に触れる 特徴 1 正確性とスピードそして礼儀正しさ 特徴 2 体裁を整えること 丁寧な表現 特徴 3 組織の文書 として受け止められる あなたが担当者として作成し 新宿物産に送る 受け取った新宿物産側は あなた からではなく ABC 商事からの文書として受け止める 次項目へのブリッジ では 社外文書の形に触れてみましょう 講師 - 14

21 3 社外文書の様式 社外文書は 会社を代表して外部向けに提示する文書です 会社の風土や品位を表すことになるため 社内文書以上に言葉遣いや内容に配慮する必要があります 20XX 年 5 月 7 日 ➊ 株式会社 製造企画部三浦信二様 ➋ 株式会社 営業部部長小田義男 ➌ 産業用ロボット Z 展示会開催について ( ご案内 ) ➍ 拝啓新緑の候 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます 平素は格別のお引き立てをいただき 厚く御礼申し上げます さて このたび弊社において かねてより開発を進めておりました 産業用ロボットZ が完成いたしました 必ず皆さまのご期待にそうものと確信する次第です つきましては 産業用ロボットZ をご高覧いただきますよう 下記のとおり展示会を開催いたします ご多用中まことに恐縮ではございますが なにとぞご来場賜りたくご案内申し上げます 敬具 ➎ 記 ➏ 1. 開催期間 :6 月 7 日 ( 月 )~6 月 12 日 ( 土 ) 2. 時間 :10 時 30 分 ~18 時 ( 最終日は17 時閉場 ) 3. 場所 : 東京ショールーム 添付資料 案内図 1 部 ➐ なお ご来場に際しましては本状を正門警備室にご提示ください 以上 ➑ 担当 : 営業部田中愛子 Tel: Fax: tanaka@*****.co.jp ➒ 15

22 講師用 講師 -14 ページ に説明を記載 講師 -15

23 ➊ 発信日付 [ 右揃え ] 原則として発信当日の年月日とする 当日付を西暦とした場合 ビジネス文書内の日付も西暦とするなど表記を統一する ➋ 受信者名 [➊の1 行下で左揃え ] 会社名 役職名と氏名を併記する なお ( 株 ) などの略称は使用せず 正式名称を記載する 受信者の敬称は以下のとおりとする官庁 会社などの団体の場合 御中 役職名 個人名の場合 同一内容を複数に送付する場合 様各位 ➌ 発信者 [ 右揃え ] 発信者は原則として 受信者の役職に対応させる 会社名 役職名と氏名を併記する なお部門名も省略せず 正式名称を記載する 発信者の印を 社内規定に従って押印するただし 案内状 挨拶状など多数印刷し配布する場合は押印しない ➍ 表題 [ 中央揃え ] 一見して内容がわかるように 本文の内容を簡潔に表す 最後に ( ご依頼 ) ( ご通知 ) ( ご回答 ) ( ご案内 ) などと文書の性質を表す語句を付ける ➎ 本文 [ 前文 : 字下げなし 主文 :1 文字字下げ 末文 :1 文字字下げ ] < 本文の形式 > 前文 頭語 時候の挨拶 感謝 お礼の挨拶を記載する 主文 さて ところで などの起こし言葉からはじまり 内容を簡潔に記載する 末文 結びの挨拶 結語を記載する 頭語と結語の組み合わせは 拝啓と敬具 謹啓と謹白などがある ➏ 記 [ 中央揃え ] 内容の説明が複雑な場合は 本文では 下記のとおり を使用して 記 と書く 記 の下に別記として詳細を記載する ➐ 別記 見出し番号を付けて箇条書きにする 別記の両端は 本文より 2,3 文字内側にまとめる 資料を添付する場合は 資料名と部数を明記する 資料を同封する場合は 同封資料 として添付資料と同じように同封した旨を記載する ➑ 結語 [ 右揃え ] 以上 で締めくくる 例 ) 株式会社 ABC 総務部長清水史郎様 ➒ 担当者名 連絡先 [ 右揃え ] 明示する必要がある場合は 担当者の部門 氏名 電話番号 メールアドレスを記載する 16

24 講師用 時間の目安 1:11 ( 全体 15 分 ) 講義 /12 分 アイドルタイム /3 分 進め方 (12 分 ) 動機づけ では 社外文書を理解していただきます < 講義ポイント > 1. テキストに沿って説明する 次に 社外文書 社外向けに提示する文書でしたね 14 ページに説明がありますが 実際に 13 ぺージの文書を上段から下段に向かって一緒に見ていきましょう ➊ ~ ➒ の説明に以下内容を補足する ➋ の受信者名を見てください 14 ページにも説明がありますが 受信者名の最後が何で終わっているかで敬称が決まります この場合は 三浦信二さんという個人名ですので 様 が敬称ですね ➍ の表題を見てください さきほどの社内文書とどこが違いますか? そうですね ~ についての次の ( ) の中の表現が先ほどの社内文書では ( 依頼 ) だったのに対し この文書は ( ご案内 ) になっていますね ご がついています 細かい事ですが これが社外文書としての気遣いです ➎ の本文を見てください 6 行になっていますね 最初の 2 行が形式的な気遣いの文章ですが この 2 行は 社外文書にとっては なくてはならない部分です ➎ 頭語は 一字下げにしないで行の最初から書き 頭語の後は 一字分空けて書きます 基本的な内容は以上 他は社内文書の形式と同様です いかがですか? 少しビジネス文書のしくみが見えてきたのではないでしょうか ビジネス文書は このようにポイントを抑えておけばそれほど難しくはないのです 次の章へのブリッジ ここまでは ビジネス文書の構成 ( 形式 ) に着目してきました 次はいよいよ 知っていたほうがビジネス文書を格段に作成しやすくなるという基本ルール を一つひとつ積み上げていきましょう 講師 -16

25

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