沿革施行 : 平成 22 年 3 月 1 日改正 : 平成 24 年 9 月 1 日改正 : 平成 25 年 4 月 1 日 文書管理規程 株式会社宮城登米広域介護サービス

Transcription

1 沿革施行 : 平成 22 年 3 月 1 日改正 : 平成 24 年 9 月 1 日改正 : 平成 25 年 4 月 1 日 文書管理規程 株式会社宮城登米広域介護サービス

2 ( 目的 ) 第 1 条 この規程は 文書保存と廃棄処分の取扱基準について定め 文書管理業務の適 正化を図ることを目的とする ( 定義 ) 第 2 条この規程における用語の定義は 次の通りとする (1) 文書とは 業務において発生する一切の書類をいい 規程 契約書 許認可書類 各種伝票 帳簿及びコンピューターの記憶媒体等をいう (2) 文書の保管とは 業務の処理が終了するまで 当該部門の手元に整理して備え置くことをいう (3) 文書の保存とは 業務の処理が終了した文書を整理し 所定の場所において備え置くことをいう (4) 文書の廃棄とは 業務の処理が終了し保存年限が満了または保管及び 保存を必要としない文書を滅却することをいう ( 私有禁止 ) 第 3 条 文書は全て会社組織内で管理し 私有してはならない ( 文書の主管及び管理責任者 ) 第 4 条 文書の主管部署は総務部とし 管理責任者は所管長とする ( 文書の保存および処分の原則 ) 第 5 条各部署では 管理責任者の指名により文書取扱担当者を定め その者は各部署の文書につき整理 保管 保存及び廃棄の事務をこの規程の定めるところにより行う 但し 現に使用中の文書の整理 保管は所管部署の各職員が行う ( 文書の整理 ) 第 6 条文書の整理は 各部署において内容に応じて整理し 処理済のものと未処理のものとを明確に区分整理しておかなければならない 2 処理済の文書で保管を要しない軽易のものは 直ちに破棄する ( 文書の保存期間の区分と期間の計算 ) 第 7 条文書の保存期間は 法令その他特別に定めるものを除き原則として当該文書作成日の属する営業年度終了の翌日から起算する

3 ( 保存期間 ) 第 8 条 文書の保存期間は 原則として別表による ( 保存の方法 ) 第 9 条一定の事務処理を終えた文書は速やかに編綴するものとし 会計年度ごとに所管部署において編綴し 文書名 保存期間 保存の開始日および終了日 その他文書保存の必要な事項を明記し 保存しなければならない ( 保存場所の基準 ) 第 10 条保存文書を保存するときは 担当者不在のときでも容易に引出しできるように 整理しておかなければならない ( 保存期間の変更 ) 第 11 条別表で定めた文書の保存期間は 必要に応じ関係部署と協議のうえ 保存期間の 短縮または延長をすることができる ( 保存文書の移管 ) 第 12 条組織 分掌の変更等により保存文書の移管の必要が生じたときは 関係部署と協議のうえ 文書の引継ぎを行い その保管場所を明らかにするために引継書を作成する ( 廃棄処分 ) 第 13 条 1. 文書保存期間を経過した文書は 原則として滅却処分とする 2. 期限到来後も保存が必要な文書については 所管部門長が保存に必要な期間を定めて保存を継続するものとする [ 附則 ] この規程は 平成 22 年 3 月 1 日から施行する [ 附則 ] この規程は 平成 24 年 9 月 1 日から施行する [ 附則 ] この規程は 平成 25 年 4 月 1 日から施行する

4 別表 総務部 ( 総務課 ) 定款関係 1. 定款の制定及び改廃に関する書類 永久 株主関係 1. 株主総会議事録永久 2. 取締役会議事録永久 3. 株主名簿永久 官公庁関係 1. 官公署からの許可書 認可書 通達永久 2. その他公文書 3 年 契約書関係 1. 賃貸借契約書 保守契約書 委嘱契約書 リース契約書契約終了後 10 年 2. 土地建物売買契約書永久 登記関係 1. 登記に関する書類永久 規程関係 1. 社内規程永久 通知関係 1. 通知 3 年 2. 連絡随時 印章関係 1. 押印申請書 10 年 禀議関係 1. 禀議書, 禀議受付簿永久 車両管理関係 1. 車両管理台帳廃車後 10 年 2. 業務車両運行日報 1 年 各申請書届書 1. 履歴事項異動届 3 年 2. 資格取得届 3 年 3. 業務引継書 3 年 4. 育児休業申請書 介護休業申請書 3 年 5. 有給休暇簿 休日取得台帳 3 年 6. 出張命令兼伺書 精算書 3 年 7. 復命書 3 年

5 別表 総務部 ( 総務課 ) 各申請書届書 8. 時間外勤務申請書 3 年 各会議録 1. 管理者会議 運営会議 経営幹部会議 総務部定例会議 3 年 回覧文書 1. 各種回覧文書等 1 年 2. 各種回覧文書等 ( 短期 ) 随時 保険関係 1. 雇用保険被保険者資格取得等確認書 4 年 ( 完結日より ) 同資格喪失確認通知書 ( 離職証明書 ) 2. 休業開始時賃金月額証明書 4 年 ( 完結日より ) 3. 労災保険に関する書類 3 年 ( 完結日より ) 4. 健康保険 厚生年金に関する書類 2 年 ( 完結日より ) ( 被保険者資格取得確認 資格喪失確認 保険給付申請書等 ) 5. 一般健康診断個人表 5 年 人事関係 1. 履歴書 永久 2. 人事発令伺書 人事発令簿 永久 3. 採用通知 3 年 ( 退職後 ) 4. 労働 ( 雇用 ) 契約書 3 年 ( 退職後 ) 5. 退職願 3 年 ( 退職後 ) 6. タイムカード 勤務時間計算書 3 年 ( 完結日より ) 7. 労災保険に関する書類 3 年 ( 完結日より ) 経理関係 1. 青色申告書 決算書 ( 税務申告 ) 永久 2. 財務諸表 附属明細書 永久 3. 固定資産台帳 永久 4. 各種契約書 ( 渉外関係 ) 永久 5. 貸借対照表 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 6. 損益計算書 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 7. 株主資本等変動計算書 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 8. 個別注記表 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 9. 監査報告書 10 年 ( 帳簿閉鎖後 )

6 別表 総務部 経理関係 10. 総勘定元帳 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 11. 各種補助簿 ( 出納簿 売掛帳 買掛帳等 ) 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 12. 請求書 領収書 契約書 預貯金の証憑書類 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 13. 有価証券に関する書類 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) ( 有価証券受渡計算書 預り書 社債申込書等取引 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) の証憑書類 ) 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 14. 賃金台帳 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 15. 所得税源泉徴収票 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 16. 給与所得者の扶養控除等申告書 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 17. 給与所得者の扶養控除等申告書保険料控除 10 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 兼配偶者特別控除申告書 18. 市県民税特別徴収決定通知書 5 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 20. 給与所得者移動届 5 年 ( 帳簿閉鎖後 ) 21. 社会保険 厚生年金に関する書類 5 年 ( 帳簿閉鎖後 ) ( 算定基礎届 月額変更届 賞与支払届 ) 22. 労働保険に関する書類 5 年 ( 帳簿閉鎖後 ) ( 労働保険概算 確定保険料申告書 )

7 別表 総務部 初任者研修 1. 申請書 ( 承諾書 講師履歴 ) 3 年 関係 2. 終了者名簿 永久 3. 研修実施に係る各種申請 報告書等 5 年 請求関係 1. 銀行からの引落し結果明細 ( 介護保険 ) 2 年 2. 軽度請求書類 ( 実績 利用明細 ) 7 年 サービス 1. 利用者契約書類 5 年 ( 完結日より ) 提供関係 2. 活動実績票 サービス提供票 5 年 3. 介護記録 活動実績票等 5 年 その他 1. 認定調査関連書類 5 年

8 別表 介護事業部 ( 訪問介護 ) 指定居宅 1. 介護計画書 5 年 ( 完結日より ) サービス関係 2. 介護記録 5 年 ( 完結日より ) 3. 利用者に関する市町村への通知書 5 年 ( 完結日より ) 4. 苦情への対応報告書 5 年 ( 完結日より ) 5. 介護事故報告書 5 年 ( 完結日より ) 6. 訪問介護計画書 5 年 ( 完結日より ) 7. 訪問手順書 5 年 ( 完結日より ) 8. サービス担当者会議録 5 年 ( 完結日より ) 9. 利用者宅物損事故報告書 5 年 ( 完結日より ) 10. 身体状況報告書 5 年 ( 完結日より ) 11. 利用者宅鍵一覧 管理台帳 5 年 ( 完結日より ) 12. その他サービス提供に係る記録 5 年 ( 完結日より ) 13. 上記 1~12に於いて障害福祉サービスに係る記録 5 年 ( 完結日より ) サービス提供 1. サービス提供票 5 年 関係 2. 訪問介護業務日報 5 年 3. 訪問介護業務管理日報 5 年 4. 自動車事故報告書 5 年 5. 破損 紛失届 5 年 6. シフト表 ( 原本 ) 5 年 会議録 報告 1. チーフ以上会議録 3 年 書等 2. サービス会議録 3 年 3. 研修記録 3 年 4. 業務日誌 3 年 5. 業務車両運行日報 1 年 6. 業務車両点検表 1 年 7. 各種申請書 稟議書 ( 写 ) 3 年 8. 各種報告書 復命書 3 年 9. インシデント アクシデント クレーム報告書 3 年 回覧文書 1. 各種回覧文書等 1 年 2. 各種回覧文書等 ( 短期 ) 随時

9 別表 介護事業部 ( 訪問入浴 ) 指定居宅 1. 介護計画書 5 年 ( 完結日より ) サービス関係 2. 介護記録 5 年 ( 完結日より ) 3. 利用者に関する市町村への通知書 5 年 ( 完結日より ) 4. 苦情への対応報告書 5 年 ( 完結日より ) 5. 介護事故報告書 5 年 ( 完結日より ) 6. 訪問入浴介護計画書 5 年 ( 完結日より ) 7. サービス担当者会議録 5 年 ( 完結日より ) 8. 利用者宅物損事故報告書 5 年 ( 完結日より ) 9. 身体状況報告書 5 年 ( 完結日より ) 10. 利用者宅鍵一覧 管理台帳 5 年 ( 完結日より ) 11. その他サービス提供に係る記録 5 年 ( 完結日より ) サービス提供 1. サービス提供票 5 年 関係 2. 訪問入浴業務日報 5 年 3. 訪問入浴業務管理日報 5 年 4. 自動車事故報告書 5 年 5. 破損 紛失届 5 年 6. シフト表 ( 原本 ) 5 年 会議録 報告 1. チーフ以上会議録 3 年 書等 2. サービス会議録 3 年 3. 研修記録 3 年 4. 業務日誌 3 年 5. 業務車両運行日報 1 年 6. 業務車両点検表 1 年 7. 各種申請書 稟議書 ( 写 ) 3 年 8. 各種報告書 復命書 3 年 9. インシデント アクシデント クレーム報告書 3 年 回覧文書 1. 各種回覧文書等 1 年 2. 各種回覧文書等 ( 短期 ) 随時

10 別表 介護事業部 ( 福祉用具貸与 ) 指定居宅 1. 介護計画書 5 年 ( 完結日より ) サービス関係 2. レンタルサービス利用書 5 年 ( 完結日より ) 3. 交換 使用説明確認書 5 年 ( 完結日より ) 4. 利用者に関する市町村への通知書 5 年 ( 完結日より ) 5. 苦情への対応報告書 5 年 ( 完結日より ) 6. 介護事故報告書 5 年 ( 完結日より ) 7. サービス担当者会議録 5 年 ( 完結日より ) 8. 利用者宅物損事故報告書 5 年 ( 完結日より ) 9. 身体状況報告書 5 年 ( 完結日より ) 10. 利用者宅鍵一覧 管理台帳 5 年 ( 完結日より ) 11. その他サービス提供に係る記録 5 年 ( 完結日より ) サービス提供 1. サービス提供票 5 年 関係 2. 業務日報 5 年 3. 自動車事故報告書 5 年 4. 破損 紛失届 5 年 5. シフト表 ( 原本 ) 5 年 会議録 報告 1. サービス会議録 3 年 書等 2. 研修記録 3 年 3. 業務日誌 3 年 4. 業務車両運行日報 1 年 5. 業務車両点検表 1 年 6. 各種申請書 稟議書 ( 写 ) 3 年 7. 各種報告書 復命書 3 年 8. インシデント アクシデント クレーム報告書 3 年 回覧文書 1. 各種回覧文書等 1 年 2. 各種回覧文書等 ( 短期 ) 随時

11 別表 ( 通所介護 ) 指定居宅 1. 介護計画書 5 年 ( 完結日より ) サービス関係 2. 介護記録 5 年 ( 完結日より ) 3. 利用者に関する市町村への通知書 5 年 ( 完結日より ) 4. 苦情への対応報告書 5 年 ( 完結日より ) 5. 介護事故報告書 5 年 ( 完結日より ) 6. 通所介護計画書 5 年 ( 完結日より ) 7. サービス担当者会議録 5 年 ( 完結日より ) 8. 利用者宅物損事故報告書 5 年 ( 完結日より ) 9. 身体状況報告書 5 年 ( 完結日より ) 10. 利用者宅鍵一覧 管理台帳 5 年 ( 完結日より ) 11. その他サービス提供に係る記録 5 年 ( 完結日より ) サービス提供 1. サービス提供票 5 年 関係 2. 業務日報 5 年 3. 自動車事故報告書 5 年 4. 破損 紛失届 5 年 5. シフト表 ( 原本 ) 5 年 会議録 報告 1. チーフ以上会議録 3 年 書等 2. サービス会議録 3 年 3. 研修記録 3 年 4. 業務日誌 3 年 5. 業務車両運行日報 1 年 6. 業務車両点検表 1 年 7. 各種申請書 稟議書 ( 写 ) 3 年 8. 各種報告書 復命書 3 年 9. インシデント アクシデント クレーム報告書 3 年 回覧文書 1. 各種回覧文書等 1 年 2. 各種回覧文書等 ( 短期 ) 随時

12 別表 ( 認知症対応型共同生活介護 ) 指定居宅 1. 認知症対応型共同生活介護計画書 5 年 ( 完結日より ) サービス関係 2. 介護記録 5 年 ( 完結日より ) 3. 利用者に関する市町村への通知書 5 年 ( 完結日より ) 4. 苦情への対応報告書 5 年 ( 完結日より ) 5. 介護事故報告書 5 年 ( 完結日より ) 6. 物損事故報告書 5 年 ( 完結日より ) 7. 身体状況報告書 5 年 ( 完結日より ) 8. その他サービス提供に係る記録 5 年 ( 完結日より ) サービス提供 1. サービス提供票 5 年 関係 2. 自動車事故報告書 5 年 3. 破損 紛失届 5 年 4. シフト表 ( 原本 ) 5 年 会議録 報告 1. サービス会議録 3 年 書等 2. 研修記録 3 年 3. 業務日誌 3 年 4. 業務車両運行日報 3 年 5. 業務車両点検表 1 年 6. 各種申請書 稟議書 ( 写 ) 1 年 7. 各種報告書 復命書 3 年 8. インシデント アクシデント クレーム報告書 3 年 回覧文書 1. 各種回覧文書等 1 年 2. 各種回覧文書等 ( 短期 ) 随時

13 別表 ( 総括事業部居宅介護支援 ) ケアマネジ 1. 居宅介護支援ケアマネジメントに関する書類 5 年 メント関係 官公庁関係 1. 宮城県実地指導関係書類 3 年 介護保険関係 1. 特定事業所集中減算記録 3 年 2. 介護予防 認定調査委託契約 3 年 3. 介護予防請求 3 年 4. 苦情相談票 3 年 会議録 報告 1. 居宅介護支援事業部全体会議録 3 年 書等 2. 居宅介護支援事業部課長以上会議録 3 年 3. ケアマネージャー会議録 3 年 4. 週 1 回以上会議録 3 年 5. 社外会議録 3 年 6. 事業計画 報告 3 年 7. 業務日誌 業務報告 3 年 8. 月間報告書 3 年 9. 業務車両点検表 1 年 各種記録簿 1. 個人研修記録 3 年 2. 社内研修記録 3 年 3. 職員との面接記録 3 年 4. 宮城県ケアマネージャー協会支部関係記録 3 年 5. 毎月基準記録 3 年 その他 1. サービス公表 3 年 2. 上記に属さない文書 3 年

14 別表 ( 地域包括支援センター ) 予防等マネジ 指定介護予防支援事業所届出書 5 年 メント関係 予防等ケアマネジメントに関する書類 5 年 国保連提出書類 5 年 サービス提供実績 5 年 包括シフト表 5 年 登米市委託契 委託契約書 仕様書 5 年 約等関係 委託費請求書 5 年 包括見積もり合わせ書類 5 年 業務委託契約居宅介護支援事業所との委託契約書 5 年 関係業務委託料請求書 5 年 事業計画包括事業計画 事業報告 5 年 報告 開示手数料情報提供コピー代に係る書面 5 年 関係 提出書類等 包括事業実績報告書 3 年 包括自己評価 3 年 認知症サポーター養成講座申請 報告書 3 年 公有財産使用申請書 3 年 高齢者サービス申請書 ( 写 ) 3 年 会議記録関係登米市包括連絡会議事録 3 年 包括定期会議 事業所会議記録 3 年 その他 包括だより 3 年 業務車両運行日報 1 年 上記に属さない文書 3 年 金銭に関する書類の保存期間は 5 年 上記以外の書類の保存期間は 3 年