TeleOffice 3.0 Lync 2 TO

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1 ユーザーガイド ideep Solutions Corporation Document Date: Document Version: rc

2 1 目 次 1 目 次 初 めに Lync 2 TO とは インストール TeleOffice の 会 議 を 作 成 する TeleOffice の 会 議 をすぐに 開 始 する 会 議 作 成 EXECL シートの 利 用 方 法... 8 Page 2 of 11 Document Version rc Document Date:

3 2 初 めに 本 書 は Microsoft Lync のアドインである Lync 2 TO の 操 作 案 内 ガイドです 本 書 内 では Microsoft Lync は Lync と 記 載 します 本 書 は TeleOffice が 既 にインストールされている 前 提 で 記 載 されています 商 標 について Microsoft Lync2010 は 米 国 Microsoft Corporation の 米 国 およびその 他 の 国 における 商 標 または 登 録 商 標 です その 他 製 品 名 などの 固 有 名 詞 は 各 社 の 商 標 または 登 録 商 標 です 3 Lync 2 TO とは Microsoft Lync 2010 上 でのコミュニケーションをシームレスに TeleOffice へ 移 行 するツールです 具 体 的 には 以 下 のことが 出 来 ます Lync 上 でのやりとりを 数 クリックで TeleOffice へ 移 行 し 資 料 共 有 とビデオ 会 議 を 行 う Lync 上 でのやりとりから 数 クリックで TeleOffice 会 議 の 設 定 を 行 う 4 インストール TeleOffice の Windows 版 クライアントをインストールしてから 以 下 の 手 順 を 実 行 して 下 さい 1. Lync2TOSetup.zip をダウンロードし 解 凍 する 2. Lync2TOSetup.exe を 実 行 する 3. インストールをクリックする Page 3 of 11 Document Version rc Document Date:

4 4. セットアップの 完 了 をクリックする インストールが 完 了 すると 以 下 2 つのアイコンが 生 成 されます 5. Lync2TO のアイコンをクリックし TeleOffice のログイン 情 報 を 入 力 する TeleOffice ホスト 名 :ご 契 約 のサーバー 名 TeleOffice ユーザーID:ユーザーID TeleOffice パスワード:パスワード 入 力 後 TeleOffice にログイン をクリックする インストール 後 は Lync の 再 起 動 が 必 要 です Page 4 of 11 Document Version rc Document Date:

5 5 TeleOffice の 会 議 を 作 成 する 本 機 能 は Lync 上 でやり 取 りしている 相 手 との TeleOffice 会 議 を 設 定 することができます 資 料 の 必 要 な 会 議 を 行 いたい 際 や 先 の 日 程 の 会 議 予 定 を 計 画 する 際 にご 活 用 いただけます 1. Lync を 開 きます 2. 会 議 したい 相 手 を 選 択 し 右 クリックする 3. TeleOffice で 会 議 作 成 を 選 択 する 4. 選 択 すると 会 議 が 作 成 される 会 議 名 は 自 動 的 に Lync 連 携 会 議 年 / 月 / 日 時 間 ( 直 近 の 0 分 もしくは 30 分 )です 5. 続 いて 会 議 を 編 集 する 場 合 は 会 議 を 編 集 する をクリック 作 成 を 完 了 する 場 合 は 作 成 完 了 をクリック Page 5 of 11 Document Version rc Document Date:

6 6. 会 議 を 編 集 する を 選 択 した 場 合 TeleOffice の 会 議 編 集 画 面 が 開 き 選 択 した 相 手 が 設 定 された 状 態 になります 7. 会 議 を 編 集 し 最 後 に 保 存 をクリックすると 会 議 が 保 存 されます Page 6 of 11 Document Version rc Document Date:

7 6 TeleOffice の 会 議 をすぐに 開 始 する 本 機 能 は Lync 上 でやり 取 りしている 相 手 とすぐに TeleOffice 会 議 を 開 始 することができます 資 料 の 必 要 な 会 議 を 行 いたい 際 や 先 の 日 程 の 会 議 予 定 を 計 画 する 際 にご 活 用 いただけます 1. Lync を 開 く 2. 会 議 したい 相 手 を 選 択 し 右 クリックする 3. TeleOffice ですぐに 会 議 を 選 択 する 4. TeleOffice へのログインを 求 められた 場 合 ログインする 5. 新 しい 会 議 を 作 成 しました と 表 示 され 会 議 に 参 加 する をクリックする 1 表 示 されているリンクを 相 手 にメッセージで 送 信 してください 会 議 相 手 はこのリンクをクリックするだけで 会 議 に 参 加 することが 出 来 ます 既 にクリップボードに 保 存 されているので Ctrl+v で 貼 り 付 けられます 2 登 録 メールアドレスに 会 議 案 内 が 送 付 されます 会 議 名 は 自 動 的 に Lync 連 携 会 議 年 / 月 / 日 時 間 ( 直 近 の 0 分 もしくは 30 分 )で 作 成 されます 6. 会 議 画 面 が 開 き 会 議 に 参 加 されます 開 始 ビデオ 会 議 とクリックしてビデオ 会 議 を 開 始 してください このウィンドウにファイルをドラッグ&ドロップするとファイルが 共 有 出 来 ます Page 7 of 11 Document Version rc Document Date:

8 7 会 議 作 成 EXECL シートの 利 用 方 法 インストールの 際 に 生 成 された 会 議 作 成 EXCEL シートを 利 用 すると Excel 上 で TeleOffice 会 議 の 作 成 が 可 能 になります マクロを 有 効 にする 必 要 がありますのでご 注 意 ください EXCEL 2007 以 降 で 動 作 します 1. EXCEL シートを 起 動 する インストール 時 に 作 成 された 会 議 作 成 EXCEL シートを 起 動 すると 上 記 のシートが 表 示 されます 尚 このシートをご 利 用 される 際 には TeleOffice にログインしている 必 要 があります Page 8 of 11 Document Version rc Document Date:

9 2. 会 議 詳 細 を 入 力 する それぞれの 項 目 ボタンの 詳 細 は 以 下 の 通 りです 会 議 名 : 任 意 の 会 議 名 をご 指 定 下 さい 会 議 名 は 会 議 名 会 議 開 始 年 月 日 時 間 で 作 成 されます 例 :TeleOffice 会 議 2014/11/26 15:00 日 付 :セルの 右 側 のプルダウンメニューで 1 年 先 までの 会 議 日 の 選 択 が 可 能 です 時 刻 : 会 議 開 始 予 定 時 刻 になります 会 議 時 間 : 会 議 の 予 定 所 要 時 間 の 設 定 が 可 能 です 会 議 の 終 了 時 間 がこの 時 間 を 元 に 指 定 されます デフォルトは 30 分 です 実 際 の TeleOffice 会 議 では 終 了 時 間 を 超 えてもシステムから 終 了 処 理 がされることはありません 趣 旨 : 会 議 の 趣 旨 です 招 待 メール 及 び TeleOffice 内 の 会 議 詳 細 に 記 載 されます 案 内 メール:プルダウンでメールを 送 らない / 全 員 にメールを 送 る の 選 択 が 可 能 です 会 議 タイプ:インフォーマル 会 議 / フォーマル 会 議 の 選 択 が 可 能 です 尚 フォーマル 会 議 を 指 定 する 場 合 この EXCEL シートでは 主 催 者 以 外 を 司 会 者 に 設 定 することが 出 来 ませんので 会 議 作 成 して 編 集 ボタンを 選 び TeleOffice の 会 議 編 集 画 面 で 指 定 を 行 うようにしてください 参 加 者 : 会 議 参 加 者 を 入 力 します 参 加 者 の 検 索 は 4 文 字 以 上 である 必 要 があります 例 として 以 下 の 検 索 キーが 利 用 可 能 です 氏 名 ローマ 字 でも 検 索 可 能 です 会 社 名 所 属 メールアドレスもしくはその 一 部 S/L コード 尚 苗 字 と 会 社 名 / 所 属 といったように 2 つの 要 素 を 組 み 合 わせることも 可 能 です 内 容 リセットボタン: 参 加 者 以 外 の 会 議 入 力 内 容 がリセットされます 参 加 者 リセットボタン: 参 加 者 入 力 がクリアされます Page 9 of 11 Document Version rc Document Date:

10 3. 会 議 を 作 成 する Excel シートの 会 議 作 成 または 会 議 作 成 して 編 集 のボタンを 押 してください 会 議 を 作 成 するのみの 場 合 は 会 議 作 成 を 押 してください ファイルアップロードや 投 票 アジェンダを 設 定 する 場 合 フォーマル 会 議 で 主 催 者 以 外 に 司 会 者 を 設 定 する 場 合 は 会 議 を 作 成 して 編 集 を 押 してください どちらかのボタンを 押 すと 以 下 の 参 加 者 確 認 画 面 が 起 動 します 会 議 作 成 ボタンを 押 した 場 合 を 押 すと TeleOffice 会 議 が 作 成 されます 尚 参 加 者 画 面 で 指 定 された 検 索 条 件 で 複 数 該 当 する 場 合 は 重 複 と 表 示 されますので 該 当 する 方 をチェックし 会 議 作 成 を 押 してください Page 10 of 11 Document Version rc Document Date:

11 作 成 完 了 を 押 すと TeleOffice 会 議 が 作 成 されます 会 議 作 成 して 編 集 ボタンを 押 した 場 合 は 作 成 された TeleOffice 会 議 の 編 集 画 面 が 表 示 されます 以 後 TeleOffice 上 での 編 集 作 業 はマニュアルをご 確 認 ください 尚 この EXCEL シートを 別 名 で 保 存 し 会 議 日 時 等 を 変 更 すれば 同 じ 参 加 者 の 会 議 を 繰 り 返 し 作 成 することが 可 能 です ただし 前 回 アップロードしたファイルは 反 映 されません TeleOffice の 会 議 コピー 機 能 をご 利 用 いただけれ ば アップロードされたファイルも 繰 り 返 し 利 用 することが 可 能 です Page 11 of 11 Document Version rc Document Date: