港区文書管理システム更新業務委託事業候補者選考委員会

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1 会 議 名 開 催 日 時 開 催 場 所 港 区 文 書 管 理 システム 更 新 業 務 委 託 事 業 候 補 者 選 考 委 員 会 ( 第 1 回 ) 平 成 28 年 1 月 19 日 ( 火 曜 日 ) 午 後 6 時 から 午 後 8 時 まで 港 区 役 所 9 階 研 修 室 委 員 菊 地 渡 邊 副 岩 村 委 員 岡 本 委 員 森 委 員 総 務 課 文 書 係 野 々 山 穀 山 田 中 1 開 会 2 選 考 委 員 委 嘱 3 選 考 委 員 紹 介 4 選 出 5 副 選 出 会 議 次 第 6 審 議 事 項 (1) 選 考 日 程 について (2) 募 集 要 項 選 考 方 法 等 について (3) 審 査 基 準 について 7 次 回 の 日 程 について 8 閉 会 [ 席 上 配 付 ] 次 第 資 料 1 港 区 文 書 管 理 システム 更 新 業 務 委 託 事 業 候 補 者 選 考 委 員 会 設 置 要 綱 資 料 2 港 区 文 書 管 理 システム 更 新 業 務 委 託 事 業 候 補 者 選 考 委 員 会 委 員 名 簿 配 付 資 料 資 料 3 選 考 日 程 ( 案 ) 資 料 4 港 区 文 書 管 理 システム 更 新 業 務 委 託 事 業 者 募 集 要 項 ( 案 ) 資 料 5 港 区 文 書 管 理 システム 更 新 業 務 委 託 提 案 要 求 仕 様 書 ( 案 ) 資 料 6 様 式 集 資 料 7 審 査 基 準 書 ( 案 ) 一 次 審 査 用 二 次 審 査 用 会 議 の 内 容 1 開 会 副 ( 副 より 開 会 の 挨 拶 ) 2 選 考 委 員 委 嘱 3 選 考 委 員 紹 介 4 選 出 及 び5 副 選 出 につ いて 6 審 議 事 項 について 1 / 3

2 ( より 資 料 4~6について 説 明 ) 募 集 要 項 について 質 問 はありますか? 参 加 資 格 は 特 別 区 のくくりですか? 限 定 の 意 図 は? 提 案 期 間 と 履 行 期 間 が 短 いので 近 隣 区 の 実 績 を 重 視 しています わかりました システム 構 築 なのか 保 守 なのか 研 修 なのか 重 要 なものは 何 なのか なか なか 伝 わってこない 本 件 の 委 託 内 容 について 整 理 して 記 載 させていただきます 導 入 実 績 が 大 事 だと 考 えます 具 体 的 に 事 業 者 に 実 績 を 挙 げてもらえばい いのでは? 大 体 で 提 案 事 業 者 の 当 たりをつけてますか? RFBを4 社 に 実 施 していて 今 のところ3~4 社 程 度 に 当 たりをつけてい ます 次 に 仕 様 書 について 質 問 はありますか? 移 行 作 業 は 年 末 ですか? 年 末 を 予 定 しています 年 末 に 移 行 することを 仕 様 書 に 記 載 した 方 がいいですね 並 行 稼 働 はしないということも 記 載 した 方 がいいですね 追 記 したいと 思 います 仮 に 現 行 事 業 者 と 別 の 事 業 者 になった 場 合 は 現 行 データは 現 行 事 業 者 が 移 行 するのですか? はい 引 継 協 力 事 項 の 記 載 はありますか? 現 状 記 載 はありませんので 追 記 いたします 職 員 の 異 動 に 関 しても 随 時 作 業 を 行 うのですか? おおむね 週 に2 回 作 業 を 行 っていて 保 守 契 約 に 含 めています ただし 年 度 末 の 組 織 改 正 や 臨 時 の 組 織 改 正 については 別 契 約 を 行 っています では 次 に 審 査 基 準 にいきたいと 思 います から 説 明 をお 願 いします ( より 資 料 7について 説 明 ) 2 / 3

3 プレゼンテーションの 時 間 や 進 め 方 はどのように 考 えていますか? 残 った 事 業 者 の 数 にもよりますので 詳 細 は 第 2 回 の 際 に 審 議 していただけ ればと 考 えています 導 入 経 費 と 運 用 保 守 経 費 の 点 数 の 配 分 は どちらも 大 切 なので 同 じ 方 が 良 い のでは 点 数 の 配 分 について 精 査 します 資 料 について 今 回 挙 がった 指 摘 事 項 を 踏 まえて で 修 正 してくださ い 修 正 を 加 えて 各 委 員 に 確 認 のため 送 付 します 7 次 回 の 日 程 について ( から 次 回 日 程 等 について 説 明 ) 8 閉 会 3 / 3

4 会 議 名 開 催 日 時 開 催 場 所 港 区 文 書 管 理 システム 更 新 業 務 委 託 事 業 候 補 者 選 考 委 員 会 ( 第 2 回 ) 平 成 28 年 2 月 19 日 ( 金 曜 日 ) 午 後 6 時 から 午 後 8 時 まで 港 区 役 所 9 階 913 会 議 室 委 員 菊 地 渡 邊 副 岩 村 委 員 岡 本 委 員 森 委 員 総 務 課 文 書 係 野 々 山 穀 山 田 中 1 開 会 2 審 議 事 項 (1) 一 次 審 査 評 価 表 の 集 計 結 果 について 会 議 次 第 (2) 一 次 審 査 通 過 事 業 者 の 決 定 について (3) 今 後 のスケジュール( 二 次 審 査 の 実 施 )について 3 その 他 4 閉 会 [ 席 上 配 付 ] 次 第 配 付 資 料 資 料 1 一 次 審 査 評 価 集 計 表 資 料 2 二 次 審 査 タイムテーブル( 案 ) 資 料 3 第 1 回 港 区 文 書 管 理 システム 更 新 業 務 委 託 事 業 候 補 者 選 考 委 員 会 議 事 録 会 議 の 内 容 1 開 会 ( より 開 会 の 挨 拶 ) 2 審 議 事 項 について ( より 資 料 1について 説 明 ) それでは 各 委 員 から 評 価 の 感 想 をお 聞 かせ 願 います ですが 導 入 するに 当 たり 港 区 の 負 担 が 大 きすぎるように 感 じまし た については 製 品 がパッケージなのかどうかが 気 になりました とおおむね 同 じ 印 象 です D 委 員 ですが 他 のシステムとの 連 携 や 研 修 方 法 データ 移 行 等 で 港 区 の 負 担 が 大 きいように 感 じました また 障 害 時 に 安 定 稼 働 できるかどうか 言 及 が 少 なく 不 安 に 思 いました については 特 にデータ 移 行 の 負 1 / 3

5 担 が 少 ないと 感 じました みなさんと 同 じですが の2か 月 システムをストップさせるという 提 案 は 港 区 の 負 担 が 大 きすぎると 感 じました また 財 務 連 携 についての 言 及 がなかったことは 不 安 に 感 じました 私 もみなさんと 同 じですが については 他 システムとの 連 携 や 仮 想 化 について 言 及 がなかった 点 が 不 安 に 感 じました については 製 品 のバージョンが 気 になりました ほかに 何 か 気 になった 点 等 ありましたでしょうか 総 経 費 で 考 えると については 組 織 改 正 等 の 年 度 末 作 業 の 金 額 が 入 ってないので どちらも 大 きく 変 わらないですね ただ のソフ トウェア 保 守 費 は 高 いと 思 うので 内 訳 を 知 りたい については 体 制 表 等 の 記 載 に 不 明 点 があるので 二 次 審 査 の 際 に 聞 くべきだと 思 います 各 委 員 ほかにはないようですね それでは 各 委 員 の 評 価 を 踏 まえて も 事 業 者 2もどちらも 確 認 事 項 等 あると 思 いますので 一 次 審 査 はどちらも 通 過 ということでよろしいでしょうか 異 議 なし 一 次 審 査 の 結 果 は そのようにさせていただきます 次 に 二 次 審 査 の 内 容 に 入 りたいと 思 います から 説 明 をお 願 いしま す ( より 資 料 2について 説 明 ) 何 か 意 見 はありますか? 共 通 質 問 はしますか? 個 別 質 問 も? 当 日 質 問 をするか 又 は 事 前 に 質 問 をするかどうかをこの 場 で 検 討 していた だければと 思 います 事 業 者 は 何 で 説 明 しますか? 提 案 書 の 要 約 等 を 用 いて 説 明 してもらう 予 定 です 事 前 に 目 を 通 したいですね かしこまりました 共 通 質 問 も 事 前 に 事 業 者 に 送 付 できればと 思 います デモンストレーションも 見 たいですが 時 間 がかかるのが 難 点 ですね 画 面 展 開 などを 資 料 に 入 れる 方 法 もありますね 質 問 時 間 が 少 し 短 いようですので そこは 調 整 していただけるとよいと 思 い 2 / 3

6 各 委 員 ます かしこまりました 調 整 いたします また 共 通 質 問 については 事 前 に 事 業 者 に 送 付 し 回 答 を 得 て 各 委 員 にその 回 答 を 送 付 いたします 当 日 の 質 問 と 事 前 の 質 問 の 区 分 けをしっかりできればいいですね デモンス トレーションをするかどうかは 各 事 業 者 の 判 断 つまり 与 えられた 時 間 内 で 考 えてもらうということでよろしいでしょうか?また 当 日 の 時 間 も 全 体 としては おおむね2 時 間 でよろしいでしょうか? 異 議 なし 他 に 何 かありますか?ないようでしたら 次 回 日 程 等 について からお 願 いします 3その 他 ( から 次 回 日 程 等 について 説 明 ) 4 閉 会 3 / 3

7 会 議 名 開 催 日 時 開 催 場 所 港 区 文 書 管 理 システム 更 新 業 務 委 託 事 業 候 補 者 選 考 委 員 会 ( 第 3 回 ) 平 成 28 年 3 月 8 日 ( 火 曜 日 ) 午 後 6 時 から 午 後 8 時 まで 港 区 役 所 5 階 514 会 議 室 委 員 菊 地 渡 邊 副 岩 村 委 員 岡 本 委 員 森 委 員 総 務 課 文 書 係 1 開 会 2 二 次 審 査 会 議 次 第 3 事 業 候 補 者 及 び 次 点 者 の 決 定 4 その 他 5 閉 会 [ 席 上 配 付 ] 次 第 配 付 資 料 資 料 1 二 次 審 査 選 考 委 員 評 価 記 入 シート 資 料 2 第 2 回 港 区 文 書 管 理 システム 更 新 業 務 委 託 事 業 候 補 者 選 考 委 員 会 議 事 録 会 議 の 内 容 1 開 会 ( より 開 会 の 挨 拶 ) 2 二 次 審 査 ( のプレゼンテーション) ~ 省 略 ~ ( に 対 する 質 疑 応 答 ) それでは 質 疑 応 答 に 入 りたいと 思 います 質 問 はありますか? 保 守 障 害 時 は どのくらいの 時 間 で 対 応 できますか? かけつける 時 間 は 1 時 間 を 想 定 しています ヘルプデスクを 常 駐 させます ので 1 時 間 以 内 に 一 時 回 答 します ハードウェアで 冗 長 化 されていない 部 分 があると 思 いますが 入 力 している 最 中 に 障 害 が 発 生 した 場 合 は 入 力 中 のデータは 消 えますか? 入 力 しているデータは 消 えますが すぐに 復 旧 できます D 委 員 セキュリティー 監 査 の 具 体 的 な 内 容 を 教 えてください データの 取 扱 いを 徹 底 させ セキュリティーポケットブックを 携 帯 させてい 1 / 3

8 ます 管 理 者 が 開 発 者 に 年 4 回 監 査 をやっています 今 までルールを 守 れ ていなかったことはありません 財 務 連 携 の 記 載 が 提 案 書 にありませんでしたが 見 積 書 にその 金 額 は 入 って いますか?システム 更 改 時 には 2か 月 間 中 断 させる 提 案 になっています が その 間 は 紙 で 代 替 するのですか? 見 積 書 に 財 務 連 携 分 の 金 額 も 入 っています 財 務 連 携 につきましては 今 後 関 係 部 署 と 調 整 させていただければと 思 います なお 中 断 期 間 中 は 紙 文 書 による 起 案 で 代 替 処 理 をしていただき 後 日 一 括 でシステムに 取 り 込 む 予 定 です 過 去 に 事 業 者 が 変 更 になる 更 新 を 行 った 際 に 運 用 開 始 後 事 務 フローが 変 わることはありましたか? 経 験 上 事 務 フローに 関 しては 変 わりはありません 操 作 性 や 見 た 目 は 変 わ りますが より 良 いものになると 考 えています ( のプレゼンテーション) ~ 省 略 ~ ( に 対 する 質 疑 応 答 ) それでは 質 疑 応 答 に 入 りたいと 思 います 質 問 はありますか? ソフトウェア 購 入 費 の 内 訳 を 教 えてください データベースソフトも 入 って いますか? データベースソフト 等 も 含 まれます 今 回 の 作 業 で 一 番 大 きい 作 業 は? 仮 想 環 境 への 移 行 もあるので 設 計 業 務 が 一 番 大 きい 作 業 だと 考 えていま す 年 度 末 の 費 用 は 別 ですか? 年 度 末 の 費 用 は 今 回 の 見 積 書 には 入 っていません 他 自 治 体 でのシステムに 対 する 要 望 はどのようなものがありますか? やはり 検 索 機 能 改 善 の 要 望 がありました ハードウェアで 冗 長 化 されていない 部 分 があると 思 いますが どのような 意 図 ですか 業 務 を 止 めないことが 前 提 にあります PEFサーバは 動 作 が 停 止 して も 通 常 業 務 に 影 響 ありません 監 視 サーバが 止 まった 場 合 は 目 視 で 確 認 し 2 / 3

9 ます ( 各 委 員 採 点 ) 3 事 業 候 補 者 及 び 次 点 者 の 決 定 それでは これから 意 見 交 換 を 行 います プロポーザル 全 体 を 通 して 御 意 見 ございましたら お 聞 かせください も も 提 案 書 には 合 っていた については 障 害 対 応 について 採 点 を 低 くしました については 概 ね 良 かったです については 障 害 対 応 について 採 点 を 低 くしました に ついては 意 気 込 みを 強 く 感 じました D 委 員 の 方 が 良 かったですが 質 疑 応 答 であいまいな 回 答 をしていた 点 が あったことは 良 くありませんでした プレゼンは 両 事 業 者 とも 良 かった ただ については 財 務 連 携 の 記 載 がなかったのが 不 安 に 感 じました の 方 が 良 かったですが 研 修 の 必 要 性 については 実 施 するかどう か 検 討 する 必 要 があると 思 います 各 委 員 皆 さん 御 意 見 ありがとうございました それでは 採 点 の 結 果 を 踏 まえて 最 終 的 に を 事 業 候 補 者 として 決 定 してよろしいでしょうか 異 議 なし それでは 異 議 が 無 いようですので を 事 業 候 補 者 として 決 定 しま す 4その 他 今 までの 議 事 以 外 に 何 かございますでしょうか 御 意 見 がないようなので 最 後 に より 事 務 連 絡 をお 願 いいたします 詳 細 省 略 5 閉 会 3 / 3