管理者機能編 本ガイドでは Working Folder ご利用開始にあたり必要となる管理者機能を説明しています 本ガイドに記載されていない管理者機能をご利用になる場合は 管理者ガイド をご覧ください 本ガイドで紹介する管理者機能 STEP0: 管理画面へのアクセス STEP: ユーザー登録 STE

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1 Working Folder ご利用の手引き 富士ゼロックス株式会社 08 年 月 はじめにお読みください

2 管理者機能編 本ガイドでは Working Folder ご利用開始にあたり必要となる管理者機能を説明しています 本ガイドに記載されていない管理者機能をご利用になる場合は 管理者ガイド をご覧ください 本ガイドで紹介する管理者機能 STEP0: 管理画面へのアクセス STEP: ユーザー登録 STEP: 管理者登録 STEP: グループ登録 STEP4: グループへのユーザー追加 STEP5: 共有ドロワーの作成 STEP6: 共有ドロワーへのアクセス権の設定 STEP7: 操作履歴の確認 本ガイドで記載していない管理者機能は他に以下のようなものがあります 詳細は 管理者ガイド をご覧ください あんしんドロワーの設定 ( 作成 文書ダウンロード許可等 ) 使用状況の確認 文書がアップロードされたことのメール通知 IP アドレス制限 モバイルアプリ制限 文書のロック解除 限定管理者 共有ドロワーの保存期間の設定 フォルダー単位のアクセス権限設定 暗号化文書に関する操作 STEP 0 : 管理画面へのアクセス 管理者権限を持つユーザーでログインし 画面上の 管理 をクリック 管理者画面が開く

3 管理者機能編 STEP : ユーザー登録 左側のメニューで ユーザー をクリック ユーザー登録 をクリック ユーザー登録 画面が開くので 登録したいユーザーについて以下の情報を入力し OK をクリック 姓 (90 文字以内 ) 名 (90 文字以内 ) メールアドレス (56 文字以内 ) 法人名 (90 文字以内 ) 初期値はキャビネットの法人名が表示されま すので 登録されるユーザーの法人名に変更 してください 言語 ( 使用する言語 ) 種類 ( 標準ユーザー / 制限ユーザー ) 4 Working Folder からユーザーに パスワードの設定方法などが記載されたメールが送信される ユーザーを一括登録する方法もあります 詳細は 管理者ガイド を参照してください STEP : 管理者登録 作成したユーザーを管理者とする場合に本手順で登録できます 左側のメニューで 管理者 をクリックし 画面右の 管理者へ追加 をクリック 管理者へ追加 画面で 検索 をクリック 登録されているユーザーが表示されるので 管理者にしたいユーザーを選択して 追加 をクリック 複数ユーザーを登録する場合は次の方法があります <Shift> キーを押しながらユーザー名をクリックして そのまま別のユーザーをクリックすると 範囲選択できます <Ctrl> キーを押しながら複数のユーザーをクリックすると 複数選択できます

4 管理者機能編 STEP : グループ登録 ユーザーをグループ分けする場合はグループを作成し 作成したグループにユーザーを追加します 左側のメニューで グループ をクリック グループ作成 をクリック グループ作成 画面が開くので 作成したいグループの名前を入力し OK をクリック STEP 4 : グループへのユーザー登録 左側のメニューで グループ をクリック ユーザーを登録したいグループの名前をクリック メンバー追加 をクリック 4 メンバー追加 画面で 検索 をクリック 5 登録されているユーザーが表示されるのでグループに登録したいユーザーを選択して 追加 をクリック 複数ユーザーを登録する場合は次の方法があります <Shift> キーを押しながらユーザー名をクリックして そのまま別のユーザーをクリックすると 範囲選択できます <Ctrl> キーを押しながら複数のユーザーをクリックすると 複数選択できます 4 5 4

5 管理者機能編 STEP 5 : 共有ドロワーの作成 左側のメニューで 共有ドロワー をクリック ドロワー作成 をクリック ドロワー作成 画面が開くので 作成したい共有ドロワーの名前を入力し [OK] をクリック STEP 6 : 共有ドロワーへのアクセス権の設定 ユーザーやグループにドロワー単位でアクセス権を設定することができます ここでは例としてユーザーに対して共有ドロワーに 読み取り専用 のアクセス権を設定する手順を説明します グループ単位でのアクセス権設定も可能です 左側のメニューで 共有ドロワー をクリック 変更するドロワーの をクリックして [ アクセス権 ] をクリック 4 アクセス権 画面が開くので [ アクセス権の変更 ] をクリック [ ユーザー追加 ] をクリック 次ページへ続く 4 5

6 管理者機能編 前ページから 左側のメニューで 共有ドロワー ユーザー追加 画面が開くので 検索 をクリック 登録済ユーザーが表示されるので アクセス権を設定したいユーザーを選択し 追加 をクリック アクセス権の変更 画面に戻るので 追加したユーザーの 権限 を 読み取り専用 に変更して 適用 をクリック 6 Working Folder では共有ドロワー配下にあるフォルダー単位でのアクセス権限設定もできます 詳細は 管理者ガイド を参照してください 7 STEP 7 : 操作履歴の確認 左側のメニューで 操作履歴 をクリック 最新の操作履歴が表示される 操作履歴を CSV 形式でダウンロードすることもできます 以下の手順でダウンロードしてください ダウンロード をクリック 対象年月 から ダウンロードしたい操作履歴の年月と文字コードを選択し OK をクリック [ 対象年 ]-[ 対象月 ].csv というファイルがダウンロードされます 操作履歴の内容は 管理者ガイド を参照してください 6

7 Web ブラウザー編 ログイン フォルダーの作成 文書のアップロード 文書のダウンロード 文書公開 フォルダー / 文書の削除 チェックアウト チェックイン ( ロック解除 ) ログアウト STEP : ログイン ご利用開始のお知らせ メールに記載されている URL から オンラインサービスログイン 画面にアクセス XXXXXXX にはお客様のキャビネット ID が入ります 事前に設定しているお客様のユーザー ID/ パスワードを入力 ログイン ボタンをクリック 5 回入力を間違えるとロックされログインできなくなります 0 分後にロックは解除されますのでしばらくお待ちください URL をブックマークに登録する場合は ログイン後の画面を登録してください STEP : フォルダーの作成 フォルダーを作成したいドロワー / フォルダーをクリック クリック後に表示された画面で フォルダー作成 をクリック 表示されたダイアログボックスで フォルダーの名前を入力し OK をクリック フォルダーの中に さらにフォルダーも作成できます ドロワー直下に作成できるフォルダー 文書の数の上限数は合計 0,000 までです 上限数については 管理者ガイド を参照してください 7

8 Web ブラウザー編 ログイン フォルダーの作成 文書のアップロード 文書のダウンロード 文書公開 フォルダー / 文書の削除 チェックアウト チェックイン ( ロック解除 ) ログアウト STEP : 文書のアップロード アップロードしたいドロワー / フォルダーを開き アップロード をクリック 選択 をクリックしアップロードする文書を選択 登録 をクリック ドラッグ & ドロップで文書をアップロードすることも可能です 詳細は ユーザーガイド を参照してください Web ブラウザーでアップロードできるファイルの上限値は 5GB です 同じ名前の文書が存在した場合の動作を指定できます [ 上書き ] 文書を上書きします [ 名前を変更 ] アップロードする文書の名前を変更します 例 : テスト文書. Xls 元文書 テスト文書 -. Xls 新文書 STEP 4 : 文書のダウンロード ダウンロードする文書のをクリックして ダウンロード をクリック ダイアログボックスで 保存 をクリック 複数文書を一括でダウンロードすることもできます ダウンロードする文書の左にあるチェックボックスにチェックを入れる 一括操作 ボタンをクリックして ダウンロード をクリック ダウンロード ダイアログで ダウンロード をクリックすると 複数文書が ZIP 形式で一括ダウンロードされる 8

9 Web ブラウザー編 ログイン フォルダーの作成 文書のアップロード 文書のダウンロード 文書公開 フォルダー / 文書の削除 チェックアウト チェックイン ( ロック解除 ) ログアウト STEP 5 : フォルダー / 文書の削除 削除するフォルダーまたは文書を選択し をクリック 削除 をクリック 確認メッセージが表示されるので はい をクリック 削除した文書は ごみ箱 に移動されます ごみ箱に入っている文書の容量は 使用量に含まれますので 定期的にごみ箱を空にすることをお奨めします 管理者設定によりシステム側で定期的にごみ箱を自動で空にすることができます ( 下記補足参照 ) 複数フォルダー / 文書を削除することもできます 削除するフォルダー / 文書の左にあるチェックボックスにチェックを入れ 一括操作 削除 を選択してください 補足 : ごみ箱の保存期間を設定する方法 管理者権限を持つユーザーでログインし 画面上の 管理 をクリック 左側のメニューで ごみ箱 をクリック 設定変更 をクリック 4 表示されたダイアログボックスのプルダウンメニューから 無期限 0 日間 60 日間 のいずれかを選択 5 OK をクリック 4 5 9

10 Web ブラウザー編 ログイン フォルダーの作成 文書のアップロード 文書のダウンロード 文書公開 フォルダー / 文書の削除 チェックアウト チェックイン ( ロック解除 ) ログアウト STEP 6 : 文書公開 公開する文書を選択し をクリック 文書公開 をクリック メールアドレス追加 をクリックして メールアドレス を入力し OK をクリック 4 OK をクリックし メール送信 複数のメールアドレスを追加する場合は を繰り返してください 履歴リストから追加 をクリックすると 直近 0 件分の追加したメールアドレスが表示され その中から選択ができます アドレス帳から追加 をクリックすると アドレス帳に登録したメールアドレスが表示され その中から選択ができます ( アドレス帳の登録方法は下記参照 ) この文書を通知したいメンバーのメールアドレスがここに表示されます 4 文書公開の有効期限やメールに記載するメッセージを指定することもできます 複数文書を公開することもできます 公開する文書の左にあるチェックボックスにチェックを入れ 一括操作 文書公開 を選択してください 補足 : アドレス帳の登録方法 アドレス帳 タブをクリック 連絡先の追加 をクリック 連絡先の追加 画面で名前とメールアドレスを入力し OK をクリック 連絡先を CSV ファイルで追加することもできます 詳細は ユーザーガイド を参照してください 0

11 Web ブラウザー編 ログイン フォルダーの作成 文書のアップロード 文書のダウンロード 文書公開 フォルダー / 文書の削除 チェックアウト チェックイン ( ロック解除 ) ログアウト STEP 7 : チェックアウト機能 文書の更新 削除を制限 ( ロック ) し ダウンロードする機能 チェックアウトしたい文書を選択し 操作メニューから チェックアウト を選択 開く 保存 キャンセル が表示され いずれかの作業を選択 文書の右横に 錠マーク が表示 ( この文書がロックされる ) ロック中は他のユーザーは閲覧もしくはダウンロードのみが行え この文書に対してアップロード 削除 移動 ( 移動先に同名ファイルがあったとき ) 名前の変更などの機能は制限されます 他のユーザーに変更 削除されたくないときに有効です チェックアウトしたユーザーであればロック中でも これらの作業は可能です STEP 8 : チェックイン機能 ロック解除と共に アップロードする機能 ロック中の文書の操作メニューから チェックイン を選択 ダイアログボックスが表示され 更新したい文書を 選択 し チェックイン をクリック 文書の右側に表示されていた 錠マーク が消え 更新後しばらくは UPDATE が表示( ロック解除され他のユーザーも更新 / 削除可能となる ) 更新前と更新後の拡張子が異なっていると チェックイン できません 例 ) テスト文書.xls ( 更新前 ) テスト文書.pdf ( 更新後 )

12 Web ブラウザー編 ログイン フォルダーの作成 文書のアップロード 文書のダウンロード 文書公開 フォルダー / 文書の削除 チェックアウト チェックイン ( ロック解除 ) ログアウト STEP 9 : ロック解除 指定された文書を更新 削除可能にするためにロック解除する機能 ( ロックを掛けたユーザーまたは管理者が ロック解除をすることができます ) ロック中の文書の操作メニューから ロック解除 を選択 をロック解除しますか? と書かれたダイアログボックスが表示され はい を選択するとロック解除 ロック解除 されると文書の右側の 錠マーク が消える ( 他のユーザーも更新 / 削除可能となる ) [ ロック解除 ] は 誤ってチェックアウトしてしまった場合などにご利用ください STEP 0 : ログアウト ログアウト をクリックして作業終了 ログアウトを行わずに Web ブラウザーの閉じるボタンでウィンドウを閉じても ログインした状態のままになっている可能性があります 作業を終えたら必ず [ ログアウト ] をクリックしてから Web ブラウザーを閉じてください

13 Web ブラウザー編 ログイン フォルダーの作成 文書のアップロード 文書のダウンロード 文書公開 フォルダー / 文書の削除 チェックアウト チェックイン ( ロック解除 ) ログアウト あんしんドロワーについて あんしんドロワー とは ご利用の端末にファイルをダウンロードすることなく安全に閲覧できる特殊なドロワーです 通常のドロワーに保管されたファイルは端末にダウンロードして閲覧しますが あんしんドロワー内のファイルはダウンロードせずに Web ブラウザー上で閲覧のみ行えます あんしんドロワーのファイルを閲覧するには あんしんドロワー ( ドロワー ) を選択 アイコンの 閲覧したいファイルをクリック Web ブラウザー内でファイルが表示される あんしんドロワーで表示できるファイル形式は DocuWorks 文書形式のファイルと PDF ファイルになります あんしんドロワー内の文書は ~00 ページまで表示できます また 用紙サイズが A 以下のページを表示できます あんしんドロワー内の文書は 管理者が許可した端末だけでダウンロードすることもできます 詳細は 管理者ガイド と ユーザーガイド を参照してください あんしんドロワーのファイル操作方法あんしんドロワーで表示したファイルは ウインドウ下の各種ボタンで操作することができます 閉じる前頁を表示次頁を表示指定頁を表示

14 モバイル編 モバイル端末でご利用の場合 ios(iphone ipad) Android などのモバイル端末から Working Folder へアクセスするには アプリから 標準ブラウザーから の 種類の方法があります ios アプリからのログイン方法 専用アプリ DocuWorks Folder を App Store から検索 インストール DocuWorks Folder を起動し タブバーの Working Folder をタップ Working Folder のユーザー I D パスワードを入力し ログインをタップ 入力 タップ Android アプリからのログイン方法 専用アプリ DocuWorks Folder を Google Play から検索 インストール DocuWorks Folder を起動し タブバーの Working Folder をタップ Working Folder のユーザー I D パスワードを入力し ログインをタップ 入力 タップ Web ブラウザー ( モバイル版表示 ) へのログイン 標準ブラウザーから [Working Folder] ユーザー登録のお知らせ メールに記載された URL へアクセスし Working Folder のユーザー I D パスワードを入力し ログインをタップ 画面右下の モバイル版で表示 をタップ モバイル版で Working Folder が表示 タップ モバイルアプリの操作方法詳細について 操作方法詳細は弊社公式ホームページに掲載しております 以下リンクよりご確認ください DocuWorks Folder (ios 版 ) 操作ガイド DocuWorks Folder (Android 版 ) 操作ガイド 4

15 富士ゼロックス製品との連携編 DocuWorks を既にご利用いただいている場合 DocuWorks と連携して利用することで Working Folder の活用がより便利に行えます DocuWorks 9 をご利用中のお客様 DocuWorks 9 の お仕事スペース の同期機能により お仕事スペース 直下の文書が全てワンクリックで Working Folder の個人ドロワーに保存されます DocuWorks 9 の お仕事スペース で 同期 ボタンをクリックします 同期されると Working Folder の個人ドロワーの直下に DocuWorks フォルダーが作成され その下の TaskSpace フォルダーに文書が格納されます DocuWorks 9 Working Folder 同期 ボタンをクリック TaskSpace フォルダーに文書が格納されます Settings フォルダの下には設定ファイル ( 拡張子 :xcm) が作成されます 注 : お仕事スペースに作成したフォルダおよびフォルダー内の文書は同期されません 注 : 本同期機能の利用には DocuWorks 9 のご購入が必要です Working Folder 以外のクラウドでは本機能を実施できません 注 : 本同期機能についての詳細は DocuWorks 9 のマニュアルを参照してください 5

16 富士ゼロックス製品との連携編 DocuWorks 7. 以上をご利用中のお客様 DocuWorks 連携フォルダ for Working Folder をインストールすることで DocuWorks Desk 上から Working Folder 内の文書にアクセスできます DocuWorks 連携をご利用いただくために必要な専用アプリケーションの DocuWorks 連携フォルダ for Working Folder を弊社公式ホームページ ( ) よりダウンロードし ご利用中の端末にインストール インストール後 DocuWorks Desk の [ フォルダー部 ] に表示される [Working Folder] のアイコンをクリック [ ワークスペース部 ] に表示されるログインボタンをクリック後 ログインのダイアログが表示されるので I D/ パスワードを入力のうえ [OK] をクリック DocuWorks で Working Folder との連携に関してご不明な点がありましたら [ ヘルプ ] [ 連携フォルダのヘルプ ] より操作ガイドご確認ください DocuWorks 連携フォルダ for のヘルプ画面 Working Folder : 本機能は DocuWorks 7. 以上が必要となります DocuWorks 8 以上をご利用の場合は連携ツールがプリインストールされているため 連携ツールのインストールは必要ございません : DocuWorks 連携フォルダ for Working Folder をご使用いただくための補足情報 および制限事項を説明したリリースノートは ツールをダウンロードする際に 同時にダウンロードされます DocuWorks をまだご利用いただいていない場合 お仕事スペース の同期機能や DocuWorks 連携フォルダ for Working Folder を新規にご利用いただくためには DocuWorks 9 日本語版のご購入が必要となります 担当営業にご相談の上 ご購入くださいますようお願いいたします なお 下記サイトより 60 日間体験版をご利用いただく事が出来ます DocuWorks ご案内サイト 6

17 富士ゼロックス製品との連携編 複合機連携機能のご利用について 弊社の複合機 と Working Folder 間で PC を介さずに直接スキャン / プリントなどをすることが可能です さらに ジョブフロー連携を設定することで受信した FAX を直接 Working Folder にアップロードし 外出先からモバイル端末等で受信した FAX を閲覧する ペーパーレスファクス 環境を実現することも可能になります 複合機連携機能の概要 操作パネルから簡単アクセス ダイレクトプリント スキャン登録 複合機の操作パネルから [Working Folder] を選択することができます ドロワー / フォルダー / 文書が分かりやすく表示されるので 必要なデータを選んで直接プリントが可能 格納先の ドロワー / フォルダーを選んでスキャンを実行するだけで簡単に文書を格納できます ペーパーレスファクス ( ジョブフロー連携 ) 複合機で受信したファクスを Working Folder に直接アップロード Working Folder 外出先でもタブレットやスマートフォンで電子文書として閲覧できます : 対応機種については複合機動作環境をご確認ください 複合機連携機能を利用するには 複合機連携機能をご利用いただくためには 複合機側の事前設定や複合機連携ツールの設定等が必要になります 本機能をご利用いただく場合は以下 URL より Working Folder 複合機連携セットアップガイド をダウンロードしていただき ガイドに記載の手順でセットアップをお願いします Working Folder 取扱説明書 7

18 iphone ipad は 米国および他の国々で登録された Apple Inc. の商標です IOS の商標は Cisco の米国およびその他の国のライセンスに基づき使用されています iphone の商標は アイホン株式会社のライセンスに基づき使用されています Android Google Play は Google Inc. の商標または登録商標です Working Folder DocuWorks およびドキュメントハンドリングは 富士ゼロックス株式会社の日本およびその他の国における登録商標または商標です その他の社名または商品名等は それぞれ各社の商標 または登録商標です