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1 > 管理者マニュアル 本ガイドは Sansan の管理者権限を所有するユーザ様を対象にした 各種設 定に関する操作マニュアルです 詳細については Web 上にヘルプを開設して おりますのでこちらも 併せてご覧ください - ログイン URLhttps://ap. sansan. com(pc/ 携帯 / スマホ ) - 機能に関してご不明な場合 - ヘルプサイト : sansan. com/home お問い合わせフォーム ( ヘルプサイト内 ): sansan. com/anonymous_requests/new ヘルプサイトへはログインページからもリンクがあります

2 > 目次 1. ユーザに関する設定ユーザ追加 ユーザ並び順変更 所属部署変更 ユーザ変更 ユーザ入れ替え ユーザ削除 ユーザアカウントロック解除 ファイルからユーザを一括追加 変更 削除する P. 2 P. 3 P. 4 P. 6 P. 7 P. 9 P 部署に関する設定部署追加 部署の階層 並び順変更 部署間の参照範囲変更 P. 14 P. 15 P Sansan スキャナに関する設定 Sansan スキャナの表示部署変更 P 名刺 コンタクトの所有者変更 P タグの所有者変更 P 名刺データインポート P カテゴリ設定 P メモテンプレート設定 P 案件マスタ作成 P 案件マスタ編集 削除 P カスタム項目登録 変更 削除 P 案件メール通知設定 P. 30

3 > ユーザに関する設定 ユーザを追加する はじめに 追加するユーザの部署が未設定の場合は 事前に部署の追加が必要です P9. をご参照ください アカウント情報はご利用開始日にユーザ様へ送付致します 契約 ID を超える場合は自動的にご契約変更となりご請求に反映されます 設定手順 1[ 管理者設定 ]-[ ユーザ追加 変更 ] を選択します 2[ ユーザ追加 ] をクリックし 必要な項目を入力してください ( 兼務設定の場合は所属部署を [ 複数選択 ] に切り替えて設定してください ) 各項目詳細は ヘルプ 各項目について よりご確認いただけます 入力後 [ 確認 ] をクリックしてください 3 設定内容を確認し [ 保存 ] をクリックしてください 4 Sansan スキャナの表示に反映させます 画面右上 [ センター同期 ] をクリックしてください 2

4 > ユーザに関する設定 ユーザの並び順 所属部署を変更する 設定手順 1[ 管理者設定 ]-[ 並び順設定 ] を選択します 2[ ユーザを表示 ] のチェックを入れ [ 変更 ] をクリックしてください 3 並び順を変更したユーザをドラッグアンドドロップにて変更してください 4 設定内容は赤字で表示されます 確認し [ 保存 ] をクリックしてください 設定が完了しましたら 変更対象ユーザ 貴社管理者 連絡窓口にメールにて通知します 5Sansan スキャナの表示に反映させます 画面右上 [ センター同期 ] をクリックしてください 3

5 > ユーザに関する設定 ユーザを変更する 設定手順 1[ 管理者設定 ]-[ ユーザ追加 変更 ] を選択します 2 特定ユーザ 1 件ずつ変更する場合対象となるユーザの [ 変更 ] をクリックし 編集モードにしてください 2 複数ユーザを一括で変更する場合 [ 一括変更 ] をクリックし 編集モードにしてください 3 変更箇所を入力し [ 確認 ] をクリックしてください ( 一括変更の場合は画面上部 下部の [ 確認 ] をクリック ) 4

6 5 > ユーザに関する設定 ユーザを変更する 4 変更箇所は赤字で表示されます 確認し [ 保存 ] をクリックしてください 5Sansan スキャナの表示に反映させます 画面右上 [ センター同期 ] をクリックしてください

7 > ユーザに関する設定 ユーザを入れ替える はじめに 同日中に同 ID 数のユーザアカウント追加と削除を実施した場合は ユーザ入れ替え扱いとなります 追加と削除の実施日が異なる場合は 個別の追加 削除と同様の扱いになりますのでご注意ください 所有者変更処理が終わらず 同日中に作業が完了しない場合は 弊社営業担当者までご連絡ください 設定手順 以下の手順では 既存ユーザ : 伊藤花子 から 新規ユーザ : 佐々木 へ全データと合わせて入れ替え実施するパターンを示しています 1 新規ユーザの追加 ( 手順は P1. ユーザ追加 をご参照ください ) 2 既存ユーザから新規ユーザ ( または他ユーザ ) へ名刺 コンタクトの所有者変更手順は P14. 名刺 コンタクトの所有者を変更したい を参照し パターン 1 ユーザ指定方式 にて全名刺 全コンタクトの所有者変更を実施してください ex) 現在 伊藤花子所有の名刺 コンタクトを佐々木に所有者を変更します 3 既存ユーザから新規ユーザ ( または他ユーザ ) へタグの所有者変更手順は P16. タグの所有者を変更したい を参照し 全タグの所有者変更を実施してください ex) 現在 伊藤花子所有のタグを佐々木に所有者を変更します 名刺 コンタクトの所有者変更 完了 タグの所有者変更 完了のつど貴社管理者 連絡窓口 変更前と変更後の所有者にメールにて通知します 名刺 コンタクト タグの所有者変更が完了していることを確認の上 4 既存ユーザの削除 を実施してください 所有者変更の処理完了前にユーザを削除するとデータもあわせて削除されますのでご注意ください 4 既存ユーザの削除手順は P6. ユーザを削除したい を参照し 実施してください 対象のユーザがまだ名刺 コンタクト タグのいずれかを所有している場合は 2 既存ユーザから新規ユーザへの全データ所有者変更 にて所有者変更を実施してください ex) 既存ユーザユーザ ID:ito 名前 : 伊藤を削除します 6

8 > ユーザに関する設定 ユーザを削除する はじめに 削除するユーザアカウントの名刺 コンタクト タグの所有者変更をしてください 手順は P10 をご参照ください 対象ユーザにデータが残ったまま削除されると データもあわせて削除されますのでご注意ください 設定手順 1[ 管理者設定 ]-[ ユーザ追加 変更 ] を選択します 2 対象となるユーザの [ 変更 ] をクリックしてください 3 削除対象ユーザ右にある [ 削除 ] をクリックしてください 4 表示内容を確認し [OK] をクリックしてください 5 表示内容を確認し [OK] をクリックしてください 名刺 コンタクト タグを所有していない場合でも確認メッセージとして表示されます 対象のユーザがまだ名刺 コンタクト タグの何れかを所有している場合は [OK] をクリック 対象ユーザ所属部署名左側の [ キャンセル ] ボタンにてキャンセルし 所有者変更を実施してください 6 対象ユーザは赤線が引かれ表示されます 確認し [ 実行 ] をクリックしてください 7 表示内容を確認し [OK] をクリックしてください 8 完了メッセージを確認し [OK] をクリックしてください 7

9 > ユーザに関する設定 ユーザのアカウントロックを解除する はじめに アカウントロック解除のご案内と新しいパスワードは各ユーザのご登録メールアドレス ( サブメールアドレス含む ) に送信されます ( 管理者には送信されません ) 以下 手順 の 12 は管理者権限が必要となります 34 は各ユーザ様での操作となります 手順 1[ 管理者設定 ]-[ ユーザ追加 変更 ] を選択します 2 対象ユーザのアカウントロック欄にある [ 解除メール送信 ] をクリックします 確認画面では [OK] をクリックします 対象ユーザにアカウントロック解除のご案内と合わせて再発行したパスワードがメール送信されます 8

10 > ユーザに関する設定 ユーザのアカウントロックを解除する 3ログイン 以降は各ユーザでの操作となります 解除メール送信対象ユーザにアカウントロック解除のご案内と合わせて再発行したパスワードがメールで届きますので ログイン画面にて再発行されたパスワードを入力し [ ログイン ] をクリックしてください 尚 このパスワードは初回限りですので 4 にて任意のパスワードに変更してください 件名 : Sansan アカウントロック解除のご案内 4 パスワード変更任意のパスワードに変更してください 次回からはここで設定したパスワードを使ってログインしてください 9

11 > ユーザに関する設定 ファイルからユーザを一括追加 変更 削除する 注意点 ユーザ追加では 利用開始日になると対象ユーザのメインメールアドレス サブメールアドレスにアカウント情報 ( パスワード ) がメール送付されます インポートでのユーザ情報変更は 既存データを上書きで更新します 差分ではありません 項目を空欄で登録されますとデータが削除されます ユーザを削除しますと ユーザが所有する名刺 コンタクト タグも削除されますのでご注意ください 一度削除したユーザ ID は再度利用できません 誤って登録した場合はユーザ ID を削除せず 他の項目を上書きしてください インポート時間の目安は 100 件あたり 10 分です 対象のユーザ数により 多少お待ちいただくことがあります 50 人以上のユーザを一括で追加された場合 貴社システム管理者 連絡窓口宛の完了通知メールに対象のユーザ一覧が添付されます インポートファイル内にユーザ ID やメールアドレスが重複している場合はインポートできません 重複を削除して再度インポートを行なってください Excel で CSV ファイルを編集される場合 項目の先頭に 0 を入力するとゼロ落ちします 先頭に ' ( 半角のシングルクォーテーション ) を付けてインポートしてください 例 ) '001 手順 1. 画面右上の [ 管理者設定 ] > [ ユーザ追加 変更 ] をクリックします 10

12 > ユーザに関する設定 ファイルからユーザを一括追加 変更 削除する 2 [ ファイルからの読み込み ] をクリックします 3 専用フォーマット (CSV ファイル ) をダウンロードします 4 CSV ファイルを作成します 1 追加の場合は 新しい行にユーザを追加してください 2 編集の場合は 編集したい項目を修正してください 削除の場合は 削除するユーザの削除フラグに "1" を入力してください 11

13 > ユーザに関する設定 ファイルからユーザを一括追加 変更 削除する 5 作成 編集したファイルを選択します 6 ファイルの内容を確認します 1 行目が重複して表示されている場合 [ 先頭行の読み込みをスキップする ] にチェックを入れます ファイルの文字コードや区切り文字が異なる場合は プルダウンより選択します 7 [ 読み込み開始 ] をクリックするとインポートが開始されます 12

14 > ユーザに関する設定 ファイルからユーザを一括追加 変更 削除する 8 インポート開始直後のステータスは [ インポート準備中 ] です よくある質問 Q : 複数の部署を兼務しているユーザも追加できますか A : できます 複数の部署は セミコロンで区切って入力してください Q : ステータスに エラーあり と表示されます A : インポートファイルの形式や 入力データに誤りがございます 再度ファイルをご確認ください Q : ユーザを削除してしまいました 元に戻せますか A : インポートにより削除したユーザを元の状態に戻すことはできません Q : サブメールアドレスを空白で上書きしてしまいました 元に戻せますか A : インポートにより空白で上書きされたユーザを元の状態に戻すことはできません 再度 ユーザ情報を編集してください ( サブメールアドレス AD 連携用 ID は空白で上書き更新が可能です ) Q : 出向先で Sansan を使ってる社員がいます 同じメールアドレスでユーザを追加できますか A : 別契約でご利用中のメールアドレスを重複して登録することはできません 別のメールアドレスでユーザ追加してください 13

15 > 部署に関する設定 部署を追加する 1[ 管理者設定 ]-[ 部署追加 変更 削除 ] を選択します 2 追加したい階層で [ 部署追加 ] をクリックします a. 第一階層に部署を追加したい場合 企業名が表示されている行の [ 部署追加 ] をクリック b. 特定の部署配下に部署を追加したい場合 親部署にしたい部署名が表示されている行の [ 部署追加 ] をクリック 3 追加する部署名を入力し [ 保存 ] をクリックします ex) 総務を追加する場合 追加が完了しましたら 貴社管理者 連絡窓口にメールにて通知します 4Sansan スキャナの表示に反映させます 画面右上 [ センター同期 ] をクリックしてください 作成した部署での名刺情報の公開設定は 全体公開 となります ( ) 個別設定が必要な場合は [ 参照範囲設定 ] 画面にて実施してください 手順は P11. 部署間の参照範囲変更 をご参照ください 作成した部署は全ての Sansan スキャナに表示されます ( )Sansan スキャナ別に表示部署の変更が必要 な場合は [ Sansan スキャナ表示部署設定 ] 画面にて実施してください 手順は P13. Sansan スキャナの表示部署変更 をご参照ください ( ) 企業内にて複数ご契約頂いている場合 実施したユーザ様のご契約範囲内での表示となります 14

16 > 部署に関する設定 部署の階層 並び順変更 1 [ 管理者設定 ]-[ 階層 並び順設定 ] を選択します 2 [ 編集 ] をクリックし 編集モードに変更してください 3 階層や並び替えを変更したい部署をドラッグアンドドロップにて変更してください a. 部署の階層を変更する場合 ex) 経営企画 を 代表 配下に設定する場合 a-1. 経営企画 を 代表 配下にドラッグアンドドロップします ( 緑のプラスマークが表示されます ) b. 部署の階層を変更する場合 ex) 営業 を 代表 と 経営企画 の間に移動する場合 b-1. 営業 を 代表 と 経営企画 の間にドラッグアンドドロップします ( フォルダとフォルダの間を示すマークが表示されます ) 内容確認のため [ 確認 ] をクリックします 内容確認のため [ 確認 ] をクリックします a-2. 保存します 設定内容は赤字で表示されます 確認し [ 保存 ] をクリック b-2. 保存します 設定内容は赤字で表示されます 確認し [ 保存 ] をクリックします 変更が完了しましたら 貴社管理者 連絡窓口にメールにて通知します 4Sansan スキャナの表示に反映させます 画面右上 [ センター同期 ] をクリックしてください 15

17 > 部署間の参照範囲変更 Professional Edition または アクセスコントロールオプションをお申込みの企業でご利用いただけるサービスです Group Sales Edition をご利用のお客さまは当社営業までお申込みください 部署間の参照範囲を名刺の項目毎に変更 参照範囲変更の流れ Step1) あらかじめ 項目別公開 / 非公開パターンを作成します ( 作成できる数に制限はございません ) Step2)Step1 で作成したパターンを 各部署毎にパターンを設定 項目別公開パターンの作成 1 [ 管理者設定 ]-[ 参照範囲変更 ] を選択します 2 [ 項目別の公開パターンを設定する ] をクリックし 項目別公開パターン設定を決めます 3[ パターン選択 ] から新規を選び [ パターン名 ] [ 説明 ] を記載します 4[ 名刺情報 ] [ タグ ] [ コンタクト ] の公開設定を選択し 設定追加 をクリックします 設定追加 をクリックすると 貴社管理者 連絡窓口の方にメールが送信されます 16

18 > 部署間の参照範囲変更 5 1~4 を繰り返し 貴社に適したパターンを作成します ( 戻る ボタンをクリックすると 各部署毎にパターンを適用する画面へ遷移します ) 各部署毎にパターンを設定 パターン適用方法は 公開パターン一括適用 と 公開パターン個別適用 の 2 種類があります 個別適用は 部署毎に細かくパターンを適用できるのに対し 一括適用は 選択された部署の行 列の参照範囲を一括で適用させることができます 変更 をクリックします 公開パターン一括適用方法 6 部署名横の ( アイコン ) をクリックします 7 前項で作成したパターンをマウスで選び このパターンに設定 を選択します 公開パターン個別適用方法 8 各セルの横にある ( アイコン ) をクリックします 9 前項で作成したパターンをマウスで選び このパターンに設定 を選択します 10 全てのパターンを設定後 確認 ボタンをクリックします 11 変更内容を確認して ( 変更箇所は赤字で表示されます ) 保存 ボタンをクリックします 17

19 > Sansan スキャナの表示部署変更 Sansan スキャナの表示部署変更 1[ 管理者設定 ]-[Sansan スキャナ表示部署設定 ] を選択します 2[ 変更 ] をクリックし 編集モードに変更してください 3 表示部署を変更してください 表示する場合はチェックあり 表示しない場合はチェックなしに変更し [ 確認 ] をクリックしてください ex) Sansan スキャナ ID:01 から 営業 を表示しない変更 4 設定変更を確認し保存します 変更箇所は赤色で表示されます 確認し [ 保存 ] をクリックしてください アンダーラインがひかれているものは設置場所が表示されます 設置場所表示設定を変更したい場合はサポートセンターにご連絡ください 変更が完了しましたら 貴社管理者 連絡窓口にメールにて通知します 5Sansan スキャナの表示に反映させます 画面右上 [ センター同期 ] をクリックしてください 18

20 > 名刺 コンタクトの所有者を変更したい 1 [ 管理者設定 ]-[ 所有者変更 ] を選択してください 2 変更内容の選択 [ 名刺 コンタクト ] を選択してください パターン 1 ユーザ指定方式所有者のみを指定して その人が持つすべての名刺 コンタクトを移行します a-1. 現在の所有者 変更後の所有者を選択し [ 確認 ] をクリックしてください この場合は 移行時に利用するタグ の選択は不要です ( 所有者変更の際 自動的に [ 移行 ] 現在のユーザ名 _YYYYMMDD_HHmmss タグが付きます タグの所有者は 変更後のユーザの公開タグとなります ) a-2. 変更内容の確認を行い [ 実行 ] をクリックしてください a-3. 所有者変更実施状況確認にステータス [ 予約中 ] として追加されます 完了するとステータスが [ 完了 ] となり 完了日時が表示されます また 貴社管理者 連絡窓口 変更前と変更後の所有者にメールにて通知します 19

21 > 名刺 コンタクトの所有者を変更したい パターン 2 タグ方式所有者とタグを指定して タグに紐付くその人の名刺 コンタクトを移行します このパターンではタグ単位での所有者変更となるため 事前に対象となる名刺にタグ付けを行ってください タグ付けの手順は別紙 User s Guide もしくは Web サイトのヘルプをご参照ください b-1. 現在の所有者 移行時に利用するタグ 変更後の所有者を選択し [ 確認 ] をクリックしてください b-2. 変更内容の確認を行い [ 実行 ] をクリックしてください 移行時に利用するタグを複数のユーザが利用している場合でも現在の所有者で指定された所有者の名刺以外は変更となりません 移行対象の名刺に名寄済み名刺がある場合は あわせて所有者変更されますのでご了承ください b-3. 所有者変更実施状況確認にステータス [ 予約中 ] として追加されます 所要時間は数分から最大で 24 時間以上かかるケースもございますので ご了承ください 完了するとステータスが [ 完了 ] となり 完了日時が表示されます また 貴社管理者 連絡窓口 変更前と変更後の所有者にメールにて通知します 20

22 > タグの所有者を変更したい 1 [ 管理者設定 ]-[ 所有者変更 ] を選択してください 2 変更内容の選択 [ タグ ] を選択してください 3 現在の所有者 変更後の所有者を選択し [ 確認 ] をクリックしてください ( 現在の所有者が持つすべてのタグについて所有者を変更します ) 4 変更内容の確認を行い [ 実行 ] をクリックしてください 5 所有者変更実施状況確認にステータス [ 予約中 ] として追加されます 所要時間は数分から最大で 24 時間以上かかるケースもございますので ご了承ください 完了するとステータスが [ 完了 ] となり 完了日時が表示されます また 貴社管理者 連絡窓口 変更前と変更後の所有者にメールにて通知します 21

23 > 名刺データインポート 1 [ 管理者設定 ]-[ 名刺インポート ] を選択してください 3 データのフォーマットをチェックします フォーマットチェックでエラーとなった場合は 画面中の こちらのファイルを をクリックし エラー箇所を確認し データを修正してください エラーがなくなるまで チェック 修正を繰り替えしてください 2 フォーマットファイルをダウンロードします データは最大 10,000 行まで設定可能です 項目の内容以外は登録できません 項目ごとの書式は次頁をご参照ください 4 インポートを開始します インポートを開始しました と表示され インポート履歴にスタータス インポート待ち で表示されます その後順次処理されます 完了すると ステータスが更新され 操作ユーザ宛に完了した旨のメールが送信されます インポートしたデータには システムにより自動的に Import_yyyymmdd_xx のようなタグが付きます 22

24 > インポート項目書式 1 項目 必須項目 名刺所有者ユーザ ID 英字 数字 記号 - 名刺交換日 使用出来る文字文字数説明 数字 一部の記号 (/-) - Sansan のユーザ ID です どのユーザのデータとしてインポートするかを指定します 名刺交換を行った日付です 日付の形式で指定してください 例 :2010/01/01, タグ - 1 タグあたり 50 文字まで インポートした名刺に付けるタグを指定します 複数タグ付けする場合はセミコロン (;) でタグ名を区切ってください 未登録のタグ名を設定した場合は新規で作成いたします この場合の公開レベルは 名刺所有者のマイタグ ( 非公開 ) となります 企業内で同一タグ名が複数存在する場合は どのタグを付与するかの指定ができませんので その場合は事前にタグ名をご変更頂き 同一タグ名が存在しないよう管理してください 会社名 文字まで 会社名 ( 英名 ) 英字 数字 記号 250 文字まで 会社名 ( カナ ) カナ 250 文字まで 会社名を指定します 会社名が空欄の場合 会社名を ( なし ) としてインポートします 省略された法人格は自動で変換されます 例 :( 株 )or 株式会社 会社名の英語読みがある場合に指定します 全角文字は半角文字に自動変換されます 部署名 文字まで部署名を指定します 会社名カナ検索 ( あかさたな検索 ) 一覧画面の並べ替え機能で利用します システムをより便利に活用していただくために 入力をおすすめします 例 :Sansan 株式会社 サンサンひらがな 半角カナの場合は全角カナに自動変換されます ( 半角濁点 ) ( 半角半濁点 ) は変換されない為 インポート前にチェックをお願いします 役職 文字まで役職名を指定します 氏名 [ 姓 ] 文字まで 氏名 [ 名 ] 文字まで人物の名を指定します 人物の姓を指定します 姓が空欄の場合 姓を ( なし ) としてインポートします 氏名 ( カナ )[ 姓 ] カナ 英字 数字 記号 250 文字まで 姓のカナ読みを指定します 氏名カナ検索 ( あかさたな検索 ) 一覧画面の並べ替え機能で利用します システムをより便利に使用して頂く為に 入力をおすすめします ひらがな 半角カナの場合は全角カナに自動変換されます ( 半角濁点 ) ( 半角半濁点 ) は変換されない為 インポート前にチェックをお願いします 氏名 ( カナ )[ 名 ] カナ 英字 数字 記号 250 文字まで 名のカナ読みを指定します 氏名カナ検索 ( あかさたな検索 ) 一覧画面の並べ替え機能で利用します システムをより便利に使用して頂く為に 入力をおすすめします ひらがな 半角カナの場合は全角カナに自動変換されます ( 半角濁点 ) ( 半角半濁点 ) は変換されない為 インポート前にチェックをお願いします 23

25 > インポート項目書式 2 項目 必須項目 使用出来る文字文字数説明 郵便番号 (1) 数字 一部の記号 (-) 12 文字まで 郵便番号を指定します 全角文字は半角文字に自動変換されます 住所を指定します 住所 (1)[ 全て ] - 住所は 1) 都道府県 2) 市区町村 3) 町域 番 1000 文字まで地 ビル名の三つに自動的に分割して登録されます TEL-1(1) 数字 一部の記号 (+-(). ) 30 文字まで 海外の住所の場合 自動分割されません 電話番号を指定します 例 : ( 代表 ) ( 内線 ) などの文字は登録出来ません 以下 5 点は 自動変換されます 1. 全角を半角に変換 2.. とスペースを - に変換 3. () を - に変換 4. 先頭の ( と最後の ) はブランクに変換 5. - が 2 つ以上続く場合は - に変換 TEL-2(1) 数字 一部の記号 (+-(). ) 30 文字まで注意点は TEL-1(1) と同じです FAX(1) 数字 一部の記号 (+-(). ) 30 文字まで FAX 番号を指定します その他注意点は TEL-1(1) と同じです 携帯電話 (1) 数字 一部の記号 (+-(). ) 30 文字まで (1) 英字 数字 記号 250 文字まで 携帯電話の番号を指定します その他注意点は TEL-1(1) と同じです アドレスを指定します メールアドレスのフォーマットを使用してください URL(1) 英字 数字 記号 250 文字まで URL を指定します から入力してください www. からの場合エラーとなります 郵便番号 (2) 数字 一部の記号 (-) 12 文字まで郵便番号を指定します 住所を指定します 住所 (2)[ 全て ] - 住所は 1) 都道府県 2) 市区町村 3) 町域 番 1000 文字まで地 ビル名の三つに自動的に分割して登録されます 海外の住所の場合 自動分割されません TEL-1(2) 数字 一部の記号 (+-(). ) 30 文字まで注意点は TEL-1(1) と同じです TEL-2(2) 数字 一部の記号 (+-(). ) 30 文字まで注意点は TEL-1(1) と同じです FAX(2) 数字 一部の記号 (+-(). ) 30 文字まで FAX 番号を指定します その他注意点は TEL-1(1) と同じです 携帯電話 (2) 数字 一部の記号 (+-(). ) 30 文字まで 携帯電話の番号を指定します その他注意点は TEL-1(1) と同じです (2) 英字 数字 記号 250 文字まで アドレスを指定します メールアドレスのフォーマットを使用してください URL(2) 英字 数字 記号 250 文字まで URL を指定します から入力してください www. からの場合エラーとなります 24

26 > カテゴリ設定 コンタクトに付与する カテゴリ の作成 編集を行うことができます 1 [ 管理者設定 ]-[ ] を選択してください 2 カテゴリを作成します テンプレート設定 修正 削除する場合は対象とする項目をクリックします 項目入力し 追加 とクリックします 既存のカテゴリを編集する場合は プルダウンから編集したいカテゴリを選択します カテゴリ名を編集し カテゴリ名更新 ボタンで完了します 削除 もこの画面で行います 削除 を実行すると そのカテゴリに関連するコンタクトのカテゴリ情報が未設定となります 一つのカテゴリに対し 設定できる項目数は 20 個です 1 [ 管理者設定 ]-[ ] を選択してください 2 メモテンプレートを登録します 設定するメモテンプレートを選択します テンプレート名 本文を入力し 設定更新 ボタンをクリックします テンプレートは最大 6 つ登録することができます 25

27 > 案件マスタの作成 案件マスタは案件の入力 管理項目の定義体で 管理者が設定を行えます 1 新規案件マスタを作成します [ 管理者設定 ]-[ 新規案件マスタ作成 ] を選択してください 2 基本設定を行います 案件マスタ名 説明を入力し 利用項目設定 を選択します 3 利用項目を設定します 内容に応じて 必須入力項目にする 一覧画面に表示する にチェックをいれ 利用 ボタンを押します 一覧に項目が追加されます ( 一覧に初期表示されている 8 つの基本項目は削除することはできません ) 基本項目 カスタム項目あわせて 100 件まで設定可能です 項目を設定したら 利用範囲設定へ ボタンを選択します 表示順序設定では項目の順序を入れ替えることができます リストには 利用可能な項目一覧 にて定義した項目が表示されます リストにない項目は カスタム項目を作成する より新規作成することも可能です 26

28 > 案件マスタの作成 4 利用範囲を設定します 利用を許可する部署 ユーザを選択し 追加 ボタンを押します 案件マスタの利用範囲は名刺の参照範囲とは異なり 名刺の参照範囲設定の有無に関わらず全部署 全ユーザが表示されます 部署もしくはユーザが一覧に追加されます 5 ダウンロードを許可する対象を設定します 6 メール通知設定案件を新規作成したり 編集 削除した場合にメールにて通知するかどうかを設定します 初期表示では以下のように設定されておりますので 必要に応じて 通知タイミングを追加 削除します 詳細は P25. 案件のメール通知設定 を参照ください 7 登録内容確認設定内容のサマリーが表示されます 保存 ボタンを押して登録します 登録した案件マスタの詳細は案件マスタ一覧より確認できます 27

29 > 案件マスタの編集 削除 案件マスタ一覧より案件マスタの編集 削除を行えます 案件マスタ一覧は [ 管理者設定 ]-[ 案件マスタ一覧 ] を選択します 1 案件マスタを編集する場合 一覧にて 編集 をクリックします 編集画面が表示されますので 内容を編集し 保存 ボタンを押します 該当の案件マスタを使って登録した案件に対しても変更が適用されます 項目を削除すると 登録済みの内容も全て削除されます 2 案件マスタを削除する場合 一覧にて 削除 をクリックします 確認ダイアログが表示されますので OK を選択してください 案件マスタを削除すると 該当の案件マスタを使って登録した案件も全て削除されますのでご注意ください 28

30 > カスタム項目の登録 変更 削除 利用可能な項目一覧より 案件マスタにて利用できるカスタム項目の登録 編集 削除が可能です カスタム項目一覧は [ 管理者設定 ]-[ 利用可能な項目一覧 ] を選択します 1 カスタム項目の登録 カスタム項目作成画面を表示し 必要項目を入力 保存 ボタンを押します カスタム項目の入力方式は以下より選択します 入力方式入力内容テキスト入力テキスト入力の項目を作成します (1 行 ) 1~250の範囲で最大入力文字数を指定します テキスト入力改行可能なテキスト入力の項目を作成します ( 複数行 ) 1~2000の範囲で最大入力文字数を指定します リスト選択の項目を作成します リスト選択最大 20 5 件までリストメニュを登録できます 初期状態での選択リストメニューも指定可能です ユーザリスト選択の項目を作成します ユーザリスト選択表示するユーザリストの内容は本項目を使った案件マスタにて設定する利用範囲ユーザです チェックボックスの項目を作成します チェックボックス初期状態でのチェックのON/OFF 状態も指定可能です 数字入力の項目を作成します 数字入力入力範囲 初期値 単位も指定可能です 日付入力の項目を作成します 日付入力日付の表示形式も指定可能です 添付ファイル選択添付用ファイル指定項目を作成します 2 カスタム項目の変更 変更する項目の 変更 をクリックします 3 カスタム項目の削除 削除する項目の 削除 をクリックします 変更を加え 保存 ボタンを押します 確認メッセージが表示されますので OK を選択します 該当の項目を使って案件マスタ 案件を登録している場合 案件マスタ 案件からも項目が削除されますのでご注意ください 29

31 > 案件のメール通知設定 案件を追加 更新 削除した場合 指定ユーザにメールを自動送信し内容をタイムリーに通知することが可能です 新規作成の手順は P21. 案件マスタの作成 を参照ください 変更の手順は P23. 案件マスタの編集 削除 を参照ください 画面中の メール通知設定 セクションにて 通知条件 通知先 を設定します 通知条件 通知先が異なる複数の組み合わせを 1 つの案件マスタに設定することも可能です 通知条件 は以下より選択します 案件新規作成 案件が新規作成されたタイミングでメール送信 案件更新 案件の内容が変更されたタイミングでメール送信 案件削除 案件が削除されたタイミングでメール送信 指定項目更新 登録された案件の指定した項目の内容が更新されたタイミングでメール送信 指定項目値 登録された案件の指定した項目が指定した値に更新されたタイミングでメール送信 通知先 は以下より選択します 通知先に所属部署が含まれていても 案件機能の利用権限を持たないユーザには通知されません 利用を許可された全員 部署 ユーザ 該当の案件マスタの利用範囲に指定した全ユーザが通知先となります利用範囲内で部署単位に通知先を指定します指定した部署に所属する全ユーザが通知先となります ( 下位部署は対象外です ) 利用範囲内でユーザ単位に通知先を指定します 通知設定の内容は案件マスタの詳細にて以下のように表示されます 30