第5章

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1 第 5 章報告書オリジナルファイルの作成 本章では 報告書のオリジナルファイル作成方法を報告書作成の手順に従って説明していきま す オリジナルファイル作成時にいくつかのルールを守ることで オリジナルファイルを PDF に効率的に変換し PDF 上での作業を最小限にとどめることにつながります 作成していく文書は 旅行会社のツアー企画書です 5-2 ページの手順に従って準備ができたら マニュアルに沿って実際に操作を行ってください 作業環境は ワープロソフトとして Word2007 を使用していますが バージョンが異なる方はご自分の環境に合わせて読み替えてください 本章での学習する最大のポイントは アウトラインを使用して 文書を構造化する ということです 業務要領には PDF 形式の目次である しおり ( ブックマーク ) を報告書の目次と同じ章 節 項 ( 見出しレベル 1~3) を基本として作成するとあります このためには 報告書を効率よく作成 するだけでなく 文書の構造化 の概念を理解することが必須条件になると言えます 5-1

2 1. 企画の背景 1.1 海外旅行者の動向と多様化するニーズへの対応の必要最近では国内旅行と同様に海外旅行が習慣化しており 内容についても 添乗員が同行する団体行動のパッケージツアーだけでなく 個人で行動できるフリーのツアーに人気があります また 背景としては以下のような特徴があげられます 年末年始やリフレッシュ休暇等 休暇日数の長期化 映画や料理 インテリアや雑貨等の影響による アジアや中南米等への関心の高まりこのような状況下で 目的地 滞在スタイル等 顧客のニーズに合わせて自由度の高いツアーを可能にし リピーターを獲得していくことが必要です アジア 24.4% 旅行したい地域の割合 アフリカ 2.8% その他 1.2% 北米 29.1% オセアニア 11.0% ヨーロッパ 25.3% 中南米 6.2% 図 顧客へのアンケート結果 1.2 当社の強み当社はアジア各国に現地代理店やガイド等へのパイプラインが太く 他社にはない様々なサービスの提供が可能です 例えば 従来であれば有名な観光名所を廻る表面的な観光が主でしたが さらに踏みこんだ新しい地域を取り上げたり その国で最近起こっている新しい文化やブームを取り上げる等 現地でのマーケティングを基に異なる切り口による企画でリピーターにもアピールできます サンプル 1-1

3 2. ツアー企画 スパイス探検 前章のような背景をもとに 当社の強みを生かした新しい提案型ツアーです 2.1 ターゲット 2.2 企画内容 20~30 代のアクティブな男性および女性 特に 既存のツアーに飽きた顧客をリピーターとして取り込みたい 当社契約の現地会社の情報を基に アジア地域を中心とした同様に各国の 情報収集 政治情勢等の安全情報 映画や音楽 料理等の流行情報 既存のパッケージツアーに含まれる主要な地方だけでなく 新しい観光ス ポットの開拓 ホームページ等を利用し 情報の積極的な公開 提供していく 顧客が選択したいくつかのキーワードをキーに 固有のプランを提案でき るシステムを開発 ( キーワードの例は表 2 1 キーワード例を参照 ) 顧客の指向をあらかじめ登録しておき による新しい企画等の各顧 客に応じた情報提供 ( ダイレクトメール ) 旅行タイプ 滞在日数 旅行の目的 宿泊施設 1~3 日 ~7 日 ~2 週間 ~1 ヶ月 1 ヶ月以上 リゾート都市自然 ショッピング遺跡を巡るゴルフマリンスポーツ食事のんびり動物と触れ合う リゾートホテルシティホテル B&B コンドミニアムドミトリーバックパッカーズ 2.3 顧客への PR となるポイント 目的に合ったツアーのプランニングが可能目的地 滞在日数 宿泊施設のタイプ等 ユーザの希望に合わせた組み合わせをプランニングし あらゆるタイプにも対応可能 ユーザ自らが企画する旅行の楽しさ希望に合った組み合わせを実現し 旅行を自分で作り上げる楽しさ 安全性事前の現地情報や現地での手配やトラブルの相談等 安全性への配慮 豊富な情報 サンプル 2-1

4 ホームページでは 旅行の準備から 現地の通貨レート レストラン 人気のある音楽等のエンターテイメント お勧めの観光スポット 旅行記等 豊富な情報を提供 2.4 到達目標 既存の顧客データベースからターゲットとしてヒットする約 850 人のデー タおよびホームページの拡充による宣伝活動により 150 件の企画と手配を今 年度の目標とします サンプル 2-2

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6 5.1 テンプレートとは? テンプレートを利用して新規に文書を作成する テンプレートとは 目的に応じた文書作成に対応できるように あらかじめ書式設定された雛 型ファイルのことです 文書のタイプとしては FAX の送付状や手紙等 様々なものがありま すが 非定型文書である報告書もテンプレートを利用して作成することにより 作業を効率化す ることができます この章では 旅行会社のツアー企画文書を想定して 企画書を作成していきます セクション 5.11 までは マニュアルを読みながら実際に操作していくことができます そのために 圧縮された実践マニュアルフォルダを自分の PC にダウンロード後 デスクトップに解凍してください 解凍すると 次のような構成になっています それでは 第 5 章 フォルダのデータを使い 実習を行っていきます C:\ デスクトップ 実習用 第 5 章 サンプル サンプル _ テンプレート.dotx サンプル _ ツアー企画書 1.docx サンプル _ ツアー企画書 2.docx ワーク.docx サンプル _ グラフ.xlsx sea.jpg sunset.jpg ワーク 第 10 章 第 章 最終成果品 5-2

7 表 5-1 電子納品テキスト フォルダに含まれるファイル一覧 ファイル名 サンプル _ テンプレート.dotx サンプル _ ツアー企画書 1.docx サンプル _ ツアー企画書 2.docx ワーク.docx サンプル _ グラフ.xlsx sea.jpg sunset.jpg 用途テンプレートのサンプル このテンプレートを利用して文書作成の実習を行います これから作成する文書の見本です 使用しているスタイル等の参考になります また マニュアル中で文章の入力についての記述は このサンプルを参考にしてください 文章は入力済みですが 2 つのサンプル _ ツアー企画書.docx のスタイル設定をはずした いわゆるベタ打ちのファイルです 時間のない方や 文字入力の苦手な方は このファイルから文字をコピーしたり あるいはこのファイルに直接スタイルを設定して行くことで同様の実習が可能です グラフのサンプルで Word のファイルに貼り付けます 画像のサンプルで Word のファイルに貼り付けます Word ファイルの拡張子は docx ですが Word テンプレートの拡張子は dotx です 1 使用されているスタイルの確認テンプレートには 書式や用紙設定を組み合わせて登録しておくことができます まず最初に テンプレートを利用して作成したサンプルファイル サンプル _ ツアー企画書 1.docx と サンプル_ ツアー企画書 2.docx を開いて どのような書式が設定されているか また これからどんな文書を作成するのかを確認しておきます それぞれのファイルは以下のようになっています サンプル _ ツアー企画書 1. docx サンプル _ ツアー企画書 2. docx 1 ページで 1 章が含まれる 3 ページで 2 章の他最終ページに目次が含まれる 5-3

8 1. サンプル _ ツアー企画書 1.docx を開いて 1. 企画の背景 の段落にカーソルを置きます 図のようにスタイルは 見出し 1 フォントは MS ゴシック の 12 ポイント となって います 2. 同様に 1.1 海外旅行者の動向と ~ 必要 の段落内にカーソルを置きます スタイルは 見出し 2 フォントは MS ゴシック の 11 ポイント となっています 5-4

9 3. その下の 最近では ~ 段落にカーソルを置きます スタイルはグループ内に表示がないのでダイアログボックスランチャーをクリックし サブメ ニューを表示すると 本文 フォントは MS 明朝 の 11 ポイント となっています 4. ファイルを閉じます このように 確認したい段落にカーソルを置いてその段落に設定されているスタイルを確認することができます また カーソルがある段落に スタイルボックスから目的のスタイルを選択することで スタイルを設定することができます 2 テンプレートを使用して新規に企画書を作成するここでは新規文書作成時に使用するテンプレートの指定方法について説明します テンプレートは2ページで構成されており 1 ページ目が見出しや本文等の文章入力用 2 ページ目が目次になっています P.1 文章入力用 : 見出しや本文等 文章の入力に使用する セクション区切り : セクション区切りの前後で 用紙 ヘッダー / フッターの異なる設定や ページ番号を継続せずに新たに開始することができる P.2 目次 : 目次フィールドが挿入されているので 更新すれば目次が入力される また別のセクションとして設定されている 5-5

10 1. テンプレートのアイコンをダブルクリックします 2. テンプレートを適用した新規文書が作成されます ( ファイル名がテンプレートのファイル名 ( サンプル _ テンプレート.dotx) と異なる 文書 1 等に なっていることを確認してください ) 3. [Office ボタン ]-[ 名前を付けて保存 ] を選択して ツアー企画書 1 と入力し 保存しま す 保存先は 最初にデスクトップに解凍した実習用フォルダ ( 実習用 第 5 章 ワーク ) にして ください ( 拡張子は自動的に docx になります ) 5-6

11 作業時のファイル名や 業務要領 で定められた納品時のファイル名の付け方については 4 章を参照してください 5-7

12 5.2 アウトラインの使い方 アウトラインモードで項目 ( 見出し ) を入力する アウトラインをつけるということは すなわち 文書を構造化する ということです アウト ラインモードを使用すると見出しのみの表示もできるので 順序の入れ替え等 文章の再構成等 にも便利です 1. ( 任意 ) 編集記号を表示しておくと セクション区切り等の記号がわかりやすいので 任意で表示 させます 段落グループの < 編集記号の表示 / 非表示 > ボタンをクリックします 5-8

13 2. ウィンドウの下右寄りにある 5 つのボタンの右から二番目をクリックして表示をアウトライ ンモードに切り替えます 表示が切り替わることを確認してください 3. タブが [ アウトライン ] になっているので [ ホーム ] を選択します 1 行目 ( アウトライン番号 1. の右側 ) にカーソルを置き スタイルが 見出し 1 であることを確認し なっていない 場合はスタイルグループまたはそのサブメニューの 見出し 1 を選択します 5-9

14 4. アウトライン番号 1. の後に 企画の背景 と入力します 5. [Enter] キーを押して改行すると 自動的にアウトライン番号 2. が追加されます 6. [Tab] キーを押して 2. が 1.1 に変わることを確認します 5-10

15 7. 海外旅行者の動向と多様化するニーズへの対応の必要 と入力します 8. 同様に [Enter] キーを押して改行し 1.2 が表示されたら 当社の強み と入力します 9. [Enter] キーを押して改行し 1.3 を表示させます 5-11

16 の行にカーソルがあることを確認し [Shift] キーを押しながら [Tab] キーを押し 1.3 が 2. に変わることを確認します の後に ツアー企画 スパイス探検 と入力します 5-12

17 12. 上記と同様の操作で 図のように 2.4 まで見出しの入力を行います 文字データは ワーク.docx からコピーしてきてもかまいません このとき行頭にアウトライン番号 ( 等) がないものは除きます または ワーク.docx と[ 名前を付けて保存 ] で ツアー企画書 1.docx とし 設定したい段落にカーソルを置いて スタイルボックスからスタイルを選択して設定していくことも可能です 表示モード Word では 1 つの文書を 4 つの異なる方法で表示することができる 下書きモード文書の文字列に焦点を置いて作業するときに最適 Web レイアウトモード色付きの背景 サウンドなど Web 機能を使ってページ上に文字列やグラフィックスを作成することができる 印刷レイアウトモード文書内の段落 改ページ ヘッダーなどを 印刷のイメージで表示して作業を行うことができる アウトラインモード文書のアウトラインを表示して 全体の内容を見やすく また 構成を把握しやすくする 5-13

18 5.3 印刷レイアウトモードでその他のスタイルを入力する 1 本文スタイルの入力 見出しの入力が終わったら 次の操作で本文の入力を行います 入力には印刷レイアウトモー ドが便利です 1. ウィンドウの下右寄りにある 5 つのボタンの一番左 をクリックし 文書を印刷レイアウトモ ードで表示します 海外旅行者の動向と多様化するニーズへの対応の必要 段落の右側にカーソルを持って いき [Enter] キーを押して改行します 3. 新しく追加された行 ( 段落 ) にカーソルがある状態で スタイルボックスには 本文 と表示され ていることを確認します 5-14

19 4. サンプル企画書 1.docx の通り 最近では国内旅行と同様に ~ 以下のような特徴があげられま す と本文を入力します 5. 同様にその他の段落も入力していきます この段階では行頭に黒丸がある 年末年始や~ 長期化 と 映画や料理 ~ 関心の高まり 等の段落も本文として入力します ( サンプルでは 箇条書き スタイルが設定されていますが 後から変更できるので ここでは次の図のように 本文 スタイルのままで結構です ) 表や図表番号も後から入力するので ここでは入力不要です 5-15

20 見出しスタイル段落の後ろで改行すると自動的に本文スタイル段落になるのは テンプレート に設定しているからです ( これは印刷レイアウトモードのときに限ります アウトラインモー ドで改行すると 同じスタイルの段落が追加されます ) 5.4 その他の段落にスタイルを設定する方法 見出しと本文のスタイルを使用してきましたが その他のスタイルについても設定していきます 段落にスタイルを設定する方法は次の2 通りがあります 1. 入力する行に予めスタイルボックスからスタイルを選択しておいてから 入力する方法 ( 既述の本文入力と同じ方法 ) 2. 入力済みの段落にスタイルを再設定 ( または変更 ) する方法ここでは 2 つめの既に入力済みの段落にスタイルを設定する方法を使用します サンプル企画書 1.docx の 1.1 海外旅行者の動向 ~ 必要 の下の段落で 行頭に黒丸がある 年末年始や~ の段落には箇条書きが設定されています 1. 入力した 2 段落をドラッグで選択します 5-16

21 2. スタイルグループのサブメニューから 箇条書き を選択します 3. 同様に 2.2 企画内容 以下の段落も入力し スタイルを設定します 2.2 企画内容 の下 2 行目の 政治情勢等 ~ と 3 行目の 映画や~ の行は 箇条書き 2 スタイルを使用します 2.3 顧客への PR となるポイント の下の段落については 標準 スタイルを使用します ( マークは ほし と入力して変換します) 改行の位置が下のサンプル図と違っても 問題ありません 5-17

22 これまで行ってきた操作からも分かるように テンプレートを使用するメリットとしては以下の点が上げられます 見出しスタイルを設定し アウトラインモードを使用することによって 文書を構造化できる フォントや用紙等 設定の手間を省力化でき 統一されたレイアウトの文書を作成できる 複数の人数で文書を作成するとき等 同じテンプレートを使用していると簡単に合成できる 5.5 表の作成 1 Word の作表機能を利用する方法 簡単な表は Word の機能 表の挿入 ボタンで手軽に作成できます 計算機能等を利用しない単純な表の場合は Excel ではなく Word の機能を利用します 企画内容 の後の最後の箇条書き項目 顧客の指向 ~( ダイレクトメール ) の後ろで改行し スタイルを 標準 に設定します 2. 新しく追加した行にカーソルがあることを確認します [ 挿入 ] タブ-[ 表 ] を選択し 必要な行数と列数 ( ここでは 2( 行 ) 4( 列 )) を設定します 選択は [ 表の挿入 ] サブメニューが表示されるので マウスでカーソルを移動させて範囲を決めます 5-18

23 3. 表の内容を入力します 入力内容については サンプル _ ツアー企画書 2.docx ファイルを参照 またはコピーしてくだ さい 5-19

24 4. インデントや文字サイズ等を任意で整えます 5-20

25 5. 同様に 2.3 の下の星マークをつけた段落 目的にあった~ 豊富な状況を提供 にも任意の左インデントを設定してレイアウトを整えます このように 随時にフォントやインデント等を変更できるスタイルを決めておくと 設定済みのスタイル以外の書式を使いたいときに便利です 5-21

26 2 Excel で表を作成し Word に貼り付ける方法 ( 補足 ) 大きな表やシート数が多い表 計算式を多用する表等は Excel で作表する方が効率的な場合があります それらを Word ファイルに貼り付ける方法は以下の通りです 1. Excel で表を作成します 2. 表の範囲を選択します 3. [ ホーム ] タブ-[ コピー ] を選択します 4. ウィンドウを Word に切り替えます 5. 貼り付けたい段落にカーソルを置き [ ホーム ] タブ -[ 貼り付け ]-[ 形式を選択して貼り付け ] を選択します 6. [ 形式を選択して貼り付け ] ダイアログボックスで 貼り付ける形式に 図 Windows メタファイル または Microsoft Excel ワークシートオブジェクト を指定して<OK>をクリックします Microsoft Excel ワークシートオブジェクト を指定した場合は Excel として編集することができます 5-22

27 5.6 グラフ等 他のアプリケーションで作成したオブジェクトを Word 文書に貼りつける方法 Excel で作成したグラフや表 その他のアプリケーションで作成したオブジェクトを Word に 貼り付けることができます ここでは Excel で作成したグラフを使用します 貼り付けるときに 指定する形式により 貼り付け後も Excel のデータとして編集が可能です 1. グラフを貼りつけたい部分にカーソルを置きます 今回は図のように ツアー企画書 1.docx ファイルの 1.1 海外旅行者の動向 ~ 段落内の最 後の 必要です の後にカーソルを置いて改行し 空の行を追加します 2. Excel ファイルの サンプル _ グラフ.xlsx を開き グラフの領域内でクリックしてグラフを選 択します 5-23

28 3. [ ホーム ] タブ -[ コピー ] を選択します 4. Word に切り替え グラフを貼りつけたい部分にカーソルがあることを確認し [ ホーム ] タブ -[ 貼り付け ]-[ 形式を選択して貼りつけ ] を選択します 5. [ 形式を選択して貼りつけ ] ダイアログボックスで [Microsoft Excel グラフオブジェクト ] を 選択して <OK> をクリックします 5-24

29 6. 大きさや位置等を調整します 大きさの調整は 貼りつけたグラフをクリックし 四隅のハンドルのどれかをドラッグします 5-25

30 5.7 画像を Word ファイルに取り込む方法 報告書の作成では デジタルカメラで撮影した写真 資料等の紙データをスキャニングしたデータ等を使用する場合があります これら画像ファイルを Word ファイルに取り込むには 画像のデータ形式や 貼り付ける範囲が画像の一部分か画像全体か 等の条件により異なります ここでは以下の 2 つの方法について説明します どちらかの方法を選んで操作してください 1. 画像ファイル全体を貼り付ける場合の ファイル挿入 で貼り付ける方法 2. 画像ファイルを 貼り付けたい 部分 だけを貼り付ける場合等 ペイント等の画像編集ソフトで開いて範囲指定する方法 1 ファイル挿入の場合 ( 選択 ) 1. ツアー企画書 1.docx を開きます 到達目標 の下の段落の最後で改行し 空白の行を作ります 5-26

31 3. [ 挿入 ] タブ -[ 図 ] を選択します 4. [ 図の挿入 ] ダイアログボックスから sunset.jpg または sea.jpg を選択して < 挿入 > ボタ ンをクリックします 5-27

32 2 部分貼り付け ( 選択 ) 1. ツアー企画書 1.docx を開きます 到達目標 の下の段落の最後で改行し 空白の行を作ります ( ファイル挿入 の場合と同様 ) 3. 貼り付けたいそれぞれの画像の編集ソフトで画像ファイルを開きます ここではペイントを使用します [ スタート ]-[ すべてのプログラム ]-[ アクセサリ ]-[ ペ イント ] で起動後 [ ペイント ]-[ 開く ] で sunset.jpg または sea.jpg を指定します 4. [ ホーム ] タブ -[ 選択 ] でコピーする範囲を指定し [ コピー ] を選択します 5. Word ウィンドウをアクティブにし 貼り付けたい位置にカーソルを移動します 5-28

33 6. [ ホーム ] タブ -[ 貼り付け ]-[ 形式を選択して貼り付け ] で表示されるダイアログボックスで [ ビットマップ ](DIB) を選択して <OK> をクリックします 大きさの調整は 貼りつけた画像をクリックし 四隅のハンドルのどれかをドラッグします 注意どちらの場合も Word が用紙の設定等の関係でサイズを自動的に変更することがあるため 解像度が変更されて読みにくい図となることもあるため注意が必要です また 貼り付け後の画像サイズの変更は 解像度の変更や縦横比の微妙なズレが発生するため 予め 画像編集ソフトで適したサイズや形式にしてから貼り付ける方がトラブルが少ないと思われます Word ファイルに挿入または貼り付けた画像やオブジェクトの取り扱い方は何通りかあります その中から 不慣れな方でも比較的扱いやすいと思われる方法を 2 つ紹介します 5-29

34 3 オブジェクトの書式設定で 行内 を選択する ( 補足 ) すでに挿入または貼り付けたオブジェクトを 他の文字データと同じように 行 に置く方法です 各 PC の作業状態によってはすでに 行内 に設定されている場合もあります 1. オブジェクト上で右クリックします 2. [ オブジェクトの書式設定 ] を選択します 挿入 貼り付けするオブジェクトによって表示が異なります 例 ) 図の場合は 図の書式設定 と表示されます 3. [ オブジェクトの書式設定 ] ダイアログボックスで [ レイアウト ] タブを選択し 行内 を 選択して <OK> をクリックします 5-30

35 4 テキストボックスを利用する予めテキストボックスを Word 上に配置し その中にオブジェクトを挿入 貼り付けする方法です この方法の場合 テキストボックスに対して オブジェクトの書式設定を行います 1. テキストボックスを Word 上に作成します 2. その中にオブジェクトを挿入または貼り付けます 3. テキストボックスとオブジェクトのサイズを調整します 4. テキストボックスの書式設定 ([ レイアウト ] タブ等 ) を任意の設定にします 5. 必要に応じて テキストボックスの枠線を非表示にします 5-31

36 5.8 図表番号の挿入 報告書中に挿入した図や表には図表番号を付けます スタイルは 図表番号 を使用し 図の 場合は図の下に 表の場合は表の上に付けます 操作方法の例として ここでは挿入済みのグラフに図番号を追加します また 図表番号の表記方法は アウトライン番号 - アウトライン内の図表の通し番号 と します 例 : アウトライン番号が 1. の場合 図 1.-2 グラフ貼り付け例 アウトライン番号が の場合 表 表の作成例 表 2.-3 表の作成例 等 1. ツアー企画書 1.docx ファイルを開き 図表番号を追加したいグラフをクリックして選択し ます 5-32

37 2. [ 参考資料 ] タブ -[ 図表番号の挿入 ] を選択します 3. [ 図表番号 ] ダイアログボックスでラベル名に 図 を選択し < 番号付け > ボタンをクリ ックします 4. [ 図表番号の書式 ] ダイアログボックスで [ 番号書式 ] に 1,2,3, ( 半角 ) [ 章番号を含める ] チェックボックスをオン [ 章タイトルのスタイル ] を表示したい見出しのレベル その他の項目も図の通り設定して<OK>をクリックします この例では図がアウトライン番号 1.1 ( 見出し2) の段落中に含まれるので [ 章タイトルのスタイル ] は 見出し 2 を選択していますが 番号の付け方は任意です 5. [ 図表番号 ] ダイアログボックスに戻り [ 図表番号 ] に 顧客へのアンケート結果 と入力 し <OK> ボタンをクリックします 5-33

38 6. もとの画面に戻るので 必要があれば図表番号の 改行 や 中央揃え 等 体裁を整えます 図表番号の挿入時 対象となる図表がどのような形式で Word 文書に貼り付けられているかにより 挿入された図表番号の形態が異なります ここでいう図表の貼り付けられている形式とは オブジェクト周囲での文字列折り返しの設定のことで [ 図表を右クリック ]-[ オブジェクトの書式設定 ]-[ レイアウト ] タブで確認や変更をすることができます 5-34

39 5.9 ファイルを分割する方法 ファイルを分割する方法は決まった操作がありませんが いくつかの方法が考えられます ここでは 安全性 ( 作業途中でデータを失う等 ) を考慮した方法を紹介します ファイルのサイズが大きくなってしまうと 動作が遅くなったり 画像が壊れたりする可能性があります PDF ファイルに変換する際の PC への負荷も大きくなります このため必要に応じてファイルを分割しなければなりません このようなことを踏まえて 報告書の作成では章毎にファイルを分けて作成していきますが 1 章以外のファイルはアウトライン番号 1 以外で始めなければならないので 開始する番号を変更します ここでの作業は 1. 企画の背景 と 2. ツアー企画 スパイス探検 では章が異なるためファイルを分割します アウトライン番号の変更は後のセクションで説明します 5-35

40 1 準備 1. 作成中の ツアー企画書 1.docx を開いてない場合は開きます 2. [Office ボタン ]-[ 名前を付けて保存 ] を選択し 同じフォルダ ( 実習用 第 5 章 ワーク ) に保存します ファイル名は ツアー企画書 2.docx とします この時点で開いているファイルは ツアー企画書 2.docx に入れ替わります 3. ツアー企画書 2.docx を閉じます 5-36

41 2 ファイルの分割 1. ツアー企画書 1.docx ファイルを開きます 2. アウトラインモードで表示し 2. ツアー企画 スパイス探検 の左側にあるプラス (+) マークをクリックし 2 章全体が反転して選択されていることを確認します この操作で 2 章を選択すると目次も一緒に選択されます 5-37

42 3. [Delete] キーで削除します (1 章のみになります ) 4. ツアー企画書 1.docx ファイルを保存して閉じます 5. ツアー企画書 2.docx ファイルを開きます 5-38

43 6. アウトラインモードで表示し 1. 企画の背景 の左側にあるプラス (+) マークをクリックし 1 章全体が反転して選択されていることを確認します 7. [Delete] キーで削除します アウトライン番号 2. が自動的に 1. になりますが これは後で変更します 8. 目次が削除されたら ツアー企画書 2.docx ファイルを保存して閉じます 5-39

44 5.10 アウトラインの開始番号を変更する方法 ここでは アウトラインの開始番号を任意の数字に変更する方法について説明します この方 法はアウトラインだけでなく 箇条書きの開始番号変更方法とも共通です 1 アウトラインの開始番号を変更する方法既述の操作でファイルを分割すると 2. ツアー企画 スパイス探検 のアウトライン番号が 1. に変更されてしまいます そこで 2. に変更する必要があります 1. ツアー企画 スパイス探検 段落にカーソルを置き [ ホーム ] タブ-[ アウトライン ] を選択します 2. [ アウトライン ] ダイアログボックスの < 新しいアウトライン定義 > をクリックします 5-40

45 3. < オプション > をクリックします 4. [ 開始番号 ] を 2 にして <OK> をクリックします 5. アウトラインの開始番号が変更されます アウトライン番号が 2. に変更されていることを確認します また 1.1 だった番号も 2.1 に というように 継続する番号も自動的に更新されています 5-41

46 2 自動的に 1 以外の番号から始まった場合の開始番号を変更する方法( 補足 ) 上記とは逆に 1 以外の番号で始まった場合の開始番号を 1 に指定することもできます 番号付きの箇条書きスタイル等を使用すると 1 以外の番号から開始されることがあります これは それ以前の段落で同じスタイルを使用していた場合に 自動的にその続きの番号が表示されるからです このような時は 番号を 1 から開始するように設定します ここでは例で説明します 下図のアンケートでは Q2 の回答は 4. から始まっています これは Q1 の回答と同じスタイルを使用しているため 自動的に番号を継続しているからです この番号を 1. に変更します 1. 1 に設定したい段落にカーソルを置き [ ホーム ] タブ -[ 段落番号 ] を選択します 2. [ 番号ライブラリ ] ダイアログボックスで < 番号の設定 > を選択します 5-42

47 3. [ 開始番号 ] を 1 にして <OK> をクリックします 4. <OK> をクリックします 5. 必要な場合は他の段落でも操作を繰り返します 5-43

48 5.11 ページ番号の挿入について ( 補足 ) 実習で使用したテンプレートには あらかじめページ番号フィールドがフッターに挿入されて いるので 自動的にページ番号が表示されます このように Word で文書を作成したときのページ番号の設定は非常に簡単ですが 報告書の場 合は複数の様々なアプリケーションで作成していくことが予想されるため 各アプリケーション でページ番号を付加するのは複雑な作業になってしまいます 電子データのみの納品に完全に移行したときには ページ番号の付加は不要になると思われま すが それまでの段階では紙での納品も求められる可能性があるため ページ番号付加作業が必 要になります ここでは Word 内でのページ番号付加に関する説明にとどめ 複数のアプリケーションを使用 した場合については 電子納品支援ソフト等の他のツールを使用していただくほうがよいでしょ う ページ番号付加の作業を軽減するには 次のような工夫が考えられます ページ番号は 章番号 -( ハイフン ) 章内の番号 とする 簡単な図表は Word 内で作成する 他アプリケーションで作成した図表はなるべく Word に貼り付ける 1 ページ番号の挿入 1. Word ファイルを開き [ 挿入 ] タブ -[ ページ番号の挿入 ] を選択します 2. [ ページ番号の書式設定 ] を選択します 5-44

49 3. [ ページ番号の書式 ] ダイアログボックスで 下図のように設定して <OK> をクリックします 4. [ 挿入 ] タブ -[ ページ番号の挿入 ]-[ ページの下部 ]-[ 番号のみ 2] を選択します 5. ページ番号が挿入されたことを確認します 1 つのファイル内に複数の章が含まれる場合は 章と章の間に セクション区切り を挿入し ます [ ページレイアウト ] タブ -[ ページ / セクション区切りの挿入 ] で表示される セクショ ン区切り の 次のページから開始 を選択します 5-45

50 5.12 目次の挿入について テンプレートには目次フィールドが挿入されているため 下記の フィールドの更新 作業で 最新の目次に更新することができます 1 目次フィールドの更新ここでは ツアー企画書 2.docx ファイルを例に 説明します ファイルを開き 3 ページ目に移動します 1. 目次フィールドを [ 右クリック ]-[ フィールドの更新 ] を選択します 2. [ 目次をすべて更新する ] を選択し <OK> をクリックします 3. 目次が更新されていることを確認します 5-46

51 2 目次フィールドの挿入新規に目次を挿入するには以下の操作を行います ここでは ツアー企画書 1.docx を例に 説明します 本文と目次を別のページに分けるために まず改ページを行いますが 実際の目次フィールド挿入操作は手順 3 以降になります 1. ファイルを開き 最後の行にカーソルをおきます 2. [ ページレイアウト ] タブ-[ ページ / セクション区切りの挿入 ] を選択し [ セクション区切り ] の 次のページから開始 を選択します この操作により カーソルが次ページの先頭に移動しています 5-47

52 3. [ 参考資料 ] タブ -[ 目次 ] を選択し [ 目次の挿入 ] を選択します 4. [ 目次 ] タブで書式と表示するアウトライン ( 見出し ) レベルを指定します 5-48

53 5. 目次が挿入されたことを確認して ファイルを保存します 報告書の目次と本文でページ番号の設定等を変える場合は 単なる 改ページ ではなく セ クション区切り と各セクションでのヘッダ / フッタの設定が必要になります セクション区切 り等の詳細については Word 関連の書籍を参照してください 3 目次の合成 ツアー企画書 1.docx と ツアー企画書 2.docx の目次を 1 つのファイルに合成します ここでは Word 以外のファイルの項目も目次に含める場合を考慮して 手作業による操作方法を説明します 1. サンプル _ テンプレート.dotx をダブルクリックして 目次用に新規文書を作成します ここでは 目次.docx とファイル名を付けていますが ファイル名は任意です 2. すべての段落を削除します 自動的に 見出し 1 等のアウトラインが設定されていますが 目次ではこれらのスタイルを使用しないためです 5-49

54 3. 1 行目にカーソルをおいて スタイルボックスから 標準 スタイルを選択します 特に 標準 スタイルに設定する必要はないのですが アウトライン番号等の付くスタイルが使用されていると分かりにくくなることもあるため 番号の付かないスタイルを選択しておいた方がいいでしょう 4. ツアー企画書 1.docx の目次フィールド部分をドラッグで選択し [ ホーム ] タブ-[ コピー ] を選択します 目次選択時に ポインタが人差し指の状態でクリックすると 表示しているページがジャンプしてしまうので注意してください 5-50

55 5. 新規文書をアクティブにし [ ホーム ] タブ -[ 貼り付け ]-[ 形式を選択して貼り付け ] を選択 し [ 貼り付ける形式 ] を テキスト にして < OK > をクリックします 5-51

56 6. 同様に ツアー企画書 2.docx の目次も貼り付けます 7. 貼り付けた目次の各段落に対し アウトライン番号を見ながら スタイルを設定します 5-52

57 目次 等のタイトルは必要に応じて入力してください 他アプリケーションで作成されたセクションの項目やページ番号は 手で入力します 複数のファイルがすべて Word で作成されたものである場合は フィールドコードを編集して 目次フィールドの更新作業をすることも可能です 詳細は Word 関連の書籍を参照してください このように Excel 等 複数のアプリケーションで作成されたファイルを網羅する目次の作成 は複雑な作業になってしまうので 手作業等が必要になると思われます 5-53

58 5.13 適用するテンプレートの変更 既存のファイルにテンプレートを添付すると 添付したテンプレートのスタイルに設定されている書式を使用することができるようになります 適用するテンプレートを変更することは以下の操作で可能ですが 用紙設定 ( 余白等 ) は変更されないので注意が必要です 別途 用紙設定 ( 余白等 ) の操作が必要になります 1. テンプレートを添付したいファイル (docx) を開きます 2. [Office ボタン ]-[Word のオプション ] を選択します 3. [ アドイン ] を選択します 5-54

59 4. 管理ボックスの [Word アドイン ] を選択して < 設定 > ボタンをクリックします 5. < 添付 > ボタンをクリックします 5-55

60 6. [ テンプレートの添付 ] ダイアログボックスで 適用したいテンプレートを選択し < 開く > ボタンをクリックします 7. <OK> をクリックしてダイアログボックスを閉じます または 以下の方法により変更することもできます の Word のオプション で [ 開発タブをリボンに表示する ] のチェックをオンにし <OK> ボタンをクリックします 5-56

61 9. [ 開発 ] タブ -[ 文書テンプレート ] を選択します 10. < 添付 > ボタンをクリックします 11. [ テンプレートの添付 ] ダイアログボックスで 適用したいテンプレートを選択し < 開く > ボタンをクリックします 12. <OK> をクリックしてダイアログボックスを閉じます 5-57

62 5.14 テンプレートの作成と保存 発注者によっては 報告書の形式が規定されている場合があります それに合わせてテンプレートを作成しておくと便利です また複数の人数で報告書を作成し 後でそれらを合成する場合にも同じテンプレートを使用した方が効率的です Word ファイルがドキュメントであるかテンプレートであるかは 拡張子によって判別されます 拡張子 Word ドキュメント----- docx Word テンプレート----- dotx 以下の作業でテンプレートを作成 保存できます 1. Word ドキュメントを作成し 用紙設定 アウトライン 書式等を目的に合わせて設定します 2. 保存時に [ ファイルの種類 ] を 文書テンプレート (*.dotx) に設定し テンプレートファイル名を付けて保存します 3. 複数の人数で使用する場合は 保存したテンプレートを配布します また Office 指定のテンプレート用フォルダ等に保存することによって [ ファイル ]-[ 新規作成 ] メニュー選択時に作成したテンプレートを表示させることもできます 保存先フォルダの例 )C: Program Files Microsoft Office2007 Templates 1041 詳細は Word のマニュアルを参照してください 5-58

63 5.15 WORD のオプションについて Word は初期設定の状態では 英単語の先頭文字を勝手に大文字にするなど使いづらい部分があります これらはオプションから変更できます 報告書を作成する場合に注意したいオプションを以降に説明します 最下の [Word のオプション ] を選択するとオプションを指定する新たな Window が表示されま す [ 表示 ] メニュー ここでは画面に表示される項目を設定します タブ スペース アンカー記号は最低限表示させるようにチェックします 5-59

64 [ 文書校正 ] メニュー ここでは 文章の自動チェックを設定します スペルミスや誤入力を自動修正し 記号を簡単に挿入できる [ オートコレクトのオプション ] を設定します 自動修正が必要ない方は全てチェックを外して下さい また 本文中に ( オートコレクトのオプションボタン ) を表示したくない場合は最上段の [ オートコレクトのオプション ] ボタンを表示するのチェックを外します 5-60

65 [ 保存 ] メニューここでは文書を保存するときの設定を行います この設定により 異常終了した場合にファイルを復元することができます ただし この自動保存したファイルは Word を終了すると消去されてしまいますので 保存する場合は必ず手動で保存して下さい ( 自動保存はあくまでも異常終了した場合の対策であり 正常終了の場合は自動保存されません ) [ 次の間隔で回復用データの自動保存を行う ] 10 分ごとに自動保存機能を設定してください [ 詳細設定 ] メニュー ここでは その他の詳細設定を行います 5-61

66 (1) 書式の履歴 Word では 段落や文字列に対し書式を設定すると その設定が自動的にスタイルに登録されてしまいます これを止めるには [ 編集オプション ] の [ 書式の履歴を維持する ] のチェックを外します (2) 貼り付け先の書式に合わせる他のファイルや同一ファイルの違う場所からコピー & ペーストしたときに書式が崩れてしまう場合は [ 切り取り コピー 貼り付け ] の [ 貼り付け先の書式に合わせる ] を選択すれば 貼り付け先の書式となります 5.16 見出し スタイル 見出し電子納品では PDF ファイルに見出しを付ける必要がありますが 報告書オリジナルファイルを Word で作成する場合は Word の見出しを設定することにより PDF 変換時に これが簡単 5-62

67 に作成できます 見出し設定方法 見出しを設定する行にカーソルを合わせて [ ホーム ] タブ [ スタイル ] の右下の小さいボタンをクリックしてスタイルの一覧を表示させ そこから設定したい見出し を選択します スタイルウィンドウの表示 見出しの行頭番号の設定見出しの先頭文字に番号を追加したい場合は 以下のようにスタイルを変更します 設定したい見出し 例えば 見出し 1 の場合 [ スタイル ] メニュー [ 見出し1] を右クリックし 変更 (M)... を選択します すると下図のようにウィンドウ内の選択を [ 書式 (O)] ボタン [ 箇条書きと段落番号 (N)] [ 新しい番号書式の定義 ] と選択していき番号を設定します 5-63

68 また 行頭番号を設定した見出しを文書全体に適用するには [ 見出し 1] を右クリックして [ 選 択箇所を一致するように見出し 1 を更新する (A)] を選択します 見出しマップ見出しマップは索引の機能です [ 表示 ] タブ [ 表示 / 非表示 ] [ 見出しマップ ] 左側に文書内の見出しの一覧が表示され クリックすると当該部分が表示されます 参考 :Microsoft Office ホームページ ( 見出しに番号を付ける )

69 5.17 スタイル スタイルとは文章フォーマットを簡単に設定するためのもので 見出しや箇条書きなどの書式を作成し 文書内に登録しておくものです 複数人で作業して報告書を作成する場合 Word のスタイルを統一しておけば合成の作業が楽になります 登録されているスタイルの変更 (1) 見出しのスタイル ( 書式 ) を個別に変更する方法 [ ホーム ] タブ [ スタイル ] 変更したい見出しを右クリックし [ 変更 ] を選択して フォント 段落等の書式を変更します (2) 登録されているスタイルを文書中のスタイルに変更する場合 本文を選択し 変更したいスタイルを右クリックし [ 変更箇所と一致するように ( 当該スタイ ル ) を更新する ] を選択します 使用しないスタイルの整理方法表示されるスタイル一覧から 使用しないスタイルを削除します なお 表題 目次 見出しなど削除できないスタイルもあります [ ホーム ] タブ スタイル スタイルの管理 変更ボタンからスタイルを変更します 5-65

70 スタイルの履歴を止める方法 1 章のオプションの設定でも解説しましたが Word の初期設定では書式を変更すると自動的にスタイルに登録されてしまいます これを止めるには [Office] [Word のオプション ] [ 詳細設定 ] [ 編集オプション ] [ 書式の履歴を維持する ] のチェックを外せば スタイルの記録は無くなります 5.18 テンプレートについて テンプレートとは 文書の書式設定 ( フォーマット ) が簡単にできるように 予めフォントやサイズ 1 ページの文字数や余白の大きさなどを設定して保存した雛型ファイルのことです 雛型のタイプとしては FAX の送付状や手紙等 様々なものがありますが 報告書もテンプレートを利用して作成することにより 作業を効率化することができます また 他人との共同作業の場合もフォーマットが統一されていれば文書の合成が楽になります テンプレートは Word の既存として登録されているものや インターネットに接続しダウンロードすることもできますが ここではテンプレートを作成する方法を説明します テンプレートの作成 Word を起動して [Office] ボタン [ 新規作成 ] を選択し 左の インストールされているテンプレート から 文字数と行数を指定 を選択します 5-66

71 すると下図のようにページ設定ウィンドウが開きます ここで例えば以下のようにページ設定を行い テンプレートとして保存すれば 次から新規文 書を作成する場合 再設定は不要となります [ ページレイアウト ] タブ [ ページ設定 ] 上下左右余白は 上下 10mm 左右 25mm に設定します 文字数 行数は 40 に設定します 名前を付けて保存 [Word テンプレート ] でテンプレートとして保存します 5-67

72 ( 新規文書作成の時に 既存のファイルから作成 を選択し 上で保存したテンプレートを 選択します ) 実際の報告書のテンプレートとしては前章で説明した 見出しの行頭文字や本文のフォントな どを設定したスタイルを作成して テンプレートとして保存して利用すると便利です 見出しやアウトラインが壊れた時の対処方法見出しやアウトラインが壊れた場合 テンプレートから復元できます [ スタイルの管理 ] [ インポート / エクスポート ] を選択します 5-68

73 右側の [Normal.dotm ( 全文書対象のテンプレート )] の右下の [ ファイルを閉じる ] ボタンをクリ ックします [ ファイルを開く ] をクリックします インポート元のファイル場所を指定し取り込みます 5-69

74 5.19 段落 タブとリーダー セクション区切り 箇条書きなど 段落段落は 文章のインデント ( 字下げ機能 ) や間隔 ( 行間 ) や段落前の改ページなどの指定ができます 文章中で右クリックするか または [ ページレイアウト ] タブ [ 段落 ] で設定画面が表示されます 段落前で改ページを行う場合は [ 改ページと改行 ] タブ [ 段落前で改ページする ] タブの設定とリーダーの使い方一覧表等で文字の長さが異なると 左右の幅が不揃いになります そこでタブとリーダーを設定して 文字を揃えます タブはルーラ左上に左 右 中央揃えの指定があります タブ揃えとリーダーを一度に設定する場合の方法は次のとおりです (1)[Tab] を使って入力します 5-70

75 (2) 入力した 3 つの段落を選択します (3) タブ揃え ( 右揃え ) タブを選択し 文字列を右端にそろえたい所をクリックします (4) 文字列が右揃えになりました タブには ( 右揃え ) のほかに ( 左揃え ) ( 小数点揃え ) 等があります これらのタ ブ は クリックすると順番に変更されます 5.20 セクション区切り セクション区切りは 同じ文書内でページ番号や書式など異なる体裁やレイアウトを組み合わせたい時に その仕切りとして挿入します ページ番号などヘッダーやフッターの変更もできます 参考 :MicrosoftOffice ホームページ ( セクション区切りを挿入する )

76 A3 or A4 横が入る場合のページ設定方法セクション区切りを2つ設定し その間のページの用紙サイズを A3 に 向きを横に変更する場合を例に説明します [ ページレイアウト ] タブ [ 区切り ] [ セクション区切り ] 次のページから開始 [ ページレイアウト ] タブ [ ページ設定 ]Window 表示 余白 タブ 印刷の向き : 横 設定対 象 : これ以降 に変更 用紙 タブで A3 に指定 5-72

77 [ ページレイアウト ] タブ [ 区切り ] [ セクション区切り ] 次のページから開始 初めの設定方法から以下の設定を行います 向き : 縦 設定対象 : これ以降 に変更 用紙 タブで A4 に指定 5.21 箇条書き 段落番号 箇条書きを設定するには [ ホーム ] タブ [ 段落 ] 箇条書き を選択します 箇条書きの 等の行頭文字を変更したい場合は 右クリックし 行頭文字ライブラリ から選択します 段落番号を設定するには [ ホーム ] タブ [ 段落 ] 段落番号 を選択します 5-73

78 段落番号を変更したい場合 設定 (V)...] を選択し 開始番号を設定してください 右クリックして [ 段落番号 ] メニューから 最下の [ 番号の 5.22 アウトライン アウトラインとは 文章の構造化を表すもので これを利用すれば文書の骨組みを作成する場 合や章を入れ替える場合に便利です アウトラインの表示方法 [ 表示 ] タブ [ アウトライン ] レベルを操作することにより スタイル ( 見出し ) で設定されているレベル単位で文書が表示され その単位での移動やレベルの変更が可能です 5-74

79 移動させたい見出しを選択し 移動先 ( ここでは 1.1 の後ろ ) までドラッグまたは で移動 します 5.23 図の作成と貼り付け この章では 文書中に図を入れる場合 その位置が思うようにいかなかったり 文章を編集していたら図が思わぬ所に移動してしまうようなことを避ける方法などを説明します 図の貼り付け文章にコピー & ペースト ( 貼付 ) して図を貼り付けたとき 図はその時のカーソル ( 入力位置 ) がある段落に紐づきます どの段落に紐づいているかは図をクリックしてアンカーの場所を確認して下さい (3.1 のオプションの設定が必要 ) アンカーがある段階を削除すると図も消えます また文章と図の位置を変更したい場合は 図を右クリックして図の書式設定を選び レイアウトタブから指定して下さい 以下にレイアウトの説明を記します [ 書式設定 ] [ レイアウト ] タブ [ 行内 ] は 図を行に固定して取扱います 5-75

80 [ 詳細設定 ] ボタンで [ 行内 ] 以外は図は行に固定されず 浮動となります [ 四角 ] を選択すると このように図のまわりに 文字がまわりこみます [ 配置 ] タブの下方の [ 文字列と一緒に移動する ] を選択すると文字列や改行に沿って図も移動します [ アンカーを段落に固定する ] を選択すると アンカーが移動できなくなり固定されます ( チェックを外すと図のアンカーは任意の段落に移動できますが 図が思わぬ動きをしたりしますので おすすめできません ) 5-76

81 5.24 写真を貼り付ける場合の注意事項 ( 解像度 ファイルサイズ ) 高解像度で撮影された写真は 容量が大きくファイルが重たくなってしまいます 印刷の解像度は通常大きくても 1200dpi 程度ですので それ以上の解像度で撮影された写真は解像度を落として貼り付けるようにしてください [ 図の書式設定 ] [ 圧縮 ] または [ 名前を付けて保存 ] [ ツール ] [ 図の圧縮 ] 5.25 Excel,AutoCAD 等からの図の貼り付け ここでは Excel や AutoCAD から図を貼り付ける方法を解説します Excel から Word への貼り付け (1) コピー 貼り付けこの方法は単純に Excel から図にコピーして Word に貼り付ける方法です 図や表のコピー 貼り付けの場合 Excel で図や表を作成し コピーして Word に貼り付ける場合は Word 上で編集することができます 1 ページ以上の長い表の場合は このように Word の表に変換しないと作成できません グラフのコピー 貼り付けの場合 Excel でグラフを作成し コピーして Word に貼り付ける場合は Word 上でグラフの編集はできません (2) コピー オブジェクトとして貼り付け ( 形式を選択して貼り付けを使用する ) この方法では Word の中で Excel の機能を利用して修正することができます 埋め込んだデー 5-77

82 タをダブルクリックすると Excel が Word 内で起動します Word のメニューやツールバーが Excel のメニューやツールバーになり それを利用することができます 但し Excel の元データは変更されません (3) コピー リンク貼り付けこの方法では Excel で修正を行うことになります これは Excel のデータを Word 上に埋め込み 埋め込んだデータをダブルクリックすると Excel の元データが表示され 元データを修正することになります 注意点としては Excel ファイルを移動したり 削除するとリンクが崩れてしまいます Excel からの表の貼り付け方法として 上の 3 つがあります 1 ページ以上の長い表の場合は (1) の Word の表に変換しないと作成できません AutoCAD から Word への貼り付け AutoCAD から Word へ図を張り付ける方法は以下のように複数通りあります (1) コピー & 貼り付け AutoCAD 上で図面を選択し [ 編集 ]-[ コピー ] を実行し Word で [ 編集 ]-[ 貼り付け ] を実行すると CAD 図面が貼り付けられます この方法はパソコンに AutoCAD がインストールされていれば Word に貼り付いている図面をダブルクリックすると AutoCAD が起動し 図面を編集することができます ただし この方法では細い線幅が反映されない場合があります (2) メタファイルへの書き出しこの方法は AutoCAD からいったん図をファイルに保存して Word に読み込む方法です AutoCAD 上で [ ファイル ]-[ 書き出し ] を実行し ファイル名称とファイルの種類 ( メタファイル WMF) を指定し 書き出す図面を選択し実行すると 指定した名前で拡張子 wmf ファイルが保存されます そのファイルを Word の [ 挿入 ]-[ 図 ] を実行し挿入します ただし この方法では線の太さが反映されない場合があります (3)PostScript への書き出しこの方法も AutoCAD からいったん図をファイルに保存して Word に読み込む方法で 印刷イメージに近い状態で貼り付けられます AutoCAD でプリンタを PostScript として印刷すると EPS ファイルが出力されます そしてそのファイルを Word の [ 挿入 ]-[ 図 ] を実行して読み込みます (4)PDF への書き出しこの方法も PostScript と同様に印刷イメージに近い状態で貼り付けられます Adobe Acrobat 等 PDF 出力可能な印刷ドライバをインストールし 印刷時に PDF ファイルを指定してファイルを保存します そして Acrobat 等で PDF ファイルを開き [ スナップショットツール ] を使い 貼り付けたい部分を範囲指定し Word で [ 貼り付け ] を実行します 5-78

83 5.26 図表番号 脚注の挿入 相互参照について 図表番号は 図表を作成した後に章立ての変更などを実施した場合や図表を追加 削除した場合に図表番号が自動的に変更されるためとても便利です 図表番号 脚注の挿入方法図 表 数式等のオブジェクトを選択し [ 参考資料 ] タブ [ 図表番号の挿入 ] でラベル 番号を付けることができます 参考 :MicrosoftOffice ホームページ ( 図表番号を追加または削除する ) Word2007( ワード 2007) 実用編 : 脚注と文末脚注 脚注を追加したい場合 [ 参考資料 ] タブからダイアログボックスランチャーをクリックし [ 脚 注と文末脚注 ] を設定し挿入することができます 参考 :Microsoft ホームページ ( 脚注や文末脚注を挿入または削除する )

84 図表番号に関する注意点図表番号はテキストボックスに記入することと 行に入れることができ それぞれの違いを以下に記します (1) テキストボックスに記入した場合オブジェクトと図表番号の周囲のテキストを折り返すことができるようにする場合 またはオブジェクトと図表番号を一緒に移動できるようにする場合は オブジェクトと図表番号の両方をテキストボックスに挿入する必要があります 参考 :MicrosoftOffice ホームページ ( 浮動オブジェクトに図表番号を追加する ) (2) 一行に二つの図表番号を入れた場合の問題同じ段落行内に図を並べて配置した場合 相互参照で図番号が繋がって表示されてしまうため 図表番号を記入する段落範囲だけに段組みの設定を行い 段毎に図を 行内 で配置して その下に図表番号を挿入する 5.27 ヘッダー フッターの設定 ここでは文章のヘッダーとフッターの説明をします ページ番号の付け方 ( 通し番号 章番号を含める場合 ) 上部や下部の余白部分をダブルクリックするとヘッダー / フッター領域が編集状態になり [ ヘッダー / フッター ] 用のリボンが表示されます ページ番号ページを挿入するには [ 挿入 ] タブ [ ヘッダーとフッダー ] [ ページ番号 ] [ ページ番号の書式設定 ] を選択します 5ページ目等 途中から番号を付与する場合などは 4.3 章で解消したセクション区切りを利用します 5-80

85 5.28 目次の生成 Word で目次を生成する方法を説明します 目次の作成方法 (1) 目次を挿入する場所にカーソルを合わせます (2) [ 参考資料 ] タブより 目次のスタイルを選択します ( 目次の挿入を選択し オプションボタンをクリックすることで 目次項目が任意設定可能 ) 目次の更新方法 文書を更新して目次が変わった場合 目次を右クリックして [ フィールドの更新 ] を選択し 目次の更新を行います 5-81

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