1.USB de Mynumber 目的と概要 1-1. 目的マイナンバー管理は法律により企業に義務付けられた業務となり 企業規模に係わらずひとりでも従業員を雇用する企業では新たな管理業務が加えられることになる 本システムは 一部手作業による管理を要するものの 法に準拠したマイナンバーの管理を可能と

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1 USB demynumber の概要 平成 28 年 8 月吉日 東京都豊島区高田 メイスンビル ver2.31

2 1.USB de Mynumber 目的と概要 1-1. 目的マイナンバー管理は法律により企業に義務付けられた業務となり 企業規模に係わらずひとりでも従業員を雇用する企業では新たな管理業務が加えられることになる 本システムは 一部手作業による管理を要するものの 法に準拠したマイナンバーの管理を可能とし 加えられた業務の作業負荷を軽減させながら義務を果たせることを目的とした 1-2. 経緯マイナンバーの管理方法として 大手を中心にクラウド型管理 自社サーバ管理等の営業が進められており 何れも導入 運用コストが割り高になっている また 将来に向けての管理範囲の未決定要素も多々あり 当社においても管理方法の検討を重ねたが 管理件数もそう多くないことから 平成 28 年 3 月時点でも前述の導入に費用対効果を見いだせず 独自開発に至った 開発を進める過程で世間の話を拾ってみると 同様に悩んでいる小規模企業が予想以上に多く それら企業の多くは 紙ベースでの管理に頼らざるを得ないと考えていることが解った 元々は自社利用目的で始めた開発であったが そういった企業向けに 利便性を深めるとともに一般利用を可能とすべく追加開発を施し マイナンバー管理責任者にとっては USB メモリひとつを物理的管理することで手軽かつ安全にマイナンバー管理を行える仕組みを提供することとした 1-3. システムの概要と特徴 概要 USB メモリ内に収録したシステムから マイナンバーの登録 変更 削除 一覧出力等を行える様にする 機能他 法整備の決定時期に向けて 今回最低限の A ランクを開発し 以後 B C の全 3 段階 *1 を予定する 運用負荷を考慮すると 推奨管理人数は従業員数 30 人程度まで ( システム的にはそれ以上の登録が可能 ) *1 各ランクの機能は 1-4. ランク別機能概要 を参照 特徴 USB メモリにはパスワード機能付きのものを採用し 情報セキュリティを確保する USB メモリを耐火金庫等で保管 管理することで 預かったマイナンバーの安全性を担保できる USB メモリ内で完結する為 不用意に情報が外部に出ることがない マイナンバー収集に利用可能な マイナンバー収集表 ( 帳票 ) を用意 パソコン初心者向けに 入力練習用画面を用意 付加価値として 管理項目には登録者毎の控除情報を持ち これらを登録しておくことで年末の扶養控除等 ( 異動 ) 申告書や源泉徴収票起票業務等を補助する為の機能を追加 ( この機能の利用は任意 ) 以上の機能を網羅した USBdeMynumber を安価に提供 今後の法制度の決定にあわせて B ランク C ランクの機能拡張版を展開予定

3 1-4. ランク別機能概要 ( 一部検討中 ) A ランク B ランク ( 検討中 ) C ランク ( 検討中 ) 主な管理情報社員番号 社員枝番号 ( 本人 家族分類 ) 氏名 フリガナ性別生年月日扶養控除 その他控除本籍 国籍契約関係 ( 正社員 アルバイト 顧問税理士等 ) マイナンバー備考 A ランク項目 + 雇用保険被保険者番号健康保険記号番号基礎年金番号厚生年金基礎加入員番号 厚生年金基金整理番号確定拠出年金加入員番号等 B ランク項目 + 現住所問合せ先電話番号問合せ先メールアドレス等 主な機能登録機能 *1 変更機能 *1 削除機能一覧表出力機能収集表出力機能入力練習機能 A ランク機能 + 入力チェック機能検索機能データ出力機能操作ログ機能簡易データ移行機能等 B ランク機能 + 不要マイナンバー自動削除機能変更履歴機能利用履歴メモ機能等 利用上の注意事項 1 入力操作ではマイナンバー以外の入力チェックを最低限とする為 入力担当者の目視確認を要する ( 登録後 入力ミスに気付いた際は変更機能を利用し修正する ) 2 利用記録 削除記録は別途手作業で管理する *2 1 利用記録 削除記録は別途手作業で管理する *2 *1 マイナンバーのチェックディジットによる入力チェック機能あり *2 特定個人情報保護委員会策定のガイドラインで マイナンバー情報の利用について 記録を残すことを義務付けている

4 2. 機能一覧 2-1. 機能概要 項番機能画面 / 帳票概要 1 メニュー画面メインメニュー 全ての機能はここを起点とする 2 新規登録画面収集した管理情報を新規登録する 3 変更 削除登録 画面 登録済みの管理情報を変更 削除する 管理情報は社員番号 社員枝番号を入力することで表示される 4 マイナンバー管理表 帳票 登録済みの管理情報を一覧形式で表示する 印刷可 契約中 契約中および契約解除者 ( 登録情報全て ) 契約解除者のみ の3パターンの作成が可能 5 マイナンバー収集表帳票管理情報を登録する前の情報収集で利用可能 6 入力練習用画面 画面 入力練習用に新規登録から一部チェック等の機能等を排除したもの PC 操作に不慣れな場合 ここで入力練習してから新規登録を始める ことを奨める

5 2-2. 画面 帳票イメージ メインメニュー ( 画面 ) イメージは A ランクのものです

6 新規登録 ( 画面 ) 社員枝番号指定と扶養控除 その他控除リスト表示パターン 枝番 控除 扶養控除リスト その他控除リスト 本人 指定 指定不可 一般の障害者特別障害者寡婦寡夫特別の寡婦勤労学生 配偶者 指定 一般控除老人控除 一般の障害者特別障害者同居特別障害者 扶養者 指定 一般控除特定扶養同居老親等老人 一般の障害者特別障害者同居特別障害者 イメージは A ランクのものです

7 変更 削除登録 ( 画面 ) 削除の考え方 契約解除等による削除 ( 変更機能で行う ) 契約 ( 扶養 ) 解除等による削除は画面 契約状況 を変更することで解除扱いとする 契約状況 は以下 2 種類から選択する 契約 / 扶養 解除 / 扶養解除マイナンバーを記載する源泉徴収票 支払調書等の保持期間が 7 年とされている為 その間は雇用契約等が終了したとしてもマイナンバー情報としては維持しておく必要がある 入力誤り等による削除 ( 削除機能で行う ) 入力を誤った 全て入力し直したい または契約終了から 7 年が過ぎた等の場合は削除することで本システム上からデータそのものを削除する 当削除はシステム内に一切データを残さない為 元に戻すことはできない イメージは A ランクのものです

8 マイナンバー管理表 ( 帳票 ) イメージは A ランクのものです

9 マイナンバー収集表 ( 帳票 ) イメージは A ランクのものです

10 入力練習用 ( 画面 ) イメージは A ランクのものです

11 3. 販売について 3-1. 製品提供形態 パスワード機能付き USB メモリ本体および USB メモリセキュリティの 2 点 使用製品パスワード機能付 USB メモリ 4GB( 株式会社アイ オー データ機器製 ) USB メモリセキュリティ ( サンワサプライ株式会社製 ) 製品イメージは表紙写真を参照してください USB メモリは一般に消耗品として扱われます 耐用年数は使い方により変動しますが概ね 5 年と言われています 本製品ご購入者には 交換時期のご案内をさせて頂く予定です ( 交換には数千円程度の実費が発生します ) 使用製品は予告なく変わる場合があります USBメモリ本体に USBdeMynumber(Aランクソフトウェア ) *1 ( 開発元 : 株式会社オルグ ) をインストール済みの状態で提供する *1 対応機種 :Windows Windows 10 対応パソコンは利用者側でご用意ください 3-2. 販売価格 パスワード機能付 USBメモリ4GB USBメモリセキュリティ USBdeMynumber(Aランクソフトウェア ) のセットで税抜 19,800 円 販売価格は製品機器相場の動向により予告なく変わる場合があります USBdeMynumber(A ランク ) 購入者には 今後 機能拡張版として開発 販売を予定している B ランク C ランクについての購入時割引制度を設定する予定 3-3. 販売開始 平成 28 年 7 月 1 日販売開始 A ランクのご提供となります Windows は 米国 Microsoft Corporation の 米国およびその他の国における登録商標または商標です その他 一般に会社名 製品名は各社の商標または登録商標です

12 ご購入について 貴社名 ( 必須 ): USBdeMynumber 購入申込連絡票 ご担当部署 / ご担当者名 : 最後までご覧頂きありがとうございました 資料中にも記載させて頂きましたが 本製品は平成 28 年 7 月 1 日より販売を開始しております USB de Mynumber ご購入希望の方は の購入申込から必要事項を記入したメールを送信してください また FAX の場合は右記連絡票をお使いください 平成 28 年 8 月吉日開発元 / 販売元 : 株式会社オルグ メールアドレス ( 必須 ): ご届け先お名前 ( 必須 ): 郵便番号 ( 必須 ): 住所 ( 必須 ): 電話番号 ( 必須 ): お振込み名義人 ( 必須 ): 入金確認に使用します 利用パソコン OS いずれかに してください Windows7 Windows8 Windows8.1 Win 当製品を知ったきっかけ いずれかに してください 差し支えなければお名前 名称等をお書きください 知人からの紹介 メールアドレス :udm@org-net.co.jp FAX 番号 : (UdM 担当宛 ) 企業 団体等からの紹介 セミナー等 業界紙の紹介記事等 ご質問等ありましたらお書きください ご提供いただいた個人情報は 製品のお知らせなど顧客満足度向上のアンケート以外の目的には利用いたしません また これらの利用目的の達成に必要な範囲内で業務を委託する場合を除き お客様の同意なく第三者へ提供 または第三者と共同して利用いたしません

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