公告文・プロポーザル募集要領

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1 第 74 回国民体育大会冬季大会スキー競技会式典 ( 開始式 表彰式 ) 企画運営業務委託に係る提案説明書 1 企画提案募集の趣旨本プロポーザルの募集は 第 74 回国民体育大会冬季大会北海道実行委員会スキー競技会事務局 ( 以下 事務局 という ) が第 74 回国民体育大会冬季大会スキー競技会式典 ( 開始式 表彰式 ) 企画運営業務の委託業者を決めるために行うものである 業務の内容及び手続きの流れは以下に示すとおり 2 式典概要 (1) 開始式平成 31 年 2 月 14 日 ( 木 ) 札幌文化芸術劇場 hitaru ( 札幌市中央区北 1 条西 1 丁目 5) (2) 表彰式平成 31 年 2 月 17 日 ( 日 ) 北海道立道民活動センターかでる2.7 かでるホール ( 札幌市中央区北 2 条西 7 丁目道民活動センタービル ) (3) 大会概要 ( 資料 1) (4) 式典次第 ( 資料 2) 3 履行期間 契約書に示す日から平成 31 年 2 月 28 日 ( 木 ) まで 4 予算規模 4,500 千円 ( 消費税及び地方消費税を含む ) 上記金額は 会場使用料並びに歓迎アトラクション演者及び音楽隊の出演にかかる報酬以外のものとする 本業務に必要な物品の手配にかかる注意事項について 資料 3を参照すること 5 業務内容第 74 回国民体育大会冬季大会スキー競技会式典 ( 開始式 表彰式 ) 企画運営業務 (1) 式典の企画運営ア式典の総合演出及び進行管理 イ資料 2の式次第に基づき 音響 照明 映像等を活用した演出及び式の円滑な進行を行うこと (2) 司会者の手配 (3) 来場者の受付 (4) 進行台本及び運営マニュアルの作成 (5) 音響 照明 映像に関わる設営 操作 管理 (6) 使用する施設におけるレイアウト 装飾の設計 設営 撤去ア来場者にとってスムーズな動線となるような会場レイアウトを検討すること

2 イ受付区分は以下のとおり 大会役員 競技会役員 組織委員 招待者 都道府県選手団 視察員報道員 一般観覧者 ウ会場及びステージの装飾にかかる デザインの方向性について提案すること なお参考として 過去に行われた国体冬季大会式典の動画 写真のデータを提供可能 エ以下の物品については必ず装飾又は制作及び設置を行うこと 演台 トロフィー台 司会台 舞台上に設置するタイトル看板並びに各種旗が描かれた看板 入り口看板 案内板 受付ボード 写真撮影用バックパネル 式典のタイトル看板と 北海道旗 ( 公財 ) 日本スポーツ協会旗 日本国旗 国体旗 ( 公財 ) 日本スキー連盟旗 札幌市旗の6 種の旗のデザインが描かれた看板については 開場から式典終了まで 常に参加者の目に入り掲揚されている演出であれば 看板実物の設置は問わない オ式典会場内に配置する 国体パートナー 及び 国民体育大会冬季大会助成団体 のスポンサーボードについては ( 公財 ) 日本スポーツ協会が制作するため 設置箇所について受託者決定後に別途協議すること カ式典の座席配置については 委託者が検討 配置を行うため提案は求めない (7) 動画の作成 上映ア札幌市の PR 及び選手を応援する内容の動画を作成し 上映すること イ札幌市の PR の内容については ウインタースポーツシティとしての札幌市の魅力を参加者に感じてもらえる要素を含めること ウ上映にあたっては 資料 2に記載のとおり 式次第に沿った式の進行に支障のないよう 上映のタイミングや長さに十分留意すること (8) 歓迎アトラクションの演出歓迎アトラクションの出演者は以下のとおり 出演者の曲数 曲目が未定のため 本プロポーザルにおいて提案は求めないが 想定される演出に要する費用については 見積り額に盛り込むこと 演出内容については受託者が決定後に協議する 札幌交響楽団金管アンサンブル(8 名程度 ) トワ エ モワ (9) 参加都道府県旗入場 選手団紹介の演出例年同様の演出とする場合 都道府県旗 旗竿 スタンド プラカードについて 委託者より下記のとおり案内することが可能 記載の金額は全て税抜き 都道府県旗(47 枚 ):75,000 円 旗竿(47 本 ) :75,000 円 スタンド(47 台 ) :181,600 円 プラカード(47 本 ):56,400 円なお 上記金額より安価に手配できる等の場合には これによらず委託者が自らで手配して差し支えない (10) 式典のリハーサルの実施 (11) 開始式におけるおもてなしの実施ア開始式に来場する参加者に おもてなしの心と歓迎の気持ちが伝わるような企画を実施すること 例: 名産品の試食 試飲 工芸品の提供 観光 PR 等

3 イ食品または飲料の提供については必ず行うこと ウおもてなしに必要なブースの設計 設営 撤去 エおもてなしの内容は札幌市及び北海道の特色を取り入れた内容とする (12) 必要なスタッフの手配統括責任者やディレクター等 必要に応じた責任者を配置のうえ 本業務を遂行するにあたり必要な人員を手配すること また 委託者から下記の人員を式典従事者として派遣する 開始式ボランティア :15 人程度 スポーツ局職員 :15 人程度 表彰式ボランティア :10 人程度 スポーツ局職員 : 若干名 (13) 業務報告書の提出式典運営業務終了後 平成 31 年 2 月 28 日 ( 木 ) までに 業務実績をまとめた報告書を提出することとし 報告書には下記の資料を添付すること ア各種印刷物 ( 電子媒体含む ) イ案内看板等設置物の写真 ( 電子媒体含む ) ウ式典で使用した写真及び映像 (DVD) 6 企画提案を求める項目 (1) 企画 運営についてア全体の企画 運営 進行イ式典の総合演出 (2) 会場設営 装飾についてア会場全体及びステージ等の概要図イ装飾のデザインイメージ (3) 開始式におけるおもてなしについてア実施内容 手法 (4) 業務運営体制についてア類似業務の業務実績イ責任者 従事者 組織図等 7 留意事項 (1) 全体を通じて 本式典はウインタースポーツ振興や参加者への歓迎 応援の意が伝わるような企画 演出とする ただし表彰式については 式次第に沿った式の進行に必要最低限の演出のみ実施し 簡素かつ効率的なものとすること (2) 演出やスタッフの配置にあたっては それぞれの会場の利用規約等をあらかじめ確認しておくこと (3) 開始式 表彰式が行われる建物は 式典参加者ではない一般市民も利用していることから他の利用者にも十分配慮した企画 運営を心掛けること (4) 司会者の人数 性別等は指定しない (5) スタッフ間の連絡等に必要となる機器や連絡体制を整えること (6) 開始式では劇場のオーケストラピットを使用すること 利用料にかかる取り扱いについて

4 は資料 3の1に記載のとおりとする (7) 式典で使用する楽曲は資料 4のとおり なお開始式では 札幌市消防音楽隊 (30 名程度 ) による式典音楽の生演奏を行う ( 国体歌 若い力 を除く ) (8) 開始式で使用する国体歌 若い力 及び表彰式で使用する楽曲の音源は全て委託者が手配する ただし 演出においてこの他に必要な楽曲があれば 受託者が音源を手配し演出に加えて差し支えない (9) 来賓及び招待客のリストは委託者より別途提供する 予想参加人数は資料 5を参照 (10) リハーサルについて 各出演者の希望日時は 委託者が確認のうえ 受託者に連絡する (11) 開始式会場において 協賛企業等による物販ブースの出展の可能性がある 設置場所については判明次第 別途協議する (12) 式典会場の予約状況は資料 6のとおり 会場の設営 撤収については予約している時間内に行うこと (13) 開始式会場においてクロークは使用しない (14) 本業務の履行に関係する法令 条例等及び式典会場の利用基準等を遵守し 必要な許認可の手続きについては受託者が代行して行うこと また 許認可手続きに必要となる手数料等の経費については 委託費に含むものとする 8 参加資格複数の法人による連合体 ( 以下 コンソーシアム という ) 又は単体の法人であること また コンソーシアムの全ての構成員 又は単独の法人は 次の各号を満たすこと ア参加表明書提出時点において 平成 年度札幌市競争入札参加資格者名簿 ( 物品 役務 ) の大分類 役務( 一般サービス業 ) 中分類 広告業 に登録されていること イ地方自治法施行令 ( 昭和 22 年政令第 16 号 ) 第 167 条の4の規定に該当する者でないこと ウ参加表明書及びプロポーザルの提出期間中において 札幌市から競争入札への参加停止を受けて参加停止期間中にある者でないこと エ参加表明書及びプロポーザルの提出期間中において 会社更生法 ( 平成 14 年法律第 154 号 ) 又は民事再生法 ( 平成 11 年法律第 225 号 ) に基づく更生手続き又は民事再生手続き開始の申し立て及び破産法 ( 平成 16 年法律第 75 号 ) に基づく破産手続開始の申し立てがされている者でないこと オ複数のコンソーシアムの構成員となって参加したり コンソーシアム構成員と単独の法人として重複参加していないこと 9 担当部署第 74 回国民体育大会冬季大会北海道実行委員会スキー競技会事務局 ( 札幌市スポーツ局スポーツ部内 ) 担当 : 川口住所 : 札幌市中央区北 1 条西 3 丁目ばらと北一条ビル 6 階 TEL: FAX: メールアドレス :kokutai-ski2019@city.sapporo.jp 10 プロポーザル実施手順 (1) プロポーザルへの参加申込

5 プロポーザルへの参加希望者は下記要領で必要な書類を提出すること なお 提案書の審査前であればいつでも辞退できるものとする ア提出期限 : 平成 30 年 12 月 17 日 ( 月 )12 時まで ( 必着 ) イ提出場所 : 上記担当部署までウ提出方法 : 持参又は郵送による 持参による提出の受付時間は 土曜日 日曜日 祝日を除く 午前 9 時から午後 5 時まで また 郵送による提出は 一般書留郵便により 提出期限までに到着したもののみ受け付けるものとする エ提出書類 : 以下のとおり様式番号提出書類の名称規格提出部数 1 プロポーザル参加表明書様式 1 1 部 2 業務実施体制様式 2 1 部 3 企業実績様式 3 1 部様式自由企画提案書 A4 判仕上げ 10 部様式自由見積書 A4 縦 10 部プロポーザルとして提出する内容は 企画競争実施委員会で評価し受託者を決定するための重要な要素となる また 受託者となった場合には その内容が契約の前提になることに留意すること (2) 過去大会資料の提供過去に行われた国体冬季大会式典の動画 写真のデータを提供可能であるため 希望する場合は上記 9の担当部署に電話連絡のうえ受け取りに来ること (3) 質疑事項の受付プロポーザルに関する質疑は 平成 30 年 12 月 4 日 ( 火 ) までに上記担当部署へ電子メールにより提出すること 様式は任意とするが 質疑提出者の氏名と連絡先を記載すること 質疑と回答の内容については 12 月 7 日 ( 金 ) までに札幌市公式ホームページ内にて公開する ( 質疑提出者は明記しない ) (4) プロポーザル参加資格の審査プロポーザルへの参加者は 事務局が参加資格を審査し選定する 選定結果は 12 月 18 日 ( 火 ) までに全ての参加表明者に通知するものとする (5) 提案書類の審査 ( 平成 30 年 12 月 19 日 ( 水 ) 予定 ) 委託候補者は 企画競争実施委員会が行う提案書類の審査において決定する 審査は参加者からプレゼンテーションを受けた上で 評価項目及び評価基準表 ( 別紙 1) のとおり提案の優劣について評価し 委託候補者を決定するものとする なお 応募者が1 件の場合 最低基準点 ( 総評価点の6 割 ) を超えていれば最も優れた企画提案者として選定する (6) 委託予定者の公表 ( 平成 30 年 12 月 25 日 ( 火 )) 事務局は 提案書類の審査結果を受けて 委託候補者をホームページ上で公表する (7) 契約内容の協議 契約の締結事務局は決定した委託候補者と契約を締結する 契約内容については 採用案の変更も含

6 め具体的に協議後 決定することとする また 当該契約が締結されない場合は 次点案の 者と契約する場合がある 11 著作権 (1) 映像 音楽等の著作権 肖像権の使用など 必要な権利関係の手続きは 受託者が行うものとし これに係る経費は委託費に含むものとする これらに関する紛争が生じた場合は 受託者の責任において対応し 委託者は責任を負わないものとする (2) 受託者は 委託業務に係る成果品の著作権 ( 著作権法第 27 条及び第 28 条に定める権利を含む ) を委託者に無償で譲渡するものとし 著作者人格権に基づく権利を行使しないこと ただし 受託者が従来から権利を有していた受託者固有の知識及び技術に関する権利等については受託者に留保するものとし 委託者は受託者がそれらを利用し 成果物に類似した製品等を作成することを防げないものとする (3) 受託者は成果品に係るすべてについて 委託者の承諾を得ずに第三者に公表し 貸与し 又は使用させてはならない 12 失格事項次のいずれかに該当したものは失格とする (1) 提出書類に虚偽の記載をし その他不正の行為をした者 (2) 本説明書に定める手続以外の手法により 実施委員会の委員及び事務局から助言 援助その他審査の公平を疑われるような行為を受けた者又は当該行為を求めた者 (3) 本プロポーザルの手続期間中に参加停止を受けた者 (4) 提出書類の提出期間 提出場所 提出方法 記載方法等が 本要領及び各様式の留意事項に適合しなかった者 (5) 審査の公平性を害する行為を行った者 (6) その他 本説明書に定める手続 方法等を遵守しない者 13 その他 (1) プロポーザルは一参加者につき一案とする (2) 企画提案に係る費用は全て参加者の負担とする (3) 提出された書類は返却しない (4) 提出期限後の提出 差替え 変更 再提出及び追加は認めない (5) 選定の結果に対する質問については 受託者がホームページ上で公表された翌日から起算して3 日 ( 札幌市の休日を定める条例で規定する休日を除く ) 以内に 文書にて上記 9の担当部署に提出すること (6) 委託者が必要とした場合は 式典に係る検討や実施に必要な資料及び情報の提供 協議 打ち合わせ等を随時行うものとすること (7) 本業務の履行にあたり 知り得た秘密を一切第三者に漏らしたり悪用してはならない (8) 当該事業において取り扱う個人情報については 個人情報の保護に関する法律 ( 平成 15 年法律第 57 号 ) 及び札幌市個人情報保護条例 ( 平成 16 年条例第 35 号 ) に基づき 適切に取扱うこと