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1 創刊号 :2007 年夏号 ~CONTENTS~ 特集 1: 2 個人情報の特定とリスク対策新 JIS で強化された個人情報の特定とリスク対策について解説します 特集 2: 7 JIPDEC の報告書から見直す安全対策 JIPDEC 報告書より読み取れる安全対策改善のポイントを解説します プライバシーマーク一問一答 9 新 JIS への移行のポイントは? TOPICS 10 官公庁情報 指定機関情報 プライバシーマーク取得事業者数 発行日 :2007 年 8 月 23 日発行者 :( 株 ) シーピーデザインコンサルティング 東京都品川区西五反田 DNP 五反田ビル

2 特集 1: 個人情報の特定とリスク評価 ここ半年ほどのプライバシーマークの審査では 以前に比べ 個人情報の特定およびリスク評価をより厳密に行うことを求められています 自社の運用における個人情報特定とリスク評価方法を見直し 更新審査に備えましょう 新 JIS での個人情報の特定とリスク評価 JISQ15001:2006 では 個人情報の特定について以下のように要求しています 個人情報の特定事業者は, 自らの事業の用に供するすべての個人情報を特定するための手順を確立し, かつ, 維持しなければならない ( 解説より一部抜粋 ) その取扱状況を一覧できる手段を整備する必要がある 事業者は 個人情報の項目 利用目的 保管場所 保管方法 アクセス権限を有する者 利用期限等を記載した個人情報を管理するための台帳を整備するとともに 当該台帳の内容を定期的に確認し 最新の状態で維持されるようにしなければならない ただし 事業において利用するすべての個人情報について台帳整備を強いるのではなく 個人情報を含む文書の取扱いについては その個人情報の利用目的を特定したうえで その利用目的の範囲内で個々の従業者に委ねるなど 柔軟な取扱いでよい場合もある 1 また JIPDEC が公表している JIS Q 15001:2006 をベースにした個人情報保護マネジメントシステム実施のためのガイドライン 第 1 版 では リスク評価について 下表のように解説しています 今後の審査では これらの内容を満たすリスク認識 分析 対策が求められてくるのです リスクなどの認識, 分析および対策 文書目的外利用を行わないため 必要な対策を講じる手順を確立し, かつ, 維持するよう規定していること 洗い出された個人情報について ライフサイクルに応じてリスクを洗い出し リスク分析を実施し リスクに応じた対策を講じ 残存リスクを把握する手順が明確であること 定期的な見直し 及び必要に応じた随時の見直しの手順が明確であること 運用 1 目的外利用を行わないための手順を実施していること 1 定められた手順に従って リスクを認識し 分析し 対策を講じていること 2 個人情報毎にライフサイクルに沿って ( ライフサイクルが同じものはグルーピング可 ) リスクが認識され 分析され 対策がとられ 残存リスクが把握されていること 3 講ずることとした対策は 規定に反映されていること 1 定められた手順に従い リスクの見直しを実施していること 2 2/6 Copyright2007;CP Design Consulting Co. Ltd. All Rights Reserved. 無断複製 / 転載を禁ず

3 審査での確認ポイント新 JIS で個人情報の取扱いのリスクのひとつが 目的外利用 であるということが明確にされたことには 注目する必要があります このため 利用目的は 本人に同意を得た内容そのものを管理しておく必要があると考えられます そのほかにも審査上で 厳しく確認されているポイントとして下記の 3 点が挙げられます 帳票レベルまで求められる個人情報の特定 個人情報の種類( 媒体 ) ごとのリスク評価 リスク評価の結果の運用の確認 監査への反映 帳票レベルまで求められる個人情報の特定個人情報の特定に当たっては 利用する個人情報の帳票レベルまで特定を行います リスク評価は 個人情報の種類ごと ( 少なくとも個人情報の媒体ごと ) に ライフサイクルに沿って行う必要があります そのためには 以下の手順で個人情報の特定を行う必要があるでしょう 1 個人情報を取り扱う業務を特定する 2 洗い出した業務ごとに 取り扱う個人情報を洗い出す 個人情報の洗い出しの際には 取扱いのためのインプット情報 作業中の中間データ 作業後の出力情報に注目し もれなく帳票単位 ファイル単位で書き出すようにします 3 洗い出した個人情報は 台帳等で管理する 個人情報の台帳を作るに当たって 新 JIS の解説では 個人情報の項目 利用目的 保管場所 保管方法 アクセス権限を有する者 利用期限 が必要と記載されていますが 審査では 個人情報の名称 種類 項目 利用目的 取得方法 ( 入手経路 ) 社内取扱い経路 取扱い部署 保管場所 保管形態 件数 廃棄方法 委託の有無 提供の有無 管理責任者 想定されるリスク等 が明確になることを求めています たとえば インターネット通販を行う場合に 注文状法がウェブから入ってくる場合には 特定されるべき情報は ウェブからの注文情報 (DB) 自動応答確認メール 注文受け確認メール ( 手動 ) 注文情報ダウンロードデータ 送付状 請求書 領収書 送付状控え 請求書控え 領収書控え 発送メール等となります その後 これらの情報を同じ取扱い状況のものはまとめて リスク評価することができます ただし 同じ取扱い状況でも媒体が違う場合には リスクが異なりますので別々にリスク評価を行います リスク評価のポイントリスク評価を行う際に重要なポイントが二つあります ひとつは 個人情報のライフサイクルに沿ったリスク評価 もうひとつは 残存リスク の認識です 個人情報のライフサイクルとは 個人情報を取得してから廃棄 ( 又は返却等 ) など手元を離れていくまでの間の各段階のことを言います 経済産業分野ガイド 3/6 Copyright2007;CP Design Consulting Co. Ltd. All Rights Reserved. 無断複製 / 転載を禁ず

4 ラインでは この各段階を 取得 入力 利用 加工 移送 送信 保管 バックアップ 消去 廃棄 の 5 段階に分けて考えています 会社で独自にライフサイクルを設定することもできますが プライバシーマークの審査上は 特別な事情がない限りは上記の 5 段階に分けてリスク評価を行うのがよいでしょう 残存リスクの考え方のおおもとは 個人情報を取り扱う限りリスクは低減することはあってもなくならない という考え方です リスク対策を行ってなお残るリスク = 残存リスク となります たとえば 雨にぬれるというリスクに対して 傘をさすという対策をします しかし ちょっと風が強くなると 傘をさしただけではぬれてしまうことがあります もし 台風が来れば傘が壊れてしまうこともあるでしょう 傘をさしても まだ残るリスク ( ここでは風がふいてぬれたり 台風で傘が壊れてしまいぬれてしまうこと ) のことを 残存リスク といいます 実際に対策を行う上では もう少し考えることがあります 上記では 単に傘をさすとしましたが さした傘が 100 円で買ったビニール傘か しっかりした傘かの違いで 残存リスクが発生する確率が変わってくるのです 残存リスク は その発生確率 ( または発生した場合の被害 ) が 許容範囲に収まるようにしなくてはいけません しかし 実際には 発生確率や発生した場合の被害などがはっきりせず 決定できないこともあるでしょう ですから 実際の対策や残存リスクは 書面に残し管理できるようにしておく必要があります 実際の対策については 手順書 チェックシート等により従業者が確実に遵守できるようにしておくことが望まれます < ライフサイクルに沿った個人情報のリスクと対策 残存リスクの例 > 通信販売申込書 (FAX) の例 リスク対策残存リスク ( 取得 入力 ) ファックス出力紙の紛れ込み ファックス出力紙の取り忘れによる紛失 ( 利用 加工 ) データベースへの誤登録 ( 移送 送信 ) ファックス保管場所 ( 倉庫 ) までの運搬時の紛失 ( 保管 バックアップ ) 作業中 一時保管中の紛失 保管場所 ( 倉庫 ) への不正アクセスによる盗難 漏えい 通信販売申込書受信専用ファックスとする 毎日 終業時にファックスの確認を行う 毎日 すべての登録データをプリントアウトし 別担当者がつき合わせチェック ファイルをふたつきのケースに入れて運搬 作業中は 必ずレターケースに入れて保管する 保管場所 ( 倉庫 ) は 常時締め切りとし 開閉記録を作成する 鍵は管理者が管理する ファックスの取り忘れ 清掃業者による盗難 最初から記載内容に間違いがあった場合の誤登録 ケースごとの紛失 休み時間中など レターケースからの盗難 鍵の不正使用管理者が休みの場合のルールがないことにより イレギュラーな鍵 4/6 Copyright2007;CP Design Consulting Co. Ltd. All Rights Reserved. 無断複製 / 転載を禁ず

5 ファックス用紙がばらばらになることによる紛失 ( 消去 廃棄 ) 誤廃棄廃棄時の漏えい 毎日作業終了後に登録済みの枚数を数え ファイリングを実施し 倉庫へ保管する 登録前のものは一時保管フォルダへ保存倉庫に保管したファイルには保管期間を記載する廃棄は 契約業者に依頼して行い 廃棄証明書を受領する 管理が容認されること一時保管フォルダへの入れ忘れ保管期間を見間違い廃棄してしまう廃棄業者による漏えい リスク評価の結果の 運用の確認 監査 への反映審査では さらに これらのリスク評価の結果行うと決めた対策が適切に運用されているかどうか確認することを 運用の確認 監査 で行っているかどうかを確認します 具体的には リスク評価の結果により実施すると決めた対策が実際に実施されているかどうかを確認する項目や残存リスクが顕在化していないか確認する項目が 運用の確認 や 監査 の計画書や帳票等に反映されているかどうかを確認されます もし 残存リスクが顕在化していた場合には リスクを再評価し 対策を追加で講じることも必要です リスク評価の結果は定期的に見直しを行うことも求められます 見直しの手順を定め 少なくとも 1 年に一度 再評価を実施するようにしましょう まとめ既にプライバシーマーク審査を通過してきた事業者のみなさまの中には この特集を読んで いままでの審査と違うな と感じられる方もいらっしゃるかもしれません 実際に プライバシーマークの審査は 年々厳しくなる傾向にあります 前回 問題なく通過したからといって今回も問題がないとはいえません 特に旧 JIS(JISQ15001:1999) でプライバシーマークを取得した事業者は 審査項目が厳しくなって入ることを認識し 早めに対応しておくことが望まれます 個人情報の特定 リスク評価 運用の確認 監査については 指摘を受けた際の対応が非常に大変です 事前に 自社の個人情報の特定状況及びリスク評価の状況を確認し 特定方法及びリスク評価の方法及び帳票類の見直しの必要性も含めて検討が必要です < 参考資料 > 日本規格協会 JISQ15001:2006 個人情報保護マネジメントシステム- 要求事項 引用箇所 1 JIPDEC JIS Q 15001:2006 をベースにした個人情報保護マネジメントシステム実施のためのガイドライン 第 1 版 引用箇所 2 5/6 Copyright2007;CP Design Consulting Co. Ltd. All Rights Reserved. 無断複製 / 転載を禁ず

6 JIPDEC プライバシーマーク制度説明会資料( 平成 18 年 11 月 ~ 平成 19 年 3 月開催 ) 書籍 個人情報保護の実務と漏洩防止策のすべて 個人情報漏えい防止の具体策 (101 項目 ) をことこまかく紹介 解説しています リスクに対する対策に困ったとき活用できます 発行 : 日本実業出版社 ISBN: 株式会社シーピーデザインコンサルティング代表取締役社長鈴木靖他著 <PIMS 研究レポートについて> 本ファイルは PIMS 研究レポートの一部抜粋サンプルとなります PIMS 研究レポートは 年 4 回お送りする PIMS 運用に役立つ情報をご提供するレポートです また PIMS 研究サービスでは お客様から特集してもらいたい記事や回答してもらいたい質問などのご意見 ご要望をお受けいたしております サービスご利用者に有益と判断させていただいた情報については レポートやウェブを通じてご回答させていただきます ( 個別のご回答はしておりません ) ぜひ PIMS 研究のご利用を検討ください PIMS 研究の詳細 お申込みは 以下のウェブサイトで承っています 6/6 Copyright2007;CP Design Consulting Co. Ltd. All Rights Reserved. 無断複製 / 転載を禁ず

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