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1 物品管理 for Windows V3 オプション製品府省共通物品管理システムデータ移行ツールご紹介資料 株式会社富士通システムズ ウエスト

2 目次 1. 府省共通物品管理システムデータ移行ツールとは 2. 府省共通物品管理システムデータ移行ツールの流れ 3.1 データ抽出 4.2 品目情報関連付け 5.3 部署情報の修正 確認 6.4 物品情報の更新 7.5 物品情報 ( 備品 重要物品 ) の修正 確認 8.5 物品情報 ( 消耗品現在高 ) の修正 確認 9.6 物品情報エラーチェック 10.7 データ出力 11. 物品標示票 ラベル印刷 12. 物品管理簿 物品供用簿一括印刷 1

3 1. 府省共通物品管理システムデータ移行ツールとは 府省共通物品管理システムデータ移行ツールとは? 本ツールは 物品管理 for Windows V3( 以下 物品管理システム という ) のデータを元にして 府省共通物品管理システムへの移行データ作成を支援するツールです 府省共通物品管理システムへの移行データは 府省共通物品管理システムで規定されたフォーマットで作成する必要があります 本ツールは 物品管理システムのデータを元に 規定のフォーマットでのデータ作成作業を支援します フォーマット及び記載内容については 府省共通物品管理システムから提供される データ移行手引書 ( 本番運用 2) をご確認ください 本ツールの動作環境は以下の通りです OS Windows Vista(SP2 以上 ) Windows 7(SP1 32bit) ソフトウェア Microsoft.NET Framework 2.0 SP1 以上 Microsoft Excel 補足 物品管理システムへの影響 データ移行ツールをご利用頂いても 物品管理システムのデータには一切影響を与えません 移行データと物品管理システムのデータを統一 ( 品目の統廃合など ) する場合は 物品管理システムにて修正作業を行い 変更内容を反映させてください 2

4 2. 府省共通物品管理システムデータ移行ツールの流れ 物品管理システムのデータベースから 部署情報 品目情報 物品整理表 品目マスタの現在高 ( 消耗品現在高 ) を抽出し 府省共通物品管理システム用の移行データ作成を支援します 物品情報 ( 備品 重要物品 ) とは 府省共通物品管理システムの備品 重要物品の一覧 ( 物品管理システムにおける整理表 ) をいいます 消耗品現在高 とは 物品管理システムにおける品目マスタ ( 消耗品 ) の現在高をいいます 物品管理システムデータベース 1 データ抽出 部署情報 3 部署情報の修正 確認 部署情報 1 データ抽出 品目情報 2 品目情報関連付け 府省共通物品管理システムから提供される自府省の品目情報 1 データ抽出 物品整理表 品目マスタ ( 消耗品 ) の現在高 品目情報 7 データ出力 4 物品整理表 の更新 物品情報 ( 備品 重要物品 ) 消耗品現在高 5 編集 物品情報 ( 備品 重要物品 ) 消耗品現在高 6 エラーチェック 物品情報 ( 備品 重要物品 ) 消耗品現在高 7 データ出力 部署情報 物品情報 ( 備品 重要物品 ) 消耗品現在高 凡例 物品管理システムデータの CSV ファイル 本ツールで編集中の情報 自府省の品目情報 データ移行サイト規定様式の Excel ファイル ( 注 ) 府省共通物品管理システムへアップロードするデータの形式は CSV 形式となりますので 本ツールから出力された Excel を 別途 CSV 形式で保存して頂く必要があります 3

5 3.1 データ抽出 物品管理システムのデータベースから品目情報 部署情報 物品整理表 品目マスタの現在高を抽出します 指定した出力先にそれぞれ CSV ファイルとして出力されます 部署情報 ショートカットアイコンのドラッグ & ドロップで 出力元を簡単指定! 出力 品目情報 物品整理表 品目マスタの現在高 品目情報 部署情報 物品整理表 品目マスタの現在高の CSV データ出力先を指定します 補足 物品管理システムの 10 データベースまで データ抽出を行えます 10 データベースを超える場合は 別途ご相談ください データ抽出する前に 物品管理システムで整合性チェック 自動生成等を実施し 物品管理簿と整合性を合わせておくことを推奨します 4

6 4.2 品目情報関連付け (1/3) 府省共通物品管理システムでは 各府省単位で品目情報が統一されています そのため これまで物品管理システムで管理していた品目情報を府省共通物品管理システムで管理する品目情報に置き換えてから 移行データ作成を行う必要があります ツールを利用しない場合の品目情報の関連付け方法 1. 物品管理システムから整理表 CSV を出力する ( 例 ) 府省共通物品管理システム統一品目情報 分類細分類種類品目 庁用品機械及び器具雑機器コンピュータ 府省共通物品管理システム統一品目情報 庁用品 機械及び器具 雑機器 コンピュータ に対して 物品管理システムの品目情報を関連付けします 2. 物品管理システムの品目情報を府省共通物品管理システム統一品目情報に変更する 物品管理システムから出力した CSV ファイルを元に 物品管理システムの品目情報から 庁用品 機械及び器具 雑機器 コンピュータ に関連付けする必要がある品目情報を全て検索します ( 例の場合 関連付けする必要がある品目情報は以下のとおりです ) 庁用品 機械及び器具 雑機器 コンピュータ 庁用品 備品 事務用機器類 パソコン 庁用品 備品 雑機器 ハ ソコン 庁用品 備品 雑機器 パソコン 庁用品 機械及び器具 雑機器 ハ ソコン 関連付け対象である品目情報全ての行の 分類 細分類 種類 品目 を統一品目情報 庁用品 機械及び器具 雑機器 コンピュータ に変更します 3. データ移行サイト規定様式の Excel ファイルに編集する 物品情報 ( 備品 重要物品 ) 全ての整理表データの見直し 更新が必要なため作業量が膨大! 5

7 4.2 品目情報関連付け (2/3) ツールを利用した品目情報の関連付け方法 物品管理システムの品目情報と府省共通物品管理システムの統一品目情報の関連付け方法は 2 通りあります 1. 自動関連付け品目情報と統一品目情報の名称が完全一致する場合は 自動的に関連付けが行われます 2. 手動関連付け品目情報と統一品目情報の名称が異なる場合 手動で関連付けを実施します 1. 自動関連付け 分類 細分類 種類 品目が一致している全ての物品管理システムの品目情報と統一品目情報を自動的に関連付けします 自動関連付けボタンをクリックします 関連付けされた品目は 背景色が青色に変更されます 関連付けされた統一品目は 背景色が黄色に変更されます また 関連付けされた品目情報を表示することも可能です 6

8 4.2 品目情報関連付け (3/3) 2. 手動関連付け 分類 細分類 種類 品目が一致していない物品管理システムの品目情報と統一品目情報に対して 手動で関連付けを行います 1. 品目名称検索等を利用し 関連付け対象である品目情報を表示します 2. 関連付けを行う品目情報にチェックを入れます 3. 関連付けを行う統一品目情報にチェックを入れます 複数行チェック可能です 4. 関連付けボタンをクリックします 一行のみチェックしてください 事前に自動関連付けを行っておくことで 手動関連付けの作業量を抑えることが可能です 注意! 備品 重要物品から消耗品への関連付けは 行えません 消耗品から備品 重要物品への関連付けは 行えません 7

9 5.3 部署情報の修正 確認 ツールを利用しない場合の部署情報の作成方法 物品情報の部署欄全行を修正 確認した後 部署を抜き出し データ移行サイト規定様式の部署情報 EXCELを作成します 物品情報( 備品 重要物品 ) 部署情報 ツールを利用した部署情報の作成方法 物品管理システムに登録されている部署をもとに 府省共通物品管理システムに登録する部署を作成します 物品情報 ( 備品 重要物品 ) の部署名称を 変更後の部署名称に自動更新 物品情報 ( 備品 重要物品 ) データ移行サイト規定様式の Excel ファイル出力 部署情報 府省共通物品管理システムへのデータ移行に合わせて 部署の統合や廃止ができます 8

10 6.4 物品情報の更新 品目情報関連付け画面や部署情報の修正 確認画面で登録した内容をもとに 物品情報 ( 備品 重要物品 ) や物品情報 ( 消耗品現在高 ) を更新します 注意! 更新処理は実施するたびに データ移行ツール内の物品情報を上書き更新します すでに物品情報の修正を行っている場合であっても 修正前の情報で上書きされますので再処理を行う際には注意が必要です 9

11 7. 5 物品情報 ( 備品 重要物品 ) の修正 確認 物品情報 ( 備品 重要物品 ) を確認し 必要に応じて 修正を行います 1. 物品情報 ( 備品 重要物品 ) から 府省共通物品管理システムに取り込む項目を設定します ( 出力項目設定 ) 物品管理システムの項目 会計 や ユーザ定義 等のデータを府省共通物品管理システムへ移行します 2. 物品情報 ( 備品 重要物品 ) の修正 確認を行います データの変更方法について 分類 ~ 細目を変更する場合は Ch 列にチェックを付けて品目選択ボタンをクリックします 取得年月日等の日付項目は セルをダブルクリックすることにより カレンダーが表示されます 日付を選択して OK ボタンをクリックしてください 現在価格等の数字項目は セルをダブルクリックすることにより 電卓が表示されます 数字を入力して OK ボタンをクリックしてください 全てのセルは 文字を直接入力することが可能です また Excel から文字をコピーすることも可能です 10

12 8. 5 物品情報 ( 消耗品現在高 ) の修正 確認 物品情報 ( 消耗品現在高 ) を確認し 必要に応じて 修正を行います 修正を行う場合は 手入力も可能です 注意! 現在高が 0 の消耗品については 移行データを作成する必要がありませんので 移行データの出力は行われません 11

13 9.6 物品情報エラーチェック 登録した物品情報で 府省共通物品管理システムへの移行データを作成可能かチェックします 注意! 処理時間は 数分 ~ 数十分ほどです データ量や端末の環境によって異なります エラーがあった場合 デスクトップにエラーリストが出力されます エラーリストの内容を確認し 各画面にて 修正を行ってください 12

14 10.⑦データ出力 本ツールで登録した内容から 府省共通物品管理システムへの移行データを出力します 部署情報 物品情報 備品 重要物品 物品情報 消耗品現在高 の出力先を指定し 出力開始ボタンをクリックします 部署情報 物品情報 消耗品現在高 物品情報 備品 重要物品 出力されたExcelファイルをCSV形式で保存し 府省共通物品管理システムのデータ移行サイト へアップロードしてください 13

15 11. 物品標示票 ラベル印刷 共通品目に名称を変更した場合 物品標示票を張り替える必要があります データ移行ツールでは 品目が変更された備品の物品標示票だけを選択して印刷することができます 画面に表示されているデータのみ CSV を出力します 以下の物品標示票を選択できます 物品標示票 物品標示票 ( バーコード ) 物品標示票 ( 府省共通版 ) 物品標示票 ( ラベルプリンタ ) 新 分類 ~ 品目 <> 旧 分類 ~ 品目 の物品を表示する 行選択している場合は 選択されている行のみ印刷します それ以外は表示されている全ての行を印刷します 14

16 12. 物品管理簿 物品供用簿一括印刷 物品管理 for Windows V3 から 運用年度より過去 5 年分の 物品管理簿 物品供用簿 を一括出力します C: 管理簿印刷 1 目次ファイル.xlsx 平成 22 年度 年度フォルダ内に 種類ごとの管理簿ファイルを作成します 2 物品管理簿.xlsx 物品管理簿物品供用簿を一括出力 部署 A 部署 B 年度フォルダ内に 部署フォルダを作成します 3 物品供用簿.xlsx 平成 23 年度 3 物品供用簿.xlsx 平成 24 年度 部署フォルダ内に 種類ごとの物品供用簿ファイルを作成します 平成 25 年度 注意! 物品管理簿一括印刷機能は 物品管理 for Windows V3 の機能です 府省共通物品管理システムデータ移行ツールご購入時に物品管理 for Windows V3 アップデート CD をご提供します アップデート実施後 本機能が付与されます 平成 26 年度 15

17 11.問い合わせ先 府省共通物品管理システムデータ移行ツール に関するお問い合わせは下記まで 株式会社 富士通システムズ ウエスト 松山事業所 官庁グループ 物品管理システム担当 愛媛県松山市永代町13番地(松山第二電気ビル) TEL FAX 記載されている会社名 商品名は各社の商標および登録商標です 本資料に記載されている内容および商品の仕様は 予告なく変更することがあります 府省共通物品管理システムの移行方式が変更となった場合 ツールの仕様が変更となる可能性があります 16

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