個人情報の利用目的について

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1 個人情報の取扱いについて 1. 個人情報に対する本学の基本的姿勢学校法人札幌国際大学は 個人情報の重要性を理解し 個人情報を適切に取り扱うことが教育機関としての重要な責務であることを認識し 以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます 学校法人札幌国際大学個人情報保護基本方針 1 本学は 個人情報の保護に関する法令及びその他の規範を遵守し 本学の入学志願 者 学生 園児及び保護者並びに教職員等の個人情報を適切に取り扱います 2 本学が個人情報を取得する場合は 利用目的を明らかにするよう努力し 公正な手 段によって 個人情報を取得します 3 本学が取得した個人情報は あらかじめ示した利用目的もしくはそれと合理的な関連性のある範囲内で 業務の遂行上必要な限りにおいて利用します また 個人情報を第三者との間で共同利用する場合 または 第三者に業務の一部を委託する場合には 個人情報保護の観点から適切な監督を行います 4 本学は 法令の定め等による場合を除き 個人情報を事前に本人の同意を得ることなく第三者に提供しません ただし 保護者の皆様については 本学と連携して学生の健全で前向きな学業生活を支援するために 法令等を踏まえたうえで 必要な情報の提供を適切に行ってまいります 5 本学は 個人情報への不正アクセスや個人情報の紛失 破壊 改ざん及び漏えいな どを防ぐため 必要かつ適切な安全措置を講じます 6 本学は 各自の個人情報の開示 訂正 削除等を文書により求められたときは 個 人情報に関する個人の権利を尊重し 社会通念または教育上の配慮を踏まえて 合理 的な期間 妥当な範囲で対応いたします 7 本学は この個人情報保護基本方針を実行するため 個人情報保護規程を制定し これをすべての教職員に 研修 教育を通じて周知徹底させ 必要に応じて体制や取 り組みについての見直しを図り 改善してまいります

2 3. 個人情報の利用目的について本学は 学生から直接書面等に記載された学生本人の個人情報を取得する場合 法令の定め等による場合を除き あらかじめその利用目的を明示いたします 本学は 学生の個人情報を 本学の業務又は教育研究活動の遂行上必要な範囲内で取り扱います 学生の事前の同意がある場合 または法令等に基づく場合以外には 利用目的の達成に必要な範囲を超えて 学生の個人情報を利用いたしません ここでいう学生とは 現在及び過去の学生 大学院生 ( 特別 ) 科目等履修生 単位互換協定に基づく国内 海外留学生 研究生等を指します 2. 本学が保有する学生 保証人 ( 保護者 ) の個人情報 1) 入学時に取得する個人情報氏名 性別 生年月日 国籍 顔写真 住所 電話番号 メールアドレス 学歴 職歴 高校での活動 趣味 特技 資格 健康状態 身体状態など 保証人 ( 保護者 ) の個人情報は氏名 住所 電話番号 緊急連絡先 入学者との続柄などです 2) 修学期間中に発生 取得する個人情報学籍番号 学業成績 授業出席状況 履修登録科目 各種検定の受検状況及び合否結果 免許 資格等の取得状況 健康情報 課外活動 就職 進路先の合否結果 学内 外での写真 ビデオ撮影 音声録音 学納金等の請求 入金情報など なお このほかに傷害保険等の請求情報 留学生にかかる資格外活動 事件 事故情報 車輌ナンバー 賞罰 懲戒に関する情報 奨学金申請にかかる保証人 ( 保護者 ) の所得 口座番号 家族構成 などを必要に応じて取得することもあります 利用目的の詳細 1) 入学に関する業務入学試験実施 入学手続き 学籍作成 学生証発行 手続きに関する連絡など 2) 学納金等に関する業務学納金等の出納 督促 学納金に関する連絡 呼び出しなど 3) 教務に関する業務アドバイザーグループ ゼミの管理運営及びクラス名簿作成 教務事項に関する連絡 呼び出し 授業 試験実施運営 プレースメントテスト結果によるクラス編成 研究活動 (web) 授業出欠管理 履修登録 履修相談 修学指導 成績処理 単位認定 単位確認 卒業 修了判定 学籍管理 ( 休学 復学 退学 除籍 転学部 転学科 コース変更等 ) 授業評価 学位記の作成及び授与 免許 資格取得申請 実習 インターンシップ実施 単位互換協定に基づく国内 海外留学 海外研修 教授会その他学部 学科会議等 関係省庁 関係団体への調査回答 各種検定試験受験手続 保証人 ( 保護者 ) との連携による学業生活支援

3 4) 学生生活に関する業務学生生活の指導 相談 学生生活に関する連絡 呼び出し 奨学生選考 奨学金事務 各種証明書発行 健康調査 健康診断 課外活動支援 団体傷害保険 任意保険加入及び請求手続き 外国人留学生にかかる入管手続き 短期留学生の賃貸入居 退去にかかる支援 保健室利用及び保健相談 許可願 ( 使用 借用 入校 自動車通学 ) 事故報告 迷惑駐車車両所有者の調査及び指導 学則による賞罰 弔慰 災害見舞いなど 5) キャリア支援に関する業務進路希望調査 ( 在学中 ) 進路調査( 卒業後 ) 履歴書記入指導 就職講座 模試受験申込 就職講座出席表 企業セミナー参加申込 学内選考申込 企業受験エントリー 内定届 進路決定届 他大学への推薦編入学 就職 進学に関する連絡など 6) 図書館利用に関する業務館内資料検索システム 図書等管理業務 ( 延滞者への連絡 図書リクエスト 図書予約 他学文献取り寄せ等とそれら業務に関する呼び出し ) など 7) その他の業務パソコン実習室利用 外国語教育施設利用 E-ラーニング ティーチング アシスタント選考 スチューデント アシスタント選考 本人確認 卒業アルバム撮影 作成 危機管理対策 統計調査 イベント 各種講座のご案内 その他連絡 通知など 4. 個人情報の第三者への提供 委託本学では 上記の目的を達成するため 学生の個人情報を以下の第三者に提供いたします 委託先については 信頼のおける企業と契約し本学の個人情報保護基本方針の周知徹底を図ります 以下に関して 個人情報の提供を望まない項目がありましたら教務学生課までご連絡ください また 同意した後で変更を希望する場合も教務学生課または関係部署の窓口にいつでもお申し出ください 教務学生課 Tel (011) ) 保証人 ( 保護者 ) への成績通知大学院生 社会人入学で入学した学生を除くすべての学生を対象とします 本学では 個人情報保護基本方針 にもあるとおり 学生の健全で前向きな学業生活を保証人( 保護者 ) と連携しながら支援していくため 成績をはじめ学生の修学情報を保証人 ( 保護者 ) にも提供しています また 成績不振の場合は その実情を通知し 必要に応じて保証人 ( 保護者 ) を交えた三者面談を行っております なお 学生が成年に達した日以降に拒否の申し出をした場合は 学生の申し出により成績を通知できない旨を保証人にお知らせすることになりますので あらかじめご了承ください

4 2) 保険会社への提供 ( 財 ) 日本国際教育支援協会に 下記の情報を提供します 1 学生教育研究災害傷害保険に全員加入手続きのため 全学 1 年目の情報 2 住宅総合補償保険に全員加入の手続きをする短期留学生の情報 3 実習やインターンシップ等の参加のため 学生教育研究賠償責任保険に任意加入手続きをする学生の情報 提供する個人情報 : 学生番号 氏名 3) 奨学金の申請先への提供日本学生支援機構をはじめ各地方公共団体やその他支援団体などに対し 奨学金を希望する学生の個人情報を提供します 採用決定後には 各団体の規定に基づき 受給者の成績や在学状況を報告しています 提供する個人情報 : 学生番号 氏名 生年月日 出身高校名 連帯保証人氏名 家族構成 住所 電話番号 所得証明 口座番号 ( 成績 在学状況 ) など 4) 実習先 インターンシップ先への提供中学校 高校 幼稚園 保育所 施設 病院などでの実習のほか 公的機関 民間企業などでのインターンシップに参加する際には 各実習先 インターンシップ先に参加学生の個人情報を提供します 実習先に提供する個人情報 : 学生番号 氏名 学部 学科 生年月日 住所 電話番号 出身高校名 病歴 ( 幼稚園実習のみ特定疾病感染予防のため必要 ) 保護者の個人情報 ( 氏名 住所 電話番号等 ) などインターンシップ先に提供する個人情報 : 学生番号 氏名 学部 学科 学籍 履修成績状況 住所 電話番号 加入保険 保護者の個人情報 ( 氏名 住所 電話番号 ) 5) 通学定期券の特認発行に伴う公共交通機関への提供実習やインターンシップ等のため発行を希望する学生の個人情報を 公共交通機関へ提供します 提供する個人情報 : 氏名 住所 電話番号など 6) 海外研修にかかる旅行会社及び研修先への提供 海外研修に参加する場合は 旅行手続きのために担当の旅行会社に学生の個人情報を 提供します また 研修機関 研修コーディネーターなどにも提供します 提供する個人情報 : 氏名 住所 電話番号 ホームステイ先手配に必要な情報 ( 性別 健康 趣味趣向 メールアドレス等 ) その他パスポート記載の情報など

5 7) 資格等の認定団体への提供全国大学実務教育協会をはじめ 取得を希望する資格等の認定団体に学生の個人情報を提供します 提供する個人情報 : 学生番号 氏名 生年月日 学部 学科 学籍 履修成績など 8) 検定試験 模擬試験等実施団体への提供英語検定 TOEIC 秘書検定等の検定試験および就職模擬試験の実施団体に学生の個人情報を提供します 提供する個人情報 : 学生番号 氏名 学部 学科 住所 電話番号 試験答案など 9) 卒業アルバム制作 販売会社への提供本学の卒業アルバム委員会は 最終学年学生の個人情報を アルバム制作 販売会社に提供します なお アルバムの購入は自由です 提供する個人情報 : 学生番号 氏名 学部 学科 住所 電話番号 保証人 ( 保護者 ) の個人情報 ( 氏名 住所 電話番号 ) など 10) 求人開拓用パンフレットへの掲載本学は 学生の就職活動を支援するため 求人用パンフレットに学生の取材記事を掲載することがあります ただし 該当する学生には掲載意図 内容 方法についてあらかじめ説明を行い 了承を得ることにしています 11) 学生募集用パンフレット ホームページなどへの掲載本学は 学生募集活動のため大学案内パンフレットまたは大学ホームページなどに学生の取材記事を掲載することがあります ただし 該当する学生には掲載意図 内容 方法についてあらかじめ説明を行い 了承を得ています 12) 高校訪問時の情報提供本学は 学生の出身高校を訪問した際 個人情報保護法に反しない範囲で学生の様子 ( 修学状況 クラブ活動 就職状況など ) を高校の進路指導部に口頭で伝えることがあります なお 個人を特定しその個人データを提供する必要がある場合には その都度学生本人の了承を得て行います 13) 広報紙への掲載本学は 学園内の出来事を伝えるために発行する広報紙に 学生の取材記事を掲載し 学園関係者 保証人 ( 保護者 ) 本学との提携大学 高校などに送付しています ただし 該当する学生には掲載意図 内容 方法についてあらかじめ説明を行い 了承を得ています

6 14) 同窓会への提供本学は 同窓会 ( 静華会 ) 入会手続のために同会に卒業生の個人情報を提供します 提供する個人情報 : 卒業年度 学部 学科 コース 住所 電話番号 保証人の個人情報 ( 住所 電話番号 ) 15) 後援会への提供本学は 後援会入会手続のために同会に学生および保証人 ( 保護者 ) の個人情報を提供します 提供する個人情報 : 学生番号 氏名 学部 学科 保証人 ( 保護者 ) の個人情報 ( 氏名 住所 電話番号 緊急連絡先電話番号 ) など 16) 委託について 学生証作成 学位記作成 履修登録票の入力などを外部企業に委託することがあり ます 5. 掲示による呼び出しについて本学では 通常学内の掲示板で 学生番号と氏名 による呼び出しを行っております 学生番号だけですと 自分のことだとわからずに見落としてしまう可能性が高いためです 学生番号から氏名以外の重要な個人情報が漏洩しないよう安全管理を徹底してまいります 6. 個人情報の開示 訂正等の請求について学生および保証人 ( 保護者 ) 様の個人情報について以下のお申し出がありました際は 本学の個人情報保護規程に基づき適切に対応いたします 1 個人情報の開示請求 ( 手数料 1,000 円 ) 2 誤った情報が登録されている場合の訂正請求 3 本学が利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を保有した場合 個人情報を適正に取得しなかった場合 又は利用目的以外の目的のために個人情報を利用した場合の利用停止 4 本学が利用目的以外の目的のために個人情報を提供した場合の提供停止 5 保有個人データに関する本学の取扱いについての異議申し出 6 個人情報に関する苦情 相談苦情やご相談に関しては 教務学生課および各部署の窓口にお申し出ください