PowerPoint プレゼンテーション

Transcription

1

2 PDF 編集 Adobe Acrobat 目次 PDF とは Adobe Acrobat 製品 PDF の作成方法 1 PDF の作成方法 2 Acrobat の表示画面 PDF の結合 PDF の分割文書の検索その 1 文書の検索その 2 文書の検索その 3 表示サイズの指定しおりの作成パスワードその 1 パスワードその 2 ファイルサイズの最適化 PDF の印刷 Web ページを PDF へフォームの作成テキスト編集 元データのコンテンツを使用して講習を進めます

3 PDF とは PDF とは Portable Document Format の略で 持ち運びしやすいファイルの規格を目指したデータです Word Excel や PowerPoint などのデータを PDF に変換することで 作成のレイアウト通りに表示できることが最大の特徴です また ファイルサイズを大幅に小さくすることも可能です 文書の変換 文書の作成 あらゆる OS に対応 データに互換性がある = 文書の体裁を正確に保つ データの容量が軽くなる きれいな印刷を指定できる 文書の閲覧 インターネット上で公開 配布する文書に幅広く利用されています ex. 官公庁の公文書 届出書 申請書会社のプレゼンテーション 稟議書 見積書 校正用の書類メーカーのカタログ 商品の操作マニュアル印刷 出版工程におけるデータ入稿 PDF に変換してしまうと その後 編集ができないように思われていますが Acrobat を使用すると さまざまな編集方法でデータの再利用が可能です 3

4 Adobe Acrobat 製品 Adobe Acrobat Pro PDF を最大限に活用できる Standard のすべての機能に加えて 最新の機能が追加されます Adobe Acrobat Standard PDF の作成 編集 配信 文書を PDF に変換し 意図した通りの表示が可能です PDF 文書を編集することができます Adobe Reader PDF の表示 閲覧 PDF を様々な環境で表示 印刷するためのビューアです 無償ですが PDF 文書の編集は ほとんどできません Reader Standard Pro PDFファイルの表示 検索 印刷 PDFファイルを作成 PDFから他のフォーマットへの変換 PDFファイルの編集 ファイルを1つのPDFに結合 PDFおよびWebフォームの作成 PDF 文書のレビュー 文書への電子署名 PDFファイルの保護 標準に準拠したPDFファイルの作成 4

5 PDF の作成方法 1 まずは [Adobe PDF として保存 ] から PDF を作成してみましょう アプリケーションが異なっても PDF の作成方法は ほぼ同じです などのソフト PDF はさまざまなアプリケーションソフトから作成が可能です 通常は [ ファイル ] [Adobe PDF として保存 ] から PDF に変換します Word か Excel で作成して PDF として保存したものであれば 再度 PDF から Word Excel へ変換することができます ( ただし 複雑なレイアウトはくずれてしまう場合があります ) 5

6 PDF の作成方法 2 作成方法 1 ではあらかじめ設定された品質で PDF が作成されます [Adobe PDF プリンタ ] もしくは [Adobe PDF Marker] で作成すると品質を変更して作成できます などのソフト [Adobe PDF プリンタ ] [Adobe PDF Marker] このほか Adobe Acrobat Distiller で PDF を作成する方法もあります Illustrator や InDesign で作成した原稿を印刷する場合に印刷関連のプロフェッショナルユーザーが使用します 6

7 Acrobat の表示画面 Acrobat Pro の画面表示は以下の通りです Standard と Reader でも基本的な表示は同じですが 使える機能がそれぞれで異なります メニューバー ファイル名 ツールバー ページ操作 タスクパネル ナビゲーションパネル 文書 Acrobat 独特の機能がほとんどです このテキストでは Acrobat を使うと便利操作を紹介します 7

8 PDF の結合 PDF のファイルがバラバラ このままメールに添付すると 相手に迷惑がかかる ファイルを 1 つにまとめたいけど Reader ではできない Acrobat Pro なら 別々の PDF を 1 つにまとめることができるので いくつものファイルを開く必要がありません [ ファイルを PDF に結合 ] を選択 まずは 既存の PDF ファイルをドラッグ & ドロップして追加する ページの順番を入れ替えることも可能です [ 単一の PDF] が選択されているのを確認し [ ファイルを結合 ] をクリックするだけ 結合された文書を確認し [ ファイル ] [ 名前を付けて保存 ] [PDF] バインダー 1.pdf というファイル名がデフォルトになっているので 自分がつけたいファイル名を入力し [ 保存 ] を押して完成 8

9 PDF の分割 PDF のファイルが 1 つまとまっている 不要なページを削除したいけど Reader ではできない Acrobat Pro なら PDF のベージを分割できるので 不要なページを削除することができます [ ツール ] から [ ページ ] を選択 [ 文章を分割 ] をクリックする [ 最大ページ数 ] を 1 にする [OK] をクリックする 1 ページに分割されたファイルが出来上がります ファイル名は _Part1.pdf というように数字が振られます 9

10 文書の検索その 1 PDF のファイルが画像として保存されている 単語の検索ができない OCR 処理をすれば 検索ができるらしい OCR とは 画像上にある文字と思われる部分を識別し 記憶されたパターンとの照合により文字を特定して 文字データに変換することです [ ツール ] から [ ページ ] を選択 [ テキスト認識 ] をクリックする [ このファイル内 ] を選択します [OK] をクリックしてください OCR の処理がはじまります 処理が終了すれば 文字が検索できるようになります 上書き保存をしておきましょう 10

11 文書の検索その 2 スキャンしたときに OCR 処理をした だけど 文字列がガタガタ これでは検索にならない Acrobat Pro なら すでに OCR 処理を行っているファイルにもさらに再処理をすることができます テキスト認識の機能で処理 [ テキスト認識 ] をクリックする [ このファイル内 ] を選択します [OK] をクリックしてください OCR の処理がはじまります 処理が終了すれば 文字が検索できるようになります 上書き保存をしておきましょう 11

12 文書の検索その 3 そもそも検索の方法がわからない どうやるんだ!? Acrobat Pro だけでなく Reader でも検索の方法は同じです [ 編集 ] から [ 簡易検索 ] を選択 表示されたボックスに検索したい文字を入力する キーボードの [Enter] を押す 文字が青い囲みで表示されます をクリックすることで検索した文字を順番に表示できます もっと詳しく検索したい場合はをクリックして [Acrobatの検索パネルを開く] を選択します 検索条件を確認して [ 検索 ] をクリック 検索文字の前後関係を含めて 検索結果が出ます 12

13 表示サイズの指定 PDF ファイルを開いたらディスプレイいっぱいに表示されてしまう 開いたときの倍率を指定できないの? Acrobat Pro ならファイルを開くときの倍率を指定できます [ ファイル ] から [ プロパティ ] を選択 [ 倍率 ] のプルダウンから目的の倍率に合わせます [OK] します 結合された文書を確認し [ ファイル ] [ 名前を付けて保存 ] [PDF] [ 表示 ] ページのみ しおりパネルとページ ページパネルとページ 添付ファイルパネルとページ レイヤーパネルとページ [ ページレイアウト ] 単一ページ 連続ページ 見開きページ 連続見開きページなど 13

14 しおりの作成 しおりを付けたいけど どうやるんだ そもそも しおり って何だ!? しおり とは目次のようなものです しおりにはリンクの機能があるので クリックするだけで目的の箇所に移動できます しおりのアイコンをクリック しおりを付けたい範囲を選択します 新規しおりのアイコンをクリックします しおりが追加されます 同じ手順でしおりを追加していきます 階層を並び替えて 完成です Word で見出し機能を使用したものを PDF に変換した場合 しおりの [ オプション ] から [ ストラクチャから新規しおりを作成 ] を選択すれば 自動認識でしおりを作成することも可能です 14

15 パスワードその 1 PDF にパスワードがかかっているときがある どうやってパスワードの設定をしているのだろう? Acrobat Pro では ファイルを開くためのパスワードと ファイルを印刷 編集するためのパスワードを設定することができます [ ファイル ] から [ プロパティ ] [ セキュリティ ] のタブを選択します 文書のセキュリティ と 文書に関する制限の概要 について確認ができます [ セキュリティの方法 ] のスクロールから [ パスワードによるセキュリティ ] を選択します [ 文書を開くときにパスワードが必要 にチェックを入れ半角英数でパスワードを入力し [OK] をクリックします 再度 パスワードの確認がダイアログが出るので もう一度パスワードを入力し [OK] をクリックします 左のパネルに鍵のアイコンが追加されます ファイルを保存すると ファイルを開く際にパスワードが要求されます 15

16 パスワードその 2 PDF にパスワードをかけることはできる しかし Acrobat では もう一つのパスワードがあるらしい Acrobat Pro では ファイルを印刷 編集するための権限をパスワードによって詳細に設定することができます [ ファイル ] から [ プロパティ ] [ セキュリティ ] のタブを選択します 文書のセキュリティ と 文書に関する制限の概要 について確認ができます [ セキュリティの方法 ] のスクロールから [ パスワードによるセキュリティ ] を選択します [ 文書の印刷および編集を制限 これらの権限設定を変更するにはパスワードが必要 ] にチェックを入れ半角英数でパスワードを入力します 右図のように パスワードによって詳細に変更の権限をかけることができます 電子証明書機能を使用して高度なセキュリティを作成することもできます この場合は 作成者 閲覧者が事前にデジタル ID を作成していることが前提となります 16

17 ファイルサイズの最適化 PDF に変換したけど データサイズが大きい モバイル用に PDF を作成する場合は どうしたらいい? [ 最適化された PDF] ないし [ サイズが縮小された PDF] から再保存することでファイルサイズを劇的に小さくすることができます [ ファイル ] をクリック [ 名前を付けて保存 ] のメニューから [ 最適化された PDF] を選択します [ プリセット ] から [ モバイル ] に設定します 自動的にモバイル用に設定が変わります 画像データが多い場合 [ ダウンサンプル ] [ 圧縮 ] [ 画質 ] で数値を変更します 2. 25MB [ 名前を付けて保存 ] のメニューから [ サイズが縮小された PDF] を選択します [OK] をクリックし 新たな名前をつければ完成です 438MB 190MB 17

18 PDF の印刷 PDF の印刷って 複雑そう よくつかう機能を知りたい! Word や Excel 同様に細かな印刷の設定ができます 主に使う機能は 4 つです [ ファイル ] から [ 印刷 ] を選択 4 画像として印刷 1 サイズ 3 複数ページを 1 枚におさめる 2 両面印刷 18

19 Web ページを PDF へ Web ページをうまく印刷できない PDF に変換するときれいに印刷できるらしい Acrobat Pro では Web ベージを PDF に変換することができます 保存はもちろん 印刷時に効果的です もともとの Web ページ [ 作成 ] から [Web ページから PDF を作成 ] URL を入力 PDF 変換 印刷プレビュー レイアウトどおりに印刷が可能 レイアウトがくずれる 19

20 フォームの作成 入力できるフォームの資料を作成したい やっぱり Word や Excel で配布しないとだめなの? Word や Excel から PDF に変換する際にフォームを作成できます すでに PDF になっていても後からフォームに変換できます [ ツール ] から [ フォーム ] を選択 作成したいファイルを選択して [ 次へ ] をクリック フォームの PDF が作成されるので 新たな名前をつけて保存すると入力可能な PDF が完成します 20

21 テキスト編集 PDF に間違いを発見! しかし 元のデータがない まさか編集できないよね Acrobat Pro では PDF 内のテキストの編集が可能です Illustrator で開いて編集する超裏ワザもあります [ ツール ] から [ コンテンツ ] を選択 [ 文書テキストを編集 ] を選択します テキストをクリックまたはドラックして枠で囲まれたら 文章を追加 削除していきます PDF 内のテキスト追加 削除 変更は 元データの保存具合によって左右されます [ テキストボックスを追加または編集 ] を選択して 文章を追加 削除する方法もあります それでも うまくいかない場合 Illustrator から該当 PDF を開いて編集します 21

22 Acrobat logo and Illustrator logo are either registered trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. Word logo, Excel logo, and PowerPoint logo are either registered trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. 参考文献 Acrobat X スーパーリファレンス, 外間かおり ( ソーテック社, 2011 年 ) 参考資料 明治大学小史-< 個を強くする大学 130 年 >, 明治大学史資料センター編, ( 学文社, 2011 年 ) 明治大学教育の情報化推進本部 ( 和泉 ) 2013 年 11 月 21 日作成