PHC Web 受講申請システム 更新講習 システム操作マニュアル 販社用 ( 一社 ) プレハブ建築協会教務部 204.04.23 更新
目次 0. 確認 設定マニュアルNo. 大カテゴリ 作業項目 0- 会員企業へ連絡販社名 ( 代理店等 ) 変更の確認 0-2 0-2 会社管理 販社窓口担当者変更の確認 0-3 会社管理 更新対象者名簿 CSVの事前変更 仮登録. 申請受付までの手順 マニュアルNo. 大カテゴリ 作業項目 - -~-3-3 メール登録 メール内容確認 -4-4~-9-9 会社管理 受講者登録 -0 会社管理受講者に 受付開始メール の送信 2. 申請締切の手順 マニュアル No. 大カテゴリ作業項目 2-2-~2-3 2-3 会社管理申請締切 ( 直接受講者の申請締切 ) 2-4 2-4~2-7 2-7 会社管理申請書印刷 ( 様式 -2) 申請書類 ( 様式 - -2-3) を会員企業に提出 3. 合否通知の手順 マニュアル No. 大カテゴリ作業項目 3-~3-3 会社管理 受講者に 合否結果メール の送信 3-4 会社管理 合否確認 データバックアップ 3-3-3 ケース別マニュアルマニュアル大カテゴリ No. 作業項目 4- 会員企業へ連絡販社窓口のパスワードを再発行する 4-2 会員企業へ連絡窓口担当の情報を変更 編集する 4-3 会社管理 ( 申請締切後 ) 受講者の申請内容を変更する 4-4 会社管理受講者のIDパスワードが分からない 4-5 4-4 会社管理管理画面で変更した受講者の申請書を再印刷する 各画面説明 5- 画面説明 - TOPログイン ページ 5-2 画面説明 -2 会社管理 ページ 5-3 画面説明 -3 会社管理 ページ 講習申込 5-4 画面説明 -4 会社管理 ページ 講習申込 受講者登録 5-5 画面説明 -5 メール登録 ページ 5-6 画面説明 -6 ヘルプ ページ 2
0. 確認 設定 0-0-2 販社名 ( 代理店等 ) 変更の確認 販社窓口担当者変更の確認 0-0-2 販社窓口 販社名変更の場合は 会員企業管理画面から変更する必要があります 速やかに会員企業窓口まで連絡してください 変更は必ず申請開始前 ( 会員企業からの受付開始メール前 ) に行ってください 3
0. 事前確認 設定 0-3 更新対象者名簿 CSV ファイルの事前変更 仮登録 会員企業から更新対象者名簿 CSV ファイルが届きます 2 更新対象者名簿 CSV ファイルの編集 ( 販社ごとにデータ分ける場合は 最後に取りまとめた CSV ファイルにしてください ) 届いた CSV ファイルを EXCEL で開いて 更新対象者名簿の変更点を修正して CSV ファイルとして上書き保存 必ず CSV( カンマ区切り ) 形式ファイルとして保存してください 対象者のメールアドレス入力 販社 代理店名の変更 営業所 部署名の変更 現在の勤務地の変更 対象者が退職などでリスト削除 社員 ID 入力 ( 任意 ) 結婚などの姓変更 対象者のメールアドレスは ~ 更新対象者登録確認 メールアドレス変更 でも 再度 変更 入力が可能です -6-9 3 編集後の CSV ファイルを会員企業に返送します 協会事務局で仮登録を行います -6 4
. 申請受付までの手順 5
申請受付 FLOW 会員企業窓口から 講習受付開始メール が届いていることを確認 - 企業専用ログインページ https://www.kyomu.purekyo.or.jp/kyokai/login.php 事前に発行された ID パスワードで にログイン ID パスワードを忘れた方は 会員企業窓口までご連絡下さい パスワードを再発行します -2 のログイン TOP ページ 販社 管理画面と ログイン情報の担当者名を確認 6
申請受付 FLOW -3 受講申請システムから送付されるメールの内容確認を行います メール登録 をクリックして 登録済みのメールの内容を確認 協会の方であらかじめ共通のメールテンプレートを登録してあります 2 タイプ を選んで 選択 をクリック < メール一覧 > ( 販社 受講者宛 ) 受講者 - 講習受付開始メール 受講者 - 合否結果メール 3 選択したメールが表示されるので 本文中の締切日変更や コメントを追加したい場合など 修正 追加が自由に行えます 4 メールを登録 をクリックして 変更を保存 2 送信元メールアドレス 件名 本文が空欄で登録した場合 メールを送信することができません %%comp%% %%name%% %%name2%% 様 %%~%% のパラメータは実際の会社名氏名にシステム側で自動さしかえ 3 4 7
申請受付 FLOW -4 受講者の登録を行います 会社管理 をクリック 2 販社一覧の自社欄の 講習申込 をクリック 2-5 該当の講習の 受講者登録 をクリック 8
申請受付 FLOW -6 ( 受付開始メール前に ) 受講者の情報を編集する場合 すでに受講者一覧に受講者が登録されてます 0-3 で協会事務局で事前に仮登録した更新対象者が表示されています 登録されている受講者の情報に不備があれば 受付開始メール前に事前に受講者の情報を編集します A メールアドレスCSV 一括変更 -7 変更可能 A メールアドレス CSV 一括変更 メールアドレスのみ B 編集 ボタンから 人ずつ変更 基本情報 -7-8 B 編集 ボタンから 人ずつ変更 -8 受験会場の変更 代理店等 ( 販社 ) 名の変更 不可 ( 再登録 ) -9 9
申請受付 FLOW -7 (A) メールアドレス CSV 一括変更する場合 3CSV 読込画面 3 4 受講者一覧 CSV ダウンロード をクリック 2 受講者一覧 CSV を EXCEL でメールアドレスのみ編集 (R 列のみ ) そのまま CSV で上書き保存 必ず CSV( カンマ区切り ) 形式ファイルとして保存してください 3 参照 をクリック 上書きした CSV ファイルを選択して 登録 をクリック 4CSV 読込画面で 登録 をクリック 5 内容確認の上 再度 登録 をクリックして 受講者一覧に反映 5 CSV 読込エラー画面 2CSV 読込画面 R 列のメールアドレスのみ編集が可能です ( 他の項目は変更不可 ) 3 件中 2 件が赤字で読込エラーの表示 ブラウザの 戻る ボタンで 前画面に戻る 0
-8 (B) 編集 ボタンから 人ずつ変更する場合 受講者一覧から変更したい受講者の 編集 ボタンをクリック 2 基本情報を編集 ( 編集枠が出ないものは編集不可 -9 3 編集後 内容を確認 をクリック 2 4 確認画面でよろしければ この内容で確定 をクリックで 一覧に反映 3 4
-9 受講会場 代理店等 ( 販社 ) 名 を変更する場合 編集 ボタンから編集できない項目は再登録し直す必要があります 会員企業窓口まで 代理店等 ( 販社 ) 名 USER_ID 名前 変更内容 を連絡 2 会員企業から協会事務局に連絡が届き 協会の方で再仮登録後 ( 前回登録は削除 ) 受講者一覧に再表示されます 3 受付開始メール送信 をクリックして 受講者に同じ手順で再登録するよう連絡してください 後は -0 の手順と同様です 代理店等 ( 販社 ) 名 のみ変更の場合上のフローと同時に 変更する販社窓口に受講者の情報を引継ぎます 会員企業名 から変更上のフローと同時に 協会事務局を通じて 変更後の会員企業窓口に受講者の情報を引き継ぎます 2
申請受付 FLOW -0 送信メール画面確認 をクリックして送信メール内容を確認 メール内容を変更する場合は メール登録 受付開始メール を呼び出して編集 -3 2 3 2 受付開始メール送信 をクリック 受講者 講習受付開始メール が送信されます 控えメールが CC で自分のメールに届きます 3 ステータスが. 受講者登録 から 2. メール送信済み になっていることを確認 これで販社窓口から受講者への 講習受付開始メール の送信は完了となります 受講者が 50 件以上の場合 ページ分けボタンが一覧下に表示されます 受講者は ページ 50 件ずつ表示されます 一度にメール送信できるのは 00 件までです 受講者が 00 件以上の場合 受付開始メール送信 をもう一度クリックします ステータスが. 受講者登録 から 2. メール送信済み になっていることを必ず確認して下さい ( 受講者申請後の ) 受講者の申請内容を変更する場合 -8 ( 申請受付中 ) 受講者の 基本情報 を変更する -9 ( 申請受付中 ) 受講会場 代理店等( 販社 ) 名 を変更する 4-3 ( 申請締切後 ) 受講者の申請内容を変更する 3
2. 申請締切の手順 4
申請締切 FLOW 2- に再度ログインします 申請の締め切りを行います 会社管理 をクリック 2 販社一覧内の自社欄の 講習申込 をクリック 2 2-2 2-3 該当の講習をクリック 申請締切時に 2. 申請停止 受講者リスト印刷 をクリック 5
申請締切 FLOW 2-4 新たに出現した 申込リスト をクリック 2-5 注意書きを読んだ後 該当のエリアをクリック 6
申請締切 FLOW 2-6 3 リスト印刷 をクリック 申請書の印刷の仕方 A4 サイズ ヘッダーフッターは なし モノクロ印刷 の設定で印刷をお願いします 用紙は 白 の 普通上質紙 で 厚みのある用紙は避けて お使いの一般的なコピー用紙でお願いします 2-7 2 様式 2-2 受講者一覧リスト 2 会場ごとに 様式 2-2 受講者一覧リスト を印刷出力 様式 2-2-3 を取りまとめて 会員企業窓口に提出 こちらにて 受講申請は完了となります 3 様式 2- は管理画面右上のリンク またはヘルプページからダウンロードして手書きで記入 7
3. 合否通知の手順 8
合否 FLOW 合否案内メールが届いていることを確認 企業専用ページでログイン 3- 企業専用ログインページ https://www.kyomu.purekyo.or.jp/kyokai/login.php 事前に発行された ID パスワードで 企業管理画面にログイン ID パスワードを忘れた方は 会員企業窓口までご連絡下さい 2 会社管理 をクリック 2 販社一覧内の自社欄の 講習申込 をクリック 3-2 合否結果を受講者に連絡します 該当の講習のステータスが 3. 合否結果 になっていることを確認し 合否 をクリック 9
合否 FLOW 3-3 送信メール画面確認 をクリックして送信メール内容を確認 メール内容を変更する場合は メール登録 受付開始メール を呼び出して編集 -3 2 2 合否結果メール送信 をクリックで 受講者に合否メールを送信します こちらにて 受講者 合否結果メール が送信されます 控えメールが CC で自分のメールに届きます 3 合否結果メール送付 から 合否結果メール送信済み になりましたら 受講者への合否結果メール送信は完了となります 3 20
合否 FLOW 3-4 受講者の合否確認方法 各販社の講習単位でのご確認となります 2 確認したい販社の 講習申込 を選択 会員企業管理画面 会社管理をクリック 2 3 該当講習の 受講者登録 をクリック 4 合否を一覧で確認 3 5 4 5 該当の講習の CSV クリック CSV ファイルをダウンロード 合否だけでなく 採点も確認できます 2
4. ケース別マニュアル 22
4- 販社窓口のパスワードを再発行する 会員企業窓口まで連絡 会員企業管理画面のログインパスワードを忘れてしまった場合は 会員企業でのパスワード再発行となります 会員企業窓口まで連絡してください 4-2 窓口担当の情報を変更 編集する 会員企業窓口まで連絡 販社担当窓口が変わる場合は 会員企業で窓口編集を行うことになります 会員企業窓口まで連絡してください 変更は必ず申請開始前 ( 会員企業からの受付開始メール前 ) に行ってください 23
4-3 ( 申請締切後 ) 受講者の申請内容を変更する 協会会員企業販社変更可能 / 不可能 未未締切販社で締切解除して変更可能 A 未締切締切 締切締切締切 変更不可 販社 会員企業 協会へ連絡 A. 会員企業 協会が締切未の場合 受講者の申請内容を販社で変更できる 3 4 5 会社管理をクリック 2 締め切りたい販社の 講習申込 をクリック 3 講習一覧から該当の講習をクリック 4. 申請可能 をクリック販社の締切が解除されます -8-9 の手順で受講者の申請内容を変更してください 5 変更後 2. 申請停止 受講者リスト印刷 をクリック 必ず販社の申請締切を行い 様式 2-2 様式 2-3 を再印刷して下さい 24
4-4 受講者の ID パスワードが分からない A. 控えメールで確認する方法 ID パスワードが書かれている 講習受付開始メール を受講者宛に送付すると同時に CC: で控えメールが必ず窓口担当宛に届くようになっています 講習受付開始メールに書かれている ID パスワードを受講者にお知らせください B. 控えメールを削除している場合 再登録し直す必要があります 会員企業窓口まで 代理店等 ( 販社 ) 名 USER_ID 名前 を連絡 2 協会事務局で 再仮登録後 ( 前回登録は削除 ) 受講者一覧に再表示されます 3 受付開始メール送信 をクリックして 受講者に同じ手順で再登録するよう連絡してください 後は -0 の手順と同様です 代理店等 ( 販社 ) 名 のみ変更の場合上のフローと同時に 変更する販社窓口に受講者の情報を引継ぎます 会員企業名 から変更上のフローと同時に 協会事務局を通じて 変更後の会員企業窓口に受講者の情報を引き継ぎます 25
4-5 管理画面で変更した受講者の申請書を再印刷する 受講者からの申請が完了した後に 管理者画面で修正した場合のみ 受講者一覧から変更した受講者の 表示 ボタンをクリック 2 確認画面で 申請書印刷 をクリック 3 様式 2-3 を再印刷して 受講者から提出されたものと差し替え 2 26
5. 各画面説明 27
5- 画面説明 - TOP ログインページ にログイン 販社 管理画面になっていること 自分の ID でログインしていることを確認 ID パスワードを忘れた方は 会員企業窓口までご連絡下さい 会員企業管理画面からパスワードを再発行することができます 会社管理 申請申込 受講者の登録 管理を行います メール登録 受講者に送付する自動メールのテンプレート編集を行います TOPページに戻ります ログアウト ログイン状態を解除します 28
5-2 画面説明 -2 会社管理ページ 講習の申込状況を確認できます 講習申込クリックで 講習管理ページへ 画面説明 3 受講者を登録 管理する機能 講習申込 受講申請 受講者の登録 管理 受付開始メール / 合否結果メール送信などを行います 29
5-3 画面説明 -3 会社管理ページ 講習申込 < ステータスの見方 > ステータスの数字が変動し 現在どの状況なのか把握することが可能. 申請受付販社窓口担当 ( 受講者 ) に受講開始の案内メールを送信できます 2. 申請締切申請締切 申請者一覧リスト ( 様式 -2 2-2 3-2) の印刷出力ができます 3. 合否結果受講者に合否結果メールを送信できます 受講者登録クリックで受講者登録ページへ 画面説明 4 講習申込 受講者管理機能 受講者の登録 申請者一覧リスト出力 結果 CSV のダウンロード 受講者への受付開始メール / 合否結果メール送信 30
5-4 画面説明 -4 会社管理ページ 講習申込 受講者登録 < ステータスの見方 > ステータスの数字が変動し 現在どの状況なのか把握できます CSV ファイル読込で一括メール登録が行えます. 受講者登録受講者に受講開始の案内メールを送信できます 2. メール送信済み受講者に申込申請の連絡が届いています 3. 申請登録済み受講者が 申請書への記入が完了した状態です 受講者の一括メール登録時に使用 受講者一覧 CSV をダウンロード 編集 読込で メールの一括登録ができます 編集 登録内容を編集削除 再登録の場合などで登録削除表示 申請書の印刷出力 受講開始メール送信 受講開始メールを受講者一覧の宛先に一斉送信します 受講者管理機能 受講者情報の登録 受講者への講習受付開始メール送信 受講者への合否結果メール送信 メール画面確認 メール送信内容を別画面で確認できます 3
5-5 画面説明 -5 メール登録ページ メールタイプ 販社 ( 企業 販社 受講者 ) 受講者 - 講習受付開始メール ( 企業 販社 受講者 ) 受講者 - 合否結果メール %%comp%% %%name%% %%name2%% 様 %%~%% のパラメータは実際の会社名氏名にシステム側で自動さしかえ 2 3 4 < メール編集の仕方 > メール登録 をクリックして 登録済みのメールの内容を確認 協会の方であらかじめ共通のメールテンプレートを登録してあります 2 タイプ を選んで 選択 をクリック 3 選択したメールが表示されるので 本文中の締切日変更や コメントを追加したい場合など 修正 追加が自由に行えます 4 メールを登録 をクリックして 変更を保存 送信元メールアドレス 件名 本文が空欄で登録した場合 メールを送信することができません メール画面確認 ボタンは 各管理画面の メール送信 ボタンに必ず設置してあります 送信の直前に再度確認できます 32
5-6 画面説明 -6 ヘルプページ http://www.kyomu.purekyo.or.jp/content/hansya_help システム操作マニュアルのほか パンフレット 申請書類などがダウンロードできます このヘルプページには システムへログインなしで確認することができます 33