TeleOffice 3.7 クイックガイド ( ゲストユーザー編 ) 2017 年 10 月 シャープマーケティングジャパン株式会社
目次 1. TeleOffice にログインする 2. 3. 会議から退出する 1
1 TeleOffice にログインする 1 メールを受信 TeleOffice の会議へ招待されると meetingmanager@*****.to.ideep.com から 会議 招待メールが届きます 会議への参加は メール中段にある URL へアクセスして TeleOffice のアプリケーションを起動してください 初回 :TeleOffice のインストール (P3 参照 ) インストール済 : ログイン (P4 参照 ) メールの下部は同内容の英文メールです 2
1 TeleOffice にログインする 2 インストール はじめて TeleOffice をご利用頂く場合は まずアプリケーションのインストールが必要です 受信メールに掲載されている URL にアクセスして アプリケーションのダウンロードおよびインストールを行ってください その際 Windows 7 の環境であれば.Netframework4.5 のインストールが必要になる場合があります TeleOffie のアプリケーションをインストール後 TeleOffice が起動しますが終了してください.Netframework4.5 のインストールにはシステム管理者権限が必要です 3
1 TeleOfficeにログインする ③ログイン 受信メールに掲載されているURLにアクセスし 上段の ここをクリック をクリックします TeleOfficeのアプリケーションが立ち上がるので 任意の お名前 と受信メールの メール アドレス を入力して 参加 をクリックします TeleOfficeアプリケーションの起動を確認する画面が表示された場合は 許可 を行います 4
2 1 会議に参加 TeleOffice にログインすると 会議へゲスト参加中 と表示されます 主催者の承認後に 会議参加が可能となるのでしばらくお待ちください 主催者が承認すると 会議画面に切り替わります しばらく待っても会議画面に切り替わらない場合 主催者に承認の申請連絡を行ってください 5
2 2 ビデオ会議の開始 参加した会議ですでにビデオ会議が開始されている場合 ビデオ会議を開始しますか? と表示されるので 参加する をクリックしてください 6
2 ③会議中の基本操作 画面の構成 TeleOfficeの基本的な操作は 主に画面左の操作ボタンから行います サイドに各種操作ボタン 全面に資料やホワイトボードが表示されるレイアウトになります 7
2 4 会議中の基本操作 ( メニューバー ) (1) メニューバーの表示 / 非表示 (2) 挙手このボタンが 発表 ( オレンジ ) となっている人が現時点の発表者です 挙手 ( 青 ) をクリックすると 要求中 ( オレンジ ) が表示されます 主催者もしくは司会者が許可することで 発表中 ( オレンジ ) に表示が変わり発表者になることができます (3) ビデオ会議ビデオ会議に参加します (4) 画面共有デスクトップ共有 アプリケーション共有を行います 8 発表者の時に表示されます (5) 会議資料他の資料 ホワイトボードへの切り替えや 発表中は資料の追加ができます (6) ツールバーペンや消しゴム スクリーンキャプチャなどのツールバーを表示させます 詳細は次ページ (7) セミナーモード参加者の画面が常に発表者に同期します (8) 全員同期参加者全員の画面が一時的に発表者に同期します (9) コラボコラボレーションモードのオン / オフを行います コラボレーションモード中は 発表権を持っていなくても全ての参加者が書き込みを行うことができます (10) 個人ノート他の参加者からは見えない個人的な書き込みを行うことができます (11) 退出会議から退出します
2 5 会議中の基本操作 ( ツールバー ) 上部バー部分をドラックして自由に移動ができます A) カーソルクリックしたまま動作を行うことで 画面のスクロールや資料の位置調整 ページめくりを行います B) ペン手書きペン 図形ペン 手書きマーカー 図形マーカーの 4 種類のペン 9 色のカラー 5 種類の太さを選択できます C) レーザーポインタクリックしたまま動作を行うと動作どおりにポインタが表示されます D) 選択手書きやテキストの書き込み 貼付図などをクリックしたまま囲うことで選択でき 選択後に移動やコピー 削除を行います E) 消しゴムドラッグした部分の書き込みを消します ゴミ箱ボタンをクリックでページ全体の書き込みを消します F) テキスト文字色と背景色を指定して文字を入力することができます 入力後も追記やサイズ変更 移動ができます ( 元ファイルのテキストは編集できません ) G) 画像スクリーンショットや画像ファイルを貼り込むことができます H)UNDO/REDO 操作を一つ戻す / 戻した操作を戻す前に戻すことができます (10 回前まで ) I) ページめくり J) ファイルの拡大 / 縮小 K) ウィンドウ枠の固定資料やホワイトボードに対して指定位置のウィンドウ枠固定を行います 9 ゴミ箱ボタンは消しゴムをクリックすると下部に表示されます
2 6 会議中の基本操作 ( ツールバー一部抜粋 ) D 選択ツール B ペンツール F フォントツール 種類選択 サイズ選択 図形 テキスト等クリックしたまま囲って選択する カラー選択 カラー選択 削除 移動 再入力 拡大縮小が可能 G 画像ツール サイズ選択 背景色選択 PC に保存しているイメージ画像を貼り付け 表示画面を選択貼付 10
2 7 会議中の基本操作 ( ビデオ会議 ) ビデオ会議エリアの右上のボタンで音声や映像の操作と各種設定ができます (1)~(5) また右下のボタンで PC 上の本人 参加者のビデオ映像サイズ レイアウトを選択できます (6)~(8) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (1) ビデオ会議非表示ビデオ会議に接続したままビデオ会議画面を非表示にします (2) カメラ : クリックするとオフになり 自分の映像が他の参加者に見えなくなります (3) マイク : クリックするとミュートになり 自分の音声が他の参加者に聞こえなくなります でボリュームを調整することができます (4) スピーカー : クリックするとミュートになり スピーカから音が聞こえなくなります でボリュームを調整することができます (5) 設定 : マイク スピーカの選択や 最大表示画面数の設定などを行います P12 参照 (6) 画面サイズの変更 : 大 : 全画面 ( 資料非表示 ) 中 :1/2 画面小 :1/4 画面 (7) セルフビューの変更 : 大 / 小 / 非表示 (8) ビデオ会議画面レイアウトの変更 : 均等表示 / 話者拡大表示 (9) ネットワークの通信状況緑 : 非常に良好黄 : 接続可能赤 : 問題あり 11
2 ( ワンポイント ) ビデオ会議で音が途切れたりハウリングする場合 もしビデオ会議で音が途切れたり ハウリングが発生した場合 以下のチェックポイントを確認してください 1 正しい機器が選択されていますか? ビデオ会議のボタンをクリックしてオプション画面を開き マイクとスピーカーに正しい機器が選択されていることをご確認ください 2 同じ部屋で複数の端末がビデオ会議に入っていませんか? 同じ部屋の中で ipad や PC で会議に参加している人がビデオ会議に参加していると ハウリングが発生します 3 騒がしい場所からビデオ会議に参加していませんか? オフィスの自席やオープンスペースなど周囲に騒音がある場所からビデオ会議に接続している参加者がいると 音切れの原因になります 4 ネットワークの状況が悪化していませんか? 画面右下のインジケーターが常に赤 または頻繁に赤になるような状況では ネットワークの遅延が原因で音切れが起きることがあります この場合 ビデオ会議のオプション画面でビデオ会議品質を 低速ネットワーク にすることで改善する場合があります 設定後 一度ビデオ会議をオフにして 再度オンにしてください 状況が改善しない場合は コールセンターまでお問合せください 12
2 ⑧会議の進行と仕組み 会議中は 発表者が進行の主導権を持ちます 発表者が 資料のページ切り替えや ペンでの書き込み ズームなどの操作を行うと その結果 はすべての参加者の端末に反映されます 一方 発表者以外の参加者が他のページに切り替えたりしても 他のユーザの画面には反映しま せん 独立モード 全ての参加者の 画面に反映 資料の ページめくり 書き込み等の 操作 発表者 参加者A 参加者B 13 参加者C 他のページの 参照 書き込み も可能
2 9 発表者になる ゲストユーザーは 自由に発表者になることができません ゲストユーザーは 挙手 ボタンをクリックして 主催者もしくは司会者から許可をもらう必要があります ゲストユーザーへの発表権の受け渡し GUEST 質問があるので資料に書いても良いですか? 発表権が移動 司主会催者者 どうぞ 発表者の権限を渡します 14
3 会議から退出する 1 会議からの退出 会議から退出する場合は 退出 ボタンをクリックしてください 会議から退出しますか? と再度確認されるので 退出 をクリックしてください 退出は会議から自分だけが抜けますので 他の参加者に影響はありません TeleOffice のログイン画面が表示されますので TeleOffice を終了してください 開催中の会議に再度参加する場合は 受信メールに掲載されている URL に再度アクセスします 上段の ここをクリック をクリックして 任意の お名前 と受信メールの メールアドレス を入力し 参加 してください 15