33-1 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ imagio Neo221/271/352/452 ML4600 等のメモリー転送機能を利用して JobMgaic 上で FAX の確認ができます 受信した FAX をメールや回覧板等の JobMagic の他の機能でも利用可能です FAX を見る MagicHat より FAX 受信トレイ もしくは 連絡事項の FAX があります 新着アイコン をクリックすると 受信 FAX 一覧画面が表示されます 連絡事項欄 新着アイコン FAX 受信トレイ一覧画面 画面左側 項目 FAX 名 メンバーとして設定されているFAXの一覧が表示されます ( システム管理者, FAX 管理者は全てのFAX 名が表示されます ) 未読のみ : チェックを付けることで抽出時に未読 FAX 文書のみ表示されます フォルダ 社員 : メンバー設定された社員の名前のフォルダが表示されます 送信元 : 分類送信元にて登録したフォルダが表示されます 内容 : 分類内容にて登録したフォルダが表示されます その他 : 分類その他にて登録したフォルダが表示されます 条件保存 現在の抽出条件を保存します 次回 FAX 受信トレイの一覧表示条件で使われる基準値となります ボタン抽出検索管理者設定自動振分一覧全て省略全て展開個人フォルダ未振分フォルダごみ箱社員名受信 FAX Chk 指定したFAXが受信したFAX 文書の一覧が表示されます FAXの表示名で検索が出来ます 管理者設定へ移動します 操作方法は 管理者設定編 を参照下さい FAX 自動振分の情報を確認できます 全てのフォルダを閉じます 全てのフォルダを開きます フォルダを展開し受信 FAXの受信日時 表示名が表示されます 振分け先の決まっていないFAX 文書用のフォルダになります FAX 文書を削除します 自分宛の自動振分設定を確認できます FAX 文書をクリックすると受信 FAXの画像が右画面に表示されます FAX 文書全てにチェックを付けます 一括既読 一括削除 一括振分け時にご利用頂けます
33-2 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ 受信 FAX を検索する FAX 一覧画面の左側より 検索をクリックしますと FAX 検索画面が表示されます FAX 検索画面 画面左側項目 FAX 名キーワードボタン抽出戻る全て省略全て展開日付フォルダ受信 FAX 画面右側項目 FAX 名未読 FAX( 個人 ) 未振分 FAX 自分が所属するFAXの一覧が表示されます ( システム管理者, FAX 管理者は全てのFAX 名が表示されます ) 検索するFAX 文書の表示名を入力します 指定したFAXとキーワードで抽出したFAX 文書の一覧が表示されます 個人別フォルダ表示画面へ戻ります 全てのフォルダを閉じます 全てのフォルダを開きます 日付フォルダを展開し受信 FAXの受信日時 表示名が表示されます 文書をクリックすると受信 FAXの表示が右画面に表示されます 自分が所属しているFAX 名が表示されます 個人フォルダ内のFAX 文書の未読数を表示します 未振分フォルダ内のFAX 文書の未読数を表示します
33-3 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ 受信 FAX を見る FAX 一覧画面, FAX 検索画面の左側より 受信 FAX の表示名をクリックし受信 FAX 文書を確認します FAX 一覧画面 FAX 検索画面 FAX 詳細画面 ボタン 前へ 複数ページある場合 前ページに移動します 次へ 複数ページある場合 次ページに移動します ダウンロード 受信したFAXをTIFF 形式でダウンロードします FAX 振分 受信したFAXを振分けます 拡大 ( 縮小 ) FAXの画像を拡大 ( 縮小 ) 表示します -90 表示されている画像を反時計回りに90 画像を回転します 90 表示されている画像を時計回りに90 画像を回転します 180 表示されている画像を180 画像を回転します 一括 -90 ページが複数あるときに 一括で反時計回り90 画像を回転します 一括 90 ページが複数あるときに 一括で時計回り90 画像を回転します 一括 180 ページが複数あるときに 一括で180 画像を回転します Go 指定された他メニューの新規作成画面を開きます ( 受信 FAXはTIFFファイルとして添付されます )
33-4 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ FAX の振分けをする FAX 画像表示画面の FAX 振分ボタン, 自動振分一覧画面からの振分け先リンクをクリックしますと FAX 振分け画面が表示されます 受信 FAX の表示画面 自動振分一覧画面 FAX 振分画面 自動振分変更画面 項目 FAX 名称送信元 受信したFAX 名が表示されます FAXを送信した相手先の情報が表示されます 入力項目 文字形式 桁数 表示名 FAX 受信トレイで一覧表示される時の表示名がつけられます 振分先 FAX 文書を振分ける社員が表示されます 自動振分先 現在の自動振分け設定がされている社員が表示されます 自動振分 自動振分の利用を設定できます ( デフォルト = しない ) お知らせメール FAX 文書を振分けた事をお知らせメールで通知できます 振分け元文書 振り分け元のフォルダに文書を残す 残さないを選択します 必須 ボタン顧客検索追加削除登録書き替え戻る 顧客情報のオプションを利用時には 顧客情報から顧客名を参照できます 自動振分先に社員を追加できます 自動振分先の社員を削除できます 自動振分内容を登録します 自動振分内容を変更します 内容を登録せずに 前の画面に戻ります 注意 : FAX 端末より送られてくるデータにて送信元の FAX 番号 会社名の情報が存在しない場合は 自動振分設定はできません FAX 文書の振分時に自動振分の振分先を設定できます FAX の振分けは FAX 振分管理者, メニュー管理者, システム管理者のみが行えます
33-5 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ FAX の自動振分を設定する FAX 文書の自動振分は 1 度受信した FAX の文書データが無いと設定できません FAX 文書をクリックし FAX のイメージ画像を表示させます FAX 文書詳細画面 FAX 振分アイコンをクリックします 右側画面が振分設定に変わりますので 振分先指定後 自動振分 欄の設定値を する にチェックして登録ボタンを押して下さい FAX 文書振分画面 以後 同じ送信元から来た FAX は自動振分に設定されたフォルダへ振り分けられます 画面のイメージでは 江坂工業 で受信した FAX を自動振分します ボタン登録 戻る 画面で指定された振分け先へ指定された条件 ( 自動振分け お知らせメールの送信 ) にて FAX 文書を振り分けます クリックすると自動振分の変更画面へ移動します 振分を行うたびに自動振分の振分け先を追加することが可能です 既に登録されている振分先 既に自動振分先が設定されている送信元に新たに振分先を追加する場合は上図のように振分先指定後 自動振分欄にチェックをつけて登録ボタンを押して下さい
33-6 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ FAX の自動振分をメンテナンスする メニューの振分一覧をクリックすると FAX の自動振分一覧画面が開きます FAX 受信トレイ一覧画面 自動振分一覧画面 ボタン削除送信元自動振分先 FAXの自動振分を削除できます クリックすると自動振分の変更画面へ移動します 現在の自動振分がされる社員名 フォルダ名が表示されます FAX が自動振分された際にお知らせメールで通知させる FAX の自動振分がされた際に お知らせメールを受け取る事ができます 個人フォルダ一覧画面の社員名のリンクをクリックしますと 閲覧者設定 お知らせメール設定画面に移動します FAX 受信トレイ一覧画面 閲覧者設定 お知らせメール設定画面 ボタン 削除 自動振分設定を削除できます 書き替え 入力値を登録します お知らせメール 自動振分時にお知らせメールを受取るかを設定できます ( デフォルト = しない ) 書き替えボタンは閲覧権限の設定も同時に書き替えます
33-7 一般ユーザー用 :FAX 受信トレイ フォルダの閲覧者を設定する FAX の振分を行ったフォルダに閲覧者の設定を行うことができます 個人フォルダ一覧画面の社員名のリンクをクリックしますと 閲覧者設定 お知らせメール設定画面に移動します FAX 受信トレイ一覧画面 閲覧者設定 お知らせメール設定画面 入力項目 文字形式 桁数 閲覧メンバー 閲覧を許可したいメンバーを設定して下さい 設定メンバーにのみフォルダ内のFAX 文書が閲覧可能になります 未設定の場合はFAX 利用メンバー全員にFAX 文書が閲覧可能です 閲覧設定に関係なく 自分の社員フォルダは全データ閲覧可能です 必須 利用開始時はメンバーの設定がされていません ( 下図 1) この場合は全部門 全員が閲覧可能です ( 下図 1 と下図 2 は同じ閲覧設定となります ) 図 1 メンバー設定無し図 2 全部門 全員 ボタンメンバー追加メンバー削除書き替え 選択した社員を閲覧メンバーへ追加します 選択した社員を閲覧メンバーから削除します 入力値を登録します 書き替えボタンは自動振分けのお知らせメール設定も同時に書き替えます